Inhyrning av lokaler för nytt stadsdelskontor SDN Centrum

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0995/14 Stadsutveckling Lokalsekretariatet Johan Pheiffer Telefon E-post: Inhyrning av lokaler för nytt stadsdelskontor SDN Centrum Förslag till beslut I kommunstyrelsen: 1. Inhyrning av ett nytt stadsdelskontor för SDN Centrum tillstyrks. 2. Chefen för lokalsekretariatet får rätt att teckna hyreskontrakt. Sammanfattning I juli 2014 inkom SDN Centrum med ett uppdrag till lokalsekretariatet om att hyra in en lokal för ca 200 medarbetare inom IFO-FH och ÄO-HSE. Bakgrunden var omfattande problem med den fysiska arbetsmiljön. I november 2015 fick lokalsekretariatet ett reviderat uppdrag som även omfattade all verksamhet på Engelbrektsgatan 71. Syftet vara att samlokalisera verksamheten för att främja dess processer och skapa en god och attraktiv arbetsplats. Fastighetsägaren Vasakronan AB erbjuder en lokal på Bohusgatan Lokalen omfattar kvm. Fastighetsägaren åtar sig att genomföra anpassningar och ombyggnader av lokalen för att anpassa den för ett aktivitetsbaserat arbetsätt. Lokalen ska utgöra arbetsplats för ca 400 personer. Hyresavtal föreslås tecknas för 10 år. Hyreskostnaden för SDN Centrum kommer att uppgå till ca tkr per år. I hyran ingår värme, el, avfallshantering, inre underhåll samt de nödvändiga anpassningarna av lokalerna. Alternativet medför en yteffektivisering med 16 % jämfört med dagens ytor och bygger på ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Ekonomiska konsekvenser Förslaget innebär att SDN Centrums hyreskostnader kommer att uppgå till 14,4 Mkr per år. Stadsdelsnämndens nuvarande hyreskostnader uppgår till 9,8 Mkr per år fördelat på: Adress Bohusgatan Engelbrektsgatan Postgatan Kronhusgatan Hyreskostnad kr/år kr/år kr/år kr/år 1(2)

2 Jämförelsen är dock inte helt rättvis eftersom hela inhyrningsärendet startade med att arbetsmiljön på Bohusgatan behöver åtgärdas. Ett alternativ till att samlokalisera stadsdelskontoret skulle istället vara att stadsdelen behåller sina nuvarande lokalytor men åtgärdar arbetsmiljöproblematiken på Bohusgatan. Årshyran för befintliga lokaler på Bohusgatan skulle i ett sådant scenario uppgå till 7,1 Mkr. Därtill kommer en mindre kompletterande inhyrning för att hantera nämndens expansionsbehov på uppskattningsvis 2,1 Mkr. Det innebär att alternativet att samlokalisera stadsdelskontoret på Bohusgatan medför en ökad hyreskostnad på 1 Mkr per år jämfört med alternativet att sitta utspritt på nuvarande adresser och anpassa de lokaler på Bohusgatan som i nuläget medför arbetsmiljöproblem. Den utökade hyreskostnaden hanteras inom stadsdelsnämndens ordinarie budgetram och påvekar därför inte stadens budget i stort. Inhyrningen innebär även att SDN Centrum lämnar lokalerna på Engelbrektsgatan, Postgatan och Kronhusgatan. Lokalsekretariatet kommer att utreda alternativ användning för dessa lokaler. Barn-, jämställdhets-, mångfalds-, miljö- och omvärldsperspektivet Stadsledningskontoret kan inte se några aspekter på frågan utifrån dessa perspektiv. Stadsledningskontoret Johan Pheiffer Planeringsledare Stefan Ziegler Chef lokalsekretariatet Bilaga 1 Protokollsutdrag SDN Centrum Bilaga 2 SDN Centrums tjänsteutlåtande Projekt nytt stadsdelshus. Utfärdat Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(2)

3 Protokollsutdrag stadsdelsnämnden Centrum Projekt nytt stadsdelshus diarienummer N /16 Stadsdelsförvaltningen har den 8 augusti 2016 upprättat ett tjänsteutlåtande angående projekt nytt stadsdelshus. I tjänsteutlåtandet finns ett sakfel. Ärendet har samverkats med SACO, inte SSR som det står i dokumentet. Beslut i stadsdelsnämnden Centrum Stadsdelsnämnden beslutar att hemställa till kommunstyrelsen om att ge Stadsdelsnämnden i uppdrag att teckna ett hyresavtal med Vasakronan avseende Nytt stadsdelshus motsvarande en hyra på ca 14,5 Mkr/år. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Justering Tisdagen den 30 augusti Kanslienheten, Engelbrektsgatan 71 våning 3. Rätt utdraget intygar i tjänsten Maria Löwenadler, nämndsekreterare Anna Sibinska, ordförande Nina Miskovsky, 2:e vice ordförande Stadsdelsnämnden Centrum Box Göteborg Besöksadress: Engelbrektsgatan 71 E-post: centrum@centrum.goteborg.se Hemsida: Telefon: Telefax:

4 Tjänsteutlåtande Utfärdat: Diarienummer: N /16 Stadsdelsförvaltningen Centrum Zenita Källner Telefon: E-post: Projekt Nytt stadsdelshus Ärendet Under hösten 2013 påbörjades ett arbete med att se över lokalerna för verksamheten på Bohusgatan Ärendet beskriver arbetsgången och föreslår att nämnden fattar beslut om att hemställa till kommunstyrelsen om att teckna ett hyresavtal med Vasakronan avseende Nytt stadsdelshus beläget på Bohusgatan. Förslag till beslut i stadsdelsnämnden Centrum Stadsdelsnämnden beslutar att hemställa till kommunstyrelsen om att ge Stadsdelsnämnden i uppdrag att teckna ett hyresavtal med Vasakronan avseende Nytt stadsdelshus motsvarande en hyra på ca 14,4 Mkr/år. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Hösten 2013 påbörjades ett arbete inom sektor IFO-FH för att se över lokalernas utformning och hur dessa skulle kunna stötta verksamheten, dess uppdrag och vara en god arbetsmiljö. Orsaken till arbetet var alla arbetsmiljöronder sedan flertal år tillbaka som påtalat brister i den fysiska arbetsmiljön. Sommaren 2014 lämnades ett uppdrag till lokalsekretariatet för att hitta en lokal som skulle stötta verksamhetens behov. Uppdraget gällde sektor IFO-FH samt delar av ÄO- HSE. Våren 2015 beslutade stadsdelens lokalgrupp att tillsätta en lokal projektledare för uppdraget. I samband med detta tog styrgruppen/lokalgruppen i augusti 2015 beslut om att se över möjligheten att samlokalisera all verksamhet inom Bohusgatan/Engelbrektsgatan i ett gemensamt stadsdelshus samt utreda om det finns förutsättningar att arbeta aktivitetsbaserat. Projektet Nytt stadsdelshus har genomfört en intern förberedande förstudie. Sammanfattningsvis har följande framkommit: - JA till ett och samma hus - Det går att arbeta aktivitetsbaserat om alla enheter/avdelningar tillförsäkras de funktioner verksamheterna behöver. Göteborgs Stad Centrum, tjänsteutlåtande 1(7)

5 - Lokalförvaltningen har tagit fram en yta på Bohusgatan som motsvarar förvaltningens behov. Ytan är ca 16 % lägre än motsvarande ytor idag och vilket ger en mer effektiv användning av ytan. Förvaltningen tillstyrker ett gemensamt stadsdelshus och ett aktivitetsbaserat arbetssätt där varje enhet/avdelning har egen hemvist att utgå ifrån. Bakgrund Hösten 2013 påbörjades ett arbete inom sektor IFO-FH för att se över lokalens utformning och hur denna skulle kunna stötta verksamheten och dess uppdrag på bästa sätt. Orsaken var alla arbetsmiljöronder som sedan flera år tillbaka som påtalat brister i den fysiska arbetsmiljön. Under sommaren 2014 lämnades uppdrag till Lokalsekretariatet (LS) att söka ny lokal för verksamheten samt delar av ÄO-HS verksamhet. Förvaltningen tillsatte hösten 2015 en projektledare för Nytt stadsdelshus med uppdrag att se över möjligheten att samlokalisera all verksamhet på Bohusgatan/Engelbrektsgatan och utreda om det finns förutsättningar för ett Aktivitetsbaserat arbetssätt. Förutom uppdraget var målet med projektet att: - Skapa en god arbetsmiljö - Vara en attraktiv och modern arbetsplats - Effektivitet genom en flexibel lokal som möter verksamhetens behov Med dessa mål skapas ett stadsdelshus som Centrumborna tycker om och gärna besöker. Projektet har under hösten 2015 genomfört beläggningsmätning och aktivitetskartläggning för att få fördjupat underlag om hur vi använder våra arbetsplatser under arbetsdagen och se vilka behov som finns inom förvaltningen. Alla aktuella enheter/avdelningar har sedan februari haft enhetsombud som en informationslänk mellan projektet och den egna enheten/avdelningen. Enhetsombuden har varit informationsbärare och även deltagit i olika aktiviteter under våren Under våren 2016 genomfördes studiebesök samt tre workshoptillfällen ledda med stöd av arkitekter för att i bred samverkan få viktigt information av medarbetarna gällande hur en lokal skulle kunna stötta verksamhetens olika uppdrag och behov samt främja samverkan än mer. Responsen har varit ett rungande ja till ett gemensamt stadsdelshus. Alla har varit samstämmiga i att en gemensam arbetsplats skapar bättre förutsättningar för spontana möten, verksamhetsutbyte och fördjupat samarbete. Det ger även möjlighet att utnyttja lokalen mer effektivt. Allt i ett hus som är utformat för att stötta verksamheten och dess behov skapar en känsla av sammanhang, bidrar till en god attraktiv arbetsmiljö och ger en bra service för våra Centrumbor. Det finns utrymme att arbeta aktivitetsbaserat under förutsättning att alla enheter/avdelningar tillförsäkras de funktioner de behöver för att kunna göra alla sina uppdrag. Förslaget är att varje enhet/avdelning får vara delaktiga i utformningen av sin hemvist som blir ett nav och naturlig träffpunkt. Ett aktivitetsbaserat arbetssätt ger möjlighet till effektivisering genom att ingen har en egen arbetsplats alla har tillgång till alla arbetsplatser/funktioner. Aktivitetskartläggningen visar att vi använder våra fasta arbetsplatser mellan ca 20 till Göteborgs Stad Centrum, tjänsteutlåtande 2(7)

6 40 % under arbetsdagen. Slutsatsen är att vi redan idag arbetar i de miljöerna/funktioner vi behöver för att kunna göra våra uppdrag. Genom att frigöra dessa fasta individuella arbetsplatser till allas arbetsplatser finns utrymme att skapa andra funktioner som efterfrågas av medarbetarna. Önskemålen är framför allt koncentrationsytor, möjlighet att få utföra sina uppdrag utan att bli störd, telefonutrymmen, fler mötesytor, projektytor och bättre besöksrum som är anpassade för våra olika besök. För att detta arbetssätt ska fungera krävs en organisation som hanterar alla så kallade husfrågor och teknisk support. Då verksamheten är under ständig förändring finns behov av att anpassa efter de behov som är dagsaktuella så att lokalen stöttar verksamheten och dess behov. Det finns behov av att tydliggöra vem i organisationen som ansvarar för arbetsmiljöfrågor utifrån funktionsvariationer. Samma organisation behöver hantera säkerhetsfrågor och ha en budget för alla kostnader gällande lokal, inventarier och teknisk utrustning. Projektet har identifierat bristen på gemensam organisation för husfrågor och teknisk support som en risk för bristande måluppfyllelse. Denna organisation kan stötta ett smartare arbetssätt. Genom en tydlig organisation där det framgår vem som gör vad, undviks ett eventuellt dubbelarbete. Reflektioner från workshopen med OkiDoki JA till ett gemensamt stadshus Aktivitetsbaserat arbetssätt fungerar om alla funktioner som efterfrågas tillförsäkras Inredningsteman: Grönt Öppet Tryggt - Energi/Puls Att ta med i det fortsatta projektet: - Ledarskap i förändring - Tekniken - Fortsatt process med delaktighet. Bra jobbat hitintills. - Möta behov per enhet/avdelning genom delaktighet i utformning av egen hemvist. - Uppföljning. Allt kan inte vara klart på en gång. Följ upp och fixa efterhand. Ekonomiskt perspektiv Stadsdelsförvaltningen bedömer att dagens hyresnivå inte kan vara utgångspunkten för jämförelse när det gäller ekonomiska perspektiv. Den fysiska arbetsmiljön på Bohusgatan har varit föremål för omfattande utredningar och åtgärder sedan flera år tillbaka och är ständigt återkommande på samtliga arbetsmiljöronder. För att komma tillrätta med den fysiska arbetsmiljön på Bohusgatan krävs omfattande anpassningar alternativt flytt till andra lokaler. De ekonomiska perspektiven och jämförelserna kommer att utgå från Lokalförvaltningens förslag (Alternativ 1 Nytt stadsdelshus) och en uppskattad kostnad för anpassning/flytt avseende verksamheten på Bohusgatan (Alternativ 2) samt övriga adressers nuvarande hyresnivå. Alternativ 1 innebär samlokalisering för dagens verksamheter på adresserna Bohusgatan/Engelbrektsgatan, Postgatan och Kronhusgatan. Verksamheten skulle förläggas på Bohusgatan 13-15, entréplan samt våning 1. Ytan blir totalt kvm. Alternativet medför en yteffektivisering med 16 % jämfört med dagens ytor och bygger på ett aktivitetsbaserat arbetssätt. I kostnaden ingår anpassningar samt att lokalen är inflyttningsfärdig (nyskick) med fördelningen 80 % öppna ytor och 20 % rum. I denna kostnad ingår nytt Göteborgs Stad Centrum, tjänsteutlåtande 3(7)

7 ventilationssystem och kända problem i befintlig lokal ska vara åtgärdade. Hyreskostnaden blir ca 14,4 mkr/år. Alternativ 2 bygger på antagandet att Bohusgatan anpassas/ersätts med ytor baserade på 13,4 kvm/person för 250 personer. Utgångspunkten är samma kvadratmeterhyra som vid inhyrning av lokaler till Alternativ 1. Förutom adresserna Bohusgatan/Engelbrektsgatan är verksamheter på adresserna Postgatan och Kronhusgatan inkluderade med dagens hyresnivå. Hyreskostnaden för detta alternativ beräknas bli ca 13,4 mkr/år. Alternativ Hyreskostnad mkr/år* Alternativ 1 14,4 Alternativ 2 13,4 *2016 års nivå Enligt tabellen ovan är skillnaderna i årshyran mellan Alternativ 1 och Alternativ 2 ca 1 mkr. Genom att samla alla verksamheter på en adress ges möjlighet och tillgång till alla resurser samlat. Samlokalisering bidrar till minskade restider och att befintliga resurser används smartare. Erfarenheter från aktivitetsbaserat arbetet är en ökad effektivisering bland annat genom kortare och effektivare möten. Sammantaget kan dessa faktorer leda till en ökad måluppfyllelse. Kostnader för flytt samt verksamhetsspecifik inredning såsom möbler, lås, larm och nätverksinstallation tillkommer. Lokalförvaltningen har inte kunnat ta fram andra ytor som motsvarar förvaltningens behov. Det är en utmaning i centrala Göteborg att hitta lokaler efter motsvarande volym. Barnperspektivet Genom att skapa ett Nytt stadsdelshus kan lokalen anpassas för att barn och deras familjer ska kunna ta del av förvaltningens information på ett lättillgängligare sätt. Lokalen kommer även kunna ha bättre besöks- och mötesrum som är anpassade för barn och deras familjer vid behov. Jämställdhets- och likabehandlingsperspektiv Jämställdhets- och likabehandlingen stärks genom att lokalen är anpassad för verksamheten och dess behov samt att den erbjuder bra besöks- och mötesrum för centrumborna. Alla får tillgång till anpassade fräscha lokaler som stöttar verksamhetens uppdrag, samverkan och är effektivt använda. Lokalen ska innehålla en god och trygg arbetsmiljö samtidigt som det är en trygg och inbjudande lokal för våra besökare. Lokalen ska vara tillgänglig och välkomnade för alla. Det blir lättare för Centrumborna att få tillgång till förvaltningens service då den är samlad på ett ställe. Miljöperspektiv Lokalen ska anpassas efter dagens miljökrav. De material som kommer användas motsvarar dagens miljökrav. Ytan används mer effektivt och bidrar till minskade kostnader. Dagens teknik ska stötta verksamheten och möjliggöra att arbetet kan utföras Göteborgs Stad Centrum, tjänsteutlåtande 4(7)

8 i andra miljöer och därmed mer effektivt för både våra brukare och medarbetare. Pappersanvändningen minskar genom väl genomtänkta och implementerade gemensamma strukturer för bland annat dokumentationshantering. Genom att samla alla verksamheter i ett och samma hus minskar även restid mellan olika verksamheter och spontana möten bidrar till högre effektivitet genom samverkan och verksamhetsutbyte. Omvärldsperspektiv Utveckling gällande utformning av kontorsarbetsplatser har övergripande gått från cellkontor till kontorslandskap till aktivitetsbaserade kontorsytor. Forskaren Christina Bodin Danielsson visade i sin doktorsavhandling: The Office an explorative study KTH 2010, att: - Människor trivs sämst i de traditionella öppna kontorslandskapen. - Man trivs bäst i enskilda rum eller på den totalt flexibla arbetsplatsen. - Design är viktigare än vi någonsin trott Detta utifrån hälsa, välbefinnande och arbetstillfredsställelse. Det pågår ett perspektivskifte där vi tidigare talade om arbetet som platsen vi gick till och numera talar om arbetet som det vi faktiskt utför oavsett plats. Digitaliseringen har skapat andra möjligheter att utföra arbetet oavsett plats. Möjligheten att medarbetarna får tillgång till fler funktioner under en arbetsdag är något som lyfts fram som positivt. Det är inte ekonomiskt hållbart att bygga individuella cellkontor då den genomsnittliga beläggningsgraden nationellt sett är ca 30 %. Cellkontoret står då tom 70 % av en arbetsdag. Istället har utvecklingen gått till att erbjuda de funktioner medarbetarna har behov utav, skräddarsydda lösningar där ingen har en egen arbetsplats, utan väljer den plats de behöver utifrån sitt uppdrag. I staden pågår flera kontorsprojekt där lösningen kommer bli aktivitetsbaserad. Exempelvis Selma Lagerlöfstorg, Opaltorget, Högvakten, Kretslopp och vatten med flera. Lokalsekretariatet håller på och tar fram ett ramprogram för aktivitetsbaserade lösningar och Intraservice har fått uppdrag att ta fram mobila lösningar som behövs när det gäller ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Arbetsmiljöperspektiv Dagens fysiska arbetsmiljö är inte bra. Lokalerna på Bohusgatan och Engelbrektsgatan är inte anpassade för dagens verksamheter. Lokalerna är trånga och maximalt förtätade för att kunna möjliggöra arbetsplatser till alla medarbetare. Situationen på Bohusgatan har varit ansträngd sedan flera år tillbaka och återkommit på samtliga arbetsmiljöronder. Det handlar om torr inomhusluft, inomhustemperaturen, bristande tillgång till lunchrum, mötesytor, koncentrationsytor och att flödena i lokalen är placerade så att alla stör varandra maximalt. Tillsammans med trångboddhet skapar detta en sammantagen dålig arbetsmiljö som påverkar medarbetarna dagligen. Under åren har ett flertal mätningar gjorts återkommande för att komma till rätta med det som går att justera under rådande förutsättningar. Dagens brister går inte att komma tillrätta med utan omfattande anpassningar alternativt flytt till nya ytor. Vid anpassning av ytorna tillkommer kostnader för evakueringslokaler, flytt och ökade hyresnivåer. Förvaltningens överväganden Den sammantagna bilden är att stadsdelsförvaltningen står inför att lösa den fysiska arbetsmiljön på Bohusgatan Dagens lösning är inte tillfredsställande och något fortsatt alternativ. Detta kommer att innebära flytt till nya lokaler alternativt total Göteborgs Stad Centrum, tjänsteutlåtande 5(7)

9 anpassning av befintliga lokaler. Under den pågående arbetsprocessen har samlokaliseringen i ett Nytt stadsdelshus kommit fram som det bästa förslaget på lokallösning. De positiva effekterna av en samlokalisering kan sammanfattas som: - En god arbetsmiljö - En attraktiv och modern arbetsplats - En effektiv och flexibel lokal som stöttar verksamhetens behov och bidrar till högre grad av samverkan/verksamhetsutveckling vilket leder till ökad kundnytta. - Detta bidrar till ett Nytt stadsdelshus som Centrumborna tycker om och gärna besöker. Förvaltningen tillstyrker ett gemensamt stadsdelshus och ett aktivitetsbaserat arbetssätt där varje enhet/avdelning har egen hemvist att utgå ifrån. Samråd Samtliga enheter/avdelningar som är berörda har fått möjlighet anmäla ett enhetsombud. Enhetsombudet har fått uppdaterad information att delge kollegorna och även varit en länk för frågor både från medarbetare och projektet. Enhetsombuden har deltagit i studiebesök och workshops ledda av arkitekter för att ta fram önskemål kring hur en ny lokal kan gestaltas. Alla medarbetare har fått kontinuerlig information genom intranätet med olika nyheter och filmer. En egen informationssida har skapats under Mitt Centrum. Särskilda öppna informationstillfällen har erbjudits under lunchtid under våren Chefer har fått information genom chefsbrev och på chefsmöte. Nämnden har informerats på aprilmånads sammanträde. Samverkan En särskild samverkansgrupp bildades under hösten 2015 och har träffats kontinuerligt för information under löpande projekt. De fackliga ombuden har även varit inbjudna att delta på studiebesöken. Samverkansgruppen består av representation från Kommunal, SSR och Vision. Ärendet samverkades på särskild samverkansgrupp Birgitta Roos Stadsdelsdirektör Zenita Källner Projektledare Expedieringskrets: Kommunstyrelsen Bilaga 1: Yttrande beträffande inhyrning av nytt stadsdelskontor från lokalsekretariatet Bilaga 2: Delrapport Nytt stadsdelshus Bilaga 3: Förstudierapport OkiDoki Göteborgs Stad Centrum, tjänsteutlåtande 6(7)

10 Göteborgs Stad Centrum, tjänsteutlåtande 7(7)