Arbetsmiljöprojekt, inst f informationsteknologi, Sju Högst ANGelägna Rådiga Insatser för en Lysande Arbetsmiljö (SHANGRI-LA)

Transkript

1 HL Beslut i institutionsstyrelsen Arbetsmiljöprojekt, inst f informationsteknologi, Shangri-La Sju Högst ANGelägna Rådiga Insatser för en Lysande Arbetsmiljö (SHANGRI-LA) Utbildning- och organisatoriska insatser och fortlöpande åtgärder vid institutionen för informationsteknologi, för att åstadkomma en ytterligare förbättrad arbetsmiljö. Syfte Syftet är att åtgärda brister i den psykosociala arbetsmiljön som framkommit vid senaste årets personal och doktorandenkäter, och att skapa strukturer och rutiner för att säkerställa en fortlöpande god arbetsmiljö där alla känner delaktighet. Mål Projektets mål är att - Alla nya medarbetare ska uppleva trygghet och samhörighet på arbetsplatsen inom 6 månader. Handlingsplan är punkt 1,2,3 i projektplanen. - Alla i chefsposition med personalansvar, ska ha kompetens och vara motiverade att driva sitt eget arbetsmiljöarbete. Handlingsplan är punkt 4 & 6 projektplanen. - Alla medarbetare är ansvariga för att bidra till en trivsam arbetsplats. Handlingsplan är punkt 5 projektplanen. - Alla medarbetare ska känna till beslutsvägarna vid den egna avdelningen/enheten. Projektplanen punkt 7 1

2 Handlingsplan, arbetsmiljöprojekt SHANGRI-LA. 1. Alla som anställs från och med ska tilldelas en mentor. Mentorn ska finnas angiven med namn och informationen ska meddelas till personaladministratören senast vid anställningens början. Ansvarig: Avdelningsföreståndare/chef. 2. En introduktionskurs för mentorer arrangeras i samverkan med enheten för psykosocial arbetsmiljö. Omfattning c:a 4 timmar. En checklista för mentorer tas också fram. Ansvarig: Prefekten. Klart september En mentorsansvarig utses bland institutionens personal. Denne får i ansvar att samordna det fortlöpande mentorsarbetet vid institutionen och att introducera nya mentorer. Ansvarig: Prefekten, klart oktober Ett utbildningsprogram för chefer tas fram i samarbete med enheten för psykosocial arbetsmiljö vid Uppsala universitet. Ansvarig: Prefekten, Klart September Genomföres under läsåret 2010/ Ett utbildningsprogram för medarbetare tas fram i samarbete med enheten för psykosocial arbetsmiljö vid Uppsala universitet. Detta är med fördel delvis överlappande med chefsutbildningen. Ansvarig: Prefekten, Klart September Genomföres under läsåret 2010/ Arbetsmiljöansvaret hos avdelningsföreståndare/enhetschefer/föreståndare ska gås igenom och i förekommande fall förtydigas i skriftliga delegationer. Ansvarig: Prefekten. Klart januari Beslutsfattandet vid avdelningarna/enheterna varierar, och avsikten är inte att det måste vara likformigt mellan avdelningarna. Däremot ska det vara tydligt för alla medarbetare hur beslut fattas inom enheten. Vid varje avdelning ska det finnas ett dokument som beskriver den interna organisationen som ska vara känt av alla vid avdelningen. Ansvarig: Avdelningsföreståndaren. Klart januari

3 Helén Fricking Mentorskap vid Institutionen för Informationsteknologi Uppdragsformulering av mentorskap Mentorskapet är ett förtroendeuppdrag för medarbetare som vill bidra, utöver ordinarie medarbetarskap, till att skapa trygghet och samhörighet för nya medarbetare under det första anställningsåret på institutionen. Som mentor är du bollplank till din kollega gällande psykosociala frågeställningar. Strävan är att adept och mentor har liknande arbetsuppgifter men arbetar på olika avdelningar/enheter. Som mentor har du varken ansvar eller befogenhet att leda eller fördela arbetsuppgifter för din adept. Din uppdragsgivare är prefekten. 5 % av din arbetstid nyttjas till ditt mentorskap (inkluderat introduktion, ev. mentorsmöten och utvärderingsmöte). Mentorsansvarig är ett förtroendeuppdrag från prefekten med ansvar för att mentorerna håller kvalitet i arbetet inom sitt uppdrag. Som mentorsansvarig är du med i utvecklingen av verktyg och utbildningsansvarig inom området samt är ett stöd för dina mentorskollegor. Innehåll i introduktionskurs för mentorer Håkan inleder om syftet med mentorskapet som är en del av Shangri-La projektet. Vad är psykosocial arbetsmiljö? Arbetsmiljölagen - psykosocial arbetsmiljö. Roll och uppdrag som mentor och för mentorsansvarig. Checklista för mentorskap och praktisk träning Avslut där utvärdering och planering framåt lyfts fram. Kursledare: Personalavdelningens enhet för psykosocial arbetsmiljö. Kostnaden är arbetstid för deltagare och ev. extern kurslokal och lunch. Kursdag: Nov dec timmars kurs (kl ) Avslutas med gemensam lunch. Kursadministration: Ulrika. Mentorsutnämning: Målet är 11 medarbetare varav en är mentorsansvarig. Fördelningsförslag är 8 doktorander, 1 lektor, 1 professor, 1 administratör. Intresserade medarbetare visar sitt intresse till närmaste chef under september oktober 2010 utifrån eget intresse för frågorna. En överenskommelse sluts med närmaste chef om genomförbarheten utifrån arbetssituation. Därefter skickar medarbetaren en e-postanmälan till Ulrika. Slutlig val av mentorer genomförs av Håkan. 3

4 Checklista för mentorer Som mentor styr du in samtalet att handla om psykosocial arbetsmiljö och din nya kollegas upplevelse av: tydlighet uttalade arbetsuppgifter och mål i arbetet, kommit in i uppgifterna tydligt ansvar och befogenhet i arbetet variation - spridning av arbetsuppgifter planering och arbetsbelastning bidrag av kompetens till verksamheten egen arbetsinsats kompetensutvecklingsbehov innovationsanda på arbetsplatsen samarbete och hjälpsamhet trivsel, stämning och arbetsglädje rådande värderingar och beteenden samhörighet och delaktighet med arbetsgrupp förståelse för institutionens arbete som helhet information av beslut tydliga beslutsvägar ledning av chef kommunikation med närmaste chef Startmöte bokas innan ny kollega är på plats. (ska vara direkt efter chefs- och närmaste kollegors introduktionen genomförs) Avstämningssamtal på en timme bokas efter 6 månader. Avslut av mentorskap i ett samtal efter 12 månaders anställning. Under året bör strävan vara korta avstämningar med jämna mellanrum. Gemensam överenskommelse mellan mentor och adept hur det ska fungera praktiskt på bästa sätt. Frågor kvar att lösa: Förslagsvis sker utbildning årligen framöver av mentorsansvarig tillsammans med någon mentor och då under en kortare dragning än denna introduktion. Utvärdering av projektet Utvärderingen utförs i dialog utifrån frågeställningarna: Vad har mentorskapet haft för värde för adept, mentor, institution? Har vi uppnått syftet med mentorskapet? Är värdet så stort att ledningen bör fortsätta att driva mentorskap? Hur kan mentorsupplägget förbättras? Hur har det fungerat rent praktiskt för er som mentorer (tillgänglighet, tid för uppdrag osv) 4

5 Chefsutbildning våren 2011 vid Institutionen för Informationsteknologi Modigt ledarskap i fokus Praktisk träning/övning i hantering av könsdiskriminering och trakasserier Föreslår att Annika Lindé är kursledare tillsammans med någon från vår enhet. Hon har haft en utbildning hos er 2006 om trakasserier och vi får se till att det är variation från den utbildningen. Här behöver Håkan boka ett datum under våren 2011 om Annika ska kunna vara kursledare. Hon är bokad tom mars i dagsläget. Tänker oss en heldag med hög aktivitet av cheferna i olika scenarior. Medarbetarutbildning våren 2011 vid Institutionen för Informationsteknologi Medarbetarskapet i fokus Medarbetaransvaret. Vad ingår? Hur bidrar jag till en konstruktiv och god arbetsmiljö? Att inte agera vid kränkningar är att acceptera och ställa sig bakom och stärka felvärderingar! Förslag en halvdag. 5

6 Möte , Helén Fricking, Ulrika Andersson, Håkan Lanshammar Helén undersöker om det finns några projektmedel att söka för projektet. Projektplanen och utbildningsprogram ska finnas 30 augusti för presentation i ledningsgruppen 31 augusti och i institutionsstyrelsen 9 september. Projektplan, punkt 1 En mentor ska kunna ha 2-3 adepter, totalt c:a 10 personer, som ska bytas ut efterhand. Förslagsvis 5% av arbetstiden konteras för detta. Mentorskapet pågår ett år från anställningens början. Mentorer bör finnas på alla nivåer, så att en doktorand får en annan (senior) doktorand som mentor (tiden räknas då in i doktorandens institutionstjänstgöring), en lektor får en lektor, en professor får en professor, en administratör får en administratör. Mentorn kan med fördel hämtas från en annan avdelningen än den där adepten är verksam. Punkt 2 Angående mentorsrollen diskuterades skillnaden mellan chef och mentor. Mentor=bollplank, rapporterar inte till chef! En checklista för mentorer tas fram av Helén i samverkan med Ulrika. Detta görs i samspel med framtagning av en checklista för nyanställda som kommer att utarbetas under sommaren Checklistan ska finnas innan sökandet efter mentorer inleds. Introduktionskursen för mentorer arrangeras nov-dec HL tar fram lämpliga tider. Punkt 3 Mentorsansvaret innefattar att leda mentorsarbetet och utgöra bollplank för dessa. Kontering förslagsvis 10%. Mentorssamordaren utses senast oktober Punkt 4 Utbildning för chefer består av två delar. En del inriktad mot chefer hålls en tid (någon vecka?) före utbildningen för medarbetare som riktar sig till alla, inklusive chefer. Omfattning c:a 2 timmar. Punkt 5 Utbildningen för alla medarbetare hålls med fördel i samband med en lärardag för hela institutionen. Omfattning c:a 3 timmar. Utgångspunkt: Diskrimineringsgrunder, trakasserier (och dess motsats, en socialt väl fungerande arbetsmiljö). Vid utbildningen tas också en ny checklista för problemhantering relaterat till arbetsmiljöproblem upp. Denna utarbetas av Helén och Ulrika. Utbildningen genomförs på tid som blockeras i schemat förslagvis under första kvartalet Datum fastställs tidigt under höstterminen