Ny version av Exder

Ny version av Exder 2004-05-27 I denna, årets andra stora uppdatering, handlar de största nyheterna om förenklingar i skapande av varucertifikat, nya palletiketter som går att skriva ut på vanlig laserskrivare samt den officiella lanseringen av Exder Admin. Så läs mer nedan! Innehållsförteckning NY VERSION AV EXDER 2004-05-27...1 EXDER EPC...2 Borttagning av flikar, all artikelinformation på samma sida...2 Tydligare felmeddelande vid skapande av varucertifikat...2 Hantering förpacknings- och kollitypkoder...2 Sökningar...3 Beräknad bruttovikt på sekundär- och tertiärartiklar...3 Beräknad höjd på tertiärartiklar...4 Sökningar förpackningsstruktur...4 EXDER EDI...5 Axfood faktura...5 Representantorder till ICA...5 Orderbekräftelser...5 Grossistetiketter i PDF-format...5 Etikett för spårbarhet...8 EXDER ADMIN...13 Uppdatera verifikationer...13 Nya verifikationslistor...13 Uppdatera inbetalningar...14 Skicka postgirobetalningar...15 Valfri valuta i bokföringsrapporter...22 Sökegenskaper på kontakter...24 DAGS ATT FLYTTA TILL NYA EXDER...27 KOMMANDE RELEASE AV EXDER...27 VAD SAKNAR DU I DITT EXDER...27 2004.05.27.dna.12.doc Sida 1 av 27

Exder EPC Borttagning av flikar, all artikelinformation på samma sida I rutinen Uppdatera artiklar för varucertifikat har vi gjort några förbättringar för att underlätta skapandet av artiklar. Nu slipper du hoppa runt mellan olika flikar när du ska lägga upp en artikel utan kan fylla i samtliga uppgifter på samma sida. På så sätt får du en enkel överblick över hela artikeln. Vi har tagit bort flikarna Standardartikel och Förpackningsstruktur och lagt dessa samlade under samma sida. Exder föreslår numera alltid att kodlisteutgivare för en EAN artikel alltid är EAN. Exder kontrollerar att du verkligen fyllt i ett EAN nummer. Allt detta efter kunds önskemål. Tydligare felmeddelande vid skapande av varucertifikat Regel 600017 har gjorts tydligare för att underlätta skickandet av varucertifikat. Hantering förpacknings- och kollitypkoder Exder har numera ett bättre sätt att hantera förpacknings- och kollitypkoder på. I stället för att som tidigare sätta parenteser runt koderna markeras de med ett giltighetsdatum. Detta gör att ni fortfarande kan se kodernas betydelse i gamla varucertifikat men ej kan ange de i nya. Vilka koder som är giltiga uppdateras av oss efter EANs anvisningar. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 2 av 27

Sökningar I rutinen Uppdatera varucertifikat kan du numera söka på tertiärartikelns artikelnummer. Detta för att effektivisera sättet att söka efter ett önskat varucertifikat. Beräknad bruttovikt på sekundär- och tertiärartiklar För att underlätta skapandet av varucertifikat har ett nytt fält Beräknad bruttovikt införts på sekundär- och tertiärartiklar i rutinen Uppdatera artiklar för varucertifikat. Den beräknade bruttovikten är endast en hjälp, den skickas inte med i själva varucertifikatet. Den beräknade bruttovikten räknas ut som antalet inneliggande förpackningar x bruttovikten + emballagevikten. Om en sekundärartikel har en ingående kvantitet på 7 st, en bruttovikt på 6.01 kg och emballagevikten på 1 kg kan du 2004.05.27.dna.12.doc Sida 3 av 27

enligt angiven formel få fram beräknad bruttovikt. Vi får då 7 x 6.01 + 1 kg = 43.07 kg som beräknad bruttovikt för sekundärartikeln (SEK-2) enligt exemplet ovan. För tertiärförpackningar räknar Exder ut den beräknade bruttovikten på samma sätt förutom att Exder också lägger till pallens vikt (25 kg) som förslag i uträkningen. Den beräknade höjden är en hjälp för dig när du skapar ett varucertifikat, den skickas inte med i varucertifikaten. Beräknad höjd på tertiärartiklar Vid uträkningen för beräknad höjd kompletterar nu Exder genom att lägga till 150 mm för pallen i själva uträkningen. Den beräknade höjden är en hjälp för dig när du skapar ett varucertifikat, den skickas inte med till köparen. Vi antar att vi har en pall/tertiärartikel som innehåller 10 lav. Höjden för ingående sekundärartikeln är 210 mm. Den beräknade höjden räknas ut som 10 x 210 + 150 = 2 250 mm. Anledningen till att Exder numera lägger till 150 mm för själva pallen är att 99 % av alla varucertifikat innehåller denna information. Sökningar förpackningsstruktur Nu har vi förbättrat sökningsfunktionen efter artiklar som kan ingå i en förpackningsstruktur. Tidigare visade vi alla artiklar men numera visar vi endast primär-/sekundärartiklar och artiklar av typen hanteringstyp. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 4 av 27

Exder EDI Axfood faktura Fakturor som har ett totalbelopp av noll kronor skickas inte längre som EDI-meddelande till Axfood. De får i Exder statusen Slutförd. Representantorder till ICA När du som kör både Exder EPC och Exder EDI tidigare skickade representantorder till ICA uppstod problem hos dem eftersom Exder skickade både EAN-artikelnr och ICA:s egna artikelnr. Problemet har nu lösts genom att Exder endast skickar ICA:s artikelnr om båda finns angivna för en artikel. Om både ICA:s artikelnr och EAN-artikelnr anges på artikeln i Exder skickas numera endast ICA:s artikelnr i representantordern. Orderbekräftelser Orderbekräftelser kan som ni vet skrivas ut till PDF-format. Tidigare stod det Fakturaadress på bekräftelsen men nu är den omdöpt till Köparadress eftersom det är den adresstypen som bekräftelsen gäller. Grossistetiketter i PDF-format I Exder kan du nu skriva ut grossistetiketter till ICA i PDF-format. Det betyder att du kan skriva ut etiketterna på antingen en laser- eller bläckstråleskrivare. Smidigt och enkelt om du inte har behov av en vanlig etikettskrivare i företaget. Av kvalitetsskäl rekommenderar vi att du använder laserskrivare då bläckstråleskivare är mer känsliga. Tre etiketter skrivs ut per A4-ark. För att detta ska fungera behöver du ha Acrobat Reader installerad på din dator samt även speciella etiketter. Dessa etiketter kan du köpa av oss, se prislistan på www.expertsystem.se för mera detaljer. Om du skriver ut flera olika etiketter fyller Exder naturligtvis etikettarken fullt ut, dvs 3 etiketter per A4 ark. Se nedan för en sådant exempel. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 5 av 27

Till nästa release av Exder i augusti kommer etiketter för ICA:s Butikspack att kunna skrivas ut på samma sätt. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 6 av 27

För att ställa in att du vill använda PDF som utskriftsformat vid grossistetiketter går du till rutinen Uppdatera företagsinställningar. Välj fliken Diverse och i fältet Etikettskrivare väljer du PDF. Klicka sedan på knappen SPARA för att spara inställningarna. Du som använder vanlig etikettskrivare behöver inte göra några nya inställningar utan Exder sköter det automatiskt. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 7 av 27

I rutinen Skapa palletiketter skapar du dina etiketter. I exemplet ovan skriver vi ut en ny etikett med två etikettkopior för att fästa på pallens kort- och långsida. Etikett för spårbarhet Den 1/1 2005 träder de regler i EG-förordning 178/2002 som gäller spårbarhet på foder- och livsmedelsprodukter i kraft. Reglerna ställer nya krav på spårbarhet hos alla aktörer i livsmedelskedjan. För detaljerad information se http://www.svenskdagligvaruhandel.se/aktiviteter/sparbarhet.asp Redan nu har vi börjat införa funktionalitet för att klara dessa krav genom att vi kan söka på fältet "Batchnummer" i rutinen Lista utleveranser. Batch (eng. LOT = Label of tracebillity) är avsett att innehålla information för att ge denna spårbarhet. Kan vara allt från serienummer på enstaka produkter till ett tillverkningsnummer för flera produkter som tillverkats samtidigt. För att kunna söka på batchnummer i Exder krävs att man först tar ut en palletikett där man angivit batch. Vid utleverans kopplar man sedan sina etiketter till aktuell utleveransrad enligt nedanstående exempel. Vi låtsas vi tillverkar och säljer Coca Cola. Vi har idag producerat 10 pallar i samma tillverkningsomgång och märker därför dessa med batchnummer = dagens datum. Vi startar med att skapa/skriva ut palletiketterna vilka vi märker med batchnummer = "20040526". 2004.05.27.dna.12.doc Sida 8 av 27

När vi skrivit ut våra etiketter klistrar vi på dessa på pallarna och ställer in dem i vårt lager. Vi kan genom att lista palletiketterna se att vi har 10 st på denna "Batch" i vårt lager: 2004.05.27.dna.12.doc Sida 9 av 27

Vi får så småningom en order från ICA där de beställer 4 pallar. Vid utleverans av denna order plockar vi fram 4 pallar från vårt kylrum och anger detta i rutinen Uppdatera utleverans genom att lägga till dessa 4 pallars kolliidentitet på rätt utleverans. Exemplet nedan visar hur detta markeras i sökrutan, hade vi haft en streckodsläsare hade vi givetvis läst av kolliidentiteten direkt från pallarnas etiketter. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 10 av 27

När utleveransraden markerats med vilka kollin den består av slutförs utleveransen och eftersom vi handlar med ICA skickas givetvis elektroniskt ett utleveransmeddelande så att ICA vet vilka pallar som snart kommer att vara dem tillhanda. Efter utleveransen kan vi i rutin Lista palletiketter se att vi nu inte har kvar de levererade pallarna i vårt lager. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 11 av 27

Däremot kan vi nu genom att söka på batchnummer se, till vilka de har levererats, när de levererades och vilka order- och utleveransnummer leveransen gällt. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 12 av 27

Exder Admin Uppdatera verifikationer När du sparar eller slutför en verifikation visar Exder upp den senaste sparade verifikationen. Detta för att du som användare enkelt ska kunna se vilken verifikation du senast arbetade med innan du fortsätter lägga in ett nytt verifikat. Nya verifikationslistor I rutinen Lista verifikationer finns två nya listor, en enkel och en detaljerad. Du kan göra urval på Verifikationsnrserie, Verifikationsnummer, Verifikationstyp, Bokföringsdatum, Referens och Verifikationsstatus. Du kan givetvis fortfarande skriva ut dina verifikationer i det skrivarvänliga pdf-formatet. I ovanstående exempel har vi gjort urval på verifikation 200400017 med listan Enkel. Vi kan se att den tillhör verifikationsserie A, har bokföringsdatum 20040519 och ett saldo på 1 000 kr. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 13 av 27

I ovanstående exempel har vi i listan Detaljerad gjort ett urval på verifikationen 200400017. I den här listan får vi mer detaljerad information om varje verifikat. Vi kan exempelvis se att verifikatet är bokfört på konto 1510 som debet 1 000 kr och 3010 kredit 1 000 kr. Uppdatera inbetalningar I rutinen Uppdatera inbetalningar kan du efter att ha prickat en inbetalning klicka på länken för någon av de ingående fakturorna. På så sätt kan du enkelt se vad som ingår i just den fakturan. I ovanstående exempel klickar vi på faktura 200400158 och får sedan upp den på skärmen. Se bild nedan. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 14 av 27

Vi kan se att fakturan har en fakturarad och ett totalbelopp på 948.75 kr. Detta gäller även i rutinen Uppdatera utbetalningar. Skicka postgirobetalningar Nu finns det möjlighet att skicka utbetalningar via tjänsten GIROLINK så att postgirot sköter om betalningar från Ert egna postgirokonto. Det gör att du kan skicka betalningar till leverantörers postgiro, bankgiro eller bankkonto. Även utbetalningskort kan skapas på detta sätt. Nedanstående hantering beskriver hur detta går till i Exder: 1. Ny rutin Skicka utbetalningar har skapats. I rutinen väljer du vilka fakturor som skall skickas. Genom att ange "Postgiro" under Betalningssätt avser du göra utbetalningar från ditt postgirokonto samt skicka betalningarna via GIROLINK. För tillfället kan du endast välja Postgiro. När du sedan även kan skicka betalningar till t ex Bankgirot och/eller egen bank får detta fält meningsfull betydelse. Per faktura kan du ange betalningsdag samt belopp att betala (delbetalning). Här fyller du i på vilket sätt betalningsmottagaren vill ha sin betalning. GIROLINK har idag 5 olika betalningssätt till mottagare, girering till postgirokonto, utbetalningskort, betalning till personkonto, betalning till bankgironummer samt insättning till bankkonto. Nedan visas en rad med en delbetalning, en kreditfaktura och en fullbetald faktura. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 15 av 27

Mottagarens betalningssätt beror på hur du angivit värden på leverantören i ditt partnerregistret: Betalningssätt Hämta värde från fält i partnerreg Skapa betalningspost i pgfil Förvalt Postgiro Postgiro Girering till postgirokonto Ja, om postgironr finns Bankgiro Bankgiro Betalning till bankgironummer Bank Bankkonto betalning till personkonto om personkonto annars insättning till bankkonto Ja, om bankgironr finns men inget postgiro Ja, om bankkonto finns men inget postgiro, bankgiro Postgiro Adressinformation Utbetalningskort Ja, om inget postgironr, bankgironr, bankkonto finns 2. När du klickar på Nästa >> skapas två betalningsorder, en per betalningsdatum. Detta för att betalningsuppgifterna skall sparas och kunna få en status men också för att underlätta själva prickningen av betalda fakturor senare. Obs! Betalningsdatum kan anges framåt i tiden för bevakning av Postgirot. Då betalas fakturorna automatiskt i rätt tid. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 16 av 27

3. Klickar du på Nästa >> skapas själva filen och du får möjlighet att ange var den skall sparas. Vi rekommenderar att du skapar en mapp i vilken du lägger alla dina betalningsfiler. Filnamnet anges automatiskt enligt bilden nedan. Status på betalningsorderna sätts till "Betalningsfil skapad". Klickar du på << Bakåt, raderas betalningsorderna och du kommer tillbaks till föregående sida. Det är möjligt att skicka samma betalning flera gånger ifall det uppstår problem med mottagandet. 4. Betalningsfilen skickas med Girolink via Internet genom att du loggar in på https://girolink.postgirot.se där du sedan laddar upp" den sparade betalningsfilen. Betalningslöpnumren skickas med i betalningsfilen så att Postgirot kan skicka med detta i sin redovisning av gjorda betalningar. Betalningsorderna kan sedan enkelt slutföras och bokföras i rutin Uppdatera utbetalningar (punkt 6). Nedan visas exempel på hur det ser ut när du använder Postgirots betalningstjänst Girolink. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 17 av 27

2004.05.27.dna.12.doc Sida 18 av 27

5. Det sista steget är att bekräfta att betalningsfilen ska skickas. Betalningsorderna markeras då med statusen Betalningsfil skickad. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 19 av 27

6. Postgirot redovisar så småningom gjorda betalningar genom att skicka saldobesked där du refererar till registrerade betalningsorder i Exder. Genom att i rutinen Uppdatera utbetalningar ta fram och slutföra varje betalorder markeras dessa med status Slutförd". Om du använder redovisningsmodulen skapas en verifikation på vanligt sätt och statusen sätts istället till "Bokförd när denna bekräftats och sparats. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 20 av 27

7. Vill du ändra och skicka betalningsfilen på nytt måste du först makulera aktuella betalningsorder för att sedan starta om från punkt 1. Detta kan vara bra om något går fel vid betalningen, t ex om det saknas medel på postgirokontot. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 21 av 27

8. Hur tjänsten Girolink fungerar och vad som krävs för att utnyttja denna tjänst hos Postgirot kan du läsa mer om här. I rutinen Företagsinställningar flik Betalningar anges förutom Postgironr även Kund och Kontonummer hos postgirot. Valfri valuta i bokföringsrapporter I huvudboken, resultaträkningen och balansräkningen kan du låta Exder konvertera beloppen från primärvalutan (oftast SEK) till valfri valuta exempelvis Euro. Gå till rutinen Uppdatera Valutor och lägg upp aktuella valutakurser för bokföringsåret. I ovanstående exempel har vi lagt upp några valutor och vi kan vi se att 1 euro kostade 9.40 SEK 2004-01-01. Det aktuella bokföringsåret i exemplet är från 2004-01-01 2004-12-31. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 22 av 27

Observera att vi har lagt upp en valutakurs för 2003-12-31, dagen före aktuellt bokföringsår. Det har vi gjort eftersom ingående balanser räknas ut från den valutakursen. Lägger man inte upp någon valutakurs för ingående balans kan du inte heller konvertera rapporten till den valutan. Observera alltså att den kurs som används är den kurs som registrerats närmast före aktuell bokföringstransaktions bokföringsdatum. Detta innebär att transaktioner med bokföringsdatum 2004-01-01 räknas om till kursen 9,4 medan transaktioner med bokföringsdatum 2004-01-02 och senare räknas om med kursen 9,35. I rutinen Huvudbok skriver vi ut en huvudbok för 2004 gällande konto 1510. Vi kan se att ingående balans för 2004 är 250 000 SEK och att verifikation A200400000 för bokföringsdatum 2004-01-01 har ett belopp 10 000 SEK i debet. Totalt har vi i exemplet 280 000 SEK i saldo för konto 1510. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 23 av 27

Nu har vi samma exempel som ovan men genom att ändra urvalet ifrån SEK till EUR i fältet valuta och klicka på OK konverterar Exder huvudboken ifrån vår primärvaluta SEK till EURO. Vi kan se att ingående balans är 27173.91 EURO (250 000/9.2) och verifikation A200400000 är på 1 063.83 EURO (10 000/9.4). Totalbeloppet för 1510 år 2004 blir 30 376.78 EURO. Sökegenskaper på kontakter En kontakt kan numera ha ett obegränsat antal attribut i Exder. Det gör det möjligt att fritt bestämma hur varje kontakt ska kategoriseras. Om du exempelvis vill att en kontakt ska få nyhetsbrev medan en annan kontakt både ska få nyhetsbrev och julkort kan du låta Exder hantera det. För att använda denna möjlighet gör enligt följande: Gå till rutinen Kontaktegenskaper för att lägga till vilka kontaktattribut som dina kontakter ska ha. Här kan du se att tre olika attribut lagts upp såsom julkort, nyhetsbrev och födelsedagskort. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 24 av 27

I rutinen Uppdatera kontakter lägger du till vilka sökegenskaper kontakten ska ha. I ovanstående exempel längst ner till vänster under rubriken Sökegenskap kan vi se att kontakten NICKE har sökegenskapen julkort. På sätt kan du makera vilka kontakter som ska få julkort. Du kan ange obegränsat antal sökegenskaper per kontakt. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 25 av 27

När du sedan vill lista och skriva ut dina kontakter går du till rutinen Lista kontakter. I exemplet nedan har vi valt att visa alla kontakter som har sökegenskapen julkort. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 26 av 27

Dags att flytta till nya Exder Flyttlassen till nya Exder fortsätter att rulla. Allt fler byter och upptäcker fördelarna, vill du veta mer vad detta kan innebära för dig så kontakta oss snarast för en diskussion. Kommande release av Exder I kommande release kommer vi att i första hand att fokusera på Exder Admin och Exder EPC men även Exder EDI. Sedan tillkommer det naturligtvis både större och mindre önskemål ifrån våra kunder för att underlätta nyttjandet av Exder. Releasen är beräknad att släppas i slutet av augusti. Vad saknar du i ditt Exder Känner du att det är något speciellt som du saknar i Exder? En speciell rapport som gör ditt liv en smula lättare, kanske en speciell funktion eller en annorlunda layout på någon faktura? Kanske vill du koppla upp dig emot en ny köpare? Vi utvecklar och anpassar Exder efter era önskemål. Kontakta oss för en diskussion och titta gärna på de önskemål som redan finns på listan Beställning utveckling under menyn Diverse i Exder. 2004.05.27.dna.12.doc Sida 27 av 27