1(10) Datum Diarienummer 2016-11-09 DNRGS160031 Regionservice Stab och ledning Monica Liljeroth Ekonomichef Regionstyrelsen Månadsrapport, period 2016 Månadsrapport Driftnämnden Regionservice Period 1-10 Kort sammanfattning Driftnämndens styrning genom Mål och inriktning bedöms kunna uppfyllas i de allra flesta avseenden. Breddinförandet av vårdnära service är en utmaning för verksamheten. RGS har hitintills kunnat svara upp mot Hallands sjukhus förväntningar på bemanning av vårdnära service. Målet med utvecklad tydlighet i vårt tjänsteutbud med transparanta och överenskomna prismodeller är omfattande och bedöms behöva pågå under längre tid än tidigare gjord bedömning. Detta arbete genomförs också i dialog med regionledningen. Målet att förvaltningen minst ska uppnå ett nollresultat medför att några områden måste gå med ett positiv resultat då andra områden bedöms få ett kraftigt negativt resultat. Arbetet med att verkställa åtgärdsplaner inom olika verksamheter pågår. Trots detta prognostiseras ett negativt resultat på helåret. Målet kopplat till att Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare är inte uppfyllt. Förvaltningen har sammantaget förbättrat värdena men inte i den utsträckning som var målsatt. Ledningsindex (chefernas värdering) överträffade målsättningen. Regionservice redovisar ett positivt resultat på 9,4 mnkr för period 1-10. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är -2,7 mnkr. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-8) har ökat med 4,7% jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya och utökade uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Helårsprognos för år 2016 är ett negativt resultat på 2,0 mnkr. Sjukfrånvaro period 1-10: Sjukfrånvaron under perioden är 5,3% och är en ökning med 0,5 procentenheter i jämförelse med samma period föregående år. Sjukfrånvaron är densamma som efter UR 2. Periodens resultat, januari oktober Driftnämnden redovisar ett positivt resultat på 9,4 mnkr för period 1-10. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är -2,7 mnkr. Regionfastigheters resultat uppgår till +16,0 mnkr och övriga verksamheter inom Regionservice redovisar ett resultat på -6,6 mnkr. Verksamhetens intäkter inklusive
2(10 ) förvaltningsinterna poster uppgår till 831,9 mnkr medan kostnaderna inklusive finansnetto uppgår till 822,5 mnkr. Resultatet för rullande 12 månader är -9,3 mnkr en avvikelse gentemot budget på -7,4 mnkr. De faktiska intäkterna för perioden är 27,5 mnkr (3,4%) högre än samma period föregående år. Intäktsökningen beror på nya samt utökade uppdrag. De faktiska personalkostnaderna är 21,3 mnkr (8,4%) högre än kostnaderna för samma period föregående år. Kostnadsökningen beror dels på en genomsnittlig löneökning på 2,5% dels på nya och utökade uppdrag. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-8) har ökat med 4,7% jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya och utökade uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Prognos För några av verksamheterna bedömer vi ett underskott trots åtgärdsplaner och för förvaltningen i sin helhet så är helårsprognosen ett underskott på 2,0 mnkr. Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Beslut att "ta hem varuförsörjningen i egen regi" bedöms fortsatt kunna verkställas till den 1 maj 2017 som planerat. Varuförsörjning från nuvarande leverantör, Mediq, har under sommaren fungerat bra efter det att leveransen numera sker från huvuddepå i Kungsbacka. Det finns överenskommelser med nuvarande leverantör om backupverksamhet som en övergångslösning om övertagande behöver ytterligare tid för kvalitetssäkring av funktionaliteten. Största utmaningen blir att få ihop det tekniska systemstödet kopplat till lagerhållning, webbutik och ekonomisystem. Regionstyrelsen har gett driftnämnden i uppdrag att ta fram ett beslutsunderlag för möjliga lösningar för kostförsörjningen på lång sikt. Uppdragsrapporten till regionstyrelsen är förskjuten i tid med avrapportering i december. Förankring är gjord med RGS största kund i detta sammanhang HS såväl på tjänstemannanivå som med driftnämnd. Vid Microsofts revision, våren 2016, av Region Hallands licenser har det uppkommit en ogynnsam ekonomisk konsekvens som RGS inte i alla stycken kunnat blicka över. Ekonomisk överenskommelse innebär en ofinansierad post på 5 mnkr. Nödvändiga effektiviseringar har präglat RGS totala verksamhet sedan styrningen om utebliven kostnadskompensation för ökade kostnader aviserades från och med 2014. Inom de flesta funktioner har detta uppdrag varit lyckat. Även om detta pågår är bedömningen att en ekonomi i balans 2016 på förvaltningsnivå inte kan uppnås om inget händer som förnärvarande är oöverblickbart. Störst utmaning för att på sikt uppnå en balanserad ekonomi har kost- och städfunktionerna och numera även IT-funktionen enligt stycket ovan. Åtgärdsplaner inom dessa funktioner är under verkställande.
3(10 ) Framtidsarbetet Konceptet vårdnära service pågår fortsatt på två vårdavdelningar inom Hallands sjukhus. I Kungsbacka respektive Halmstad. Arbetet sker enligt den modell för utvecklad arbetsfördelning som tagits fram i samarbete mellan RGS och HS och där syftet är att kartlägga kritiska funktioner inom verksamheten (vården), inventera arbetsmoment och förflytta dessa mellan yrkeskategorier. Målet är att frigöra tid för sjukvårdspersonalen och att främja teamarbete kring patienten för att underlätta flödet genom vårdprocessen. Administrativt stöd och vårdnära serviceteam fyller upp underifrån i moment som inte kräver legitimation eller sjukvårdsutbildning. Breddinförandeplanen pågår för fullt tillsammans med HS och löper i 10-veckors cykler. Först ut är resterande kirurgkliniken i Halmstad, medicinkliniken i Varberg samt akutklinikerna i på respektive sjukhus. Respektive förvaltning, HS och RGS, har utsett processledare för uppdraget och uppstartsmötena är genomförda. I planen tas hänsyn till samordningsvinster i såväl HS som RGS verksamheter. Minskning av vårdskador och återinläggningar tror vi blir en effekt av införandet. Mätningar och kvalitetskontroller blir en naturlig del av det nya arbetssättet och ett sätt att kunna styrka effekten. Den stora utmaningen för RGS i dagsläget är att få medarbetarna med oss i förändringsarbetet, skapa engagemang och en positiv känsla inför de utmaningar vi står inför. Vad har hänt sedan förra rapporteringen? Vi prognosticerar fortfarande ett underskott på 2,0 mnkr. Främst beror det på den ovan beskrivna konsekvensen av revisionen av Microsoftlicenser. Investeringar Fastställd investeringsbudget för maskiner och utrustning uppgår till 25,0 mnkr för helåret och verksamheten gör bedömningen att investeringsnivån för helåret kommer att uppgå till ca 20,0 mnkr. Bilagor Måluppföljning Ekonomiredovisning Personalredovisning Verksamhetsstatistik Halmstad 2016-12-01 Driftnämnden Regionservice Henrik Erlingson Ordförande Torbjörn Svanberg Förvaltningschef
Öka verkningsrad Måluppföljning Regionfullmäktiges mål Driftsnämndens mål/inriktning Indikatorer Kommentar Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform Andelen vårdskador ska halveras till 2018 Delta i regionens åtgärdsarbete med fokus på utveckling av vårdnära service. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. Piloter i takt med HS införande av framtidsarbetet. Breddinförande beslutat till höst/vår 2016/2017. RGS följer HS införandetakt enligt interna överenskommelser. Öka verkningsgraden Bidra med kunskap och nära samarbete kring aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Utveckla förmågan till ledning och styrning av förvaltningens huvuduppdrag. Utveckla tydligheten i vårt tjänsteutbud kopplat till avtal (externa kunder), överenskommelser / uppdrag (interna kunder). Överenskomna aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Resultat från kundundersökning. Transparanta och överenskomna prismodeller (årligen utvärderade, rullande och justerade). Slutstädningar,inkl sängtvätt, som ökat under året och införande av VNS team bedöms bidra till färre vårdskador. Inom GAS återkopplas positiva reaktioner (finns systematiska kundundersökningar). Kundundresökning inom IT genomförs som är under analys. Inom andra funktioner delvis oklart då vi inte har en klar struktur för att följa hur kunden upplever RGS leverans. Arbete med detta pågår. Arbete pågår främst med Närservice/kost och städ samt inom IT/Tele området. RGS är också beroende av den centrala ekonomistyrningen för att nå detta mål. Ett arbete pågår under ledning av RK där RGS deltar.
Arbetsgivare Stark konkurrenskraft Utveckla ledningssystemet med fokus på de viktigaste processer. Delta i regionens åtgärdsarbete och arbeta för att finna nya sätt att leverera tjänst med ökad eller bibehållen kvalitet till samma eller lägre kostnad. Processbeskrivningar Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. Vid extern revision i mars identifierades behov av att tydliggöra ansvar och befogenheter i våra beskrivna processer. Arbete med detta pågår och är i sitt slutskede. Piloter i takt med HS införande av framtidsarbetet. Breddinförande beslutat till höst/vår 2016/2017. RGS följer HS införandetakt enligt interna överenskommelser. Budgetramen ska hållas Halland är en region som stimulerar till innovationer, förnyelser och ökat företagande Förvaltningen ska minst uppnå ett nollresultat. Bidra med kompetens och kreativa upphandlingsmetoder för att skapa förutsättningar för regional utveckling. Månadsrapporter med realistiska helårsprognoser. Möjliggjort för små och medelstora företag att konkurrera vid upphandlingar. (Tillägg efter DN beslut där så är lämpligt ) Skapa förutsättningar för nya företag. (Tillägg efter DN beslut där så är lämpligt ) Åtgärdsplaner är under genomförande inom städ, kost och IT. Avgörande att andra verksamheter går med ekonomiskt överskott. Särskild satsning genomförd på livsmedelsupphandlingen dock utan slutliga positiva effekter Översyn av mallar och eventuella hinder är påbörjade aktiviteter. Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare. Beslutat chefsuppdrag implementerat. Arbetsgivarfrågor (ska utvecklas av regionkontoret). Kompetensförsörjning (ska utvecklas av regionkontoret). Arbetsmiljö (ska utvecklas av regionkontoret). Nya chefsuppdraget bearbetat på RGS chefsmöte. Implementering pågår. Saknar RK:s styrning Saknar RK:s styrning Saknar RK:s styrning
Hög attraktivitet Miljö- och klimatprofilen ska vara tydlig, långsiktig och föredömlig Öka tydligheten i ledarskapet och medarbetarskapet i hela organisationen. Utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. I enlighet med den kommande styrningen från regionfullmäktige. Öka följsamheten till Strategi för energieffektivisering 2014-2020 avseende elbilar Resultat av medarbetarundersökning hösten 2016. Utvärdering mellan arbetsgivare / arbetstagare. Indikatorer ska efter regionfullmäktiges styrning utvecklas av regionkontoret. Beslutsunderlag för långsiktigt införande av elbilar inom bilpool och förvaltningens verksamhetsbilar. Medarbetarindex: Mål 72, resultat 69 Ledningsidex: Mål 70, resultat 79 (83 HME) Samverkansgrupper på alla nivåer implementerade. Årshjul för systematiskt arbetsmiljöarbete bearbetade vid respektive samverkansgrupp. Saknar RK:s styrning Beslut togs i driftnämnden i juni. Grönt = målet uppnått alternativt bedöms nås Gult = arbetet pågår målet bedöms uppnås Rött = ej påbörjat alternativt att målet ej bedöms nås
Ekonomiredovisning Resultaträkning samt prognos utfall p 2015 utfall p 2016 budget p 2016 Periodavvikelse Prognos- Prognos- Kontoklass, belopp i tkr Årsbudget utfall avvikelse Verksamhetens intäkter 804 436 831 928 824 732-7 196 989 699 980 099 9 600 Kostnader för personal -254 029-275 363-267 785 7 578-318 352-326 054 1 800 Kostn för köpt verksamhet, mtrl varor -28 635-26 927-23 871 3 056-28 731-28 731 0 Övriga verksamhetskostnader -274 809-304 813-289 180 15 633-358 646-352 746-5 900 Övriga verksamhetskostnader,avskrivn -79 148-186 357-195 388-9 031-234 465-230 965-3 500 Intäkter och kostnader utanför res. -149 070-29 031-36 336-7 304-43 603-43 603 0 Resultat 18 745 9 436 12 172 2 736 0-2 000 2 000 Investeringsredovisning utfall p 2015 utfall p 2016 budget p 2016 Periodavvikelse Prognos- Prognos- Investeringar, belopp i tkr Årsbudget utfall avvikelse Investeringar i fastigheter och mark*) -155 918-185 656-208 333 22 677-250 000-250 000 0 Investeringar i inventarier och utrustning -6 948-7 800-20 833 13 033-25 000-20 000-5 000 Summa investeringar -162 866-193 456-229 167 35 711-275 000-270 000-5 000
Personalredovisning
Verksamhetsstatistik Produktionstal - Jan-okt Jan-okt Verksamhetsstatistik 2015 2016 Gemensam Administrativ Service Antal ärenden (samtal & webbärenden) 62 038 63 407 IT-service Antal ärenden (samtal & webbärenden) 51 630 51 971 Antal klientdatorer 8 000 Antal servrar 727 688 Kommunikation Antal inkommande samtal - Kundtjänst 19 460 22 844 Antal deltagare - Utbildning & Event 7 109 7 634 Antal projekt 137 128 Kostservice* Antal dygnsportioner 151 906 148 187 Logistikservice** Antal körda mil godstransporter 50 297 58 197 Regionfastigheter Antal kvm yta - Fastigheter 437 930 437 930 Andel uthyrda lokaler 94,7% 94,7% Städ- och Vaktmästeriservice Antal kvm städad yta 279 595 288 033 Antal patienttransporter (HS Vbg) 28 453 31 349 Teknisk Service Antal utförda arbetsordrar avhjälpande underhåll 14 635 14 340 Antal utförda arbetsordrar beredskap 1 050 1 039 Antal utförda arbetsordrar drift/förebyggande underhåll 19 134 18 837 Teleservice Antal inkommande samtal - Televäxlarna 1 113 759 1 097 536 Antal besök - Receptionen (HS Hstd) 100 383 104 184 * Alternativa frukostbrickor ingår. ** Endast egen regi - transporter utförda av entreprenörer är inte medräknade.