Kommunstyrelsens sammanträdesrum för sammanträde Måndag 7 december 2015 kl 13.30

Kommunstyrelsens KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Teknikutskott 2 december 2015 Tid och plats Kommunstyrelsens sammanträdesrum för sammanträde Måndag 7 december 2015 kl 13.30 Christer Fallgren, Filipstads Energinät Information ang elupphandling och priser Ärenden 1. Val av justerare 2. Förslag om ändrad körriktning på Kyrkogatan 3. Upphandling av laboratorietjänster 4. Anmälan av projekt 5. Rapport/Information 6. Övriga ärenden

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsens teknikutskott 7 december 2015 2 Kommunstyrelsens teknikutskott 7 september 2015 5 Tu 51 Tu 32 Dnr 2015/152 Förslag om ändrad körriktning på Kyrkogatan Teknik och Service fick i uppdrag av teknikutskottet att utreda trafiksituationen på Kyrkogatan efter inkomna synpunkter från boende längs gatan både angående körriktningen och störande trafik nattetid. Trafikmätningar och analyser har utförts under sommaren och årmedeldygnstrafiken (ÅDT) är ca 485 fordon/dygn, antalet fordon som passerar mellan klockan 22-05 är i genomsnitt ca 35 st. Fördelen med att ändra körriktningen på Kyrkogatan är att då leder Vikgatan mot St Torget och Kyrkogatan från St Torget vilket skapar ett bättre trafikflöde till och från centrum. Det ger även de boende kring Kyrkogatan en fördel som inte behöver åka genom centrum för att ta sig från sina bostäder. Nackdelen är att det finns en risk att trafikflödena ökar genom att rundkörning kring centrum blir möjlig samt att utfarten mot John Ericssongatan inte är optimal för större fordon. På Vikgatan finns idag ett förbud för fordonstrafik mellan kl 22:00 och 05:00 vilket även skulle kunna sättas på Kyrkogatan för att slippa störningar nattetid. På sikt anser Teknik och Service att Kyrkogatan borde utformas som ett gångfartsområde (fordonstrafik sker på de gåendes villkor ca 7 km/h) vilket skulle innebära att trafiken kan dubbelriktas. Tillgängligheten för rörelsehindrade skulle även öka om man tar bort kantstenen och gör gårdsgata av hela gaturummet. Teknik och Service föreslår att Körriktningen behålls på Kyrkogatan tillsvidare, att fordonstrafik förbjuds nattetid mellan 22:00-05:00 och att Teknik och Service får ett uppdrag att utreda möjligheten att skapa ett gångfartsområde på Kyrkogatan och eventuellt även anslutande gator. Teknikutskottet beslutar att återremittera ärendet till förvaltningen för att efterhöra Centrumföreningens synpunkter ang trafiksituationen i centrum.

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsens teknikutskott 7 december 2015 3 Teknik och Service fick i uppdrag av teknikutskottet att kontakta Centrumföreningen Attraktiva Filipstad för att inhämta synpunkter på att Kyrkogatan och även på sikt fler av gatorna i området görs om till så kallade gårdsgator. Nedan redovisas protokollsutdrag från mötet i Centrumföreningen 2015-10-01. 7. Trafik Kyrkogatan, Vikgatan Roger Danielsson, Gatuchef Filipstads kommun redogjorde för trafiken i centrum. Centrumföreningen tillstyrker förslaget om att se över gamla centrum kring Kyrkogatan och Vikgatan och successivt iordningställa berörda gator till gångfartsgator med dubbelriktad trafik och om lämpligt med reglering med fordonstrafik förbjuden nattetid. Teknik och Service föreslår att underlag och kostnadsberäkning tas fram för ombyggnad av Kyrkogatan som en första etapp. Utbyte av VA- ledningarna kommer även att projekteras och kostnadsberäknas.

2015 12 01 Teknikutskottet Gångfartsområde på Kyrkogatan Teknik och Service fick i uppdrag av teknikutskottet att kontakta Centrumföreningen Attraktiva Filipstad för att inhämta synpunkter på att Kyrkogatan och även på sikt fler av gatorna i området görs om till så kallade gårdsgator. Nedan redovisas protokollsutdrag från mötet i Centrumföreningen 2015 10 01. 7. Trafik Kyrkogatan, Vikgatan Roger Danielsson, Gatuchef Filipstads kommun redogjorde för trafiken i centrum. Centrumföreningen tillstyrker förslaget om att se över gamla centrum kring Kyrkogatan och Vikgatan och successivt iordningställa berörda gator till gångfartsgator med dubbelriktad trafik och om lämpligt med reglering med fordonstrafik förbjuden nattetid. Teknik och Service föreslår att Underlag och kostnadsberäkning tas fram för ombyggnad av Kyrkogatan som en första etapp. Utbyte av VA ledningarna kommer även att projekteras och kostnadsberäknas. Teknik och Service Inge Nilsson Piehl Roger Danielsson

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsens teknikutskott 7 december 2015 4 Tu 52 Dnr 2015/223 Upphandling laboratorietjänster Då det föreligger behov av ett nytt ramavtal för laboratorietjänster har förvaltningen tagit fram förslag på förfrågningsunderlag för upphandling av laboratorietjänster. Förslag till beslut Teknikutskottet föreslås godkänna föreliggande förfrågningsunderlag till upphandling av laboratorietjänster. Utdragsbestyrkande

Förvaltning TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-12-02 Diarienummer 1536 Sida 1(1) Upphandling Laboratorietjänster Behov av nytt ramavtal för laboratorietjänster, förvaltningen föreslår nämnden att ta beslut om att följande ramavtal ska upphandlas enligt medskickat förfrågningsunderlag. Helena Sköld Lövgren Upphandlingschef Beslutet ska skickas till Inköpsenheten FILIPSTADS KOMMUN Tel vx: 0590 611 00 Org.nr: 212000-1876 Box 303 Fax: 0590 615 99 Internet: www.filipstad.se 682 27 FILIPSTAD E-post: kommun@filipstad.se Besök: Hantverksgatan 22

Administrativa Föreskrifter 1. Allmän orientering 1.1 Upphandlingen avser Laboratorietjänster Denna upphandling avser i huvudsak följande laboratorietjänster: Dricksvattenanalyser Miljöanalyser avloppsvatten Miljöanalyser slam Analyser badvatten Livsmedelsanalyser Recipientprover sjöar och vattendrag Lakvatten Grundvatten Rapportering ska ske i det format som kommunen väljer. Provtagningsscheman kan komma att ändras mellan åren beroende på ändrade krav. Vid speciella projekt förbehåller sig kommunen rätten att göra separata upphandlingar. 1.2 Begrepp/förkortningar Parterna Beställare Filipstads kommun Anbudsgivare Juridisk person som lämnar anbud enligt denna anbudsförfrågan. Entreprenören/ Juridisk person som tecknat avtal med ovanstående upphandlande leverantören myndighet som ett resultat av denna upphandling. LOU Lagen om offentlig upphandling 1.3 Syfte Syftet är att teckna ramavtal med en leverantör av efterfrågade tjänster. 1.4 Förbehåll Upphandlingen kommer att fullföljas under förutsättning att erforderliga beslut fattas samt att anbuden ryms inom ramen för anvisade medel. Om upphandlingen avbryts utgår ingen ersättning till anbudsgivare. Kvantiteten kan förändras under avtalsperioden till följd av kommunens organisationsförändringar, nytillkomna eller avgående enheter etc. Leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet. Kommunen garanterar inga volymer. 1.5 Upphandlande myndighet Filipstads kommun Eda kommun via fullmakt. 1.6 Avtalsform Ramavtal där samtliga villkor är fastställda. 1

1.7 Avtalstid Avsikten är att teckna avtal fr.o.m. 2016-07-01 t.o.m. 2018-06-30 med möjlighet för kommunen att förlänga maximalt 1+1 år. Avtalstiden gäller under förutsättning att kommunen inte genom lagakraftvunnen dom blir ålagd av domstol att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. Om förlängningsklausulen utnyttjas skall detta meddelas av kommunen skriftligen före avtalstidens utgång. Sker ej detta upphör avtalet automatiskt. Vid ev. förlängning upphör avtalet automatiskt att gälla vid förlängningsperiodens slut. 1.8 Option Kommunen har rätt att under avtalstiden prova nya varor inom leverantörens sortiment. Antagen leverantör får option på nya varor/tjänster som anses lämpliga att ingå som nettoprissatta avtalsvaror/tjänster. Nya produkter och frekvent köpta ej nettoprissatta produkter skall införas i nettoprislistan efter skriftlig överenskommelse vid prisförhandling. 2. Upphandlingsföreskrifter 2.1 Upphandlingsform Öppet förfarande i enlighet med LOU (Lagen om offentlig upphandling). Det är utomordentligt viktigt att anbud avges efter anvisning. 2.2 Reservationer Reservationer godkännes inte. 2.3 Alternativa anbud Alternativa anbud godkännes inte. 2.4 Anbudets form Anbudet skall: lämnas skriftligt på svenska språket vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren innehålla de uppgifter som efterfrågas i förfrågningsunderlaget Av anbudet skall framgå om samtliga krav enligt denna förfrågan accepteras. Anbud via fax eller e-post godkännes inte då sekretessen inte kan garanteras. Anbud skall även bifogas digitalt på cd-skiva eller USB-minne i de fall där inte anbudet lämnas elektroniskt via Visma TendSign.. 2.5 Priser i anbudet Priser i anbudet skall lämnas i svenska kronor (SEK) exkl. moms. Priser skall anges på bifogade anbudsformulär.. 2.6 Kompletterande förfrågningsunderlag Finner anbudsgivaren att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart skall härav föranledd förfrågan ställas till beställarens ombud under anbudstiden. Förfrågan skall ske skriftligt till Visma TendSign eller E-postadress: inkop@filipstad.se 2

Postadress: Box 303, 682 27 FILIPSTAD Fax: 0590-615 98 Eventuella frågor och svar kommer sedan att sändas till samtliga kända anbudsgivare. Frågor kan ställas fram till och med 2016-02-18 2.7 Förfrågningar Upphandlingstekniska och andra allmänna frågor: Helena Sköld Lövgren Tel: 0590-611 16 Mobil: 073-2703958 E-post: inkop@filipstad.se 2.8 Anbudsmärkning/Anbudsadress Anbudet skall lämnas via Visma TendSign alternativt avlämnas i förseglat kuvert och märkas med "Laboratorietjänster". Anbudet sänds till: Filipstads kommun Inköpsenheten Box 303 682 27 FILIPSTAD 2.9 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara Filipstads kommun tillhanda, på nedan angiven adress senast 2016-02-25 Anbud som inkommer efter detta datum kommer inte att prövas. 2.10 Anbudets giltighet 90 dagar från anbudstidens utgång. 2.11 Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske snarast efter anbudstidens utgång. Plats: Filipstads kommun, Nämndhuset, Inköpsenheten, Filipstad. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppnandet av anbuden. Detta skall anmälas till Inköpsavdelningen senast en vecka innan anbudstidens utgång. 3

3. Anbudsprövning 3.1 Kvalificering och utvärdering Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av anbuden Steg 1 Kvalificering Steg 2 Utvärdering av de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. 3.2 Kvalificering formella krav Anbudsgivare som bryter mot LOU kap. 10 kap. 1 kommer att uteslutas. Anbudsgivare som bryter mot LOU 10 kap. 2 kan komma att uteslutas. Anbudsgivaren skall även vara registrerad för F-skatt eller motsvarande. För att visa på ovanstående skall anbudsgivaren intyga att han är fri från hinder enligt denna punkt genom underskrift av bifogad leverantörsförsäkran, bilaga 5. Kontroll av vald leverantör kommer att ske innan beslut tas. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga kraven eller bifogat begärda handlingar i ovan angivna kvalifikationskrav kan komma att uteslutas. Inhämtande av uppgifter från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten görs av beställaren. 3.3 Kvalificering ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha minst 40 poäng enligt kreditupplysningsföretaget Credit Safe eller liknande kreditupplysningsföretag. Om anbudsgivare inte uppfyller kravet på rating ovan ska anbudsgivaren i anbudet på annat sätt visa att anbudsgivaren har en ekonomisk ställning motsvarande den som följer av ratingkravet. Det ankommer alltså på anbudsgivaren att inför anbudsgivning kontrollera sin rating. Kravet på uppfyllande av ekonomisk ställning enligt ovan visas genom att till anbudet bifoga Leverantörsförsäkran, bilaga 5, undertecknad av behörig person hos anbudsgivaren. 3.4 Kvalificering förmåga och yrkesmässig kapacitet Leverantören skall ha erfarenhet av liknande projekt. Anbudsgivaren skall ha utfört liknande tjänster under de tre senaste åren. Uppgifter om referenser lämnas på blankett Företagsuppgifter bilaga 4. 3.5 Krav på anbudet Vidare kontrolleras att anbudet uppfyller samtliga "skall" krav samt att begärda handlingar bifogats anbudet innehållande alla efterfrågade uppgifter. Kontroll sker även av att anbudsgivaren accepterar de kommersiella villkoren/avtalsmallen. Med stöd av inlämnade uppgifter bedömer kommunen om anbudet är kvalificerat för steg 2 Utvärdering. Kontroll sker även att offererade produkter samt förpackningsstorlekar är likvärdiga eller bättre jämfört med de produkter som är angivna i förfrågningsunderlaget med avseende på kommunens behov av kvalitet och funktion. Det är kommunen som bedömer likvärdheten. Anbud som innehåller ändringar, förbehåll eller tillägg och därmed inte uppfyller samtliga krav enligt ovan (orent anbud) kommer att förkastas. 4

3.6 Krav på tjänsten Provhantering Kursiverad text nedan i avsnitt 3.6-3.9 är uppgifter som kommer att utvärderas och skall redovisas på Anbudsformulär. Allmänt Samtliga prover tas av kommunens egen personal, med undantag för viss sedimentprovtagning och eventuella specialuppdrag. Leverantören ska kostnadsfritt hämta och transportera prover på bestämmelseorten om inget annat överenskommits. Kommunen ansvarar för provet till dess att det hämtas/lämnas på bestämmelseorten. Det är viktigt att inte obehöriga kan komma åt proverna. Kriterierna kommer att poängsättas enligt följande Proverna kan lämnas till laboratoriet lördag och söndag 5 poäng Proverna kan hämtas vid kommunen senast klockan (vardagar) 15:00-17:00 4 poäng 11:00-14:59 2 poäng Före 11:00 1 poäng Normalt lämnas proverna in måndag till fredag men avvikelser kan behöva göras om kommunen genomför speciella projekt. Kontakt tas då med leverantören före provinlämning. Långa öppettider eller andra möjligheter att kunna lämna in prover efter kontorstid kommer att ses som en fördel vid utvärderingen. En beskrivning på hur och när leverantören utför provtransporten och hur kylkedjan säkras skall ingå i anbudet. Vad avser badvatten- och livsmedelsprov, inklusive dricksvatten, gäller att de skall analyseras inom 12 timmar från provtagningstillfället (förutsätter kylförvaring) Vad avser badvatten- och livsmedelsprov, inklusive dricksvatten, ska dessa lämnas på anvisad plats och skickas före/efter klockslag, som skall anges, för vidarebefordran, för att analysen ska kunna genomföras inom given tidsmarginal. Av anbudet skall framgå inlämningstider av övriga prover för behandling samma dag. Lämnas i anbudsformulär. För detta kriterium kommer anbudsgivaren bedömmas och erhålla poäng enligt nedan: Om laboratoriet är beläget på annan ort skall personal vid inlämningsstället ha det totala ansvaret för att proverna emballeras och levereras vidare till laboratoriet så att offererade svarstider kan hållas. Det är laboratoriets ansvar att inlämningsstället sköter sitt ansvar för tagna eller inlämnade prover. All kostnad för transport och emballage skall ingå i offererat pris. 5

Laboratoriets möjlighet att spara prover för förnyad eller utvidgad analys skall anges med tid för hur länge ett prov kan sparas. Beställaren tillhandahåller kontrollprogram som anger vilka och hur många analyser som ska utföras. 3.6.1 Akuta situationer Behov av laboratorietjänster kan även förekomma under akuta situationer som exempelvis: vid avstängning av det kommunala dricksvattnet p g a läckage eller liknande finns behov av att snabbt få analyser utförda så att kommunen vet när vattnet åter kan distribueras. när det finns behov av att snabbt bedöma en inträffad miljöskadas art och omfattning av ett utsläpp. Vid livsmedelsburna sjukdomsutbrott eller vattenburen smitta är det viktigt att utredningsarbete och åtgärder kommer snabbt igång. Leverantören skall noga beskriva hur arbetsgången är vid en sådan situation i sitt anbud. Ange beräknad transporttid för prov. Vid dessa situationer är det inte bara tidfaktorn som är av betydelse. Det bär även viktigt med de praktiska arrangemangen i övrigt enligt nedanstående: Det skall finnas rådgivning/service för rätt val av provtagningsmaterial antingen vid inlämningsstället eller via telefon. Anbudet skall innehålla en redogörelse för laboratoriets egen kompetens och upparbetade kontakter för att karaktärisera påvisade sjukdomsframkallade mikroorganismer i samband med livsmedels- eller dicksvattenburna utbrott. Lämnas på Bilaga Det bör vara lätt att få tag på rätt provtagningsutrutning. Med detta menas att det bör vara möjligt att snabbt få fram provtagningskärl för mer udda analyser där det krävs att kärlen är preparerade för analyser av specifika ämnen. Jourtelefonnr skall anges i anbudet. 3.6.2 Analyssvar I anslutning till de analyssvar som avser dricksvatten eller livsmedel skall i förekommande fall, utlåtande lämnas som följer den nomenklatur som föreslås av Livsmedelsverket i Vägledning Livsmedelsprovtagning i offentlig kontroll och mikrobiologisk bedömning av livsmedelsprov. Svarstider för analyssvar skall anges som medel-, max- och minimitid. De olika analyserna kan med fördel samlas i paket med samma svarstid. Lämnas på bilaga Svarstiden räknas från den tid då leverantören hämtat godset till dess svar på analysen erhållits. Vid anmärkningsvärda microbiologiska resultat inte enbart då provet är bedömt otillfredställande skall omgående förhandsbesked om analysresultatet lämnas till respektive provtagningsansvarig inom kommunen per telefon, sms eller e-post. 6

Leverantörens anlitade laboratorium skall hjälpa till med rådgivning provtagnings- och analysfrågor i normal omfattning och som är kopplat till uppdraget. I detta ingår även hjälp med utvärdering av resultaten. Ange i anbudet vilken form och vika tider det finns tillgång till personal som kan diskutera dessa frågor. Lämnas på bilaga Analysresultat skall redovisas via datakommunikation till kommunen digitalt. Av rapportering skall det, förutom analyssvaret framgå: Provets ankomsttid till laboratoriet Tiden när analysen startades Provets temperatur All rapportering och alla kontakter skall ske på svenska. 3.6 Övriga tjänster Laboratoriet skall vid behov kunna tillhandahålla övriga tjänster för analyser i fält, provtagning, utvärdering mm. Leverantören skall, utan särskild debitering, hjälpa till med rådgivning, provtagnings- och analysfrågor. Leverantören skall tillhandahålla utbildning för beställarens personal motsvarande en halv dag/år. Pris för en halvdagsutbildning skall anges i anbudet. 3.7 Pris Pris för analystjänster och utbildning skall redovisas i prislistan, bilaga. Prislista för övriga tjänster bifogas anbudet. Dessa ingår inte i utvärderingen men utgör grund för kommande avtal. Priserna skall anges som totalpris innefattande samtliga kostnader för provtagningsmaterial, ev. inlämningsställe med tillhörande service, transporter, emballage, administrativa kostnader mm. Inga övriga kostnader skall tillkomma på offererade priser. Pris skall anges i SEK, exkl moms. Övriga tjänster såsom tillhandahållande av personal för analyser i fält mm ersätts med timdebitering enligt kravspecifikationen. Här skall också eventuell ersättning för övertidsarbete i samband med övriga tjänster redovisas. Eventuella rese-, logi- och traktamentskostnader för uppdrag i Filipstads kommun skall redovisas. Priserna lämnas på bifogad prislista. Utvärdering kommer ske enligt följande: Analyskostnad 50% Uppfyllnad av krav på tillgänglighet 30% se provhantering Uppfyllnad av krav på svarstider 20% 7

Leverantören skall redovisa hur krav enligt ovanstående kriterium uppfylls. Varje kriterium kommer att betygsättas enligt en skala från 1 5, där 1 är lägst och 5 är det högsta betyget. För analyskostnaden gäller lägsta utvärderade anbud ger 5 poäng. Övriga anbud poängsätts enligt följande: anbudspris/lägsta anbudspris x 5 x50%. 4. Tilldelningsbeslut/Avtalsspärr 4.1 Tilldelningsbeslut Då beslut om leverantör fattats kommer samtliga anbudsgivare så snart det är möjligt att meddelas skriftligt om resultatet genom ett s.k. tilldelningsbeslut via Visma TendSign. Anbudsgivare skall därför kontrollera status på sitt konto i Visma TendSign innan anbud lämnas för att säkerhetsställa att tilldelningsbeslutet kommer fram till rätt person. 4.2 Avtalsspärr Om underrättelsen skickats med ett elektroniskt medel får avtal ingås 10 dagar efter utskick av underrättelse. Om underrättelsen har skickats på annat sätt än med ett elektroniskt medel till en eller flera anbudssökande eller anbudsgivare, får avtal inte ingås förrän 15 dagar har gått från utskickandet. 4.3 Avtal Ingången överenskommelse ska dokumenteras i ett avtal som upprättas av beställaren i två exemplar. Avtalstiden gäller med förbehåll för överprövning och andra förhållanden vilka kan föranleda att upphandlingsprocessen försenas. Vid eventuell överprövning av del av anbudsförfrågan kommer avtal att tecknas på de delar som ej är överprövade. 8