VALLENTUNA KOMiIUN REVISIONEN MISSIV 2015-09-25 Uppföljning v revisonens tidigre genotlrförd grnskningr åren 2OI2-2OL3 hr på uppdrg v oss förtroendevld revisorer genomfört en uppföljning v ett ntl tidigre genomfördgrnskningr åren 2oL2-2olg. Resulttet frmgår v bifogd rpport. Syftet med uppföljningen är tt kontroller om åtgärder vidtgits med nledning v de bedömningr och åtgärdsförslg/rekommendtioner som lämndes i de ursprunglig grnskningrn. Av totlt 37 rekommendtioner bedömer vi ez som uppfrlld, sju delvis uppfylld medn ått inte är uppfylld. Av de ått rekommendtionern som inte åtgärdts rör tre stycken brnkonventionen och tre stycken inköp/upphndling/ utbetlningr. De grnskningr som ingått i denn uppföljning är:. Grnskning v investeringr (zorz). Grnskning v kommunens rbete med EKO-frågor, frågor om bisysslor smt förtroendekänslig poster (zotz). Grnskning v ekonomisk styrning och kontroll (zorz). Grnskning v styrning och npssning till kundvlssystemet LOV (zotz). Grnskning v kommunens rbete utifrån Brnkonventionen (zor3). Grnskning v tillförlitlighet i system och rutiner för leverntörsfkturor inklusive mnuell utbetlningr (zor3). Grnskning v näringslivsverksmheten (zorg). Grnskning v inköp och upphndling (zor3). Grnskning v lt-verksmheten (zorg). Grnskning v systemtiskt kvlitetsrbete i förskol och grundskol (zorg) REVISTON EN TUNA TORG 1. 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00. FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA. SE im U Vllentun kommun
VALLENTUNA KOTI'IMUN REVISIONEN MISSIV 2015-09-25 Rpporten hr vrit föremål för skgrnskning hos respektive förvltning. Revisorern utgår ifrån tt ännu inte vidtgn åtgärder genomförs eller tt respektive nämnd i nnt fll motiverr vrför åtgärden inte är ktuell. Redovisningen sker vi rutinen L.2.Bg. För revisorern @r" Stffln Modig Ordförnde REVISIONEN TUNA TORG 1. 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00. FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTU NA. SE WWW.VALLENTUNA. SE ffit U Vllentun kommun
www.pwc.se Revisionsrpport Jonn Hägg Tild Lindell Jenrty Nyholm September zotg Uppfoljning u grnslcnin gsr gjord 2O72-2O73 Vllentun kommun pwe
I 20r5-o9-25 JonnøHägg Projektledre Crrínllultgren Uppdrgsledre Vllentun kommun Sid z
InnehflUsfrrteekníng 1., 2.L. 2.2. 2.3. 2.4. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.4.r. 4. 4.r. 4.2. 4.3. 4.4. 4.4.r. Ð. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.4.r. 6. 6.t. 6.2. 6.s. 6.+. 6.4.t. 7.r. ND /.,J- 7.4. Inledning Bkgrund. Revisionsfråg... Avgränsning... Revisionsmetod... Revisorerns rekommendtioner Nämndens/styrelsens yttrnde......10 EKO-frågor, bisysslor och ftirtroendekänslig poster Smmnfttning v genomförd grnskning... Revisorerns rekommendtioner t2... L2... L2 Nämndens/styrelsens yttrnde...... 12 Uppföljning v vidtgn åtgärder...... 18 Bedömning...1S Ekonomisk styrning och kontroll...... t6 Smmnfttning v genomförd grnskning...... 16 Revisorerns rekommendtioner Nämndens/sty'relsens yttrnde... Uppföljning vvidtgn åtgärder... Bedömning t6... t6... t6 Styrning och npssning till kundvlssystemet LOV... 19 Smmnfttning v genomförd grnskning... 19 Revisorerns rekommendtioner Nämndens/styrelsens yttrnde... Uppföljning v vidtgn åtgärder...20 Bedömning...2L Brnkonventionen...22 Smmnfttning v genomförd grnskning......22 Revisorerns rekommendtioner...22 Nämndens/sty'relsens yttrnde......22 Uppföljning v vidtgn åtgärder... 23 7 7 7 7 I 9 r8... 19 19 Vllentun kommun Sid 3
7.4.r. 8. 8.r. 8.2. 8.s. 8.+. 8.4.r. 9. 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.4.r. 1(). 10.1. ro.2. 10.3. ro.4. 11. 11.1. LL.2, 11.3. Lr.4. Bedömning...24 Leverntörsfkturor och mnuell utbetlningr... 25 Smmnfttning v genomförd grnskning...25 Revisorerns rekommendtioner...25 Nämndens/styrelsens yttrnde... Uppföljning v vidtgn åtgärder...26 Bedömning...27 Näringslivsverksmheten z8 Smmnfttning v genomförd grnskning... Revisorerns rekommendtioner...28 Nämndens/styrelsens yttrnde... 29 Uppföljning v vidtgn åtgärder z6 z8...3o Smmnfttning v genomförd grnskning 32 Revisorerns rekommendtioner Nämndens/styrelsens yttrnde... Smmnfttning v genomförd grnskning....37 Revisorerns rekommendtioner..37 Nämndens/styrelsens yttrnde......98 Uppföljning v vidtgn åtgärder...32...33 Uppföljning v vidtgn åtgärder...94 10.4.1. Bedömning 35 Lt.4. tz.. IT-verksmheten.....97...g8 Systemtiskt lcvlitetsrbete i füirskol och grundskol...4o 72.L. Smmnfttning v genomförd grnskning......40 t2.2 Revisolerns rekommendtioner t2.3. 12.4. Nämndens/styrelsens yttrnde... Uppföljning v vidtgn åtgärder...40...4l Vllentun kommun Sid 4
7 S c;tnrnø;nfø:tt snde b e dömníng hr på uppdrg vvllentun kommuns revisorer genomfört en uppföljning v tidigre grnskningr giord under åren zorz-2o18. Revisionsfrågn som skulle besvrs lydde: Vílks &tgärder hør uídtø,gíts ned nledníng u denbedömníng och de ãtgärds/örslø,g so nlä tno:ts í zotz och zotg-&rs grnskníngr? Den smmnfttnde bedömningen för respektive grnskning bsers på en smld bedömning v huruvid åtgärder vidtgits, smt i vilken utsträckning. Dett enligt de rekommendtioner som lämndes i grnskningsrpportern. Bedömning Uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfullt Antl rekommendtioner 22 Totlt 37 7 8 Bedömningen grundr sig på följnde o Grnskning v investeringr (zorz) Kommunen hr tgit frm en blnkett för strtegisk beslut för tt få en enhetlig dokumenttion v nsvr och befogenheter. Fstighetsvdelningen hr tgit frm en process för byggprojektledning där projektets totlkostnd frmgår från behovsnlysen. Vidre görs risknlyser både i smbnd med förprojekteringen och i detljprojektering och rbete med en investeringspolicy hr påbörjts. Fyr v de lämnde rekommendtionern bedöms uppfrlld. En rekommendtion bedöms delvis uppfulld.. Grnskning v kommunens rbete med EKO-frågor, frågor om bisysslor smt ftirtroendekänslig poster (zo rz) Kommunen hr fstställt ett nytt reglemente för internkontroll och tgit frm en rutinbeskrivning för nställds bisyssl. Kommunen hr även infört ett digitlt system, Strtsys, som innebär ett mer enhetligt rbetssätt och underlättr uppföljning v internkontroll. Av de rekommendtioner som lämndes bedöms ll fiir vr uppfrlld.. Grnskning v ekonomisk styrning och kontroll (zorz) Kommunen hr ntgit en ny finnspolicy och fstställt ett nytt reglemente vseende internkontroll. En översyn v hel den kommunl förfttningssmlingen hr genomförts och en ny struktur för smtlig styrdokument hr tgits frm. Utifrån de åtgärder som vidtgits bedöms båd rekommendtionern uppfi'lld. Vllentun kommun Sid 5
. Grnskning v styrning och npssning till kundvlssystemet LOV (zorz) Kommunen hr inte fttt beslut om tt inför ett system för tidmätning. Ett förslg till ny rutiner v klgomålshntering hr rbetts frm och ny rutiner för hntering sk införs. Utifrån det bedöms en rekommendtion delvis uppfflld och en ej uppfrlld.. Grnskning v kommunens rbete utifrån Brnkonventionen (zorg) Brnets särställning och brnkonventionens intentioner hr inte tydliggiorts i vrken kommunplnen eller nämnderns verksmhetsplner. En utredning vtryggre Vllentun hr genomförts, och sk ligg till grund för det frmtid rbetet på området. En rekommendtion bedöms upp{yltd och tre rekommendtioner ej uppfi'lld. En rekommendtion bedöms delvis uppfulld. r Grnskning v tillftirlitlighet i system och rutiner füir leverntörsfkturor inklusive mnuell utbetlningr (zo r3) Kommunen hr påbörjt rbetet med tt t frm en skriftlig rutin vseende uppföljning och vslut v behörigheter och gjort en totl genomgång v leverntörsregistret som kontinuerligt underhålls. Vd beträffr upplägg v ny nvändre som sk registrer leverntörer så fär de inte också h ttesträtt. Vi bedömer tt två rekommendtioner nses vr uppfi'lld och två ej uppfrlld.. Grnskningvnäringslivsverksmheten (zorg) Kommunen hr ntgit en näringslivspolicy smt en hndlingspln för högre tillgänglighet. I smbnd med återrekryteringen v näringslivschef sk den centrl näringslivsfunktionens roll och orgnistion ses över. Utifrån vidtgn åtgärder bedöms två rekommendtioner uppfi{ld, två delvis uppfulld och en ej uppfrlld. o Grnskning vinköp och upphndling (zog) Rutinern för inköp hr reviderts och en policy för inköp och upphndling hr tgrts frm. Vidre hr kommunen upprättt en \ tìsdtbs som kontinuerligt upp= dters. Kommunen genomför även utbildningr där direktupphndling, upphndlingr, vtl smt inköp ts upp. Utifrån vidtgn åtgärder bedöms fem v de lämnde rekommendtionern uppfulld, en delvis uppfylld och en ej uppfulld. o Grnskning v lt-verksmheten (zog) Kommunen hr påbörjt projektet "IT2ot5" som sk vr klrt i jnuri zotí.inom rmen för projektet ingår frmtgndet v en IT-styrningsmodell. hr tgit del v rbetsunderlg och projektet är tidsbestämt. Rekommendtionen bedöms därmed delvis uppfylld.. Grnskning v systemtiskt kvlitetsrbete i färskol och grundskol (zo4) Kommunen hr upprättt en tydlig pln för rbetet med tt stärk strukturen vseende plnering, dokumenttion, nlys och uppföljning. Plnen innehåller tydlig ktiviteter på smtlig orgnistorisk nivåer och den är tidsstt inom en tvåårsperiod. Rekommendtionen som lämndes bedöms uppfylld. Vllentun kommun Sid 6
Ð Inledníng - 2.7. Bøkgrund De grnskningr som revisionen genomför innehåller oft förslg på åtgärder som bör genomförs. Dess åtgärder vrierr i omfttning och därmed också i tid för genomförnde. En viktig del v revisionens rbete är därför tt följ upp tidigre grnskningr för tt se om åtgärder hr vidtgits med nledning v dess. Vllentun kommuns revisorer hr uppdrgit tt följ upp grnskningr genomförd under åren zorz-2o13. 2.2. Reuisíonsfr&g Den övergripnde revisionsfrågn som skulle besvrs vv Vílk &tgärder hoir uídtgít s tne d" nledníng u de t b e d.örnníng o eh de &tg är dsjñr slg s orn lätnnc:ts í z o tz och z o t g- &rs grønskníng r? 2.5. Augränsn:ín.g Grnskningen vser åren zorz-2o19. De områden som nsetts funger tillfredställnde hr inte tgits med i grnskningen. Inte heller berörs grnskning v delårsrpport och årsredovisning, dess följs upp på nnt sätt. Inom rmen för denn grnskning hr följnde grnskningr följts upp: Grnskning v investeringr (zot z) o Grnskning v kommunens rbete med EKO-frågor, frågor om bisysslor smt förtroendekänslig poster (zorz) Grnskning v ekonomisk styrning och kontroll (zorz) Grnskning v styrning och npssning till kundvlssystemet LOV (zotz) Grnskning v kommunens rbete utifrån Brnkonventionen (zor3) Grnskning v tillförlitlighet i system och rutiner för leverntörsfkturor inklusive mnuell utbetlningr (zor3) Grnskning v näringslivsverksmheten (zor3) Grnskning v inköp och upphndling (zorg) Grnskning v IT-verksmheten (zorg) Grnskning v systemtiskt kvlitetsrbete i förskol och grundskol (zorg) Vllentun kommun Sid 7
2.4. Reufsionstnetod Genomgång hr skett v revisorerns synpunkter och förslg till åtgärder som ngetts i lämnde revisionsrpporter och missivbrev till nämnder och styrelser. Därefter hr grnskning skett v eventuell svr som revisorern fått från respektive nämnd/styrelse och lägesbeskrivningr hr inhämtts från berörd tjänstemän. En bedömning enligt UppfuIlt/DelußtrypfuUt/Ej ttppfullt hr gjorts utifrån vidtgn åtgärder enligt de rekommendtioner som lämndes i rpportern. Revisonsrpporten hr vrit föremål för skgrnslining v respektive förvltning. Vllentun kommun Sid I
g. Inuesteríngr 5.7. Sø:mtnø:nføttníng øu genornfi)rd grønskníng genomförde zotzpä uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun en grnskning som syftde till ttbedöm om Kommunstyrelsen ochberörd nämnder hft en ändmålsenlig styrning och kontroll v investeringsprojekten. Efter genomförd grnskingen bedömdes tt Kommunstyrelsen och berörd nämnder i viss delr hde en ändmålsenlig styrning och kontroll v investeringsprojekten. Motiven till ställningstgndet bserdes på resulttet utifrån de sju uppställd kontrollmålen. 9.2. Reuisorerrreu:s rekomrtnendø:tíoner För tt förbättr kommunens styrning och kontroll v investeringsprojekt rekommenderdes följnde: Dokumenterd investeringsmodell bör ts frm, d.v.s. en beskrivning v processens olik delr från det tt behov uppstår till dess tt projektet slutredoviss. (Enligt uppgift pågår ett rbete med tt förtydlig kommunens projektmodell) Vid klþlering v ett projekts beräknde totlkostnder bör ts frm och nvänds en blnkett som säkerställer tt de krv som ställs för tt investeringen skll kunn ske utifrån kommunens nvisningr bekts (bl.. hur loklkostnden förändrs, effekter på verksmheten etc.) Risknlys bör görs som ett led i progrmrbetet och löpnde uppdters under projektets gång. Kommunen bör även ställ krv på risknlyser i smbnd med upphndling v investeringsprojekt För tt få en enhetlig dokumenttion v nsvr och befogenheter bör en blnkett ts frm som uppdters löpnde utifrån de olik skeden i projektet (förstudie, progrmrbete, projektering, byggntion osv) och även utifrån ändrd bemnning (gäller vid förändringr såväl inom kommunen som för konsulter, entreprenörer etc.) Rutinern för slutredovisning (tidpunkt och utformning) behöver tydliggörs i kommunen. Skll nvisningrn i projektmodellen VAMOS tillämps? När i tiden skll slutredovisningen ske? Vllentun kommun Sid 9
S.S. Nätnndens/stgrelsensyttrønde Kommunstyrelsen godkände zorz-r2-29 kommunledningskontorets förslg till svr på revisionsrpporten. Kommunledningskontoret och smhällsbyggndsförvltningen instämde till stor del i synpunktern. Vllentun kommun hr en projektmodell som klls VAMOS. Kommunledningskontoret och smhällsbyggndsförvltningen hr påbörjt ett rbete med tt förtydlig kommunens projektmodell och gör en särskild investeringsmodell. Revisionens grnskning och rekommendtioner kommer tt nvänds i dett rbete. 5.4. Uppfoljníng øu uídtø;gn;ø ätgärder De rekommendtioner som lämndes i grnskningen hr följts upp vi dokumentgrnskning och intervju med berörd tjänstemn. Sedn genomförd grnskning hr fstighetsvdelningen inom smhällsbyggnd tgit frm en process för byggprojektledning, d.v.s. investeringr. hr tgit del v dokumentet, dterlzot4-rt-r3. Utöver det rbetr kommunens loklresursplneringsgrupp (LPR) löpnde med utveckling v rbetet med investeringr. Främst gäller det smordningen melln förvltningr och underlg för plnering. LRP är ett berednde orgn till kommunens tjänstemnnledningsgrupp. Det innebär tt beslut v strtegisk betydelse ftts v ledningsgruppen och opertiv frågor vgörs v LRP. Dett reglers i den kommunl förfttningssmlingen (KFS), i styrdokumenten 1.2.01 Policy för styrning och uppföljning v ekonomi och verksmheter i Vllentun kommun ocht.z.g7 Regler för loklförsörjning och internhyr. I smbnd processen ovn görs redn i behovsnlysen en beräknd totlkostnd. Vllentun kommun hr utvecklt smrbetet melln smhällsbyggndsförvltningen och öwig törvltningr tör tt säkerställ tt ll vet eff'ekten v investeringr och kommnde verksmhetskostnder. Behov och kostndsuppskttning infogs i loklresursplnen för fortstt hntering i kommunplnen (d.v.s. mål och budget tör treärsperioden). En dg per är hr politiker och tjänstemän i Vllentun kommun en kommunplnedg där förutsättningrn för mål och budget för kommnde år gås igenom. I dett rbete hr smtlig förvltningr med plnerde investeringr och tillkommnde driftskostnder. Som ett led i progrmrbetet sker risknlys numer både i förprojekteringen blnd systemhndlingr och i detljprojektering under bygghndlingr/förfrågningshndlingr. Formtet är inte helt f?irdigt utn förbättrs lite vrje gång. För tt få en enhetlig dokumenttion v nsvr och befogenheter hr en blnkett för Strtegisk beslut i smbnd med investeringsprojekt hr tgits frm. hr tgit del v dett dokument. Vidre frmkommer tt ett rbete hr påbörjts med tt utform ett förslg till investeringspoìicy och intern tillämpningsnvisningr. Enligt uppgift kommer policyn tt innehåll llmänt om investeringr, investeringsprocessen, investeringsmo- Vllentun kommun Sid ro
dell, redovisning v investeringr, bokföring v investeringr och rpportering. hr tgit del v råmterilet där policy och nvisningr ligger smmn. När llt är klrt kommer det bli wå dokument, en policy som sk nts politiskt och en nvisning till denn. 5.4.1. Bedömning Revisorerns rekommendtioner En dokumenterd investeringsmodell bör ts frm. Uppföljning Uppfrilt Fstighetsvdelningen hr tgit frm en process fdr byggprojektledning. En blnkett för klþlering v ett projekts beräknde totlkostnder bör ts frm. Uppfullt I processen ovn görs redn i behovsnlysen en beräknd totlkostnd. Risknlys bör görs som ett led i progrmrbetet. Uppfrllt Risknlys sker numer både i förprojekteringen blnd systemhndlingr och i detljprojektering under bygghndlingr/förfrågningshndlingr. Blnkett för tt få en enhetlig dokumenttion v nsvr och befogenheter bör ts frm. Blnketten bör uppdters löpnde utifrån de olik skeden i projektet. Uppfullt En blnkett för strtegisk beslut i smbnd med investeringsprojekt hr tgits frm. Rutinern för slutredovisning (tidpunkt och utformning) behöver tydliggörs. Delvis uppfullt Arbete med tt t frm en investeringspolicy och tillhörnde tillämpningsnvisningr pågår. Vi hr tgit del v råmterilet. Vllentun kommun Sid rr
4. E KO -lr &g or, bísyss lor o ch frrtr o - endekänstíg poster 4.r. So;mtnønf,øttníng øu genotnftrd grønskníng gcnomförde zorz på uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun en grnskning v kommunens rbete med EKO-frågor (etik, korruption och oegentligheter), hntering vbisysslor smt grnskning v så kllt förtroendekänslig poster. Efter genomförd grnskning vr den smmnfttnde bedömningen tt kommunstyrelsens intern kontroll vd gällde EKO-frågor, hntering vbisysslor smt hntering v förtroendekänslig poster inte vr tillräcklig eftersom brister konstterdes i smbnd med grnskningen. 4.2.,Reuisorerrurs; rekotntnendø,tíon;er Mot bkgrund v genomförd grnskning rekommenderdes kommunstyrelsen tt: Utform riktlinjer vseende EKO-frågor som bl.. omfttr rutiner för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten sk ske, d.v.s. systemtiser och strukturer kontroller v olik riskområden för tt förebygg tt eventuell EKO-relterde händelser inträffr. Utform tydligre riktlinjer för krtläggning, bedömning och uppföljning v de nställds bisysslor. Utform riktlinjer och rutiner för hur redovisning v förtroendekänslig poster sk ske. Löpnde gör uppföljning/kontroll v ovnstående rutiner för tt säkerställ tt dess fungerr på vsett sätt. 4.5. Nätnndens/styrelsensyttrønde Kommunstyrelsen godkände zor3-or-l4 $ 14 kommunledningskontorets förslg till svr på revisionsrpporten om kommunens rbete med etik, korruption, oegentligheter, hntering vbisysslor smt grnskning v s.k. förtroendekänslig poster. Kommunledningskontoret instämde i tt en översyn v riktlinjern behövde genomförs och plnerde tt genomför följnde åtgärder: EKO-frâgor Kommunen behöver utök rbetet med EKO-frågor och stöd för dett finns i ett väglednde mteril från SKL som fokuserr på mutor och jäv. SKL:s vägledning hr reviderts hösten zorz med nledning v förändringr i lgstiftningen. Sedn Vllentun kommun Sid rz
den r juli zote finns lgreglern om tgnde och givnde v mut i ro kp. Brottsblken (BrB). Regler om åtl finns även i zo kp. BrB och brottet tgnde v otillbörlig förmån vid röstning finns i 17 kp. BrB. Kommunledningskontoret hr för vsikt tt utform och förbättr kommunens riktlinjer och rutiner vseende EKOfrågor blnd nnt för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten sk ske. Bisysslor Kommunledningskontoret kommer tt genomför en översyn v "Policy för hntering v nställds bisysslor och viss uppdrg" och dess tillämpning genom tt följ upp hur insmling v uppgifter om bisysslor görs och bedömning v desmm. För tr o endekönslig p o ster Kommunen behöver genomför regelbundn kontroller v redovisningen vseende förtroendekänslig poster och dett genomförs inom rmen för kommunens internkontroll. Intern utbildningr kring hntering v förtroendekänslig poster genomförs fortlöpnde. Ett smlt dokument behöver görs för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseende dett. 4.4. Uppfoljníng u uídtø;gn,ø &tgärder De rekommendtioner som lämndes i grnskningen hr följts upp vi dokumentgrnskning och intervju med berörd tjänstemn. EKO-frå,gor Kommunen nvänder både SKL:s "Om mutor och jäv - vägledning för nställd i kommuner,lndsting och regioner" och näringslivskoden från Institutet Mot Mutor (IMM). Informtionen och mterilet finns tillgängligt på kommunens intrnät. hr tgit del v dokumenten. Frågor om mutor och jäv upp ts även upp under heldgsintroduktionen för nynställd som kommunen genomför två gånger per år. Mutor och jävbehndls även vid internutbildning v chefer. Under 2014 genomförde kommunen ett omfttnde rbete med tt utveckl den intern kontrollen, både styrdokument och rbetssätt. zor4-og-29 $ 99 fstställde kommunfullmäktige ett nytt reglemente för internkontroll. hr fått t del v dett. Vllentun kommun hr infört ett digitlt stöd för rbetet med internkontroll och det sker numer i verktyget Strtsys. Det digitl stödet innebär ett mer enhetligt rbetssätt med internkontroll. Införndet påbörjdes zor4 och den först uppföljningen utifrån det ny reglementet skedde vid årsskiftet 2oL4l2orS. Uppföljning v internkontrollen rpporters i smbnd med delårsbokslut och årsbokslut. Arbetet hr även kompletterts med en åtgärdsrpport. Vlet v områden som sk grnsks i den årlig internkontrollen bsers på en risk- och konsekvensnlys. Revisionen genomför under 2o1S en särskild grnskning v internkontrollen. Bísysslor Kommunen reviderde rutinbeskrivningen för nställds bisyssl zor4-rz-oz. Rutinbeskrivningen utgör tillsmmns med Polícyfir nstöllds bisyss/o ochuiss Vllentun kommun Sid 13
upp dr g, Allmänn b e stömmels er (AB) $ 8, Lg en om offentlíg nst ällníng (LOA) $ 7vägledning för hur närmste chef sk hnter den nställdes bisysslor. Kommunen hr även infört ett elektroniskt formulär för tt rpporter bisysslor som möjliggör en bättre kontroll. Formuläret finns tillgängligt vi kommunens intrnät och en länk till formuläret skicks även ut till smtlig nställd vi mil en gång per år. Vi intrnätet och mil till chefer sker också påminnelser om insmling v nmäln v bisyssl. HR-vdelningen' smmnställer inkomn uppgifter om bisysslor och redovisr årligen dett till kommunstyrelsen. Frågn om bisysslor ts även upp vid introduktionen v nynställd. Kommunstyrelsens rbetsutskott beslutde 2o15-o3-r9 tt ge kommundirektören i uppdrg tt se över Policy fir nstöilds bisyss/ och uiss uppdrg. Kommundirektören gv i sin tur vidre uppdrget till HR-vdelningen som nu rbetr med tt t frm ett förslg till Vllentun kommuns regler för bisysslor. Om det ny dokumentet godkänns kn det komm tt ersätt de två nuvrnde dokumenten. Enligt uppgift är ärendet under beredning och sk presenters för den politisk ledningen i höst (plnert tt vr med till näst stoppdtum för ärenden, r4l8). hr tgit del v rutinbeskrivningen smt Policy for nstäilds br'sysslor och ußsuppdrg som finns i den kommunl förfttningssmlingen. F ör tr o endekänslig p o st er I kommunens fkturhnteringssystem finns en funktion som heter't'lider objekt". Syftet med denn funktion är tt säkerställ och kontroller tt verifiktioner utförs dels i enlighet med god redovisningssed och dels för tt minsk risken för jäv i smbnd med trnsktioner där sådn kn uppstå. Vid kontering på viss konton (") i fkturhnteringssystemet går fkturn efter beslutsttest utomtiskt till ekonomifunktionen på respektive förvltning för ytterligre kontroll innn betlning sker. Vid kontrollen säkerställs blnd nnt tt uppgift om deltgre och qrfte frmgår, dett sk finns bifogtsom en bilg eller skri= vs in som meddelnde i en textrut i fkturhnteringssystemet. (") Dess konton är: 69 5t Hyr/ lesing bilr o ch ndr trnsportmedel 69 5z Korttídshyr bilr och ndr trnsportmedel Togt Hotellochlogi Togz Resor ítjänsten 7to t Representtíon extern deltg re Z 1 o S Repr e senttíons g äu or Tttt Mâltíder och rrngemng ftr nstölld 7tg Gäuor till nstäild 76 5 t Itur s / konfer ens /fortbildníng for nst äiid 76 5 z Konfer ens ft r rb et s g rupp en Vllentun kommun hr begärt en särskild grnskning v viss förhållnden rörnde två personer. Denn grnskning hr utförts v på uppdrg v kommun- 1 HR-vdelningen (Humn resources), personlvdelningen Vllentun kommun Sid 14
ledningen. Utifrån denn grnskning rbetr kommunen med tt se över behovet v ytterligre åtgärder och förändrde rutiner. 4.4.1. Bedömning Revisorerns rekommendtioner Utform riktlinjer vseende EKO-frågor som bl.. omfttr rutiner för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten sk ske, d.v.s. systemtiser och strukturer kontroller v olik riskområden för tt förebygg tt eventuell EKO-relterde händelser inträffr. Uppföljning UppSllt Reglemente för internkontroll togs 2014-09-29. Utform tydligre riktlinj er för krtläggning, bedömning och uppföljning v de nställds bisysslor. Uppffltt Rutinbeskri'rningen v nställds bisyssl hr reviderts. Ett formulär för rpportering v bisyssl, som möjliggör bättre kontroll, hr även tgits frm. Kommunen rbetr även med tt t frm ett nytt regelverk. Utform riktlinjer och rutiner för hur redovisning v förtroendekänslig poster sk ske Uppfrllt Kontering på viss konton i fktureringssystemet kontrollers en ytterligre en gång innn betlning för tt säkerställ tt betlning sker i enlighet med god redovisningssed. Löpnde gör uppföljning/kontroll v ovnstående rutiner för tt säkerställ tt dess fungerr på vsett sätt. Uppffllt Se ovn. Vllentun kommun Sid r5
S. Ekonotnísk styrníng ochkontroll S.t. Sørntnønføttníng cru genornftrd grønskníng utförde 2oL2 på uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun en grnskning vkommunens ekonomisk styrning och kontroll. Den övergripnde revisionsfråg som skulle besvrs med nledning v grnskningen vr: H r kommunsty r els en utformt r e g ler, riktlíryj er eller p olícy dokument for u äsentlíg processer och rutíner inom omrädet ekonomisfurning och kontroll i syfte tt stikerstäil en tillräcklíg intern kontroll och ändmåisenlíg ekonomísk sfurning? Efter genomförd grnskning vr den smmnfttnde bedömningen tt kommunstyrelsen till viss del hde utformde regler, riktlinjer eller policydokument för väsentlig processer och rutiner inom ekonomistyrning och kontroll i syfte tt säkerställ en tillräcklig intern kontroll och ändmålsenlig ekonomisk styrning. Bedömningen gjordes utifrån grnskningens fem uppställd kontrollmåi, vrv ett bedömdes uppfullt och fin delvis uppfi'lld. 5.2. Reuísorerrr;crsrekorm:rrø;endøtíorl:er Efter genomförd grnskning rekommenderdes kommunstyrelsen tt:. Säkerställ tt styrdokument finns inom ll väsentlig områden gällnde ekonomisk styrning och kontroll. o Uppdter och ktuliser rådnde styrdokument utifrån kommunens nuvrnde orgnistion och rbetsformer. 5.3. lr{ifunndens/,styrelsen"s AttTsnde Kommunstyrelsen godkände kommunledningskontorets svr på revisionsrpporten. Kommunledningskontoret höll med revisionen om tt fler v styrdokumenten behövde ktulisers smt tt styrdokumentens tillämpning i verksmheterns dglig rbctc bchövdc scs övcr. 5.4. Uppfo$níng øu uídtøgnø ãtg ï,r:der De rekommendtioner som lämndes i grnskningen hr följts upp vi dokumentgrnskning och intervju med berörd tjänstemn: En ny finnspolicy, som erstte den tidigre policyn, ntogs v kommunfullmäktige 2otg-rr-25 $ 4r. Eftersom sþ'rdokumentet vr ett v de äldst inom området ekonomisk styrning och kontroll vlde ekonomivdelningen tt börj med tt revider det dokumentet. Tillämpningsnvisningr v kommunens finnspolicy uppdters löpnde och finns på kommunens intrnät. hr fått t del v Finnspolicyn och tillämpningsnvisningrn v fïnnspolicyn. September 20',l5 Vllentun kommun Sid 16
Vllentun kommun hr genomfört en omfttnde överslm v internkontrollen, både vd det gäller styrdokument och rbetssätt. Kommunfullmäktige fstställde 2or4-og-29 ett helt nytt reglemente, som erstte de två tidigre styrdokumenten för internkontroll. hr tgit del v reglementet. Det ny reglementet, som hr tydlig tillämpningsnvisningr, finns också tillgängligt direkt i det webbserde progrmmet Strtsys där verksmheten rbetr med internkontroll för tt på så vis gör styrdokumentet mer lättåtkomligt och synligt. Införndet v internkontrollen i Strtsys hr också gjort det tydligre för verksmheten eftersom ll rbetr i smm verktyg och mllstruktur. Inom området inköp och upphndìing hr en översyn genomförts och en tjänst som inköpscontroller hr tilìstts. Fler tydlig tillämpningsinstruktioner för verksmheten hr införts och rbetet med den systemtisk uppföljningen v inköp hr utvecklts. Kommunen hr också infört en vtlsdtbs (som är i drift) och rollbeskrivningr v vtlsnsvrig och kvlitetsnsvrig för vtl. Vidreutveckling v kommunens upphndlingshndbok är pågående. Ett rbete pågår med tt t frm förslg till uppdtering v kommunens policy för upphndling och utök den med inköpsområdet. Därefter kn rbetet med översyn v styrdokumentet "L.2.74Avtlsregler" genomförs. översyn v eventuell seprt sþ'rdokument för investeringsverksmhet och exploteringsverksmhet pågår. Arbete med dokumenttion v redovisningssystem hr inletts. Vllentun kommun hr genomfört en översyn v hel den kommunl förfttningssmlingen och tgit frm en ny struktur för smtlig styrdokument. hr tgit del v dokumentet "Defïnitioner på styrdokument tillhörnde kommunl förfttningssmling". Ekonomivdelningen hr gått igenom smtlig styrdokument utifrån kommunfullmäktiges beslut om definitioner. Ekonomivdelningen hr tgit frm förslg på uppdterde styrdokument som kommunfullmäktige hr fstställt. hr fått t del v dess. Bemnningen inom ekonomivdelningen kommer från och med hösten 2o1S tt utöks och plnen är tt mer resurser sk kunn vsätts för översyn v styrdokument. Det frmkommer tt kommunen blnd nnt vser tt gå igenom "1.2.03 Lokl föreskrift - Krv", "t.t.o7 Attestreglemente" och "1.2.01 Policy för styrning och uppföljning v ekonomi och verksmheter". Gällnde representtion och mutor och jäv följer kommunen SKL:s vägledning, och informtionen fås vi intrnätet. Beloppsgränser vseende representtion frmgår v delegtionsordningen fcir respektive nämnd. Vllentun kommun Sid 17
5.4.1. Bedömning Revisorerns rekommendtioner Säkerställ tt styrdokument finns inom ll väsentlig områden gällnde ekonomisk styrning och kontroll. Uppföljning uppfrllt Kommunen hr ntgit en ny finnspolicy och fstställt ett nytt reglemente vseende internkontroll. Uppdter och ktuliser rådnde styrdokument utifrån kommunens nuvrnde orgnistion och rbetsformer. Uppffllt Ekonomivdelningen hr tgit frm förslg på uppdterde styrdokument som kommunfullmäktige hr fstställt. Vllentun kommun Sid 18
6. Strníng och ørnilrøssning tíu kundulssystetnet LOV 6.r. Sø:rnrnølnføttníng u genornftrd grønskníng På uppdrg v revisorern i Vllentun kommun genomförde en förstudie vseende kommunens införnde v kundvlssystem enligt lgen om vlfrihetssystem (LOV) inom hemtjänsten. Syftet med grnskningen vr tt bedöm huruvid socilnämndens styrning och uppföljning v LOV inom hemtjänsten bedrevs enligt kommunfullmäktiges och lgstiftningens intentioner. Revisionsfrågn som skulle besvrs vr: Hr socilnämnden en styrning ochuppfoljníng som säkerstäiler tt ulfrihet s sy st em ínom hemtj änst en b e dríu s enlíg t kommunfullmöktig e s o ch I og s tiftníng ens int entío ner? Efter genomförd grnskning bedömdes tt socilnämnden och Vllentun kommun hde utrbett ett system för LOV inom hemtjänsten som uppfidlde de krv som lgstiftren ställde. All utförre hde smm möjlighet tt erhåll uppdrg utifrån det förfrågningsunderlg som nämnden ntgit. Informtion till kommuninvånrn fnns såväl på kommunens hemsid som i tryckt broschyrer som utförrn utrbett. Kommunens biståndshndläggre informerde också den enskilde om vilk vl som kunde görs. Socilförvltningen rbetde kontinuerligt med uppföljning och kontroll v utförrn inom hemtjänsten. Den smmntgn bedömningen vr tt socilnämnden utifrån ovnstående säkerställde tt vlfrihetssystemet bedrevs enligt fullmäktiges och lgstiftningens intentioner. Ett utvecklingsområde, som också identifierdes v socilförvltningen, vr tt utrbet säkrre rutiner vseende ersättning till utförrn. 6.2. Reuisorernss rekom;nendø,tíor.er Utifrån genomförd grnskning rekommenderdes socilnämnden tt: Driv på rbetet med tt utveckl verksmhetssystem inom kommunen som säkerställer ett ersättningssystem som är tillförlitligt. Säkerställ tt klgomålshntering frmöver fungerr fullt ut. Rpporten överlämndes till kommunstyrelsen för kännedom och till socilnämnden för yttrnde senst z8 februri 2013. 6.5. Nätnndens/styrelsensyttrønde Socilnämnden lämnde ett yttrnde på revisionsrpporten 2o1g-o2-o1, se även tjänsteskrivelse zor3-or-3r. I yttrndet uppges blnd nnt tt ett rbete pågår för tt se hur det nuvrnde verksmhetssystemet kn ersätts med ett nytt modernre Vllentun kommun Sid r9
system och hur ersättning till utförrn sk utgå frmöver. I yttrndet betons tt någon form v tidmätningssystem som mäter den utförd tiden krävs för tt kunn h kontroll över hur mycket tid som fktiskt utförs hemm hos kundern. Vidre, v yttrndet frmgår tt en översyn v processern i socilnämndens klgomålshntering hr inletts. Syftet med översynen är tt se om rutinen är ändmålsenlig och om den efterföljs i ll dess delr. Socilnämnden godkände yttrndet över revisionsrpporten zor3-oz-r9 g zo. 6.4. Uppfo$níng øu uídto,gn,s &tgärder De rekommendtioner som lämndes i grnskningen hr följts upp vi dokumentgrnskning och intervju med berörd tjänstemn. Av intervjun frmkommer tt kommunen hr infört ett nytt verksmhetssystem, Treserv. Det ny verksmhetssystemet möjliggör tt kommuniktion och uppdrg melln hndläggre och utförre kn ske i systemet, smt tt ersättning utgår vi ekonomimodulen i systemet. Än hr inget tidmätningssystem införts, och ersättning utgår således fortfrnde från beviljd tid och eventuell 'uvikelser. Förvltningen gjorde under 2014 ett test med tidmätning på ett ntl hemtjänstgrupper. Testet syftde till tt ge en bild v wikelser från beviljd tid. En ny verksmhetsutvecklre med IT-inriktning är nställd från och med zor5-o8-r7, och hr som uppgift tt se över möjlighetern till tidmätning. Det är v vikt tt ett frmtid tidmätningssystem kn integrers med nuvrnde personlsystem, ekonomisystem smt verksmhetssystem, enligt intervjun. Huruvid ett tidmätningssystem kommer tt led till ett förändrt ersättningssystem kn inte sägs i nuläget. Ett förslg till ny rutiner för klgomålshntering hr rbetts frm v förvltningen. Förslget behndls v nämnden zor5-o8-r8. Förslget tydliggör processen för klgomålshntering och ställer smm krv på extern utförre som på den kommunl utförren. I smbnd med dett pågår även ett rbete med tt ge brukre och invånre utökde möjligheter till tt lämn in synpunkter och klgomål till kommunen. All klgomål sk frmöver registrers i Strtsys, för tt säkerställ tt ärendet hnters smt tt återkoppling ges till brukren/invånren. Socilnännden sk enligt uppgift t frm ett nytt förfrågningsunderlg under september zor5. Smtidigt ses intern rutiner över för tt förbättr processen i nsökningsförfrndet, från nsökn till godkännnde. Ett rbete med tt förbättr uppföljningen hr även gjorts, och lyfts frm v förvltningen. Uppföljningen hr strukturerts och smls digitlt inom en del v kvlitetsledningssystemet i Strtsys, vilket gör tt resultt, pln för åtgärder och återrpportering tydliggörs och stärks. Vllentun kommun Sid zo
6.4.t. Bedömning Revisorerns rekommendtioner Uppföljning ll ll))rrii l li*iì; r,liil r.liiili rl,l(ir{i : ìii! rlrt,ivcìr::iklf ;,!1ir)ìi'll(lriirr0Ììr, llrlr:jir:it; glslill;rti; itirlii,)ti,itt ii(i0)i[lliiittrfi]lr]liir trlr,r:r ii,,:iiijl ir:li li,;ii; iill[,r: r'ilr i i i,r t:riii i]i.r,li. çìíij;;.,i',rflji(ír).rìrì.,:íirriri'r ;íìri lì,ìllllíiiiìi, il,iiljfiii. li']i,ll,i,1t'1, Y I ti..,1, 'r, 9 '.,, r, : ',...,,r '....,. i -:i,"r'';.3r r:;jliír. jl, r ïiirilrritirtiir:t lilìiriit. rlitii. rl, r.ttl,";: ih[uri' iii r:. l,.,., ', ; 1,,., :,.. r i'úiir rrì i it; i ii J lr,* r l. iiò i I lr;;, Säkerställ tt Hgomålshntering frmöver fungerr fullt ut. Delvis upp$llt Ny riktlinjer sk besluts v nämnd, ny rutiner för hntering sk införs. Vllentun kommun Sid zr
7. BørrnkonuentíorøreÍt 7.7. Sø;tntnø:nføttnín,g øu genotnfiird grønskníng På uppdrg v Vllentun kommuns förtroendevld revisorer grnskde våren 2o1B socilnämndens, brn- och ungdomsnämndens, utbildningsnämndens och fritidsnämndens rbete i frågor som rörde brn och ungdomr. Grnskningen hde sin utgångspunkt i Prop. zoogfrol.232. och fokuserde på brnkonventionen och dess intentioner. Efter genomförd grnskning vr bedömningen tt Vllentun kommun ändmålsenligt bedrev rbetet med brn och ung ur ett verksmhetsperspektiv, med vseende på smverkn och orgnistion. bedömde dock tt det skndes en tydlig politisk styrning och ledning, smt tt det skndes ett tydligt brnperspektiv i styroch måldokument. 7.2. Reuisorernøs; rlekotrlrrrlrendøtíorrrer I syfte tt stärk förutsättningrn för dett rbete lämndes nämndern med ett ntl rekommendtioner: I styr- och måldokument tydliggör brnets särställning och brnkonventionens intentioner för respektive verksmhetsområde. I enlighet med Prop. zoogf to:z3z Strtegi för tt stärk brnets rättigheter i Sverige säkerställ tt verksmhetsföreträdre utbilds i brnkonventionen och dess intentioner, smt tt/hur brn och ungs åsikter inhämts i beslut som rör dem.. TydligTör- det kommurgemcrsmm Rsvret för brn och ungâ smt tyd; liggör smrbetet melln nämndern. o InHuder öwig nämnder i frmtgnde vhndlingsplnen för Tryggre Vllentun då vi uppfttr fler frågor som nämndövergripnde. Se över rutinern för uppföljning i s1tre tt säkerställ tt uppföljning görs. 7.8. Nätnnden,s/stAnelsen,syttr:ønde Kommunfullmäktige tog zor3-o4-zg del v revisionens grnskning, vilket frmgår v beslut $ +g i smmnträdesprotokollet. Kommunstyrelsen eller nämndern hr inte yttrt sig. Kommunstyrelsens rbetsutskott hr, zot5-o4-28, föreslgit kommunstyrelsen tt fstställ riktlinjer för Tryggre Vllentun. Vllentun kommun Sid zz
7.4, Uppfoljníng u uídtø,gn,s ätgärder De rekommendtioner som lämndes i grnskningen hr följts upp vi dokumentgrnskning och intervju med berörd tjänstemn. Brnets särställning och brnkonventionens intentioner hr inte tydliggjorts i kommunplnen eller i nämnderns verksmhetsplner. De mål som sty'relsen och nämndern hr ntgit hr i fler fll bäring på brn och ungdomr, utifrån det relevnt verksmhetsområdet men ej utifrån brnkonventionen eller dess intentioner.2 Ingen strukturerd utbildning i brnkonventionen hr skett sedn den tidigre grnskningen. 2o1B fttdes beslut i fritidsnämnden om tt instift Ungdomsrådet, se smmnträdesprotokoll zor3-o9-rz. Det fnns vid denn tidpunkt redn ett ungdomsråd i kommunen, som resultt v ett demokrtiprojekt under föregående år, och beslutet i nämnden införlivde det existernde Ungdomsrådet i nämndens verksmhet, smt tydliggiorde rmr för rådet. Sedn våren zor4hr det dock inte funnits ett prktisernde ungdomsråd i kommunen. Det hr inte vrit möjligt tt rekryter ungdomr till rådet. Under den tid som ungdomsrådet verkde hde det en roll som remissinstns. I en fråg yttrnde sig rådet och yttrndet fnns med som underlg i en tjänstskrivelse inför ett beslut i fritidsnämnden. Det kommungemensmm nsvret för brn och ung eller smrbetet melln nämndern i reltion till Brnkonventionen hr inte tydliggiorts. Representnter för kulturnämnden och smhällsbyggndsnämndens verlsmheter deltr numer i Tryggre Vllentun och hr gjort så sedn 2013. Det frmkommer emellertid under intervjun tt rbetet inom Tryggre Vllentun hr vstnnt under senre år, och tt det exempelvis för zor5 hr sknts en hndlingspln för rbetet smt tt det hr vrit svårt tt följ upp hndlingsplnen och det rbete som bedrivs inom rmen för Tryggre Vllentun. På uppdrg v kommundirektören hr under året en utredning v Tryggre Vllentun genomförts v kultur- och fritidsförvltningen, i syfte tt vidreutveckl det trygghetsfrämjnde rbetet genom tydligre politisk styrning, ökd effektivitet och kvlitet smt bättre uppföljning v rbetet som kommunen bedriver i egen regi och i smverkn med ndr ktörer. Utredningen hr m mnt ut i ett förslg till riktlinjer smt till ny orgnistorisk struktur. Blnd nnt nämns tt riktlinjern tillsmmns med en årlig hndlingspln och långsiktig strtegi som besluts v kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige bör tydliggör roller och nsvr smt ök möjligheten till politisk styrning. Kommunstyrelsens rbetsutskott hr tgit del v förslget och föreslgit kommunstyrelsen tt fstställ riktlinjer för Tryggre Vllentun, se smmnträdesprotokoll zor5-o4-28 (KS zo15.r5o). Nämndern hr rbett vidre med egn mål och ktiviteter, som liksom övrig styrdokument hr hft bäring på brnkonventionen och dess ktiviteter utifrån de verksmheter som berörs. Arbetet med uppföljning v dess sker numer i verktyget Strtsys. Även om ntlet ktiviteter som berör frågor inom brnkonventionens 'Se exempel i den ny Kommunplnen 2016-2018, mål relterde till kund/invånre. ' Se FN 2013-05-30 - beslut Testmentsgåv (kllt Tentmensgåv) $ 34 Vllentun kommun Sid z3
område kn h ökt, finns det ingen medveten politisk prioritering med utgångspunkt i brnkonventionen bkom dett. I öwigt frmgår inte tt någon nnn ty r v uppföljning, så sombrnbokslut, görs i kommunen. 7.4.1. Bedömning Revisorerns rekommendtioner I svr- och måldokumenttydliggör brnets särställning och brnkonventionens intentioner för respektive verksmhetsområde. Uppftiljning Ej uppfullt Brnets särställning och brnkonventionens intentioner hr inte tydliggjorts. Att i enlighet med Prop. zoog lto zgz Strtegi för tt stärk brnets rättigheter i Sverige säkerställ tt verksmhetsföreträdre utbilds i brnkonventionen och dess intentioner, smt tt/hur brn och ungs åsikter inhämts i beslut som rör dem. Ej uppfullt Ingen utbildning hr nordnts. Ett beslut om tt inrätt ett Ungdomsråd hr fttts men Ungdomsrådet är ej verksmt idg. Tydliggör det kommungemensmm nsvret för brn och ung smt tydliggör smrbetet melln nämndern. Delvis uppfullt Utredningen v Tryggre Vllentun hr msmnt ut i ett förslg till riktlinjer smt till ny orgnistorisk struktur. Förslget þdliggör roller och nsvr smt ökr möjligheten till politisk styrning. Inkluder öwig nämnder i frmtgnde v hndlingsplnen för Tryggre Vllentun då vi uppfttr fler frågor som nämndövergripnde. Se över rutinern för uppföljning i syfte tt säkerställ tt uppföljning görs. Uppfrllt Kulturnämnden och smhällsbyggndsnämnden deltr sedn zot4itryggre Vllentun Ej uppfullt Det görs ingen uppföljning med utgångspunkt i brnkonventionen i form v brnbokslut eller dylikt. Vllentun kommun Sid z4
8. L eu er ø;ntör sfo,kn r or o eh Ínølrtuello. utbetø,lníngolr 8.r. Sø;tntnø:nfø,ttníng su genornftrd grønskníng genomförde zor3 på uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun en grnskning vseende tillförlitlighet i system och rutiner för hntering v leverntörsfkturor inklusive mnuell utbetlningr. Grnskningen syftde till tt besvr följnde revisionsfråg Är den int ern kontr ollen tíiir äcklíg u s eende sy stem o ch rutíner for hnt ering u leu er ntör sfktur or ínklusíu e mnuell utb et lníng r? Efter genomförd grnskning bedömdes den intern kontrollen vseende tillförlitlighet i system och rutiner för hntering v leverntörsfkturor i huvudsk vr tillrächig. Vidre bedömdes den intern kontrollen vseende hntering v mnuell utbetlningr inte vr tillräcklig. Bedömningen gjordes utifrån sju uppställd kontrollmå1. 8.2. Reuisorerrr,crs rekotr rnendø,tíoíter I syfte tt stärk den intern kontrollen lämndes följnde rekommendtioner Det finns en årlig uppföljning v ttest och behörighet. Vi bedömer tt det finns en förteckning över beslutsttestnter och ndr ttestnter, vi bedömer dock tt förteckningen inte är ktuell. Verifïering v ttest visr på tt tio fll inte stämmer överens med kommunens förteckning. Det skns en skriftlig rutin för när uppföljning eller vslut v behörigheter sk ske. Kommunens ekonomisystem sknr spärrr som omöjliggör tt en hndläggre som rbetr med den löpnde fktureringen även kn registrer ny leverntörer. Vi bedömer dett som en brist. Vi kn konstter tt kommunen hr en väsentlig ndel leverntörer i leverntörsregistret som förekommer fler än en gång. I syfte tt stärk den intern kontrollen bedömer vi tt den centrl ekonomivdelningen bör förbättr kontrollen v underlg för de mnuell utbetlningrn. Vid verifiering visde det sig tt tillräckligt med underlg skndes på ekonomivdelningen. Femton v underlgen inkom först efter förfrågn under grnskningens gång från förvltningrn. Dessutom bedöms två v de mnuell utbetlningrn inte innehåll den informtion som behövs för tt kunn förstå och kontroller betlningrn. Vllentun kommun Sid z5
8.9. Närnndens/stgrelsensgttrønde Kommunstyrelsen ntog föreslget yttrnde och överlämnde det till kommunfullmäktige. Yttrndet innehöll följnde synpunkter och åtgärdsförslg: r) Uppföljning och vslut v ttest och behörighet sker löpnde. En skriftlig rutin för vslut och uppföljning v behörighet sk upprätts och sk i fortsättningen uppdters kontinuerligt. z) Brister hr identifierts v kommunen och åtgärdts genom tt inte tilldel behörigheter som inkluderr både möjlighet tt registrer ny leverntörer och ttesträtt. All behörighetshntering är spårbr och loggs. B) En totl genomgång v leverntörsregistret hr genomförts. Arbetet utfördes v en projektnställd och vr klrt i juli. Huvudsyftet vr tt se till tt orgnistionsnummer fnns registrert för smtlig leverntörer. Kontroll gjordes även v felupplägg, gml uppgifter och fctoringbolg. 4) Ekonomivdelningen hr inte underlgen för de mnuell utbetlningrn men de fïnns på respektive förvltning. Den som ttesterr hr nsvret för tt få se underlgen och vid behov se till tt de är bifogde. Behöver en ttestnsvrig utbildning sker det riktde instser. 8.4. Uppfoliníng u uídtøgn,s ãtgärder Efter genomgång med berörd tjänstemän frmkommer tt följnde åtgärder hr genomförts/vidtgits sedn svret på revisionsrpporten lämndes: Det frmkommer tt kommunen rbetr med tt t frm och inför en skriftlig rutin vseende löpnde uppföljning och vslut v ttest och behörighet. Olik lösningr gås nu igenom, blnd nnt utifrån hur ndr kommuner rbetr med vslut v behörigheter. I smbnd med grnskningen upptäcktes tt kommunens ekonomisystem sknde spärrr som omöjliggjorde tt en hndläggre som rbetde med den löpnde fktureringen även kunde registrer ny leverntörer och gör betlningr. Enligt uppgifl åtgärddes dett genst vid upptäckt. Fortsättningsvis sk nvändre som hr ttesträtt inte kunn gör betlningr. All behörighetshntering är spårbr och loggs. Enligt uppgift frmkommer tt ett kontinuerligt underhåll v leverntörsregistret hr fortstt efter den totl genomgången. Huvudsyftet med genomgången, som vr klr i juli 2oL4, vr tt se till tt orgnistionsnummer fnns registrert för smtlig leverntörer. En kontroll gjordes även v felupplägg, gml uppgifter och fctoringbolg. Vllentun kommun Sid z6
Ansvret för mnuell utbetlningr åligger den som ttesterr, det är därmed den som ttesterr som hr nsvret för tt få se underlgen och vid behov se till tt de är bifogde. Därför finns underlgen fortfrnde på respektive förvltning och inte hos ekonomivdelningen. 8.4.t. Bedömning Revisorerns rekomrnendtioner Förteckningen över beslutsttestnter och ndr ttestnter bedöms inte ktuell. Det fìnns en årlig uppföljning v ttest och behörighet, men skns en skriftlig rutin för när uppföljning eller vslut vbehörigheter sk ske. Uppftiljning Ej uppfrllt Enligt uppgift hr kommunen påbörjt rbetet med tt t frm en ny rutin. Kommunens ekonomisystem sknr spärrr som omöjliggör tt en hndläggre som rbetr med den löpnde fktureringen även kn registrer ny leverntörer. Uppffllt Bristen åtgärddes genst vid upptäckt. Fortsättningsvis när ny nvändre som sk registrer leverntörer läggs upp så får de inte också h ttesträtt. Kommunen hr en väsentlig ndel leverntörer i leverntörsregistret som förekommer fler än en gång. Uppfullt En totl genomgång v leverntörsregistret hr genomförts. Den centrl ekonomivdelningen bör förbättr kontrollen v underlg för de mnuell utbetlningrn. Ei upp&llt Underlgen för mnuell utbetlningr ligger kvr på respektive förvltning. Vllentun kommun Sid z7
9. 9.7. lvärín g s lius u erk s ø;tnhet en Søtntnc:nfø,ttníng su g enornftrd grø;nskníng På uppdrg v de förtroendevld revisorern grnskde zor3 om kommunens näringslivsverksmhet med fokus på sþ'rning och uppföljning v näringslivsverksmheten som bidrr till tt kommunens näringslivspolitisk mål förverkligs. Den revisionsfråg som grnskning skulle besvr vr: Bedríuer kommunstyrelsen en ändmålsenlíg uerksmhet gentemot näring sliu et med fokus p å utu e ckling o ch tillu itxt? Den smlde bedömningen efter genomförd grnskning vr tt kommunstyrelsen inte i ll delr svrde för en ändmålsenlig verksmhet gentemot näringslivet med fokus på utveckling och tillväxt. Målen vr inte tidstt och hde vrit formulerde på smm sätt under fler år. Kommunstyrelsen hde inte brutit ner fullmäktiges inriktningsmål i egn mer konkret måi. Näringslivspolicyn som ntogs under zorz fnns ännu inte införd i kommunens förfttningssmling, vilket försvårr en llmän uppslutning kring näringslivsfrågorn. 9.2.,Reufsorerrl.es reknmrtnendø.tíorrrer Utifrån grnskningen lämndes följnde rekommendtioner: Tydligre strtegier för tt uppnå kommunfullmäktiges mål behöver formulers. Det bör ses som prioritert för kommunstyrelsen tt förmå övrig nämnder, vrs förvltningr utövr myndighetsutör"ning, tt rbet för tt förbättr tillgänglighet, hndläggningstider och bemötnde. Ansvret för kommunens företgsklimt kn inte ligg på en ensm näringslivschef, utn bör ses som ett kommungemensmt nsvr. Ett tydligre stöd till ny smt redn etblerde företg i kommunen är också nödvändigt för tt målen som finns för verksmheten sk kunn uppnås. O Kommunen bör även överväg tt utvidg näringslivschefsfunktionen, dels för tt minsk sårbrheten, dels för tt lägg in ny rbetsuppgifter. Exempel på ny rbetsuppgifter är utbildning och stöttning gentemot öwig förvltningr och/eller etblering v en företgslots som fungerr som en guide Vllentun kommun Sid z8
till förvltningr och blnketter som då företgre behöver hjälp eller komm i kontkt med någon. Som en följd v ovnstående finns det nledning tt överväg en översyn vbefintlig orgnisering och nsvrsfördelning vd gäller kommunens smlde verksmhet gentemot näringslivet med fokus på utveckling och tillväxt. Grnskningsrpporten överlämndes till kommunstyrelsen och revisorern utgick ifrån tt de skulle vidt relevnt åtgärder som följd v grnskningen. Dess skulle sedn redoviss till Kommunfullmäktige enligt rutinen r.2.sg (som även den skns i förfttningssmlingen). g.s. Nifunndens/styrelsern-sgttrønde Kommunstyrelsen svrde på revisionsrpporten och lämnde följnde synpunkter och åtgärder: Kommuniktion - och mrkndsvdelningen kommer tt bryt ner fullmäktiges måii kommunplnen i sin genomförndepln 2o1S, som innebär tydliggörnde v strtegier och ktiviteter under kommnde plnperiod. I pågående ktuliseringsprövning v gällnde översiktspln kommer även utvecklingen v näringslivet tt belyss. Kommunens ledningsgrupp hr under 2or4 gert i frågn och rbetet fortsätter under 2o1S. Utbildningr kring bemötnde hr genomförts på smhällsbyggndsförvltningen. Mätningr på servicenivån görs kontinuerligt och smordns med bygglovsllinsens och SBA:s NKl-mätningr. Ledningsgruppen hr under börjn v 2o74tgit beslut om ett åtgärdspket för tt förbättr kontktmöjligheter och tillgänglighet i kommunens service. Dett är överlämnt till förvltningrn tt genomför. Kommunen hr begränsde möjligheter tt stödj enskild företg, men sk hjälp till inom de områden som kommunen hr befogenheter för. Vi försöker prioriter tydlig informtion och br dilog med företgen. Viktig verktyg är kommunens webbsid och företgsbesök. Grtis rådgivning finns för personer som vill strt eget. Dett tillhndhålls v Täby-Dnderyd-Vllentun nyföretgrcenter. Informtionen och smrbetet melln förvltningrn hr successivt förbättrts och fler åtgärder plners. Smverknsformern hr förbättrts melln kommunledningskontoret och smhällsbyggndsförvltningen. Under zor5 kommer näringslivsfunktionens inriktning och omfttning tt ses över. Kommunstyrelsen hr under zor4 också genomfört en krtläggning v smhällsbyggndsförvltningens orgnistion och olik funktioner, utförd v. I den frmgår förslg till förbättringsåtgärder inom förvltningens styrning och rbetsprocesser som även skulle förbättr de smlde instsern inom näringslivsverksmheten. Vllentun kommun Sid z9