RAMAVTALSUTKAST Köp av Metodstöd till kategoristyrt inköp

Transkript

1 FMV (11) RAMAVTALSUTKAST Köp av Metodstöd till kategoristyrt inköp Denna dag har följande avtal ( avtalet ) träffats mellan A. Försvarets materielverk ( FMV ) org. nr Stockholm (lokalt postnummer) och B. [Företagets fullständiga firma] ( Leverantören ) org nr [######-####] [adress]

2 FMV (11) 1. BAKGRUND 1.1 Efter att FMV, Marknad och inköp (M&I), genomfört ett öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling har FMV och Leverantören träffat detta avtal. Avtalet innebär att leverantören förbundit sig att på de villkor som anges sälja Metodstöd inom kategoristyrt inköp ( tjänsterna ). 1.2 Tjänsterna innebär att Leverantören erbjuder konsultstöd i form av metodstöd för att kunna vidareutveckla befintlig kategoristyrning inom inköp, dels inom områden som ännu inte hunnit genomlysas samt dels inom områden som behöver revidera sin kategoriprofil och kategoristrategi. Utöver detta ska Leverantören stödja FMV i att utveckla verksamheten i linje med implementeringen av det kategoristyrda arbetssättet. Stödet innebär exempelvis att yttra sig i utformande av verksamhetsmodeller, inköpsrelaterade nyckeltal, vidareutveckling av kategoristrukturer, inköpkanalstrategier, framtagande av uppföljningsverktyg för besparingar, kompetensmodeller etc. 2. AVTALET 2.1 Avtalet består av detta avtal jämte tillhörande bilagor samt övriga nedan angivna handlingar. Om handlingarna innehåller oklarheter eller uppgifter som strider mot varandra ska handlingarna gälla i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: I) Tillägg till och ändringar i avtalet II) Allmänna leveransvillkor för tjänster (FMV ALK) III) FMV avrop/inköpsorder IV) FMV förfrågningsunderlag V) Leverantörens lämnade anbud 3. AVTALSTID M.M. 3.1 Detta avtal gäller i ett (1) år från och med avtalstecknande, dock tidigast Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning. 3.2 FMV äger rätt, men är inte skyldig att förlänga avtalet på oförändrade villkor under högst tre (3) år. Avser FMV att förlänga avtalet ska Förvarets materielverk skriftligen meddela detta enligt avtalets punkt 16 till Leverantören.

3 FMV (11) 4. OMFATTNING OCH PARTERNAS ÅTAGANDEN 4.1 Leverantören tillser och ansvarar för att erforderlig kompetens och kapacitet löpande finns att tillgå hos Leverantören under hela avtalsperioden avseende samtliga tjänster som omfattas av detta avtal. 4.2 Leverantören ansvarar för att omedelbart meddela FMV om förändringar sker avseende Leverantörens utfärdade tillstånd med anknytning till detta avtal. 4.3 Leverantören försäkrar att inte åberopa detta avtal, material eller information som Leverantören upprättat, tagit del av eller erhållit genom detta avtal i pressmeddelande, marknadsföring eller annan hänvisning utan skriftligt godkännande från FMV. 4.4 Leverantören garanterar att denne innehar gällande och för branschen sedvanliga försäkringar avseende all verksamhet som omfattas av detta avtal. 4.5 Leverantören utför uppdragen fackmässigt och iakttar god sedvänja inom branschen. 4.6 Leverantören ska efter bästa förmåga iaktta rationell planering, noggrant följa uppgjorda tidsplaner samt även i övrigt på bästa sätt tillvarata FMV:s intressen. 4.7 Vid uppdrag från FMV ska anbudsgivaren i möjligaste mån planera och genomföra tjänsteresor på ett sådant sätt att miljöpåverkan minimeras. 4.8 Leverantören ska kunna inhämta benchmarking-information (jämförelsedata baserat på studier av olika leverantörsmarknader). 4.9 Leverantören åtar sig att arbeta efter den metod som idag används på FMV då detta är ett väletablerat arbetssätt inom FMV (se beskrivningar i förfrågningsunderlaget). Utveckling i form av fördjupning och förbättringar godtas under avtalsperioden Leverantören ska följa FMV:s metod och mallar för genomförande av initiativ, uppföljning och andra typer som ingår i metodstöd. Den dokumentationen som Leverantören gör åt FMV äger FMV och ska vara helt neutral från anbudsgivarens logotyp och andra egna markeringar, om inte Leverantören har förankrat detta innan med FMV FMV åtar sig att i erforderlig omfattning bereda Leverantören tillgång till FMV:s lokaler, redskap och övrigt underlag samt, i uppdrag som är beroende av information från nyckelpersoner hos FMV, tillse att dessa personer finns tillgängliga i erforderlig omfattning för uppdragets utförande.

4 FMV (11) 5. AVROP, BESTÄLLNING OCH AVBESTÄLLNING 5.1 FMV äger under hela avtalsperioden rätt att fritt avropa tjänsterna som omfattas av detta avtal. Avrop som sker under avtalsperioden ska dessutom vara giltiga upp till sex (6) månader efter att detta avtal upphört att gälla mellan parterna. 5.2 Avrop ska ske skriftligen genom inköpsorder mellan FMV och Leverantören. För FMV ska avrop alltid göras av Marknad och Inköp eller någon särskild hos FMV utsedd behörig person för att vara giltigt. 5.3 I inköpsorder ska parterna precisera och konkretisera vad det särskilda uppdraget/uppdragen omfattar. Inköpsorder ska då alltid bl a innehålla följande. I) Benämning och målnummer för detta avtal II) Tjänster och nivåer som omfattas av avropet III) Pris avseende tjänster som omfattas av avropet IV) Omfattning av de tjänster som omfattas av avropet V) Kontaktperson(er) för respektive part VI) Aktuell faktureringsadress 5.4 Ett mål i regeringens handlingsplan för elektronisk förvaltning är att den statliga förvaltningen ska kunna hantera sina inköp elektroniskt vid utgången av år Statens standard för elektronisk beställning är SFTI (Sing Face To Industry) Leverantören ska ha beredskap för att under avtalsperioden börja ta emot elektroniska beställningar i ett standardiserat format. Ekonomistyrningsverket ger direktiv rörande en infrastruktur som ger leverantörerna olika möjligheter att ta emot elektroniska beställningar. Mer information finns på FMV kommer i möjligaste mån att vid avrop specificera sitt behov för 6-12 månader framåt. Vid avrop ska Leverantören kunna presentera konsulter för uppdraget inom 14 kalenderdagar. 5.6 Leverantören ansvarar för att konsulten ska kunna påbörja uppdraget inom 1 månad från att FMV godkänner/beslutar att konsulten ska åta sig uppdraget. 5.7 FMV äger rätt att avbeställa konsultstöd med en månads varsel. FMV ska då endast bli debiterade för faktisk och upparbetad tid. Avbeställning ska ske skriftligen. 6. LEVERANS M.M. 6.1 Med tillägg till vad som stadgas i FMV ALK punkt 2. Leverans m m gäller följande:

5 FMV (11) 6.2 För genomförande av leverans av avtalad tjänst krävs att en inköpsorder upprättad av FMV har kommit Leverantören tillhanda från FMV. 6.3 Leverantörens tjänster utförs, om inte annat särskilt avtalats, under ordinarie arbetstid, d v s normalt helgfri måndag till fredag mellan Vid eventuell övertid utgår ingen ersättning. 7. DRÖJSMÅL SAMT PÅFÖLJDER VID DRÖJSMÅL 7.1 Punkt 3.2 i FMV ALK utgår i sin helhet och ersätts med följande: Vid dröjsmål på Leverantörens sida, är Leverantören skyldig att utge vite till FMV motsvarande en procent (1%) av avropets värde per påbörjad vecka där dröjsmål föreligger, dock högst med tio procent (10%) av avropets värde. 7.2 I övrigt gäller punkt 3 Dröjsmål samt påföljder vid dröjsmål i FMV ALK. 8. PRIS OCH ANNAN ERSÄTTNING 8.1 Med ändring av FMV ALK 4.1 föreskrivs att Leverantören äger rätt till betalning för utförda och av FMV godkänd(a) Tjänst(er) enligt mellan parterna överenskommen prislista. De priser som anges i prislistan är exklusive mervärdesskatt. Nivåer Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Rabatt i % vid avrop av 4-7 konsulter Rabatt i % vid avrop av 7< konsulter Månadspris per konsult SEK SEK SEK SEK % % 8.2 Punkt 4.3 i FMV ALK utgår i sin helhet och ersätts med följande: Samtliga angivna priser är inklusive eventuella rese- och logikostnader, resetidsersättning, övertid, förberedelsetid samt eventuella övriga kostnader. Inga övriga kostnader får debiteras FMV. 8.3 Priserna är exklusive mervärdesskatt och är fasta under hela avtalsperioden inklusive under eventuella förlängningar. 8.4 För rabatt krävs att FMV avropar det antalet rabatten gäller i ett och samma avrop.

6 FMV (11) 9. FAKTURERING, BETALNING OCH TIDSREDOVISNING 9.1 Med tillägg till vad som stadgas i FMV ALK punkt 5. Fakturering och Betalning gäller följande: 9.2 Leverantören ska ha beredskap för att under avtalsperioden börja skicka elektroniska fakturor. Ekonomistyrningsverket har upphandlat en infrastruktur som ger leverantörerna olika möjligheter att sända en elektronisk faktura i Svefakturaformat. Mer information finns på Vid fakturering ska inköpsordernummer anges på fakturan. Faktura ska adresseras i enlighet med uppgifter angivna på inköpsorder och där framgår även inköpsordernumret. 9.4 Samfakturering är normalt ej tillåten. Särskild överenskommelse med FMV krävs för dessa fall. 9.5 Leverantören och dennes konsulter ska på begäran av FMV kunna tidredovisa den upparbetade tiden. 9.6 Bryts faktureringsperioden/månaden på något vis ska Leverantören fakturera faktisk tid och inte för hela månaden. Om så händer räknas en fullständig arbetsmånad 160 timmar. 10. PERSONAL OCH KOMPETENS 10.1 Med tillägg till vad som stadgas i FMV ALK punkt 8. Personal gäller följande Leverantören innehar och kan erbjuda konsulter inom varje kompetensnivå, (nivå 1 4 enligt FMV definition, se punkterna ) för att kunna täcka FMV:s behov Leverantören försäkrar att samtliga konsulter, oavsett nivå, som utför uppdrag åt FMV inom detta avtal har: - Mycket goda kunskaper i Officepaket (Excel, word och powerpoint) eller motsvarande - Mycket goda kunskaper att tala och skriva svenska språket - Relevant högskoleutbildning för uppdraget - Kännedom om LOU/LUFS

7 FMV (11) 10.4 Leverantören levererar i första hand de konsulter som presenterades vid anbudsinlämningen vid avrop av den specifika kompetensnivån. I annat fall ska levererade konsulter inneha motsvarande kompetens som anges i anbudet Leverantören har förstärkningsresurser t.ex. vid sjukdom, byte av konsult eller utökat behov. Förlust av enskild rekryteringskonsult får inte medföra att Leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas under avtalsperioden Konsulter (med undantag för konsultnivå 1) som erbjuds i avropet ska i den mån det går ha erfarenhet och branschkunskap inom det specifika kategoriområdet som avropet/uppdraget avser (se förfrågningsunderlaget för exempel på vilka kategoriinitiativ som kan bli aktuella) FMV äger alltid rätten att byta ut en konsult mot en konsult i motsvarande nivå om FMV inte anser att konsulter levererar enligt förväntningar eller ställda krav. FMV ska kunna göra detta utan att någon extra kostnad tillkommer. Bytet av konsult ska ske inom 14 kalenderdagar Konsulterna ska arbeta och finnas tillgängliga under normala arbetstider, vardagar 8-17 men ska kunna vara flexibla vid högre eller lägre belastning Utöver arbetet med kategoriinitiativen stödjer konsulterna verksamheten med rådgivning och utbildning hänförliga till uppdraget. Detta ingår i avgivna konsultpriser Konsulterna ska kunna analysera större mängd data (artikel- och transaktionstung). alternativt nyttja resurser som Leverantören tillhandahåller t ex en analysavdelning. Detta ingår i avgivna konsultpriser Leverantören ansvarar för att erbjudna konsulter, vid en revidering av en redan befintlig strategi, nyttjar samma metodik som vid nya initiativ. Leverantören ansvarar även för att konsulterna ska kunna vara metodstöd vid implementering av ny, reviderad beslutad strategi (för djupare information se förfrågningsunderlaget) Leverantören försäkrar att samtliga konsulter som erbjuds på Nivå 1: Innehar 1-3 års erfarenhet av uppdrag inom inköpsområdet Leverantören försäkrar att samtliga konsulter som erbjuds på Nivå 2: Innehar 3-5 års erfarenhet av uppdrag inom inköpsområdet och med kategoristyrning. Under dessa år har konsulten arbetat med: - Förändringsarbete inom inköp

8 - Kategoristyrning - Projektledning - Specifika leverantörsmarknader FMV (11) Självständigt ska kunna analysera data från olika källor och bygga totalkostnadsanalyser samt skapa baseline för angivet område Om denne inte redan har erfarenhet, sätter sig in i branschen som kategorin berör och utifrån den komma med rekommendationer och fakta I sitt arbete med kategoriinitiativet ansvarar för att fastställa och planera besparingar Tillsammans med projektledare är drivande i dokumentering, planering och uppföljning, enligt den kategoristyrningsprocess FMV arbetar efter. Vidare redovisar konsulten detta i powerpoint enligt den kategoriprofil/ kategoristrategi som FMV använder sig av i nuläget Stöttar projektledare i att göra en implementeringsplan av beslutad strategi samt redovisa säkrade besparingar. Vid behov är konsulten behjälplig vid avtalsutformning och kravställning Kan ta fram uppföljningsverktyg i Excel för uppföljning av realiserade besparingar och nyckeltal inom specifika kategorier. Dessa verktyg ska vara byggt på liknade logik som befintliga uppföljningsverktyg Genomför en överlämning av information, dokument, data och erfarenheter till utsedd person i linjeverksamheten Leverantören försäkrar att samtliga konsulter som erbjuds på Nivå 3: Innehar 5-10 års erfarenhet av uppdrag inom inköpsområdet och med kategoristyrning. Under dessa har konsultern arbetat med: - Förändringsarbete inom inköp - Utbildning hos kund avseende kategoristyrning - Kategoristyrning - Projektledning - Specifika leverantörsmarknader - Huvudansvar av rapportering till ledningsgrupp exempelvis på enhetsnivå eller affärsområdesnivå - Implementering av kategoristyrning hos kund Uppfyller samtliga krav för kompetensnivå 2 enligt punkterna ovan

9 Har en rådgivande roll till de övriga konsulterna och personer i verksamheten. FMV (11) Tillsammans med utsedd kontaktperson på FMV gör en planering gällande kategoriarbetet. Detta ska göras en gång per kvartal Har hög social kompetens, pedagogisk förmåga och lämplighet för uppdraget Leverantören försäkrar att samtliga konsulter som erbjuds på Nivå 4: Innehar 10 års erfarenhet av uppdrag inom inköpsområdet och med kategoristyrning. Under dessa år har konsulten arbetat med: - Förändringsarbete inom inköp - Kategoristyrning - Projektledning - Specifika leverantörsmarknader - Huvudansvar av rapportering till högre ledningsgrupp exempelvis myndighetsledning - Implementering av kategoristyrning hos kund Uppfyller samtliga krav för kompetensnivå 3 enligt punkterna ovan. 11. UPPSÄGNING 11.1 Punk 12. Uppsägning i FMV ALK utgår i sin helhet och ersätts med nedan punkter Anser part att den andra parten inte på ett tillfredställande sätt fullgör sina åtaganden enligt avtalet skall den missnöjde parten skriftligen meddela detta till den andra parten med angivande av på vilket sätt åtagandena inte fullgörs. Den andra parten skall då snarast, dock senast inom två (2) veckor från att sådant meddelande mottagits, vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom den föreskrivna tiden har den missnöjde parten rätt att säga upp avtalet med fyra (4) veckors uppsägningstid Förutom vad som anges i punkt 11.2 har part alltid rätt att säga upp avtalet med fyra (4) veckors uppsägningstid om 1. ny lagstiftning tillkommit som väsentligen påverkat förutsättningarna för detta avtal. 2. leverantören inleder ackordsförfarande, försätts i likvidation eller konkurs eller eljest kan antas vara på obestånd.

10 FMV (11) 11.4 FMV har vidare alltid rätt att säga upp avtalet med tolv (12) veckors uppsägningstid om 1. FMV:s anslag från statsmakterna väsentligt förändrats. 2. väsentlig förändring vidtagits eller kommer att vidtas avseende FMV:s organisation Uppsägning ska för att vara giltig ske genom skriftligt meddelande till den andra parten Har FMV sagt upp avtalet ska Leverantören redovisa alla utförda leveranser enligt avtalet i en slutrapport till FMV Samtliga hänvisningar i FMV ALK till punkten 12. Uppsägning ALK ersätts med detta avtals punkt 11. Uppsägning. 12. SKADESTÅND 12.1 Med tillägg till vad som stadgas i FMV ALK punkt 14. Skadestånd gäller följande (punkt 12.2) angivna begränsningar i skadeståndsansvaret Part ansvarar för skada som denne vållar den andre Parten om sådan skada orsakats av fel eller försummelse. Skadeståndet är begränsat till högst 35 prisbasbelopp enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring per 12-månaders period. Begränsningen gäller inte om uppsåt eller grov vårdslöshet föreligger. 13. ÖVRIGT 13.1 Under uppdrag från FMV ska konsulterna arbeta större delen av sin tid i FMV:s lokaler och konsulterna ska ha egna datorer med eget nätverk då FMV och FM:s nätverk är säkerhetsklassade. Till största del kommer arbetet att ske i Stockholm. 14. SÄKERHETSSKYDDSAVTAL 14.1 Avtalet omfattas av regler för säkerhetsskydd med säkerhetsskyddsavtal ("SUA'') nivå 3. Leverantören, Leverantörens personal och/eller underleverantörer är skyldiga att underkasta sig erforderlig säkerhetskontroll och/eller registerkontroll Avtalet är villkorat med att Leverantören, Leverantörens personal och/eller underleverantörer blir godkända vid kontrollen, att ett särskilt säkerhetsskyddsavtal tecknas med FMV samt att Bilaga 6 Exempel säkerhetsskyddsplan tecknas.

11 FMV (11) 15. STATISTIK 15.1 Vid förfrågan ombesörjer Leverantören att månatligen och kostnadsfritt ta fram statistik till FMV. Statistiken ska innehålla avropande enhet/sektion, arbetsområde, tidpunkt för avrop, utförandeperiod, vilka kompetensnivåer som har avropats och kostnaderna för dessa. Statistik rapporteras skriftligen och elektroniskt till ansvarig kontaktperson på FMV inom tio (10) arbetsdagar från FMV:s förfrågan. 16. KONTAKTUPPGIFTER För kommersiella frågor: För FMV: FMV, Marknad och inköp (M&I) Att: Sandra Löfberg Tegeluddsvägen Stockholm Telefonnummer till ansvarig handläggare (enhetsadress) För tjänstens utförande: FMV Att: [Ansvarig handläggare] (lokal adress/box) (lokalt postnummer) För Leverantören: [Leverantörens Firma] Att: [namn på kontaktperson hos Leverantören] Adress Telefonnummer e-postadress Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande originalexemplar, varav parterna tagit var sitt. Stockholm den [datum] FMV Namn: Titel: [Ort och datum] [LEVERANTÖRENS FIRMA] Namn: Titel