Uppföljning ur e. kategoristyrningsperspek5v Robin Ingbrant och Anna Halvordsson

Agenda Intro FMV Kategoristyrt inköp och uppföljning Roller för a; kunna <llämpa kategoristyrning och uppföljning

FMV ser 5ll a. försvaret har den utrustning de behöver och a. den fungerar när och där den behövs Vidmakthållande Stöd i <diga faser Upphandling av materiel och tjänster

Upphandling är en vik5g del av uppdraget Köpa ny;, se <ll a; materielen fungerar och avveckla Sjösystem, administra<on, lokalvård, kontorsmaterial 20mdkr i omsä;ning, 800 materielprojekt varav 200 nya årligen Tre beställningsmönster: Ny/Förändrad förmåga Vidmakthållande Övrigt logis<kstöd Marknad och inköp består av fyra avdelningar 8 enheter, ansvariga för olika marknadskategorifamiljer M&I deltagare i FMV LG

Kategoristyrning sydar 5ll a. skapa möjligheter 5ll bra affärer Faktabaserat nulägesunderlag Ta fram en väl fungerande kategoristrategi SyDe med projekten inom kategoristyrning Bä.re kravställning Kon5nuerlig uppföljning Effek5vare intern kommunika5on Hög måluppfyllelse

Processen sträcker sig från ini5al etablering 5ll uppföljningen av realiserade effekt Analysera inköpsvolymer Etablera kategoriteam Analysera produkt-/ tjänstekarakteris<ka Analysera leverantörsmarknad Sammanställ & dokumentera kategoriprofil Utveckla & besluta om kategoristrategi Implementera kategoristrategi Mät & följ upp prestanda och realiserad effekt Analysera & bygga totalkostnadsmodell

Besparing beräknas från framtagning av kategoristrategin 5ll förvaltning Kategoristrategi Scenarier + Plan + Konsekvensanalys Implementering Upphandling + Processförändringar + kommunika<onsplan Strukturerad förvaltning Följa upp eyerlevnad + funk<on + effekt A P C D ü Kontrakt signerat ü Övriga förbättringsprojekt implementerade Ø Mäta och följa upp Ø Åtgärder Ø Förvaltningsgrupp Planerad besparing Säkrad besparing Realiserad besparing

Prak5skt exempel från kategoristrategi 5ll uppföljning - Kontorsmaterial Kategoristrategi Implementering URall förvaltning 1 3 Standardisera sor5mentet Tvingande standardiserat bassor<ment Eskaleringsprocess och åtgärder vid avvikelse, avvikelse <llåts enbart vid särskilda skäl. Halvårsvis revision av bassor<mentlistan 2 Op5mera avtalsstrukturen Upphandla myndighetsgemensamt avtal och op<mera samtliga villkor enligt spec. E-auk<on för a; reducera priserna. E-handel där myndigheterna kan hantera det Försörjningsstrategi Ny;ja/utveckla och införa snabbköp på utpekade orter Lokala lager med lagernivåer Bassor<mentet i enkel beställningsportal <llgänglig för alla Leverans en utpekad dag i veckan per ort 1 2 3 Standardisera sor5mentet 402 st ar<klar i bassor<ment Framtagen eskaleringsprocess Avvikelser som är godkända är tydliggjorda Revision sker var 6e månad Uppföljningsverktyg skapades och inkluderade hela strategin Op5mera avtalsstrukturen Myndighetsgemensamt avtal upphandlades Tydliga sta<s<kkrav på leverantör E-auk<on genomfördes Försörjningsstrategi Snabbköp finns numer på alla orter som var utpekade Lokala och centralt lager finns på standardsor<ment Övriga behovshavare beställer i beställningsportal utan handpåläggning 1 Summering Följer upp alla inköp i uppföljningsverktyget Över 90 % av kontorsmaterialet sker inom bassor<ment E-auk<on gav 20,4 mnkr i säkrad besparing Realiserad besparing uppgick 2017 <ll 30,4mnkr/år Åtgärder i förvaltningsgrupp eyer analyser i verktyget Avvikelser kan innebära informa<onsutskick, utbildning, <llsägelse, indragen fullmakt för avropare. Sor<mentsuppdateringar sker 1-2 gånger per år (fåtal ar<klar). Beroende på målgrupp och typ sprids informa<on via olika kanaler. Intranät, mail, telefon/skype möten. Lokala lager har inneburit färre beställare, ökad avtalstrohet, tydlig målgrupp för informa<on, samt goda förutsä;ningar för minskat antal beställningar och fakturor (processbesparingar).

E. uppföljningsverktyg skapas som hjälpmedel i förvaltningsfasen 2017 uppgick säkrad besparing <ll 409mnkr årligen och realiserad besparing <ll drygt 305 mnkr 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Implementerat / Säkrat (mkr) URall realiserat Jan- Dec 2017 Totalt 10

Kommersiella roller för a. kunna 5llämpa kategoristyrning och uppföljning C Avdelning C Avdelning C Avdelning C Enhet Övergripande ansvar för tilldelade kategorier Strategiskt, taktiskt och operativt ansvar för tilldelade kategorier Kategoriledare Inköpare Inköpssamordnare Ansvara för tilldelade kategorier genom kategoristyrningsprocessens samtliga faser Ansvara för resultat (beslutade KPI:er) enligt målsättning Genomför avrop och beställningar Ansvara för dialogen med kunder och avropare Information och utbildning Felbeteenden Behov Uppföljning Strategisk inköpare Genomför affärsmannamässiga upphandlingar Ansvarar för avtalsfrågor och leverantörsdialog Inköpsanaly5ker senior Ansvara för att hålla samman den övergripande kategoriplanen Ansvara för förvaltning av KPI:er, BI-rapp., metoder, verktyg, kategoristruktur och utb.material Inköpsanaly5ker Metodstöd i strategiarbetet Projektledare vid implementering av kategoristrategier av större dignitet Controller Ansvarar för uppföljning och sammanställning av KPI:er och data på en aggregerad nivå Kunddialog- och uppföljningsstöd Leverantörsdialog- avtals- och upphandlingsstöd Analys, uppföljnings-, verktygs- och datastöd

Avtalsuppföljning är en ak5vitet av flera inom inköpsuppföljning på FMV Analys av beställare: Fakturor Orderkvalité Avtalstrohet Beställning enligt fullmakt Analys av opera5vt inköp: Led<der Antal beställningar Månadsvis rapportering 5ll avdelningschef Analys av tak5sk inköp: Antal ärenden Förfarande Uppstarts<der Avverkningsgrad Arbetsbelastning Andel konkurrens/monopol Övrig uppföljning: Avvikelser Kundbesök Överprövningar Besparingar: Planerad/Säkrad/realiserad besparing Besparingsgap Sammanställning och övergripande analys kopplat 5ll målen för aktuella kategorier/enhet Kvartalsvis rapportering 5ll myndighetsledningarna Årsvis rapportering av besparingar 5ll Försvarsdepartementet enligt regleringsbrev Ansvarig roll: Inköpssamordnare/Strategisk inköpare Controller Kategoriledare/Enhetschef Senior inköpsanaly5ker

Sidnr: 14 18-03-22 Summering och tack!

Sidnr: 15 18-03-22