ANVÄNDAR HANDLEDNING FÖR ADVITUMS KUNDPORTAL Utfärdad av: Markus Persson Version: 1.1 Datum: 2013-05-31
Innehållsförteckning Område Dokumenttyp Ver.1.1 Advitum Innehållsförteckning... 2 Allmänt... 3 Varför Advitum?... 3 Komma igång... 4 Ärenden (Service Tickets)... 6 Nya ärenden... 6 Skapa ärende i en... 7 Uppdatera ett ärende... 8 Avslutat ärende... 10 Projekt (Projects)... 11 Rapporter (Reports)... 12 Fakturor (Invoices)... 12 Timbankar (Block Hours Report)... 13 Administration (Manage)... 14 Uppdatera användare... 15 Skapa användare... 15 2
Advitum Allmänt Denna handledning innehåller instruktioner för att kunna använda Advitums för dig som kund till Advitum. en innehåller all information du behöver för att komma igång, har du ändå frågor är du välkommen att kontakta oss på info@advitum.se eller 0481-480 20. Din organisation har dessutom en utpekad person som är ansvarig för att hjälpa dig igång. Varför Advitum? Vi på Advitum arbetar ständigt med att ge dig som kund bättre service och snabbare respons. Med en ökar vi vår transparens i samarbetet med er vilket vi hoppas leder till att ni snabbare och effektivare kan följa och samarbeta med oss kring vårt gemensamma arbete. Med hjälp av att implementera en ger vi er möjligheten att samarbeta och utbyta information med oss i realtid, ni kan också i efterhand kontrollera ärenden eller söka bland äldre ärenden. Ni kommer också att bli informerade via epost när ändringar utförts på befintliga ärenden. Har du behörighet kan du också kontrollera saldo på timbankar, kontrollera fakturor eller söka i kunskapsdatabsen. 3
Advitum Komma igång Eftersom du har börjat läsa denna handledning har du troligen erhållit en inloggning till Advitums, om du mot förmodan inte har en inloggning ber vi dig kontakta er utpekade kontaktperson. Det går naturligtvis också bra att kontakta oss direkt. För att logga in på Advitums går du till http://www.advitum.se/. Följande skärmbild erhålls då Här loggar du in med de inloggningsuppgifter du erhållit. 4
Advitum Vid första inloggningen erhålls följande bild Detta är en snabbstartmeny vartifrån du kan utföra de vanligast förekommande procedurerna på en. Det kan vara en bra idé att låta denna sida vara startsida men vill du inte det så klickar du i valet Dont t show this page again. Beroende på din behörighet ser du följande olika flikar Service Tickets Här hanterar du dina samt din organisations pågående samt avslutade ärenden hos Advitum. Du kan också skapa nya ärenden samt uppdatera befintliga ärenden under denna meny. Projects Denna flik innehåller projekt som Advitum och din organisation driver tillsammans, här kan man enkelt se projektplaner, projektaktiviteter samt projektdokumentation med mera. Reports Under fliken reports finns sammanställningar kring huvudsakligen förbrukade timmar, fakturor samt ärenden. Manage Fliken manage använder din organisation för att lägga till, ta bort eller uppdatera användare i en. Knowledgebase Här kan du söka efter lösningar på tekniska problem. 5
Advitum Ärenden (Service Tickets) Nya ärenden När du vill komma i kontakt med Advitum för att få hjälp med något kan du välja mellan följande olika alternativ Epost Telefon Kundportal Naturligtvis väljer du det alternativ som passar DIG bäst. Oavsett hur ni kontaktar Advitum skapas ett nytt ärende och du kommer att bli informerad om detta via ett epostmeddelande. I meddelandet finns även en direktlänk till ärendet. När du klickar på länken får du logga in till en, efter det visas ärendet, se nedan. Allt eftersom arbetet fortgår kommer information om status, utförda arbeten samt eventuella frågor att publiceras på ärendet, du kan när som helst logga in och titta på ärendet. Du blir också informerad via Epost om viktiga förändringar skett i ärendet. 6
Advitum Skapa ärende i en Om du föredrar att skapa ärendet direkt i en istället för att ringa eller skicka epost klickar du på knappen New Quick Ticket Följande dialog visas då Här anger du så mycket information som möjligt, gärna utförligt då det underlättar fortsatt arbete med ärendet. Klicka sedan på Save and Close, efter någon minut kommer ett epost som bekräftar att ärendet skapats och att Advitum meddelats att ett nytt ärende inkommit. Vi kommer då att påbörja ärendet så fort som möjligt. Du blir också meddelad när vi påbörjar arbetet. 7
Advitum Uppdatera ett ärende Om du vill komplettera ett ärende med exempelvis en skärmbild eller ett felmeddelande klickar du på ärendelänken eller loggar in i en via http://www.advitum.se/ Om du loggar in i en utan att klicka på ärendelänken behöver du leta upp det aktuella ärendet. Klicka i så fall på Open Tickets enligt nedan Du erhåller då en lista med öppna ärende enligt bilden nedan 8
Advitum Klicka på det aktuella ärendet, följande bild erhålls då För att skriva en kommantar till ärendet, klicka på Add Note och följ instruktionerna För att bifoga en fil, klicka på Add Attachment och följ instruktionerna 9
Advitum Avslutat ärende När ett ärende är avslutat kommer du att få ett epostmeddelande om att det är avslutat. Du kommer naturligtvis också att kunna se avslutade ärenden i en. Notera att för att se avslutade ärenden måste du välja ticket search enligt nedan 10
Advitum Projekt (Projects) Under fliken Projects kan du hitta all information kring de projekt som din organisation och Advitum genomför tillsammans, exempel på information kan vara följande Projektplan Projektaktiviteter Status för projektet samt per aktivitet Dina aktiviteter Projektdokumentation I samband med att din organisation startar ett projekt tillsammans med Advitum kommer en mer detaljerad genomgång kring hur projektfliken används att genomföras med hela den aktuella projektgruppen. 11
Advitum Rapporter (Reports) Denna flik har endast vissa medarbetare rättighet att se, om du anser att du bör kunna se denna flik, kontakta er organisations kontaktperson. Under rapporter återfinns flertalet nyttiga rapporter, i handledningen kommer två av dem att behandlas. Fakturor (Invoices) Här återfinns samtliga fakturor från Advitum till er organisation. Notera att man även kan filtrera visning av fakturor på projekt, fakturanummer och/eller datumperiod, se nedan. Man kan även skriva ut eller öppna en faktura för att se detaljer. 12
Advitum Timbankar (Block Hours Report) Här återfinns eventuella timbankar som din organisation köpt av Advitum. Man kan se både aktuella samt förbrukade. Naturligtvis ser man även aktuellt saldo på aktuella timbankar, se nedan 13
Advitum Administration (Manage) Denna flik har endast vissa medarbetare rättighet att se, om du anser att du bör kunna se denna flik, kontakta er organisations kontaktperson. För att hantera organisationens användare klickar du på Manage Users Här kan du sedan editera befintliga eller skapa nya användare på en. 14
Advitum Uppdatera användare För att uppdatera en användare klickar du på namnet, därefter anger du den nya informationen och klickar på Save and Close Exempel på en vanlig ändring är att aktivera en för användaren, se nästa avsnitt för tillvägagångsätt. Skapa användare Om fler medarbetar i din organisation ska ha möjlighet att logga in i en kan ni själva enkelt lägga till användaren. Klicka på New User och fyll i relevant information, OBS när lämpliga fält är ifyllda är det viktigt att välja fliken Client Portal och ange epost samt kryssa i Activate Client Portal, se nedan Klicka därefter på Save and Close Ett epostmeddelande kommer att skickas till den nya användaren med inloggningsinformation inom någon minut. 15