Godkännande av reviderat hyrestillägg för lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum

Tjänsteutlåtande Utfärdat 2016-12-09 Diarienummer 0695/16 Sektor Museer Carina Sjöholm/Kultur/GBGStad Telefon: 031-368 36 41 E-post: carina.sjoholm@kultur.goteborg.se Godkännande av reviderat hyrestillägg för lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum Förslag till beslut 1. Kulturnämnden godkänner att förvaltningen ingår tilläggsavtal till hyreskontrakt nr 705-1045-02 att löpa över tio år, avseende hyrestillägg för lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum. 2. Kulturnämnden godkänner preliminärt hyrestillägg om 138 281 kronor per år i tio år för lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum. 3. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Göteborgs stadsmuseum är i behov av fler ordinarie arbetsplatser och en bättre arbetsmiljö för medarbetarna då museets nuvarande arbetsplatser är i bristfälliga lokaler. På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum, och föreslår i ett yttrande daterat 2016-03-16 en lösning där ett nytt storrum/kontor med arbetsplatser skapas, samt även ett konferensrum. Kulturnämnden godkände 2016-04-26 76 att förvaltningen tecknar tilläggsavtal till hyreskontraktet med Higab om fem år, där hyrestillägget uppgår till 142 291 kronor per år (se bilaga 3). På grund av hög exploateringstakt i Göteborg har byggkostnaderna ökat avsevärt. Lokalsekretariatets första prognos har därför räknats upp. I ett reviderat yttrande från lokalsekretariatet daterat 2016-11-29 är den preliminära bedömningen att kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till cirka 138 000 kronor per år i tio år (se bilaga 1). Enligt kulturnämndens delegationsordning har förvaltningsdirektören rätt att fatta beslut om att ingå hyresavtal av icke principiell karaktär upp till tre år. Då tilläggsavtalet gäller för tio år behöver det godkännas av kulturnämnden. Ekonomiska konsekvenser Frågan om reviderat hyrestillägg har behandlats av lokalsekretariatet och fastighetskontoret och fastställts till cirka 138 000 kronor per år i tio år. Förvaltningens bedömning är att hyrestillägget kan hanteras inom befintlig ekonomisk ram. Göteborgs Stad Kultur 1(3)

Barnperspektivet Förvaltningen har inte funnit några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Jämställdhetsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Mångfaldsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljöperspektivet Förvaltningen har inte funnit några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Omvärldsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Arbetsmiljökonsekvenser Förslaget påverkar i hög grad arbetsmiljön för stadsmuseets personal. Delar av personalen arbetar idag i klimatmässigt undermåliga lokaler och andra sitter vid tillfälligt lösta arbetsplatser. Lokalanpassningen innebär en förbättrad arbetsmiljö för 15 personer, vilket också får positiva konsekvenser för övrig personal och frigör arbetsplatser i övriga arbetsrum. Bilagor: 1: Reviderat yttrande från lokalsekretariatet, 2016-11-29. 2: Annuitet tilläggshyra ombyggnad, Higab 2016-11-09. 3: Protokollsutdrag kulturnämnden 2016-04-26 76. 4: Tjänsteutlåtande 2016-04-06. Expedieras till: Lokalsekretariatet, Johan Nyström. Göteborgs Stad Kultur, tjänsteutlåtande 2(3)

Ärendet På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum. Higab AB genomför projektering och byggande. På grund av hög exploateringstakt i Göteborg har byggkostnaderna ökat avsevärt. Lokalsekretariatets första prognos har därför räknats upp. I ett reviderat yttrande från lokalsekretariatet daterat 2016-11-29 är den preliminära bedömningen att kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till cirka 138 000 kronor per år i tio år. Enligt kulturnämndens delegationsordning har förvaltningsdirektören rätt att fatta beslut om att ingå hyresavtal för icke principiell karaktär och för tid t.o.m. tre år. Då tilläggsavtal till hyreskontrakt nr 705-1045-02 gäller för tio år behöver avtalet godkännas av kulturnämnden. Bakgrund Under en längre tid har arbetsplatser på Göteborgs stadsmuseum och Ostindiska huset varit tillfälliga lösningar i undermåliga lokaler. En intern utredning genomfördes 2013 och problematiken kring arbetsplatser har under flera års tid lyfts i samband med arbetsmiljöronder. Museet har regelbundet tillfällig personal som ingår i olika samarbetsprojekt och idag är flera av arbetsplatserna temporära lösningar. På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum. I ett yttrande från lokalsekretariatet daterat 2016-03-16 föreslås en lösning där ett nytt storrum/kontor skapas som medger15 permanenta arbetsplatser inklusive platser för tillfällig personal. Utöver detta planeras även ett konferensrum och vissa anpassningar av ventilationen. Den aktuella ytan på våningsplan fyra har tidigare används för tillfälliga utställningar och under senare år som förråd. En första kostnadsberäkning av hyreshöjningen har uppdaterats av Lokalsekretariatet i ett tilläggsyttrande 2016-11-29. Higab AB genomför projektering och byggande av lokalanpassningen som innebär en tilläggshyra för kulturnämnden om 138 000 kr per år i tio år. Förvaltningens bedömning är att hyrestillägget kan hanteras inom befintlig ekonomisk ram. GÖTEBORGS STADS KULTURFÖRVALTNING Anna Rosengren Förvaltningsdirektör Britta Söderqvist Sektorschef Museer Göteborgs Stad Kultur, tjänsteutlåtande 3(3)

Yttrande inhyrning Utfärdat 2016-11-29 Diarienummer 0546/16 Stadsledningskontoret/Lokalsekretariatet Stadsutveckling Johan Nyström Telefon 031-368 02 35 E-post: johan.nystrom@stadshuset.goteborg.se Till Kulturnämnden Reviderat yttrande beträffande lokalanpassning av Göteborgs Stadsmuseum På uppdrag av kulturnämnden och lokalsekretariatet har lokalförvaltningens hyresenhet genomför en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs Stadsmuseum. Det finns ett behov av att skapa fler kontorsarbetsplatser på museet, både permanenta platser för museets egen personal men även tillfälliga platser för deltagare i olika samarbetsprojekt. Behovet bedöms vara ytterligare 15 arbetsplatser. Förstudien föreslår en lösning där ett nytt storrum/kontor med arbetsplatser skapas. Utöver detta ordnas även ett konferensrum. Higab AB genomför projektering och byggande. En preliminär bedömning visar att Kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till ca 138 tkr per år i tio år (2016 års priser). Om kulturnämnden inte genomför projektet kommer lokalförvaltningen att fakturera nedlagda kostnader avseende förstudien. Lokalsekretariatet Johan Nyström Planeringsledare titel Stefan Ziegler Chef lokalsekretariatet Göteborgs Stad Stadsledningskontoret Besök: Köpmansgatan 20 Telefon: 031-365 00 00 404 82 Göteborg e-post: stadsledningskontoret@stadshuset.goteborg.se Telefax: 031-368 01 82

Kalkyl Ombyggnad kontor Nattpäron, projekt 70516 Mängd Enh Arbete Material, UE Kommentarer A-pris Summa A-pris Summa Golv arbete och material 195 000 Ljudabsorbenter 60 000 Målning 80 000 Ramp 30 000 Matta 120 000 Ledstänger 10 000 Ny vägg 50 000 Innerdörrar 10 000 Lister mm 40 000 Ändring dörr till vind 10 000 Ljud vent. 10 000 El 50 000 Rör 20 000 Deponi 20 000 Resor mm 10 000 Städ 15 000 Övrigt 35 000 Total: 765 000 Delsumma: 765 000 Platsomkostnader 10 % 76 500 Maskiner+Arbetsledning etc Entreprenörsarvode 10% 76 500 Oförutsedda kostnader 10% 76 500 TOTALSUMMA ENTREPRENAD: 994 500 Exkl Moms, Projektering och Byggherrekostnader BYGGHERREKOSTNADER: Intern administrationskostnad 6% 70 710 Besiktning 15 000 Kreditivkostnad 2,5% 7 366 UPPARBETAT: VENTIILATION: Upparbetade kostnader ny ventilation 79 000 PROJEKTERING: Arkitekt 95 000 Brand 5 000 EL 0 VVS 5 000 Total 105 000 TOTALSUMMA PROJEKT: 1 271 576

ANNUITET Projekt: Upprättad av: ombyggnad fd nattpäron Sarah Blomgren Datum: 2016 11 09 Belopp 1 271 576 Restvärde % 0,0000% Restvärde 0 År 10 Antal betalningar 40 Perioder / år 4 Förskotts / Efterskottsränta 1 1 = Förskott 0 = Efterskott Annuitet / Betalning per period 34 570,13 Årsvis 138 281 Räntesats 1,75% Aktivt val av avrundad annuitet Avrundad annuitet mot kund 0 Årsvis 0 Restvärde vid vald annuitet 0,00 kr

Annuitet/ Period Datum Ingående skuld Ränta Amortering Betalning Utgående skuld 1 17 04 01 1 271 576 5 412 29 158 34 570 1 242 418 2 17 07 01 1 242 418 5 284 29 286 34 570 1 213 132 3 17 10 01 1 213 132 5 156 29 414 34 570 1 183 718 4 18 01 01 1 183 718 5 027 29 543 34 570 1 154 175 5 18 04 01 1 154 175 4 898 29 672 34 570 1 124 503 6 18 07 01 1 124 503 4 768 29 802 34 570 1 094 701 7 18 10 01 1 094 701 4 638 29 932 34 570 1 064 769 8 19 01 01 1 064 769 4 507 30 063 34 570 1 034 706 9 19 04 01 1 034 706 4 375 30 195 34 570 1 004 511 10 19 07 01 1 004 511 4 243 30 327 34 570 974 184 11 19 10 01 974 184 4 111 30 459 34 570 943 725 12 20 01 01 943 725 3 977 30 593 34 570 913 132 13 20 04 01 913 132 3 844 30 726 34 570 882 406 14 20 07 01 882 406 3 709 30 861 34 570 851 545 15 20 10 01 851 545 3 574 30 996 34 570 820 549 16 21 01 01 820 549 3 439 31 131 34 570 789 418 17 21 04 01 789 418 3 302 31 268 34 570 758 150 18 21 07 01 758 150 3 166 31 404 34 570 726 746 19 21 10 01 726 746 3 028 31 542 34 570 695 204 20 22 01 01 695 204 2 890 31 680 34 570 663 524 22 22 04 01 663 524 2 752 31 818 34 570 631 706 22 22 07 01 631 706 2 612 31 958 34 570 599 748 23 22 10 01 599 748 2 473 32 097 34 570 567 651 24 23 01 01 567 651 2 332 32 238 34 570 535 413 25 23 04 01 535 413 2 191 32 379 34 570 503 034 26 23 07 01 503 034 2 049 32 521 34 570 470 513 27 23 10 01 470 513 1 907 32 663 34 570 437 850 28 24 01 01 437 850 1 764 32 806 34 570 405 044 29 24 04 01 405 044 1 621 32 949 34 570 372 095 30 24 07 01 372 095 1 477 33 093 34 570 339 002 31 24 10 01 339 002 1 332 33 238 34 570 305 764 32 25 01 01 305 764 1 186 33 384 34 570 272 380 33 25 04 01 272 380 1 040 33 530 34 570 238 850 34 25 07 01 238 850 894 33 676 34 570 205 174 35 25 10 01 205 174 746 33 824 34 570 171 350 36 26 01 01 171 350 598 33 972 34 570 137 378 37 26 04 01 137 378 450 34 120 34 570 103 258 38 26 07 01 103 258 300 34 270 34 570 68 988 39 26 10 01 68 988 150 34 420 34 570 34 568 40 27 01 01 34 568 0 34 570 34 570 2

Utdrag ur protokoll Kulturnämnden Sammanträdesdatum 2016-04-26 Förslag till tilläggsavtal avseende hyrestillägg för lokalanpassning i Göteborgs stadsmuseum 76 Dnr 0695/16 Förvaltningen har i ärendet upprättat ett tjänsteutlåtande daterat 2016-04-06. BESLUT Kulturnämnden godkänner att förvaltningen ingår föreliggande tilläggsavtal till hyreskontrakt nr 705-1045-02 som löper över fem år avseende hyrestillägg för lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum. Vid protokollet Eva Magnusson 2016-04-26 Ordförande Mariya Voyvodova (S) Justerare Kristina Tharing (M) 1(1)

Tjänsteutlåtande Utfärdat 2016-04-06 Diarienummer 0695/16 Göteborgs stadsmuseum Carina Sjöholm Telefon: 031-368 36 41 E-post: carina.sjoholm@kultur.goteborg.se Tilläggsavtal avseende hyrestillägg för lokalanpassning i Göteborgs stadsmuseum Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner att förvaltningen ingår föreliggande tilläggsavtal till hyreskontrakt nr 705-1045-02 som löper över fem år avseende hyrestillägg för lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum. Sammanfattning Göteborgs stadsmuseum är i behov av fler ordinarie arbetsplatser och en bättre arbetsmiljö för medarbetarna då museets nuvarande arbetsplatser är i bristfälliga lokaler. Museet har regelbundet tillfällig personal som ingår i olika samarbetsprojekt och idag är även flera av arbetsplatserna tillfälliga lösningar. En ombyggnad av utställningsyta och förråd på plan fyra skulle medge15 permanenta arbetsplatser inklusive arbetsplatser för tillfällig personal. På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum. I ett yttrande från lokalsekretariatet daterat 2016-03-16 föreslås en lösning där ett nytt storrum/kontor med arbetsplatser skapas. Utöver detta ordnas även ett konferensrum. Higab AB genomför projektering och byggande och en preliminär bedömning visar att kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till ca 142 tkr per år i fem år. Förvaltningens bedömning är att hyrestillägget kan hanteras inom befintlig ekonomisk ram. Enligt kulturnämndens delegationsordning har förvaltningsdirektören rätt att fatta beslut om att ingå hyresavtal för icke principiell karaktär och för tid t.o.m. tre år. Då föreliggande tilläggsavtal gäller för fem år behöver avtalet godkännas av kulturnämnden. Ekonomiska konsekvenser Frågan om hyrestillägg har behandlats av lokalsekretariatet och fastighetskontoret och en kostnad för tillägg har fastställts till ett hyrestillägg om 142 291 kr per år i fem år. (se bilaga 1). Bilagor: 1. Tilläggsavtal angående hyreskontrakt nr 705-1045-02 gällande Göteborgs stadsmuseum Hyrestillägg fd Nattpäron Göteborgs Stad Kultur 1(3)

2. Yttrande från lokalsekretariatet beträffande lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum daterat 2016-03-16 3. Uppdragsbeskrivning till lokalsekretariatet gällande lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum. 4. Ritning. 5. Ombyggnadskalkyl. Göteborgs Stad Kultur, tjänsteutlåtande 2(3)

Ärendet På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs Stadsmuseum. Higab AB genomför projektering och byggande och en preliminär bedömning visar att kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till ca 142 tkr per år i fem år. Enligt kulturnämndens delegationsordning har förvaltningsdirektören rätt att fatta beslut om att ingå hyresavtal för icke principiell karaktär och för tid t.o.m. tre år. Då föreliggande tilläggsavtal till hyreskontrakt nr 705-1045-02 gäller för fem år behöver avtalet godkännas av kulturnämnden. Bakgrund Under en längre tid har arbetsplatser på Göteborgs stadsmuseum och Ostindiska huset varit tillfälliga lösningar i undermåliga lokaler. En intern utredning genomfördes 2013 och problematiken kring arbetsplatser har under flera års tid lyfts i samband med arbetsmiljöronder. Museet har regelbundet tillfällig personal som ingår i olika samarbetsprojekt och idag är flera av arbetsplatserna temporära lösningar. På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum. I ett yttrande från lokalsekretariatet daterat 2016-03-16 föreslås en lösning där ett nytt storrum/kontor skapas som medger15 permanenta arbetsplatser inklusive platser för tillfällig personal. Utöver detta planeras även ett konferensrum och vissa anpassningar av ventilationen. Den aktuella ytan på våningsplan fyra har tidigare används för tillfälliga utställningar och under senare år som förråd. Higab AB genomför projektering och byggande av lokalanpassningen som innebär en tilläggshyra för kulturnämnden om ca 142 291 kr per år i fem år. Förvaltningens bedömning är att hyrestillägget kan hanteras inom befintlig ekonomisk ram. Samverkan Förslaget har samverkats i Stadsmuseets lokala samverkansgrupp (LSG) och arbetsgivaren har tillsammans med personal och skyddsombud tagit fram en konsekvensanalys och plan för arbetet. Arbetsmiljökonsekvenser Förslaget påverkar i hög grad arbetsmiljön för stadsmuseets personal. Delar av personalen arbetar idag i klimatmässigt undermåliga lokaler och andra sitter vid tillfälligt lösta arbetsplatser. Lokalanpassningen innebär en förbättrad arbetsmiljö för 15 personer, vilket också får positiva konsekvenser för övrig personal och frigör arbetsplatser i övriga arbetsrum. GÖTEBORGS STADS KULTURFÖRVALTNING Anna Rosengren Förvaltningsdirektör Carina Sjöholm avdelningschef Göteborgs Stad Kultur, tjänsteutlåtande 3(3)

Bilaga 1 Hyrestillägg fd nattpäron Undertecknade har denna dag träffat överenskommelse om följande tillägg till hyreskontrakt nr 705-1045-02 Hyresvärd Hyresgäst Higab AB Fastighet Nordstaden 12:1 Tillägg Göteborgs Stad Kulturförvaltningen 1. Göteborgs stad kulturförvaltningen (212000-1355), nedan kallad hyresgästen, uppdrar härmed åt Higab AB (556104 8587), nedan kallad hyresvärden, att utföra en lokalanpassning i utrymmet kallat fd Nattpäron. 2. Lokalanpassningen omfattar: Tillförande av ventilation samt byggåtgärder enligt skiss, se bilaga 1. 3. Lokalanpassningen är grovt beräknad till en kostnad om 671 000 kr exkl moms, se bilaga 2. Hyresgästen svarar för verklig slutkostnad i sin helhet. Sid 1 (1) 4. Tillägg till hyran skall utgå, direkt i samband med godkänd slutbesiktning, med 142 291 kr/år under fem år, se bifogad amorteringstabell bilaga 3. Betalning sker med 35 573 kr/kvartal i samband med ordinarie hyresinbetalning. Moms tillkommer. 5. Reglering av verklig slutkostnad äger rum när entreprenaden är genomförd och avslutad. Slutlig hyra beräknas i enlighet med beräkningsprinciperna i bilaga 3. Därefter tecknas nytt avtal för tillägget baserat på slutkostnaden. 6. I det fall gällande hyresavtal inte förlängs innan avbetalning till fullo skett för detta tillägg till hyresavtalet, utgår restvärdesersättning till hyresvärden enligt amorteringtabellen i detta avtal. 7. Räntan regleras enligt Göteborgs Stads internränta vilken för närvarande uppgår till 2,5 % (2016). Detta innebär att det kan ske årliga förändringar gällande räntan. 8. Byggstart sker enligt överenskommelse med hyresgästen på Göteborgs Stadsmuseum. Rimlig tid måste avsättas för genomförande av entreprenaden. Övergripande projektfrågor beslutas av styrgrupp som sammansätts av hyresvärden och hyresgästen. 9. Denna överenskommelse ersätter tidigare tecknad överenskommelse tillförande av ventilation i fd nattpäron, tecknat 2015-03-31. Underskrift Ort/datum Ort/datum Göteborg Hyresvärd Higab AB Göteborg Hyresgäst Göteborgs Stad Kulturförvaltningen Sarah Börjesson, Ann-Christin Håkansson Carina Sjöholm, Anna Rosengren, Stefan Ziegler

Bilaga 2 2016-03-16 0546/16 Till Kulturnämnden Yttrande beträffande lokalanpassningar i Göteborgs Stadsmuseum På uppdrag av kulturnämnden och lokalsekretariatet har lokalförvaltningens hyresenhet genomför en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs Stadsmuseum. Det finns ett behov av att skapa fler kontorsarbetsplatser på museet, både permanenta platser för museets egen personal men även tillfälliga platser för deltagare i olika samarbetsprojekt. Behovet bedöms vara ytterligare 15 arbetsplatser. Förstudien föreslår en lösning där ett nytt storrum/kontor med arbetsplatser skapas. Utöver detta ordnas även ett konferensrum. Higab AB genomför projektering och byggande. En preliminär bedömning visar att Kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till ca 142 tkr per år i fem år (2016 års priser). Om kulturnämnden inte genomför projektet kommer lokalförvaltningen att fakturera nedlagda kostnader avseende förstudien. Lokalsekretariatet Frida Svensson Planeringsledare Stefan Ziegler Chef Lokalsekretariatet Göteborgs Stad Stadsledningskontoret Besök: Köpmansgatan 20 Telefon: 031-365 00 00 404 82 Göteborg e-post: stadsledningskontoret@stadshuset.goteborg.se Telefax: 031-368 01 82

Bilaga 3

Bilaga 4 1

Bilaga 5