Östra Göteborg Förvaltningsledningen 2015-11-09, klockan 08.30-12.00 Sammanträdesrum: Nylöse, Förstamajgatan 2 B Närvarande Ulla-Carin Olsson, stadsdelsdirektör Andreas Lökholm, sektorschef individ- och familjeomsorg samt funktionshinder Eeva Bolin, sektorschef kultur och fritid Anders Samuelsson, sektorschef utbildning Inger Börmark, sektorschef äldreomsorg samt hälso- och sjukvård Ulrica Johansson, ekonomichef Tanja Levin, HR-chef Åsa Svensson, utvecklingschef Ann Flyning, kommunikationschef Marie Broersma, förvaltningscontroller Åke Ström, nämndsekreterare Övriga deltagande Arne Karlsson, punkt 2:1 Ellinor Öjersson utvecklingsledare, punkt 2:2 Sandra Burman utvecklingsledare, punkterna 3:1 3:2 Oliver Bjerhem ekonom, punkt Andreas Arehammar områdeschef, punkt 3:1 1. Förvaltningsövergripande ledning och stöd 1:1 Reflektion från tjänstemannadialogen Ledningsgruppen reflekterade över genomförd tjänstemannadialog den 6 november 2015 med representanter från stadsledningskontoret. Följande behandlades vid dialogen: Hur förvaltningen hanterar sitt uppdrag, KF:s uppdrag, nämndens egna mål och specifika uppdrag från nämnden Nämndens prioriteringar i inriktningsdokumentet för 2016 Prioriteringar som gjorts i budget 2016 för att anpassa verksamheten till nämndens ekonomiska ram Kvalitets- eller verksamhetsrisker med anledning av de prioriteringar som gjorts Utvecklingen för de frågor som nämnden i årsrapport 2014 bedömde vara de viktigaste framtidsfrågorna och om samma bedömning görs för 2016 och framåt om vilka frågor som är viktigast? Bemanning för att möta utmaningar och prioriteringar (omställningsbehov, kompetensförsörjning). Finns det faktorer inom personalområdet, exempelvis avseende rekrytering eller kompetensförsörjning, som på kort och/eller lång sikt bedöms ha en inverkan på möjligheten att fullfölja uppdrag eller målsättningar? Förvaltningens arbete med kultur- och attitydfrågor i förhållande till chefer och medarbetare inom organisationen? Förvaltningen kommer vid presidiets sammanträde 2015-11-10 att aktualisera frågan om att ianspråkta del av eget kapital för elevstödjande åtgärder för de behov som finns med anledning av många nyanlända barn. 1
2. Förvaltningsövergripande intern produktion 2:1 Lägesrapport för arbetet med SAMÖ-16 SAMÖ 2016 är en övning med syfte att pröva och beskriva den gemensamma nationella förmågan att hantera en kris i samhället. Myndigheten för säkerhet och beredskap (MSB) och Länsstyrelsen i Västra Götalands län planerar och genomför SAMÖ 2016. tillsammans med kommunerna i länet. Arne Karlsson informerade om SAMÖ och processen för arbetet inför övningen som genomförs från 9 november 2016 klockan 08:00 till 10 november 2016 klockan 16:00. Övningen genomförs i realtid utan avbrott. Övningen planeras att efter 2016 genomföras vart fjärde år. 2:2 Remiss; Förändrings- och budgetanpassningsarbete på SLK avseende MR-funktioner Kommunstyrelsen har begärt stadsdelsnämndens yttrande som berör överföring av viss verksamhet till andra förvaltningar inom området mänskliga rättigheter (MR). Stadsledningskontoret är, som en konsekvens av kommunfullmäktiges budgetbeslut, tidigare mål- och inriktningsbeslut samt kommunicerat förändringsbehov från uppdragsgivaren, inne i ett pågående förändrings- och budgetanpassningsarbete. Utvecklingsledare Ellinor Öjersson redogjorde för remissen, som behandlar två olika förslag till förändring som berör överföring av viss verksamhet inom området mänskliga rättigheter (MR), till andra förvaltningar. Förslag 1 innebär att de uppdrag som är av mer verkställig och utförande karaktär, och som idag organiseras vid stadsledningskontoret inom MR-området, överförs till social resursnämnd. Förslag 2 innebär att uppdragen överförs till nämnden för konsument- och medborgarservice. Ledningsgruppen lämnade synpunkter på remissen, som ska behandlas vid stadsdelsnämndens sammanträde den 15 december 2015. 2:3 Vad är upphandling med social hänsyn Oliver Bjerhem redogjorde för social hänsyn i upphandlingar och vad denna innebär. Fullmäktiges mål pekar på att man ska ställa krav som underlättar för de göteborgare som står långt från arbetsmarknaden att få ett jobb. Syftet är också att stimulera social integration, främja anständiga arbetsvillkor, lika möjligheter och sociala rättigheter samt arbetstagarens rättigheter. Här blir upphandling med social hänsyn ett verktyg. Prioriterade grupper är: Ungdomar Personer med funktionsnedsättning Utrikes födda Tillämpningen av modellen för social hänsyn bygger på dialog och informationsutbyte mellan verksamheten/ekonomiavdelningen och stödfunktionen för social hänsyn (till exempel Arbetsmarknadsenheten) i stadsdelarna. Varje förnyad konkurrensutsättning är unik, och förutsättningarna för att skapa anställningsmöjligheter ser väldigt olika ut. 2
2:4 Östra Göteborg för klimat & miljö, kort information om övergång till miljöledningssystem och vad som planeras i vinter/vår Ärendet om övergången till miljöledningssystem kommer att tas upp på chefsdagen 26 november. 2:5 Principer för annonsering på Intranätet Ledningsgruppen enades om att kommunikationsavdelningen arbetar fram en policy för hur förvaltningen ska arbeta med annonsering med mera på intranätet. 2:6 Chefsdagen 26/11 - agenda Övergången till miljöledningssystem kommer att behandlas på chefsdagen. Ledningsgruppen enades i övrigt om att ägna kommande möte med befolkningsledningsgruppen (BLG) åt att prioritera de önskemål som inkommit vid tidigare chefsdagar och fastställa programmet för chefsdagen. Ledningsgruppen enades om att skapa en planeringsgrupp för chefsdagarna under 2016. Vilka funktioner som ska finnas med i denna behandlas vid ledningsgruppens möte 7 december 2015. 3. Befolkningsperspektivet Hela staden socialt hållbar 3:1 Tillgänglighetsarbetet till lokaler i stadsdelsförvaltningen Sandra Burman och Andreas Arehammar presenterade ett nytt förslag för arbetet med tillgänglighet till lokaler i förvaltningen. Förvaltningsledningen behöver så småningom Besluta om huvudansvarig sektor/funktion som är processägare (ny roll) då detta är ett uppdrag som ska ingå i den ordinarie verksamheten. Besluta om att o övriga sektorer/funktioner ska bidra med arbetsinsatser och kompetens som behövs och i vilken utsträckning samt o besluta om att en rollbeskrivning och ansvarsfördelning mellan följande roller tas fram av processägare tillsammans med berörda sektorer: Processledare/ansvarig, Processtöd UL Lokaler, Kommunikatör, Inventerare, Kontaktperson i sektor/funktion (ny). I detta ingår ett förtydligande av enhetschefernas roll i arbetet. Fördela medel/prioritera frågan så att ansvarig sektor har möjlighet att genomföra uppdraget. Inventeringen av befintliga lokaler uppmanas av KF att vara slutförd till 2015-12-15 vilket bör beaktas. Sektor/funktion som utses som processägare behöver förslagsvis: Utse processledare som ansvarar för hela kedjan från inventering till genomförd åtgärd. (Detta innebär att man kan fördela arbetsuppgifter till andra som genomför men att man ansvarar för att driva och följa upp arbetet samt kommunicera med berörda). Processledaren behöver arbeta med att förtydliga delar i processen, till exempel vem som beställer inventering och hur den ska återkopplas. Processledaren behöver också hitta arbetssätt för samverkan tillsammans med övriga roller. Ta fram rollbeskrivning och ansvarsfördelning enligt ovan tillsammans med berörda sektorer 3
Forts punkt 3:1 Övriga sektorer/funktioner behöver förslagsvis Utse kontaktperson/er som stödjer arbetet och ansvarar för kommunikation i sektor/funktion och som löpande återkopplar till processledaren. Tillsammans med processledare hitta arbetssätt för samverkan mellan berörda roller Publicering av information via Serviceguiden/kommunikation Förvaltningsledningen behöver förslagsvis Besluta om hur kommunikation kring tillgänglighet ska prioriteras (t.ex. på hemsidor, intranät osv.) I beslut om fördelning av arbetsinsatser ta hänsyn till o att publicering av informationen via Serviceguiden exempelvis kan göras av inventeraren men o att bildbank finns hos kommunikatör och o att granskning av text med fördel görs av kommunikatör Åtgärdande Förvaltningsledningen behöver förslagsvis Besluta om hur generell prioritering av åtgärder för enkelt avhjälpta hinder ska hanteras. Till exempel kan processledare göra en samlingsbeställning av åtgärder vid behov. Besluta om förvaltningen ska arbeta för att söka medel av de 20 miljoner som är avsatta (förutsatt att de hanteras genom utlysning liksom tidigare medel). Förvaltningsledningen enas om att tillgänglighetsarbetet så småningom ska inordnas i förvaltningens arbete med lokaler. Ärendet behandlas igen 7 december 2015. 3:2 Kort rapport om uppdraget gällande befolkningsprognos Sandra Burman presenterade en rapport gällande uppdraget om hur förvaltningsledningens arbete med befolkningsprognoser kan systematiseras samt att ta fram en plan (modell), som beskriver hur förvaltningen kan få till sig aktuell befolkningsprognos. Syftet med uppdraget är att åstadkomma ökad träffsäkerhet och kvalitet i förvaltningsledningens planering. Idag finns ingen systematisk bevakning av befolkningsprognosen. Planen ska även visa på vem/vilka som förvaltar arbetet. Sandra Burman presenterade även förslag på vilket analysstöd som går att få från statistiska avdelningen på stadsledningskontoret samt förslag på arbetssätt. Ledningsgruppen enades om att arbeta vidare med frågorna om analysstöd och hur detta kan samordnas i respektive sektorsledning. Uppgifter lämnas till Sandra Burman senast 1 december 2015. 4
3:3 Jubileumsplanen 2021, Östra Göteborgs deltagande, lägesrapport Åsa Svensson lämnade en lägesrapport om arbetet inför jubileumsfirandet 2021. Östra Göteborg deltar inom områdena: Göteborg berättar Vattnet som hållbar resurs Det entreprenöriella Göteborg Leva 2021 - stadstriennal 4. Kommande nämnd Nästa nämndsammanträde är den 24 november 2015. Handlingar till nämndens sammanträde den 15 december ska lämnas in 25 november 5. Rapporter från 10-grupperna Ledningsgruppens ledamöter rapporterade från sina respektive 10-grupper. 6. Övrigt Biståndsorganisationen Caritas har uttryckt önskemål om att genomföra en stadsdelssafari i Östra Göteborg. Caritas har begärt hjälp från stadsdelen för att genomföra safarin. Ledningsgruppen enades om att hänvisa Caritas till socialresursförvaltning. 7. Nästa FLG Nästa ordinarie ledningsgruppsmöte hålls den 23 november 2015. Vid detta möte ska bland annat följande ärenden behandlas: Planeringsgrupp för chefsdagarna Tillgänglighetsarbetet till lokaler i stadsdelsförvaltningen Vid anteckningarna Åke Ström 5