Senaste uppdaterad: Matdistribution Rutinhäfte

Relevanta dokument
Matdistribution Rutinhäfte

Uppstart av NY KUND för Måltidsservice portionsmat

Senast uppdaterad Mer information: Måltider till hemmet. Instruktioner för hemleverans

Information till dig som har matdistribution i Kalmar kommun

Logga in

Logga in Klicka här

Manual för måltidsbeställningar till Jägarköket via

Till Dig som har matdistribution.

Instruktion till omvårdnadspersonal gällande matdistribution

Leverans av varm lunch. Matdistribution via hemtjänsten

Komma igång med AivoBeställning Äldreomsorg

Regler och rutiner för rapportering av tid och insatser i Intraphone

Granskning av kommunens matdistributionssystem inom äldreomsorgen

Regler och rutiner för rapportering av tid och insatser i Intraphone

Lathundsinformation om hur funktionerna i laget.se fungerar och hur man använder dem

Lägg till Timavlönad

Lathund läkemedelsbeställningar. Innehåll

Enkel lista Detaljerad lista Jämför med order... 12

Lägg till Stipendiat

Handledning. Exder Reporder. ReadSoft 2011 Kundtjänst: E-post: Tel:

Lägg till Stipendiat

Tidsstyrningslistor, 3Växel administratör.

SportAdmin i GF Nikegymnasterna

Beredningsenheten, handbok för beställande enheter

Leveransbokning för Nya sjukhusområdet Helsingborg

Användningsbeskrivning. SJÄLVSERVICE Cosmic LINK Messenger ROS Version 5

Regelverk för uppföljning av tid och insatser inom hemtjänsten i Sollentuna 2016

1. Gå till webbadressen 2. Klicka på fliken WEBBSHOP(längst till höger) 3. Logga in med de uppgifter ni erhållit från oss(rp Frukt).

Lägga till Universitetsanknuten

IDROTTONLINE ANVÄNDARMANUAL ROTTNE IF

Användningsbeskrivning. SJÄLVSERVICE Cosmic LINK Messenger ROS Version 7

Manual Procapita VoO. - Beställning/verkställighet Privata utförare hemtjänst. Denna handledning tillhör ...

Högskolan Väst Planering, Ekonomi, Juridik och ledningsstöd E-beställning från Effector

Manual till det nya ordersystemet start v Logga in på följande sida och spar som favorit:

KA Webb - utbildning Skapa utbildningstillfälle

Eget val inom hemtjänsten

Administration av kommunala behörigheter inom RÖ

Registrering av tid och insatser inom hemtjänsten i Sollentuna 2017

Lathund för beställare av MAT i Mashie. Gå in på Klicka på Logga in.

Rutin för handläggning av eget val inom hemtjänsten i Robertsfors kommun som leverantör

Journalia AB. utvecklar system för specialistsjukvård. Användarmanual för AK-kontroll

Så här tar du upp beställningar och hanterar order

timepoolweb2016.katrineholm.se

Inloggning och hitta till dina sidor

En introduktion till Sodexo beställningsportal

Handbok för lokal administratör

Handledning Time Care Pool

Innehållsförteckning

Administrera i Hälsoportalen

Förnyad konkurrensutsättning. Manual för användare

Visma Proceedo Version Visma Proceedo Användarhandbok Lokala administratör Administrera

Samverkan-trygghetslarm

HANDBOK FÖR FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING

Citybreak Information System Produktägarmanual

Handbok Lifecare Utförare Procapita Vård och Omsorg

Förnyad konkurrensutsättning. Manual för användare

Beställning/inköp. Beställning/inköp

VERSION 2.0 ANVÄNDARE. Benämning Artikelnummer Pris Startavift startwebbmc kr Årlig Licensavgift webbmobilmc kr

Manual för Readsoft Online- Admin användare

Nya sjukhusområdet Helsingborg Börja med: 1. Gå in på Internet Explorer

En kort guide till VFU-portalen. För dig som arbetar som VFU-administratör på lärosäte

Res enklare med oss Manual för serviceresors webbtjänst och app

en stor bokstav och en siffra. Lösenordet får inte innehålla några tecken (!,,#,%,&)

Handledning Time Care Pool - Direktbokning

Kom i gångg. Med vår Webshop

Uppdaterad För dig som är Klubbmedlem

En effektivare egenkontroll

Administration av grupper och användare i Winst

Manual för publicering och administration av gruppaktiviteter inom Landsbygdsprogrammet, uppdaterad

1 Administration av grupper och användare i Winst (1.0)

TIME CARE POOL WEBB. Personlig kalender (ikon i vänsterkolumnen)

Dahl eshop. många smarta funktioner

Manual Utbildningsmodulen

Bokningsinstruktioner BCF Amazona

Manual för schemaläggning

Rutiner och anvisningar för Fritt val inom hemtjänsten

TERSUS SKOLSYSTEM AB. Ansökan. Barnomsorgen

Mina vårdkontakter Lathund för vårdpersonal

Kalmarsund BK:s hemsida

Spelschema för årets fotbollsmästerskap! island tyskland Söndag 14/7 Växjö Arena, Växjö. Söndag 14/7 Kalmar Arena, Kalmar

[21] Manual procapita SOCIAL DOKUMENTATION. HVB För ensamkommande barn

Lathund läkemedelsbeställningar. Innehåll

Uppdaterad: Lathund app. App-Manual 1 1

Skapa beställning i Visma Proceedo. Ange din e-postadress och ditt lösenord och tryck på OK.

Användarguide. Sök och administrera dina volontärer på Volontärbyrån

Administrativ manual RiksSvikt 3.7.0

Så beställer du via ny och enkel e-handel

23 SEPTEMBER Frukosthantering

Manual för GRABO. Webbokning av begravningsceremoni och gravsättning hos Stockholms kyrkogårdsförvaltning KYRKOGÅRDSFÖRVALTNINGEN

Manual Skogsappen - Hemkomstkontroll

Användarguide för hantering av MySE

Manual för webportalen

Nyhetsbrev Juli Nyheter. Tolkverksamheten Västra Götaland. Verksamhetschefen har ordet. Tolkbeställningen har nya öppettider

Så här ansöker du om försörjningsstöd på datorn

Snabbguide till CtrlPrint

Avtalsadministration i Winst

Administrera projekt på arvsfonden.se

Välj artiklar via sökfältet (du kan söka både på artikelnummer och artikelnamn), eller via den lilla knappen med tre punkter till höger om sökfältet.

ADMINISTRERA AUTODELIVERY

Dok nr SOF/AV-13:054,Ver I Treserva Genomfo randewebb. 1 Inloggning Växla användare Skrivbordet... 4

Transkript:

Senaste uppdaterad: 2017-12-01 Matdistribution Rutinhäfte

1 av 7 Umeå kommun 2017-11-24 Innehåll Innehåll... 1 Rutin vid ny kund... 2 Rutin avbeställning/uppehåll... 4 Rutin återaktivering (beställning efter uppehåll)... 4 Rutin vid avslut... 5 Rutin Menylappar... 5 Rutin kylbag... 6 Rutin där kunden inte öppnar dörren vid leverans... 6 Rutin Tillsynsansvar... 6 Underlag... 6 Avvikelser... 7 Kontaktuppgifter Tegelslagaren Kök... 7

2 av 7 Rutin vid ny kund När kund har beviljats matleveranser skickas uppdraget till vald utförare. Utföraren ska då meddela Köket (Tegelslagaren) genom att logga in i Mashie, där alla nödvändiga uppgifter fylls i. Utföraren gör detta genom att logga in i MASHIE. Alla uppgifter registreras under administration och beställningsunderlag. Uppgifter Måltidservice behöver vid uppstart är: Namn o Efter namnet skriver ni er utförarkod (ex. U003) Adress o Portkod (skrivs på adressraden efter adressen) Telefonnummer Transportområde (Holmsund, Sävar, Tavelsjö, Södra, Södra byar, Väst, Öst, Haga, Ersboda) Typ av kost: ex. normalkost, specialkost, diabetes, allergier. o Vid specialkost ska mail även skickas till portionsmat@umea.se (se nedan) Vill kunden ha en stående beställning skrivs detta i Annat rutan under specifikation. Skriv då antal och stående beställning (2+3, stående beställning). Om mat endast ska levereras om kunden själv skickat in menylapp skriver ni detta (Ingen menylapp = ingen beställning). Om maten ska placeras i kylbag ska detta framgå. 1) logga in på er U-grupp i MASHIE 2) Lägg in alla uppgifter 3) Meddela köket genom att skicka ett meddelande i Mashie meddelandehantering till Köket (Tegelslagaren) så att de får veta att de har en ny kund. Ange startdatum. Leverans sker vid nästa leveranstillfälle. Om beställning vid ny kund/åter från sjukhus lämnas till Tegelslagaren på torsdag får kunden sin första leverans nästkommande leverans tillfälle (måndag). Meddelas beställning till Tegelslagaren senast klockan 12 på tisdag får kunden första leveransen på torsdag. För första leverans måndag ska köket fått meddelande om detta senast klockan 12:00 på torsdag.

Leveranserna sker måndag och torsdag mellan 7:15 11:45. Kunden ska dock få information av leverantören om när på dagen leveransen kommer (plus/minus 60 minuter). 3 av 7 Den mat som inte kan tas emot av kunden tas tillbaka till köket för att inte kylkedjan skall brytas. INGEN extra utkörning sker på eftermiddagen så det är viktigt att utföraren som tar emot uppdraget (hemtjänst) informerar om detta vid uppstart och planering av insatsen. Kunden kan även fortsättningsvis ställa fram en kylbag med kylklampar i för där chauffören kan ställa maten. Kylbag får kunden själv införskaffa.

Rutin avbeställning/uppehåll 4 av 7 Om en kund önskar avbeställa en eller flera leveranser ska det administreras i Mashie. Avbeställningar administreras genom att: 1. Logga in på Mashie. 2. Gå till Administration beställningsregister. 3. Sök fram den kund som ska avboka/avbeställa leveranser. 4. Radera de beställningar som ska avbokas/avbeställas (beställningar måste raderas innan man lägger kunden vilande). 5. Lås upp kundkortet och lägg in datum för den period kunden inte ska ha leverans. Vid ex sjukhusvistelse lämnar man det nedre fältet blankt. 6. Spara genom att klicka på hänglåset. 7. Skicka ett meddelande till Köket (Tegelslagaren) om att kunden lagts vilande. Avbeställning av en hel leverans ska administreras senast klockan 12:00 två (2) vardagar före leverans, ex. leverans torsdag ska avbeställning ske senaste tisdag 12:00. För leverans måndag är stopptid 12:00 torsdagen innan. För leverans torsdag är stopptid 12:00 tisdag. Kund kan själv avbeställa genom att ringa Tegelslagaren på 090 16 48 90 under telefontid måndag fredag 10:00 12:00. Övrig tid kan meddelande lämnas på talsvar. Avbeställning ska dokumenteras i kundens journal. Rutin för leverans efter paus/uppehåll Om en kund som har varit inlagd på sjukhus och skrivs ut ska utföraren/verksamheten meddela att matleveranserna skall återupptas senast klockan 12:00 två (2) vardagar innan leverans. För leverans måndag är stopptid 12:00 torsdagen innan. För leverans torsdag är stopptid 12:00 tisdag. Att starta upp leveranserna efter paus/uppehåll, oavsett anledning, sker genom att personalen som tar emot uppgiften meddelar hemtjänstens samordnare/planerare som loggar in i Mashie och aktiverar kunden. Leverans efter uppehåll administreras genom att: 1. Logga in på Mashie. 2. Gå till Administration beställningsregister. 3. Sök fram den kund som ska ha leveranser igen. 4. Lägg in slutdatum för vilandeperiod. 5. Gå till beställningar. Välj aktuell dag för första leverans (kom ihåg stopptiderna), välj person och lägg in beställning. Klicka välj. 6. Klicka sedan på fliken Måltidsbeställning (kontrollera att rätt dag är markerad i kalendern). Nu står det att beställning inte skickad i röd text. Klicka på knappen Beställ. Den röda texten försvinner. Upprepa för varje leveransdag de kommande två veckorna.

5 av 7 7. Skicka ett meddelande till Köket (Tegelslagaren) om att kunden åter ska ha leverans och från vilket datum. 8. Dokumentera i kundens journal. Rutin vid avslut Om en kund önskar avsluta matleveranserna ska detta meddelas leverantör senast klockan 12:00 två (2) dagar innan leverans. Avslut administreras genom att: 1. Logga in på Mashie. 2. Gå till Administration beställningsregister. 3. Sök fram den kund som ska avsluta leveranserna. 4. Radera alla lagda beställningar (beställningar måste raderas innan man avslutar kunden). 5. Radera kundens kund kort. 6. Skicka ett meddelande till Köket (Tegelslagaren) om att kunden avslutats. Avslut ska dokumenteras i kundens journal. Rutin Menylappar Menylappar lämnas ut till kunden vid måndagsleveransen. Menylappen lämnas ut av chauffören. Kunden fyller i och lämnar den till chauffören vid torsdagens leverans. I de fall där det är olämpligt eller av annan anledning inte fungerar att kunden lämnar lappen till chaufför ska den hämtas av verksamheten (hemtjänst, boendestöd osv) och skickas in till Tegelslagaren. Kunden kan även lämna sin ifyllda menylapp i sin kylbag så tar chauffören denna vid nästa leverans. Det finns även möjlighet att samla ihop menylapparna och placera dem på en anvisad plats i grupplokalen som chauffören kan ta med sig vid torsdagens leverans. Detta förutsatt att chauffören har leveranser av matlådor till grupplokalen. Detta måste verksamheten komma överens med Måltidsservice om. Det är viktigt att personalgruppen får information vad som gäller på arbetsplatsen. Menylappar som scannas och mailas ska vara inkomna senast klockan 12:00 dagen efter det inlämningsdatum som står på menylappen. Sent inkomna menylappar innebär att kunden får icke-vals alternativ om det finns en stående beställning inlagd (ex 3+4). Max antal lådor i veckan är 14 st. Beställningar >14 kommer att justeras ner till 14 lådor per vecka. Rutin kylbag I de fall där kunden själv inte kan ta emot matleverans utan har behov av kylbag ska kunden, själv eller med hjälp av anhörig, införskaffa detta. Kylbag ska placeras utanför dörren med kylklampar inför leverans. Kylbag tillhandhålls INTE av kommunen.

Rutin där kunden inte öppnar dörren vid leverans Om kunden inte öppnar dörren vid leverans eller missat att ställa fram kylbag tas maten tillbaka till köket. Chauffören tar kontakt med kundens utförare och meddelar att x inte öppnat dörren. Tillsynsansvaret är därmed överlämnat till kundens hemtjänstutförare. 6 av 7 Rutin Tillsynsansvar I de fall där leverantören inte kunnat överlämna maten till kunden och utställd kylbag saknas föreligger en skyldighet att säkerställa att allt står rätt till, det så kallade tillsynsansvaret. Tillsynsansvaret tillfaller kundens hemtjänstutförare. Anledningen till detta är att 1) ge kunden trygghet genom att tillsynen utförs av personal som känner kunden samt 2) att säkerställa att tillsynen kan utföras på ett säkert sätt. Då endast ett fåtal funktioner har behörighet till att se och dokumentera om kunden är tillsynsansvaret inte lämpligt att lägga på en central funktion i kommunen. Kund med endast matleveranser faller under kommunen ansvar och utförs av den kommunala hemtjänsten. Chauffören tar kontakt med planerare vid hemtjänsten och överlämnar uppgifterna om vilka som inte öppnat och tagit emot maten. Kund med endast matleverans men vars maka/make har hemtjänstinsatser är det makan/makens hemtjänstutförare som tilldelas ansvaret. Tillsynsansvaret för Socialpsykiatrin tillfaller den verksamhet som kunden tillhör. Chauffören tar kontakt med verksamheten och överlämnar uppgifterna om vilka som inte öppnat och tagit emot maten. Tillsynsansvaret omfattar att undersöka varför kunden inte tagit emot maten och att säkerställa att allt är i sin ordning. Dokumentera i kundens genomförandejournal. Utföraren har en skyldighet att se till att Måltidsservice har rätt kontaktuppgifter. Tänk på att någon alltid ska gå att nås även om leveransdagar (måndag, torsdag) infaller under helgdagar (ex. jul, nyår etc.). Underlag Varje verksamhet ska känna till vilka kunder som har matleverans och det som är viktigt för att kunden ska få rätt mat vid rätt tillfälle. Eventuella förändringar ska läggas in i Mashie samt meddelas Köket (Tegelslagaren) i Mashies meddelandehantering. Förändringarna ska även dokumenteras i kundens journal. Avvikelser Avvikelser kopplat till matleveranser ska meddelas Tegelslagaren så att de har möjlighet att åtgärda eventuella problem som kan uppstå. Avvikelser ska dokumenteras i kundens journal.

Kontaktuppgifter Tegelslagaren Kök 7 av 7 Telefon (telefontid: 10:00-12:00): 090-16 48 90 Övrig tid kan meddelande lämnas på telefonsvarare. Mailadress: Besöksadress: portionsmat@umea.se Tegelbruksvägen 7 (bakom Returbutiken) Stopptider: 12:00 Torsdagar för leverans måndagar 12:00 Tisdagar för leverans torsdagar Sista inlämningsdag för menylapp torsdagar. Datum framgår på varje menylapp. Att tänka på: Utökning av antal matlådor bör göras i god tid innan leverans och alltid meddelas till köket. Läggs nytt antal i underlaget utan att köket meddelas om förändring går förändringen igenom först vid nästa inknappning vilket kan innebära att förändringen går igenom först efter två veckor. Ni kan själva utöka antalet portioner. Meddela köket att ni gjort det och tänk på stopptider. Menylappar som lämnas in efter inlämningsdatum kan inte räkna med att få sina val tillgodosedda.