Aktivitetsbaserat arbetssätt inom Trafikverket

Transkript

1 Aktivitetsbaserat arbetssätt inom Trafikverket Bo Johansson HR Arbetsmiljö och Lokaler Nationellt ansvarig för Aktivitetsbaserade kontor 1

2 Trafikverkets uppdrag Trafikverket ansvarar för långsiktig planering av transportsystemet för vägtrafik, järnvägstrafik, sjöfart och luftfart samt för byggande, drift och underhåll av de statliga vägarna och järnvägarna. Trafikverket prövar också frågor om statligt bidrag till svensk sjöfartsnäring och verkar för tillgänglighet i den kollektiva persontrafiken genom bland annat upphandling av avtal. Fakta om Trafikverket Generaldirektör: Lena Erixon Huvudkontor i Borlänge Trafikverket har cirka anställda HR arbetsmiljö och lokaler ansvarar för våra kontorslokaler på de 27 allmänna kontoren; huvud-, region-, och lokalkontor. 2

3 Vi behöver dra nytta av kompetensen hos flera generationer Arbetskraftens demografi Generation Z Född 2002 Stabilitet & säkerhet Millennials (Generation Y) Född Frihet & flexibilitet Generation X Född Work-life balans Baby Boomers Född Arbetssäkerhet Traditionalister Född Husägare 3

4 Vad är viktigt för morgondagens talanger? Talanger 65% av barnen som går i skolan idag kommer att börja jobb som ännu inte finns 3 av 5 millennials kommer att byta jobb inom 5 år 91% av millennials säger att socialt ansvar är viktigt när de väljer organisation att arbeta för 64% av millennials säger att deras jobb ska göra världen en bättre plats Coaching & Feedback Kortsiktiga mål Flexibilitet Tillit Samarbete Kreativ arbetsmiljö 4

5 5 Vad krävs för att vi ska få ta del av denna värdefulla kompetens?

6 Trafikverkets kontor ska spegla våra värderingar och bidra till att vi arbetar mer tillsammans. Genom att skapa en stimulerande, modern och digitaliserad miljö kommer vår verksamhet att bli bättre. Jag är övertygad om att rätt använda aktivitetsbaserade kontor ger oss bra förutsättningar för det. Lena Erixon, generaldirektör 6

7 Syfte och mål koncept för aktivitetsbaserade kontor Trafikverkets aktivitetsbaserade kontor syftar till att främja samverkan och interaktion på arbetsplatsen. Att skapa kreativa, inspirerande, hälsofrämjande miljöer och skapa förutsättningar för att bli en mer attraktiv arbetsgivare. Målet med utformningen av den aktivitetsbaserade lokalen är att stödja detta och att den blir mer flexibel, resurs- och kostnadseffektiv genom ett bättre utnyttjande av ytan och arbetsplatserna. 7

8 Bakgrund Trafikverket har en stor och mångfacetterad verksamhet där behov och förutsättningar skiljer sig mellan olika delar. Vi ska hushålla väl med statens resurser och inte ha högre lokalkostnader än vad som bedöms nödvändigt utifrån verksamhetens behov. Mätningar visar att beläggningen på våra kontor ligger på cirka 30-50%. Vår verksamhet och organisation är under ständig förändring. Det innebär att Trafikverket behöver bli mer flexibla i användningen av kontorsytor och behöver lokaler som kan svara upp mot dessa förändringar över tid. Detta gäller även den digitalisering vi står inför. Behov av en ökad samverkan och kunskap om våra olika verksamheter och förbättrad intern kommunikation. 8

9 Utmaningar Verksamheten växer då stora investeringar görs i olika infrastruktur projekt. Under de närmaste åren kommer Trafikverket växa med ca 1000 nya medarbetare. Vi går från traditionella kontorslösningar som cellkontor och kontorslandskap till öppna och aktivitetsbaserade kontor. Vi behöver förbereda verksamheten och skapa förståelse för vad det aktivitetsbaserat arbetssättet innebär för både chefer och medarbetare. Tillsammans ska vi skapa en kultur som bidrar till ett bättre samarbete mellan våra olika verksamheter. Att det tar tid att skapa förståelse för hur man ska arbeta i en aktivitetsbaserad miljö. 9

10 Hur har vi arbetat med förändringsarbetet? Förankring Få ledningens commitment Chefens roll som ambassadör för en lyckad förändring Synpunkter från medarbetare och chefer Samarbete med fackliga organisationer Implementering Tagit fram en ny implementeringsprocess Drivit förändringsarbetet i projektform Bildat en styrgrupp med representanter från verksamheten Skapat delaktighet genom att bilda lokala arbetsgrupper Erbjudit utbildning och studiebesök Samarbetat med företagshälsovården 10

11 Hur har vi arbetat med förändringsarbetet? Kommunikation Aktivitetsbaserad sida på intranätet Konceptbeskrivning Frågor och svar Omvärldsbevakning Ledningens budskap Animerad film 11

12 Hur har vi arbetat med förändringsarbetet? Kommunikation Blogg för information och delaktighet i förändringen 12

13 13

14 Hur ska våra kontor vara utformade? Aktiv zon Mellan zon Tyst zon Här kan du både arbeta och ha möten Här arbetar man mer fokuserat men det är ok att prata i normal samtalston Här är det tyst och man har sin telefon på ljudlöst läge 14

15 Så här kommer ett av våra kontor att se ut Mellan zon Tyst zon Aktiv zon 15

16 Vilka möjligheter ser vi? För medarbetaren Variation - varje arbetsaktivitet kan utföras i den miljö som är bäst lämpad för uppgiften Möjlighet att placera sig vid de kollegor man samarbetar med för stunden Positivt för nyanställda som snabbare kommer in och lär sig verksamheten För organisationen Lokalen är flexibel och möter de krav som ställs av en föränderlig organisation Kan öka och minska antal medarbetare utan att behöva möblera eller bygga om En inspirerande miljö med naturligt informationsutbyte mellan kollegor 16

17 Lärdomar Driv som ett förändringsprojekt Jobba i team, tufft att driva själv Bjud in till workshops och seminarier Skapa delaktighet i arbetsgrupper Våga driva på i förändringen Samarbeta med HR och fackliga organisationer Ta hjälp av företagshälsovården och deras kompetens Håll ut och utvärdera efter ett år Samverka med andra och ta vara på gjorda erfarenheter Informera Informera och Informera 17

18 18 Frågor?