Frågor och svar. Luftfilter FÖRENING UPA

Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: HUSBYGGNADSVAROR HBV Namn: Luftfilter 16-130 FÖRENING UPA Handläggare: Mårten Kempe Referensnr: 16-130 Telefon: +46 8 556 765 28 Beskrivning: HBV ramavtal på luftfilter E-post: marten.kempe@hbv.se 27 2015-11-17 16:40 Måste få ett förtydligande om vi ska fylla i den semidolda varukorgen? Publikt svar 2015-11-18 07:44 När anbuden inkommit vilket måste innehålla bl a bilaga 5 (kalkylblad A och/eller B samt fraktpriser som finns på samma kalkylblad som del C) till detta måste anbudet innehålla anbudsgivarens brutto/nettoprislista på samtliga filter som man önskar att avtalat ska omfatta. Helst så ska brutto/nettoprislistan vara separerad så att anbudsgivare som lämnar anbud på både del A och B inte får med exempelvis P-märkta filter om man enbart erhåller kontrakt för del B eller vise versa. Efter den 27 nov så kommer HBV att skicka ut den semidolda varukorgen med alla de detaljer som inte framgår idag, enbart till anbudsgivarna. Anbudsgivaren får då prissätta enligt den brutto/nettoprislista som tillhör anbudet. D.v.s det är inte tillåtet att förändra priset. 26 2015-11-17 10:11 För bruttoprislista, i mallen är det inkluderat energiklass. Ska detta anges för varje artikelnummer? ( >10 000 olika artiklar) Enligt Eurovent 4/21 så får man bara ange energiklass på helmoduler (592x592). Man får även ange för vissa liknande storlekar. Se nedan utdrag från Eurovent. Vi har ingen möjlighet och får inte heller ange energiklass för samtliga artiklar. OM-11-2015: Display of Eurovent Energy Efficiency rating on filters with face dimentsions different from 592x592 according to EN 15805 in literature, selection programmes and advertising Filters with face dimensions different from 592x592 according to EN 15805:2010 but which dimensions are listed in Table 1 of EN 15805:2010 or equal to 592x490 mm or equal to 490x490 mm can be rated according to RS 4/C/001 with the same energy class as the certified filters with the standard size belonging to the same filter family (see definition of filter family in RS 4/C/001). ISO 15805:2010 Holding frame dimensions (Nominal dimensions)a Filter face dimensions (Header dimensions) Width Height 592 592 490 592 287 592 592 287 490 287 287 287 Publikt svar 2015-11-16 13:49 I bilaga 5 (del A & B) så är celler för energiklass för övriga filtertyper än Påsfilter gråmarkerade. Gråmarkeringen betyder att vi inte avkräver någon uppgift om energiklass. Enligt den information som framkom under förstudien så kan filterklass/energiklass interpoleras fram ifrån de erhållna värden som man får fram när man utför ett oberoende test av helmodul. Anbudsgivare ska lämna uppgift om energiklass på alla påsfilter i helmodul, och på övriga påsfilter storlekar som specificeras i frågan. Beträffande de påsfilter i de storlekar som framkommer i frågan, bedömer HBV att det är en uppgift som Sida 1 av 13

anbudsgivarna har full vetskap om redan idag. Anbudsgivarens egna uppgifter i bruttoprislistan är den prestanda som HBV kommer att kunna verifiera vid stickprov som kommer att ske under avtalstiden. HBV bedömer därför leverantörens egen uppgift. och inte det bästa resultatet ett visst filter erhållit vid ett oberoende test. 25 2015-11-17 10:09 Förtydligande angående 10 Publikt svar 2015-10-27 10:39 Exakt hur HBV och vår sakkunnige kommer att tolka testrapporter och bedöma eventuella brister i anbud kan omöjligt besvaras innan utvärderingen är klar. HBV delar inte frågeställarens åsikt att det är oklart hur ett eventuellt anbud där ett enstaka påsfilter med energiklass C kommer att prisutvärderas. Stycke 5.4.2 beskriver utvärderingskriterium. Upphandlingens ska-krav framgår under stycke 4 med underpunkter. Vi tycker kraven är väldigt tydliga och svårt se hur man kan tolka detta på olika sätt. Antingen mäter man skallkrav eller inte. Men om HBV har ambitionen att skriva minst tre avtal i varje kategori oavsett om man möter skallkrav eller inte bör regelverket förtydligas. Rangordning på hur kriterier hanteras bör klargöras, 1. De som klarar B kravet vilket är digitalt ja eller nej kommer de rangordnas enligt bästa pris? 2. Når man inte tre avtal så öppnar man upp för de som har ett C så får nästa avtal i rangordningen. 3. Osv Publikt svar 2015-11-17 10:09 HBV anser att frågan redan är besvarad om hur ett anbud där ett enstaka filter i energiklass C (eller lägre) kommer att hanteras. Dels angående beräkning av nedjusteringsfaktorn och uppräkning av priset för filtret i energiklass C. I teorin kan ett anbud med ett enstaka filter i energiklass C (där priset blir uppräknat och ingen nedjusteringsfaktor för energiklassade filter medges) vinna över ett annat anbud med generellt dyrare filter i nettoprislistan (i bilaga 5). Det förutsätter dock att den anbudsgivare som behövt ta till den åtgärden att lämna ett anbud med något enstaka filter i energiklass C har lämnat konkurrenskraftiga priser på övriga efterfrågade filter och då även de energiklassade filter som man faktiskt klarar. HBV har gjort detta val för att utnyttja den konkurrens som finns och för att inte favorisera någon speciell anbudsgivare. Genom att medge ett enstaka undantag angående krav på energiklassning B eller högre, som också är beskrivet hur vi kommer att hantera. Så förebygger HBV risken för att upphandlingen kan prövas huruvida kravet är oproportionerligt ställt. I bilaga 5 efterfrågas bl a F8 och F9 filter och dessa utgör endast ett mindre antal. 24 2015-11-17 09:59 Förtydligand på svar fråga 19:9 Fråga 19:9, Man har inte testrapporter på halvmoduler, kolfilter, panel och kompaktfilter. Är det ok att man lämnar denna rutan tom? Svar HBV 19:9, Testrapporter behövs enbart för efterfrågade påsfilter i bilaga 5. Grovfilter och M5 utan BELOK är undantagna. Fråga avseende ovan, då 500 mm filter är exkluderat från Belok kalkylen enligt tidigare förtydligande från HBV är det då rätt uppfatta att vi då inte behöver lämna in oberoende testrapport på filter med 500 mm djup? Angående HBVs svar på fråga 23. Där HBV skriver att man förbehåller sig rätten att göra kontroll på SPs hemsida angående P-märkning. Borde inte HBV även göra motsvarnade förbehåll att kunna uppgifters riktighet även på www.eurovent-certification.com? Publikt svar 2015-11-17 09:59 Man behöver inte lämna testrapporter på de filter som nämns i frågan. För halvmoduler bör dock filtrets filterfamilj framgå i testrapport för helmodul. Så vitt HBV känner till angående Eurovent klassade filter så utgår man alltid från helmoduler med påslängd 600/635mm och därifrån interpolerar man fram teoretiska värden för andra storlekar (båda ramstorlek och påslängd) och förutsatt att filtrets konstruktion och filtermedia är identiskt med helmodulen så kommer ett antal filter som det oberoende testinstitutet bedömer att anges på samma Eurovent testrapport. Flera filter i samma filterfamilj bedöms således ha Sida 2 av 13

liknande egenskaper som testad helmodul. Om påsfiltret med påslängd 500mm finns omnämnd i Euroventcertifikatet så hänvisar man till det dokumentet som bör vara samma som för filter i påslängd 600/635mm. Om helmodul med 600/635mm även är P-märkt och ingår i samma filterfamilj så får man även godta att påslängd 500mm även tillverkas enligt P-märkningen. HBV förbehåller sig även rätten att kontrollera riktigheten i anbuden genom kontroll på Eurovents hemsida. 22 2015-11-13 14:13 ang svaret på fråga 19. Är det inte en nolla för mycket i räkne exemplet? Det står 1000000kr men alla övriga tal tyder på att det borde ha varit 100000kr Publikt svar 2015-11-13 14:13 Tack för påpekandet. En uppenbar felskrivning. Det verkar ändå som exemplet har tolkats på korrekt sätt. 23 2015-11-13 14:12 Hur vill ni att vi ska redovisa att det är P-märkta (eller likvärdigt) M5-F9 produkter som offererats i anbudsområde A? Går ni själva ut och kontrollerar på Sps hemsida eller vill ni att vi bifogar P-märkningscertifikat på respektive filterklass? Publikt svar 2015-11-13 14:22 I kolumn N så är det meningen att någon form av hänvisning till testrapport ska anges. HBV önskar att efterfrågade produkter i bilaga 5 styrks med P-märkningscertifikat (eller likvärdigt), med tidigare nämnda undantag. G klassade filter och M5 som inte ingår i BELOK samt övrigt sortiment som inte ingår i P-märkningen (eller likvärdigt). HBV förbehåller sig rätten att både kontrollera riktigheten för inlämnade P-märkningscertifikat samt att styrka missade P-märkningscertifikat som saknas. HBV kommer i så fall enbart att göra kontroller på SPs hemsida. 21 2015-11-13 13:56 Vi undrar lite om detta med testning av filter hos Vokes Air eller Camfil. Först och främst känns det lite märkligt att ovan namn nämns då de troligtvis också kommer att lämna in anbud. Känslan av att dessa kommer att särbehandlas på något sätt infinner sig! (Jag förstår dock att jag säkerligen har fel där) Vi har läst svaret på föregående fråga om denna punkt och tycker att syftet är gott. dock har vi en del funderingar kring detta. Vilka krav har ställts på dessa leverantörers testanläggningar och varför har just dessa valts ut? Vi vet av tidigare erfarenheter att tester gjorda av konkurrenter alltid blir partiska därför undrar vi följande: Om våra filter blir "utmanade" för test, kommer vi då vidtalas om detta innan test? Ett absolut krav anser vi, är att vi i så fall blir vidtalade innan testning och har möjlighet att närvara vid detta test. Vi vill säkerställa att anläggningen är nollställd, kalibrerad och så vidare. Om leverantören vars filter skall testas hos en konkurrent ha möjlighet att närvara har vi inget problem med denna punkt, vi skulle även vilja att det står med i avtalet. Borde egentligen inte beställaren (HBV) stå för alla tester för sin avtalsuppföljning? Publikt svar 2015-11-13 13:56 I HBVs förstudie inför denna upphandling så har HBV träffat samtliga nuvarande leverantörer samt ytterligare tre möjliga anbudsgivare (utmanare). En av dessa utmanare utan avtal med HBV samt en befintlig leverantör erbjöd oberoende av varandra att bistå HBV med tester av helmoduler i sina testanläggningar. Flera filtertillverkare har beklagat att ofta brister upphandlande myndigheter (som omfattas av LOU) att göra avtalsuppföljning. Vilket kan vara en orsak till att s.k anbudsprodukter används vid anbudsfasen och andra produkter under kontraktstiden. Sida 3 av 13

HBV önskar ge ett tydligt signalspråk att vi kommer att göra avtalsuppföljning och vid kontraktsbrott också häva avtal om det blir nödvändigt. I föregående fråga-svar beskrivs hur test kommer att användas hos Camfil samt Vokesair och att HBV känner till vilken filterklass samt energiklass som beställts och som kan förväntas. Det är självklart så att dessa uppgifter om "filterklass" samt "energiklass" är anbudsgivarens helt egna uppgift/påstående och det ska inte vara helt riskfritt att leverera filter som inte uppfyller de prestanda som anbudsgivaren själv anger i prislistan.testet kan således bespara både HBV, medlemmen samt filterleverantören pengar, förutsatt att testet bevisar att leverantören levererat det som beställts. Om testet inte överensstämmer med beställd vara, så görs ett test hos SP-som filterleverantören riskerar att få ersätta HBV med den faktiska kostnaden. Stickprovstest bör inte leverantören få någon detaljerad information om, hos vilken medlem filtret tas, vilken typ av filter det handlar om. Möjligen så kommer leverantören att få vetskap om att i typ april månad så kommer ett stickprov att göras. HBV kan även göra ett oanmält besök hos leverantör som får sporadiska beställningar och hämta helmoduler från hyllan. Tester motsvarnade Eurovent EN 779:2012 tar som regel 24-48 timmar så HBV kommer inte att närvara på plats under 2 dagar. Båda anläggningarna är mig veterligen ackrediterade anläggningar, så man måste utgå ifrån att man inte önskar riskera sin ackreditering. I framtiden kan det absolut bli aktuellt att låta testverksamheten utföras av andra tillverkare än dessa två. Anbudsgivare som av någon anledning ändå inte accepterar detta kontraktsvillkor som HBV ställer, kan uppfylla kontraksvillkoret om man styrker i försäkran i anbudet att man förbinder sig att HBV har rätt att välja vilka filter som ska testas och att man förbinder sig att stå för alla kostnader för dessa test om man kräver att just SP i Borås ska utföra testen. Kostnaden får anbudsgivaren bära oavsett utfall i testet. När HBV upphandlar andra avtalsområden begär vi när så är möjligt branschcertifiering eller krav på auktorisation, där en oberoende 3:e utför kvalitetskontroll. Exempel på detta kan vara: krav på GVK auktorisation, Säker vatten m fl. Då är det alltid leverantören själv som får stå för alla kostnader och i händelse av att brister i kvalité på utfört arbete upptäcks, så dras auktorisationen in och avtalet sägs upp. HBV kommer att initiera en testplan med nedan angivna förutsättningar: - HBV bestämmer vilken leverantör och vilka filter som ska testas. - Testuppdrag fördelas på Camfil och Vokesair. När någon av dessa båda ska testas skickas filter till konkurrenten alt SP. - I förfrågningsunderlaget anges 2 st fria helmoduler och filtertyp och år. - Vid positivt utfall av test, behövs ingen påföljande test hos SP. Vid negativt test så gör testet om hos SP. Negativt utfall hos SP kan medföra skadestånd/hävning. - Stickprov gör helt utan misstanke. - Test görs enligt Eurovent EN 779:2012 - Kostnaden för test hålls nere med detta upplägg, men test utförda hos SP om leverantören motsätter sig att ovan nämnda tillverkare utför testen utan ersättning, får alltid anbudsgivaren själv stå för. 20 2015-11-12 15:28 I Upphandlingsföreskrifter på sid 16 så beskrivs 10% nedjusteringsfaktor för hämtlager och sopcontainer för uttjänta filter. Borde det inte stå hämtlager för filter där ordet "rörmaterial står skrivet? Under punkt 7.3.6 så anges i detaljerad form faktureringsvillkor med bl a krav på E-fakturering. Hur lång tid på sig har man som antagen leverantör att anpassa sig till HBVs krav? Är det bör krav eller måste man klara samtliga dessa krav? Publikt svar 2015-11-12 15:17 Tack för det påpekandet. Det ordet "rörmaterial" samt åsyftningen på 12 st butiker blev fel. Det som gäller för 0% nedjustering är "Anbudsgivare som inte kan styrka någon av ovanstående kriterier = 0% nedjusteringsfaktor" Som antagen leverantör måste man vara beredd att implementera en E-faktura lösning enligt HBVs krav. Beroende på mängden fakturor så kan tidsfaktorn diskuteras, men om fakturaflödet är omfattande så kan tiden för att implementering vara så kort som 2 månader. Antagen leverantör som inte avser följa detta avtalsvillkor, riskerar att få avtalet hävt. 19 2015-11-12 14:59 1, Det räknas som prismanipulation att lämna pris på ett A+ filter för ett filter som BELOK-redovisas och därefter lämna pris på ett A eller B klassat filter (exempelvis i halvmodul). Kan ni förklara detta närmare? 2, Om testrapporten för de grönmarkerade filtrena (på blad A+B) som ska redovisas med en BELOK-kalk även inkluderar halvmoduler som finns angivna i prisformuläret så är det dessa som ska anges i prisfälten. Kan Sida 4 av 13

ni förklara detta närmare? 3, Prisutvärderingen ska premiera anbudsgivare att lämna pris på filter med den bästa energiklassningen som möjligt. Hur premierar ni detta? 4, Desto fler A+ och A filter en anbudsgivare lämnar pris på genererar ett högre mervärde. Hur värderar ni detta? 5, Anbudsgivare som lämnar anbud för del A får inte lämna pris på del B med samma filter som för del A. D.v.s att P-märkta luftfilter inte kommer att antas för del B. Om de p-märkta filtrena inte är med i del A får man då lämna på p-märkta filter i del B? 6, I prisutvärderingen summeras den totala summan av nettopriserna för del A + beloppet från efterfrågade BELOK-kalkyler +totala summan den dolda varukorgen + frakt Från summan enligt föregående rad subtraheras anbudsgivarens eventuella mervärden. Detta ger ett justerat anbudspris. Hur mycket viktar ni mervärdena? 7,Efter vi lämnat in vårt anbud är det då du kommer skicka ut den semidolda prislistan som vi ska fylla i? 8, Ska anbudsgivaren räkna ut medelpriset på filtren med olika ramar själv? 9, Man har inte testrapporter på halvmoduler, kolfilter, panel och kompaktfilter. Är det ok att man lämnar denna rutan tom? 10 På följande pos finns inte storlek med. Va vänlig komplettera med detta. Pos21, 23, 24, 25, 26, 27. Publikt svar 2015-11-12 14:59 Svar på fråga 1 och 2. Upphandlingen går ut på att anbuden ska premiera anbud med så bästa möjliga energiklassning. Om anbudsgivare bedömer att exempelvis filter i A+ filter behöver kosta mer är 10-15% än motsvarnade filter i energiklass B, så kan detta eventuellt medföra att anbudsgivare försöker lämna pris på sitt näst bästa filter i energiklass A eller B och hoppas på att det lägre priset gynnar anbudet i prisutvärderingen. Om HBV hittar anbud där anbudsgivaren använder A+ enkom för BELOK men sedan väljer ett billigare filter med A eller B trots att P-märkt halvmodul finns i energiklass A+ i samma produktfamilj, då riskerar anbudet att bli antaget och/eller tilldelas för hög rangordning. Det är den typen av taktikprissättning som inte är tillåten, utan anbudsgivaren riskerar att få sina bästa filter i A+ (och eventuellt också A) att avlägsnade från den prislista som HBV kommer att lägga ut på medlemssidorna. Svar på fråga 3. Anbudsgivare som har efterfrågade produkter (produkter i energiklass B t.o.m A?) efterfrågas erhåller maximalt 10% nedjustering Offererade produkter med energiklass B t.o.m A+ kan dessutom maximalt medföra ytterligare +15% nedjustering. Svar på fråga 4. vad som krävs för att erhålla nedjustering framgår på sidan 17 i Upphandlingsföreskrifter. Svar på fråga 5. Upphandlingen är indelad i två delar. Anbudsgivare med P-märkta efterfrågade filter i bilaga 5 tävlar i en egen kategori, d.v.s del A. Anbudsgivare som lämnar anbud för del A och del B, men som inte tilldelas avtal med HBV för del A. Ska inte kunna sälja P-märkta filter om man bara blir antagen för del B. Anbudsgivare som avser att lämna anbud på del A och del B ska lämna separata bruttoprislistor med HBV rabatt för del A samt del B. Övriga filter som anbudsgivaren önskar få med i avtalet ska ingå i båda bruttoprislistorna och dessa filter ska ha i båda alternativen ha samma artikel Nr, brutto och nettopris. D.v.s att ett och samma kompaktfilter i del A eller del B måste ha samma pris. Anbudsgivare utan P-märkta filter har ingen möjlighet att lämna anbud på del A. Därför ska inte anbudsgivare som lämnar offert på både del A och del B få ytterligare en möjlighet att få HBV-avtal med samma P-märkta filter i del A som del B, även om man enbart lyckas erhålla ett kontrakt för del B. Svar på fråga 6. Anbud kan erhålla nedjusteringsfaktorer enligt Upphandlingsföreskrifter. Del A och del B utvärderas var för sig och kan därför få olika nedjusteringsfaktorer. Varje anbuds anbudspris justeras ned den nedjusteringsfaktor som respektive anbud kan styrka. Det betyder att ett anbudspris på 1000000kr som har en total nedjusteringsfaktor på 10% får justerat pris = 90000kr. Nedjusteringstalet blir då 10000kr. och ett annat anbud med ett anbudspris på 110000kr och 10% nedjusteringsfaktor får et större nedjusteringstal = 11000kr. Justerat pris blir dock högre = 99000kr. Svar på fråga 7. Anbudsgivare får alla saknade uppgifter i den nu semidolda varukorgen, först efter sista anbudsdag. Anbudsgivaren är dock bunden av redan lämnade priser i den bruttoprislista minus rabatt / nettoprislista på övrigt sortiment. Anbudsgivaren ska själv fylla i pris i den semidolda varukorgen och hämta prisuppgiften och artikel nr från bruttoprislistan. Så det är alltså inte fråga om någon "prutrunda" Svar på fråga 8. Anbudsgivaren ska svara med artikel nr och nettopris för de olika varianter av rammaterial som man önskar få med i ramavtalet. HBV räknar fram medelpriset enligt beskrivning i bilaga 5 och fråga-svar. Svar på fråga 9. Testrapporter behövs enbart för efterfrågade påsfilter i bilaga 5. Grovfilter och M5 utan BELOK är undantagna. Svar på fråga 10. I bilaga 5 anges tydligt fabrikat och modellbetäckning på samtliga positioner utom pos 21. För pos 21 avses Frankes vanligaste standard köksfläkt med bl a följande modeller: 210, 215, 240, 250 samt 260. Sida 5 av 13

Eller motsvarnade modeller från Cylinda eller Bosch. Pos24 och 25 har tydliga fabrikat och modellbetäckningar angivna. Pos 25 har måtten 443x210mm Pos 26 har måtten 443x310mm Pos 27 artikellista från tillverkaren bifogas pos27.pdf Publikt informationsmeddelande 2015-11-10 13:07 I bilaga 5 så finns ett tydligt exempel på hur en bruttoprislista ska vara utformad. Detta för att kommande prislistor ska vara så användarvänliga som möjlig. Under avtalstiden så kommer HBV att ha vidare samtal med antagna leverantörer om att harmonisera utformningen av prislistor. Som ett bra exempel på detta är rörbranschens VVS-kataloger med 25 flikar, och i filtersammanhang så utgör bifogat innehållsregister ett bra exempel. registerflikar.pdf Publikt informationsmeddelande 2015-11-09 14:17 I bilaga 5 så finns nettopriser för filterutbildning 1 dag resp. 2 dagar. Belastningspriser finns även angivna. I prisutvärderingen så kommer angivna belastningspriser att användas för anbud som har offererat lägre priser än de båda belastningspriserna. Det är tillåtet att lämna lägre priser, men anbudet kommer inte att dra någon ekonomisk fördel av dessa lägre priser. Syftet med att prisutvärdera nettopriser för filterutbildning är att långsiktigt jobba för en sundare leverantörsrelation utan gratistjänster. 17 2015-11-09 14:09 I bilaga 5 så beskrivs medelpriset för rammaterial. I den orangemarkerade texten framgår att anbud med enbart plastram så blir detta priset = medelpris. Om en anbudsgivare enbart har plåtram för plåsfilter, hur beräknas medelvärdet då? Publikt svar 2015-11-09 14:09 I förstudien inför denna upphandling har HBV fått uppfattningen att anbudsgivare generellt alltid har minst två typer av rammaterial. Därför står det beskrivet som det nu gör. Om HBV missuppfattat huruvida någon leverantör enbart har plåtramar att erbjuda HBVs medlemmar, så kan även anbud med enbart plåtramar för påsfilter hanteras. Då utgör priset för plåtram = medelpriset. Det får dock den konsekvensen att plåsfilter med plastramar inte kommer att accepters i den bruttoprislista med rabatt som ska bifogas anbudet. För anbud med enbart plastramar kommer inte bruttoprislistor med plåtramar att accepteras. Taktiska anbud ska i möjligaste mån beivras. 16 2015-11-09 14:08 I anbudsbilagan (bilaga 3)så finns en kryss-ruta om att man som anbudsgivare ska acceptera en namngiven sakkunnig person. Som anbudsgivare kan man känna sig kluven att svara JA att man accepterar HBVs sakkunnige person, och sedan eventuellt kan komma att vara kritisk angående den tolkning som den sakkunnige personen kommer fram tid i utvärderingen. Publikt svar 2015-11-09 12:02 Om man svarar JA i kryssrutan så accepterar man att HBV använder namngiven sakkunnig person för tolkning av testrapporter enligt Eurovent och P-märkning. HBV har i förstudien varit helt öppen med vem vi kommer att ta hjälp av och även fått en bred accept. Genom att kryssa JA så har man inte avsagt sig möjligheten att kritisera den konklusion som den sakkunnige kommer fram till. Sida 6 av 13

14 2015-11-06 16:20 Upphandlingsföreskrifter, kapitel 5.2 (gäller del A), sista meningen står det De/den anbudgivare som har det totalt lägsta nedjusterade priset kommer antas. I motsvarande stycke 5.4 (gäller del b) står det De/den anbudgivare som har det totalt lägsta priset per geografiskt område kommer att antas - Vår tolkning av detta är att kategori A är det ett rikstäckande avtal medans i grupp B kan komma att delas upp per region. I bifogat avtal anges att det ska vara rikstäckande avtal. Vad gäller? Om det görs en differentiering mellan grupp A och B där grupp B missgynnas vilket inte är i linje med principen om icke diskriminering vad är orsaken? Publikt svar 2015-10-27 11:11 HBV tackar för den observanta frågan. Del A och del B ska antas enligt samma beskrivning. Rätt ska vara De anbudsgivare som har det totalt lägsta nedjusterade priset kommer att antas. Någon geografisk indelning av upphandlingen blir det inte. Den meningen var en s.k uppenbar felskrivning och utgår därför. För att vara tydlig så är del A och B rikstäckande avtal. Anbudsgivare antagen för A eller B kan även bli antagen för del C men enbart för filterbyte av egna filter. Del C tillåter inte olika prissättning runt om landet. 11 2015-11-06 15:36 I er LCC beräkning har ni inte angett fläktens verkningsgrad och inte heller vilket flöde vi ska räkna på. Ska man använda det som är förskrivet i Belok? Det finns en risk otillbörligt gynnande av enstaka anbudsgivare om man kräver BELOK för påsfilter med påslängd 500mm. Därför bör LCC beräkningen för just påsfilter med påslängd 500mm utgå ur själva BELOK-beräkningen! Utöka i stället LCC kostnaden för påsfilter med 600mm längd genom att addera ihop angivet antal filter (med 500mm längd) med samma filterklass i 600mm längd. Angivna antal för materialpris kan dock kvarstå. Publikt svar 2015-10-27 11:58 I BELOK ska verkningsgraden var = 50% Luftflödet ska vara 0.944M3/sek 250gr stoftmatning. I BELOK ska filterpriset anges till 0kr/st (om BELOK inte hanterar 0kr/st som värde så ska pris sättas till 1kr/st) Materialpriset för efterfrågade filter finns ändå med i HBVs prisutvärdering, så anskaffningspriset behöver därför inte belasta anbudet 2 gånger. HBV vill inte riskera att otillbörligt gynna enstaka anbudsgivare. Därför utgår BELOK-kalkyl för påsfilter med 500mm längd. För att BELOK-beräkningen ändå ska utgöra den ursprungliga vikten i upphandlingens utvärdering, så kommer antal M5 600/636mm lång att bli 3500 st, M6 bli 3000 st och F7 bli 2000 st. 10 2015-11-06 14:58 Stycke 5.4.2, sid 17. Anbud med enstaka filter med sämre energiklass än B som ändå offereras i prisbilaga 5 riskerar att uteslutas, men kan komma att utvärderas Definitionen kan komma att utvärderas. är lite otydlig. Publikt svar 2015-10-27 10:39 HBV uppmanar ingen anbudsgivare att testa att offerera filter med sämre energiklass än B enligt Eurovent 4/21 då riskerar anbudet att eventuell förkastas. Av FFU framgår att de tre ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer att antas. Exakt hur HBV och vår sakkunnige kommer att tolka testrapporter och bedöma eventuella brister i anbud kan omöjligt besvaras innan utvärderingen är klar. HBV delar inte frågeställarens åsikt att det är oklart hur ett eventuellt anbud där ett enstaka påsfilter med energiklass C Sida 7 av 13

kommer att prisutvärderas. Stycke 5.4.2 beskriver utvärderingskriterium. Upphandlingens ska-krav framgår under stycke 4 med underpunkter. 9 2015-11-06 14:44 Fråga1. För delområde A som avser P-märkta filter från Eurovent certifierade leverantörer. Är det korrekt uppfattat att alla filter måste vara just P-märkta? Fråga 2. Hur ska man hantera enstaka filter som idag enbart har Eurovent klassificering, men där test för P-märkning pågår men inte är slutförd? Förutsatt att man redan har P-märkta filter i rätt energiklass för de flesta efterfrågade filterstorlekarna i bilaga 5? Fråga 3. För del B så anges i bilaga 5 i kolumn E filtermedia "syntet" och för G4 " "syntet/glas". Vilka filtermedia är då tillåtet att lämna på om man har glasmedia för F5 t.o.m F9? och syntet för G4 eller lägre? Fråga 4. Kolumnen för antal påsar anger inte antal påsar. Är det meningen att anbudsgivaren själv får ange antal påsar? Publikt svar 2015-11-06 14:44 HBV vill förtydliga kravet ytterligare och poängtera att det som avses är att påsfiltrena som efterfrågas för positioner 1 t.o.m 20 ska vara P-märkta "eller motsvarnade certifiering av annat likvärdigt organ". Med likvärdigt organ eller institut är det i synnerhet två saker som är avgörande för att kunna anses vara en likvärdig certifiering med P-märkningen. Dessa avgörande faktorer är: Årliga provningar av filterklass * Oberoende uttag ach visuell kontroll * Kontroll av tryckfallsdata och filterklass enligt EN 779:2012 Provning av långtidsegenskaper *Kontroll av urskillningsgrad mot givna minimumgränser under 6 månaders kontinuerlig drift under verkliga förhållanden (enligt SP-metod 1937) Svar 2. Anbudsgivare som avser lämna anbud för del A med P-märkta filter "eller likvärdigt" men som ännu inte har en färdigt P-märkning "eller likvärdigt" för enstaka filter (exempelvis med en viss påslängd, eller filterklass) bör ändå lämna anbud för del A om det aktuella filtret är Eurovent klassat och kan styrka att filtret/filtrena inte avviker mer än -5% från SP:s krav på lägsta partikelavskiljningsgrad. Svar 3. Angiven text för kolumn E i bilaga 5 är troliga exempel på filtermedia. Eurovent certifierade anbudsgivare med enbart Eurovent klassade filter ska lämna anbud för del B. Offererade filter får vara av såväl syntet och/eller glasmedia. Svar 4. Anbudsgivaren ska själv ange antal påsar för respektive artikel nr. Anbudsgivaren ska även ange (ja/nej) om plastpåse för förbrukat filter är inkluderat i priset. Om svaret är nej så läggs 2kr på á-priset i prisutvärderingen. 2kr påslaget gäller dock inte fettfilter. 8 2015-11-06 14:42 Vi vill gärna få ett förtydligande rörande prisbilagan. Prisutvärdering Anbudsområde A och Prisutvärdering Anbudsområde B Filtermedia är definierat i kolumn E i respektive xls-ark. Glas, Syntet och Glas/Syntet. Är det ett skallkrav att filter för respektive position i ovan xls-ark skall ha detta filtermedia? Exempel 1, Prisutvärdering Anbudsområde A Pos 1-4, 6-9 anges glas vilket då innebär att de filter som offereras på dessa positioner skall ha glas media? Pos 5 och 10 anges glas/syntet vilket då innebär att de filter som offereras på dessa positioner skall ha glas eller syntet media? Osv. Exempel 2 Prisutvärdering Anbudsområde B Pos 1-4, 6-9 anges syntet vilket då innebär att de filter som offereras på dessa positioner skall ha syntet media? Pos 5 och 10 anges glas/syntet vilket då innebär att de filter som offereras på dessa positioner skall ha glas eller syntet media? Osv. Publikt svar 2015-11-06 14:42 Anbudsgivaren får ändra texten i kolumn E angående "syntet" och "glas". Det är dock inte tillåtet att ändra Sida 8 av 13

orden "kol" eller "metall" till något annat än det som är efterfrågat. Bilaga 5 är en olåst Excelfil och HBV har i vissa kolumner och excelceller valt att ange ett exempel: typ av filtermedia och j / n för plastpåse samt antal (filter) påsar. Så om anbudsgivare önskar ändra ordet "syntet" för exempelvis ett F7 påsfilter till "glas" så är det OK. Påsfilter av såväl glas som syntetmedia har i normal en maximalt utesittningstid på 1 år, därefter byts filtret. Fettfilter av metall ska inte jämföras med fettfilter av plastnät. Då metallfilter har en avsevärt längre livslängd och klarar att maskindiskas fler gånger. Anbudsgivaren ska även ange antal påser för efterfrågade påsfilter. Anbudsgivaren ska besvara om plastpåse för förbrukat filter ingår i priset. Detta besvaras med ja eller nej alt (j / n). Om man svarar nej eller eller lämnar frågan obesvarad, så tillkommer 2kr per filter i prisutvärderingen. 7 2015-11-06 13:39 Gällande produkter i pos 21-28. Vår bedömning är att dessa produkter är en integrerad del av en större utrustning där producent av denna äger design och produkt. Några få av oss är underleverantörer till några av nedan leverantörer utifrån detta så är det inte korrekt och i vissa fall brott mot existerande avtal att ta deras produkt och offerera direkt mot slutkund. Korrekt väg att upphandla dessa bör vara genom återförsäljare alternativ direkt från leverantör. Bör tas bort från prislista och utvärdering. Publikt svar 2015-10-27 10:54 Att frågan förbryllar HBV är ingen hemlighet. I förstudien inför denna upphandling så har ingen anbudsgivare framfört någon invändning angående frågans innebörd. EU har beslutat att det är rätt att bl a bilreservdelar får marknadsföras och säljas som originaldelar även av företag som heter: Mekonomen, Meca och Autoexperten m fl om en likvärdig produkt har samma kvalité. Enligt EU-beslut 1400/2002/EG Prisbilagan 5 har belastningspriser, så anbudsgivare som inte får eller inte önskar lämna pris på en eller flera av pos 21-28 utvärderas i så fall med belastningspris. Anbudsgivare behöver inte offerera filter för pos 21-28 med produkt Nr som överensstämmer med namngivet företagsnamn. D.v.s att produkt nr och kartong får avvika från s.k "original"-produkt. 15 2015-11-06 11:57 Angående ert svar på fråga 2. Ska man inte ha P-märkta påsfilter M5-F9? Vi undrar också vilken verklningsgrad på fläkten man ska använda i LCC beräkningen? Publikt svar 2015-11-06 16:49 För del A så ska man ha P-märkning "eller likvärdigt" för M5 och F9. Däremot så räcker det att i anbudet skriva in testrapportens referens nr. samt ange filtrets energiklass enligt Eurovent 4/21. Och på HBVs anmodan så ska anbudsgivaren kunna skicka en komplett testrapport från ett oberoende testinstitut. HBV vill begränsa mängden och därmed arbetsbördan av att granska testrapporter. För M5 filter är de tekniska kriterierna så enkla att klara och F9 utgör ett så ringa antal av behovet, så det är inte försvarbart att lägga tid på. Fläktens verkningsgrad = 50% 6 2015-11-05 15:27 Fråga avseende semidold prislista, Efter anbudets inlämnade kommer HBV att skicka ut en filterlista som leverantörer skall prissätta. Priser skall hämtas från nettoprislistan lämnad i anbudet. 1. Vi förutsätter att bifogad semidold prislista i prisfilen är ett exempel enbart, annars faller principen att ingen Sida 9 av 13

skall veta vilka filter (storlek mm står i denna) korrekt? 2. Begräsningar i produktfamiljer typ påsefilter, panel filter, kompaktfilter? Så alla får en rimlighet att inkludera relevanta produkter i netto prislistan för att få en så korrekt utvärdering som möjligt? Publikt svar 2015-11-05 15:27 Anbudsgivare ska i sitt anbud dels inkomma med nettopriser på efterfrågade produkter i bilaga 5, och dessutom lämna in en komplett bruttoprislista med rabatt alternativt en komplett nettoprislista. Anbudsgivarna bör absolut lämna pris på alla de filtertyper som kan vara aktuella för användning i fastigheter oavsett om det handlar om filterslag eller komfortfilter etc. Efter sista anbudsdag kommer anbudsgivare att få fylla i prisuppgift i den semidolda varukorgen/prisbilagan. Då kommer HBV att släppa den information som inte framkommer idag. D.v.s att exempelvis att den efterfrågade produktens FILTERKLASS, ENERGIKLASS och/eller ANTAL blir känd för anbudsgivaren. Att HBV valt att använda en semidold varukorg beror på, att vi väljer att inte riskera att få en överprövning p.g.a brister i transperens och kalkylerbarhet och att vi stödjer oss på prejudicerande rättsfall. Efterfrågade produkter speglar HBV medlemmarnas behov av filterprodukter, och någon särskild hänsyn till eventuella begränsningar av en eller flera anbudsgivares begränsningar i sortiment har inte tagits. Eftersom HBV väljer att använda belastningspriser (detta är beskrivet på excelrad 7 på kalkylblad "semidold varukorg" i bilaga 5. Av den anledningen kan HBV prisutvärdera alla anbudsgivare specifikt för den semidolda varukorgen. 5 2015-11-05 14:07 Kan HBV utförligare beskriva syftet med att antagen leverantör ska tillhandahålla påsfilter M5-F8 för test, och där HBV anger att test kan komma att ske hos bl a Vokesair, Camfil och SP? Publikt svar 2015-11-04 15:43 I Bilaga 5 kalkylblad A och B anger anbudsgivare flera olika nettopriser på efterfrågade produkter med specificerade prestanda. De anbudsgivare som senare tilldelas kontrakt får sin kompletta bruttoprislista med rabatt alternativ komplett nettoprislista synlig på HBVs medlemssida (synlig för inloggade medlemmar). HBVs medlemmar som avropar påsfilter i helmodul kan vid misstanke om oegentligheter exempelvis att man beställer F7 som A+ filter men misstänker att man får sämre energiklass eller filterklass levererat. Då kan filter testas för att få ett testprotokoll med uppnådda prestanda. HBV känner på förhand till vilka de efterfrågade prestanda borde vara och går testet bra, så behöver saken inte undersökas ytterligare. Men om testet hos Vokesair eller Camfil inte överensstämmer med förväntad prestanda, så görs ytterligare test hos SP. Om fellevetranser med sämre egenskaper eller högre LCC kan detta medföra att avtalet hävs. De prestanda som HBV-medlemmen kan utgå i från är; uppgifter enligt rubriker i bruttoprislistan (se exempel i bilaga 5) som tydligt anger: Filterklass och Energiklass som inte kan bedömas vid en okulär kontroll. Testen handlar således om stickprovskontroll av påsfilter i helmodul maximalt 2 st per filter från M5 till F8 och år under hela avtalstiden. Syftet med dessa stickprovstester är att vara avskräckande att inte leverera fel typ av filter till ett för högt pris samt att ha en användbar sanktion att ta till för kontraktsbrott. Publikt informationsmeddelande 2015-11-05 11:23 HBV önskar informera om att ytterligare avropsberättigade företag/kommuner har tillkommit på bilaga 1. Eftersom anbudstiden har förlängts t.o.m 2015-11-27, så har även sista dag för frågor förlängts t.o.m 2015-10-17 HBV vill förtydliga att de testrapporter som beskrivs och i förekommande fall efterfrågas i förfrågningsunderlaget ska vara utfärdade av oberoende godkända testinstitut. Exempelvis: SP i Borås, VTT i Finland samt Cetiat i Frankrike. Bilaga 1 Avropsberättigade Luftfilter 16-130, rev. 2015-11-02.pdf 18 2015-11-05 10:14 Vi önskar få förtydligat om HBV avser kompaktfilter med nedan efterfrågade filter? Eller om det kan vara så att HBV egentligen avser HEPA-filter? Pos 34 Kompaktfilter 610x610x292+/-10 F7 Sida 10 av 13

35 Kompaktfilter 610x610x292+/10 M5 36 Kompaktfilter 305x610x292+/10 F7 37 Kompaktfilter 305x610x292+/10 M5 Storleken ovan är ofta relaterad till HEPA filter. De flesta kompaktfilter har samma storlek som vanliga påsfilter d.v.s. 592x592 och 592x287. Det är också väldigt ovanligt med M5 i kompaktfilter utan de flesta leverantörer har filterklass M6-F9. Är det verkligen rätt att Ni köper kompaktfilter med de storlekarna och filterklasser som finns angivet ovan? Publikt svar 2015-11-10 11:04 Efterfrågade filter för pos 34-37 är kompaktfilter. Just dessa finns (se bifogat särtryck) Anbudsgivare som inte har en väldigt snarlik produkt utvärderas med belastningspris. En snarlikt filter kan inte ha större ramstorlek än efterfrågat filter, dock kan ett något mindre filter prisutvärderas och i teorin även användas med lämpliga montageramar. Exempelvis så kan kompaktfilter 592x592x292 tillåtas som alternativ till 610x610x292 och 287x592x292 kan tillåtas som alternativ till 305x610x292. kompaktfilter.pdf 4 2015-11-05 10:07 Fråga angående del B Är det tillåtet att lämna anbud på en kombination av såväl syntet och glasmedia för påsfilter (pos 1 t.o.m 20)? Anbuden utvärderas ju efter bästa möjliga energiklass som anbudsgivaren kan lämna pris på och därför önskar anbudgivaren att HBVs medlemmar också erbjuds möjligheten att kunna avropa de bästa energiklassade påsfilter som man har i produktportföljen. Publikt svar 2015-11-05 11:39 För del B är det tillåtet med en kombination av syntet och glas för att optimera anbudsgivarens chanser att erhålla så hög nedjusteringsfaktor som man kan styrka enligt förfrågningsunderlaget. Det dock ett absolut villkor att samtliga offererade filter i bilaga 5 också återfinns med samma artikel Nr och samma nettopris i den kompletta prislista som bifogas anbudet. D.v.s taktiska anbudsprodukter som sedan inte finns i den prislista som HBVs medlemmar sedan hittar på HBVs medlemsportal kommer att betraktas som manipulativt anbud och riskerar därför att diskvalificeras. 3 2015-11-04 15:15 Definition av energiklassning Kan inte hitta någonstans i underlaget vilken Energiklassning som skall anges. Skall Eurovent 4/21 (vilket är den nuvarande gällande standard) användas för energiklassificering av produkter i anbudet? I Eurovent 4/21 finns ingen energiklassning för G4 filter. Hur skall man i så fall ange Energiklassen för dessa filter. Publikt svar 2015-11-04 15:15 Angående G4 så behövs varken energiklass eller testrapport redovisas. För M5 behövs enbart erforderliga värden för BELOK (för 2 st M5 filter) redovisas. Energiklassning enligt Eurovent ska redovisas för flertalet Påsfilter i Bilaga 5. Som exempel på intervall kan anges att för ett F7 med A+ så gäller energiförbrukning 0 till 800kWh. 2 2015-11-04 15:08 I bilaga 5, delområde B efterfrågas energiklass på G4 filter. Oss veterligen finns det inte någon filtertillverkare som har energiklassificerat sina G4 filter enligt eurovent. Vi önskar att kravet på energiklassificering på G4 tas bort under delområde B. Kan HBV förtydliga om P-märkning för kompaktfilter är ett villkor för att styrka ska-krav för krav på produkter punkt 4.3 i Upphandlingsföreskrifter? Det förekommer inte P-märkning för kompaktfilter vad vi känner till! Sida 11 av 13

Publikt svar 2015-11-04 15:08 Svar Ett rimligt krav för både del A och B. I kalkylbladen så är celler för G4 i kolumn N gråmarkerade och det var faktiskt inte vår avsikt att kräva någon testrapport och därför inte heller någon uppgift på energiklass för G4. Angående P-märkning för del A så gäller det mycket riktigt bara Påsfilter i filterklass M6-F8. För M5 gäller bara att värden för BELOK ska styrkas för de två efterfrågade Påsfilter i M5 där BELOK ska redovisas. 1 2015-11-04 15:06 Angående "Prisutvärdering Anbudsområde B". Kan anbudsgivaren skriva i fältet "Filtermedia" vilket media man avser, exempel glas eller syntet? Kolumnen för antal påsar anger inte antal påsar. Är det meningen att anbudsgivaren själv får ange antal påsar? Publikt svar 2015-11-04 15:06 För del B tillåts anbudsgivarna att ändra föreslagen text på filtermedia till antingen syntet alternativ glas. HBV vill påtala att det är inte tillåtet att lämna anbud för del B med P-märkta filter. P-märkta filter har en egen del (del A). I förfrågningsunderlaget framgår att upphandlingen är indelad i två delar för filtermedia samt del C för filterbyte och att 3 leverantörer per del (A + B) avses att antas. Man kan även tolka detta som att 6 st olika leverantörer sammanlagt kan komma att antas. HBV avser att främja konkurrens inte att begränsa den. Därför kan eventuellt fler än 3 st leverantörer komma att antas för del B, för att göra det möjligt för HBVs medlemmar att hitta minst 2 st leverantörer som valt att lämna anbud på Eurovent klassade syntetfilter. Medlemmar har påtalat för HBV att vid vissa tillämpningsområden är syntetfilter att föredra framför glasfilter, och därför kommer för del B minst 3 leverantörer att antas dock maximlat 5 st leverantörer att antas. 12 2015-10-30 11:19 Belok beräkning, I rutan U2, Prisutvärderings ark (A och B)i står det Belok LCC per filtertyp, energiklass och antal anges per rad, Belok beräkning ska bifogas Är det korrekt uppfattat att i kolumn U skall totalsumman av energikostnad (enl belok beräkning) x antal filter fyllas i per rad? (exempel Delområde A, pos 2, F7, 592x592, 500 djup, antal 1000 st, energiförbrukning enlig Belok kalkyl antas till 300Kwh ger summa= 1000 x 300 = 300 000kr) Publikt svar 2015-11-06 16:07 Enligt svar som skickats tidigare under dagen så utgår BELOK-kalkyl för grönmarkerade påsfilter med påslängd 500mm. Grönmarkerade påsfilter (i kolumn U) med påslängd 600 alt 636mm ska redovisas med en BELOK-kalkyl. Pris per filter i BELOK ska vara 0kr/st antal enligt tidigare svar i fråga-svar. D.v.s 3500, 3000 samt 2000 st LCC kostnaden multipliceras med respektive antal för M5, M6 samt F7 LCC-kostnaden för respektive filter x antal filter = total BELOK-kostnad per filter. D.v.s att inköpspriset för filtret beräknas i excelbladet och inte i BELOK-kalkylen. 13 2015-10-28 16:17 I anbudsvärderingen under punkten 5.4 står det att det enbart är lägsta pris som gäller. I 5.4.2 framgår det att nedjusteringsfaktor kommer att användas i både A och B. Då det inte tydligt framgår vill vi ställa följande fråga. Kommer nedjusteringsfakor att tillämpas även på anbudsområde B? Sida 12 av 13

Publikt svar 2015-11-06 16:19 För varje anbud och del. Gäller för såväl del A som B gäller att anbudets anbudspris först beräknas (summan av bilaga 5 (del A/B)+ summan av fraktpriser + summan av den semidolda varukorgen. = Anbudspriset. Anbudspriset kan sedan nedjusteras med olika nedjusteringsfaktorer som beskrivs under punkt 5.4.2 och där beskrivs möjlig nedjusteringsfaktor och kriterierna för att erhålla dessa. Anbudspriset minus erhållen nedjusteringsfaktor blir nedjusterat anbudspris. Det anbud som erhåller det lägsta nedjusterade anbudspriset blir rangordnad Nr 1 o.s.v, Både del A och del B har likalydande nedjusteringsfaktorer, men anbudsgivare som lämnar anbud på del A och B kan komma att få olika nedjusteringsfaktorer för del A och del B. Publikt informationsmeddelande 2015-10-27 11:20 FÖRLÄNGNING AV ANBUDSTID Det har inkommit önskemål om förlängd anbudstid. HBV har därför beslutat att förlänga anbudstiden med två veckor till den 27 november. Sista dag för att ställa frågor är den 17 november och sista dag för svar på inkomna frågor är den 24 november. Publikt informationsmeddelande Sista anbud/ansökansdag ändrad från 2015-11-13 till 2015-11-27 2015-10-27 11:12 Sida 13 av 13