Bilaga 2: Utdrag ur implementeringsplan Kategoristyrning

Transkript

1 Bilaga 2: Utdrag ur implementeringsplan Kategoristyrning

2 Sida: 1 av 7 Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Bakgrund... 2 Syfte... 3 Mål... 3 Omfattning... 4 Metod... 4 Utbildning... 4 Beslutspunkter i kategoristyrningsprocessen... 4 Spendanalys och kategoriindelning... 5 Externt konsultstöd... 5 Uppföljning... 6 Tidplan... 6 Organisation... 6 Styrgrupp... 6 Operativ styrgrupp... 7 Kategoriråd... 7 Kategoriteam... 7 Kategorikontoret... 7

3 Sida: 2 av 7 Sammanfattning Arbetsförmedlingens generaldirektör fattade i november 2014 beslut om att kategoristyrt arbetssätt ska implementeras inom Arbetsförmedlingen. Upphandlingsavdelningen fick uppdraget att påbörja implementeringen, vilken omfattar samtliga varor och tjänster som Arbetsförmedlingen köper in. Initialt ska fyra stycken kategoriinitiativ startas som arbetar enligt Arbetsförmedlingens valda modell, baserad på Jonathan O Briens 5i. De två första kategorierna som startas är IT, data och telekom samt Möbler och inventarier i Q Därefter följer Resor, logi och bilar * samt AUB med start Q Under andra halvåret 2015 startas ytterligare 2-3 kategoriinitiativ och därefter startas kategoriinitiativ löpande i en takt som anpassas till behov, resurs- och kompetenstillgång. Implementeringen fortsätter till dess att kategoristyrningen är fullt implementerad i myndigheten. En styrgrupp tillsätts på myndighetsnivå för att säkerställa en lyckad implementering och förankring av arbetet hos myndighetsledningen. Styrgruppen fattar beslut kring frågor på myndighetsnivå som rör t ex kommunikation och resurstilldelning. Den operativa styrgruppen består av Upphandlingsavdelningens ledning och fattar beslut som rör kategoristyrningsmetodiken och den praktiska implementeringen. Kategorirådet består av berörda chefer inom respektive kategori och beslutar kring mål, resurser och prioriteringar för arbetet med kategorin i fråga. Kategorirådet initierar kategoriinitiativ och godkänner den slutliga kategoriplanen. Det tvärfunktionella kategoriteamet leds av kategoriansvarig som även är föredragande i kategorirådet. Inom Upphandlingsavdelningen inrättas ett kategorikontor som ska säkerställa implementeringen av kategoristyrningsmetodiken och stötta de olika kategoriinitiativen. Externt konsultstöd kommer att finnas med initialt för att stötta kategorikontoret och kategoriinitiativen. Konsultstödet fasas ut successivt i takt med att Arbetsförmedlingen själv bygger upp expertkunskap inom kategoristyrning. Bakgrund I november 2014 fattade generaldirektören för Arbetsförmedlingen beslut om införande av kategoristyrning inom Arbetsförmedlingen. Beslutet innebär att Upphandlingsavdelningen får uppdraget att påbörja implementering inom myndigheten. Förslaget till det fattade beslutet om införande av kategoristyrt arbetssätt baserades på förberedande utredningsarbete under första halvåret 2013 och på slutrapporten från pilotverksamhet som genomfördes under våren *Kommentar: Resor, logi och bilar senareläggs troligtvis till hösten 2015

4 Sida: 3 av 7 Syfte Syftet med implementeringen av kategoristyrning beskrivs i följande Mission Statement, som användes i kommunikationen kring piloten: Kategoristyrning är ett systematiskt sätt att ta fram strategier för anskaffning av varor och tjänster. Målet är att för varje kategori identifiera och implementera den bästa strategin och kontinuerligt utveckla den i syfte att löpande realisera den besparingspotential och de mervärden som finns. Genom att implementera kategoristyrning inom Arbetsförmedlingen kan kunskap och goda idéer effektivt tillgängliggöras och totalvärdet av anskaffade varor och tjänster ökas genom väl övervägda beslut om antal leverantörer, kvalitet, prisnivåer, servicegrader, miljökrav och sociala hänsyn och på vilket sätt Arbetsförmedlingen beställer och får leveranser av varor och tjänster. Mål Målen med arbetet att implementera kategoristyrning inom Arbetsförmedlingen är: Ett gemensamt arbetssätt finns för hur myndigheten för sina inköpskategorier tar fram och implementerar de bästa kategoristrategierna och kontinuerligt utvecklar dem har fyra kategoriinitiativ startats som arbetar enligt Arbetsförmedlingens valda modell för kategoristyrt arbetssätt har ytterligare 2-3 kategoriinitiativ startats. Därefter startas kategoriinitiativ baserat på löpande behovsanalys och avstämt mot resurs- och kompetenstillgång. Implementeringen fortsätter till dess att kategoristyrningen är fullt implementerad i myndigheten, d v s när arbetssättet är allmänt accepterat och används fullt ut. Arbetet bedrivs så att Arbetsförmedlingens kompetens successivt byggs upp både vad avser specialiserade stödjande roller främst inom Upphandlingsavdelningen, och grundkompetens hos berörd personal på övriga avdelningar har Arbetsförmedlingen själv fullt ut den kompetens som krävs för att driva kategoristyrningsarbetet. Målen ovan kommer att regelbundet stämmas av mot Arbetsförmedlingens övergripande mål (vilka är under framtagande) och vid behov justeras.

5 Sida: 4 av 7 Omfattning Implementeringen av kategoristyrning omfattar samtliga varor och tjänster som köps in av Arbetsförmedlingen, direkt från start eller på sikt. Metod De rekommendationer som finns i pilotens slutrapport om ett successivt införande av kategoristyrning kommer att följas. Utrullning av kategorierna sker enligt den tidplan som presenteras nedan. Arbetet kommer att följa den i slutrapporten föreslagna kategoristyrningsprocessen, som ska detaljeras. Utbildning Utbildning inom ramen för implementeringen genomförs på nedanstående sätt: Kategoriansvariga och kategoriteammedlemmar utbildas i kategoristyrningsprocessen och de olika verktygen integrerat med kategoriteamens arbete. Inför varje steg i processen hålls en dags gemensam genomgång, där teammedlemmarna lär sig vad processteget innebär. En genomgång sker av de verktyg som kommer att användas i processteget, hur de ska användas och varför (vilket resultat man vill uppnå). Initialt hålls genomgångarna av externa resurser, men allteftersom egen kompetens byggs upp tar Arbetsförmedlingens egen personal successivt över ansvaret för detta. Genomgången sker samtidigt för de kategorier som befinner sig i samma fas, vilket innebär att man får möjlighet att utbyta erfarenheter mellan teamen. Kategoriråden får inför uppstarten en halvdags genomgång av vad kategoristyrning är, hur beslutspunkterna ser ut och vilka krav man ställer på teamet och dess arbete i de olika beslutspunkterna. Initialt hålls genomgångarna av externa resurser, men allteftersom egen kompetens byggs upp tar Arbetsförmedlingens egen personal successivt över ansvaret för detta. Kategoristyrningsansvarig och biträdande kategoristyrningsansvarig utbildas i kategoristyrning, metodutveckling och verktyg integrerat med kategorikontorets arbete genom den externa resurs som tillsätts för att stötta i arbetet. Beslutspunkter i kategoristyrningsprocessen Kategorirådet fattar beslut i kategoristyrningsprocessens beslutspunkter och ger klartecken till kategoriteamet att gå vidare till nästa steg i kategoristyrningsprocessen. På så sätt förankras teamets arbete hos ledningen, kvaliteten i arbetet säkerställs, liksom att

6 Sida: 5 av 7 goda effekter uppnås i kategorin. Beslutspunkterna i kategoristyrningsprocessen ses i Figur 1 nedan och beskrivs närmare i bilaga 3. Figur 1 Beslutspunkterna i kategoristyrningsprocessen Spendanalys och kategoriindelning Implementeringsplanens rekommendationer till vilka kategorier som bör startas upp under hösten 2015 och framåt baseras på den kategoriindelning som gjordes En ny total spendanalys bör genomföras och baserat på den en översyn av kategoriindelningen. En ny analys skulle kunna ge andra siffror och leda till en viss omdefinition av kategorierna. För närvarande saknar dock Arbetsförmedlingen en rationell metod för att genomföra spendanalys och arbetet behöver därför vänta tills kapacitet för det finns. Externt konsultstöd Initialt finns behov av erfarna kategoristyrningskonsulter som stöd för kategorikontoret och kategoriteamen. Konsultstödet fasas ut successivt i takt med att Arbetsförmedlingen själv bygger upp expertkunskap inom kategoristyrning.

7 Sida: 6 av 7 Uppföljning En detaljerad plan för styrning, uppföljning och redovisning av kategoristyrningsarbetet tas fram av kategorikontoret. Tidplan Figur 2 Prioritering av kategorier att starta upp Organisation Styrning och förankring sker genom styrgrupp, operativ styrgrupp samt kategoriråd. Det finns också ett behov av att inrätta ett sammanhållande kategorikontor. Dessa roller finns beskrivna nedan. Styrgrupp En styrgrupp bildas i syfte att säkerställa ett lyckat införande av kategoristyrning. Styrgruppen ansvarar för att myndighetsledningens beslut om kategoristyrning verkställs. Möten äger rum 2-4 gånger per år och varje möte minuter. Under mötet avrapporterar kategoristyrningsansvarig om arbetet och lyfter frågor som behöver beslutas om på myndighetsnivå, t ex vilka kommunikationer vi behöver förstärka eller resurstilldelning vid upprepade problem med resursbrist. På detta sätt hålls högsta ledningen kontinuerligt informerad och förankring säkerställs. Styrgruppen kommer att ha mycket stor betydelse de första åren, därefter kommer behovet att minska vartefter. När kategoristyrning blivit det etablerade arbetssättet inom myndigheten kommer styrgruppen inte längre att behövas och den operativa styrgruppen tar över rollen.

8 Sida: 7 av 7 Operativ styrgrupp Den operativa styrgruppen ansvarar, på uppdrag av styrgruppen, för att implementeringen av kategoristyrning sker och fungerar i den löpande verksamheten. Den operativa styrgruppen beslutar i dagliga frågor och om kategoristyrningsmetodiken; mallar, verktyg och metoder. Operativa styrgruppen består av Upphandlingsavdelningens ledning. Kategoristyrningsansvarig är föredragande. Tid av normala ledningsgruppsmöten avsätts i erforderlig mängd. Upphandlingschef och kategoristyrningsansvarig utgör gränssnittet mellan operativa styrgruppen och styrgruppen. Kategoriråd Ett kategoriråd utses för varje kategori. Kategorirådets roll är att säkerställa att vi får bra effekter av kategoristyrningsarbetet. Här ges förutsättningar för och beslut fattas kring kategoriteamens arbete inte frågor som rör kategoristyrningsprocessen. Kategoriansvarig/ projektledaren för kategoriinitiativet är föredragande för kategorirådet. Kategorirådet beslutar om projektdirektiv, mål och resurser och ger klartecken till teamet att gå från ett steg till nästa i kategoristyrningsprocessen. Kategorirådet beslutar också om den resulterade kategoristrategin som projektet tar fram, och som förhoppningsvis kan ligga till grund för myndighetens arbete med alla varor och tjänster inom kategorin för en längre tid. Kategoriteam Kategoriteamet är den tvärfunktionella grupp som arbetar i kategoriinitiativet. Många av arbetsuppgifterna som teamet utför är sådana som utförts även tidigare, det sker nu bara i en ny form med en tydligare struktur. Idealiskt är det kategorirådet som utser kategoriteamets medlemmar. För de första kategorierna som rullas ut föreslås kategoriteamens sammansättning av den operativa styrgruppen. Avsikten är att överbemanna de första kategorierna med flera personer från Upphandlingsavdelningen i syfte att stärka kompetensen hos de personer som kommer att leda de kategoriteam som startar upp härnäst. Kategorikontoret Kategorikontoret inrättas inom Upphandlingsavdelningen och ska säkerställa implementeringen av kategoristyrningsmetodiken samt stötta de olika kategoriinitiativen. Initialt behöver kategorikontoret vara med på samtliga styrgruppsmöten, sitta med vid kategorirådens sammankomster och involveras i kategoriteamens arbete tillsammans med extern resurs. Rollerna inom kategorikontoret är kategoristyrningsansvarig samt biträdande kategoristyrningsansvarig.