Hansa Financials. Integrerat affärssystem för Macintosh och Windows. Volym 3: Logistics. Order, Lager och Inköp

Transkript

1 Integrerat affärssystem för Macintosh och Windows Volym 3: Logistics Order, Lager och Inköp 2001 Hansa Business Solutions, London, England All rights reserved

2 Förord Programserien för Hansa Financials innefattar ett antal kraftfulla ekonomioch affärssystem för Windows- och Macintoshdatorer. Programmen är praktiskt taget identiska för de två miljöerna, och de är utformade för att göra din administration och redovisning så enkel och snabb som möjligt. I de delar där Macintosh- och Windowsversionerna skiljer sig åt, beskriver manualen båda versionerna. Men de flesta illustrationerna är hämtade från Windowsversionen. Den här manualen beskriver modulerna Fakturering, Leverantör och Redovisning. Innan du läser den här manualen bör du redan vara bekant med Hansa användargränssnitt (dess moduler, register, fönster, menyer och knappar) samt registren Kunder och Artiklar. De beskrivs i volym 1 av de här manualerna. Text inom raka parenteser - [OK], [Avbryt] refererar till knappar på bildskärmen.

3 Hur manualerna är organiserade Volym1: Introduktion Introduktion Arbetsyta Volym 2: Accounting Installation av Hansa samt de grundläggande begreppen Hansas grundläggande komponenter: moduler, register, fönster, menyer, funktioner, knappar Hansa och ditt företag Om Hansas funktion i ditt företag, integrationen mellan register och objekt Börja arbeta Registrering av ingående saldon Kunder Kunder, kundkategorier och rapporter Artiklar Produkter och tjänster, prissättning Modulen System Inställningar och parametrar. Systemanvändning Fakturering Leverantör Redovisning Valuta Fakturor, inbetalningar och kundreskontra Leverantörsfakturor, utbetalningar och leverantörsreskontra Den grundläggande redovisningsmodulen. Verifikat och budget Flervaluta i alla moduler Volyume 3: Logistics Order Inköpsorder Varulager Säljordrar och leveranser. Fakturor från ordrar Inköpsordrar, inleveranser och inköpspriser Utleveranser, inleveranser och lagertransaktioner Specialiserade volymer Moduler som är mer specialiserade, som Offert, Utlägg, Inventarier, Projekt, Produktion, Serviceorder och Avtal, finns beskrivna i volym 4 och 5.

4 Innehåll Förord...2 Hur manualerna är organiserade...3 Innehåll...4 Kapitel 1: Modulen Order...12 Inställningar...12 Förskott...12 Leveransadresser...15 Leveranssätt...16 Leveransvillkor...17 Nummerserier - order...18 Orderinställningar...19 Orderklasser...20 Planerad leverans...21 Registret Säljorder...23 Registrera en Order...23 Inspektera och förändra en Säljorder...49 Skriva ut Säljorder...49 Menyn Special...50 Registret Kunder...66 Registret Artiklar...66 Registret Priser...66 Underhåll...67 Räkna om ordrar...67 Samlingsfakturering...68 Skapa planerade poster...70 Skapa planerade poster från säljordrar...75 Skapa inköpsorder...76 Skapa lagerstransaktioner

5 Innehållsförteckning Skapa utleveranser Streckkod, EU kod och artikelkod Dokument...86 Internorder Kundetiketter Orderbekräftelse Rapporter...90 Artikellista Beställda artiklar Fakturerbart Källista Leveranslista Levererbart Objekt/Order statistik Orderjournal Offert/orderprognos Orderstock Prislista Producerbarhetslista TB, order Överlevererade ordrar Export Kontaktuppgifter Orderrader Kapitel 2: Modulen Inköp Inställningar Anbud Inköpsorderinställningar Inköpsorderklasser Leveransvillkor Leverantörsgrupper Nummerserier - inköpsorderprocess

6 Nummerserier - inköpsorder Nummerserier - inköpsorderoffert Registret Leverantörer Registret Artiklar Inköpsartiklar Registrera en Inköpsartikel Inköpsorder Registrera en Inköpsorder Inspektera och förändra Inköpsorder Skriva ut Inköpsorder Menyn Special Skapa Inköpsorder automatiskt Registret Inköpsorderoffert Menyn Special Registret Internrekvisitioner Registrera en Internrekvisitioner Skriva ut Internrekvisitioner Leverera Internrekvisitioner Menyn Special Registret Inköpsorderprocesser Underhåll Beställningsplanering Uppdatera inköpsartiklar Dokument Inköpsorder Inköpsorderoffert Internrekvisition Inköpsorderpåminnelse, Inköpsorderbekräftelse Rapporter Bristlista Beställningsplanering Beställningsunderlag

7 Innehållsförteckning Inköpsprislista Inköpsorderjournal Inköpsorder periodiseringar Inköpsorderstatus Inköpsorderstock Leverantör/artikelstatistik Export Inköpsorderrader Kapitel 3: Modulen Varulager Kostnadskontering Skapa kostnadskontering Kostnadskontering från Inleveranser Kostnadskontering från Utleveranser och Fakturor Returnerade varor Kostnadskontering endast på inköpssidan Stänga av kostnadskontering Inställningar Basprisförändringar Fraktbolag Kostnadskontering Källor Lagerinställningar Nummerserier - utleveranser Nummerserier - lageruttag Nummerserier - inleveranser Nummerserier - returnerade varor Nummerserier - lagertransaktioner Nummerserier - lagerinventering Pakettyper Positioner Strukturartiklar Texter, batchnummer

8 Vägt genomsnitt Registret Utleveranser Skapa en Utleverans Verifikat från Utleveranser Granska och godkänna utleverans Utleveranser från modulen Fakturering Skriva ut plocklista och följesedel Menyn Special Registret Inleveranser Registrera en Inleverans Verifikat från inleveranser Lagerjusteringar Granska och godkänna Inleveranser Menyn Special Registret Lageruttag Registrera ett Lageruttag Verifikat från Lageruttag Menyn Special Registret Lagertransaktioner Verifikat från Lagertransaktioner Menyn Special Registret Returnerade varor Registrera en Retur Verifikat från Returnerade varor Returnera varor som saknar utleveranser Menyn Special Registret Lagerinventering Registret Recept Registret Lagerställen Registret Artiklar Underhåll Uppdatera kostpris

9 Innehållsförteckning Dokument Adressetiketter Artikeletiketter Basprisförändringar Fraktetiketter Följesedlar Inleverans Inleveransetiketter Lagertransaktioner Lageruttag Plocklistor Postens företagspaket Rapporter Artikelhistorik Artikelhistorik per lagerställe Artikel/leveranssätt statistik Artikelgruppslista Bristlista Bäst före lista Inleveransjournal Jämförelse lagerinventering Kreditfakturor, uppdatera lager Källlista Lagerlista Lagertransaktionsjournal Lagerinjournal Lagerutjournal Lagerinventering Lagerställelista Lageruttagsjournal Leveranslista Leverantör/Artikelhistorik Receptlista (består av)

10 Serienummerhistorik Utleveransjournal Vägt genomsnitt Export Lagerlista Index

11 Order

12 Kapitel 1: Modulen Order Modulen Order används för att registrera Säljordrar från och Utleveranser till Kunder. Modulen är integrerad med modulerna Offert (Säljordrar kan skapas från Offerter), Fakturering (Fakturor kan skapas från Säljordrar), Varulager (Utleveranser kan skapas från Säljordrar) och med modulen Projekt (Artiklar kan levereras från Ordermodulen och debiteras ett Projekt). Inställningar Följande inställningar är tillgängliga i modulen Order. Förskott För att kontrollera eller förändra en inställning, säkerställ att du befinner dig i modulen Order genom att använda menyn Moduler. Klicka sedan på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv. Dubbelklicka på den inställningen som du vill titta på. Ett Förskott är en Faktura på en del av eller på hela summan som sänds till Kunden innan varorna levereras eller servicen är utförd. 12

13 Kapitel 1: Order - Inställningar Använd den här inställningen för att bestämma vilken procent av Orderbeloppet och vilken text som ska inkluderas på Förskottsfakturorna. Här anges även vilket försäljningskonto som ska krediteras. Förskottsfakturor kan skapas med funktionen Skapa förskottsfaktura i menyn Special från Säljordern (beskrivs senare i det här kapitlet) eller med funktionen Skapa förskottsfaktura i menyn Special från en Inbetalning (beskrivs i kapitlet Fakturering i volym 2 av de här manualerna). Procent Det här fältet är endast relevant för Förskottsfakturor som skapas från Ordrar. Här ska du specificera vilken procentsats av orderbeloppet som ska förskottsfaktureras. Värdet kommer att avrundas upp eller ned till det närmaste heltalet. Om Kunden tillhör en Kundkategori med en Förskottsprocent kommer den att användas istället för procentsatsen angiven här. I de fall Förskottsfakturor skapas från Inbetalningar kommer Fakturavärdet att hämtas från Inbetalningens Mottagna belopp. Villkor Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor, modulen Fakturering/Leverantör. Här specificerar du det Betalningsvillkor som ska användas vid Förskottsfakturering. 13

14 Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Det här fältet används för att specificera ett förvalt Försäljningskonto och en förvald Momskod för Förskottsfakturor. De hämtas från en Artikel som är registrerad i registret Artiklar endast för det här användningsområdet, och dess Artikelnummer ska anges här. Om det här fältet lämnas tomt, kommer Försäljningskontot och Momskoden att hämtas från inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Artikelns beskrivning kommer inte att visas i Fakturan. Text Här specificerar du texten som ska visas på den första specifikationsraden i Förskottsfakturan. Notera att Ordernumret kommer att läggas till utöver den här texten, så en lämplig text kan vara Förskottsbetalning för Ordernr.. Beräkningsgrund De här alternativen är endast relevanta för Förskottsfakturor som skapas från Ordrar. Välj alternativet Total om du vill att förskottsbeloppet ska beräknas från ordervärdet inklusive moms eller alternativet Netto om det ska beräknas på ordervärdet exklusive moms. De här alternativen används både när procentsatsen hämtas från fältet ovan och när den hämtas från Kundens Kundkategori. Använd ordernr för förskottsbetalningar Den här kryssrutan är endast relevant för Förskottsfakturor som skapas från Inbetalningar. När Inbetalning registreras i modulen Fakturering för ett Förskott (d.v.s. en betalning som tagits emot innan en Förskottsfaktura har skapats), ska ett Förskottsnummer registreras under flik C i Inbetalningen, som en identifikation för Förskottsinbetalningen. Det här kan vara ett nummer från en egen nummerserie, ett nummer som Kunden tilldelat betalningen eller Orderns nummer som betalningen gäller. Markera den här kryssrutan om du vill försäkra dig om att det senaste alternativet alltid används, d.v.s. att Förskottsnumret alltid ska vara samma som ett Ordernummer. 14

15 Kapitel 1: Order - Inställningar Leveransadresser Den här inställningen kan användas för att registrera Leveransadresser för Kunder som har flera ställen som varor ska levereras till. Den lämpliga leveransadressen kan sedan väljas genom att fältet Adress används på delfönster 6 i Offerter, Ordrar och Fakturor och på delfönster 2 i Utleveranser. Fönstret Leveransadresser: Bläddra öppnas när inställningen väljs och visar alla tidigare registrerade Leveransadresser. Dubbelklicka på en post i listan för att förändra den eller klicka på [Ny post] i Knappraden för att öppna en ny post. När posten är komplett, spara den genom att klicka på [OK] i Knappraden eller genom att klicka i stängningsrutan och sedan välja att förändringarna ska sparas. För att stänga posten utan att spara förändringarna, klicka i stängningsrutan. Kund Klistra in Special Registret Kunder Ange Kundnumret eller använd funktionen Klistra in Special. När du trycker på Retur kommer Kundens namn att klistras in i nästa fält. Namn Kundens namn klistras in när du har angivit Kundnumret. Lev. kod Ange en kod som Leveransadressen kan identifieras med från andra ställen i Hansa. Du kan använda upp till fem tecken. Koden måste vara unik för Kundens Leveransadresser, men den behöver inte vara unik för Leveransadresserna i stort. 15

16 Kommentar Adress Ange en kort beskrivning av Leveransadressen här. Den kommer att visas i listan Klistra in och bör därför vara tydlig nog för att rätt Leveransadress ska kunna väljas snabbt och enkelt. Ange Leveransadressen här. Om du har angivit en leveransadress under delfönster 2 på Kunden kommer den att automatiskt att användas i Offerter, Ordrar, Fakturor och Utleveranser när Kundnumret anges. Du behöver därför inte registrera en separat post för den adressen. Leveranssätt Inställningen Leveranssätt används för att definiera olika varianter av Leveranssätt som företaget använder. De är tillgängliga genom funktionen Klistra in Special i registren Säljorder, Fakturor och Utleveranser. Fönstret Leveranssätt: Bläddra visar de tillgängliga Leveranssätten. Dubbelklicka på en av posterna för att öppna ett befintligt Leveranssätt eller klicka [Ny Post] för att skapa en ny. Ange en kod och en kort beskrivning för varje Leveranssätt. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Tabellen kan användas för att registrera olika översättningar av texten för Leveranssätt. Texten kommer att skrivas på Följesedlar från Ordrar. 16

17 Kapitel 1: Order - Inställningar Leveransvillkor Specificera ett Språk i första kolumnen, du kan använda Klistra in Special om det behövs, och den lämpliga översättningen i den andra kolumnen. Du behöver inte registrera en rad för ditt eget språk. Om ett Språk har valts för en Order, kommer det att bestämma vilken översättning som kommer att skrivas ut. Om du inte väljer något Språk kommer texten i fältet Beskrivning att skrivas ut. Du kan även definiera olika typer av dokument som t.ex. Fakturor och Följesedlar för varje Leveranssätt, kanske med lämpliga betalningsinstruktioner. För att gör det här, ange ett Leveranssätt i fältet Språk när de definierar Dokument. Dokumentdefinition beskrivs i kapitlet Arbetsyta i volym 1 av de här manualerna. Markera kryssrutan Skriv ej ut fraktetiketter om du inte vill att Fraktetiketter ska skrivas ut för Utleveranser med det här Leveranssättet. Se kapitlet Modulen Varulager i volym 3 av de här manualerna för att få en mer detaljerad beskrivning om utskrift av Fraktetiketter. Godkänn registreringen genom att klicka på [OK]. I den här inställningen registrerar du olika Leveransvillkor som du vill använda. Leveransvillkoret är specificerat på delfönster 3 i Ordern. Fönstret Leveransvillkor: Bläddra listar de tillgängliga Leveransvillkoren. Dubbelklicka på en av posterna för att öppna ett befintligt Leveransvillkor eller klicka [Ny Post] för att skapa ett nytt. 17

18 Registrera en kod och en kort beskrivning för varje Leveransvillkor. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Tabellen kan användas för att registrera olika översättningar av texten för Leveransvillkor. Texten kommer att skrivas ut på Följesedlar från Ordrar. Specificera ett Språk i första kolumnen, du kan använda Klistra in Special om det behövs, och den lämpliga översättningen i den andra kolumnen. Du behöver inte registrera en rad för ditt eget språk. Om ett Språk har valts i Order, kommer det att bestämma vilken översättning som kommer att skrivas ut. Om du inte väljer något Språk kommer texten i fältet Beskrivning att skrivas ut. Alternativen för Tulldeklaration används av modulen Tull, kontakta din lokala representant för Hansa för ytterligare information. Godkänn registreringen genom att klicka [OK]. Nummerserier - order Varje Order har ett eget unikt löpnummer. När en ny Order registreras kommer nästa lediga nummer i nummerserien att användas. Om det behövs kan du ha flera samtidiga nummerserier, kanske för olika år eller för olika avdelningar. Använd den inställningen för att definiera de här Nummerserierna. De olika nummerserierna får inte överlappa varandra. Om ingen Nummerserie har angivits kommer Ordernumren att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt. När en Nummerserie har definierats kan den tilldelas individuella användare i registret Personer i modulen System (delfönster 3). Ange det första numret från den lämpliga nummerserien i fältet Order nr. Användare som inte har tilldelas någon specifik Nummerserie kommer att använda den första angivna Nummerserien i listan. Alla användare kan ändra löpnumret för en individuell Faktura med hjälp av funktionen Klistra in Special. Följande fönster öppnas om du dubbelklickar på Nummerserier order i fönstret Inställningar 18

19 Kapitel 1: Order - Inställningar Orderinställningar Ange varje ny Nummerserie på den första lediga raden och när du är klar, klicka på [OK] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan. Fältet Skapa Trans. finns tillgänglig i alla Nummerserieinställningar, men används inte av den här. Den här inställningen innehåller blandade alternativ som kontrollerar olika funktioner i modulen Inköp. Kopiera orderdatum till avsändningsdatum När en Order skapas tilldelas fältet Datum det aktuella datumet och fältet Sändningsdag kommer ofta att vara tomt. Markera den här kryssrutan om du även vill att fältet Sändningsdatum ska tilldelas det aktuella datumet. Om Orderdatumet senare förändras kommer även datumet i fältet Sändningsdatum att förändras. 19

20 Orderklasser Faktura baserad på utleverans (endast specialmenyn) När du i Ordrar använder Artiklar som kräver serienummer kan de registreras på en enda Orderrad med det korrekta antalet. När Utleveransen skapas, kommer den att innehålla det rätta antalet rader, alla med antalet ett, vilket ger sig möjlighet att ange de individuella serienumren. När du återvänder till Ordern kommer serienumret från den sista Artikeln att visas När Fakturan senare ska skapas från en sådan Order, kan Fakturan antingen spegla Ordern (d.v.s. med en enda rad för de serienummermärkta Artiklarna, med antalet från Ordern) eller Utleveransen (d.v.s. med ett flertal rader, varje med antalet ett). Markera den här kryssrutan om du vill använda det senare alternativet. Det är användbart om du vill att serienumren ska skrivas ut på Fakturan på samma sätt som på Följesedeln. Det här alternativet gäller endast Fakturor som skapas från Ordrar med funktionen Fakturera från menyn Special. Fakturor som skapas batchvis med funktionen Samlingsfakturering kommer att alltid att spegla Ordrarna som de skapas från. Orderklasser hjälper dig att analysera Order i rapportering eller vid prioritering. När du har registrerat en Order och tilldelat den en Orderklass, visas den i fönstret Order: Bläddra. Den skrivs även ut i rapporten Orderstock. Fönstret Orderklasser: Bläddra visar tillgängliga Orderklasser. Dubbelklicka på en av posterna för att välja en Orderklass eller klicka [Ny Post] för att skapa en ny. 20

21 Kapitel 1: Order - Inställningar Planerad leverans I fönstret Orderklass: Ny post ska du registrera en kod och en kort beskrivning. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Du kan låta Aktiviteter skapas automatiskt från Ordrar med den här Orderklassen när de sparas första gången. Om du vill att de ska skapas, ange vilken Aktivitetstyp som ska användas på dem i fältet Aktivitetstyp. Välj alternativet Säljare från order om du vill att den aktuella säljaren ska anges i Aktiviteten. Välj alternativet Använd säljare, om du vill att alla sådana här aktiviteter ska skapas för en specifik Person. Ange Personens signatur i fältet bredvid alternativet. Ordern och Aktiviteten kommer att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen Bilaga. Det gör att du snabbt och enkelt kan öppna Ordern direkt från Aktiviteten eller öppna Aktiviteten från Ordern. Klicka på knappen med gemet för att öppna listan med bilagor. Dubbelklicka sedan på en av bilagorna för att öppna den. Klicka på [OK] för att spara ändringarna. Den här inställningen ger dig möjlighet att definiera hur du vill att systemet ska hantera fältet Planerad leverans på Säljordrar och Inköpsordrar. Beroende på vilket alternativ du väljer, kommer Hansa att tolka det som anges i det här fältet som fri text, ett datum, en vecka, eller en kombination av år/vecka. Den här koden används i urvalet för olika rapporter och bestämmer sorteringsordning. 21

22 En del funktioner i Hansa kräver att Fälttypen är satt till Datum. Följande funktioner kräver Fälttypen Datum - När Utleveranser skapas från Ordrar kan leveransdatumet automatiskt sättas till det aktuella datumet eller till Orderns Planerade leveransdatum, beroende på vilket alternativ som har valts för funktionen Leveransdatum baserat på, under delfönster 4 på Kunden. Alternativet Planerat leveransdatum kräver att Fälttypen är satt till Datum. Om du använder datumbaserade Prislistor i Ordrar, kan du under delfönster 4 på Kunden välja om Prislistan ska väljas utifrån Orderns Planerade leveransdatum. Om Fälttypen inte är satt till Datum kommer Kundens ordinarie Prislista att användas. Underhållsfunktionerna Skapa planerade poster används för att skapa Inköpsordrar och Produktioner från Ordrar där inköp eller produktion av varorna sker i direkt anslutning till kundens beställning. Den här funktionen kommer inte att fungera utan att Fälttypen är satt till Datum. När Offerter konverteras till Ordrar kan det Planerade leveransdatumet hämtas från samma fält på Offerten eller, det kan beräknas med hjälp av fältet Leveransdagar under delfönster 4 på Offerten. Den sista metoden gör att leveransdagen sätts till ett specificerat antal dagar efter Orderdatumet och kräver att Fälttypen är satt till Datum. 22

23 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Registret Säljorder Grunden för ett ordersystem är naturligtvis de Ordrar som du registrerar i systemet. Använd registret Säljorder i modulen Order för att registrera och arbeta med Ordrar.! Innan du börjar registrera Ordrar måste du definiera det aktuella Räkenskapsåret. Du bör också definiera Ordernummer i inställningen Nummerserier i modulen Order. Registrera en Order I modulen Order väljer du Säljorder från menyn Register eller klickar på [Säljorder] i Ikonraden. Fönstret Order: Bläddra öppnas och visar de Ordrar som redan finns registrerade. Ordrarna visas i Ordernummerordning, men kan ändras genom att du klickar på en av de andra kolumnrubrikerna. Fönstret visar också indikationer för om en Order har blivit levererad eller fakturerad samt Kundens nummer och namn. Ett minustecken i kolumnen Fakt betyder att Ordern är registrerad, men den kan inte faktureras därför att ingen leverans har skett. En Order kan inte faktureras förrän Utleveransen är 23

24 skapad och godkänd. Om en ofullständig Utleverans och Faktura har skapats från en Order kommer en bock att visas i kolumnen Fakt, medan kolumnen Lev lämnas blank. Det betyder att fakturering är gjord för det som hittills är levererat, men Ordern är inte helt levererad och avslutad än. Kolumnen Stängd visar om Ordern är Stängd. Funktionerna under menyn Special beskrivs senare i kapitlet. Knapparna längst ned i högra hörnet kan användas om modulen Begränsad åtkomst är installerad. Knapparna fungerar enligt följande- Visar alla Ordrar. Visar Ordrar som tillhör samma Säljargrupp som den aktuella användaren (d.v.s. de som har samma Säljargrupp angivet på delfönster 4 som den aktuella användaren). Visar Ordrar som tillhör den aktuella användaren (d.v.s. de som har den aktuella användarens signatur angiven i fältet Säljare under delfönster 1). Det finns även möjlighet att förhindra användare att se alla Ordrar genom att begränsa deras behörighet till att endast se deras egna Ordrar eller till dem som tillhör deras Säljargrupp. Se avsnittet som beskriver registret Personer i kapitlet Modulen System I volym 1 av de här manualerna för ytterligare beskrivning av modulen Begränsad åtkomst. Klicka på [Ny Post] i Knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh) för att registrera en ny Order. Alternativt kan du välja en Order som liknar den du ska registrera och klicka [Kopia] i Knappraden. Fönstret Order: Ny Post öppnas, tomt om du klickade på [Ny Post] eller med en kopia av den kopierade Ordern. Om du kopierade en Order kommer den nya Ordern få det aktuella datumet, inte datumet från den kopierade Ordern. Hansa erbjuder flera genvägar för att förenkla ditt arbete med Ordrar. Du kan t.ex. registrera dagens datum i datumfältet med hjälp av funktionen Klistra in Special. Funktionen kan också användas för att förenkla registrering av Artikelnummer, Kundnummer, Betalningsvillkor m.m. 24

25 Kapitel 1: Order Registret Säljorder! Du är inte bunden vid de värden som Hansa erbjuder. De flesta fälten kan du förändra till något som passar bättre. Förändringar som görs gäller enbart den aktuella Ordern. Eftersom all information som lagras för varje Order inte får plats på en sida, är Orderfönstret uppdelat i sex delfönster. Högst upp på varje Order finns ett gemensamt posthuvud. Det innehåller Ordernummer, Kundnummer och Namn. Det finns sex numrerade flikar i posthuvudet. Genom att klicka på flikarna tar du dig till de olika delfönstren. Posthuvudet och foten på Ordern är alltid synliga, som en påminnelse om vilken Kund Ordern avser. 25

26 Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från en annan Nummerserie. När du skapar en ny Order, kommer Hansa att använda nästa lediga nummer från nummerserien angiven i delfönster 3 på användarens Personkort eller från inställningen Nummerserier i modulen Order. Du kan ändra det angivna numret, men inte till ett nummer som redan används. Om du arbetar i ett fleranvändarsystem kommer Ordernumret att visas först när Ordern sparas. Kundnr. Klistra in Special Registret Kunder Ange Kundnumret här eller använd funktionen Klistra in Special. När du trycker på Enter, klistras Kundens namn, adress och annan information automatiskt in i lämpliga fält. Namn Stängd Reserverad Kundens namn infogas efter att du har angivit Kundnumret. Kontrollera den här rutan när Ordern är färdig. Om Ordern sparas när rutan är markerad, kan inga fler förändringar göras på Ordern. Skulle det finnas några olevererade Artiklar kvar på Ordern, kommer de att annulleras från Ordern och de kommer inte längre att visas som utestående i rapporterna. Om en Order ör markerad som Stängd, kommer du inte att kunna skapa Utleveranser från den. Du kommer fortfarande att kunna skapa Fakturor för Utleveranser som utförts tidigare. Markera den här kryssrutan för att Orderns Artiklar ska reserveras i lagret. När liknande Artiklar levereras för andra Ordrar kommer Hansa att reservera Orderns antal i lagret så länge den inte är levererad. Notera att kryssrutan Reserverad endast hanterar antal i lagret. Du ska inte tilldela någon av Artiklarna serienummer förrän Ordern levereras. Hansa kommer 26

27 Kapitel 1: Order Registret Säljorder inte att förhindra att Artiklar med de specifika serienumren levereras till någon annan Kund. Underhållsfunktionen Skapa utleveranser kan användas för att skapa Utleveranser från Ordrar som inte fullt är levererade och där Artiklarna finns i lagret. Den här funktionen prioriterar Ordrar som har kryssrutan Reserverad markerad. Delfönster 1 Datum Klistra in Special Aktuellt datum Det datum som är aktuellt i din dator när Ordern registreras kommer automatiskt att användas Plan.lev. Klistra in Special Aktuellt datum Det datum som Ordern är beräknad att levereras. Formatet för det här fältet bestäms i inställningen Planerad leverans. Möjliga alternativ är fritext, datum, veckonummer eller år/vecka (4 tecken). Med alternativen under delfönster 4 på varje Kund kan du välja att Utleveranserna som skapas från den här Ordern ska ges leveransdatum baserat på det aktuella datumet (dagens datum) eller datumet angivet här (planerat datum). Om du använder det sistnämnda alternativet måste det här fältet vara inställt för datumformat i inställningen Planerad leverans. Separata Planerade leveransdatum kan även specificeras för separata Orderrader (på flik E). Men sådana datum kan inte användas för att bestämma leveransdatumet på Utleveranser skapade från Ordrar, på det sättet som beskrivs i det tidigare avsnittet. Vissa företag beställer sina varor så sent som möjligt, så att de tar emot varorna precis innan de har planerat att de ska levereras till Kunden. Underhållsfunktionerna Skapa planerade poster kan användas för att skapa 27

28 Inköpsordrar för Artiklar på Ordrar baserade på deras Planerade leveransdatum och ledtid. Se beskrivningen av den här funktionen senare i det här kapitlet. Om ett Planerat leveransdatum finns angivet för en av Orderraderna, kommer det att användas istället för datumet som är angivet här. Om du vill använda den här funktionen måste det här fältet använda sig att datumformat, vilket definieras i inställningen Planerad leverans. Sänd. dag Ange datumet då Ordern levererades. Det här fältet uppdateras inte automatiskt när Utleveranser skapas från Ordern. Men, om alternativet Kopiera orderdatum till avsändningsdatum är markerat kommer det aktuella datumet att anges här när Ordern skapas. Datumet kommer att förändras varje gång Orderdatumet förändras. Bet.villk. Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor, modulen Fakturering/Leverantör Förinställt från Kunder Betalningsvillkor som registreras här kommer att föras över till Fakturor som skapas från Ordern. För att försäkra sig om att rätt Betalningsvillkor används på Fakturorna (på Kundens språk om det är nödvändigt), ska du registrera de vanligaste Betalningsvillkoren i inställningen Betalningsvillkor, som du hittar i modulen Fakturering/Leverantör. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Förinställt från Kunder Den Säljare som är ansvarig för Ordern ska registreras här: det är många rapporter i modulerna Order och Fakturering som kan brytas ned till Säljarnivå. Det är också möjligt att tilldela provision på sålda Artiklar, genom att använda fältet Bonus % i delfönster 4 på Artikelkortet. Det här fältet används även av modulen Begränsad åtkomst. Se beskrivningen av fältet Säljgrupp (delfönster 4) för ytterligare information. 28

29 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Sänd. tid Klistra in Special Aktuell tid I det här fältet kan du ange vilken tid Ordern levererades. Det uppdateras inte automatiskt när Utleveranser skapas från Ordern. Vår referens Använd det här fältet om du vill identifiera Personen som har registrerat Ordern. Information hämtas automatiskt från fältet Vår ref. under delfönster 3 på Personkortet tillhörande den aktuella användaren. Informationen kommer även att visas på Fakturor som skapas från Ordern. Er referens Klistra in Special Registret Kontaktpersoner, modulen Säljstöd (om installerad) Förinställt från Kunder Här registrerar du Kundens kontaktperson eller den som har beställt varorna/tjänsterna. Om modulen Säljstöd finns installerad kan du använda Klistra in Special för att öppna en lista med kontaktpersoner för Kunden. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Kunder Upp till 20 Objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här Ordern. Du kanske vill definiera separata Objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Alla Verifikat som genereras från Fakturor skapade från den här Ordern, kommer automatiskt att innehålla de Objekt som anges här på kreditposten mot försäljningskontot (kontona), debetposten mot kostnadskontot (om kostnadskontering används) och debetposten mot kundfordringskontot (om kryssrutan Objekt på kundfordring är markerad i inställningen Kontering (Kund). Objekten som specificeras här överförs även till de Utleveranser som skapas från Ordern och kommer att tilldelas debetposterna i samtliga Verifikat som skapas från de här Utleveranserna. 29

30 Kund best.nr. Eventuella Objekt som specificerats på Kunden kommer att automatiskt kopieras hit, precis som eventuella Objekt på den aktuella användarens Personkort. Registrera Kundens Inköpsordernummer här. Det kommer att skrivas på all dokumentation som tillhör Ordern. Delfönster 2 Delfönster 2 visar Artiklarna som har beställts, vissa är synliga även i delfönster 1. Orderns radmatris är indelad i åtta horisontella flikar, som var och en visar ytterligare kolumner för Orderraderna. När du klickar på en flik (markerad A-H) kommer två eller tre av de högra kolumnerna att ersättas med nya kolumner. 30

31 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Innan du börjar registrera Ordern bör säkerställa att rätt Valuta och Växelkurs är angivna. Om Växelkursen är specificerad kommer alla priser från Artikelregistret att beräknas enligt den. Om Växelkursen däremot är registrerad i efterhand kommer priserna inte att valutaberäknas. För att lägga till nya rader, klicka på den första lediga raden ange lämplig information. För att ta bort en rad, klicka på radnumret längst ut till vänster så att hela raden markeras och tryck sedan på Backstegstangenten och raden tas bort. För att infoga en rad, klicka på det radnummer där du vill att raden ska infogas och tryck på Enter. Rader kan inte tas bort eller läggas till efter att en Utleverans har skapats från Säljordern. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar När markören står i det här fältet kan du registrera Artikelnumret eller Streckkoden för varje beställd Artikel. Pris, Beskrivning och annan information hämtas automatisk från Artikelkortet. Om du lämnar det här fältet tomt, kan registrera text i Specifikationsfältet, t.ex. en rad med extra information som ska skrivas ut på dokumentation från Ordern. Om Artikeln är en Strukturartikel med kryssrutan Visa receptstruktur på order markerad, kommer dess komponenter att listas på efterföljande rader när de anger antalet. OM du förändrar antalet, försäkra dig om du även förändrar komponenternas antal. Antal Ange vilket antal som är beställt. Tryck på Enter för att beräkna Radbeloppet, och markören kommer automatiskt att flyttas till fältet Artikelnummer på nästa rad. 31

32 Specifikation Förinställt från Artiklar Det här fältet visar namnet på Artikeln och det hämtas från registret Artiklar. Om du vill lägga till en extra beskrivning så går det bra. Det finns plats för upp till 100 tecken. Om du har specificerat olika översättningar av Artikelns Beskrivning i delfönster 5 på Artikelkortet, kommer den rätta Beskrivningen hämtas in enligt det Språk som du har angivit på delfönster 4. Hansa kommer att hämta in alla rader med text från Artikeln om inget Språk har angivits, så som visas nedan. à pris à priset enligt Kundens gällande Prislista anges automatiskt. Om det inte finns någon prislista specificerad för Kunden, eller om Artikeln inte finns registrerad på den aktuella Prislistan, hämtas Baspriset från Artikelkortet. Om det finns en gällande Prislista till Ordern ska den synas i delfönster 4. Om Prislistan är specificerad som en prislista inklusive moms, kommer priset att visas inklusive moms. Om en Valuta och Växelkurs har specificerats, kommer priset att visas enligt gällande Valuta (d.v.s. den har konverterats enligt gällande Växelkurs). % Rabattprocent. Om en Rabattmatris som inkluderar den här Artikeln har blivit knuten till Kunden, kommer värdet i det här fältet att bestämmas av Artikelnummer och Antal. Värdet kan förändras för just den här Ordern om nödvändigt. Om det finns en Rabattmatris knuten till Ordern, visas den i delfönster 4. I inställningen Avrundning kan du avgöra om rabatten ska beräknas på à priset innan de multipliceras med antalet, eller på summan. Under vissa omständigheter (med ett mycket lågt enhetspris och ett stort antal) kan det här valet göra att de beräknade rabatterna skiljer sig från varandra beroende på avrundningssystemet i Hansa. Se kapitlet Modulen System i volym 1 av de här 32

33 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Belopp manualerna för information och exempel kring den hör funktionen. Totala beloppet för Orderraden, d.v.s. antalet multiplicerat med à priset, subtraherat med eventuell rabatt. Om du ändrar värdet i det här fältet kommer rabattprocenten att räknas om. Om den specificerade Prislistan är inklusive moms, kommer beloppet att inkludera moms. Värdet i det här fältet kommer att rundas upp eller ned enligt avrundningsreglerna i Valutan, om alternativet Avrunda radsummor används för den aktuella Valutan. Flik B Konto Klistra in Special Registret Konton, modulen System Det här fältet bestämmer vilket försäljningskonto som ska användas för Artikeln. Verifikaten som genereras från Fakturor, som skapats från den här Ordern, kommer att kreditera kontot som finns angivet här. Kontot hämtas automatiskt från rätt kombination av Artikel/Prislista. Finns inget konto specificerat där eller om ingen sådan post finns, hämtar Hansa informationen från Artikeln, Artikelgruppen eller från delfönster 3 i inställningen Kontering (Kund). Försäljningskontot kan förändras för en specifik Orderrad om nödvändigt. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Förinställt från Artiklar Upp till 20 Objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas en Artikel och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata Objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Alla Verifikat som genereras från Fakturor som är skapade från den här Ordern, kommer automatiskt att tilldela de Objekt som anges här på kreditposten mot försäljningskontot (kontona) och om kostnadskontering används debetposten mot kostnadskontot. Objekten 33

34 kommer att sammanföras med de Objekt som eventuellt är angivna i på delfönster 1. Objekten som anges här överförs även till den korresponderande raden i Utleveranser som skapas från den här Orderraden. De kommer att tilldelas debetposten i Verifikat som skapas från de här Utleveranserna. Mkod Klistra in Special Inställningen Momskoder, modulen Redovisning Momskoden som används här refererar till inställningen Momskoder som du hittar i modulen Redovisning. Den bestämmer hur mycket moms som ska debiteras för den här Artikeln och vilket Momskonto som ska krediteras när Fakturan skapas. Momskoden angiven på Artikeln kommer automatiskt att anges i Ordern. Om Artikeln saknar Momskod, hämtas den från Artikelgruppen, Kundkortet eller från delfönster 3 i inställningen Kontering (Kund). Momskoden kan vid behov förändras för en specifik Orderrad. Flik C Kostpris Förinställt från Artiklar Kostpris används för beräkning av Täckningsbidrag och Marginaler. Det kan förändras vid behov. TB Orderradens täckningsbidrag är beräknat genom att Kostpriset (multiplicerat med Antal) är subtraherat från Beloppet. Värdet är därför absolut, och inte i procent. Flik D Godk. utlev, Tot. utlev Kvantiteten som levereras för varje Orderrad visas automatiskt när Utleveranser skapas genom funktionen Leverera i menyn Special. Antalet i fältet Tot. utlev inkluderar både godkända och icke godkända Utleveranser, medan fältet Godk. utlev endast visar godkända Utleveranser. Fakturor kan inte skapas för Utleveranser som inte är godkända. Om alternativet Automatisk utleverans av tjänst- och normalartiklar i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager används, kommer de här fälten förändras till att visa Orderantalet när Ordern sparas, om 34

35 Kapitel 1: Order Registret Säljorder artikeln är en tjänste- eller normalartikel. Det betyder att sådana här artiklar kan faktureras omedelbart utan behov av en Utleverans, och de kommer inte att infogas på några Utleveranser. Det betyder också att Orderantalet inte kan reduceras för de här artiklarna efter att Ordern har sparats. Fakturerat Beloppet som är fakturerat för varje Orderrad visas automatiskt när Fakturor skapats via funktionen Fakturera i menyn Special. Beloppet inkluderar både godkända och icke godkända Fakturor. Fakturor kan inte skapas förrän minst en Utleverans har skapats och blivit godkänd. Vid delleverans kan endast det som levererats faktureras. Recept Klistra in Special Recept, Inställningar, modulen Varulager Förinställt från Artiklar Om Artikeln är en Strukturartikel, visas Receptet här, hämtat från Artikelkortet. En Strukturartikel är en Artikel som av företaget är monterad från olika inköpta komponenter. Receptet listar komponenterna och antalen. Recept skapas i inställningen Recept i modulen Varulager. Flik E Serienr Klistra in Special Serienummer från Artiklar i Lagret Om Serienummer erfordras för Artikeln, kan det registreras här eller på Utleveransen (rekommenderat), som kan skapas med funktionen Leverera från menyn Special. Om Antalet är större än ett kommer Utleveransen att få ett antal rader med antalet ett, vilket tillåter dig att registrera individuella Serienummer. När du återvänder till Ordern kommer endast Serienumret från den sista Artikeln visas. När det är dags att skapa en Faktura där antalet är mer än ett, kan Fakturan antingen spegla Ordern (d.v.s. med en enda rad för de serienummermärkta Artiklarna, med antalet från Ordern) eller Utleveransen (d.v.s. med ett flertal rader, varje med antalet ett). Det senare alternativet är användbart om du vill att serienumren ska 35

36 skrivas ut på Fakturan på samma sätt som på Följesedeln. Gör det här valet genom att markera kryssrutan Faktura baserad på utleverans (Endast specialmenyn) i inställningen Orderinställningar. Om det inte finns något Lagerställe specificerat, kommer funktionen Klistra in Special visa Serienumren för alla Artiklar i alla Lagerställen, med en indikation av vilket Lagerställe varje Artikel är lagrad. Om du har specificerat ett Lagerställe på delfönster 3 kommer funktionen Klistra in endast visade serienummer som är lagrade på det specificerade Lagerstället. Markera kryssrutan Visa bäst före datum i inställningen Artikelinställningar om du vill att Bäst före datum ska visas när funktionen Klistra in Special används. Bäst före datumen registreras i inställningen Texter, batchnummer i modulen Varulager. Notera att Serienummer måste tilldelas Artiklarna manuellt, det finns ingen automatisk FIFO funktion. Plan.lev. Klistra in Special Aktuellt datum Det datum som Artikeln är beräknad att levereras, om det skiljer sig från datumet i fältet Planerad leverans på delfönster 1. Formatet för det här fältet bestäms i inställningen Planerad leverans. Möjliga alternativ är fritext, datum, veckonummer eller år/vecka (4 tecken). Om du använder dig av underhållsfunktionerna Skapa planerade poster för att skapa Inköpsordrar för Artiklar på Ordern precis i tid för leverans eller produktion, måste värdet i det här fältet sättas till datumformat. Fältformatet för det här fältet ställs in i inställningen Planerad leverans. Av den här anledningen kommer datumet angivet här gälla före datumet angivet på delfönster 1. Prisfaktor Förinställt från Artiklar En Prisfaktor kan användas för att räkna om priset per enhet för en Artikel. Om Artikeln normalt till exempel säljs i boxar med 24 enheter, kan Prisfaktor 24 registreras på Artikelkortet. Enhetspriset för Artikeln kommer att referera till en box med 24 enheter. Prisfaktorn hämtas till Ordern från Artikeln och 36

37 Kapitel 1: Order Registret Säljorder påverkar Beloppet enligt inställningen. Prisfaktorn kan förändras och Hansa kommer att räkna om Beloppet enligt formeln: Belopp = (Antal/Prisfaktor) *Enhetspriset. Flik F Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Ett separat Lagerställe kan anges för varje rad i Ordern. Det kommer att överföras till flik B på samtliga Utleveranser som skapas från den här Orderraden. Se avsnittet som beskriver fältet Lagerställe på delfönster 4 nedan för ytterligare information. Om fönstret Artikelstatus ligger öppet på bildskärmen (beskrivs i avsnittet Menyn Special i kapitlet Artiklar och priser i volym 1 av de här manualerna), kommer antalet som visas att referera till Lagerstället som är angivet på delfönster 4 och inte det som är angivet här. Källa Klistra in Special Inställningen Källor, modulen Varulager Förinställt från Artiklar Det här fältet kan användas för att lagra Artikelns ursprung (t.ex. tillverkaren). Informationen kommer att kopieras till Utleveransen. Flik G De här fälten har skapats för att användas av modulen EDI ((Electronic Data Interchange), där det kan vara nödvändigt att lagra historiken för färskvaror, t.ex. frukt och grönsaker. De är även användbara för andra ändamål där lagring av detaljerad datuminformation är nödvändig. Rapporten Källista kan användas för utskrift av den här informationen. Funktionen Klistra in Special kan användas i samtliga fält för att klistra in det aktuella datumet eller den aktuella tiden. Informationen måste anges i de här fälten innan en Utleverans skapas från Orderraden. Fälten kan inte förändras efter att Utleveransen är skapad. Plock.dag, tid Datumet och tiden då varorna hämtades eller skördades. Pack.dag, tid Datumet och tiden då varorna packades och togs emot till lagret. 37

38 Sändningsdag, tid Sändningsdagen och tiden för den här Orderraden kan förändras om de skiljer sig åt från de angivna på delfönster 1. Flik H Följesedel Det här fältet kan användas för att ange ett dokumentnummer som korsreferens till Ordern. Fältet uppdateras inte automatiskt. Enhet, Ant.enh., Enh. à-pris Enheter definieras i inställningen Enheter i modulen Fakturering. Om du har angivit värden i fälten Antalsfaktor och Vikt-/volymfaktor för varje Enhet, kan de här fälten på Ordern hjälpa dig att ange ett Antal för Orderraden. Antalet och priset för Orderraden kommer att förändras enligt Enhetens Antalsfaktor, om en sådan finns angiven. Om en Enhet t.ex. representerar ett dussin (d.v.s. dess Antalsfaktor är 12 ) och 2 är angivet i fältet Antal enhet, kommer fältet Antal under flik A att förändras till 24 (d.v.s. 2 x 12). Enhetspriset av Enheten kommer att visa priset för ett dussin (d.v.s. priset av en av den nya Enheten). Använd Klistra in Special från fältet Enhet för att välja från en lista av Enheter. Använd funktionen Räkna om vikt och volym från menyn Special för att uppdatera Totalt antal, Total vikt och Total volym under delfönster 4 på Ordern. Orderns nedre del Förutom Valuta och Växelkurs, innehåller Orderns sidfot varierande totalsummor som beskrivs nedan. Så fort en förändring görs, kommer de totalsummorna att uppdateras. 38

39 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Valuta Klistra in Special Inställningen Valuta, modulen System Tot. TB TB % Moms Basbelopp Summa ATT BETALA Förinställt från Kunder eller den förvalda Basvalutan Orderns Valuta. Växelkursen visas på delfönster 3, där den vid behov kan förändras för den här specifika Ordern. Kontrollera att det här fältet visar den korrekta Valutan (den som ska faktureras) innan du registrerar några Artiklar. Det säkerställer att priserna konverteras korrekt. Om du har glömt att ange Valutan, använd funktionen Uppdatera artiklar på valutaprislista under menyn Special för att retroaktivt konvertera priserna på de Artiklar som angavs på Ordern innan Valutan specificerades. Lämna fältet blankt för att använda din hemvaluta (så länge du inte har en förvald Basvaluta, som i det här fallet kommer att erbjudas automatiskt och ska hanteras som din hemvaluta). Om en Valuta finns specificerad på Kunden under delfönster 4, kommer den att erbjudas automatiskt, men om nödvändigt kan en annan Valuta användas. Orderns totala täckningsbidrag. Det övergripande täckningsbidraget för Ordern i procent. Orderns totala moms. Det här beloppet rundas upp eller ned enligt Valutans uppsatta avrundningsregler. Om ingen Valuta har specificerats eller om alternativet Avrunda moms inte används för Valutan i fråga, hämtas avrundningsreglerna från inställningen Avrundning i modulen System. Om alternativet Avrunda radsummor används för Valutan, kommer momsen att beräknas efter att varje radsumma har rundas upp eller ned enligt Valutans uppsatta regler. Det här fältet visar Orderns totalsumma, inklusive moms i din hemvaluta (eller Basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System). Fältet används enbart om en Valuta finns specificerad i fältet Valuta och att den inte är Basvaluta 1. Orderns totala summa, exklusive moms. Orderns totala summa, inklusive moms. 39

40 Det här beloppet rundas upp eller ned enligt Valutans uppsatta avrundningsregler. Om ingen Valuta har specificerats, hämtas avrundningsreglerna från inställningen Avrundning i modulen System. Delfönster 3 Valuta Klistra in Special Registret Valuta, modulen System Förinställt från Kund eller förinställd Basvaluta Säljorderns Valuta (visas även under delfönster 2) visas tillsammans med växelkursen som om nödvändigt kan förändras för den här specifika Ordern. Försäkra dig om att den rätta Valutan är angiven före du lägger till några Artiklar i Ordern för att priserna ska konverteras korrekt. Om du har glömt att ange den rätta Valutan, använd funktionen Uppdatera artiklar till valutaprislista under menyn Special för att efteråt konvertera priserna på de artiklar som registrerades före den rätta Valutan angavs. Lämna det här fältet tomt för att använda hemvalutan. (så länge du inte har en förvald Basvaluta, som i det här fallet kommer att förslås och ska hanteras som din hemvaluta). Kurser Förinställda från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System Den aktuella Växelkursen för den specificerade Valutan kommer automatiskt att klistras in i det här delfönstret av Hansa. Försäkra dig om att de är riktiga innan några Artiklar läggs till i Ordern, för att priserna ska konverteras korrekt. En av två konverteringsmetoder kommer att användas. Det Dubbla Basvalutasystemet används bl.a. av länder inom EU som gått med i EMU. Systemet kan även användas av företag som vill redovisa sin bokföring i dubbla valutor, kanske för att företagets moderbolag har 40

41 Kapitel 1: Order Registret Säljorder en annan Valuta. Den andra metoden är den enkla konverteringen från en utländsk Valuta till den lokala Valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot Fakturor i utländska Valutor. Dessa metoder beskrivs nedan. Växelkurser (Dubbelt Basvalutasystem) Bilden ovan visar en Order som har registrerats i FIM (Finska Markka). Basvaluta 1 är den lokala Valutan (NLG, Holländska Guilder) och Basvaluta 2 är Euro. Fälten till vänster visar växelkurserna mellan de två Basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser). Fälten till höger visar växelkursen mellan den utländska Valutan och Basvaluta 2 (hämtat från den senaste posten i registret Växelkurser). Bilden visar hur en tvåstegsvalutakonvertering utförs mellan två EUländer. De högra fälten visar att 5,94573 FIM köper en Euro (Basvaluta 2) och de vänstra fälten visar att en Euro köper 2,20372 NLG (Basvaluta 1, den lokala Valutan) och det här skapar en konverteringskurs mellan Markka och Guilders. Notera att reglerna inom Europeiska Monetära Unionen alltid kräver att kurserna ska visa hur många enheter av den lokala eller utländska Valutan som kan köpas för en Euro. Växelkurser (Enkelt Valutakonverteringssystem) Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet Kurs och det högra fältet för Basvaluta 1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan utländska och lokala Valutor. På bilden nedan är USD (US Dollar) den lokala Valutan och JPY (Japanska Yen) den utländska Valutan. 122,15 JPY köper 1,00 USD. 41

42 Delfönster 4 Lev.villk. Klistra in Special Inställningen Leveransvillkor, modulen Order/Inköp Förinställt från Kunder Ange Orderns Leveransvillkor här. För varje Leveransvillkor kan du specificera en lämplig beskrivning för olika Språk: Språket på Ordern (på delfönster 3) bestämmer vilken översättning som ska visas i specifikationsfältet på Följesedeln som kan skrivas ut från Ordern. Lev.sätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Förinställt från Kunder Här anger du Orderns Leveranssätt (på delfönster 3). Det kan t.ex. vara Företagspaket, Postförskott eller med Bud. Du kan t.o.m. specificera namnet på Budfirman som kommer att leverera varorna. 42

43 Kapitel 1: Order Registret Säljorder För varje Leveranssätt kan du specificera en lämplig beskrivning på olika Språk. Orderns Språk (på delfönster 4) kommer därför att avgöra vilken översättning som kommer att skrivas ut på Fakturan. Leveranssättet kan också användas som ett Språk för att styra vilka Dokumentmallar som ska skrivas för olika Leveranssätt på Fakturor, Ordrar och Utleveranser. Istället för att ange ett Språk kan du i Dokumentdefinitionen ange koden för Leveranssättet. Dokumentdefinitionen beskrivs i kapitlet Arbetsyta i volym 1 av de här manualerna. Säljgrupp Förinställt från Säljare Säljgruppen hämtas från Personkortet efter att du har angivit en Säljare (på delfönster 1). Om modulen Begränsad åtkomst finns installerad kan det här fältet användas för att förhindra användare från att se alla Ordrar i fönstret Order: Bläddra. Användaren kan begränsas till att endast se sina egna Ordrar eller de som tillhör användarens Säljgrupp. Se avsnittet som beskriver registret Personer i kapitlet Modulen System i volym 1 av de här manualerna för ytterligare beskrivning av modulen Begränsad åtkomst. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange om Ordern ska tillhöra en Orderklass. Orderklassen möjliggör att Ordrarna kan analyseras i rapporter och i prioriteringar. Om du kommer att använda Underhållsfunktionen Skapa Inköpsorder kan du skapa flera Inköpsordrar samtidigt genom ange deras gemensamma Orderklass. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Används i Utleveranser Om Artiklarna angivna på den här Ordern ska levereras från ett speciellt Lagerställe, ska det specificeras här. Om ingenting anges kommer Artiklarna från samtliga Lagerställen att vara tillgängliga när Utleveransen ska göras. Separata Lagerställen kan anges för raderna i 43

44 Ordern (på flik F), vilka kommer att gå före dem som anges i det här fältet. Om ett Huvudlager har specificerats i inställningen Lager inställningar, betyder det att Artiklarna kommer att levereras från Huvudlagret, om inget annat anges i det här fältet. Notera dock, att om alternativet Kräv lagerställe är markerat i samma inställning, har ingen påverkan över det här fältet. Om det här alternativet används, behöver du inte ange något Lagerställe här, men du måste specificera ett på samtliga Utleveranser som skapas från den här Ordern. Ett förinställt Lagerställe kan anges i delfönster 4 på användarens Personkort. Om fönstret Artikelstatus finns på bildskärmen (beskrivs i avsnittet om menyn Special i det är kapitlet), visar det lagersaldot från det angivna Lagerstället. Om fönstret visar att lagersaldot inte är tillräckligt för att leverera den här Ordern, använd funktionen Lagertransaktion under menyn Special för att flytta eventuella Artiklar som finns på ett annat Lagerställe till det här Lagerstället. Projekt Klistra in Special Registret Projekt, modulen Projekt (om installerad) Det här fältet används för att koppla Ordern till ett specifikt Projekt. Fältet används endast om modulen Projekt finns installerad. Om Ordern är tilldelad ett Projekt kan Leveranserna göras från Orderfönstret, men alla Fakturor måste genereras från modulen Projekt, genom underhållsfunktionen Fakturera projekt. Faktura till Klistra in Special Registret Kunder Förinställt från Kunder Om Fakturan från den Ordern ska skickas till ett annat företag, t ex ett Factoringbolag eller ett Moderbolag, ange Kundnumret för det företaget här. Företaget måste finnas registrerad som en egen Kund i registret Kunder. Förinställt värde hämtas från delfönster 3 på Kundkortet. 44

45 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Prislista Klistra in Special Inställningen Prislistor, modulen Fakturering Förinställt från Kunder, Kundkategorier eller Betalningsvillkor Ange vilken Prislista som ska bestämma priserna för den här Ordern. Försäkra dig om att du har angivit den rätta Prislistan innan du lägger till några rader i Ordern. Om du har glömt att ange en prislista kan du använda funktionen Uppdatera artiklar på valutaprislista för att förändra priserna på de Artiklar som angavs innan Prislistan. När en rad läggs till i en Order letar Hansa efter en post i registret Priser eller Stafflingar som representerar den rätta kombinationen av Artikel/Prislista och hämtar à priset från den. Om ingen sådan post hittas kommer Baspriset från Artikeln att användas. Om en Prislista av typen Beräknade priser har specificerats används registret Priser, annars används registret Stafflade priser. Om Prislistan har specificerats som en Prislista inklusive moms, kommer à priserna och Beloppen på varje Fakturarad att vara angivna inklusive moms. När du registrerar en ny Order kommer Hansa att hämta Prislistan angiven på Kunden. Om ingen är Prislista är specificerad där, hämtas den från Kundens Kundkategori. Om den är tom eller om Kunden inte tillhör någon Kundkategori kommer Hansa att hämta Prislistan från Betalningsvillkoret som är angivet för Kunden. Om Betalningsvillkoret ändras för den här separata Ordern, kommer Prislistan endast ändras om ingen Prislista var definierad tidigare. 45

46 Kreditkort Klistra in Special Registret kreditkort, modulen Check (om installerad) Om Ordern kommer att betalas med ett kreditkort, ange kreditkortsnumret här. Kända kreditkortsnummer för varje Kund kan lagras i registret Kreditkort i modulen Check. Språk Klistra in Special Inställningen Språk, modulen System Förinställt från Kunder Språkkoden avgör vilken text som ska hämtas från olika register och inställningar, t.ex. Artikelbenämning, text för Betalningsvillkor och Betalningssätt, för utskrift på olika dokumentmallar. Lämna fältet tomt för att använda lokala Språket. Kontrollkod Om Fakturan betalas med kreditkort, ange kontrollkoden här när den tas emot. Rabattmatris Förinställt från Kund eller Kundkategori Om en Rabattmatris används i den här Ordern, visas den här. Det här fältet kan inte förändras. Rabattmatriser används för att administrera mängdrabatter (stafflingar). Rabatt %/Rabatt belopp De här fälten används endast i Danmark. De använder dem när betalningen av Fakturor för en viss typ av arbete delas mellan Kunden och staten. Fälten är länkade till delfönster 3 på Rabattmatrisen. För ytterligare information kontakta din representant för Hansa. Kommentar Förinställt från Kunder Här kan du ange en kommentar för Ordern. Kommentaren kommer inte att skrivas ut på Följesedlar och kommer inte att följa med till Fakturorna. Det förinställda värdet hämtas från fältet Orderkomm på Kundkortet. Tot. antal Det här fältet visar det totala antalet Artiklar på Ordern. Om den här siffran av någon anledning är felaktig, välj Räkna om vikt och volym från menyn Special för att uppdatera den. 46

47 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Tot. vikt Förinställt från Artiklar Det här fältet kommer att innehålla ett beräknat värde baserat på Orderns Antal och vikten på Artiklarna. Om vikten på en av Artiklarna förändras eller om värdet av någon annan anledning är felaktigt, använd funktionen Räkna om vikt och volym från menyn Special för att uppdatera fältet. Tot volym Förinställt från Artiklar Det här fältet kommer att innehålla ett beräknat värde baserat på Orderns Antal och Artiklarnas volym. Om volymen för en av Artiklarna förändras eller om värdet av någon annan anledning är felaktigt, använd funktionen Räkna om vikt och volym från menyn Special för att uppdatera fältet. Kommission, Tot. In. Kom. De här fälten används i Ryssland. Kontakta din lokala representant för Hansa för ytterligare information. Delfönster 5 Faktura-adress Förinställt från Kunder Används i Fakturor Här visas Kundens adress, så som den registrerats i delfönster 1 på Kundkortet. Du kan förändra uppgifterna för just den här Ordern. Permanenta förändringar ska göras i registret Kunder. 47

48 Telefon, Fax Förinställt från Kunder Kundens Telefon- och Faxnummer, hämtas från Kundkortet. Zon Förinställt från Kunder De här radioknapparna visar vilken Zon Kunden tillhör. Zonen hämtas från Kundkortet. Inställningen Kontering (Kund) möjliggör olika förinställningar av Försäljningskonto och Momskod för respektive Zon. Zonen kan inte förändras för en enskild Order, utan måste förändras på Kundkortet innan Ordern registreras. Delfönster 6 Leverans-adress Förinställt från Kunder Används i Utleveranser Ange Leveransadressen här, om den skiljer sig från Fakturaadressen eller den vanliga leveransadressen på delfönster 2 på Kundkortet. Adress Klistra in Special Inställningen Leveransadresser, modulen Order Om Kunden har flera olika leveransadresser kan dessa registreras i inställningen Leveransadresser i modulen Order. Välj den rätta adressen genom att använda funktionen Klistra in Special : endast den specifika Kundens leveransadresser kommer att visas i listan. 48

49 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Hela leveransadressen kommer att klistras in i fälten ovan. När Ordern är klar, klicka på [OK] för att spara den. Fönsterlisten byter namn från Order: Ny post till Order: Inspektera. Så länge Ordern inte har sparats kan inga Utleveranser skapas. Inspektera och förändra en Säljorder Du kan alltid ändra på en Order, så länge den inte är markerad som stängd. För att förändra den, klicka på [Säljorder] i ikonraden eller välj Säljorder från menyn Register. Fönstret Order: Bläddra öppnas och visar alla hittills registrerade Ordrar. Dubbelklicka på den Order som du vill inspektera eller förändra. Fönstret Order: Inspektera öppnas. Det här fönstret är identiskt med fönstret Order: Ny post som beskrivits ovan. Om Utleveranser eller Fakturor har skapats från Ordern finns det vissa förändringar som inte kan utföras. T.ex. kan inte antalet Artiklar förändras till ett lägre antal än vad om redan levererats. Nya rader kan alltid läggas till, men inga rader kan infogas eller tas bort efter att den första leveransen har utförts, även om leveransen inte har gjorts från raden i fråga. Skriva ut Säljorder Det är ofta nödvändigt att skriva ut en Order som ordererkännande, bekräftelse eller för att få en underskrift från kunden. Det finns tre olika sätt att skriva ut en Order. 1. Under tiden som du registrerar eller inspekterar en Order kan du klicka på skrivarsymbolen i Knappraden eller välja Skriv ut från menyn Arkiv. Håll ned Shifttangenten när du klickar på skrivarsymbolen för att få ordern utskriven på bildskärmen. 2. Klicka på [Dokument] i ikonraden eller välj Dokument från menyn Arkiv. Välj Orderbekräftelser i Dokument -listan och klicka på [OK]. Ange Ordernumret (eller ett intervall av Ordernummer) som ska skrivas ut och klicka på [OK]. 3. Ordrar kan skrivas ut med automatik när de skapas och om de förändras. Den funktionen kontrolleras i inställningen Automatik som du hittar i modulen System. Du hittar mer information om funktionen i kapitlet som beskriver modulen System. Oavsett vilken metod som används, avgörs dokumentmallen som ska användas enligt följande 49

50 Menyn Special 1. Utforma Orderbekräftelsens dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till ORDER. Använd funktionen Egenskaper för att tilldela mallen dokumenttypen Order. Ett förslag till ORDER medföljer Hansa och kan förändras så att den passar dina behov. Instruktioner för inställningen Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System. 2. Välj modulen Order genom att använda menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Fönstret Dokument öppnas; markera Orderbekräftelse. 4. Välj Definition från menyn Special. 5. I det efterföljande fönstret, ange ORDER i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). Om lämpligt kan du använda den första och andra raden i matrisen för att skriva ut både erkännande och bekräftelse samtidigt, på olika dokumentmallar. 6. Klicka på [OK] för att spara Orderbekräftelsens definition. Från och med nu kommer dokumentmallen som du utformade att användas, både från Dokument och från Ordern när skrivarsymbolen används. Ovanför visas Specialmenyerna som finns tillgängliga i modulen Order. Till vänster visas den som finns tillgänglig i fönstret Order: Bläddra, den valda funktionen kommer att utföras på den första markerade posten i listan. Till höger visas den som finns tillgänglig i fönstret Order: Ny post och Order: Inspektera. 50

51 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Leverera Välj Leverera från menyn Special för att skapa en Utleverans. För att funktionen ska få någon effekt måste först alla förändringar i Ordern sparas (använd [OK]-knappen). En ny post skapas i registret Utleveranser (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster som heter Utleverans: Inspektera. Det betyder att den har skapats, sparats och nu öppnats för justering och godkännande. Posten Utleverans hämtar sin information från Ordern, och försöker leverera så många av Orderns artiklar som möjligt. För Lagerförda Artiklar kontrollerar vanligtvis Hansa först lagersaldot för det specificerade Lagerstället, och föreslår sedan det antalet som är levererbart för varje Artikel. Om inget Lagerställe har specificerats kommer lagersaldot för alla Lagerställen att kontrolleras. Om du vill att antalet alltid ska vara samma som det beställda antalet, även om lagersaldot inte räcker till, markera alternativet Leverera alltid, i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager. Normala Artiklar levereras alltid, utan kontroll av lagersaldot, men kommer inte att visas på Utleveranser om alternativet Automatiskt utleverans av tjänst- och normalartiklar är markerad i inställningen Lagerinställningar. Om en Artikel som kräver ett serienummer finns inkluderad på Ordern med mer än ett i antal, kommer Utleveransen att innehålla det lämpliga antalet rader med antal ett i varje. Det här möjliggör att du kan registrera 51

52 serienummer på flik B. Serienumrena måste anges innan Utleveransen kan godkännas. Om du behöver göra en delleverans, ändra antalet i kolumnen Leverera på en eller flera rader i Utleveransen. Du kan också ta bort hela rader genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på Backstegstangenten. Hansa kommer att förhindra dig från att leverera fler Artiklar än vad som är beställt på Ordern, om inte alternativet Tillåt utleverans av större antal än beställt, är markerad i inställningen Lagerinställningar. För de lagerförda Artiklarna kan du förebygga att inte leverans sker av ett större antal än vad som finns tillgänglig på lagret, genom att markera kryssrutan Tillåt inte överleverans i samma inställning. Om en delleverans har utförts, kommer Hansa vid nästa leverans att igen försöka att leverera så många som möjligt av de kvarstående Artiklarna. Antalet på den andra Utleveransen kommer att vara de återstående Artiklarna oavsett om den första Utleveransen är godkänd eller inte. Leveransdatumet kan vara förinställt på det aktuella datumet eller till den planerade leveransdagen på Ordern, beroende på vilket alternativ som markerats under delfönster 4 på Kundkortet. Det förställda datumet kan förändras vid behov. För att skriva ut Fraktetiketter, använd funktionen under menyn Special. För att skriva ut en Plocklista, klicka på skrivarsymbolen. För att skriva ut en Följesedel (se nästa stycke), klicka på [OK] och klicka därefter på skrivarsymbolen. Alternativt kan du gå till modulen Varulager och välja Dokument under menyn Arkiv (eller klicka på [Dokument] i Huvudmenyn). När Utleveransen är klar, markera kryssrutan Godkänd och klicka på [OK]. Om du har angivit att en Kostnadskontering ska genereras vid Utleverans kommer ett Verifikat att skapas i modulen Redovisning (Kostnadskonteringen kan alternativt skapas i samband med fakturering). Du kan inte längre göra några förändringar på Utleveransen. Du kan inte skapa en Faktura från Ordern förrän Utleveransen har blivit godkänd. I kapitlet som handlar om modulen Varulager hittar du information om Utleveranser, Lager och om Verifikat som skapas från Utleveranser. För att stänga fönstret och återvända till Ordern, klicka i stängningsrutan. Fältet Utlev 1 och Utlev 2 på Ordern (synliga under flik D) kommer att uppdateras automatiskt. Om funktionen Leverera väljs från menyn Special i fönstret Order: Bläddra, kommer den endast att skapa en Utleverans för den första markerade Ordern i listan. Om du vill skapa Utleveranser för ett flertal Ordrar samtidigt, använd underhållsfunktionen Skapa utleveranser 52

53 Kapitel 1: Order Registret Säljorder (beskriven nedan). Du kan även skapa Utleveranser genom att dra en Order med musen från fönstret Order: Bläddra till fönstret Utleveranser: Bläddra. Utleveransen kommer i det här fallet inte att öppnas automatiskt för kontroll och godkännande. Om funktionen inte skapar en Utleveranser, beror det troligen på 1. Ordern är Stängd. 2. Alla artiklar på Ordern har redan levererats. 3. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie - utleverans (i modulen Varulager). Det kan bero på fel i själva inställningen, men det kan även bero på att de förvalda nummerserierna på delfönster 3 i den aktuella användarens Personkort inte finns definierade i inställningen Nummerserier utleveranser. Det här problemet kommer vanligen att uppstå i början på nya räkenskapsår. Om en förändring görs under delfönster 3 på Personkortet, måste Hansa avslutas och startas om för att förändringen ska få effekt. Fakturera För att skapa en Faktura från Ordern, välj Fakturera från menyn Special. För att funktionen ska ha någon effekt måste först alla förändringar i Ordern sparas (använd [OK]-knappen), och vanligtvis måste åtminstone en godkänd Utleveranser vara skapad från Ordern, undantagen beskrivs senare i det här avsnittet. En ny post skapas i registret Fakturor (i modulen Fakturering). Den öppnas i ett nytt fönster som heter Faktura: Inspektera. Det här betyder att Fakturan har skapats, sparats och har nu öppnats för justering och godkännande. 53

54 Fakturan hämtar sin information från Ordern och tar för givet att alla levererade Artiklar ska faktureras. Om du har skapat och godkänt en delleverans, kommer Fakturan automatiskt att innehålla endast det antalet som har levererats. Har två delleveranser gjorts kommer Fakturan att innehålla det sammanslagna antalet som har levererats. Om du har gjort två delleveranser endast en av dem är godkänd kommer Fakturan att innehålla antalet från den godkända Utleveransen. Vanligtvis måste minst en Utleverans ha genererats från Ordern innan en Faktura kan skapas, vilket betyder att en Artikel inte kan faktureras förrän den har levererats. Det finns två undantag från det här- 1. Om kryssrutan Automatisk utleverans av tjänste- och normalartiklar är markerad i inställningen Lagerinställningar. I det här fallet skapas inga Utleveranser för tjänste- och normalartiklar, vilket betyder att de kan faktureras omedelbart. Om du använder den här funktionen måste du se till att du inte av misstag skapar fakturor för tidigt för tjänster och arbete från Ordrar som även innehåller lagerförda artiklar. Lagerförda artiklar måste fortfarande levereras innan de kan faktureras. Om det här alternativet används och när tjänste- eller normalartiklar är inkluderade i en Order, kommer antalen i fälten Godk. Utlev och Tot. Utlev att ändras till det beställda antalet när Ordern sparas. Tjänste. Och normalartiklar kommer därför aldrig att inkluderas i Utleveranser som skapas från Ordern. Det betyder även att det beställda antalet för sådana Artiklar inte kan förändras efter att Ordern har sparats. 54

55 Kapitel 1: Order Registret Säljorder 2. Om kryssrutan Fakturor före utleveranser är markerad i inställningen Lagerinställningar. I det här fallet kan en Faktura för hela Ordern skapas före Utleveransen är skapad. Om du har bestämt att kostnadskonteringar ska skapas i samband med leverans, kommer fortfarande lagertransaktionerna i modulen Redovisning att skapas när Utleveransen godkänns (d.v.s. användningen av kryssrutan Fakturor före utleverans, påverkar inte kostandskonteringen på något sätt). Du kan manuellt ändra antalet på en eller flera rader i Fakturan, men inte till ett antal som är större än det levererade antalet. Du kan också ta bort eller lägga till hela rader genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på Backstegstangenten eller Returtangenten. Om du behöver fakturera mer än vad som levererades måste du lägga till en ny rad i Fakturan. Kontrollera att kryssrutan Uppdatera lager på delfönster 4 i Fakturan är markerad så att lagret uppdateras korrekt med det extra antalet samt att en eventuell kostnadskontering inkluderas på Fakturans Verifikat. Kryssrutan Uppdatera lager har endast effekt på de rader som inte är relaterade till Ordern. Om Kunden har tilldelats en Standardartikel under delfönster 4, kommer samtliga Artiklar i den posten att läggas till i Fakturan automatiskt (de kommer inte att visas i Ordern eller i Utleveransen). Notera att de här Artiklarna inte kommer att ha något antal, så säkerställa att antal anges innan Fakturan skrivs ut eller godkänns. För att skriva ut en Faktura, klicka på skrivarsymbolen. Om Fakturan inte är markerad som Godkänd, kommer Fakturans utskrift att markeras som provutskrift. Provutskriften förhindrar att utskriften blandas ihop med den slutliga versionen av Fakturan. När Fakturan är komplett, markera kryssrutan Godkänd. Det här innebär att Fakturan godkänns. Ett tillhörande Verifikat skapas i modulen Redovisning (innehållande en eventuell Kostnadskontering) och du kan inte längre göra några förändringar i Fakturan. Om du har delfakturerat en Order, kommer du att ha möjlighet att skapa ytterligare en Faktura, även om den första inte har godkänts. I kapitlet som handlar om modulen Fakturering, i volym 2 av de här manualerna, hittar du information kring Fakturans olika fält och funktioner. För att stänga fönstret och återvända till Ordern, klicka i stängningsrutan. Du kommer att tillfrågas om du vill spara ändringar. Fältet Fakturerat på Ordern (visas under flik D) kommer att uppdateras automatiskt. Om funktionen Fakturera väljs från menyn Special i fönstret Order: Bläddra, kommer den endast att skapa en Faktura för den första markerade Ordern i listan. Om du vill skapa Fakturor för ett flertal Ordrar samtidigt, 55

56 använd underhållsfunktionen Samlingsfakturering (beskriven nedan). Du kan även skapa Fakturor genom att dra en Order med musen från fönstret Order: Bläddra till fönstret Fakturor: Bläddra. Fakturan kommer i det här fallet inte att öppnas automatiskt för kontroll och godkännande. Om funktionen inte skapar en Faktura, beror det troligen på- 1. Det finns inga faktureringsbara Artiklar på Ordern. 2. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie fakturor (i modulen Fakturering). Det kan bero på fel i själva inställningen, men det kan även bero på att de förvalda nummerserierna på delfönster 3 i den aktuella användarens Personkort inte finns definierade i inställningen Nummerserier fakturor. Det här problemet kommer vanligen att uppstå i början på nya räkenskapsår. Om en förändring görs under delfönster 3 på Personkortet, måste Hansa avslutas och startas om för att förändringen ska få effekt. Orderstatus Den här producerar en rapport för den aktuella Ordern. Den här rapporten summerar all information kring Ordern, inklusive Orderdetaljer som varje Utleverans och varje Faktura 56

57 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Skapa inköpsorder Den här funktionen används för att skapa Inköpsordrar för Artiklar på Ordrar som inte kan levereras från lagret. Inköpsordrarna kommer att sparas men inte godkännas. Du kan skriva ut ett flertal Inköpsordrar med funktionen Dokument under menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn när du befinner dig i modulen Inköp. Du kan läsa mer om Inköpsordrar i kapitlet Inköpsordrar senare i den här manualen. Till skillnad från andra funktioner under menyn Special i fönstret Order: Bläddra, kan den här funktionen användas på flera Ordrar samtidigt. För att gör det, markera de aktuella Ordrarna genom att hålla ned Shifttangenten medan du klickar. Välj sedan funktionen från menyn Special. För att avgöra vilka Artiklar som Inköpsordrarna ska innehålla måste följande åtgärder utföras- Artiklarna som ska beställas måste vara lagerförda (anges på delfönster 1 i Artikelfönstret). Artiklarna måste vara registrerade som Inköpsartiklar i modulen Inköp. En av Inköpsartiklarna för varje Artikel måste vara specificerad med en Leverantör samt vara markerad som Förvald. Se kapitlet Inköpsordrar senare i den hör manualen för ytterligare information. När funktionen Skapa inköpsorder väljs kommer ett lämpligt antal Inköpsordrar att skapas i registret Inköpsordrar. Åtgärden kan ta en liten stund beroende på hur många Inköpsordrar som ska skapas. Antalet som beställs beräknas av Hansa genom att antalet på Ordern och lagersaldot. Notera att syftet med den här funktionen är att skapa Inköpsordrar för varor som behövs för att täcka utestående Ordrar i ett enda steg. Den fungerar i stort sett som underhållsfunktionen Skapa inköpsorder utan några urval. Urvalet Per order använd i den här funktionen, vilket innebär att om det finns flera Ordrar med samma Artikel kommer funktionen inte att ta hänsyn till det och lägga ihop antalen på en och samma order. Den kommer istället att skapa en Inköpsorder för varje Order. Kostpriset kommer att hämtas från Inköpsartikeln. Om det här inte passar dina krav, använd underhållsfunktionen Skapa inköpsordrar istället. Skapa aktivitet Den här funktionen kan användas för att skapa poster i registret Aktiviteter i modulen System. Vid behov kan det här vara användbart för att t.ex. planera ett samtal till Kunden angående Ordern. Aktivitetstypen som tilldelas Aktiviteter som skapas med den här funktionen styrs av inställningen 57

58 Aktivitetstyper, försystem, i modulen Säljstöd. Kryssrutan Att göra är markerad. Till skillnad från andra funktioner under menyn Special kan den här utföras på flera Ordrar samtidigt. För att göra det, markera aktuella Ordrar genom att hålla ned Shifttangenten medan du klickar. Välj sedan funktionen från menyn Special. Separata Aktiviteter kommer att skapas i registret Aktiviteter för varje markerad Order. De sparas i registret Aktiviteter men öppnas inte för kontroll eller förändring. När funktionen väljs från fönstren Order: Ny post och Order: Inspektera öppnas följande fönster, från vilken en ny post i registret Aktiviteter kan skapas- En ny post öppnas i fönstret Aktivitet: Inspektera. Det betyder att den redan har sparats och har öppnats för kontroll. Efter eventuella förändringar, spara posten genom att klicka på [OK] i knappraden och stäng den genom att klicka i stängningsrutan. Du kommer tillbaka till Orderfönstret. Ordern och Aktiviteten kommer att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen Bilaga. Det här gör att du snabbt kan öppna Ordern från Aktiviteten eller Aktiviteten från Ordern. När du har en Aktivitet eller Order öppen, klicka på bilden med gemet högst upp till höger i posten för att öppna en lista med bilagor. Dubbelkicka sedan på en av bilagorna för att öppna den. Du kan även låta Aktiviteter skapas automatiskt från Ordrar när de sparas första gången. Se beskrivningen av Orderklasser ovan för ytterligare information. 58

59 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Se volym 6 av de här manualerna för en utförlig beskrivning av fönstret Aktivitet: Inspektera. Artikelstatus Den här funktionen visar en omedelbar status på Artikeln som är angiven i Orderraden där markören befinner sig eller på Artikeln som är markerad i fönstret Klistra in. Artikelstatusen visar i ett eget fönster lagersaldot, hur många som ligger i Order, hur många som är levererbara samt det aktuella täckningsbidraget för varje Artikel. Se kapitlet Artiklar och Priser i volym 1 av de här manualerna för ytterligare information. Skapa förskottsfaktura En Förskottsfaktura ska skapas om du har tagit emot en förhandsbetalning för Ordern eller om du vill skicka en till Kunden. Hansa möjliggör att du sätter upp en standardtext för de här Fakturorna, samt vilket värde (procentsats av Ordern värde) som ska faktureras. För att kunna utnyttja de här funktionerna (definieras i inställningen Förskott), finns en separat funktion under menyn Special från Orderfönstret där du kan skapa Förskottsfakturor. När funktionen väljs, skapas en Faktura som innehåller en referens till Ordern som den skapades från och beloppet som ska betalas i Förskott. Ordern måste sparas med [OK] innan funktionen kan användas. 59

60 Fakturatexten ( gällande order i illustrationen ovan) hämtas från textfältet i inställningen Förskott. Förskottsbeloppet är en angiven procentsats av ordervärdet, beräknat med procentsatsen angiven i fältet Förskott % på Kundens Kundkategori. Om det här fältet är tomt eller om Kunden inte tillhör en Kundkategori används procentsatsen angiven i inställningen Förskott. Den här inställningen avgör även om den här procentsatsen ska beräknas på Ordervärdet inklusive eller exklusive moms. Förskottsfakturan behandlas som vilken annan Faktura som helst, den måste godkännas innan den kan sändas till Kunden och innan något Verifikat skapas i modulen Redovisning. Den slutliga Fakturan som skapas från Ordern, kommer att innehålla en referens till Förskottsfakturan och kommer att redovisas som ett avdrag från totalsumman. Följden blir att den sammanlagda summan av Förskottet och den slutliga Fakturan kommer att överensstämma med Ordertotalen. Om det är nödvändigt kan du ta bort raden med Förskottet på den slutliga Fakturan och fakturera hela beloppet. Den slutliga Fakturan som skapas från Ordern i exemplet visas i det föregående avsnittet som beskriver funktionen Fakturera under menyn Special. När Förskottsfakturan godkänns skapas ett Verifikat i modulen Redovisning (om det är definierat i inställningen Försystem i modulen Redovisning), som krediterar kontot som visas på Fakturans första rad. Det förinställda kontot finns angivet som försäljningskonto på Artikeln (eller dess Artikelgrupp) som specificerats i inställningen Förskott. Om den här fältet är tomt, eller om ingen Artikel finns specificerad, hämtas det lämpliga försäljningskontot för Orderns zon från delfönster 3 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Det kan vara så att du behöver förändra kontot till ett Kundfordringskonto som förskottsbeloppet ska ligga på till dess att den slutliga Fakturan har skapats. Det har gjorts i exemplet till konto När den slutliga Fakturan skapas kommer det tillhörande Verifikatet att debitera samma konto med beloppet från Förskottsfakturan. Artikeln som är specificerad i inställningen Förskott förser även Förskottsfakturan med momskoden, vilken bestämmer hur Momsen ska konteras i Verifikatet som skapas från Fakturan. Endast en Förskottsfaktura kan skapas från varje Order. Ytterligare Förskottsfakturor kommer att ges noll i belopp. Skriv ut internorder En utskriven order skickas vanligtvis till kunden för att bekräfta att Ordern har tagits emot och registrerats. En Internorder används inom företaget för administrativa ändamål och som referens. Det finns tre sätt att skriva ut en Internorder. 60

61 Kapitel 1: Order Registret Säljorder 1. När du registrerar eller inspekterar en Order, välj Skriv ut internorder från menyn Special. 2. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Välj Internorder från fönstret Dokument och klicka på [OK]. Ange Ordernumret (eller ett intervall av Ordernummer) som ska skrivas ut och klicka sedan på [OK]. 3. Dokumentet Internorder kan skrivas ut med automatik. Det kontrolleras med inställningen Automatik i modulen System. Se lämpligt avsnitt i kapitlet som beskriver modulen System i volym 1. Oavsett vilken metod som du använder, avgör följande vilken dokumentmall som kommer att användas 1. Utforma Orderbekräftelsens dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till INTERNORDER. Använd funktionen Egenskaper för att tilldela mallen dokumenttypen Internorder. Ett förslag till INTERNORDER medföljer Hansa och kan förändras så att den passar dina behov. Instruktioner för inställningen Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System. 2. Välj modulen Order genom att använda menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Fönstret Dokument öppnas; markera Internorder. 4. Välj Definition från menyn Special. 5. I det efterföljande fönstret, ange INTERNORDER i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). 6. Klicka [OK] för att spara Internorderns definition. Från och med nu kommer dokumentmallen som du utformade att användas, både från Dokument och från menyn Special. Returnerade varor Den här funktionen används när din Kund returnerar levererade varor. När det inträffar, öppna Ordern och välj Returnerade varor från menyn Special. För att funktionen ska ha någon effekt, måste först alla förändringar i Ordern vara utförda och sparade (använd [OK]-knappen), och minst en tidigare Utleverans måste vara godkänd. Ett alternativ är att öppna Utleveransen och välja Returnerat gods från menyn Special. 61

62 Om du använder dig av FIFO-metoden och/eller kostnadskonteringar (för lagervärdering i redovisningen), är svårigheten med att returnera varor till lagret, att systemet inte vet den faktiska kostnaden (FIFO-värdet) på varorna som returneras. Syftet med registret Returnerat gods är att ge användaren möjlighet att påverka den här processen så att korrekta FIFO-värden kan registreras. En ny post skapas i registret Returnerat gods (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Returnerat gods: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och har sedan öppnats för förändring och godkännande. Posten hämtar sin information från Ordern. Det förinställda antalet är det som redan har levererats. Om Ordern innehåller Artiklar som inte har levererats alls, kommer de här Artiklarna inte att följa med till posten med Returnerat gods. Notera att det förinställda kostpriset är hämtat från flik C på Ordern och är inte den returnerade Artikelns faktiska kostpris. Det här beror på problemet med att beräkna det riktiga FIFO-värdet. Ange det returnerade antalet för varje Artikel och ta bort Artiklar som inte returnerats genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på Backstegstangenten. Om nödvändigt, förändra kostpriset till det riktiga värdet av den returnerade Artikeln (vilket visas i den ursprungliga Utleveransen). Om en Artikel som returneras är av typen Struktur ska du lista dess komponenter i Returen, inte själva Strukturartikeln. Strukturartiklar byggs ihop i samband med Utleveransen och finns inte själva i lagret. Därför ska de 62

63 Kapitel 1: Order Registret Säljorder inte inkluderas på en Retur. Endast komponenterna ska listas i på Returen och det säkerställer att de kommer tillbaka korrekt i lagret. Om varor returneras p.g.a. något fel (d.v.s. Kunden vill ha en ersättande varor), välj att reducera det levererade antalet med alternativen på högra sidan i fönstret. När du sedan har sparat och godkänt det Returnerade godset kan du skapa en ny Utleverans med det korrekta antalet från Ordern. I det här fallet kanske du väljer att inte uppdatera lagret (kryssruta) med Returnerat gods och sedan skriva av Artiklarna med registret Lageruttag. Om du behöver returnera Artiklarna till Leverantören, rekommenderas det att lagret uppdateras och att Artiklarna sedan tas ut från lagret med ett Lageruttag. Alternativt kanske varorna returneras utan att Kunden ska några ersättande varor (ordern kanske har annullerats). I det här fallet, välj att reducera det beställda antalet och att uppdatera lagret. När posten har godkänts kommer både det beställda och levererade värdet på Ordern att ha reducerats. Om Ordern har fakturerats, kommer funktionen Fakturera under menyn Special att skapa en Faktura med negativa antal, d.v.s. en kredit jämfört den ursprungliga Fakturan. En alternativ metod för att kreditera den ursprungliga Fakturan är att använda funktionen Skapa kreditfaktura från menyn Special i posten för det Returnerade godset. Funktionen kommer att skapa en Kreditfaktura med ett korrekt Betalningsvillkor och med en referens till Fakturan som krediteras. När posten för Returnerat gods är klar, markera kryssrutan Godkänd. Det här innebär att Returen är godkänd. När det här är gjort kommer du inte längre kunna göra några förändringar i posten. Du kommer inte att kunna skapa en Kreditfaktura förrän posten är godkänd. Ett Verifikat med en lagerkontering kommer att skapas i redovisningen om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. En möjlig arbetsrutin kan vara att skapa en post i registret Returnerat gods när Kunden kontaktar dig angående returnering av levererade varor. Numret på posten i registret Returnerat gods kan då användas som ett returnummer. När Artiklarna ankommer kan posten godkännas och lagret blir därmed korrekt uppdaterat. För en beskrivning av fönstret, samt detaljerad information kring Verifikat som skapas när en Retur godkänns, se kapitlet som beskriver modulen Varulager, senare i den här manualen. Klicka i stängningsrutan för att stänga fönstret och återvända till Ordern. Programmet kommer att fråga om ändringarna ska registreras. Fälten Godk.utlev och Tot. utlev på Ordern (flik D) kommer att uppdateras automatiskt (vilket även antalet på flik A kommer att göra om du har valt det). 63

64 Uppdatera artiklar på valutaprislista Händelsevis kan en komplex Order registreras med fel Valuta, växelkurs eller Prislista, eller så kan växelkursen ha förändrats så pass mycket mellan det att Ordern registrerades att och dess slutliga godkännande att priserna måste förändras. I en sådan här situation behöver du inte registrera om hela Ordern. Ändra till den korrekta Valutan, växelkursen eller Prislistan och välj sedan den här funktionen. Alla priser kommer att konverteras enligt de nya uppgifterna. Lagertransaktion Om det inte finns tillräckligt i lager på Lagerstället som är specificerat på delfönster 4, för att kunna leverera Ordern (vilket kan kontrolleras med funktionen Artikelstatus, beskriven ovan), kan den här funktionen användas för att flytta Artiklar som eventuellt finns på en annan plats till det här Lagerstället. Ordern måste sparas innan funktionen kan användas, och det måste finnas ett Lagerställe specificerat på delfönster 4 (om inte ett Huvudlager har specificerats i inställningen Lagerinställningar, vilket i så fall kommer att användas). Ordern kan inte vara stängd och det måste finnas minst en rad som inte är fullt levererad. När funktionen väljs kommer en ny post att skapas i registret Lagertransaktioner (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Lagertransaktion: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och har nu öppnats för förändring och godkännande. Lagerstället från delfönster 4 på Ordern (eller, om det är tomt, Huvudlagret) kopieras till fältet Till lagerställe på Lagertransaktionen för att möjliggöra flytt av lager till det Lagerstället (Lagerstället på flik F används inte). 64

65 Kapitel 1: Order Registret Säljorder Textfältet på Lagertransaktionen innehåller en referens till Ordern som den skapades från. Alla rader i Ordern kommer att överföras till Lagertransaktionen med undantag för de rader som redan är fullt eller delvis levererade. Antalet hämtas från Ordern, ingen beräkning av skillnaden mellan vad som är beställt och vad som redan finns på Lagerstället kommer att ske. Ange vilket Lagerställe lagret ska flyttas från i fältet Från lagerställe och markera kryssrutan Godkänd och klicka sedan på [OK] för att spara. Lagret kommer att flyttas till det angivna Lagerstället. Du kommer inte att kunna godkänna Lagertransaktionen om det inte finns tillräcklig i lager på Lagerstället som Artiklarna ska flyttas från, och om alternativet Tillåt ej överleverans används i inställningen Lagerinställningar. Den här kontrollen kommer inte att göras för Tjänste- och Normalartiklar, oavsett vilket alternativ som används för Överleverans. Du kan använda funktionen Artikelstatus från menyn Special för att innan försäkra dig om att Artiklar finns på det Lagerställe du ska flytta från. Alternativt kan du ta fram rapporten Lagerlista. När en Lagertransaktion godkänns och sparas kommer det Gamla värdet att förändras till FIFO- eller det Vägda värdet. Det Vägda inpriset på Artikeln (d.v.s. det vägda inpriset från samtliga tidigare Inleveranser, vilket visas på delfönster 3 på Artikeln) används om Kostnadskonteringsmodell, faktura satts till Vägt inpris i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. I alla andra fall används FIFO-värdena. Om alternativet FIFO per lagerställe används i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager, kommer även eventuellt Extra värde att läggas till i FIFO-värdet för den flyttade Artikeln. Använd underhållsfunktionen Skapa lagertransaktioner (som beskrivs nedan) om du behöver skapa ett flertal Lagertransaktioner på samma gång. Se kapitlet Modulen Varulager senare i den här manualen för ytterligare information om fönstret Lagertransaktion: Inspektera. Räkna om vikt och volym Allt eftersom Artiklar läggs till i Ordern visas det Totala antalet och deras Totala vikt och volym under delfönster 4, beräknade från Orderantalet och Artikelposterna. Om vikten eller volymen förändras på en Artikel eller om värdena av någon annan anledning är felaktiga, kan de räknas om med hjälp av den här funktionen. 65

66 Registret Kunder Se kapitlet Kunder i volym 1 av de här manualerna för information om det här registret. Registret Artiklar Se kapitlet Artiklar och priser i volym 1 av de här manualerna för information om det här registret. Registret Priser Se kapitlet Artiklar och priser i volym 1 av de här manualerna för information om det här registret. 66

67 Kapitel 1: Order Underhåll Underhåll Underhållsfunktioner brukar hantera olika typer av uppdateringar eller utföra någon form av registervård för alla eller många av posterna i ett specifikt register. För att använda någon av de här funktionerna, välj Underhåll från menyn Arkiv. Följande fönster visas Räkna om ordrar Dubbelklicka på ett av alternativen. Ett urvalsfönster kommer att visas där du kan bestämma vad underhållsfunktionen ska göra. Klicka på [OK] för att starta funktionen. Värdena i fälten Godk. utlev, Tot. utlev och Fakturerat i Ordrar kan emellanåt uppdateras felaktigt i vissa situationer. Om det här händer kan de korrigeras med den här funktionen. 67

68 Ange Ordernumret på den Order som du vill korrigera (eller ett intervall av Ordrar), och specificera om det är det Utlevererade antalet eller det Fakturerade antalet (eller båda) som ska uppdatera. Klicka på [OK] i knappraden, Ordrarna kommer att uppdateras till den aktuella statusen.! Använd inte den här funktionen på Ordrar som har fakturerats med underhållsfunktionen Samlingsfakturering. De här Fakturorna har inget Ordernummer på delfönster 4, vilket innebär att funktionen inte kan hitta dem när uppdatering av Fakturerat antal sker. Samlingsfakturering Den här funktionen ger dig möjlighet att skapa Fakturor från fler Ordrar på en gång. Funktionen söker reda på alla godkända fast inte fakturerade Utleveranser och skapar lämpliga Fakturor. Fakturorna sparas i registret Fakturor som ej godkända. Varje Faktura kommer att innehålla en referens till Ordern den kommer från. Om flera Utleveranser har gjorts till samma Kund, kanske från olika Ordrar, kommer de att faktureras tillsammans på en och samma Faktura. Du kan godkänna samtliga Fakturor i ett enda steg genom att markera dem alla i fönstret Fakturor: Bläddra och sedan välja Godkänn från menyn Special. Kom ihåg, att om du vill förändra några Fakturor måste du göra det innan de godkänns. Du kan även skriva ut flera Fakturor samtidigt genom att i modulen Fakturering använda funktionen Dokument från menyn Arkiv, eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Att skriva ut och godkänna Fakturor beskrivs närmare i kapitlet Modulen Fakturering i volym 2 av de här manualerna. När du väljer funktionen Samlingsfakturera öppnas följande urvalsfönster 68

69 Kapitel 1: Order Underhåll Här kan du begränsa funktionen till att skapa Fakturor för en specifik Kund, en specifik Kundkategori eller för ett intervall av Kunder (ange två Kundnummer, separerade med kolontecken). Du kan använda funktionen Klistra in Special om nödvändigt. För att skapa Fakturor från Ordrar där fältet Faktura till innehåller ett Kundnummer (d.v.s. Fakturorna ska skickas t.ex. till ett factoringbolag istället för direkt till Kunden), ange Kundnumret på factoringbolaget, inte huvudkunden som finns angiven i Orderns sidhuvud. Lämna fälten tomma om du vill att funktionen ska skapa Fakturor på alla lämpliga Utleveranser oavsett Kund. Alternativen under Funktion ger dig möjlighet till att kontrollera vad Fakturorna ska innehålla. Klicka på [OK] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund, beroende på hur många Fakturor som kommer att skapas. När det är klart kommer du att komma tillbaka till listfönstret Underhåll. Nedanför visas ett exempel på en Faktura som har skapats med hjälp av den här funktionen. I det här aktuella fallet har ett Förskott tidigare fakturerats. 69

70 Om Kunden har tilldelats en post från inställningen Standardartiklar (på delfönster 4 i Kundkortet), kommer samtliga Artiklar i den posten att läggas till i Fakturor som skapas för den här Kunden. Du kan välja i urvalsfönstret för Samlingsfaktureringen om du vill att en Standardartikel ska läggas till varje Faktura eller varje Order. Notera att de här Artiklarna inte kommer att tilldelas något antal, så säkerställ att det anges innan Fakturorna godkänns Skapa planerade poster Den här funktionen är användbar i företag som arbetar efter i sista minuten -principen, där Inköpsordrar för Artiklar på Ordrar skapas så sent som möjligt, så att varorna kan tas emot precis innan de planeras att levereras till Kunden. Funktionen skapar Inköpsordrar och Produktioner för Artiklar på Ordrar daterade enligt de planerade leveransdagarna och produktionstiden för Artikeln i fråga. De kallas ibland för Framtids- eller Planerade poster. Om du vill använda den här funktionen måste fältet Planerad leveransdag använda ett datumformat, vilket ställs in i inställningen Planerad leverans. Funktionen kommer att leta reda på alla ej fullt levererade Ordrar med en Planerad leveransdag som ligger inom den specificerade perioden. Vanligtvis kommer en separat Inköpsorder att skapas för varje Datum/Leverantörskombination. Inköpsordern kommer inte att vara godkänd. De här kan 70

71 Kapitel 1: Order Underhåll skrivas ut och godkännas vid en lämplig tidpunkt från fönstret Inköporder: Bläddra, sorterade efter transaktionsdag. Undantag från det här noterade under illustrationen där fälten beskrivs. Poster kommer att skapas i registret Produktion om någon av Artiklarna i Ordrarna är lagerförda Artiklar med ett recept specificerat på delfönster 4. Posterna kommer att innehålla receptet av Artiklarnas montering och Inköpsordrar kommer att skapas för komponenterna. Se volym 5 av de här manualerna för ytterligare information om registren Recept och Produktion. Artiklarnas Leverantörer kommer att väljas enligt följande 1. Leverantören som finns angiven på Artikelns eventuellt korresponderande Inköpsartikel, som också är markerad som Förvald, kommer att användas. Se kapitlet Inköpsordrar för ytterligare information om Inköpsartiklar. 2. Om Artikeln saknar en korresponderande Inköpsartikel, kommer Leverantören att hämtas från fältet Förvald leverantör i inställningen Inköpsorderinställningar. Inga Inköpsordrar kommer att skapas om ingen förvald Leverantör finns specificerad eller om Artiklarna inte uppfyller kriteriet nämnt i punkt 1. Inköpsorderns datum kommer att beräknas från den planerade leveransdagen på Ordrarna och Leveransdagarna på Inköpsartiklarna. Till exempel Planerad leveransdag på Order Leveransdagar på Artikel 1 10 Leveransdagar på Artikel 2 5 Datum på Inköpsorder för Artikel Datum på Inköpsorder för Artikel För lagerförda Artiklar med Recept, kommer det att bli nödvändigt att skapa poster i registret Produktioner. Deras datum kommer att beräknas utifrån Receptens Produktionsdagar och Produktionsdagar per enhet, så att komponenterna ankommer i tid för monteringen av Artikeln. När funktionen Skapa planerade poster välj öppnas följande urvalsfönster 71

72 Planerad period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System De kommer att skapas Inköpsordrar och Produktioner från samtliga Ordrar med en Planerad leveransdag inom perioden som anges här. Om specifika Orderrader har Planerade leveransdagar under flik E, kommer dessa att användas istället för datumet på delfönster 1. Fältet på delfönster 1 kan faktiskt vara tomt om alla Orderrader har deras egna datum. Den Planerade leveransdagen måste ha ett datumformat, vilket ställs in i inställningen Planerad leverans. Den förinställda perioden löper från det aktuella datumet fram till den sista dagen i den första perioden angiven i inställningen Perioder. Stängda Ordrar med en Planerad leveransdag inom den valda perioden kommer att ignoreras. Artiklar Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt För att skapa Inköpsordrar och Produktioner för en specifika Artiklar, ange ett Artikelnummer eller ett intervall av Artikelnummer här. Endast Artiklar inom intervallet som har använts i de valda Ordrarna kommer att beställas. 72

73 Kapitel 1: Order Underhåll Endast lagerförda Artiklar kommer att beställas. Normal-, Struktur-, och Tjänsteartiklar kommer att ignoreras. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering För att skapa Inköpsordrar och Produktioner för Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp, ange Artikelgruppen här. Endast lagerförda Artiklar som har använts i de valda Ordrarna kommer att beställas. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Intervall Alfanumeriskt Om det här fältet lämnas tomt kommer funktionen att skapa en Inköpsorder för varje kombination av Leverantör/Datum, med reservation för alternativet Skapa inköpsorder per säljorder nedan. Det här innebär att Artiklar från olika Ordrar som kan beställas från en och samma Leverantör och som ska beställas på ett specifikt datum, kommer att läggas till i samma Inköpsorder. Lagerstället på Inköpsordern (delfönster 6) kommer att lämnas tomt. Hänsyn kommer att tas till Ordrar med och utan Lagerställe (specificerat på delfönster 4). Om det här fältet innehåller ett Lagerställe eller ett intervall av Lagerställen, kommer funktionen att skapa separata Inköpsordrar för varje kombination av Leverantör/Datum/Lagerställe. Det lämpliga Lagerstället kommer att visas på delfönster 6 i Inköpsordern. Endast Ordrar med det angivna Lagerstället (specificerat på delfönster 4) kommer att hanteras i underhållet. Funktionen kommer inte att uppmärksamma eventuella Lagerställen som har angivits under flik F på Ordern. Vanligtvis ska endast en Inköpsorder och en Produktion skapas från varje specifik Order. Upprepad användning av funktionen Skapa planerade poster kommer inte att resultera i flera Inköpsordrar. Men, om funktionen används två gånger för Ordrar med Lagerställen, den första gången för en specifik Artikel (eller med ett helt tomt urvalsfönster) och sedan för ett specifikt Lagerställe, kommer två Inköpsordrar att skapas, en med 73

74 ett Lagerställe specificerat på delfönster 6 och en utan Lagerställe. Det är därför rekommenderat att du alltid specificerar ett Lagerställe eller alltid lämnar fältet Lagerställe tomt, enligt det som bäst passar dina behov. Skapa Använd de här alternativen för att avgöra om Inköpsordrar och/eller Produktioner ska skapas för komponenterna. Notera, när Recept registreras ska alltid den sista raden innehålla Artikelnumret på Ut-artikeln (d.v.s. Artikeln som produceras). Om ett Recept inte är registrerat på det här sättet, kommer den här funktionen få problem när den försöker skapa en Produktion innehållande det här Receptet. Registreringen av Recept beskrivs detaljerat i volym 5 av de här manualerna. Ignorera befintliga lagervärden Antalet som anges på Inköpsordrar och Produktioner kommer automatiskt att ta med det aktuella lagersaldot i beräkningen. Om du t.ex. har en Order med fem av en specifik Artikel, som det redan finns tre av i lagret, kommer funktionen att skapa en Inköpsorder som innehåller två. Den minsta beställningskvantiteten från Inköpsartikeln kommer att tas med i beräkningen. Om den här kryssrutan är markerad kommer antalet att kopieras direkt från Ordern till Inköpsordern. Det aktuella lagersaldot kommer att ignoreras. Med samma exempel som ovan kommer alltså Inköpsordern med det här alternativet att innehålla fem stycken av Artikeln. Den minsta beställningskvantiteten från Inköpsartikeln kommer även här att tas med i beräkningen. Inklusive artiklar utan framtida planering Funktionen kommer att inkludera Artiklar i Ordern som inte har någon Planerad leveransdag angiven. Skapa en inköpsorder per säljorder Funktionen skapas vanligtvis endast en Inköpsorder för varje kombination av Leverantör/Datum eller för varje kombination av Leverantör/Datum/Lagerställe, beroende på om fältet Lagerställe innehåller något värde. Artiklar från olika Ordrar som kan beställas från samma Leverantör och ska beställas på samma datum, kommer 74

75 Kapitel 1: Order Underhåll att beställas tillsammans på samma Inköpsorder. En ny Inköpsorder kommer inte att skapas av funktionen om det redan finns en som inte är godkänd ännu. Artiklarna kommer istället att läggas till på den redan befintliga Inköpsordern. Om du istället vill att separata Inköpsordrar ska skapas för varje Order, markera den här kryssrutan. Alternativet påverkar endast funktionen om ett Lagerställe finns angivet i fältet ovan. Klicka på [OK] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund, beroende på hur många Inköpsordrar och Produktioner som ska skapas. När den är klar kommer du tillbaka till listfönstret Underhåll. Skapa planerade poster från säljordrar Den här funktionen är mycket lik underhållsfunktionen Skapa planerade poster, men möjliggör att Inköpsordrar och Produktioner skapas från individuella Ordrar istället för specifika Artiklar. Se beskrivningen av Skapa planerade poster ovan för ytterligare information. Alternativet Ignorera befintliga lagervärden hanteras som markerad i den här funktionen. 75

76 Skapa inköpsorder Den här funktionen används för att skapa Inköpsordrar från specifika Ordrar: Inköpsordrar för Artiklar från Ordrar som inte fullt kan levereras från lagret. Inköpsordrarna kommer att sparas som ej godkända i registret Inköpsorder. Du kan skriva ut flera Inköpsordrar samtidigt genom att i modulen Inköp använda funktionen Dokument under menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Att godkänna och skriva ut Inköpsordrar beskrivs närmare i kapitlet Inköpsordrar senare i den här manualen. Artiklarnas Leverantörer kommer att väljas enligt följande- 1. Leverantören som finns angiven på Artikelns eventuellt korresponderande Inköpsartikel, som också är markerad som Förvald, kommer att användas. Se kapitlet Inköpsordrar för ytterligare information om Inköpsartiklar. 2. Om Artikeln saknar en korresponderande Inköpsartikel, kommer Leverantören att hämtas från fältet Förvald leverantör i inställningen Inköpsorderinställningar. Inga Inköpsordrar kommer att skapas om ingen förvald Leverantör finns specificerad eller om Artiklarna inte uppfyller kriteriet nämnt i punkt 1. När du väljer funktionen Skapa inköpsorder öppnas följande urvalsfönster Om du vill skapa Inköpsordrar för samtliga Ordrar, lämna de tre fälten tomma. Använd dem annars som de beskrivs nedan. 76

77 Kapitel 1: Order Underhåll Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Om du endast vill skapa Inköpsordrar för Säljordrar inom en viss period, ange start- och slutdatum separerade med kolontecken. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att funktionen ska begränsa sig till en specifik Säljorder eller ett intervall av Säljordrar. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Använd det här fältet för att säkerställa att funktionen begränsar sig till Säljordrar som tillhör en specifik Orderklass. Funktion Per order Per leverantör Samlingsorder De här radioknapparna används för att bestämma hur Inköpsordrarna ska skapas. Oavsett vilket alternativ som väljs, kommer Leverantören som finns angiven som Förvald på Artikeln eller i inställningen Inköpsorderinställningar att användas. En Inköpsorder kommer att genereras för varje Säljorder. Även om du har två Säljordrar med samma Artikel, kommer två Inköpsordrar att skapas. Inköpsordrarna kommer att innehålla antalet från respektive Säljorder (förutsatt att inget lager finns eller att beställningsnivån har understigits). En Inköpsorder kommer att skapas för varje Leverantör. Även om du har två Säljordrar med samma Artikel, kommer en enda Inköpsorder att skapas. Inköpsordern kommer att innehålla det sammanslagna antalet från båda Säljordrarna. Det här alternativet fungerar som alternativet Per leverantör. Skillnaden är att antalet från varje Säljorder kommer att presenteras tillsammans med Säljordernumret på Inköpsordern. Om du har några Inköpsordrar som inte är godkända eller som är öppna till någon av de Leverantörer som används i den här funktionen, kommer Artiklarna att läggas till i de redan befintliga Inköpsordrarna. Artiklarna läggs till i 77

78 Leverantörens tidigaste Inköpsorder. Det kommer alltså inte att skapas några nya Inköpsordrar. Artikelbenämning från order Med den här rutan markerad kommer Benämningen för varje Artikel som presenteras på Inköpsordern att hämtas från Säljordern. Om rutan inte är markerad hämtas Benämningen från Inköpsartikeln. Pris från artikelns kostpris Med det här alternativet markerat, kommer Kostpriset för varje Artikel på Inköpsordern att hämtas på Artikelkortet. Om alternativet inte är markerat hämtas Kostpriset från Inköpsartikeln. Om det här alternativet inte är markerat och Inköpsordrar skapas för Artiklar som inte har någon förinställd Inköpsartikel (d.v.s. från den förvalda Leverantören i inställningen Inköpsorderinställningar), kommer Artiklarna att få kostpris noll. Kundens lev.adress på inköpsordern Markera det här alternativet om du vill att Kundens Namn och Leveransadress ska skrivas ut på varje Inköpsorder. Alternativet kan endast användas tillsammans med alternativen Per order och Samlingsorder ovan. Endast artiklar med brist Markera det här alternativet om du inte vill skapa Inköpsordrar för sådana Artiklar som du kan leverera från lagret. Om alternativet inte är markerat kommer Inköpsordrar att skapas för samtliga Artiklar i det angivna intervallet med Säljordrar Orderkommentar på inköpsorder (endast Per order) Det här alternativet kan endast användas om du har markerat radioknappen Per order ovan. Det kommer att kopiera texten från fältet Kommentar på Ordern till fältet Kommentar på Inköpsordrarna som skapas från Ordern. Klicka på [OK] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund, beroende på hur många Inköpsordrar som ska skapas. När det är klart kommer du tillbaka till listfönstret Underhåll. 78

79 Kapitel 1: Order Underhåll Syftet med den här funktionen är att skapa Inköpsordrar för varor som behövs för att leverera utestående Säljordrar, även om den tar värdet från Beställningsnivåerna i beräkning. Om du behöver skapa Inköpsordrar för Artiklar som har understigit sina Beställningsnivåer, använd funktionen Skapa Inköpsordrar från menyn Special i fönstret Inköpsorder: Bläddra. Skapa lagerstransaktioner Den här funktionen möjliggör att Lagertransaktioner kan skapas batchvis och att lagerförda varor kan flyttas till Lagerstället specificerat på delfönster 4 i de valda Ordrarna. Funktionen letar reda på alla Ordrar i urvalet och skapar lämpliga Lagertransaktioner för dem som har ett Lagerställe specificerat och som har rader som inte är levererade. Du kan välja om de ska sparas som godkända eller inte i registret Lagertransaktioner. En separat post kommer att skapas för varje Order, med en rad per Orderrad (med undantag för de rader som redan har levererats eller dellevererats). Det kommer inte att skapas några Lagertransaktioner för stängda Ordrar. Lagerstället från delfönster 4 på varje Order kommer att kopieras till fältet Till lagerställe på den korresponderande Lagertransaktionen, så att lagerförda varor kan flyttas till det Lagerstället. Fältet Text på Lagertransaktionen kommer att innehålla en referens till Ordern från vilken den skapades. Antalen hämtas från Ordern, ingen beräkning av skillnaden mellan vad som är beställt och vad som redan finns på Lagerstället kommer att ske. När funktionen Skapa lagertransaktioner välj öppnas följande urvalsfönster- 79

80 Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Om du endast vill inkludera Ordrar inom en specifik period, ange start- och slutdatum separerade med kolontecken. Ordernummer Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att säkerställa att Lagertransaktioner skapas från en specifik Order eller från ett intervall av Ordrar. Det kommer inte att skapas några Lagertransaktioner för Ordrar inom intervallet som saknar Lagerställe på delfönster 4 eller för Orderrader som är fullt eller delvis levererade. Det här fältet måste innehålla ett värde för att Lagertransaktioner ska skapas. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Använd det här fältet för att säkerställa att Lagertransaktioner endast skapas från Ordrar i det angivna intervallet som tillhör en specifik Orderklass. Kund Klistra in Special Registret Kunder Använd det här fältet för att säkerställa att Lagertransaktioner endast kommer att från Ordrar i det angivna intervallet som tillhör en specifik Kund. Från lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Specificera vilket Lagerställe varorna ska flyttas från. Det är angivet på Ordrarna (delfönster 4) vilket Lagerställe de ska flyttas till. Det här fältet måste innehålla ett värde för att Lagertransaktioner ska skapas. Num. ser. kom. Här kan du specificera vilken Nummerserie i inställningen Nummerserie - lagertransaktioner som ska användas vid numreringen av de nya Lagertransaktionerna. Ange Nummerseriens Kommentar här. Fältet är känsligt för shiftläge, så var noggrann när du skriver in Kommentaren. Om ingenting anges här, eller om 80

81 Kapitel 1: Order Underhåll ingen matchande Kommentar hittas, kommer den första giltiga Nummerserien i inställningen att användas. Lagertransaktionsdatum Klistra in Special Aktuellt datum Ange ett datum som ska användas som Transaktionsdatum i samtliga Lagertransaktioner som skapas av funktionen. Godkänn lagertransaktioner Markera den här kryssrutan för att skapa godkända Lagertransaktioner. Ej godkända Lagertransaktioner kommer annars att skapas. Om den här den kryssrutan är markerad och om alternativet Tillåt ej överleverans i inställningen Lagerinställningar används, kommer Lagertransaktioner som inte är godkända att skapas, då lagersaldot inte är tillräckligt på Lagerstället som varorna ska flyttas från. Klicka på [OK] för att starta funktionen. Den kan ta en liten stund, beroende på hur många Lagertransaktioner som ska skapas. När den är klar kommer du tillbaka till listfönstret Underhåll. Skapa utleveranser Den här funktionen ger dig möjlighet att batchvis skapa Utleveranser. Den letar reda på alla Ordrar som inte är fullt levererade och där ett tillräckligt antal finns i lagret, och skapar sedan lämpliga Utleveranser. Du kan välja om de ska sparas som godkända eller inte. En separat Utleverans kommer att skapas för varje Order, även de tillhör samma Kund. Du kan godkänna alla skapade Utleveranser samtidigt genom att markera dem i fönstret Utleveranser: Bläddra och sedan välja Godkänn från menyn Special. Kom ihåg att om du vill förändra någon Utleverans måste det göras innan den godkänns. I modulen Varulager kan du även skriva ut Följesedlar från alla Utleveranser samtidigt. Välj Dokument från menyn Arkiv eller klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Utleveranser beskrivs mer utförligt i kapitlet Modulen Varulager senare i den här manualen. När funktionen Skapa utleveranser väljs öppnas följande urvalsfönster 81

82 Fyll i urvalsfönster enligt följande Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Om du vill skapa Utleveranser för Ordrar inom en specifik period, ange start- och slutdatum separerade med kolontecken här. Första raden från inställningen Perioder är alltid förinställd. Order Intervall Numeriskt För att skapa Utleveranser för en specifik Order (eller för ett intervall av Ordrar), ange det lämpliga Ordernumret (eller två Ordernummer separerade med kolontecken). Num.ser. kom Här kan du specificera vilken Nummerserie i inställningen Nummerserie - utleverans som ska användas vid numreringen av de nya Utleveranserna. Ange Nummerseriens Kommentar här. Fältet är känsligt för shiftläge, så var noggrann när du skriver in Kommentaren. Om ingenting anges här, eller om ingen matchande Kommentar hittas, kommer den första giltiga Nummerserien i inställningen att användas. Leveransdatum Klistra in Special Aktuellt datum Ange datumet som ska användas som Leveransdatum i Utleveranserna skapade av den här funktionen. Om inget datum anges kommer det lämpliga Orderdatumet att användas. 82

83 Kapitel 1: Order Underhåll Ordrar De här alternativen används för att bestämma vilka typer av Ordrar som det ska skapas Utleveranser från. Endast fullt levererbara Utleveranser kommer endast att skapa Utleveranser från Ordrar som levereras fullt ut från lagret. Det kommer inte att skapas några Utleveranser från Ordrar som redan har tidigare Utleveranser som ännu inte är godkända Alla ordrar Det kommer att skapas Utleveranser från Ordrar som delvis kan levereras från lagret. Prioritera reserverade Använd det här alternativet när du har ett begränsat lager och vill prioritera Ordrar som har kryssrutan Reserverad markerad i sidhuvudet. Lagret kommer annars att tilldelas de äldsta Ordrarna först. Godkänn utleveransen Markera den här kryssrutan för att skapa redan godkända Utleveranser. Utleveranserna kommer annars att skapas och sparas som ej godkända. Utleverans per lagerställe Enligt förinställningen skapar den här funktionen en separat Utleverans per Order. Dess Lagerställe finns angivet på delfönster 4 på Ordern. Om ett separat Lagerställe har angivits under flik F på en av Orderraderna, kommer det att anges under flik B på den korresponderande raden i Utleveransen. Markera den här kryssrutan om du vill att en separat Utleverans ska skapas för varje använt Lagerställe. Klicka på [OK] för att starta underhållet. Det kan ta en liten stund beroende på hur många Utleveranser som ska skapas. När det är klart kommer du tillbaka till listfönstret Underhåll. 83

84 Streckkod, EU kod och artikelkod Den här funktionen kan användas för att kopiera Artikelnumret på Artiklarna till fältet för Streckkod och för att byta Streckkoden och Intrastat/EAN koden (EU koden). När funktionen väljs öppnas följande urvalsfönster Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett Artikelnummer eller ett intervall av Artiklar för att specificera vilka Artiklar som ingå i underhållet. Lämna fältet tomt om alla Artiklar ska inkluderas. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Ange en Artikelgrupp för att underhållet ska utföras på Artiklarna som tillhör den gruppen. Endast artiklar med blank Streckkod Markera den här kryssrutan om funktionen ska ignorera Artiklar som redan har en Streckkod. Funktion Funktionen kan fungera på två olika sätt. Specificera här vilket alternativ som ska användas. Kopiera Artikelkod till Streckkod Det här alternativet kommer att kopiera Artikelnumret till fältet Streckkod. 84

85 Kapitel 1: Order Underhåll Byt Streckkod och EU kod Det här alternativet kommer att kopiera Streckkoden till Intrastat/EAN koden (EU kod) och det som fanns i Intrastat/EAN koden kommer att flyttas till Streckkoden. Klicka på [OK] för att starta underhållet. Det kan ta en liten stund, beroende på antal Artiklar. När det är klart kommer du tillbaka till listfönstret Underhåll. 85

86 Dokument Funktionen Dokument möjliggör att dokument och dokumentmallar kan skrivas ut i intervall (flera stycken på en gång). Välj Dokument från menyn Arkiv eller klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. När funktionen har blivit vald visas följande fönster som innehåller en lista med de dokument som kan skrivas ut från modulen Order. Varje dokument i listan skrivs ut med olika Dokumentmallar. För att skriva ut ett dokument följ nedanstående beskrivning 1. Markera lämpligt dokument i listan. 2. Använd menyn Special för att styra utskriftens destination. Det är förvalt att utskriften ska ske till vald skrivare. De andra alternativen är Utskriftskö (se kapitel Hansas gränssnitt i volym 1 för detaljerad beskrivning) eller Fax (om du har hårdvara som stödjer den funktionen). 3. Klicka på [OK]. Ett urvalsfönster kommer nu att visas. Här kan du avgöra vilken information som ska inkluderas i utskriften (t.ex. vilka Ordrar ska skrivas ut). Urvalsfönstren för respektive dokument beskrivs i detalj nedan. 4. Klicka på [OK] igen för att skriva ut dokumenten. 86

87 Kapitel 1: Order Dokument 5. Stäng fönstret Dokument genom att klicka i stängningsrutan. För att bestämma vilken Dokumentmall som ska användas för respektive dokument i fönstret Dokument, följ nedan angivna instruktion (en standardmall för varje dokument medföljer Hansa) 1. Skapa en Dokumentmall för varje dokument i registret Dokumentmallar i modulen System. I volym 1 av de här manualerna finns kapitlet som beskriver modulen System, där finns instruktioner kring hur du skapar Dokumentmallar. 2. Byt till modulen Order och öppna fönstret Dokument genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. 3. Markera ett dokument i listan och välj Definition från menyn Special. Följande fönster används för att tilldela ett dokument en eller flera Dokumentmallar. Det här beskrivs mer detaljerat i volym 1 av de här manualerna. Exempelvis kan varje alternativ använda sig av olika Dokumentmallar, t.ex. för bl.a. Kundens Språk eller Orderns Nummerserie. 4. Funktionen Definition behöver bara användas en gång för varje dokument. När du har utfört det här kommer valet av Dokumentmall ske automatiskt. Urvalsprocessen för varje dokument beskrivs nedan. För att skriva ut dokument för samtliga poster i databasen, lämna alla fält tomma i urvalsfönstret. Om det finns behov av att begränsa antalet dokument, använd fälten som det beskrivs nedan. Som det anges nedan, är det ofta möjligt att skriva ut ett intervall av poster, t.ex. ett intervall av Ordernummer. För att göra det här, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolon. För t ex göra en utskrift för Kunderna 001 till 010, ange 001:010 i fältet för Kund. Beroende på typen av fältet används en alfanumerisk eller numerisk sortering. Om en alfanumerisk sortering används inkluderar urvalet 1:2 även 100, etc. 87

88 Internorder Internorder används vanligtvis inom företaget för administrativa ändamål och referenser. Kundetiketter Orderbekräftelse Nummer Intervall Numeriskt Ange ett Ordernummer eller ett intervall av Ordernummer. Det här dokumentet kan skrivas ut med automatik, se inställningen Automatik i modulen System. Det här dokumentet är även tillgängligt i modulerna Fakturering, Säljstöd och Avtal. Se kapitlet Kunder i volym 1 av de här manualerna för information om det här dokumentet. En orderbekräftelse skickas vanligtvis till Kunden för att bekräfta att Ordern har tagit emot och registrerats. 88

89 Kapitel 1: Order Dokument Nummer Intervall Numeriskt Ange ett Ordernummer eller ett intervall av Ordernummer. Endast outskrivna Om du markerar den här kryssrutan kommer endast de Ordrar som inte tidigare har skrivits ut att skrivas ut. Det här dokumentet kan skrivas ut med automatik, se inställningen Automatik i modulen System. 89

90 Rapporter Utskrifter i modulen Order utförs på samma sätt som i Hansas övriga moduler. Välj Rapporter från menyn Arkiv eller klicka på [Rapporter] i Huvudmenyn. Kortkommandot Ctrl-R (Windows) eller -R (Macintosh) kan också användas. Markera sedan lämplig rapport i listan. I modulen Order finns följande rapporter tillgängliga Använd menyn Special för att bestämma var rapporten ska skrivas ut (utskrift till bildskärm är förinställt). Du kan initialt skriva ut till bildskärm för att senare skicka rapporten till en skrivare genom att klicka på skrivarsymbolen. Alternativt kan du skriva ut rapporten till en textfil, vilken du kan öppna, analysera och redigera med ett ordbehandlings- eller kalkylprogram. När utskriftsdestinationen är vald, klicka på [OK]. Ett urvalsfönster kommer att öppnas där du kan välja vilken information som ska inkluderas i rapporten. Klicka på [OK] igen för att skriva ut rapporten. Oberoende av rapport, kan alla fält lämnas tomma i urvalsfönstret för att rapporten ska innehålla samtliga poster i databasen. Om rapporten behöver begränsas till att innehålla färre poster, använd de fält som finns beskrivna för respektive rapport nedan. Där det specificeras nedan, är det ofta möjligt att skriva ut en rapport för ett intervall av t ex Kunder. För att göra det, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolon. För t ex att skriva ut Kunderna 001 till 90

91 Kapitel 1: Order Rapporter Artikellista Beställda artiklar 010, ange 001:010 i fältet för Kund. Beroende på fältet kan sorteringen vara antingen alfanumerisk eller numerisk. Där en alfanumerisk sortering används kommer intervallet 1:2 också att inkludera 100, osv. Om ett rapportfönster är aktivt på skärmen finns kommandot Räkna om tillgängligt under menyn Special. Det här kommandot används för att uppdatera rapporten efter förändringar i informationen som rapporten bygger på. Se kapitlet Artiklar och priser i volym 1 av de här manualerna för information om den här rapporten. Den här rapporten förser dig med en enkel lista över Artiklar som är beställda via Order, men ännu inte har levererats. Rapporten visar Antal, Kostpris och ej levererat Ordervärde. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för rapportens period. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller en specifik Artikel. 91

92 Fakturerbart Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en Orderklass för att begränsa rapporten till Ordrar som till en specifik Klass. Kostpris Här kan du välja om Kostpriset som visas i rapporten ska baseras på Kostpriset från Ordern eller från Artikelns senaste Inpris. Sortering De här radioknapparna kontrollerar sorteringen i rapporten. Rapporten är förvald att sorteras efter Grupp (Artikelgrupp), men du kan även sortera den efter Nummer (Artikelnummer) eller Beskrivning (Artikelbeskrivning). Endast gruppsaldo Ta bort markeringen från det här alternativet om du vill att rapporten ska visa respektive Artikel som väntar på att bli levererad, med antal och Inköpsvärde. I annat fall visas bara de sammanslagna totalerna för varje Artikelgrupp. Den här rapporten visar alla Ordrar som är klara för fakturering. Ordrar är klara för fakturering om de är helt eller delvis levererade, med alla Utleveranser godkända. Rapporten visar den fakturerbara totalen och Täckningsbidraget för respektive Order. 92

93 Kapitel 1: Order Rapporter Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enda Order eller ett intervall av Ordrar. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Ordrar innehållande en specifik Artikel. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till Ordrar från en specifik Kund, ange ett Kundnummer här. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar som genererats av en specifik Säljare, ange Säljarens signatur här. Säljgrupp För att lista Ordrar som tillhör en specifik Säljgrupp (visas på delfönster 4), ange Säljgruppen här. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en Orderklass för att begränsa rapporten till Ordrar som tillhör en specifik Klass. 93

94 Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller ett specifikt Objekt, ange det Objektet här. Det här urvalet refererar till Objekt som är angivna på Ordernivå, inte till de Objekt som är angivna för respektive Orderrad. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Ordrar med Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Planerad leverans Klistra in Special Aktuellt datum Om du vill att rapporten ska visa Ordrar som ska levereras ett specifikt datum (enligt fältet Plan.lev. i delfönster 1 på Ordern), ange det datumet här. Visa endast artiklar från valda grupper Om du har angivit en Artikelgrupp i avsett fält ovanför, kommer rapporten endast att visa Ordrar som innehåller Artiklar från den specifika Artikelgruppen. Här kan du bestämma om du vill att rapporten ska visa alla rader från de här Ordrarna eller om den bara ska visa raderna med de Artiklar som tillhör Artikelgruppen. Om du behöver det senare alternativet, markera den här kryssrutan. Inklusive stängda Markera den här kryssrutan om du vill att rapporten även ska visa stängda Ordrar. Källista Den här rapporten har tagits fram för användning i modulen EDI (Electronic Data Interchange), där det kan vara nödvändigt att skriva ut historiken för färskvaror som har levererats av ditt företag, t.ex. frukt och grönsaker. Rapporten är även användbar för andra ändamål där någon form av datuminformation behövs. Rapporten visar för varje Order, Ordernummer, Kundnummer och namn, Kundordernummer och Planerad leveransdag. De beställda Artiklarna listas sedan med Artikelnummer, Beskrivning, Antal, Gård (källa), Skördedag och tid (Plockdag och tid), Lagerställe, Packdag och tid samt Sändningsdag och tid. Den här informationen hämtas från flikarna F och G på Ordern. 94

95 Kapitel 1: Order Rapporter Ordernr. Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Order (eller ett intervall av Ordrar). Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum separerade med kolontecken (:). Ordrar med Orderdatum inom perioden kommer att visas i rapporten. Leveransdatum Klistra in Special Aktuellt datum Ange ett datum här för att ta fram en rapport med Ordrar innehållande det här datumet i fältet Planerad leveransdag. Ingen hänsyn tas till fältet Planerad leveransdag under flik E. Plockdatum Klistra in Special Aktuellt datum Ange ett datum här för att lista Orderrader med det här datumet i fältet Plock. dag under flik G i Ordern Inlev. datum Klistra in Special Aktuellt datum Ange ett datum här för att lista Orderrader med det här datumet i fältet Pack.dag under flik G i Ordern. 95

96 Sänd.dag Klistra in Special Aktuellt datum Ange ett datum här för att lista Orderrader med det här datumet i fältet Sänd.dag under flik G i Ordern. Kund Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att lista Ordrar för en specifik Kund (eller ett intervall av Kunder) inom rapportens period. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Ange ett Lagerställe här för att lista Orderrader med det här Lagerstället under flik F på Ordern, Ingen hänsyn tas till fältet Lagerställe på delfönster 4. Källa Klistra in Special Inställningen Källor, modulen Varulager Ange en Källa här för att lista Orderrader med den Källan angiven under flik F på Ordern. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en Orderklass för att lista Ordrar som tillhör en specifik Orderklass. Skriv ut Använd alternativet Order per sida om du vill att varje Order ska få en separat sida. Det här är endast användbart när rapporten skrivs ut till skrivare. Sortering Rapporten kan sorteras efter Kundnummer eller Ordernummer. Inkludera stängda ordrar Markera den här kryssrutan om du vill att även stängda Ordrar ska visas i rapporten. Format för e-post Det här alternativet kan användas när rapporten ska skrivas ut till en textfil. Vanligtvis när en rapport skrivs ut till en textfil skickas samma format som till bildskärm eller skrivare. Kolumnrubrikerna (separerade med tabbar) skrivs ut på första raden följt av rapportens information. När filen öppnas i ett kalkylprogram kommer rubrikerna att visas 96

97 Kapitel 1: Order Rapporter på raden och informationen på de efterföljande raderna, en rad per post. Det här ett förenklat exempel- Ordernr Orderdatum Kundnr Om det här alternativet används kommer inte kolumnformatet att användas, utan varje del av information visas på en egen rad med dess rubrik- Ordernr 5001 Orderdatum Kundnr 001 Ordernr 5002 Orderdatum Kundnr 002 Ordernr 5003 Orderdatum Kundnr 001 Det här gör det enklare att förstå informationen om den inkluderas i ett e-postbrev eller, beroende på omständigheterna, i ett ordbehandlingsprogram. Linjer används för att separera posterna. För att skriva ut en rapport till fil, markera rapporten i fönstret Rapporter och välj Fil från menyn Special. Leveranslista Den här rapporten visar en lista av Ordrar som fortfarande ska levereras eller faktureras. 97

98 Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enda Order eller ett intervall av Ordrar. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Ange ett Artikelnummer här för att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller en specifik Artikel. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till en enda Kund, ange ett Kundnummer här. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en Orderklass här för att begränsa rapporten till Ordrar som tillhör en specifik Klass. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Ordrar med Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Planerad leverans Klistra in Special Aktuellt datum Om du vill att rapporten ska visa Ordrar som ska levereras ett specifikt datum (enligt fältet Plan.lev. i delfönster 1 på Ordern), ange det datumet här. Sortering Rapporten kan sorteras efter antingen Kundkategori eller Artikelgrupp. 98

99 Kapitel 1: Order Rapporter Levererbart Den här rapporten visar alla Ordrar som ännu inte till fullt ut har levererats och där Artiklarna på Ordern finns tillgängliga för leverans från lager. Det betyder att det finns tillräckligt i lagret för var och en av Ordrarna, men inte nödvändigtvis för alla på en gång. Ordrar som har Utleveranser som inte är godkända kommer att hanteras som levererade av den här rapporten (d.v.s. de kommer inte att visas i listan). Däremot räknas varor i lagret som finns med på ej godkända Utleveranser som tillgängliga för andra Ordrar. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enda Order eller ett intervall av Ordrar. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller en specifik Artikel. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till att visa Ordrar från en specifik Kund, ange ett Kundnummer här. 99

100 Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar som genererats av en specifik Säljare, ange Säljarens signatur här. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en Orderklass för att begränsa rapporten till Ordrar som tillhör en viss Orderklass. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller ett specifikt Objekt, ange det Objektet här. Det här urvalet refererar till Objekt som är angivna på Ordernivå, inte till de Objekt som är angivna för respektive Orderrad. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller Artiklar från en specifik Artikelgrupp. Planerad leverans Klistra in Special Aktuellt datum Om du vill att rapporten ska visa Ordrar som ska levereras ett visst datum (enligt fältet Plan.lev på delfönster 1 i Ordern), ange datumet här. Tillåt delleveranser Markera den här kryssrutan om du vill att Ordrar som tidigare har dellevererats ska visas i rapporten. Visa endast artiklar från valda grupper Om du har angivit en Artikelgrupp i avsett fält ovanför, kommer rapporten endast att visa Ordrar som innehåller Artiklar från den specifika Artikelgruppen. Här kan du bestämma om du vill att rapporten ska visa alla rader från de här Ordrarna eller om den bara ska visa raderna med de Artiklar som tillhör Artikelgruppen. Om du behöver det senare alternativet, markera den här kryssrutan. 100

101 Kapitel 1: Order Rapporter Funktion Funktion Använd de här alternativen för att avgöra på vilken nivå detaljerna ska visas i rapporten. När antal visas, menas det antalet som väntar på leverans och fakturering. Så om en Artikel har levererats men inte fakturerats, kommer den att inkluderas i antalet. Sammandrag Det här alternativet är förvalt för den här rapporten och visar en enkel lista med Ordrar som inte är fullt ut levererade. För varje Order visas Nummer, Datum, Kundnamn, Artiklarnas värde som inte ännu levererats och fakturerats, samt Valutan. Listan är sorterad efter Ordernummer. Sammandrag per säljare Det här är en mer omfattande rapport där Ordrarna sorteras efter Säljare och sedan efter Ordernummer. Förutom den information som visas med alternativet Sammandrag, visas även den Planerade leveransdagen och Orderraderna. För varje rad visas Artikelnamnet, antalet, à priset, rabatten och det utestående värdet. En summa av värdet för de ännu ej levererade Artiklarna beräknas för varje Säljare. Specificerat Orderrader Belopp Det här alternativet liknar alternativet för Sammandrag per säljare, med tillägg för den fulla Faktureringsadressen, telefon- och faxnummer, Prislista och Vår referens. Listan är sorterad efter Ordernummer. Det här är en enkel lista med Orderrader från Ordrar som inte är fullt ut levererade. Listan är sorterad efter Ordernummer och visar ordernummer, Datum, Planerad leveransdag, Artikelnummer, antal, à pris, utestående värde, samt Valuta. Använd de här alternativen för att bestämma om rapporten ska visa belopp eller antal. Rapporten kommer att visa beloppet (värdet) för de Artiklar som ännu inte har levererats för varje Order. 101

102 Antal Inkl. lagervärde Det här alternativet ska endast användas om du inte har markerat alternativet Sammandrag. För varje Orderrad kommer rapporten att visa antalet i Ordern, vad som är utlevererat, fakturerat och vad som är kvar att leverera (istället för à pris, att fakturera och utestående värde). Det här alternativet är bara användbart om du har markerat alternativet Sammandrag per säljare eller Specificerat och har valt alternativet Antal precis ovanför. Om du har gjort det här kommer rapporten dessutom att visa lagervärdet för respektive rad. På så sätt kan du identifiera vilka Orderrader som omedelbart kan levereras. Objekt/Order statistik Den här rapporten analyserar försäljning som är knuten till Objekt. Den visar omsättning, antal Säljordrar och det genomsnittliga Ordervärdet för varje Objekt. En jämförelse ges mellan rapportens period och perioden som sträcker sig från räkenskapsårets början till slutet av rapportens period. Objekt som används i analysen är de som är angivna på Ordernivå, inte de som har angivits för varje Orderrad. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum separerade med kolontecken. Ordernr Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Order eller till ett intervall av Ordrar. 102

103 Kapitel 1: Order Rapporter Orderjournal Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller ett specifikt Objekt, ange det Objektet här. Det här urvalet refererar till Objekt som är angivna på Ordernivå, inte till de Objekt som är angivna för respektive Orderrad. Den här rapporten ger dig information om registrerade Ordrar i systemet. Ordernr Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Order eller ett intervall av Ordrar. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum separerade med kolontecken. Kunder Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till Ordrar från en specifik Kund, ange ett Kundnummer här. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar som genererats av en specifik Säljare, ange Säljarens signatur här. 103

104 Säljgrupp För att lista Ordrar med en specifik Säljgrupp (visas på delfönster 4), ange den Säljgruppen här. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en Orderklass här för att begränsa rapporten till att visa Ordrar som tillhör en viss Orderklass. Funktion Använd de här alternativen för att bestämma vilka detaljer som ska visas i rapporten. Sammandrag Det här alternativet är förvalt för den här rapporten och innebär att rapporten kommer att visa den viktigaste informationen om Ordrarna i ett tabellformat. Specificerat Om det här alternativet markeras kommer all tillgänglig information kring respektive Order att visas. Ex moms Samma som för alternativet Sammandrag, fast beloppen visas netto utan moms. Urval Ta bort markeringen framför ett eller flera av alternativen, om du vill begränsa urvalet av poster i rapporten. Öppna Ordrar som ännu inte har levererats. Dellevererade Ordrar som har dellevererats. Levererade Ordrar som till fullo har levererats. Sortering Rapporten kan sorteras efter Ordernummer eller Kundnummer. Offert/orderprognos Den här rapporten listar Offerterna som är registrerade i rapportens period. För varje Offert visas Offertdatum, Giltighet, Totalen inklusive och exklusive moms, Täckningsbidrag och Sannolikheten för att Offerten ska konverteras till en Order. Ordrar från samma period kan också tas med i listan om så krävs. 104

105 Kapitel 1: Order Rapporter Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatumet av rapportperioden. Perioden från den första raden i inställningen perioder kommer att vara förinställd. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa en separat Order, eller ett intervall av Ordrar. Stängda Ordrar i intervallet kommer inte att visas. Offert Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa en separat Offert, eller ett intervall av Offerter. Stängda Offerter i intervallet kommer inte att visas. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar och Offerter som tillhör en viss Säljare, ange Säljaren signatur här. Kund Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till Ordrar och/eller Offerter som skapats till en specifik Kund, ange Kundnumret här. 105

106 Orderstock Giltig till Klistra in Special Aktuellt datum Om ett datum angivits här kommer endast Offerter med det datumet som Giltighet visas i rapporten. Giltigheten anges på delfönster 1 i Offerten. Säljgrupp För att lista Ordrar och/eller Offerter som tillhör en specifik Säljgrupp (visas på delfönster 4), ange Säljgruppen här. Order Markera den här kryssrutan om du vill att rapporten ska visa Ordrar. Offerter Markera den här kryssrutan om du vill att rapporten ska visa Offerter. Den här rapporten ger dig information om ej fullgjorda Ordrar. Den visar Ordernummer, Objekt, Datum, Kund och ej fakturerat Ordervärde. Eftersom den även visar datum för Planerad leverans, kan den användas för likviditetsplanering. Mer information finns tillgänglig om det behövs. 106

107 Kapitel 1: Order Rapporter Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Order eller ett intervall av Ordrar. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller en specifik Artikel. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till Ordrar från en specifik Kund, ange ett Kundnummer här. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar som genererats av en specifik Säljare, ange Säljarens signatur här. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en Orderklass för att begränsa rapporten till Ordrar som tillhör en specifik Klass. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller ett specifikt Objekt, ange det Objektet här. Det här urvalet refererar till Objekt som är angivna på Ordernivå, inte till de Objekt som är angivna för respektive Orderrad. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Ordrar med Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Planerad leverans Klistra in Special Aktuellt datum Om du vill att rapporten ska visa Ordrar som ska levereras ett specifikt datum (enligt fältet Plan.lev. i delfönster 1 på Ordern), ange det datumet här. 107

108 Funktion Funktion Sammandrag Specificerat Orderrader Komponenter Belopp Använd de här alternativen för att bestämma vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet visar den viktigaste informationen kring en Order (Ordernummer, Objekt, Datum, Kundnamn och Ordervärdet som ännu inte fakturerats) i ett tabellformat. Per Order visar det här alternativet även Betalningsvillkor och den Planerade leveransdagen. Den visar också Orderraderna med Artikelnummer och -namn, ej levererat/fakturerat antal och ej levererat/fakturerat värde. Kundens fullständiga adress kan visas genom att kryssrutan Visa all orderinformation markeras. Det här alternativet visar den minimala Orderinformationen (Ordernr, datum och Planerad leveransdag). Samtliga ej levererade/fakturerade Orderrader presenteras med Artikelnummer, ej utfört antal och ej utfört värde. Rapporten kommer att visa strukturartiklarnas komponenter. Använd de här alternativen för att avgöra om rapporten ska presentera antal eller belopp (värden). Rapporten kommer att visa beloppen (värden) som ej är levererade/fakturerade. Antal Det här alternativet är endast användbart om du har markerat alternativet Specificerat eller Orderrader. Om du har valt en av dem kommer rapporten att visa antalet som har levererats, fakturerats och vad som är kvar att leverera. Inkl. lagersaldo eller TB Det här alternativet är bara användbart om du har markerat alternativet Specificerat eller Orderrader. Om du har valt alternativet Antal ovan, kommer rapporten visa lagersaldot för Artikeln på varje Orderrad, vilket innebär att du kan identifiera vilka Ordrar som kan levereras 108

109 Kapitel 1: Order Rapporter Urval omedelbart. Om du har valt alternativet Belopp, kommer Täckningsbidraget för varje rad att visas. Markera en eller flera av kryssrutorna för att inkludera Ordrar med olika status. Alternativet Ej fakturerat refererar till Orderrader som har levererats men inte fakturerats (d.v.s. rader som är klara för fakturering), vilket betyder att rader som inte har levererats kommer inte att visas i rapporten om detta är det enda alternativet som har markerats. Status per rad Om du ska ta fram en rapport för Dellevererade Ordrar och har valt alternativen Specificerat och Antal, innebär det här alternativet att rapporten bara kommer att visa Orderrader som är olevererade eller dellevererade. I annat fall visas alla Orderrader. Visa endast artiklar från vald grupp Om du har angivit en Artikelgrupp i avsett fält ovanför, kommer rapporten endast att visa Ordrar som innehåller Artiklar från den specifika Artikelgruppen. Här kan du bestämma om du vill att rapporten ska visa alla rader från de här Ordrarna eller om den bara ska visa raderna med de Artiklar som tillhör Artikelgruppen. Om du behöver det senare alternativet, markera den här kryssrutan. Visa all order information Markera den här kryssrutan om du har valt alternativet Specificerat och vill se Kundens fullständiga adress för respektive Order i rapporten. Status Här kan du bestämma om rapporten ska visa endast öppna Ordrar, både öppna och stängda Ordrar, eller endast stängda Ordrar. Ordrar stängs med kryssrutan Stängd i Orderns sidhuvud. Prislista Se kapitlet Artiklar och priser i volym 1 av de här manualerna för information om den här rapporten. 109

110 Producerbarhetslista Den här rapporten visar antalet monteringsartiklar (Lagerförda Artiklar och Strukturartiklar med Recept) som kan produceras av komponenter som är tillgängliga i lagret. För varje Artikel jämförs den här siffran med antalet från ej levererade Ordrar. Ej levererade Ordrar med individuella komponenter tas med i beräkningen. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Artikel eller ett intervall av Artiklar. Rapporten kommer endast att visa Artiklar med Recept. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp eller ett intervall av Grupper. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Om du behöver en rapport över vad som kan produceras med komponenter som finns tillgängliga på ett specifikt Lagerställe, ange det Lagerstället här. Recept i flera nivåer Du kan för monteringsartiklar som består komponenter som själva är monteringsartiklar (d.v.s. undermonteringsartiklar), välja om rapporten ska visa lagersaldon 110

111 Kapitel 1: Order Rapporter Funktion Sammandrag Specificerat Sortering för undermonteringsartiklarna eller för komponenterna på den lägsta nivån. Markera den här kryssrutan för det senaste alternativet. Använd de här alternativen för att bestämma vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet kommer visa en enkel uppställning över antal i lager, vad som finns i Order och vad som är producerbart. Det här alternativet visar hur många som är producerbara och listar dess komponenter, samt visar antalet för varje i lager och i Order. Antalet av varje komponent som behövs av Recepten visas också. Rapporten kan sorteras efter Artikelnummer eller Artikelgrupp. TB, order Den här rapporten visar Ordertotalen och Täckningsbidraget för varje Order som ingår i rapportens urval. Täckningsbidraget är beräknat med hjälp av Kostpriset för respektive Orderrad. 111

112 Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Om du endast vill se Ordrar som finns inom en specifik period, ange start- och slutdatumet här, separerade med ett kolontecken. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enda Order eller ett intervall av Ordrar. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till en enda Kund, ange ett Kundnummer här. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar som genererats av en specifik Säljare, ange Säljarens signatur här. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller ett specifikt Objekt, ange det Objektet här. Det här urvalet refererar till Objekt som är angivna på Ordernivå, inte till de Objekt som är angivna för respektive Orderrad. Säljgrupp För att lista Ordrar med en specifik Säljgrupp (visas på delfönster 4), ange Säljgruppen här. Funktion De här alternativen kontrollerar hur detaljerad rapporten kommer att bli. Sammandrag Det här alternativet erbjuder en rad per Order som visar Ordertotalen och Täckningsbidraget. Specificerat Det här alternativet visar respektive Orderrad med Artikeln, Orderantalet, Summa och Täckningsbidrag. Sortering Rapporten kan sortera efter Ordernummer eller Säljare. Inkl. stängda ordrar Markera den kryssrutan om du vill att även stängda Ordrar ska visas i rapporten. 112

113 Kapitel 1: Order Rapporter Överlevererade ordrar Den här rapporten visar samtliga Ordrar, inom det angivna intervallet, som har levererats och eller fakturerats ett större antal än vad som angivits på Ordern. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Order eller ett intervall av Ordrar. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Artikel. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till en specifik Kund, ange ett Kundnummer här. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Ordrar som innehåller Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. 113

114 Export Funktionen Export möjliggör export av specifik information till tabseparerade textfiler, som i sin tur kan bearbetas i externa programvaror för t.ex. ordbehandling, kalkylberäkningar eller page make-up. Med importfunktionerna Automatisk och Automatiskt, manuell filsökning i modulen System, kan de här filerna även användas för import i andra databaser eller företag i Hansa. Kom ihåg att även rapporter kan skrivas ut till disk. Den mesta informationen som lagras i Hansa är tillgänglig för bearbetning i andra applikationer genom textfiler. För att skapa en exportfil, välj Exporter från menyn Arkiv eller klicka på [Export] i Huvudmenyn. Fönstret som illustreras nedan kommer att öppnas. Det visar de Exporter som kan produceras från modulen Order. Dubbelklicka på en av posterna i listan. För varje alternativ öppnas sedan ett urvalsfönster, där du kan välja vad den exporterade textfilen ska innehålla. Klicka på [OK] för att namnge filen och bestämma var den ska sparas. 114

115 Kapitel 1: Order Export Kontaktuppgifter Det här alternativet används för att exportera Kontaktinformation för respektive Kund. Orderrader Ange ett Kundnummer eller ett intervall av Kundnummer. Du kan också välja att istället ange en Kundkategori. I båda fälten kan du använda funktionen Klistra in Special. Exporten Orderrader skapar en textfil innehållande alla Orderrader från det angivna urvalet. Orderraderna kan användas för olika typer av statistiska analyser t.ex. i ett kalkylprogram. Använd de olika urvalsfälten för att begränsa exporten enligt önskemål. I fälten Kund och Nummer kan intervall anges. 115

116 116

117 Inköp

118 Kapitel 2: Modulen Inköp Inställningar I den här modulen kan du registrera och skriva ut dina Inköpsordrar (beställningar) och skicka till dina Leverantörer. Det finns även ett separat Artikelregister för Inköpsartiklar. Registret kan samarbeta med det normala Artikelregistret i modulerna Order och Fakturering. Modulen ger dig möjlighet att ta fram bristlistor, inköpsförslag, Inköpsorderjournaler och andra rapporter. Det finns ett verktyg för att automatiskt generera Inköpsordrar som spar mycket tid. Se avsnittet om menyn Special nedan. Följande inställningar finns i modulen Inköp. För att kontrollera eller förändra en inställning, säkerställ att du befinner dig i modulen Inköp genom att använda menyn Moduler. Klicka sedan på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv. Dubbelklicka på den inställningen som du vill titta på. 118

119 Kapitel 2: Inköp Inställningar Anbud Anbud används tillsammans med registret Inköpsorderprocess, vilket beskrivs senare i det här kapitlet. Om ditt företag lägger ut ett arbete som ni vill ha utfört på anbud, registrera det här. Registret Inköpsorderprocess kan sedan användas för att hålla reda på inlämnade anbud. När inställningen väljs öppnas fönstret Anbud: Bläddra som visar alla tidigare registrerade Anbud. Dubbelklicka på en av dem eller lägg till en ny genom att klicka på [Ny post] i knappraden. När posten är registrerad, spara den genom att klicka på [OK] eller genom att klicka i stängningsrutan och spara förändringarna. För att stänga utan att spara, klicka i stängningsrutan. I Anbudsfönstret ska du registrera en kod och kort beskrivning. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt välja mellan bokstäver och siffror. Inköpsorderinställningar Den här inställningen innehåller blandade alternativ som kontrollerar olika funktioner i modulen Inköp. Sätt antal på inleverans till noll Funktionen Inleverans i menyn Special från Inköpsordrar skapar vanligtvis en Inleverans innehållande alla Artiklar som har beställts men inte tagits emot ännu. Markera det här alternativet om du vill att 119

120 antalet automatiskt ska sättas till noll på alla Artiklar i Inleveransen. Överför konto och objekt till inleverans Använd det här alternativet om du vill att Kostnadskontot och eventuella Objekt på flik B i Inköpsordern ska överföras till flik E på Inleveranser (och tillhörande Verifikat) som skapas med funktionen Inleverans från menyn Special. Notera att Kostnadskontot på flik B i Inköpsordern väljs efter en annorlunda prioritet än vad som används i Inleveranserna (prioriteringen liknar den som används i Fakturor). Det här alternativet är avsett för användning i situationer då kostnadskonteringarna endast skapas från inköpssidan. Om det här används i situationer där de här konteringarna skapas även från säljsidan, riskerar du att samma kontot debiteras både vid in- och utleverans av varorna.! Använd inte alternativet Överför konto och objekt till inleverans om du skapar kostnadskonteringar från både in- och utleveranser av varor. Förvald lev. Klistra in Special Registret Leverantörer Underhållsfunktionen Skapa inköpsorder i modulen Order används för att skapa Inköpsordrar för Artiklar på Ordrar som inte fullt kan levereras från lagret. Funktionen Skapa inköpsorder från menyn Special i fönstret Inköpsordrar: Bläddra kommer att skapa Inköpsordrar för Artiklar som ligger under deras beställningsnivå. Vanligtvis skapar de här funktionerna endast Inköpsordrar för Artiklar som har korresponderande Inköpsartiklar med en förvald Leverantör. Om du vill att funktionerna ska skapa Inköpsordrar för Artiklar som inte har några korresponderande Inköpsartiklar, ange här vilken Leverantör som ska användas. 120

121 Kapitel 2: Inköp Inställningar Inköpsorderklasser Inköpsorderklasser används för analysering och prioritering av Inköpsordrar. Fönstret Orderklasser: Bläddra visar tillgängliga Orderklasser. Dubbelklicka på en av dem för att förändra den eller klicka på [Ny post] för att skapa en ny klass. Leveransvillkor I fönstret Inköpsorderklass: Inspektera/Ny post ska du ange en kod och en kort beskrivning. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Klicka på [OK] för att spara förändringarna. Se kapitlet Order tidigare i den här manualen för en beskrivning av den inställningen. Leverantörsgrupper Se kapitlet Order tidigare i den här manualen för en beskrivning av den inställningen. Nummerserier - inköpsorderprocess Använd den här inställningen för att definiera Nummerserier för Inköpsorderprocesser enligt beskrivningen nedan. 121

122 Nummerserier - inköpsorder Varje Inköpsorder har ett eget unikt löpnummer. När en ny Inköpsorder registreras kommer nästa lediga nummer i nummerserien att användas. Om det behövs kan du ha flera samtidiga nummerserier, kanske för olika år eller för olika avdelningar. Använd den inställningen för att definiera de här Nummerserierna. De olika nummerserierna får inte överlappa varandra. Om ingen Nummerserie har angivits kommer Inköpsordernumren att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt. Följande fönster öppnas när du dubbelklickar på Nummerserier inköpsorder i fönstret Inställningar Ange varje ny Nummerserie på den första lediga raden och när du är klar, klicka på [OK] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan. Fältet Skapa Trans. finns tillgänglig i alla Nummerserieinställningar, men används inte av den här. Nummerserier - inköpsorderoffert Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Inköpsorderofferter. 122

123 Kapitel 2: Inköp Inställningar Registret Leverantörer Registret Leverantör beskrivs i kapitlet Leverantör i volym 2 av de här manualerna. Registret Artiklar Registret Artiklar beskrivs i kapitlet Artiklar och priser i volym 1 av de här manualerna. 123

124 Inköpsartiklar Det här är ett separat Artikelregister, som innehåller information om de artiklar som ditt företag normalt köper. Varje Artikel kan ha flera Inköpsartiklar kopplade till sig. Artiklar ska ha flera olika Inköpsartiklar då den t.ex. kan köpas in från olika Leverantörer, då den kan köpas in i olika antal eller om det finns olika förpackningsalternativ. Normalt sett används Inköpsartikelregistret av företag som köper produkter och säljer dem vidare som de är, för att kunna registrera Leverantör och kostnad för varje produkt. Registret Inköpsartiklar måste användas om du automatiskt vill kunna skapa Inköpsordrar för att antingen beställa restnoterade Artiklar eller för att se till att antalet Artiklar på lagret är över de specificerade minimum värdena. Om ditt företag mest är inriktat på att sälja tid, eller tillverkar Artiklar, är det inte säkert att du behöver använda registret Inköpsartiklar. Registrera en Inköpsartikel Inköpsartiklar kan skapas på två olika sätt 1. Du kan registrera Inköpsartiklarna i registret Inköpsartiklar på det normala sättet. I modulen Inköp, välj Inköpsartikel från menyn Register, eller klicka på [Inköpsartikel] i ikonraden. Fönstret Inköpsartiklar: Bläddra öppnas och visar alla Inköpsartiklar som redan har registrerats. Klicka på [Ny Post] i knappraden, eller välj en Inköpsartikel som liknar den som du ska registrera och klicka på [Kopia] i knappraden. 2. Du kan också skapa en Inköpsartikel genom att kopiera en Artikel. Från Artikelposten, välj funktionen Skapa Inköpsartikel från menyn Special. Informationen från Artikeln kommer att kopieras till Inköpsartikeln. Viss information på Inköpsartikeln måste kompletteras i efterhand, exempelvis Leverantör och eventuellt ett annat pris. I båda fallen, visas fönstret Inköpsartikel: Ny Post som beskrivs nedan. Fönstret för Inköpsartikeln är uppdelad i två delfönster. Det finns två numrerade flikar i sidhuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du byta delfönster. Fönstrets posthuvud är alltid synligt, för att påminna dig om vilken post du arbetar med. 124

125 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsartiklar Posthuvud Vårt.art.nr Klistra in Special Registret Artiklar Här anger du Artikelnumret. Använd samma nummer på Artikeln som i registret Artiklar. Benämn. Benämningen på Artikeln kopieras från Artikelposten. Du kan förändra namnet om nödvändigt. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Ange Leverantörens nummer här. Namn Hansa anger automatiskt Leverantörens namn här. Förvald Den här kryssrutan används för två funktioner. Den informerar Hansa att en speciell Artikel ska finnas med i beräkningen när flera Inköpsordrar ska skapas samtidigt, och den bestämmer vilken Leverantör som ska användas när sådana Inköpsordrar skapas. Du kan ha flera Inköpsartiklar kopplade till en Artikel. Funktionen Skapa Inköpsorder kommer inte att använda den här Artikeln, om inte en av dess Inköpsartiklar har kryssrutan Förvald markerad. Leverantör och inköpspris kommer att hämtas från den Inköpsartikeln som är Förvald (vanligtvis refererad som den förvalda Inköpsartikeln). 125

126 Delfönster 1 Pris Ange priset som Artikeln har hos den här Leverantören. När Inköpsordrar skapas, är det möjligt att uppdatera inköpspriset på den vanliga Artikeln automatiskt. Den här automatiken finns inte för Inköpsartiklar. För att uppdatera priset på dina Inköpsartiklar på ett enkelt sätt, använd underhållsfunktionen Uppdatera inköpsartikel i modulen Inköp. Funktionen beskrivs senare i det här kapitlet. Inlev.kostnad Den extra kostnaden som är kopplad till inköpet av Artikeln från den här Leverantören. När en Inleverans skapas från en Inköpsorder innehållande den här Inköpsartikeln, kommer värdet som är angivet i det här fältet att överföras per enhet till fältet Tull i Inleveransens sidfot. Valuta Klistra in Special Registret Valutor Förinställt från Leverantör Om Priset (ovan) är registrerat i en annan Valuta än den lokala Valutan, registrera Valutakoden här. Om underhållsfunktionen Uppdatera inköpsartikel (beskrivs senare i det här kapitlet) används för att uppdatera Priset från fältet Kostpris på Artikeln och om kostpriset på Artikeln är i en annan Valuta än den som du har angivit på Inköpsartikeln, kommer uppdaterings processen att inkludera en valutaomräkning. Omräkningen använder den lämpliga Växelkursen från registret Växelkurser i modulen System. Enhetsfakt. Här anges Artikelns enhetsfaktor om den köps in i annan kvantitet än vad den säljs i. Om ditt företag exempelvis säljer Artikeln i enstaka enheter men köper in dem lådor om 12, ange 12 i det här fältet. Om du senare behöver göra en beställning på 240 stycken av Artikeln, skriv 240 i fältet Antal på Inköpsordern. Antalet i fältet Lev.art.ant. på Inköpsordern kommer att beräknas till 20, vilket är orderantalet ur Leverantörens synpunkt (Antal delat med Enhetsfaktor). Det är den här siffran som visas som 126

127 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsartiklar Antal på dokumentet Beställning som skrivs ut från Inköpsordern. Priset som anges för Inköpsartikeln avser det antal som anges här. Summan på Inköpsordern för Artikelns rad kommer att beräknas genom att à priset multipliceras med värdet i fältet Lev.art.ant. À priset på Inleveransen kommer att beräknas genom att Summan på Inköpsordern divideras med det beställda antalet (angivet i fältet Antal). Lev.art.nr. Används i Inköpsorder Leverantörens artikelnummer. Det här kommer att visas som Artikelnummer i dokumentet Beställning som skrivs ut från Inköpsordern. Lev. enhet Klistra in Special Inställningen Enheter, modulen Fakturering Specificera enheten som priset ovan gäller. I de flesta fall kommer det att vara enheten st, men det kan även vara t.ex. par, dussin, liter eller kg. Inställningen Enheter i modulen Fakturering gör det möjligt att översätta enheterna till olika språk som sedan kan skrivas ut på Inköpsordrarna (beställningarna). Norm best kvant, Min best kvant När du skapar ett förslag till Inköpsorder med hjälp av ett Beställningsunderlag eller genom att automatiskt skapa Inköpsordrar kommer den Normala beställningskvantiteten att föreslås som det antal som ska beställas, såvida antalet i lager är under Beställningspunkten (specificerad på Artikelkortet delfönster 2). Om lagerantalet efter det här inte uppnår den Normala Beställningspunkten kommer Hansa automatiskt att föreslå att Artikeln beställs upp till Beställningspunkten. Om bristen i lagret är mindre än Minsta beställningskvantitet, kommer inget att beställas. En brist i lagret varar så länge som det tillgängliga lagret är mindre än Beställningspunkten, specificerad på Artikelkortet delfönster 2. Om båda fälten lämnas tomma kommer Hansa att beställa upp till Artikelns Beställningspunkt. 127

128 Tillverkare Klistra in Special Registret Leverantörer Här kan du ange Artikelns tillverkare. Ursprungsland Klistra in Special Inställningen Land, modulen System Artikelns ursprungsland. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Förinställt från Aktuell användare Ange personen som ansvarar för den här Inköpsartikeln. Det här fältet används även av modulen Begränsad åtkomst. Se beskrivningen av fältet Säljgrupp (nedan) för ytterligare information. Säljgrupp Hämtas automatiskt från Säljare Säljgruppen hämtas från Personkortet efter att du har angivit en Säljare. Om modulen Begränsad åtkomst finns installerad kan det här fältet användas för att förhindra användare från att se alla Inköpsartiklar i fönstren Inköpsartiklar: Bläddra och Klistra in inköpsartikel. Användaren kan begränsas till att endast se sina egna Inköpsartiklar eller de som tillhör användarens Säljgrupp. Se avsnittet som beskriver registret Personer i kapitlet Modulen System i volym 1 av de här manualerna för ytterligare beskrivning av modulen Begränsad åtkomst. Leveransdagar Här ska du ange hur lång tid det tar att få Artikeln från Leverantören. Om Artikeln har en Förvald leverantör kommer den här informationen att användas av underhållsfunktionen Skapa planerade poster i modulen Order. Funktionen skapar Inköpsordrar med datum som är beräknade utifrån Orderns planerade leveransdag samt ledtiderna från de lämpliga Inköpsartiklarna. Det här säkerställer att Inköpsordrar för Artiklar i Ordrar beställs så sent som möjligt och varorna tas emot precis innan de enligt planeringen ska levereras till Kunden. 128

129 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsartiklar Delfönster 2 Text Plats för extra text om Artikeln. Det här kommer att visas på Inköpsordern för den här Artikeln. 129

130 Inköpsorder Registret Inköpsorder innehåller poster för varje registrerad Inköpsorder. Innan du börjar registrera Inköpsordrar, se till att du har definierat en Nummerserie för Inköpsordrar i inställningen Nummerserie Inköpsorder. Registrera en Inköpsorder I modulen Inköp, välj Inköpsorder från menyn Register eller klicka på [Inköpsorder] i ikonraden. Fönstret Inköpsorder: Bläddra öppnas och visar de Inköpsordrar som redan finns registrerade. Inköpsordrarna visas sorterade i nummerordning. Du kan förändra sorteringen genom att klicka på någon av de andra kolumnrubrikerna. I fönstret visas även statusen för om Inköpsordern är godkänd, om varorna har tagits emot och är inlevererade i lagret (i kolumnerna Godk och Inlev ) och om Leverantörsfakturan har tagits emot och godkänts (i kolumnen Fakt ) samt Leverantörsnumret och -namnet. Funktionerna under menyn Special beskrivs nedan. Knapparna längst ned i högra hörnet kan användas om modulen Begränsad åtkomst är installerad. Knapparna fungerar enligt följande- Visar alla Inköpsordrar. Visar Inköpsordrar som tillhör samma Säljgrupp som den aktuella användaren (d.v.s. de som har samma 130

131 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder Säljgrupp angivet på delfönster 4 som den aktuella användaren). Visar Inköpsordrar som tillhör den aktuella användaren (d.v.s. dem som har den aktuella användarens signatur angiven i fältet Säljare under delfönster 4). Det finns även möjlighet att förhindra användare att se alla Inköpsordrar genom att begränsa deras behörighet till att endast se deras egna Inköpsordrar eller till dem som tillhör deras Säljargrupp. Se avsnittet som beskriver registret Personer i kapitlet Modulen System I volym 1 av de här manualerna för ytterligare beskrivning av modulen Begränsad åtkomst. I Hansa finns det flera genvägar för att förenkla ditt arbete med att registrera Inköpsordrar. Du kan t.ex. registrera det aktuella datumet i ett datumfält genom att använda funktionen Klistra in Special. Funktionen kan även användas för att förenkla registreringen av Artikelnummer, Kundnummer, Betalningsvillkor o.s.v. För att registrera en ny Inköpsorder, klicka på [Ny Post] i knappraden eller använd snabbkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh). Alternativt kan du välja en Inköpsorder som liknar den som du tänkt registrera och klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Inköpsorder: Ny Post öppnas, utan information om du klickade på [Ny Post], eller som en kopia av den kopierade Inköpsordern. 131

132 ! Du behöver inte använda de värdena som Hansa föreslår. I de flesta fälten kan de fördefinierade värdena förändras till något som du tycker passar bättre. De förändringar som du gör här gäller bara den aktuella Inköpsordern. Eftersom all information som lagras på varje Inköpsorder inte ryms i ett fönster, har Inköpsordern delats upp i sex delfönster. Överst i fönstret finns posthuvudet. Det innehåller Inköpsorderns nummer och Leverantörens nummer och namn. Längst ner i fönstret finns sidfoten, som innehåller diverse summeringar. Det finns sex numrerade flikar ( delfönster ) i sidhuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan delfönstren. Posthuvudet och sidfoten är alltid synliga, som en påminnelse om vilken Leverantör som du gör en Inköpsorder till. Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj nummer från en annan nummerserie. När du registrerar en ny Inköpsorder kommer Hansa automatiskt att tilldela Inköpsordern det första lediga nummer i Nummerserien. Du kan förändra det här numret, men inte till ett som redan används. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör, modulen Inköp/Leverantör Registrera Leverantörens nummer eller använd funktionen Klistra in Special. När du trycker på Returtangenten kommer Leverantörens namn, adress och annan information att klistras in i de fält som finns på Inköpsordern. 132

133 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder Namn Leverantörens namn klistras in automatiskt efter att Leverantörens nummer har angivits. Attest Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange signaturen för den person som har godkänt Inköpsordern. Fler än en Person kan anges, separerade med kommatecken. Godkänd Inköpsordern kan godkännas genom att du markerar kryssrutan och sedan klickar på [OK]. När det här är gjort, kan du inte längre förändra Inköpsordern. En Inköpsorder behöver inte vara Godkänd för att varorna ska kunna inlevereras från den och för att dess Artiklar ska inkluderas i funktionen Artikelstatus. Men så fort en Inköpsorder är klar och utskriven bör den godkännas, eftersom funktionerna som automatiskt skapar Inköpsordrar ibland kan att lägga till Artiklar i Inköpsordrar som inte ännu är godkända. Referenser till godkända Inköpsordrar är de som har kryssrutan Godkänd markerad.! Notera att en godkänd Inköpsorder inte kan förändras. Stängd Pris inkl. moms Markera den här kryssrutan när alla leveranser och Leverantörsfakturor har tagits emot för den här Inköpsordern. Utestående antal som inte har tagits emot kommer att annulleras och kommer inte längre att visas som utestående i rapporter. Du kan inte skapa Inleveranser från en Inköpsorder som är markerad som Stängd. Men du kommer att kunna skapa Leverantörsfakturor för tidigare Inleveranser. Markera den här kryssrutan om de beställda varornas pris inkluderar moms. 133

134 Delfönster 1 Trans.dag Klistra in Special Aktuellt datum Inköpsorderns datum. Hansa anger det aktuella datumet automatiskt. Plan lev. Klistra in Special Aktuellt datum Här anger du när i tiden du vill att Artiklarna ska levereras in i lagret. Formaten för det här fältet sätts i inställningen Planerad leverans i modulen Order. De olika formaten är fri text, datum, vecka eller år/vecka (fyra tecken). En planerad leveransdag kan även specificeras för en enskild Orderrad (på flik D). Inköps.ref. det här fältet kan användas om du behöver identifiera Inköpsordern på ett annat sätt än med Inköpsordernumret. Referensen visas i fönstret Inköpsordrar: Bläddra, vilket ger dig möjligheten att söka efter Inköpsordrar med en specifik Referens. Betalningsvillkor Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor, modulen Fakturering/Leverantör Förinställt från Leverantör Betalningsvillkoret som anges här kommer att överföras automatiskt till Leverantörsfakturor som skapas från Inköpsordern. Förutom att säkerställa att rätt Betalningsvillkor skrivs ut på Inköpsordern (på Leverantörens språk om nödvändigt), kommer Hansa att söka efter möjliga kassarabatter för det här Betalningsvillkoret. Er referens Förinställt från Registret Leverantörer Ange din kontaktperson hos Leverantören. Vår referens Använd det här fältet om du behöver identifiera Inköpsordern på något annat sätt än genom Inköpsorder- 134

135 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder numret. Förinställd information hämtas från fältet Vår ref under delfönster 3 på den aktuella användarens Personkort. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Förinställt från Leverantör Upp till 20 Objekt separerade med kommatecken kan tilldelas den här Inköpsordern och alla transaktioner som genereras från den. Du kan definiera separata Objekt som representerar olika avdelningar, kostnadsställen eller produkter. I modulen Redovisning ger det här dig en flexibel analysmetod i rapporterna. Verifikatet som skapas från Leverantörsfakturor som kommer från den Inköpsordern kommer att innehålla Objekten som angivits här. Objekten kommer att anges på debetposten (posterna) mot kostnadskontot, och om alternativet Objekt på lev.skuld är markerad i inställningen Kontering (Lev), även på kreditposten mot leverantörsskuldkontot. Delfönster 2 Delfönster 2 visar de beställda Artiklarna, vissa ve dem visas även på delfönster 1. Matrisen är indelad i fyra horisontella flikar, som visar fler 135

136 kolumner för inköpsorderns rader. När du klickar på en flik (A-D), byts de två eller tre högra kolumnerna ut. Innan du lägger till rader i en Inköpsorder, försäkra dig om att Valutan och Växelkursen är korrekt. Om en växelkurs är specificerad (på delfönster 3) kommer alla priser som överförs från registret Inköpsartiklar att räknas om. Om växelkursen förändras efter registreringen av Artiklar, kommer priserna inte att räknas om. För att lägga till en rad i Inköpsordern, klicka på det första tomma fältet i raden och ange lämplig information. För att ta bort en rad, klicka på radens nummer längst ut till vänster och tryck på Backstegstangenten. För att Infoga en rad mellan två redan ifyllda rader, klicka på radens nummer och tryck på tangenten Returtangenten (den nya raden läggs till ovanför den markerade). Rader kan inte tas bort eller läggas till efter att Inleveranser har skapats från Inköpsordern. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar När markören står i det här fältet, ange Artikelnumret eller Streckkoden för varje Artikel som ska beställas. Pris, beskrivning och annan information kommer att hämtas automatiskt från registret Artiklar. Om du lämnar fältet blankt kan du ange annan valfri information i fältet för Specifikation och Pris, t.ex. extra kommentarer som ska skrivas ut på dokumentet för Inköpsordern. Hansa kontrollerar inte om Artikeln faktiskt säljs av den aktuella Leverantören. Det är användarens ansvar att kontrollera att den rätta kombinationen av Leverantör/Artikel är vald. Antal Registrera det antal som ska beställas. Tryck på Returtangenten för att beräkna summan och flytta markören till fältet Artikel på nästa rad. Specifikation Om Artikeln finns registrerad som en Inköpsartikel och om Leverantören på Inköpsordern är samma som på Inköpsartikeln, kommer Hansa att hämta specifikationen från Inköpsartikeln. All information som är registrerad 136

137 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder under delfönster 2 på Inköpsartikeln kommer också att klistras in, på så många rader som krävs. Under andra omständigheter kommer specifikationen att hämtas från Artikelposten. à pris Om Artikeln har registrerats som en Inköpsartikel och om Leverantören på Inköpsordern är samma som på Inköpsartikeln kommer Hansa att använda priset som finns på Inköpsartikeln. Om en annan Valuta än den som är angiven på Inköpsartikeln är specificerad på Inköpsordern, kommer beloppet här att visas i den specificerade Valutan (d.v.s. konverterat enligt den gällande växelkursen). Om det inte finns någon lämplig Inköpsartikel, kommer à priset att hämtas från delfönster 3 på Artikelkortet. Det här beloppet är angivet i den lokala Valutan, så om en annan Valuta än den lokala Valutan har specificerats, kommer beloppet här att visas i den specificerade Valutan (d.v.s. konverterat enligt den gällande växelkursen). % En rabattprocent. Belopp Radens summa, d.v.s. antalet multiplicerat med à-priset, minus eventuell rabatt. Förändrar du det här beloppet kommer procentsatsen i fältet % att räknas om. Notera att även om priset har hämtats från Inköpsartikeln kommer eventuell Prisfaktor från Artikelposten att tas med i beräkningen. Det här beloppet kommer att avrundas upp eller ned enligt Valutan avrundningsregler, om alternativet Avrunda radsummor används för Valutan i fråga. Mkod Klistra in Special Inställningen Momskoder, modulen Redovisning Momskoden som anges här refererar till inställningen Momskoder i modulen Redovisning. Momskoden bestämmer vilken procentsats som momsen ska beräknas med, samt vilket konto som den ska konteras när Leverantörsfakturan tas emot. Som förslag hämtas momskoden från Leverantören. Om ingen momskod har angivits på Leverantören kommer den att hämtas från Artikeln, Artikelgruppen eller från delfönster 3 i 137

138 inställningen Kontering (Lev). I det sista alternativet kommer momskoden för Leverantörens zon att användas. Momskoden kan förändras för en specifik rad om nödvändigt. Flik B Kost. konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Förinställt från Kostnadskonto på Artikel eller Artikelgrupp Om alternativet Överför varje rad separat används i inställningen Leverantörsfakturainställning, kommer det här kontot att debiteras i Verifikat som skapas från Leverantörsfakturor som kommer från den här Inköpsordern. Om kryssrutan Överför konto och objekt till inleverans används i inställningen Inköpsorderinställningar, kommer det här kontot att kopieras till fältet Kostnadskonto på lämpliga rader i Inleveranser som skapas från Inköpsordern. Kontot kommer sedan att debiteras i Verifikat som skapas från Inleveransen. Det här alternativet är avsett för användning då kostnadskonteringen endast ska ske på inköpssidan. Om det används vid tillfällen där kostnadskonteringen även skapas från säljsidan, riskerar du att samma konto debiteras både när varorna levereras in i lagret och när de levereras ut. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Artikel Upp till 20 Objekt separerade med kommatecken kan tilldelas den här raden och alla Verifikat som genereras från den. Du kan definiera separata Objekt som representerar olika avdelningar, kostnadsställen eller produkter. I modulen Redovisning ger det här dig en flexibel analysmetod i rapporterna. Objekt som anges här kommer att tilldelas debetposten mot kostnadskontot på Verifikat som genereras från Leverantörsfakturor som kommer från den Inköpsordern. 138

139 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder Lev. art, nr Lev ant Flik C Inlev Objekten kommer att läggas till utöver de Objekt som är angivna på delfönster 1 i Inköpsordern. Om kryssrutan Överför konto och objekt till inleverans används i inställningen Inköpsorderinställningar, kommer det här Objektet att kopieras till fältet Objekt på lämpliga rader i Inleveranser som skapas från Inköpsordern. Objektet kommer att anges på debetposten i Verifikatet som skapas från den Inleveransen. Den här koden är Leverantörens Artikelnummer. Den kommer att visas som det huvudsakliga Artikelnumret på dokumentet för Inköpsordern. Om Artikeln har registrerats som en Inköpsartikel och om Inköpsorderns Leverantör är samma som den som har registrerats på Inköpsartikeln, kommer Hansa att hämta Leverantörens Artikelnummer från Inköpsartikeln. Det här fältet visar antalet enheter som Leverantören behöver skicka för att uppfylla ditt Artikelantal på Inköpsordern. Antalet beräknas med hjälp av värdet som finns angivet i fältet Lev. enhet på Inköpsartikeln. Om ditt företag t.ex. säljer Artiklarna en och en, men Leverantören säljer dem i förpackningar om 12, ska 12 anges i fältet Lev. enhet på Inköpsartikeln. När du sedan behöver beställa t.ex. 240 stycken av Artikeln, anger du 240 i fältet Antal. Fältet Lev. art. ant kommer då att visa 20 (värdet i fältet Antal divideras med värdet i fältet Lev. enhet). Antalet som visas i det här fältet kommer att skrivas ut som Antal på dokumentet Inköpsorder. Om det här antalet förändras kommer fältet Antal att ändras till det rätta antalet automatiskt, (värdet i fältet Lev. art. ant multipliceras med värdet i fältet Lev. enhet). I det här fältet kommer Hansa att visa hur många av varje Artikel på Inköpsordern som har inlevererats från den här Inköpsordern. Fältet uppdateras automatiskt när funktionen Inleverans används från menyn Special. I antalet ingår endast godkända Inleveranser. Den här funktionen underlättar uppföljningen av delleveranser. Om alternativet Automatiskt inleverans av tjänst- och normalartiklar används i inställningen Lagerinställningar 139

140 Fakt Projekt AP i modulen Varulager, kommer de här fälten förändras till att visa det beställda antalet på Inköpsordern när den sparas, om Artikeln är tjänst- eller normalartikel. Det här betyder att Leverantörsfakturor kan skapas för sådana här Artiklar omedelbart, utan att någon Inleverans skapas först. De här Artiklarna kommer inte att anges på några Inleveranser. Det här betyder även att antalet inte kan förändras för de här Artiklarna efter att Inköpsordern är sparad. Det här fältet visar hur många av Artikeln som har Fakturerats. Fältet uppdateras automatiskt när funktionen Faktura används från menyn Special. Antalet hämtas endast från godkända Leverantörsfakturor. Leverantörsfakturor kan inte skapas innan minst en Inleverans har skapats och godkänts. Vid delleveranser kan Leverantörsfakturan skapas endast för det antalet som har inlevererats. Om modulen Projekt används och en av raderna i Inköpsordern är relaterad till ett specifikt Projekt, ange Projektnumret här. Använd fältet Projekt på delfönster 4 om hela Inköpsordern är kopplad till ett specifikt Projekt. Du kan skapa Inköpsordrar för reservdelar från modulen Serviceorder. Inköpsordrarna skapas med funktionen Skapa inköpsorder under menyn Special från Arbetsordern. Sådana här Inköpsordrar kan innehålla flera Artiklar när det finns fler än ett Arbetspapper kopplat till Arbetsordern som de skapades från. Det här fältet kommer att ange vilket Arbetspapper varje rad är kopplad till. Se kapitlet Serviceorder i volym 5 av de här manualerna för ytterligare information om den här funktionen. Flik D Plan. lev. Klistra in Special Aktuellt datum Här kan du ange vilket datum du behöver leverera in varorna i lagret, om det skiljer sig från datumet angivet fältet Plan. lev på delfönster 1. Formatet i det här fältet avgörs i inställningen Planerad leverans. Formaten fri text, datum, veckonummer eller år/vecka (4 tecken) finns tillgängliga. 140

141 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder Inköpsorderns nedre del Förutom Valuta innehåller Inköpsorderns sidfot ett antal summeringar, som beskrivs närmare nedan. När en Inköpsorderrad läggs till eller förändras, uppdateras de här summorna. Valuta Klistra in Special Inställningen Valuta, modulen System. Moms Summa ATT BETALA Förinställt från Leverantör eller den Förvalda basvalutan Inköpsorderns Valuta. Växelkursen visas på delfönster 3, där den vid behov kan förändras för den här specifika Inköpsordern. Kontrollera att det här fältet visar den korrekta Valutan (den som du ska faktureras i) innan du registrerar några Artiklar. Det säkerställer att priserna konverteras korrekt. Priser på Artiklar som lagts till i Inköpsordern innan Valutan specificerades kan inte konverteras i efterhand. Lämna fältet blankt för att använda den lokala Valutan (så länge du inte har en förvald Basvaluta, som i det här fallet kommer att erbjudas automatiskt och ska hanteras som den lokala Valutan). Om en Valuta finns specificerad på Leverantören under delfönster 4, kan endast den Valutan användas. Inköpsorderns totala moms. Det här beloppet rundas upp eller ned enligt Valutans uppsatta avrundningsregler. Om ingen Valuta har specificerats eller om alternativet Avrunda moms inte används för Valutan i fråga, hämtas avrundningsreglerna från inställningen Avrundning i modulen System. Om alternativet Avrunda radsummor används för Valutan, kommer momsen att beräknas efter att varje radsumma har rundas upp eller ned enligt Valutans uppsatta regler. Inköpsorderns totala summa, exklusive moms. Inköpsorderns totala summa, inklusive moms. 141

142 Det här beloppet rundas upp eller ned enligt Valutans uppsatta avrundningsregler. Om ingen Valuta har specificerats, hämtas avrundningsreglerna från inställningen Avrundning i modulen System. Delfönster 3 Valuta Klistra in Special Inställningen Valuta, modulen System. Förinställt från Leverantör eller den Förvalda basvalutan Inköpsorderns Valuta (visas även i sidfoten på delfönster 2) visas tillsammans med Växelkursen som vis behov kan förändras för just den här Inköpsordern. Kontrollera att det här fältet visar den korrekta Valutan (den som du ska faktureras i) innan du registrerar några Artiklar. Det säkerställer att priserna konverteras korrekt. Priser på Artiklar som lagts till i Inköpsordern innan Valutan specificerades kan inte konverteras i efterhand. Lämna fältet blankt för att använda den lokala Valutan (så länge du inte har en förvald Basvaluta, som i det här fallet kommer att erbjudas automatiskt och ska hanteras som den lokala Valutan). Växelkurser Förinställda från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System Den aktuella Växelkursen för den specificerade Valutan kommer automatiskt att klistras in i det här delfönstret av Hansa. Vid behov kan du förändra växelkursen till den som du har avtalat med Leverantören för just den här Inköpsordern. Försäkra dig om att de är riktiga och inte tomma innan några Artiklar läggs till i Inköpsordern, för att priserna ska konverteras korrekt. En av två konverteringsmetoder kommer att användas. Det Dubbla Basvalutasystemet används bl.a. av länder inom EU som gått med i EMU. Systemet kan även 142

143 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder användas av företag som vill redovisa sin bokföring i dubbla valutor, kanske för att företagets moderbolag har en annan Valuta. Den andra metoden är den enkla konverteringen från en utländsk Valuta till den lokala Valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot Fakturor i utländska Valutor. Dessa metoder beskrivs nedan. Växelkurser (Dubbelt Basvalutasystem) Bilden ovan visar en Order som har registrerats i FIM (Finska Markka). Basvaluta 1 är den lokala Valutan (NLG, Holländska Guilder) och Basvaluta 2 är Euro. Fälten till vänster visar växelkurserna mellan de två Basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser). Fälten till höger visar växelkursen mellan den utländska Valutan och Basvaluta 2 (hämtat från den senaste posten i registret Växelkurser). Bilden visar hur en tvåstegsvalutakonvertering utförs mellan två EUländer. De högra fälten visar att 5,94573 FIM köper en Euro (Basvaluta 2) och de vänstra fälten visar att en Euro köper 2,20372 NLG (Basvaluta 1, den lokala Valutan) och det här skapar en konverteringskurs mellan Markka och Guilders. Notera att reglerna inom Europeiska Monetära Unionen alltid kräver att kurserna ska visa hur många enheter av den lokala eller utländska Valutan som kan köpas för en Euro. Växelkurser (Enkelt Valutakonverteringssystem) Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet Kurs och det högra fältet för Basvaluta 1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan utländska och lokala Valutor. På bilden nedan är USD (US Dollar) den lokala Valutan och JPY (Japanska Yen) den utländska Valutan. 122,15 JPY köper 1,00 USD. 143

144 Delfönster 4 Lev. villkor Klistra in Special Inställningen Leveransvillkor, Modulen Order Förinställt från Leverantör Ange vilket Leveransvillkor som du vill använda för den här Inköpsordern. För varje Leveransvillkor kan du specificera en lämplig beskrivning för olika Språk: Språket på Inköpsordern (på delfönster 3) bestämmer vilken översättning som ska skrivas ut på Inköpsordern. Lev.sätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Förinställt från Leverantör Här anger du Inköpsorderns Leveranssätt. Det kan t.ex. vara Företagspaket, Postförskott eller med Bud. Du kan 144

145 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder t.o.m. specificera namnet på Budfirman som ska leverera varorna. För varje Leveranssätt kan du specificera en lämplig beskrivning på olika Språk. Inköpsorderns Språk kommer därför att avgöra vilken översättning som kommer att skrivas ut på Inköpsordern. Leveranssättet kan också användas som ett Språk för att styra vilka Dokumentmallar som ska skrivas för olika Leveranssätt. Du kan alltså skapa olika mallar för olika Leveranssätt. Istället för att ange ett Språk kan du i Dokumentdefinitionen ange koden för Leveranssättet. Dokumentdefinitionen beskrivs i kapitlet Arbetsyta i volym 1 av de här manualerna. Faktura till Klistra in Special Registret Leverantörer, modulen Inköp/Leverantör Förinställt från Leverantör Om betalningen för en Leverantörsfaktura som genererats från den här Inköpsordern ska skickas till ett annat företag, t.ex. ett factoringbolag, ange företagets Leverantörsnummer här. Factoringbolaget måste vara registrerad som en egen Leverantör i ditt system. Språk Klistra in Special Inställningen Språk, modulen System Förinställt från Leverantör Order nr Arbetsorder Språkkoden avgör vilken text som ska hämtas från olika register och inställningar, t.ex. Artikelbenämning, text för Betalningsvillkor och Betalningssätt, för utskrift på olika dokumentmallar. Lämna fältet tomt för att använda det lokala Språket. Om den här Inköpsordern har skapats för att uppfylla en av dina egna Säljordrar, ange Ordernumret här. Om Inköpsordern har genererats från modulen Order med underhållsfunktionen eller funktionen Skapa Inköpsorder från menyn Special kommer Säljordernumret att klistras in automatiskt. Inköpsordrar kan skapas för reservdelar från modulen Serviceorder. Inköpsordrarna skapas med funktionen Skapa inköpsorder från menyn Special på Arbetsordern. I det här fältet kommer Arbetsorderns 145

146 nummer att anges. Se kapitlet Serviceorder i volym 5 av de hör manualerna för ytterligare information om den hör funktionen. Inköpsord. klass Klistra in Special Inställningen Inköpsorderklasser, modulen Order Ange Orderns Inköpsorderklass (om någon). Klassificeringen möjliggör analysering och prioritering av Inköpsordrarna. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Förinställt från Kunder Ange signaturen för den Person som ansvarar för den här Inköpsordern. Det här fältet används även av modulen Begränsad åtkomst. Se beskrivningen av fältet Säljgrupp (nedan) för ytterligare information. Säljgrupp Förinställt från Säljare Säljgruppen hämtas från Personkortet efter att du har angivit en Säljare. Om modulen Begränsad åtkomst finns installerad kan det här fältet användas för att förhindra användare från att se alla Inköpsordrar i fönstret Inköpsorder: Bläddra. Användaren kan begränsas till att endast se sina egna Inköpsordrar eller de som tillhör användarens Säljgrupp. Se avsnittet som beskriver registret Personer i kapitlet Modulen System i volym 1 av de här manualerna för ytterligare beskrivning av modulen Begränsad åtkomst. Projekt Klistra in Special Registret Projekt, modulen Projekt (om installerad) Det här fältet används för att koppla Inköpsordern till ett specifikt Projekt. Fältet används endast om modulen Projekt finns installerad. Projektnumret kan skrivas ut på dokumentet för Inköpsorder. Kostnad (SEK) Värden som anges här kommer att överföras till Inleveranserna som en Fraktavgift. Om Ordern dellevereras kommer värdet att delas proportionellt mellan Inleveranserna. 146

147 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder När ett Verifikat genereras från Inleveransen kommer den hör kostnaden att kreditera kontot för Frakt, specificerat i inställningen Kontering (Kund). Kostnaden kommer inte att inkluderas i Leverantörsfakturan när den skapas med funktionen Faktura under menyn Special. Använd inte det här fältet om du vill inkludera kostnaden i Leverantörsfakturan. Lägg istället till en Normalartikel i matrisen på delfönster 2. Eftersom det är en Normalartikeln kommer den inte att inkluderas i Verifikatet från Inleveransen, men i Verifikatet från Leverantörsfakturan. Inköpsorderprocess Klistra in Special Registret Inköpsorderprocess, modulen Inköp Om Inköpsordern är kopplad till en Inköpsorderprocess, ange Processnumret här. Inköpsorderprocesser beskrivs senare i det här kapitlet. Kommentar Här kan du ange en frivillig kommentar till Inköpsordern. Zon Förinställt från Leverantör Den här informationen hämtas från Leverantörskortet och indikerar var ifrån Leverantören kommer. Momskoderna som anges på raderna är beroende av vilken Zon Leverantören tillhör. Zonen ska inte förändras för en enskild Inköpsorder. 147

148 Delfönster 5 Beställningsadress Förinställt från Leverantör Adressen som Inköpsordern ska skickas till. Delfönster 6 Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Här anger du Lagerstället som du vill att varorna ska levereras till. Det här Lagerstället kommer vara förinställt i alla Inleveranser som skapas från Inköpsordern. 148

149 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder Leveransadress Förinställt från Lagerstället Här anger du om varorna ska levereras till en annan än företagets normala adress. Inspektera och förändra Inköpsorder Du kan förändra en Inköpsorder när som helst så länge den inte är godkänd (d.v.s. så länge inte kryssrutan Godkänd är markerad). För att inspektera eller förändra en Inköpsorder, klicka på [Inköpsorder] i ikonraden eller välj Inköpsorder från menyn Register. Fönstret Inköpsorder: Bläddra öppnas och visar alla redan befintliga Inköpsordrar. Dubbelklicka på den Inköpsorder som du vill inspektera eller förändra. Fönstret Inköpsorder: Inspektera öppnas, det är identiskt med fönstret Inköpsorder: Ny post som har beskrivits ovan. Efter att en Inleverans eller en Leverantörsfaktura har skapats från Inköpsordern, finns det förändringar som inte längre kan göras. T.ex. kan inte antalet Artiklar förändras till ett värde som är lägre än det som redan har levererats till lagret. Nya rader kan läggas till när som helt, men de kan inte infogas eller tas bort efter att en Inleverans har skapats från Inköpsorden, även om den inte är gjord på raden i fråga. Skriva ut Inköpsorder Det finns två sätt att skriva ut en Inköpsorder. 1. Klicka på skrivarsymbolen i knappraden eller välj Skriv ut från menyn Arkiv när du har skapat eller när du inspekterar Inköpsordern. Håll ned Shifttangenten när du klickar på skrivarsymbolen för att få Inköpsordern utskriven på bildskärmen. 2. Klicka på [Dokument] i ikonraden eller välj Dokument från menyn Arkiv. Markera Inköpsorder i fönstret Dokument och klicka på [OK]. Ange löpnumret på Inköpsordern (eller ett intervall av löpnummer) som ska skrivas ut och klicka sedan på [OK] igen. Oavsett vilken metod som används, avgör följande inställningar vilken mall som ska användas Oavsett vilken metod som används, avgörs dokumentmallen som ska användas enligt följande 1. Utforma Inköpsorderns dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till INKÖPSORDER. Använd funktionen Egenskaper för att tilldela mallen dokumenttypen Inköps- 149

150 Menyn Special order. Ett förslag till INKÖPSORDER medföljer Hansa och kan förändras så att den passar dina behov. Instruktioner för inställningen Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System. 2. Välj modulen Inköp genom att använda menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Fönstret Dokument öppnas; markera Inköpsorder. 4. Välj Definition från menyn Special. 5. I det efterföljande fönstret, ange INKÖPSORDER i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). 6. Om du har utformat olika Dokumentmallar för att använda till olika Språk eller Leveranssätt under punkt 1 ovan, ange de olika mallarna på olika rader i dokumentdefinitionen. Ange det lämpliga Språket eller Leveranssättet i fältet Språk för respektive mall. Du kan använda funktionen Klistra in Special för att öppna en lista med Språk och från vilken du kan välja det rätta. 7. Klicka på [OK] för att spara Inköpsorderns definition. Från och med nu kommer dokumentmallen som du utformade att användas, både från Dokument och från Ordern när skrivarsymbolen används. Om du har utformat fler än en mall, kommer den rätta att väljas utifrån Inköpsorderns Språk eller Leveranssätt. Ovanför visas Specialmenyerna för Inköpsordrar. Till vänster visas menyn som är tillgänglig i fönstret Inköpsorder: Bläddra. Markera en eller flera Inköpsordrar (håll ner Shifttangenten medan du klickar) innan du väljer funktionen. Till höger visas menyn som finns tillgänglig när fönstret Inköpsorder: Ny post eller Inköpsorder: Inspektera är aktivt. Godkänn Det här kommandot finns endast tillgängligt när fönstret Inköpsorder: Bläddra är aktivt. Funktionen tillåter dig att godkänna en Inköpsorder på 150

151 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder samma sätt som när du sätter en bock i kryssrutan Godkänd på Inköpsordern. Du kan även godkänna flera Inköpsordrar samtidigt från Bläddrafönstret genom att markera dem alla (håll ner Shifttangenten för att markera ett intervall av Inköpsordrar i listan) och välja Godkänn från menyn Special. Kom ihåg att när du väl har utfört den här åtgärden kommer du inte längre kunna förändra de godkända Inköpsordrarna. Stäng Det här kommandot finns endast tillgängligt när fönstret Inköpsorder: Bläddra är aktivt. Funktionen stänger Inköpsordern på samma sätt som när du sätter en bock i både kryssrutan Godkänd och Stängd i Inköpsordern. Med den här funktionen kan du stänga flera Inköpsordrar samtidigt genom att markera de Inköpsordrar som du vill stänga (håll ner Shifttangenten när du klickar) och sedan välja Stäng från menyn Special. Kom ihåg att när du väl har utfört den här åtgärden kommer du inte längre att kunna förändra de stängda Inköpsordrarna. En Inköpsorder ska stängas när alla Artiklar har mottagits och Inlevererats, och när Leverantörsfakturan har skapats. Artiklar som finns kvar för inleverans kommer att annulleras när Inköpsordern stängs. Skapa Inköpsorder Den här funktionen är en av flera olika metoder för att skapa Inköpsorder automatiskt. Se avsnittet Generera Inköpsorder automatiskt för att få en beskrivning av hur den här funktionen kan användas. Inleverans Den här funktionen används för att leverera Artiklar till lagret från en Inköpsorder. Funktionen finns tillgänglig under menyn Special i både Bläddrafönstret och i Postfönstret för varje individuell Inköpsorder. Om du vill använda funktionen i Bläddrafönstret, ska du först markera den Inköpsorder som du vill skapa en Inleverans för. Om funktionen ska användas i ett Postfönster måste först alla eventuella ändringar vara sparade (använd [OK]-knappen). När du väljer funktionen skapas en ny post i registret Inleveranser (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Inleverans: Inspektera. Det här betyder att en ny post har skapats, sparats och sedan öppnats för eventuell justering och för godkännande. 151

152 Inleveransen hämtar sin information från Inköpsordern och antar vanligtvis att alla Artiklar som inte ännu har levererats finns med i den aktuella leveransen. Ett undantag finns om kryssrutan Sätt antal på inleverans till noll används i inställningen Inköpsorderinställningar, som i så fall sätter antalet på alla Artiklar i Inleveransen till noll. Normala artiklar Inköpsordrar kommer inte visas på Inleveranser om alternativet Automatisk inleverans av tjänst- och normalartiklar används i inställningen Lagerinställningar. Om Inköpsordern innehåller en Artikel som kräver serienummer (delfönster 2 på Artikeln) och fler än en har beställts, kommer Inleveransen att innehålla det lämpliga antalet rader med antalet ett på varje rad. På så sätt kan serienummer registreras på flik B för varje enskild Artikel. Serienumren måste anges innan Inleveransen kan godkännas. Antalet i Inleveransen kan justeras på en eller flera rader, så att de överensstämmer med den aktuella leveransen. Du kan även ta bort hela rader genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på Backstegstangenten. Du kan leverera fler Artiklar till lagret än vad som finns på Inköpsordern. Använd funktionen Skriv etiketter från menyn Special för att skriva ut Inleveransetiketter. För att skriva ut själva Inleveransen, klicka på skrivarsymbolen. När du har kontrollerat Inleveransen, godkänn den genom att markera kryssrutan Godkänd. Om du tidigare har bestämt att Verifikat ska genereras i Redovisningen när Inleveranser sker (i inställningen Försystem i modulen 152

153 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder Redovisning), kommer Verifikatet att skapas när du godkänner Inleveransen. Du kan inte göra några förändringar i Inleveransen efter att du har godkänt den. Du kommer inte kunna skapa någon Leverantörsfaktura för Artiklarna på Inleveransen förrän Inleveransen är godkänd. För ytterligare information om In- och Utleveranser, Lager o.s.v. se kapitlet som handlar om modulen Varulager senare i den här manualen. För att stänga fönstret och återgå till Inköpsordern, klicka i stängningsrutan. Du kommer att få frågan om du vill spara ändringarna. Fältet Inlevererat på Inköpsordern (på flik C) kommer automatiskt att uppdateras om Inleveransen godkändes. Lagersaldot kommer automatiskt att uppdateras för de lagerförda Artiklarna på Lagerstället angivet i Inleveransen. Om du använder Hansas funktion för Kostnadskontering, vill du antagligen att sådana Verifikat ska genereras från både Inleveranser och Utleveranser. För att säkerställa att det sker, markera kryssrutan Verifikat från Inleveranser i inställningen Försystem i modulen Redovisning. Du måste även specificera konton för samtliga fält på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Se avsnittet Kostnadskontering i kapitlet Varulager senare i den här manualen för ytterligare information. Om funktionen inte skapas en Inleverans beror det troligen på- 1. Inköpsordern är markerad som Stängd. 2. Alla Artiklar på Inköpsordern har redan tagits emot 3. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie inleverans (i modulen Varulager). Det kan bero på fel i själva inställningen, men det kan även bero på att de förvalda nummerserierna på delfönster 3 i den aktuella användarens Personkort inte finns definierade i inställningen Nummerserier utleveranser. Det här problemet kommer vanligen att uppstå i början på nya räkenskapsår. Om en förändring görs under delfönster 3 på Personkortet, måste Hansa avslutas och startas om för att förändringen ska få effekt. Faktura För att skapa en Leverantörsfaktura från en Inköpsorder, välj Faktura från menyn Special. För att Fakturan ska skapas måste du först spara alla eventuella ändringar som har gjorts på Inköpsordern (använd [OK]-knappen), och Leverantören måste ha tilldelats ett kostnadskonto på delfönster 2. Vanligtvis måste en godkänd Inleverans ha skapats från Inköpsordern innan den kan faktureras. Undantagen beskrivs senare i det här avsnittet. När du väljer den här funktionen, skapas en ny post i registret Leverantörsfakturor (i modulen Leverantör). Den öppnas i ett nytt fönster 153

154 med namnet Leverantörsfaktura: Inspektera. Det här betyder att den har skapats, sparats och sedan öppnats för justering och godkännande. Leverantörsfakturan hämtar sin information från Inköpsordern och antar att Artiklar från godkända Inleveranser som är inte redan är fakturerade ska faktureras. Leverantörsfakturans innehåll avgörs av alternativen för Inköpsorderöverföringskontroll i inställningen Lev.fakt.inst i modulen Leverantör. Alternativen i inställningen fungerar på följande sätt- Konsolidera artiklar till lev. kostnadskontot Om det här alternativet har valts, kommer samtliga artiklar på Inköpsordern att grupperas på en enda rad i Fakturan, vilket indikerar att de ska bokas mot samma kostnadskonto (hämtas från fältet Kostnadskonto under delfönster 2 på Leverantören). Om artiklarna har olika Momskoder på Inköpsordern, kommer det att skapas en separat rad för varje Momskod. Konsolidera per artikel och projekt Leverantörsfakturan kommer att innehålla en separat rad för varje kombination av Artikel/Projekt som finns i Inköpsordern. Kostnadskontot kommer att hämtas från Artikelgruppen som Artikeln tillhör eller från delfönster 2 på Leverantören. 154

155 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder Överför varje rad separat Varje Artikel (d.v.s. varje rad) på Inköpsordern att få sin egen rad på Leverantörsfakturan. Kostnadskontot för varje rad kommer att hämtas från flik B på Inköpsordern, från Artikelgruppen som Artikeln tillhör eller från delfönster 2 på Leverantören. Vanligtvis kan inte Lagerförda Artiklar faktureras förrän de har tagits emot (d.v.s. finns med på en godkänd Inleverans). Det här gäller även Normala och Tjänsteartiklar om alternativet Konsolidera artiklar till lev.kostnadskontot (beskrivet ovan) används. Om det här alternativet inte används kommer Normal- och Tjänsteartiklar att inkluderas med deras fulla kvantitet på den första Leverantörsfakturan som skapas från Inköpsordern (d.v.s. det måste finnas en godkänd Inleverans, men den behöver inte innehålla någon av Inköpsorderns Normal- eller Tjänsteartiklar). Det finns två undantag till det här- 1. Om alternativet Använd alltid antalet från inköpsordern används i inställningen Leverantörsfakturainställning. Med det här alternativet kommer alla Artiklar (Lagerförda, Normala och Tjänsteartiklar) från Inköpsordern att inkluderas i Leverantörsfakturan, även om de inte har tagits emot ännu. Det måste inte finnas någon Inleverans. 2. Om kryssrutan Automatisk inleverans av tjänst- och normalartiklar är markerad i inställningen Lagerinställningar kommer inga Inleveranser att skapas för Tjänst- eller Normalartiklar. Därför kan Leverantörsfakturor skapas omedelbart för de hör Artiklarna utan att någon Inleverans har registrerats. Lagerförda Artiklar måste fortfarande levereras in, om inte punkt 1 ovan används. Om den här kryssrutan är markerad och Tjänst- och Normalartiklar är inkluderade i en Inköpsorder, kommer det Inlevererade antalet att automatiskt uppdateras till de beställda antalet när Inköpsordern sparas. Av den anledningen kommer de här Artiklarna aldrig att inkluderas på Inleveranser som skapas från Inköpsordern. Det betyder även att det beställda antalet inte kan minskas efter att Inköpsordern har sparats. Alternativet är främst avsett för arbete eller utbildning som köps in ofta, och för sådana Artiklar där inga Inleveranser behövs. Du kan förändra beloppet på en eller flera rader i Leverantörsfakturan så att den stämmer med beloppen från Leverantörens faktura. Du kan även lägga till flera rader. När Leverantörsfakturan har kontrollerats, markera kryssrutan Godkänd för att slutligen godkänna den. När Leverantörsfakturan godkänns skapas 155

156 automatiskt ett Verifikat i modulen Redovisning (om det är definierat i inställningen Försystem i modulen Redovisning). Du kan inte göra några förändringar i Leverantörsfakturan efter att den är godkänd. För en beskrivning av fälten i Leverantörsfakturan, se kapitlet som modulen Leverantör i volym 2 av de här manualerna. För att stänga fönstret och återvända till Inköpsordern, klicka i stängningsrutan. Du kommer att få frågan om ändringarna ska sparas. Fältet Fakt. under flik C kommer att uppdateras automatiskt om Leverantörsfakturan sparades. Om funktionen inte skapar en Leverantörsfaktura beror det troligen på 1. Leverantören är markerad som Stängd eller saknar kostnadskonto. 2. Det finns inga Artiklar på Inköpsordern som väntar på fakturering. 3. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie lev.fakturor (i modulen Leverantör). Det kan bero på fel i själva inställningen, men det kan även bero på att den förvalda nummerserien på delfönster 3 i den aktuella användarens Personkort inte finns definierade i inställningen Nummerserier lev.fakturor. Det här problemet kommer vanligen att uppstå i början på nya räkenskapsår. Om en förändring görs under delfönster 3 på Personkortet, måste Hansa avslutas och startas om för att förändringen ska få effekt. Artikelstatus Den här funktionen visar en omedelbar status på Artikeln som är angiven i Orderraden där markören befinner sig eller på Artikeln som är markerad i fönstret Klistra in. Artikelstatusen visar i ett eget fönster lagersaldot, hur många som ligger i Order och hur många som är levererbara för varje Artikel. Se kapitlet Artiklar och priser i volym 1 av de här manualerna för ytterligare information. Skapa Inköpsorder automatiskt Funktionen Skapa inköpsorder under menyn Special finns tillgänglig i fönstret Inköpsorder: Bläddra. Funktionen skapar Inköpsordrar genom att jämföra lagervärdet med beställningsnivån för respektive Artikel. Inköpsordrarna kommer att sparas som ej godkända. Du kan skriva ut alla Inköpsordrar samtidigt genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i ikonraden. Tidigare i det här kapitlet beskrivs hur Inköpsordrar godkänns och skrivs ut. 156

157 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder För att Hansa automatiskt ska kunna välja vilka Artiklar som ska inkluderas i Inköpsordrarna måste vissa villkor uppfyllas. Följande information måste finnas tillgänglig i registret Inköpsartiklar Artiklarna som ska beställas måste finnas registrerade som Inköpsartiklar. För varje Artikel måste det finnas en Inköpsartikel som är specificerad med en Förvald Leverantör. Varje Inköpsartikel måste specificeras med den normala eller den minsta beställningskvantiteten. Varje Artikel bör vara specificerad med ett Pris (det normala inköpspriset). Artiklar som saknar en korresponderande Inköpsartiklar kommer ändå att inkluderas på Inköpsordern om du angivit en Förvald Leverantör i inställningen Inköpsorderinställningar. Notera att varje Artikel kan ha fler än en korresponderande Inköpsartikel. De olika Inköpsartiklarna kan representera olika Leverantörer som säljer samma vara. Endast en Inköpsartikel per Artikel ska ha kryssrutan Förvald markerad. Följande information måste finnas tillgänglig i registret Artiklar Artiklarna som ska beställas och köpas in måste vara Lagerförda (anges på delfönster 1 i Artikeln). En Beställningspunkt måste anges på delfönster 2 i Artikeln. Slutligen, funktionen kommer inte att skapa några Inköpsordrar om inte en giltig Nummerserie finns angiven i inställningen Nummerserie inköpsorder. Det här problemet uppstår främst vid årsskiften. Innan du använder den här funktionen rekommenderar vi att du skriver ut rapporten Bristlista eller Beställningsunderlag. På de här rapporterna får du information om vilka Artiklar som troligtvis kommer att inkluderas på Inköpsordrarna. När du har valt funktionen Skapa Inköpsorder kommer följande urvalsfönster att visas 157

158 Om alla fälten lämnas tomma kommer Hansa att skapa Inköpsordrar för alla lagerförda Artiklar som har en lagernivå som är lägre än Beställningspunkten. Hansa tar även hänsyn till utestående Säljordrar och Inköpsordrar. Antalet på varje Artikel kommer sättas så att lagernivån når upp till Beställningspunkten. Varje Inköpsorder kommer att skapas till den förvalda Leverantören för varje Artikel eller till den Förvalda Leverantören i inställningen Inköpsorderinställningar. Om du vill skapa Inköpsordrar på något annat sätt, använd nedanstående fält. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att funktionen ska kontrollera och eventuellt skapa Inköpsorder för en specifik Artikel eller ett intervall av Artiklar. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att funktionen ska kontrollera och eventuellt skapa Inköpsorder för Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Använd det här fältet för att funktionen ska kontrollera och eventuellt skapa Inköpsorder för Artiklar med en specifik Leverantör i deras Förvalda Inköpsartikel. Artiklar som saknar en Förvald Inköpsartikel (d.v.s. de som använder den förvalda Leverantören från inställningen Inköpsorderinställningar) kommer inte att 158

159 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorder Prioritera angiven leverantör inkluderas i funktionen om en Leverantör anges här. De här Artiklarna kan beställas genom att fälten Artikel eller Artikelgrupp ovan används. Om du har specificerat en Leverantör, markera den här kryssrutan om du vill att funktionen ska kontrollera och eventuellt skapa Inköpsorder för Artiklar som levereras av angiven Leverantör, trots att Leverantören inte är markerad som Förvald på Inköpsartikeln. Inga Inköpsordrar kommer att skapas om den här kryssrutan är markerad utan att någon Leverantör har angivits ovan. Men, om en Förvald Leverantör finns angiven i inställningen Inköpsorderinställningar kommer samtliga Artiklar att beställas från den Leverantören (även de som har en Förvald Inköpsartikel). Skapa ny Inköpsorder Markera den här kryssrutan om du vill att nya Inköpsordrar alltid ska skapas. Annars kommer Artiklarna att läggas till på Inköpsordrar som redan finns för de aktuella Leverantörerna. Artiklarna kommer att läggas till på de tidigast registrerade Inköpsordrarna som fortfarande inte är godkända eller är öppna. Klicka på [OK] för att starta funktionen. När processen är klar finns de nya Inköpsordrarna tillgängliga för kontroll, justering och godkännande i registret Inköpsorder. Notera att syftet med den här funktionen är att skapa Inköpsordrar för Artiklar vars lagernivå är under deras Beställningsnivå. Om du behöver skapa Inköpsordrar för att tillgodose utestående Säljordrar, använd funktionen Skapa inköpsorder i modulen Order. 159

160 Registret Inköpsorderoffert Menyn Special Det här registret ger dig möjlighet att registrera Offerter för Inköpsordrar som du har tagit emot från Leverantörer. Om Offerten har tagits emot som ett svar på ett anbud kan den kopplas till registret Inköpsorderprocess (beskrivet senare i det här kapitlet). Vid behov kan Offerterna konverteras till Inköpsordrar. Fönstret för Inköpsorderofferten är mycket likt fönstret för Inköpsorder som beskrivits ovan. Se det avsnittet för detaljerad information kring varje fält. Specialmenyn som visas ovan är tillgänglig från fönstren Inköpsorderoffert: Ny post och Inköpsorderoffert: Inspektera. Inköpsorder För att konvertera en Inköpsorderoffert till en Inköpsorder, välj Inköpsorder från menyn Special. Alla förändringar i Inköpsorderofferten måste sparas med [OK] innan Inköpsordern kan skapas. En ny post skapas i registret Inköpsordrar. Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Inköpsorder: Inspektera. Det här betyder att den har skapats, sparats och sedan öppnats för justering och godkännande. Så gott som all registrerad information i Offerten överförs till lämpliga fält i Ordern, vilket reducerar registreringsarbetet och minskar risken för felaktigheter. Det finns ingen begränsning i hur många Inköpsordrar som kan skapas från en Inköpsorderoffert. Se avsnittet Inköpsordrar tidigare i det här kapitlet för detaljerad information kring fönstret. För att stänga fönstret och komma tillbaka till Offerten, klicka i stängningsrutan. Du kommer att få frågan om du vill spara förändringarna som du har gjort. Ordernumret kommer att visas på delfönster 4 i Offerten. Om funktionen inte skapas en Inköpsorder kan det bero på 160

161 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorderofferter 1. Inköpsorderofferten har markerats som Stängd. 2. Det finns ingen giltig Nummerserie i inställningen Nummerserie inköpsorder. Det här problemet uppstår främst vid årsskiften. 161

162 Registret Internrekvisitioner Registret Internrekvisitioner används när en process av förfrågningar och attestering måste ske innan Lageruttag eller Lagertransaktioner kan registreras. Lageruttag används för att ta ut varor från lagret för internt bruk och för att avskrivning. Lagertransaktioner möjliggör att varor kan flyttas mellan olika Lagerställen. De här två registren beskrivs närmare i kapitlet Varulager, senare i den här manualen. Registret Internrekvisitioner kan användas av återförsäljare för att organisera förflyttningen av Artiklar i lagret till demonstrations- eller klassrum, eller när det är nödvändigt att byta ut utrustning som används internt. I det här exemplet ska demonstrations- och klassrummen vara separata Lagerställen. Registrera en Internrekvisitioner I modulen Inköp, välj Internrekvisitioner från menyn Register, eller klicka på [Intern rek.] i ikonraden. Fönstret Internrekvisitioner: Bläddra öppnas och visar de Internrekvisitioner som redan finns registrerade. Internrekvisitionerna visas sorterade efter Rekvisitionsnummer. Förändra sorteringen genom att klicka på en av de andra rubrikerna. Här visas även Datumet och Statusen för varje Rekvisition, deras Avdelning och Referens, samt signaturen och namnet på Personen som skapade dem. Kolumnen Status är tom för Rekvisitioner som är markerade som Skapade, eller innehåller ett bindestreck (-) för som är Attesterade, eller en bock ( ) för de som är Levererade eller Avvisade. 162

163 Kapitel 2: Inköp- Registret Internrekvisitioner För att registrera en ny Internrekvisition, klicka på [Ny post] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh). Alternativt kan du välja en Internrekvisition som liknar den du ska registrera och sedan klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Internrekvisition: Ny post öppnas, tom om du klickade på [Ny post] eller som en kopia av den kopierade Internrekvisitionen. Om du kopierade en post kommer Datumet på den nya posten att vara det aktuella datumet, inte datumet som var angivet på originalet. Eftersom all information som lagras på varje Internrekvisition inte ryms i ett fönster, har Rekvisitionen delats upp i fyra delfönster. Överst i fönstret finns posthuvudet. Det innehåller Internrekvisitionens nummer, Datum samt signaturen och namnet på Personen som har skapat posten. Det finns fyra numrerade flikar ( delfönster ) i sidhuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan delfönstren. Posthuvudet är alltid synligt, som en påminnelse om vilken Rekvisition du arbetar med. Posthuvud 163

164 Nr. Klistra in Special Välj från en annan Nummerserie. Det här numret är unik och identifierar den här Internrekvisitionen. Hansa förslår numret efter det som användes på den förra Internrekvisitionen. Numret kan förändras, men inte till ett som redan används. Datum Klistra in Special Aktuellt datum Internrekvisitionens datum. Hansa föreslår det aktuella datumet. Person Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange signaturen på den personen som beställt Internrekvisitionen, eller använd funktionen Klistra in. När du trycker på Enter- eller Returtangenten kommer Personens namn att infogas i fältet till höger. Namn Delfönster 1 Personens namn anges här efter att signaturen har registrerats. Plan. lev. Klistra in Special Aktuellt datum Här kan du ange vilket datum du vill att Rekvisitionen ska verkställas. Fältets format avgörs av inställningen Perioder. Formaten fri text, datum, veckonummer eller år/vecka (4 tecken) finns tillgängliga. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Om Rekvisitionen ska skapa en Lagertransaktion ska du här ange till vilket Lagerställe Artiklarna ska flyttas. 164

165 Kapitel 2: Inköp- Registret Internrekvisitioner Om Internrekvisitionen t.ex. ska användas för att flytta en Artikel från lagret till demonstrations- eller klassrummet, ska Lagerstället som representerar Demonstrations- eller Klassrummet anges här. Om Internrekvisitionen ska användas för ett Lageruttag, ska Lagerstället som Artiklarna ska tas bort eller skrivas av från anges här. En Lagertransaktion eller Lageruttag kan inte genereras från Internrekvisitionen förrän en Lagerställe finns specificerat här. Det här gäller även om ett Huvudlager finns specificerat i inställningen Lagerinställning. När Lagerstället anges kommer dess adress, telefonnummer och faxnummer att kopieras till lämpliga fält på delfönster 3. Avdelning Klistra in Special Registret Avdelningar, modulen Inventarier Ange vilken Avdelning som ansvarar för Internrekvisitionen. Attest Status Skapad Det här fältet sparar signaturen från de Personer som har attesterat den här Internrekvisitionen. Det kan innehålla flera signaturer, separerade med kommatecken. Fältet måste innehålla ett värde innan Rekvisitionens status kan förändras till Attesterad eller Levererad. Du kan inte ange en signatur i det här fältet. Du ska istället välja Attestera från menyn Special. Signaturen från den aktuella användaren kommer att anges i fältet. När Rekvisitionen är sparad kan förändringar i posten endast utföras av de Personer som finns angivna i fältet Attest, men Lagertransaktioner och Lageruttag kan skapas av vilken användare som helst. En Internrekvisition kan befinna sig i fyra olika statuslägen, för att hjälpa till med arbetsflödet och för rapporteringssyften. Följande Statuslägen kan användas När en Internrekvisition registreras markeras den som Skapad. Lagertransaktioner och Lageruttag kan inte skapas från Internrekvisitioner med det här statusläget. 165

166 Attesterad Levererad Avvisad När Internrekvisitionen har blivit godkänd bör en signatur anges i fältet Attest med hjälp av funktionen Attestera i menyn Special. Statusen ska sedan ändras till Attesterad. Nu kan Lagertransaktioner och Lageruttag skapas från Rekvisitionen med funktionerna under menyn Special. Internrekvisitioner med den här statusen kan inte förändras utan att de först ändras tillbaka till statusen Skapad. Endast Personer med signatur i fältet Attest kan ändra tillbaka statusen. Den här statusen väljs automatiskt när Internrekvisitionens fulla antal är inkluderat i en godkänd Lagertransaktion eller i ett Lageruttag. Det här förhindrar att ytterligare Lagertransaktioner eller Lageruttag skapas från Rekvisitionen. Om Internrekvisitionen inte godkänns ska dess status förändras till Avvisad. Internrekvisitioner med den här statusen kan inte förändras, och Lagertransaktioner och Lageruttag kan inte heller skapas. En signatur måste anges i fältet Attest innan statusen kan förändras till Avvisad. Delfönster 2 166

167 Kapitel 2: Inköp- Registret Internrekvisitioner Delfönster 2 visar vilka Artiklar som är inkluderade i Internrekvisitionen. De visas i en matris som är indelad i två horisontella flikar. När du klickar på en flik (markerade med A och B), kommer två eller tre av kolumnerna till höger att bytas ut. För att lägga till en rad i Internrekvisitionen, klicka på det första tomma raden och ange lämplig information. För att ta bort en rad, klicka på radens nummer längst ut till vänster och tryck på Backstegstangenten. För att Infoga en rad mellan två redan ifyllda rader, klicka på radens nummer och tryck på Returtangenten och den nya raden läggs till ovanför den markerade). Rader kan inte tas bort eller läggas till om Internrekvisitionens status är Attesterad, Levererad eller Avvisad. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Med markören i det här fältet, ange Artikelnumret eller Streckkoden för varje Artikel. Antal Ange antalet enheter som ska ingå i Internrekvisitionen. Behand., Utlev. De här siffrorna förändras automatiskt när Lagertransaktioner eller Lageruttag skapas med funktionerna under menyn Special. Det Behandlade antalet inkluderar både godkända och inte godkända Lagertransaktioner och Lageruttag, medan det Utlevererade antalet endast inkluderar godkända poster. När antalet i fältet Utlevererat antal är samma som i fältet Antal, kommer Rekvisitionens status att automatiskt att förändras till Levererad. Det här förhindrar att ytterligare att Lagertransaktioner och Lageruttag skapas från Rekvisitionen. Beskrivning Hansa anger automatiskt Artikelns namn i det här fältet, det kan förändras om nödvändigt. Kostpris Här anges á priset hämtat från fältet Senaste inköpspris på delfönster 3 i Artikeln. Priset kommer att överföras till Lagertransaktioner eller Lageruttag som skapas från Internrekvisitionen, där det kommer att ersättas med ett FIFO-värde vid 167

168 Total kostnad godkännande. FIFO-värdet kommer inte att uppdateras på Internrekvisitionen. Radens totala kostnad, beräknad genom att Antalet multipliceras med Kostpriset. Flik B Kost. konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Kontot som anges här kommer att överföras till samma rad på Lagertransaktioner som skapas från den här Internrekvisitionen. Kontot kommer sedan att debiteras med Artikelns FIFO-värde. Om fältet är tomt, kommer Lagerkostnadskontot i inställningen Kontering (Kund) att användas. Fältet används inte i Lageruttag som skapas från Internrekvisitionen. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Artikel Ange ett eller flera Objekt, separerade med kommatecken. De kommer att överföras till samma rad på Lagertransaktioner som skapas från den här Interrekvisitionen. När Lagertransaktionen godkänns kommer Objekten att bifogas debetkonteringen mot Kostnadskontot. Fältet används inte i Lageruttag som skapas från Internrekvisitionen. Recept Klistra in Special Registret Recept, modulen Varulager Förinställt från Artikel Om Artikeln är en Strukturartikel kommer dess Recept att anges här. Receptet hämtas från Artikeln. En Strukturartikel är en Artikel som är sammansatt av komponenter som ditt företag har köpt in. Receptet listar de här komponenterna och deras antal. Receptet registreras i registret Recept i modulen Varulager. 168

169 Kapitel 2: Inköp- Registret Internrekvisitioner Internrekvisitionens nedre del TOTAL Internrekvisitionens total uppdateras när rader läggs till eller förändras. Delfönster 3 Lev. villkor Klistra in Special Inställningen Leveransvillkor, modulen Order Specificera Leveranssättet som du vill ska användas om Internrekvisitionen gäller en flytt till ett extern Lagerställe. För varje Leveransvillkor kan du specificera en lämplig beskrivning på olika Språk. Internrekvisitionens Språk kommer därför att avgöra vilken översättning som skrivs ut på Internrekvisitionen. Leveranssätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Ange vilket Leveranssätt som ska användas om Internrekvisitionen gäller en flytt till ett externt Lagerställe. För varje Leveranssätt kan du specificera en lämplig beskrivning på olika Språk. Internrekvisitionens Språk kommer därför att avgöra vilken översättning som skrivs ut på dokumenten från Rekvisitionen. Leveranssättet kan också användas som ett Språk för att styra vilka Dokumentmallar som ska skrivas för olika Leveranssätt. Du kan alltså skapa olika mallar för olika 169

170 Leveranssätt. Istället för att ange ett Språk kan du i Dokumentdefinitionen ange koden för Leveranssättet. Dokumentdefinitionen beskrivs i kapitlet Arbetsyta i volym 1 av de här manualerna. Språk Klistra in Special Inställningen Språk, modulen System Språkkoden avgör vilken text som ska hämtas från olika register och inställningar, t.ex. Artikelbenämning, text för Betalningsvillkor och Betalningssätt, för utskrift på olika dokumentmallar. Lämna fältet tomt för att använda det lokala Språket. Leveransadress Förinställt från Lagerställe Adressen som Internrekvisitionen ska skickas till. Det kan vara en adress till ett externt lagerställe. Telefon, fax Förinställt från Lagerställe Ange relevanta telefon- eller faxnummer gällande Internrekvisitionen. Delfönster 4 Kommentar Ange eventuellt en kommentar gällande Internrekvisitionen. Skriva ut Internrekvisitioner Det finns två sätt att skriva ut en Internrekvisition. 1. Klicka på skrivarsymbolen i knappraden eller välj Skriv ut från menyn Arkiv när du har skapat eller när du inspekterar Internrekvisitionen. Håll ned Shifttangenten när du klickar på skrivarsymbolen för att få Inköpsordern utskriven på bildskärmen. 2. Klicka på [Dokument] i ikonraden eller välj Dokument från menyn Arkiv. Markera Internrekvisition i fönstret Dokument och klicka på 170

171 Kapitel 2: Inköp- Registret Internrekvisitioner [OK]. Ange löpnumret på Internrekvisitionen (eller ett intervall av löpnummer) som ska skrivas ut och klicka sedan på [OK] igen. Oavsett vilken metod som används, avgör följande inställningar vilken mall som ska användas 1. Utforma Internrekvisitionens dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till INTERNREKVISITION. Använd funktionen Egenskaper för att tilldela mallen dokumenttypen Internrekvisition. Instruktioner för registret Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System. 2. Välj modulen Inköp genom att använda menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Fönstret Dokument öppnas; markera Internrekvisition. 4. Välj Definition från menyn Special. 5. I det efterföljande fönstret, ange INTERNREKVISITION i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). 6. Om du har utformat olika Dokumentmallar för att använda till olika Språk eller Leveranssätt under punkt 1 ovan, ange de olika mallarna på olika rader i dokumentdefinitionen. Ange det lämpliga Språket eller Leveranssättet i fältet Språk för respektive mall. Du kan använda funktionen Klistra in Special för att öppna en lista med Språk och från vilken du kan välja det rätta. 7. Klicka på [OK] för att spara Internrekvisitionens definition. Från och med nu kommer dokumentmallen som du utformade att användas, både från Dokument och från Internrekvisitionen när skrivarsymbolen används. Om du har utformat fler än en mall, kommer den rätta att väljas utifrån Internrekvisitionens Språk eller Leveranssätt. Leverera Internrekvisitioner När en Internrekvisition har skapats ska den attesteras och sedan levereras eller avvisas. 1. För att attestera en Internrekvisition, välj Attestera från menyn Special. Din signatur kommer att anges i fältet Attest på delfönster 1. Förändra sedan statusen till Attesterad och spara posten genom att klicka på [OK] i knappraden. 171

172 Menyn Special 2. För att avvisa en Internrekvisition, välj Attestera från menyn Special. Din signatur kommer att anges i fältet Attest på delfönster 1. Förändra sedan statusen till Avvisad och spara. Internrekvisitionen kan inte förändras efter att det här är utfört. En Internrekvisition kan levereras på två olika sätt 1. Om Internrekvisitionen gäller en flytt av varor från ett Lagerställe till ett annat, ska den levereras med hjälp av funktionen Lagertransaktion från menyn Special. 2. Om Internrekvisitionens gäller ett borttag eller en avskrivning av varor från lagret ska den levereras med hjälp av funktionen Lageruttag från menyn Special. Funktionerna från menyn Special beskrivs nedan. När en lagerpost av något slag (antingen Lagertransaktion eller Lageruttag) skapas, kommer antalet från posten att anges i fältet Behand. på flik A i Interrekvisitionen. När transaktionen godkänns kommer antalet även anges i fältet Utlev. När antalet i fältet Utlev. är samma som Internrekvisitionens antal kommer Internrekvisitionens status att förändras till Levererad, för att förhindra att ytterligare lagertransaktioner skapas. Ovan visas Specialmenyn för fönstren Internrekvisition: Ny post och Internrekvisition: Inspektera. Det finns ingen Specialmeny för fönstret Internrekvisition: Bläddra. Lagertransaktion Om Internrekvisitionen gäller en flytt av varor från ett Lagerställe till ett annat, ska den levereras genom att den här funktionen använd. Innan funktionen kan användas måste Internrekvisitionen vara sparad, ett Lagerställe måste finnas angivet och den måste ha status Attesterad. När funktionen väljs kommer en ny post att skapas i registret Lagertransaktioner (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Lagertransaktion: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och har nu öppnats för förändring och godkännande. 172

173 Kapitel 2: Inköp- Registret Internrekvisitioner Lagerstället från delfönster 1 på Internrekvisitionen kopieras till fältet Till lagerställe på Lagertransaktionen för att möjliggöra flytt av varor till det Lagerstället. Alla rader i Internrekvisitionen kommer att överföras till Lagertransaktionen med undantag för de rader som har samma antal i fältet Behand. som det totala antalet för raden. Lagertransaktionens antal kommer automatsikt att beräknas genom att minska antalet i fältet Behand. från Internrekvisitionens antal, d.v.s. det beställda antalet som ännu inte har föremål för leverans i en lagerpost. Ange vilket Lagerställe varorna ska flyttas från i fältet Från lagerställe, ange en eventuell kostnad för flytten i fältet Extra kostnad och markera kryssrutan Godkänd och klicka sedan på [OK] för att spara. Varorna kommer att flyttas till det angivna Lagerstället. Om alternativet Tillåt ej överleverans är markerat, kommer Lagertransaktionen inte att kunna godkännas om det inte finns tillräcklig i lager på Lagerstället som Artiklarna ska flyttas från. Den här kontrollen kommer inte att göras för Tjänste- och Normalartiklar, oavsett vilket alternativ som används för Överleverans. Du kan använda funktionen Artikelstatus från menyn Special för att försäkra dig om att Artiklar finns på det Lagerställe du ska flytta från innan du godkänner Lagertransaktionen. Du kan även använda dig av rapporten Lagerlista. När en Lagertransaktion godkänns och sparas kommer det Gamla värdet att förändras till FIFO- eller det Vägda värdet. Det Vägda inpriset på Artikeln (d.v.s. det vägda inpriset från samtliga tidigare Inleveranser, vilket visas på delfönster 3 på Artikeln) används om Kostnadskonteringsmodell, faktura satts till Vägt inpris i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. I alla andra fall används FIFO-värdena. Om alternativet FIFO per lagerställe används i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager, kommer 173

174 även eventuellt Extra värde att läggas till i FIFO-värdet för den flyttade Artikeln. Klicka i stängningsrutan för att stänga Lagertransaktionen och återvända till Internrekvisitionen. Du kommer att tillfrågas om du vill spara ändringarna. Om Lagertransaktionen inte godkändes kommer fältet Behand. att uppdateras automatiskt. Om den godkändes kommer både fältet Behand. och Utlev. att uppdateras. Du kan behöva stänga och öppna Internrekvisitionen för att se förändringarna. Om fältet Utlev. har samma värde som fältet Antal, kommer Internrekvisitionens status att förändras till Levererad, vilket innebär att Internrekvisitionen är fullt levererad och ytterligare lagertransaktioner kommer att förhindras. Om funktionen inte skapar en Lagertransaktion kan det bero på 1. Internrekvisitionen har inte Attesterats eller har status Levererad eller Avvisad. 2. Inget Lagerställe har angivits i Internrekvisitionen. 3. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserier Lagertransaktioner (i modulen Varulager). Det här uppstår vanligtvis vid räkenskapsårsskiften. Se kapitlet Varulager senare i den här manualen för en detaljerad beskrivning av fönstret Lagertransaktion: Inspektera och vilka effekter godkännandet av en lagertransaktion har på FIFO-värdet. Lageruttag Om Internrekvisitionen gäller avskrivning av varor i lagret, ska den levereras med den här funktionen. Innan funktionen kan användas måste Internrekvisitionen vara sparad, ett Lagerställe måste finnas angivet och den måste ha status Attesterad. När funktionen väljs kommer en ny post att skapas i registret Lageruttag (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Lageruttag: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och har nu öppnats för förändring och godkännande. 174

175 Kapitel 2: Inköp- Registret Internrekvisitioner Lagerstället från delfönster 1 i Internrekvisitionen kopieras till fältet Lagerställe på Lageruttaget, så att varorna skrivs av därifrån. Alla rader i Internrekvisitionen kommer att överföras till Lageruttaget med undantag för de rader som har samma antal i fältet Behand. som det totala antalet för raden. Lageruttagets antal kommer automatiskt att beräknas genom att antalet i fältet Behand. minskas från Internrekvisitionens antal, d.v.s. det beställda antalet som ännu inte har föremål för leverans i en lagerpost. Om en rad i Internrekvisitionen har ett kostnadskonto angivet under flik B, kommer kontot att överföras till den korresponderande raden i Lageruttaget. När Lageruttaget godkänns kommer det här kontot att debiteras med FIFO-värdet eller det Vägda inpriset för Artikeln, istället för att det förinställda kontot i sidhuvudet debiteras (kontot angivet i fältet Lagerkostnad i inställningen Kontering (Kund)). Artikelns Vägda inpris (den vägda kostaden beräknade från samtliga tidigare inköp av Artikeln, vilket visas på delfönster 3 i Artikeln) används om alternativet Vägt inpris är valt under Kostnadskonteringsmodell, faktura i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. För övriga alternativ används FIFO-värden. Markera kryssrutan Godkänd och klicka på [OK] för att spara och godkänna Lageruttaget. Artiklarna kommer att räknas av från lagret. Om alternativet Tillåt ej överleverans är markerad i inställningen Lagerinställningar, kommer du inte att kunna godkänna och spara posten om det inte finns tillräckligt med Artiklar på Lagerstället som du vill skriva av Artiklar från. Den här kontrollen sker inte för Tjänste- och Normalartiklar, oavsett vad som är valt i inställningen Lagerinställningar. Om du vill försäkra dig om att det finns tillräckligt i lagret innan du godkänner och sparar Lageruttaget, använd funktionen Artikelstatus under menyn Special eller ta fram rapporten Lagerlista. 175

176 Klicka i stängningsrutan för att stänga Lageruttaget och återvända till Internrekvisitionen. Du kommer att tillfrågas om du vill spara ändringarna. Om Lageruttaget inte godkändes kommer fältet Behand. att uppdateras automatiskt. Om det godkändes kommer både fältet Behand. och Utlev. att uppdateras. Du kan behöva stänga och öppna Internrekvisitionen för att se förändringarna. Om fältet Utlev. har samma värde som fältet Antal, kommer Internrekvisitionens status att förändras till Levererad, vilket innebär att Internrekvisitionen är fullt levererad och ytterligare lagerposter kommer att förhindras från att skapas från den. Om funktionen inte skapar ett Lageruttag kan det bero på 1. Internrekvisitionen har inte Attesterats eller har statusen Levererad eller Avvisad. 2. Inget Lagerställe har angivits i Internrekvisitionen. 3. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie Lageruttag (i modulen Varulager). Det här uppstår vanligtvis vid räkenskapsårsskiften. Se kapitlet Varulager senare i den här manualen för en detaljerad beskrivning av fönstret Lageruttag: Inspektera. Attestera När en Internrekvisition har registrerats ska den attesteras och sedan levereras eller avvisas. Välj Attestera från menyn Special för att Attestera Internrekvisitionen. Din signatur kommer automatiskt att klistras in i fältet Attest på delfönster 1. Förändra sedan statusen till Attesterad eller Avvisad enligt behov och spara sedan genom att klicka på [OK] i knappraden. Ytterligare förändringar kan endast utföras av personer vars signatur finns angiven i fältet Attest. Lagertransaktioner och Lageruttag kan däremot skapas av vem som helst. En Internrekvisition kan attesteras av fler än en Person. Varje Persons signatur anges i fältet Attest, separerade med kommatecken, efter att Personen har valt funktionen Attestera från menyn Special. 176

177 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorderprocesser Registret Inköpsorderprocesser Registret Inköpsorderprocesser används för att hålla ordning på offerter och anbud som inkommer efter att ditt företag skickat ut en anbudsförfrågan på arbete som ska utföras. En separat post används i registret för varje Leverantör som anbudsförfrågan har skickats till. Själva anbudet registreras i inställningen Anbud, beskriven tidigare det här kapitlet. När du har accepterat ett anbud från en specifik Leverantör kan den relevanta Inköpsorderprocessen anges i på delfönster 4 i samtliga tillhörande Inköpsordrar och Leverantörsfakturor. Det här ger dig möjlighet att få en detaljerad rapportering, kontakta din representant för Hansa för ytterligare information. För att öppna registret Inköpsorderprocesser, säkerställ att du befinner dig i modulen Inköp och välj Inköpsorderprocesser från menyn Register eller klicka på [Inköpsord, pro,] i ikonraden. Fönstret Inköpsorderprocesser. Bläddra öppnas och visar de poster som redan har registrerats. Klicka på [Ny post] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh) för att registrera en ny post. Alternativt kan du markera en post som liknar den du ska registrera och sedan klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Inköpsorderprocess: Ny post öppnas, tom om du klickade på [Ny post] eller som en kopia av den kopierade posten. Eftersom informationen som lagras kring varje Inköpsorderprocess inte får plats i ett enda fönster, har det delats upp i fyra delfönster. Högst upp visas alltid posthuvudet. Det innehåller Nummer, Leverantörsnummer och namn 177

178 och detaljer kring Anbudet. Det finns fyra numrerade delfönster (flikar) i posthuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan delfönstren, och alltid gå direkt till ett specifik fönster. Posthuvudet visas alltid så att du kan se vilken Process du arbetar med. Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från en annan nummerserie Hansa kommer ange det första oanvända numret från den första nummerserien i inställningen Nummerserier inköpsorderprocesser när en ny post skapas. Du kan förändra numret, men inte till ett som redan används. Om du arbetar i en fleranvändarmiljö kommer numret att tilldelas posten när den sparas första gången. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Ange Leverantörsnumret eller använd funktionen Klistra in Special. När du trycker på Returtangenten kommer Leverantörens namn att hämtas in i fältet till höger. En separat post ska registreras för varje Leverantör som du har tänkt att skicka anbudsförfrågan till. Posterna kommer att lagra Leverantörernas svar på den här anbudsförfrågan. Namn Leverantörens namn anges automatiskt när Leverantörsnumret registreras. Anbud Klistra in Special Inställningen Anbud, modulen Inköp Ange Anbudets kod här. Det här refererar till arbetet som du vill ha utfört. Kommentar Anbudets namn anges här automatiskt när du har angivit Anbudskoden. Attest Markera den här kryssrutan i Inköpsorderprocessen för att visa att det här budet är det som har godkänts för det angivna Anbudet. En bock kommer att visas i bläddrafönstret vilket gör det enkelt att hitta de Anbud som har godkänts. 178

179 Kapitel 2: Inköp Registret Inköpsorderprocesser Stängd Markera den här kryssrutan när det är klart att Anbudet inte kommer att användas. Stänga poster kommer att visas i fönstret Inköpsorderprocesser: Bläddra men inte i fönstret Klistra in, vilket förhindrar att de används i Inköpsordrar och Leverantörsfakturor. När posten har markerats som stängd kan den inte längre förändras. Delfönster 1 Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Ange Valutan som används av Leverantören här. Värde När Leverantörens Anbud tas emot, ange dess värde här, i Valutan angiven ovan. Person Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange signaturen på Personen som är ansvarig för att ta hand om Leverantörens Anbud. Klass Klistra in Special Inställningen Inköpsorderklasser, modulen Inköp Ange Inköpsorderklassen (om någon). Inköpsorderklasserna möjliggör att Ordrarna kan analyseras i rapporter eller prioriteras. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Specificera ett eller flera Objekt, separerade med kommatecken. 179

180 Delfönster 2, 3 och 4 De här fönstren innehåller ett antal olika fält som kan användas för att lagra olika processtadier som Leverantören befinner sig i för det här Anbudet. Det finns fält för planerade datum och för faktiska datum 180

181 Kapitel 2: Inköp Underhåll Underhåll Underhållsfunktioner brukar hantera olika typer av uppdateringar eller utföra någon form av registervård för alla eller många av posterna i ett specifikt register. För att använda någon av de här funktionerna, välj Underhåll från menyn Arkiv. Följande fönster visas Dubbelklicka på ett av alternativen. Ett urvalsfönster kommer att visas där du kan bestämma vad underhållsfunktionen ska göra. Klicka på [OK] för att starta funktionen. Beställningsplanering Den här funktionen kommer att analysera vilka behov av inköp som du har för en specifik period i framtiden, baserat på den tidigare genomsnittliga försäljningen per månad. Funktionen kommer sedan att använda analysen för att skapa Inköpsordrar för Artiklarna som ska säljas i den framtida perioden. Rapporten Beställningsplanering ger dig en förhandsgranskning av hur många av varje Artikel som kommer att inkluderas på Inköpsordrarna som skapas med den här funktionen. För information om antalet beräknas, se beskrivningen av rapporten Beställningsplanering senare i det här kapitlet. Antalet som kommer att beställas visas i kolumn 11 i den här rapporten. Inköpsordrar som skapas med den här funktionen kommer att sparas som ej godkända i registret Inköpsorder. Du kan skriva ut flera Inköpsordrar 181

182 samtidigt genom att i modulen Inköp använda funktionen Dokument under menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Att godkänna och skriva ut Inköpsordrar beskrivs närmare tidigare i det här kapitlet. Artiklarnas Leverantörer kommer att väljas enligt följande 1. Leverantören som finns angiven på Artikelns eventuellt korresponderande Inköpsartikel, som också är markerad som Förvald, kommer att användas. Registret Inköpsartiklar finns beskrivet tidigare i det här kapitlet. 2. Om Artikeln saknar en korresponderande Inköpsartikel, kommer Leverantören att hämtas från fältet Förvald leverantör i inställningen Inköpsorderinställningar. En Inköpsorder utan Leverantör kommer att skapas om ingen förvald Leverantör finns specificerad eller om Artiklarna inte uppfyller kriteriet nämnt i punkt 1 ovan. De kan sedan ange den korrekta Leverantören eller fördela Artiklarna mellan Inköpsordrar med olika Leverantörer enligt behov. När du väljer funktionen Beställningsplanering öppnas följande urvalsfönster Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Funktionen kommer med hjälp av den genomsnittliga försäljningen per månad för varje Artikel beräkna den framtida försäljningen och därmed kunna skapa Inköpsordrar. Den genomsnittliga försäljningen beräknas utifrån godkända Fakturor med datum inom perioden som anges i det här fältet. Det rekommenderas att du noggrant fyller i den korrekta perioden. Om funktionen t.ex. ska inkludera hela kalenderåret, kommer flera månader utan försäljning att inkluderas i beräkningen, vilket innebär att genomsnittet inte blir korrekt. 182

183 Kapitel 2: Inköp Underhåll Perioden ska bestå av ett antal kompletta månader. Perioden kommer att avrundas uppåt till den närmaste hela månaden om inte en hel månad anges, Antal månader Funktionen beräknar den genomsnittliga försäljningen för varje månad och Artikel och använder sedan de här siffrorna till att förutspå försäljningen de närmaste månaderna. Funktionen skapar Inköpsordrar med ett antal som behövs av varje Artikel för att täcka den förutspådda försäljningen. Här ska du ange hur många månader som du vill att rapporten ska förutspå försäljningen för. Inga Inköpsordrar kommer att skapas om det här fältet lämnas tomt. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett Artikelnummer eller ett intervall av Artikelnummer, separerade med kolontecken (:) för att skapa Inköpsordrar för de här Artiklarna. Endast lagerförda Artiklar i intervallet kommer att beställas. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Ange en Artikelgrupp för att skapa Inköpsartiklar för Artiklar som tillhör en viss Artikelgrupp. Endast lagerförda Artiklar i intervallet kommer att beställas. Klicka på [OK] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund beroende på hur många Inköpsordrar som ska skapas. När funktionen är klar kommer du att återvända till fönstret Underhåll. Uppdatera inköpsartiklar Det är möjligt att automatiskt få Kostpriset på Artikelkortet uppdaterat när en Inköpsorder skapas. Den här uppdateringen inkluderar inte Inköpsartiklar. För att uppdatera priset på Inköpsartiklar i ett enda steg, använd den här funktionen. Funktionen kan även användas för att uppdatera Inköpsartikelns beskrivning, vilket är användbart om du har många Inköpsartiklar för en och samma Artikel. 183

184 Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Lämna det här fältet tomt om du vill uppdatera alla Inköpsartiklar. Ange ett Artikelnummer om du vill uppdatera Inköpsartiklar som tillhör en specifik Artikel. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör Uppdatera namn Uppdatera pris Ange ett Leverantörsnummer för att uppdatera Inköpsartiklar som tillhör en specifik Leverantör. Markera den här kryssrutan för att begränsa uppdateringen till Inköpsartiklarnas Beskrivning (namn). Den nya Beskrivningen hämtas från Artikelkortet och kommer att användas på alla tillhörande Inköpsartiklar. Markera den här kryssrutan om du vill att Inköpsartiklarnas pris ska uppdateras med kostpriset från registret Artiklar. Kostpriset på Artikelkortet kan uppdateras automatiskt från den senaste Inköpsordern. Notera att kostpriset kommer att uppdateras på alla tillhörande Inköpsartiklar, oavsett om de har markerats som Förvalda och oavsett vilken Leverantör som senast levererat Artikeln. I de fall där Inköpsartikelns pris är angiven i en annan Valuta än Basvalutan kommer uppdateringsprocessen att beräkna Valutan med hjälp av den aktuella Växelkursen. Klicka på [OK] för att starta uppdateringen. 184

185 Kapitel 2: Inköp Dokument Dokument Funktionen Dokument möjliggör att dokument och dokumentmallar kan skrivas ut i intervall (flera stycken på en gång). Välj Dokument från menyn Arkiv eller klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. När funktionen har blivit vald visas följande fönster som innehåller en lista med de dokument som kan skrivas ut från modulen Inköp. Varje dokument i listan skrivs ut med olika Dokumentmallar. För att skriva ut ett dokument följ nedanstående beskrivning 1. Markera ett lämpligt dokument i listan. 2. Använd menyn Special för att styra utskriftens destination. Det är förvalt att utskriften ska ske till vald skrivare. De andra alternativen är Utskriftskö (se kapitel Hansas gränssnitt i volym 1 för detaljerad beskrivning) eller Fax (om du har hårdvara som stödjer den funktionen). 3. Klicka på [OK]. Ett urvalsfönster kommer nu att visas. Här kan du avgöra vilken information som ska inkluderas i utskriften (t.ex. vilka Inköpsordrar som ska skrivas ut). Urvalsfönstren för respektive dokument beskrivs i detalj nedan. 4. Klicka på [OK] igen för att skriva ut dokumenten. 185

186 5. Stäng fönstret Dokument genom att klicka i stängningsrutan. För att bestämma vilken Dokumentmall som ska användas för respektive dokument i fönstret Dokument, följ nedan angivna instruktion (en standardmall för varje dokument medföljer Hansa) 1. Skapa en Dokumentmall (eller förändra standardmallen så att den passar dina behov) för varje dokument i registret Dokumentmallar i modulen System. I volym 1 av de här manualerna finns kapitlet som beskriver modulen System, där finns instruktioner kring hur du skapar Dokumentmallar. 2. Byt till modulen Inköp och öppna fönstret Dokument genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. 3. Markera ett dokument i listan och välj Definition från menyn Special. Följande fönster används för att tilldela ett dokument en eller flera Dokumentmallar. Det här beskrivs mer detaljerat i volym 1 av de här manualerna. Exempelvis kan varje alternativ använda sig av olika Dokumentmallar, t.ex. för bl.a. Leverantörens Språk eller Inköpsorderns Nummerserie. 4. Funktionen Definition behöver bara användas en gång för varje dokument. När du har utfört det här kommer valet av Dokumentmall ske automatiskt. Urvalsprocessen för varje dokument beskrivs nedan. För att skriva ut dokument för samtliga poster i databasen, lämna alla fält tomma i urvalsfönstret. Om det finns behov av att begränsa antalet dokument, använd fälten som det beskrivs nedan. Som det anges nedan, är det ofta möjligt att skriva ut ett intervall av poster, t.ex. ett intervall av Inköpsordernummer. För att göra det här, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolon. För t ex göra en utskrift för Leverantörerna 001 till 010, ange 001:010 i fältet för Leverantör. Beroende på typen av fältet används en alfanumerisk eller numerisk sortering. Om en alfanumerisk sortering används inkluderar urvalet 1:2 även 100, etc. 186

187 Kapitel 2: Inköp Dokument Inköpsorder Inköpsorderoffert Ange numret för en Inköpsorder eller ett intervall för flera Inköpsordrar (separerade med ett kolontecken) för att välja vilka poster som ska skrivas ut. Klicka sedan på [OK] i knappraden eller tryck på Returtangenten. Genom att klicka på skrivarsymbolen när Inköpsordern är öppen kan du skriva ut den individuella posten. Håll ner Shifttangenten när du klickar på skrivarsymbolen för att skriva ut posten till bildskärm. Hansa kan producera en utskriven Offert för arkivering. Internrekvisition Ange ett Offertnummer eller ett intervall av Offertnummer, separerade av ett kolontecken, för att välja vilka poster som ska skrivas ut. Klicka sedan på [OK] i knappraden eller tryck på Returtangenten. Du kan även klicka på skrivarsymbolen i knappraden när du befinner dig i en Inköpsorderoffert för att skriva ut den individuella posten. Håll ner Shifttangenten när du klickar på skrivarsymbolen för att skriva ut den till bildskärmen. Det här dokumentet kan användas för att skriva ut Internrekvisitioner för att underlätta processen med godkännande och attestering. 187

188 För att välja vilka poster som ska skrivas ut, ange ett Internrekvisitionsnummer eller ett intervall av Internrekvisitionsnummer, separerade med ett kolontecken. Klicka sedan på [OK] i knappraden eller tryck på Returtangenten. Du kan även klicka på skrivarsymbolen i knappraden när du befinner dig i en Internrekvisition för att skriva ut den individuella posten. Håll ner Shifttangenten när du klickar på skrivarsymbolen för att skriva ut den till bildskärmen. Inköpsorderpåminnelse, Inköpsorderbekräftelse De här alternativen fungerar på samma sätt som för Inköpsorder, redan beskrivet ovan. De här dokumenten ger dig möjlighet att använda olika dokumentmallar beroende på vilka behov du har vid olika tillfällen. 188

189 Kapitel 2: Inköp Rapporter Rapporter Utskrifter i modulen Inköp utförs på samma sätt som i Hansas övriga moduler. Välj Rapporter från menyn Arkiv eller klicka på [Rapporter] i Huvudmenyn. Kortkommandot Ctrl-R (Windows) eller -R (Macintosh) kan också användas. Markera sedan lämplig rapport i listan. I modulen Inköp finns följande rapporter tillgängliga Använd menyn Special för att bestämma var rapporten ska skrivas ut (utskrift till bildskärm är förinställt). Du kan initialt skriva ut till bildskärm för att senare skicka rapporten till en skrivare genom att klicka på skrivarsymbolen. Alternativt kan du skriva ut rapporten till en textfil, vilken du kan öppna, analysera och redigera med ett ordbehandlings- eller kalkylprogram. När utskriftsdestinationen är vald, klicka på [OK]. Ett urvalsfönster kommer att öppnas där du kan välja vilken information som ska inkluderas i rapporten. Klicka på [OK] igen för att skriva ut rapporten. Oberoende av rapport, kan alla fält lämnas tomma i urvalsfönstret för att rapporten ska innehålla samtliga poster i databasen. Om rapporten behöver begränsas till att innehålla färre poster, använd de fält som finns beskrivna för respektive rapport nedan. Där det specificeras nedan, är det ofta möjligt att skriva ut en rapport för ett intervall av t ex Leverantörer. För att göra det, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolon. För att t.ex. skriva ut Leverantörerna

190 till 010, ange 001:010 i fältet för Leverantör. Beroende på fältet kan sorteringen vara antingen alfanumerisk eller numerisk. Där en alfanumerisk sortering används kommer intervallet 1:2 också att inkludera 100, osv. Om ett rapportfönster är aktivt på skärmen finns kommandot Räkna om tillgängligt under menyn Special. Det här kommandot används för att uppdatera rapporten efter förändringar i informationen som rapporten bygger på. Bristlista Den här rapporten visar lagersaldot för varje Artikel, vilket antal som finns i Säljorder, vilket antal som finns i Inköpsorder och ett förslag till hur mycket som ska beställas. Förlaget tar med det aktuella lagersaldot, det ej levererade antalet i Säljordrar, Artikelns Beställningspunkt samt den förvalda Inköpsartikelns minsta beställningskvantitet i beräkningen. För att få en aktuell Bristlista är det nödvändigt att hålla ett antal register uppdaterade. Artikeln måste finnas registrerad både i registret Artiklar och Inköpsartiklar, och de här registren måste innehålla rätt och aktuell information Registret Inköpsorder innehåller information om tidigare Inköpsordrar. Registret Säljorder innehåller information om Säljordrar som ännu inte har levererats. Varje Artikel måste vara definierad som Lagerförd och ett värde för Beställningspunkt måste finnas angiven. För varje Artikel måste minst en Inköpsartikel finnas registrerad, specificerad med normal och minsta beställningskvantitet. Registret Inleveranser tillhandahåller information om fysiska inleveranser till lagret och påverkar lagersaldot. Registret Utleveranser påverkar också lagersaldot. Precis som rapporten Beställningsunderlag (se nedan), använder Bristlistan all ovanstående information för att kunna presentera ett inköpsförslag för lagerförda Artiklar. Rapporten beställningsunderlag visar endats de Artiklar som kan beställas via funktion Skapa inköpsordrar under menyn Special (d.v.s. de Artiklar som har korresponderande Inköpsartiklar som är markerade som förvalda), medan den här rapporten visar alla lagerförda Artiklar. 190

191 Kapitel 2: Inköp Rapporter Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Artikel eller ett intervall av Artiklar. Endast lagerförda Artiklar kommer att visas i rapporten. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp eller ett intervall av Artikelgrupper. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Artiklar, lagersaldon och Säljordrar på ett specifikt Lagerställe. Avdelning Klistra in Special Registret Avdelningar, modulen Varulager Om rapporten ska visa Artiklar som tillhör en specifik Avdelning (angiven på delfönster 2 i Artikeln), ange Avdelningen här. 191

192 Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Om en Persons signatur anges här kommer endast Artiklar med en förvald Inköpsartikel som tillhör den angivna Personen att visas i rapporten. Säljgrupp Om en Säljgrupp anges här kommer endast Artiklar med en förvald Inköpsartikel som tillhör den angivna Säljgruppen att visas i rapporten. Sortering Rapporten kan sorteras efter Artikelnummer, Artikelgrupp eller Beskrivning (namn). Endast med saldo Markera det här alternativet om du inte vill att rapporten ska inkludera Artiklar utan lagersaldo. Det betyder vanligtvis att några Artiklar som du har brist av kommer inte att visas i rapporten. Endast med förslag Markera det här alternativet om du vill att rapporten endast ska innehålla Artiklar som kommer att ges inköpsförslag på (d.v.s. de Artiklar som du har brist av). Beställningsplanering Den här rapporten kan användas för att analysera vilka behov av inköp som du har de närmaste månaderna, baserat på tidigare försäljning. Rapporten ger dig en förhandsgranskning av hur många av varje Artikel som kommer att inkluderas på Inköpsordrar, som senare kan skapas med underhållsfunktionen Beställningsplanering. 192

193 Kapitel 2: Inköp Rapporter Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Rapporten kommer att visa den genomsnittliga försäljningen per månad för varje Artikel. Siffrorna används sedan för att beräkna den framtida försäljningen och därmed även kunna ge ett beställningsförslag. Den genomsnittliga försäljningen beräknas utifrån godkända Fakturor med datum inom perioden som anges i det här fältet. Det rekommenderas att du noggrant fyller i den korrekta perioden. Om rapporten t.ex. ska inkludera hela kalenderåret, kommer flera månader utan försäljning att inkluderas i beräkningen, vilket innebär att genomsnittet inte blir korrekt. Perioden ska bestå av ett antal kompletta månader. Perioden kommer att avrundas uppåt till den närmaste hela månaden om inte en hel månad anges, Antal månader Rapporten visar den genomsnittliga försäljningen för varje månad och Artikel och använder sedan de här siffrorna till att förutspå försäljningen de närmaste månaderna. Rapporten föreslår sedan hur mycket som ska beställas av varje Artikel för att täcka den förutspådda försäljningen. Här ska du ange hur många månader som du vill att rapporten ska förutspå försäljningen för. Inga beställningsförslag kommer att beräknas om det här fältet lämnas tomt. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett Artikelnummer eller ett intervall av Artikelnummer, separerade med kolontecken (:) för att förutspå försäljningen och beställningsbehovet för de här Artiklarna. Endast lagerförda Artiklar i intervallet kommer att visas i rapporten. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Ange en Artikelgrupp för att förutspå försäljningen och beställningsbehovet för Artiklar som tillhör en viss Artikelgrupp. Endast lagerförda Artiklar i intervallet kommer att visas i rapporten. 193

194 Rapporten innehåller elva kolumner enligt följande 1. Art. nummer Endast lagerförda Artiklar visas i rapporten. 2. I lager Antalet i lagret när rapporten produceras. Det behöver inte vara antalet i slutet på rapporteringsperioden. 3. Beställt Antal i Inköpsordrar som inte har inlevererats när rapporten produceras. Det behöver inte vara antalet i slutet på rapporteringsperioden. Antalet är hämtat från både godkända och inte godkända Inköpsordrar, 4. I order Antal i Säljordrar som inte har utlevererats när rapporten produceras. Det behöver inte vara antalet i slutet på rapporteringsperioden. 5. Teoretiskt lager Lagersaldot efter att Inköp- och Säljordrarna i kolumn 3 och 4 har levererats. 6. Försäljning Antalet som har sålts under rapporteringsperioden, beräknat från godkända Fakturor som är registrerad inom den här perioden. 7. Snitt. förs. Det genomsnittliga antalet som har sålts per månad. Det här antalet i kolumn 6 som är delat med rapporteringsperiodens antal månader. Det rekommenderas inte att du använder kalenderår som rapporteringsperiod, eftersom den genomsnittliga siffrorna inte kommer att bli korrekta när framtida månader inte innehåller någon försäljning. 8. Förväntad förs. Den genomsnittliga försäljningen i kolumn 7 multipliceras med Antal månader angivet i fönstret Urval beställningsplanering. Det här visar där med den förutspådda försäljningsnivån för det antalet månader. 9. Best.punkt Beställningspunkten från delfönster 2 på Artikeln. 10. Min. best. kvant Minsta beställningskvantiteten från den lämpliga Inköpsartikeln. 11. Beställningsförslag Beställningsförslaget baserat på den förutspådda försäljningen (kolumn 8), det teoretiska lagret (kolumn 194

195 Kapitel 2: Inköp Rapporter 5), beställningspunkten (kolumn 9) och den minsta beställningskvantiteten (kolumn 10). Det här antalet kommer att inkluderas på Inköpsordrar som skapas av underhållsfunktionen Beställningsplanering. Beställningsunderlag Den här rapporten liknar Bristlistan, med den skillnaden att den endast visar Artiklar som kan beställas via funktionen Skapa Inköpsorder under menyn Special (de Artiklar som är kopplade till en förvald Inköpsartikel). Inköpsprislista Den stora skillnaden mellan Bristlistans och Beställningsunderlagets urvalsfönster är kryssrutan Prioritera angiven Leverantör. Om du har specificerat en Leverantör kan du markera den här kryssrutan för att inkludera alla Inköpsartiklar som Leverantören levererar, även de som Leverantören inte är angiven som Förvald på. Om du markerar den här kryssrutan utan att ange en Leverantör, kommer rapporten bli tom om inte en Förvald Leverantör har angivit i inställningen Inköpsorderinställningar. I det här fallet kommer rapporten att ta för givet att alla Artiklar ska beställas från den Leverantören (även de som har förvalda Inköpsartiklar). Den här rapporten listar valda Inköpsartiklar, och visar deras Inköpspris, Leverantörer och vilken av dem som är Förvald. 195

196 Inköpsorderjournal Artikelnr Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Numeriskt Använd det här urvalet för att begränsa rapporten till en specifik Artikel eller ett intervall av Artiklar. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Artiklar från en specifik Leverantör. Sortering Rapporten kan endast sorteras efter Artikelnummer eller Leverantörsnummer. Pris från Använd de här alternativen för att specificera om Inköpspriset i rapporten ska hämtas från Inköpsartikeln eller från registret Artiklar. I det senare alternativet används Kostpriset från delfönster 3 på Artikeln. Den här rapporten visar registrerade Inköpsordrar. Du kan välja att skriva ut rapporten för ett intervall av Inköpsordrar, för en period eller för en specifik Leverantör. 196

197 Kapitel 2: Inköp Rapporter Inköpsorder Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Inköpsorder eller ett intervall av Inköpsordrar. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System. Ange rapportens start- och slutdatum. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör För att begränsa rapporten till Inköpsordrar som är ställda till en specifik Leverantör, ange Leverantörsnumret här. Klass Klistra in Special Inställningen Inköpsorderklasser, modulen Inköp Ange en Inköpsorderklass för att begränsa rapporten till att endast visa Inköpsordrar som tillhör en specifik Klass. Funktion Använd de här alternativen för att avgöra vilken nivå av detaljer som ska visas i rapporten. Sammandrag Det här alternativet är förvalt för rapporten och visar den viktigaste informationen kring Inköpsordrar i ett tabellformat. Specificerat Om du markerar det här alternativet kommer rapporten att visa all tillgänglig information kring varje Inköpsorder. 197

198 Inköpsorder periodiseringar Den här rapporten är mycket lik rapporten Inköpsorderstatus nedan när den tas fram med alternativet Löpande. Men, där den rapporten endast visar Inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier och som har levererats men inte fakturerats, visar den här rapporten samtliga Inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier. Artiklarna visas individuellt för varje Inköpsorder. Artikelnummer, Beskrivning, Kostnadskonto, värde och eventuella Objekt, tillsammans med beställt, levererat och fakturerat antal, samt antalet som väntar på fakturering. På Inköpsordernivå kommer Inköpsordernummer, Leverantörsnummer och -namn, Objekt och Planerad leveransdag att visas. Inköpsorder Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa en enda Inköpsorder eller ett intervall av Inköpsordrar. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum. Första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställt. 198

199 Kapitel 2: Inköp Rapporter Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till Inköpsordrar som tillhör en specifik Leverantör (eller Leverantörer), ange leverantörsnumret (eller ett intervall av Leverantörer separerade med kolontecken). Objekt (från huvud) Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till Inköpsordrar som innehåller ett enskilt Objekt, ange det Objektet här. Det här refererar till Objekt som är angivna på Ordernivå, inte dem som är angivna på separata rader i Inköpsordern. Om du ange ett flertal Objekt separerade med kommatecken, kommer endast de Inköpsordrar som innehåller samliga Objekt att visas i rapporten. Objekttyp Klistra in Special Inställningen Objekttyper, modulen Redovisning För att visa Inköpsordrar som innehåller Objekt som tillhör en specifik Objekttyp, ange Objekttypen här. Det här refererar till Objekt som är angivna på Ordernivå, inte dem som är angivna på separata orderrader. Objekt (från rad) Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till Inköpsordrar med rader som innehåller enskilda Objekt, ange Objektet här. Om du anger ett antal Objekt separerade med kommatecken, kommer endast de Orderrader som innehåller samtliga angivna Objekt att visas. Konto Klistra in Special Registret Konton, modulen System För att begränsa rapporten till Inköpsordrar med rader som innehåller ett specifikt kostnadskonto under flik B, ange det kontot här. Datum För varje Inköpsorderrad visas det beställda, mottagna, och fakturerade antalet, samt vilket antal som ska 199

200 Urval faktureras. Om du vill att de här antalet ska beräknas för ett specifikt datum, ange det datumet här. Det är förinställt att endast godkända Inköpsordrar ska visas i rapporten. Du kan med de här alternativen även inkludera stängda och ej godkända Inköpsordrar. Inköpsorderstatus Den här rapporten kan betraktas som en mer detaljerad version av Inköpsorderjournalen, som kan användas när det inte bara är nödvändigt att lista Inköpsordernummer utan även visa antalet av Artiklar i relaterade Inleveranser och Leverantörsfakturor. Inköpsorder Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa en enda Inköpsorder eller ett intervall av Inköpsordrar. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum. Första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställt. 200

201 Kapitel 2: Inköp Rapporter Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till Inköpsordrar som tillhör en specifik Leverantör (eller Leverantörer), ange leverantörsnumret (eller ett intervall av Leverantörer separerade med kolontecken). Objekt (från huvud) Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till Inköpsordrar som innehåller ett enskilt Objekt, ange det Objektet här. Det här refererar till Objekt som är angivna på Ordernivå, inte dem som är angivna på separata rader i Inköpsordern. Om du ange ett flertal Objekt separerade med kommatecken, kommer endast de Inköpsordrar som innehåller samliga Objekt att visas i rapporten. Objekttyp Klistra in Special Inställningen Objekttyper, modulen Redovisning För att visa Inköpsordrar som innehåller Objekt som tillhör en specifik Objekttyp, ange Objekttypen här. Det här refererar till Objekt som är angivna på Ordernivå, inte dem som är angivna på separata orderrader. För löpande rapportering Om du använder alternativen Löpande eller Löpande per kontonummer (beskrivna nedan), kommer rapporten vanligtvis att visa de Inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier mot vilka varor emottagits men inga Fakturor har tagits emot. Om du vill att rapporten ska visa Inköpsordrar som mot vilka varor har tagits emot ett specifikt datum, men ingen Faktura har mottagits det datumet, ange datumet här. Urval Det är förinställt att endast godkända Inköpsordrar ska visas i rapporten. Du kan med de här alternativen även inkludera stängda och ej godkända Inköpsordrar. Funktion De här alternativen används för att kontrollera vilken nivå av detaljer som ska visas i rapporten. Sammandrag Det här alternativet visar alla Inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier. För varje 201

202 Inköpsorderstock Specificerat Inköpsorder visas individuellt för varje Artikel, Artikelnummer och benämning, samt eventuella Objekt tillsammans med antalet som ha beställts, mottagits och fakturerats. På Inköpsordernivå visas Inköpsordernumret, Leverantörsnumret- och namn, Objekt och Planerad leveransdag. Som tillägg till informationen som visas med ovanstående alternativ visar det här alternativet Leverantörens adress och, för varje Inköpsorder visas alla relaterade Inleveranser och Leverantörsfakturor, Samtliga rader i Inleveranserna och Leverantörsfakturorna visas individuellt tillsammans med lämpliga kostpris, antal, serienummer och kostnadskonton Löpande Det här alternativet visar endast de Inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier med varor som har tagits emot men inte har blivit fakturerat. Om ett datum har angivits i fältet Datum: ovan, visas Inköpsordrar som har blivit levererade den dagen men som inte har fakturerats den dagen. Utformningen liknar alternativet Sammandrag fast med tillägg av information kring vilket antal som väntas bli fakturerat för varje Inköpsorderrad, samt värde och kostnadskonto. För att ta samma rapport fast medsamtliga Inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier, använd rapporten Inköpsorder periodiseringar som beskrivs ovan. Löpande per konto Det här alternativet visar beloppen som bokats mot varje kostnadskonto av Leverantörsfakturor som tagits emot för de utvalda Inköpsordrarna. Den här rapporten ger dig information om systemets Inköpsordrar som ännu inte är levererade eller är dellevererade. Den visar Inköpsordernummer, Orderdatum, Leverantör och värdet på de Artiklar som ännu inte har levererats. Ytterligare information är tillgänglig, beroende på vilka alternativ som väljs i urvalsfönstret. 202

203 Kapitel 2: Inköp Rapporter Ordernr Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Inköpsorder eller ett intervall av Inköpsordrar. Art.nr Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik Artikel. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör För att begränsa rapporten till en enda Leverantör, ange Leverantörsnumret här. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Planerad leverans Klistra in Special Aktuellt datum Om du vill att rapporten ska visa Inköpsordrar som planeras att levereras ett specifikt datum (fältet Plan. lev i delfönster 1 på Inköpsordern ligger till grund för urvalet), ange det datumet här. 203

204 Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställe, modulen Varulager Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa Artiklar som planeras att levereras till ett specifikt Lagerställe (angivet på delfönster 6 i Inköpsordern). Visa endast ej levererade artiklar Om du tar ut en rapport för Dellevererade Inköpsordrar och använder alternativen Specificerat och Antal, kommer rapporten endast att visa ej levererade eller dellevererade Orderrader om den här kryssrutan markeras. Om kryssrutan inte markeras kommer alla Orderrader att visas. Inklusive minsta ordersumma Om det här alternativet markeras kommer beloppet för minsta ordersumma från delfönster 3 på Leverantören att visas för varje Inköpsorder. Det här visas endast för alternativen Sammandrag och Specificerat. Planerad lev. datum på sammandrag Alternativet Sammandrag visas vanligtvis Orderdatumet från varje Inköpsorder. Med den här kryssrutan kommer istället det Planerade leveransdatumet att visas. Funktion Sammandrag Specificerat Orderrader Använd de här alternativen för att kontrollera vilken nivå av detaljer som rapporten ska visa. Det här alternativet visar den viktigaste informationen kring Inköpsordrarna (Ordernummer, Datum, Leverantörsnamn och Ordervärdet som ännu inte tagits emot) i en tabell. Det här alternativet visar, på Inköpsordernivå, den vanligaste informationen kring Betalningsvillkor och Planerad leverans. Den visar också Inköpsorderrader med Artikelnummer och Beskrivning, ej levererat Antal och Värde. Det här alternativet visar minsta möjliga information om Inköpsordern (Ordernummer, Datum och Planerad leverans). För alla Inköpsorderrader som inte har levererats visas Artikelnummer, ej levererat Antal och Värde. 204

205 Kapitel 2: Inköp Rapporter Funktion Belopp Antal Urval Använd de här alternativen för att bestämma om rapporten ska visa värde (belopp) eller antal. Rapporten kommer att visa värdet för respektive Inköpsorder som inte ännu har levererats. Det här alternativet är endast användbart om du använder alternativet Specificerat eller Orderrader. Om du gör det kommer det levererade och inte levererade antalet att visas för respektive Orderrad. Markera en eller flera av kryssrutorna för att inkludera Inköpsordrar med olika status. Leverantör/artikelstatistik Rapporten Leverantör/artikelstatistik analyserar i formatet Leverantör-för- Leverantör inköpen i både kvantitets- och omsättningsform för Artiklar från Leverantörer. Där det behövs visas även serienummer. Informationen hämtas från registret Inleveranser i modulen Varulager. Leverantörer Klistra in Special Registret Leverantörer Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Artiklar som är inköpta från en specifik Leverantör eller ett intervall av Leverantörer. 205

206 Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Inleveranser som är registrerade under en specifik period. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Artiklar som köpts in under den specificerade perioden. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp som köpts in under den specificerade perioden. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Om en Persons signatur anges här kommer endast Artiklar med en förvald Inköpsartikel som tillhör den angivna Personen att visas i rapporten. Säljgrupp Om en Säljgrupp anges här kommer endast Artiklar med en förvald Inköpsartikel som tillhör den angivna Säljgruppen att visas i rapporten. Inkl. artikelnamn Markera den här kryssrutan för att Artiklarnas benämning ska skrivas ut i rapporten. Visa antal 2 Urval Funktion Sammandrag Använd det här alternativet för att lagerantalet ska uttryckas i två olika enheter. Det kan endast användas på de Artiklar som har Enhet 2 och Enhetskoefficient angivet under delfönster 3. Här specificerar du om rapporten ska visa både Godkända och Ej godkända Inköpsordrar eller bara en av dem. Här specificerar du vilken nivå av detaljer som rapporten ska innehålla. En enda rad per Leverantör/Artikelkombination visas med information om inköpt antal, det 206

207 Kapitel 2: Inköp Rapporter Specificerat genomsnittliga kostpriset och den totala kostnaden. En rad visas för varje individuell Artikel med information om kostpris, serienummer, frakt, tull och extra kostnader. 207

208 Export Funktionen Export möjliggör export av specifik information till tabbseparerade textfiler, som i sin tur kan bearbetas i externa programvaror för t.ex. ordbehandling, kalkylberäkningar eller page make-up. Med importfunktionerna Automatisk och Automatiskt, manuell filsökning i modulen System, kan de här filerna även användas för import i andra databaser eller företag i Hansa. Kom ihåg att även rapporter kan skrivas ut till disk. Den mesta informationen som lagras i Hansa är tillgänglig för bearbetning i andra applikationer genom textfiler. För att skapa en exportfil, välj Exporter från menyn Arkiv eller klicka på [Export] i Huvudmenyn. Fönstret som illustreras nedan kommer att öppnas. Det visar de Exporter som kan produceras från modulen Inköp. Dubbelklicka på en av posterna i listan. För varje alternativ öppnas sedan ett urvalsfönster, där du kan välja vad den exporterade textfilen ska innehålla. Klicka på [OK] för att namnge filen och bestämma var den ska sparas. Inköpsorderrader Det här kommandot exporterar information från en eller flera Inköpsordrar. Resultatet av exporten är en textfil som innehåller en rad för varje Inköpsorderrad. Filen kan användas för vidare statistiska analyser. 208

209 Kapitel 2: Inköp Export Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum. Ordernr Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa exporten till att innehålla raderna från en specifik Inköpsorder eller från ett intervall av Inköpsordrar. Lev.nr Klistra in Special Registret Leverantörer Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa exporten till att innehålla rader från Inköpsordrar som är ställda till en specifik Leverantör eller från ett intervall av Leverantörer. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa exporten till att innehålla Inköpsorderrader för en specifik Artikel eller för ett intervall av Artiklar. 209

210 Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa exporten till att innehålla Inköpsorderrader för Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Planerad leverans Klistra in Special Aktuellt datum Om du vill exportera rader från Inköpsordrar som ska levereras ett specifikt datum (baserat på fältet Plan.lev på delfönster 1 i Inköpsordern), ange datumet här. Sortera Välj Nummer eller Leverantör som sorteringsordning. Urval Välj ett eller flera av alternativen. Klicka på [OK] för att starta exporten. Namnge filen och bestäm var den ska sparas i dialogrutan. När exporten är klar, stäng fönstret Export genom att klicka i stängningsrutan. 210

211 Varulager

212 Kapitel 3: Modulen Varulager I den här modulen registreras leveranser till och från varulagret. Modulen Varulager samverkar med modulerna Order, Fakturering, Projekt, Inköp, Produktion och Redovisning. Registret Utleveranser uppdateras alltid från modulen Order och Inleveranserna kan skapas från modulen Inköp om den är installerad. Alla leveranser in och ut i lagret registreras och sparas som transaktioner i modulen Varulager. Hansa kan, om önskvärt, uppdatera lagervärdena i modulen Redovisning. Lagret kan bestå av flera fristående lagerställen. Ett flertal rapporter ger dig information om lagrets innehåll och värde. Kostnadskontering För många företag är det tillräckligt att hålla reda på lagervärden genom att ta ut månatliga lagervärderingsrapporter och sedan uppdatera Balansräkningen och kostnaden av försäljningsvärdena med månatliga Verifikat i modulen Redovisning. Men för andra företag är det viktigt att de här värdena är konstant uppdaterade, vilket för med sig att Balans- och Resultaträkningen kan tas ut när som helst med korrekta siffror. För de här användarna skapas Verifikat i Redovisningen ( kostnadskonteringar ) varje gång varor levereras in eller varor säljs från lagret, vilka uppdaterar lagervärdena. Det finns möjlighet att välja om Verifikat ska skapas för utlevererade varor när Fakturan eller Utleveransen godkänns. För att konteringar ska kunna utföras måste de aktuella Artiklarna vara lagerförda. När inställningarna som är beskrivna nedan är utförda, kommer kostnadskonteringar att skapas automatiskt. Skapa kostnadskontering Gör följande för att systemet ska kostnadskontera 1. Definiera Artikelgrupper enligt beskrivningen i kapitlet Artiklar och Priser i volym 1 av de här manualerna. Försäkra dig om att kostnadsoch kreditkonto har definierats för varje grupp, samt att en Kostnadskonteringsmodell har valts. Även om kostnadskonteringar kan skapas för Artiklar som inte tillhör någon Artikelgrupp, är det lättare att underhålla systemet med hjälp av Artikelgrupper eftersom det är enklare 212

213 Kapitel 3: Varulager - Kostnadskontering att förändra kostnads- och kreditkonton samt Kostnadskonteringsmodeller för en specifik Artikelgrupp istället för individuella Artiklar. Säkerställ att kryssrutan Använd artikelgrupper för kontering är markerad i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager om du vill att Artikelgrupperna ska vara grunden i ditt kostnadskonteringssystem. Det rekommenderas att samtliga lagerförda Artiklar tillhör en Artikelgrupp och att samtliga Artikelgrupper är specificerade med kostnads- och kreditkonton. Om den här kryssrutan inte är markerad, kommer kostnads- och kreditkontona i Artikelgrupperna att ignoreras av din kostnadskonteringsstruktur. 2. Säkerställ att samtliga Artiklar som det ska skapas kostnadskonteringar ifrån har definierats som Lagerförda på delfönster 1 i Artikeln. Om du använder alternativet Använd artikelgrupper för kostnadskontering, tilldela alla lagerförda Artiklar en Artikelgrupp. 3. I modulen Fakturering,. definiera konton för Lager, Inköpskontroll och Lagerkostnad på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund). Kontona kommer att användas i de fall Artikelgruppen eller Lagerstället saknas motsvarande konton. Regler för vilka konton som används beskrivs senare i avsnitten Kostnadskontering vid inleveranser och Kostnadskontering vid fakturering och utleveranser. I samma inställning ska även konton för Extra kostnad, Fraktkostnad och Tullkostnad definieras. 4. Om du har fler än ett Lagerställe, definiera dem i registret Lagerställen i modulen Varulager. För varje Lagerställe kan du definiera ett separat Lagerkonto som ska debiteras vid Inleverans av varor och krediteras vid Utleverans av varor. I det här fallet rekommenderas att alternativet FIFO per lagerställe markeras i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager. Det här alternativet säkerställer att Artiklarna hämtas från Lagerställena i den ordning de levererades in. Det rekommenderas även att alternativet Kräv lagerställe markeras eller ett Huvudlager anges (båda alternativen finns i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager). Det här kommer att säkerställa att Lagerställe alltid specificeras för in- respektive utleveranser. 5. Inställningen Försystem i modulen Redovisning används för att bestämma när kostnadskonteringen kommer att ske. 213

214 Om du vill att Verifikat med kostnadskontering ska skapas när Utleveransen godkänns, markera kryssrutan Verifikat från utleveranser. Annars kommer kostnadskonteringen att ske i samband med fakturering. Om du väljer det senare alternativet, försäkra dig om att kryssrutan Faktura uppdatera lager är markerad i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Även alternativet Verifikat från inleveranser bör markeras. Det säkerställer att en ingående kontering sker som kan balansera den utgående konteringen på Fakturan eller Utleveransen. Det resulterar i att en ingående kontering kommer att kreditera ett inköpskontrollskonto och debitera ett Lagerkonto, medan den utgående konteringen kommer att kreditera Lagerkontot och debitera Lagerkostnadskontot. Hansa erbjuder även möjligheten att endast skapa ingående kostnadskonteringar. De här Verifikaten kommer att debitera Lagerkostnadskontot direkt utan att kontera Lagerkontot alls. Om du vill använda det här systemet, avmarkera alternativet Verifikat från utleveranser i den här inställningen, men låt fortfarande alternativet Verifikat från inleveranser vara markerat. Se avsnittet Kostnadskontering endast på inköpssidan nedan för ytterligare information. 6. Om du har valt att den förvalda kostnadskonteringsmodellen ska användas på delfönster 2 i Artikelgrupperna (för att beräkna kostnaden som ska bokas i det utgående kostnadskonteringsverifikatet), måste du i 214

215 Kapitel 3: Varulager - Kostnadskontering inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering välja vilken Kostnadskonteringsmodell som ska vara förvald. Den här modellen kommer även att användas för Artiklar som inte tillhör någon Artikelgrupp. Inställningen Kostnadskontering beskrivs i kapitlet Fakturering i volym 2 av de här manualerna. 7. Fler alternativ för kostnadskonteringsinställningar finns i modulen Varulager, se det avsnittet som beskriver inställningen Kostnadskontering, senare i det här kapitlet. Kostnadskontering från Inleveranser Förutsatt att punkterna ovan har följts (särskilt punkt 3 och 5) kommer Verifikat att skapas när Inleveranser godkänns. Det används ingen kostnadskonteringsmodell vid det här tillfället, utan beloppet som bokas hämtas direkt från Inleveransposten. Vilket konto som ska krediteras avgörs enligt följande 1. Kreditkontot från flik E på Inleveransen används. Det här fältet ges inget förinställt värde. 2. I alla andra fall kommer kontot som är angivet för Inköpskontroll i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. Vilket konto som ska debiteras avgörs enligt följande 1. Kostnadskontot från flik E i Inleveranser används. Det här fältet innehåller endast ett värde om Inleveransen är skapad från en Inköpsorder samt om alternativet Överför konto och objekt till inleverans är markerat i inställningen Inköpsorderinställningar. Det här alternativet ska endast användas om du endast skapar kostnadskonteringsverifikat på inköpssidan. Se avsnittet Kostnadskontering endast på inköpssidan nedan för ytterligare information. 2. Lagerkontot som angivits på Lagerstället kommer att debiteras. 3. Om det här fältet är tomt eller om ett Lagerställe inte är specificerat och om alternativet Använd artikelgrupper för kontering är markerad i inställningen Kostnadskontering, debiteras kreditkontot som är angivet på Artikelgruppen som Artikeln tillhör. 4. Om det här fältet är tomt eller om Artikeln inte tillhör någon Artikelgrupp eller om inte alternativet Använd artikelgrupper för kontering är markerat i inställningen Kostnadskontering kommer Lager- 215

216 kontot angivet i inställningen Kontering (Kund) på delfönster 4 i modulen Fakturering att debiteras. Kostnadskontering från Utleveranser och Fakturor Verifikat med en utgående kostnadskontering där lagret minskas, kan skapas när Utleveranser godkänns eller när Fakturor godkänns. Utleveranser För att skapa Verifikat med kostnadskonteringar från Utleveranser, markera kryssrutan Verifikat i inställningen Försystem i modulen Redovisning (se punkt 5 i avsnittet Skapa kostnadskontering ). Kontrollera att även kryssrutan Verifikat från inleverans är markerad i samma inställning, så att kostnadskonteringen sker på både ingående och utgående leveranser till lagret. Beloppen beräknas utifrån modellen som valts under Kostnadsmodell, utleverans i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. Kontot som krediteras av sådana Verifikat bestäms enligt följande 1. Lagerkontot angivet på det specificerade Lagerstället kommer att krediteras. 2. Om det här är tomt eller om inget Lagerställe finns specificerat, kommer Kreditkontot i Artikelgruppen som Artikeln tillhör att användas om alternativet Använd artikelgrupper för kontering i inställningen Kostnadskontering är markerat. 3. Om fältet är tomt, om Artikeln inte tillhör någon Artikelgrupp eller om alternativet Använd artikelgrupper för kontering inte är markerat kommer Lagerkontot på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. Kontot som debiteras av sådana Verifikat bestäms enligt följande 1. Om alternativet Använd artikelgrupper för kontering i inställningen Kostnadskontering är markerat kommer Artikelgruppens Kreditkonto att användas. 2. Om det här är tomt, om alternativet Använd artikelgrupper för kontering inte är markerat eller om Artikeln inte tillhör en Artikelgrupp, kommer kontot för Lagerkostnad på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund), att debiteras. 216

217 Kapitel 3: Varulager - Kostnadskontering! Utleveranser kan endast skapas från Säljordrar och en Säljorder kan inte faktureras förrän Utleveransen har godkänts. Fakturor kan däremot registreras direkt, utan referens till en Säljorder. När det har fastställt att utgående leveranser från lagret ska kostnadskonteras på Utleveranser, rekommenderas det att även Fakturor utan referens till Säljordrar skapar kostnadskontering med hjälp av modellen som beskrivs nedan, eftersom det inte finns någon Utleverans som konterar de här transaktionerna. För att konteringen ska ske på de här Fakturorna, säkerställ att alternativet Faktura uppdatera lager är markerat på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund). Om du upptäcker att det inte skapas några Verifikat från Utleveranserna trots att det är specificerat så i inställningen Försystem, är Kostnadskonteringsmodellen troligtvis satt till Ingen. Fakturor För att försäkra dig om att det skapas kostnadskonteringar för utgående leveranser från lagret enbart vid faktureringen, avmarkera alternativet Verifikat från utleveranser i inställningen Försystem i modulen Redovisning (se steg 5 i avsnittet Skapa kostnadskontering ovan). Säkerställ att alternativet Verifikat från inleveranser fortfarande är markerat så att kostnadskonteringen balanserar. Kontrollera sedan att alternativet Faktura uppdatera lager är markerat på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund). Beloppen som konteras beräknas med hjälp av Kostnadskonteringsmodellen som valts för Artikelns Artikelgrupp. Om Artikeln inte tillhör någon Artikelgrupp eller om inget Kreditkonto eller Kostnadskonto har angivits, används den markerade modellen under Kostnadskonteringsmodell, faktura i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. Kontot som krediteras i de här Verifikaten bestäms enligt följande 1. Lagerkontot angivet på det specificerade Lagerstället kommer at krediteras. 2. Om det är tomt eller inget Lagerställe är specificerat och om alternativet Använd artikelgrupp för kontering i inställningen Kostnadskontering är markerat, kommer Kreditkontot angivet på Artikelgruppen som Artikeln tillhör att krediteras. 217

218 Returnerade varor 3. Om det här fältet är blankt, om Artikeln inte tillhör en Artikelgrupp eller om alternativet Använd artikelgrupp för kontering i inställningen Kostnadskontering inte är markerat, kommer Lagerkontot på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. Kontot som debiteras i de här Verifikaten bestäms enligt följande 1. Om alternativet Använd artikelgrupper för kontering inte är markerat i inställningen Kostnadskontering kommer Artikelns Kostnadskonto att debiteras. Om det här alternativet är markerat kommer Kostnadskontot angivet på Artikelgruppen som Artikeln tillhör att debiteras. 2. I övriga fall kommer kontot angivet för Lagerkostnad på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) att debiteras. Notera att ordningsföljden skiljer sig en del från den som används för kostnadskonteringsverifikat som skapas när Utleveranser godkänns. Verifikat som skapas när Fakturor godkänns kommer att innehålla kostnadskonteringar under följande omständigheter 1. När en Faktura registreras direkt i registret Fakturor (d.v.s., den är inte relaterad till någon Säljorder; och 2. När en Faktura skapas från en Säljorder och inget Verifikat skapades från utleveransen (d.v.s. alternativet Verifikat från utleveranser är avmarkerat i inställningen Försystem). Kostnadskonteringsmodellen FIFO kan endast användas i den första situationen (d.v.s. du kommer inte att använda registret Säljorder). I den andra situationen kommer FIFO-värdena att skapas när Utleveransen godkänns och kommer inte att överföras till Fakturan. Om du använder Kostnadskonteringsmodellen FIFO, betyder det att Verifikatet inte kommer att innehålla någon kostnadskontering, eftersom FIFO-värdena inte är kända för Fakturan. Om du vill använda modellen för FIFO och troligtvis kommer att skapa Fakturor från registret Säljordrar, måste du välja att låta Utleveransen innehålla kostnadskonteringen (d.v.s. alternativet Verifikat från Utleveranser ska vara markerat i inställningen Försystem och Kostnadskonteringsmodell, utleverans ska vara satt till FIFO). Om du använder FIFO som lagervärderingsystem och/eller som kostnadskonteringsmodell (uppdatering av lagervärden i modulen Redovisning), kan två komplikationer inträffa när en Kreditfaktura skapas 218

219 Kapitel 3: Varulager - Kostnadskontering 1. en del Kreditfakturor kommer att innehålla varor som ska returneras till lagret och några kommer inte att innehålla det. 2. FIFO är omöjligt att beräkna utan manuell kontroll, eftersom det inte finns något sätt för systemet att veta den faktiska kostnaden för varorna som returneras. För att det korrekta lagervärdet ska bibehållas, rekommenderas det p.g.a. de här anledningarna att en viss arbetsordning följs när Kreditfakturor och returer till lagret registreras. Se avsnittet Kreditfakturor och lager i volym 2 av de här manualerna för ytterligare information. Kostnadskontering endast på inköpssidan Under normala omständigheter skapas kostnadskonteringar från både in- och utgående leveranser till lagret, enligt beskrivningen ovan. En ingående leverans krediterar ett Inköpskontrollkonto och debiterar ett Lagerkonto medan en utgående leverans krediterar Lagerkontot och debiterar Lagerkostnadskonto. I Hansa finns även möjligheten att låta kostnadskonteringar endast skapas från ingående leveranser. De här konteringarna bokas direkt mot Lagerkostnadskontot och Lagerkonton används inte överhuvudtaget. För att sådant här system ska fungera effektivt ska alla Inleveranser skapas från Inköpsordrar med funktionen Inleverera från menyn Special. Om du vill använda det här systemet, följ nedanstående beskrivning 1. Avmarkera alternativet Verifikat från utleveranser i inställningen Försystem i modulen Redovisning. Det här kommer att förhindra att kostnadskonteringar skapas för utgående leveranser. Alternativet Verifikat från inleveranser ska fortfarande vara markerat så att kostnadskonteringar kan skapas för ingående leveranser. Avmarkera inte alternativet Verifikat från fakturor, eftersom det i så fall förhindrar att Verifikat med kontering av försäljnings- moms- och fordringskonton skapas. 2. Markera alternativet Ingen under både Kostnadskonteringsmodell, faktura och utleverans i inställningen Kostnadskonteringsmodell i modulen Fakturering 3. Säkerställ att antingen alternativet Ingen eller Förvald är markerad på delfönster 2 i varje Artikelgrupp. Den förvalda modellen har redan satts till Ingen under punkt 2. De här två punkterna säkerställer att inga 219

220 Verifikat skapas med kostnadskonteringar för utgående leveranser från Fakturor. 4. Om du skapar Utleveranser från Säljordrar kommer lagerantalet att uppdateras automatiskt för använda Artiklar när Utleveranserna godkänns. Om du vill att lagret ska uppdateras även för Fakturor som inte skapats via Säljorder, markera kryssrutan Faktura uppdatera lager på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund). 5. Markera kryssrutan Överför konto och objekt till inleverans i inställningen Inköpsorderinställningar. Det kommer att säkerställa att kostnadskontot och objektet på flik B i Inköpsordern överförs till flik E på Inleveranser som skapas med funktionen Inleverans från menyn Special. Kostnadskontot på flik B i Inköpsorden är hämtat från Artikeln eller Artikelgruppen. När det väl är överfört till Inleveransen kommer det här kontot att debiteras i Verifikatet som genereras från Inleveransen. Alternativet Överför konto och objekt till inleverans är därför nyckeln till varför du kan eliminera behovet av kostnadskonteringar på utgående leveranser. 6. Säkerställ att alla Artiklar och Artikelgrupper är specificerade med kostnadskonton. 7. För att Artiklar eller Artikelgrupper som eventuellt saknar ett kostnadskonto, ange slutligen ett passande kostnadskonto i fältet Lager i inställningen Kontering (Kund). Just vid det här tillfället används kontot angivet i fältet Lager, medan vanligtvis kontot för Lagerkostnad används i samma inställning. Stänga av kostnadskontering Om du inte vill kostnadskontera, kanske för att det extra arbetet som krävs för att försäkra sig om att lagervärdena stämmer överens mellan Lagerlistan och redovisningen, inte uppväger fördelarna, följ nedanstående steg 1. Säkerställ att alternativen Verifikat från inleveranser och Verifikat från utleveranser i inställningen Försystem i modulen Redovisning är avmarkerade. Alternativet Verifikat från fakturor ska fortfarande vara markerat så att försäljnings- moms- och fordringskonton ska kunna konteras. 220

221 Kapitel 3: Varulager - Kostnadskontering 2. Markera alternativen Ingen under både Kostnadskonteringsmodell, faktura och utleverans i inställningen Kostnadskonteringsmodell i modulen Fakturering 3. Säkerställ att antingen alternativet Ingen eller Förvald är markerad på delfönster 2 i varje Artikelgrupp. Den förvalda modellen har redan satts till Ingen under punkt Om du skapar Utleveranser från Säljordrar kommer lagerantalet att uppdateras automatiskt för använda Artiklar när Utleveranserna godkänns. Om du vill att lagerantalet ska uppdateras även för Fakturor som inte skapats via Säljorder, markera kryssrutan Faktura uppdatera lager i inställningen Kontering (Kund). Lagerantalet kommer även att uppdateras då Inleveranser godkänns. 221

222 Inställningar Följande inställningar är tillgängliga i modulen Varulager. För att kontrollera eller förändra en inställning, säkerställ att du befinner dig i modulen Varulager genom att använda menyn Moduler. Klicka sedan på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv. Dubbelklicka på den inställningen som du vill titta på. Basprisförändringar Fraktbolag Se kapitlet Artiklar och priser i volym 1 av de här manualerna för information om den här inställningen. Om ditt företag använder sig av fraktbolag eller budbolag för att leverera varor till Kunderna, kan de registreras i den här inställningen. Fraktbolaget kan anges på delfönster 4 på Utleveranser och informationen från den här inställningen kommer kunna skrivas ut på fraktsedlar och följesedlar. Den här informationen krävs enligt lagen i vissa länder. Klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv för att öppna fönstret Inställningar. Dubbelklicka på Fraktbolag i 222

223 Kapitel 3: Varulager - Inställningar listan. Fönstret Fraktbolag: Bläddra visar alla redan registrerade Fraktbolag. Dubbelklicka på ett av dem för att redigera det eller klicka på [Ny post] i knappraden för att skapa en ny post. När posten är komplett, klicka på [OK] i knappraden för att spara förändringarna och klicka sedan i stängningsrutan för att stänga den. Klicka stängningsrutan om du inte vill spara förändringarna. Kod Företag Org.nr Bil.info Förare CMR text Ange en unik kod som Fraktbolaget kan identifieras med på andra ställen i Hansa. Koden kan innehålla upp till fem tecken, både nummer och bokstäver. Ange Fraktbolagets namn här. Fraktbolagets organisationsnummer ska anges här. Det här fältet används för att registrera nödvändig information om Fraktbolagets fordon (t.ex. registreringsnumret). Här ska förarens namn anges. Om Fraktbolaget används i kombination med leveranssättet CMR, kan en text som ska skrivas ut på frakt-/följesedeln anges här. Kostnadskontering Den här inställningen ger dig möjlighet att kontrollera kostnadskonteringsmetoden som Hansa använder när kostnadskonteringsverifikat genereras från modulen Order. 223

224 Uppdatera TB vid fakturering När Fakturor skapas från Säljordrar kan Kostpriset för varje Artikel (och därmed täckningsbidraget) antingen hämtas från Säljordern eller bestå av summan av Kostpriset och extra kostnader från Artikelkortet. Om du vill använda det senare alternativet, markera den här kryssrutan. Det här kan bli mer riktigt om rutinmässiga uppdateringar av Artikelns Kostpris görs från Inköpsordrar eller Inleveranser eftersom de troligtvis uppstår efter registreringen av Säljordern. FIFO per Lagerställe Hansa erbjuder två olika metoder för värdering enligt FIFO. I den första metoden uppdateras en enda FIFO-värdering oberoende av antal Lagerställen. Den här metoden kan vara lämplig i företag där inga Lagerställen används eller om Lagerställena representerar olika rum eller hyllor i samma byggnad. Med det här sättet kommer alltid den äldsta Artikeln att tas bort från lagret av Utleveranser eller Fakturor, oavsett vilket Lagerställe Artikeln lagras på eller vilket Lagerställe som är specificerat på Utleveransen eller Fakturan. Artiklarna kan flyttas mellan olika Lagerställen, men deras värde kommer forfarande att vara desamma. Säkerställ att den här kryssrutan är avmarkerad om du vill använda den här metoden. Den andra metoden går ut på att uppdatera FIFOvärderingen per Lagerställe. Den här metoden är lämplig 224

225 Kapitel 3: Varulager - Inställningar då Lagerställen representerar olika byggnader eller lagerplatser. Med det här sättet kommer den äldsta Artikeln på det specificerade Lagerstället att tas bort från lagret av Utleveranser eller Fakturor. Artiklarna kan flyttas mellan olika Lagerställen och deras värden kan förändras, kanske för att reflektera flyttkostnaden. Säkerställ att den här kryssrutan är markerad om du vill använda den här metoden. Det rekommenderas att den här kryssrutan markeras om du kommer att använda Hansas funktion med Lagerställen. Det rekommenderas även att antingen alternativet Kräv lagerställe markeras eller att ett Huvudlager anges (båda i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager). Det kommer att säkerställa att ett Lagerställe alltid används på alla typer av lagertransaktioner. När du väl har bestämt dig för vilken metod du ska använda, ska statusen på den här kryssrutan inte förändras. Om kryssrutan markeras och avmarkeras efter att modulen Varulager har börjat användas, kommer FIFO-värdena med stor sannolikhet att bli felaktiga. Om du vill förändra statusen på den här kryssrutan, rekommenderas det att det utförs i en ny databas som skapas vid en lämplig tidpunkt, t.ex. i början på ett räkenskapsår. Objekt på lagerkontot När en Utleverans godkänns kommer Objekten som är specificerade under flik E att tilldelas debetposten i Verifikatet som genereras från Utleveransen. Markera det här alternativet om du vill att de även ska tilldelas kreditposten. Använd artikelgrupper för kontering Med det här alternativet kommer Hansa att prioritera konton som finns definierade för varje Artikelgrupp när Verifikat genereras från Utleveranser eller Inleveranser. Om det här alternativet används, rekommenderas att alla lagerförda Artiklar tillhör en Artikelgrupp och att samtliga Artikelgrupper är specificerade med kostnadsoch kreditkonton. 225

226 Kostpris för serienummer När en Artikel med serienummer säljs måste dess Serienummer anges manuellt på Fakturan eller Utleveransen (Serienummer väljs inte automatiskt). Hansa erbjuder två metoder för hur lagervärderingen ska påverkas av en sådan försäljning. I den första metoden är kostpriserna oberoende av Serienumren. När en Faktura eller Utleverans godkänns kommer lagervärderingen att justeras enligt FIFOmetoden, och om du använder dig av kostnadskontering, kommer även den att beräknas enligt FIFO-metoden. Det vill säga, Artikeln med det äldsta kostpriset kommer att tas bort från lagret. Det här kommer att ske oavsett om Serienumret som har angivits är det äldsta eller inte. Säkerställ att den här kryssrutan är avmarkerad om du vill använda den här metoden. Den andra metoden kopplar kostpriserna till Serienumren. När en Faktura eller Utleverans godkänns kommer kostpriset från det angivna Serienumret att dras av från lagervärdet och det här kommer även att bli värdet i kostnadskonteringsverifikatet. Det här behöver inte nödvändigtvis vara det äldsta kostpriset och därför är det ett avsteg från FIFO-principen. Säkerställ att den kryssrutan är markerad om du vill använda den här metoden. Den här metoden rekommenderas när varor då och då kan köpas in för speciella priser. Ett exempel kan vara att Artiklar köps in för ett specifikt pris för försäljning till utbildningsställen eller för demonstration. När demonstrationslagret flyttas från lagret till ett visningsrum eller från ett visningsrum till ett annat med Lagertransaktioner (möjligtvis i kombination med Internrekvisitioner) kommer den här metoden att säkerställa att det speciella demonstrationspriset fortsätter att vara kopplat till det aktuella Serienumret. När du väl har bestämt dig för om kostpriserna ska vara kopplade Serienumren eller inte, ska statusen på den här kryssrutan inte förändras. Om kryssrutan markeras och avmarkeras efter att modulen Varulager har börjat användas, kommer FIFO-värdena med stor sannolikhet att bli felaktiga. Om du vill förändra statusen på den här 226

227 Kapitel 3: Varulager - Inställningar kryssrutan, rekommenderas det att det utförs i en ny databas som skapas vid en lämplig tidpunkt, t.ex. i början på ett räkenskapsår. Källor Den här inställningen kan användas för att lagra namn och adresser till de ursprungliga producenterna av Artiklarna som du säljer (t.ex. tillverkare, producenter eller importörer). De här kan anges på delfönster 4 i varje Artikel, från vilka de sedan kan överföras till Säljordrar (flik F) och Utleveranser (flik D). Fönstret Källor: Bläddra visar de tillgängliga Källorna. Dubbelklicka för att redigera eller klicka på [Ny post] för att skapa en ny post. Lagerinställningar Registrera information som namn och adress för varje Källa enligt behov och klicka sedan på [OK] för att spara förändringarna. Den här inställningen innehåller ett antal olika alternativ för kontroll av hur olika delar ska bete sig i modulen Varulager. 227

228 Huvudlager Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Om ett Lagerställe anges här kommer det automatiskt att användas när ett Lagerställe krävs och har lämnats tomt. T.ex. kommer Artiklarna i en Inleverans utan angivet Lagerställe att hanteras som om de finns i Huvudlagret. Om inte kryssrutan Kräv lagerställe (nedan) är markerad och Huvudlagret förändras, måste du, innan ytterligare lagertransaktioner utförs, skapa en backupfil och importera den i en ny databas. När importen görs kommer alla varor i det gamla Huvudlagret att flyttas till det nya Huvudlagret, eftersom alla lagertransaktioner (Inleveranser, Utleveranser, Lagertransaktioner etc.) utan angivet Lagerställe automatiskt kommer att hanteras som om de hör till det nya Huvudlagret. Om varorna i det gamla Huvudlagret faktiskt är kvar där, ska de flyttas tillbaka dit med hjälp av Lagertransaktioner. Ett specialfall av det här är när ett Huvudlager specificeras första gången. I det här fallet kommer varor som tidigare levereras in utan Lagerställe att hanteras som om de tillhör Huvudlagret, när ovanstående uppdateringsprocedur är utförd. 228

229 Kapitel 3: Varulager - Inställningar Om inte den här uppdateringsproceduren utförs efter att Huvudlagret har förändrats, och om varorna istället manuellt flyttas från det gamla Huvudlagret till det nya med en Lagertransaktion, kommer lagersaldona att bli felaktiga nästa gång du skapar en backupfil och importerar den i en ny databas (t.ex. när du uppdaterar till en ny version av Hansa). Felaktigheterna kan korrigeras genom att Lagertransaktionerna backas. Hoppa inte över den här uppdateringsproceduren för att du inte vill att alla varor ska flyttas från det gamla till det nya Huvudlagret, eftersom de ändå kommer att flyttas nästa gång du importerar en backupfil i en ny databas (t.ex. vid versionsbyte).! Om inte kryssrutan Kräv lagerställe är markerad och Huvudlagret förändras, skapa omedelbart en backupfil och importera den i en ny databas. Servicelager Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Det här fältet använder du om du har modulen Serviceorder. När du tar emot Serviceartiklar (d.v.s. Artiklar som tillhör Kunder och som du ska reparera), kommer de automatiskt att läggas på Lagerstället som är angivet här. Kräv lagerställe Om det här alternativet markeras måste ett Lagerställe anges på alla lagertransaktioner (så som Inleveranser och Utleveranser) och Fakturor. Om kryssrutan inte är markerad och om inget Lagerställe anges, kommer Huvudlagret angivet ovan att användas. Uppdatera serviceorderregister från artiklar med serienummer Det här alternativet kommer att användas om du har modulen Serviceorder. Om den här kryssrutan är markerad kommer modulen Serviceorder få tillgång till en lista med Serienummer från Artiklar som ditt företag har sålt. När en sådan Artikel senare lämnas in på reparation kommer den här listan göra det möjligt för 229

230 Hansa att avgöra om Artikeln fortfarande har garanti, beräknat utifrån Faktureringsdagen och fältet Garantimånader under delfönster 2 på Artikeln. Beräkna FIFO automatiskt Det här alternativet används enbart om modulen Produktion finns tillgänglig. När en Produktion registreras kommer den förinställda varukostnaden för varje komponent att automatiskt hämtas in från Receptet. Kostnaden är därför ett fast belopp och är INTE samma som FIFO-värdet. Om det här alternativet markeras kommer FIFO-värdet att anges i fältet V-kost för varje komponent (vilket ersätter det förinställda värdet) när Produktionen markeras som Avslutad och sparas. Värdet kommer även på den utgående Artikeln att förändras enligt värden på komponenterna. Det här kommer att påverka det slutliga Verifikatet och därmed ditt lagervärde i redovisningen. För ytterligare information om modulen Produktion, se volym 5 av de här manualerna. Automatiskt utleverans av tjänst- och normalartiklar Vanligtvis innehåller Fakturor som skapas från Säljordrar endast de Artiklar som finns med på godkända Utleveranser. Det betyder att en Utleverans måste skapas från Säljordern innan den kan faktureras. Den här metoden kanske inte är lämplig om Säljordern inte innehåller några lagerförda Artiklar eller Strukturartiklar (d.v.s. de kommer inte att påverka lagret). Markera den här kryssrutan om du vill ha möjligheten att skapa Fakturor från sådana Säljordrar, utan att först skapa en Utleverans, Om den här kryssrutan är markerad kommer antalet i fälten Godk. utlev och Tot. utlev för tjänste- och normalartiklar att förändras till orderantalet när Säljordern sparas. Därför kommer inte tjänste- och normalartiklar att inkluderas på Utleveranser som skapas från Säljordern. Det betyder även att orderantalet för sådana här Artiklar inte kan förändras efter att Säljordern har sparats. 230

231 Kapitel 3: Varulager - Inställningar Var försiktig så att du inte oavsiktligt skapar Fakturor från Säljordrar som innehåller både arbete och lagerförda Artiklar när den här kryssrutan används. Den här kryssrutan ska inte vara markerad om du har Säljordrar som är kopplade till Projekt. För sådana här Säljordrar skapas inte Fakturorna direkt från Ordern, utan istället från Projekttransaktionerna som i sin tur skapas från Utleveranserna. Om den här kryssrutan är markerad kommer inte tjänste- och normalartiklar att överföras från Ordern till Projekttransaktionerna genom Utleveranserna, eftersom inga Utleveranser kommer att existera. Automatiskt inleverans av tjänste- och normalartiklar Vanligtvis inkluderas endast de Artiklar som finns på godkända Inleveranser när en Leverantörsfaktura skapas från en Inköpsorder. Det betyder att en Inleverans måste registreras mot en Inköpsorder innan Leverantörsfakturan kan skapas. Det här kanske inte är lämpligt om Inköpsordern inte innehåller några lagerförda Artiklar eller Strukturartiklar (d.v.s. den kommer inte att påverka lagret). Markera den här kryssrutan om du vill ha möjligheten att skapa Fakturor utan att först registrera Inleveranser från sådana här Inköpsordrar. Om den här kryssrutan är markerad kommer antalet i fältet Inlev ant. för tjänste- och normalartiklar att förändras till orderantalet när Inköpsordern sparas. Därför kommer inte tjänste- och normalartiklar att inkluderas på Inleveranser som skapas från Inköpsordern. Det betyder även att orderantalet för sådana här Artiklar inte kan förändras efter att Inköpsordern har sparats. Fakturor före utleverans Vanligtvis innehåller Fakturor som skapas från Säljordrar endast de Artiklar som finns med på godkända Utleveranser. Det betyder att en Utleverans måste skapas från Säljordern innan den kan faktureras. Om du vill kunna fakturera Säljordern (med hela ordervärdet) innan Utleveranser har skapats, markera den här kryssrutan. Om du har beslutat att kostnadskonteringsverifikat ska skapas från Utleveranserna i 231

232 modulen Redovisning, kommer de fortfarande att skapas när Utleveransen godkänns (därför kommer inte användningen av faktura före utleverans att påverka kostnadskonteringen på något sätt). Tillåt utleverans av större antal än beställt Vanligtvis förhindras du från att utleverera ett större antal än vad som är beställt på Säljordern. Använd det här alternativet om du vill kunna göra det här. Det här gäller samtliga artikeltyper, inklusive tjänst- och normalartiklar. Minska tillgängligheten på leveranser Använd de här alternativen för att bestämma mer exakt när levererade varor ska registreras som uttagna från lagret. Med hjälp av funktionen Artikelstatus i Specialmenyn kan du på flertalet ställen i Hansa få information om kvantiteten på specifika lagerställen. De här alternativen styr beräkningen av det tillgängliga antalet som visas när en Utleverans skapas. De styr även när lager och orderantal ska uppdateras i fönstret Artikelstatus. I bägge fallen kan antalen reduceras det levererade antalet antingen när Utleveransen skapas eller när den godkänns (d.v.s. om antalet ska inkludera tidigare Utleveranser som inte har godkänts eller inte). Funktionen Artikelstatus är tillgänglig på flera ställen i Hansa och beskrivs i kapitlet Artiklar och Priser i volym 1 av de här manualerna. Kronologi Funktionen Kronologi användas för att hjälpa till att förbättra FIFO-värderingarna så de blir mer korrekta genom att alla lagertransaktioner registreras i datumordning. Om funktionen används kommer Hansa inte att tillåta att lagertransaktioner (t.ex. Inleveranser, Utleveranser, Lagertransaktioner, Returnerade varor eller Lageruttag) godkänns om det redan finns ej godkända lagertransaktioner (i något av de här registren) med ett tidigare transaktionsdatum, eller godkända lagertransaktioner med ett senare transaktionsdatum. Använd alternativet För hela lagret om samtliga lagertransaktioner som ingå i kontrollen av kronologin, eller Per lagerställe för att begränsa kontrollen till de 232

233 Kapitel 3: Varulager - Inställningar transaktioner som påverkar Lagerstället angivet på den nya posten. Kontrollen av kronologin kan stängas av för specifika Lagerställen genom att kryssrutan Ignorera kronologi markeras i posten för Lagerstället. Överleverans De här alternativen styr hur Hansa ska bete sig när Utleveranser skapas från Ordrar och det inte finns tillräckligt i lagret för att leverera dem. Normal- och tjänsteartiklar påverkas inte av de här alternativen. Tillåt överleverans Det här alternativet innebär att fler enheter kan levereras än vad som finns i lager. Men det förinställda antalet på Utleveranserna (som skapas från Ordrarna) kommer att sättas till antalet som finns i lagret om orderantalet är större. Tillåt ej överleverans Använd det här alternativet för att förhindra att fler enheter än vad som fysiskt finns på lagret levereras. Leverera alltid Nummerserier - utleveranser Det här alternativet tillåter att fler enheter av lagerförda Artiklar levereras än vad som finns i lager. Alternativet skiljer från Tillåt överleverans på det sättet att det förinställda antalet på Utleveranserna (skapade från Ordrarna) kommer att sättas till orderantalet, även om det inte finns tillräckligt i lager. Varje Utleverans har ett eget unikt löpnummer. När en ny Utleverans registreras kommer nästa lediga nummer i nummerserien att användas. Om det behövs kan du ha flera samtidiga nummerserier, kanske för olika år eller för olika avdelningar. Använd den här inställningen för att definiera de här nummerserierna. De olika serierna få inte överlappa varandra. Om inga nummerserier har definierats kommer Utleveransnumren att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt. 233

234 Det första lediga numret från den första nummerserien kommer att anges automatiskt när en ny Utleverans registreras. Använd Klistra in Special för att hämta ett nummer från en annan nummerserie. För varje Nummerserie kan du bestämma om Verifikat automatiskt ska skapas i modulen Redovisning när Utleveranser inom den Nummerserien godkänns. Om du använder funktionen Klistra in Special i fältet Skapa trans. visas två alternativ; Generera verifikat och Generera ej verifikat. Välj det första alternativet om du vill att Utleveranserna ska skapa Verifikat och det andra om de inte ska det. Egentligen kan du endast välja att Verifikat inte ska skapas för specifika Nummerserier, eftersom det är inställningen Försystem (modulen Redovisning) som i första hand styr om några Verifikat ska skapas överhuvudtaget. D.v.s. du kan inte välja att skapa Verifikat för en specifik Nummerserie om inte Försystemet är inställt så. Följande fönster öppnas när du dubbelklickar på Nummerserier utleveranser i fönstret Inställningar Ange varje ny nummerserie på den första tomma raden och när du är klar, klicka på [OK] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan. Nummerserier - lageruttag Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Lageruttag. 234

235 Kapitel 3: Varulager - Inställningar Nummerserier - inleveranser Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Inleveranser. Nummerserier - returnerade varor Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Returnerade varor. Nummerserier - lagertransaktioner Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Lagertransaktioner. Nummerserier - lagerinventering Pakettyper Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Lagerinventering. Den här inställningen används för att lagra olika typer av paket som ditt företag använder när ni levererar varor. Några exempel kan vara kuvert, jiffykuvert (vadderade) och olika storlekar på paketlådor. Den här informationen kan skrivas ut på följsedlar, som gör att Kunden snabbt kan kontrollera att rätt antal och rätt pakettyper har levererats. Fönstret Pakettyper: Bläddra visar vilka pakettyper som finns tillgängliga. Dubbelklicka för att redigera eller klicka på [Ny post] för att skapa en ny post. I fönstret Pakettyper ska du ange en kod och en kort beskrivande text. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Klicka på [OK] för att spara förändringarna. 235

236 Positioner Positioner är specifika platser inom ett Lagerställe. När en Inleverans registreras kan Artiklarna placeras på en specifik Position under flik F. Det här kan underlätta organisationen av stora Lagerställen, men har ingen koppling till värderingen av lagret (en lagervärdering kan inte tas ut på en specifik Position). Artiklar kan flyttas till nya Positioner med Lagertransaktioner. Fönstret Positioner: Bläddra visar de tillgängliga Positionerna. Dubbelklicka för att redigera eller klicka på [Ny post] för att skapa en ny post. Strukturartiklar I fönstret Position: Ny post ska du ange en kod och en kort beskrivande text. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Specificera vilket Lagerställe som Positionen är en del av, använd Klistra in Special vid behov. Klicka på [OK] för att spara förändringarna. Kryssrutan Kräv position kan markeras i Lagerställets post för att säkerställa att en position måste anges i alla Inleveranser till det specifika Lagerstället. Den här inställningen används för att avgöra hur Strukturartiklar ska visas på följesedlar och plocklistor (d.v.s. om deras komponenter ska listas). För att bestämma hur komponenterna ska listas på Säljordrar och Fakturor, använd kryssrutan Visa receptstruktur på order, som finns tillgänglig på Artikelkortet. 236

237 Kapitel 3: Varulager - Inställningar Skriv ut komponenter Strukturartiklar skrivs ut på följesedlar och plocklistor. Deras komponenter listas under strukturartikeln på separata rader med namn och antal. Endast huvudartikel Strukturartiklar skrivs ut på följesedlar och plocklistor. Deras komponenter visas inte. Summerad plocklista och följesedel Strukturartiklarnas komponenter skrivs ut på följesedlar och plocklistor. Strukturartiklarna själva skrivs inte ut. Texter, batchnummer Den här inställningen används för att administrera Bäst före datum för färskvaror. Om ditt företag köper in Artiklar för försäljning, kan poster i inställningen Texter, batchnummer skapas automatiskt från registret Inleveranser. De skapas om ett Bäst före datum finns specificerat i Inleveransen, men endast för Artiklar som har serienummerhantering antingen på batchnivå eller enhetsnivå. Om Artikeln produceras av ditt företag kan du manuellt registrera poster i den här inställningen. I det här fallet ska Artikeln ska vara Lagerförd och ska först produceras i registret Produktion (modulen Produktion), där den ska ha tilldelats eget genererat serienummer. Hansa identifierar Bäst före datumet för varje individuell batch eller Artikel med hjälp av serienumret eller batchnumret. När det är dags att leverera färskvaror med utgångsdatum, där poster i inställningen Texter, batchnummer har skapats med en av ovanstående 237

238 metoder, kommer Bäst före datum att fyllas i automatiskt. Datumet kan skrivas ut på följesedlar om nödvändigt. Bäst före datumen kan även visas i fönstret Klistra in serienummer som kan öppnas från fältet Serienummer. Markera kryssrutan Visa bäst före datum i inställningen Artikelinställningar i modulen Fakturering för att datumet ska visas i listan. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Här ska Artikelnumret anges. Batch/Serienr. Klistra in Special Serienummer på lagerförda Artiklar Ange serie- eller batchnummer. Numret måste vara ett redan existerande nummer som skapats antingen vid Inleverans eller Produktion Produktionsdatum Om lämpligt, ange det datum då Artikeln producerades. Bäst före datum Förinställt från Inleveranser Ange Bäst före datumet, vilket kommer att anges på Utleveransen då serienumret registreras. Text Kommentarer som anges här kommer att visas på utskrivna Fakturor. 238

239 Kapitel 3: Varulager - Inställningar Vägt genomsnitt Den här inställningen används för att lagra det genomsnittliga inköpspriset per enhet av varje Artikel. Dubbelklicka på Vägt genomsnitt i fönstret Inställningar i modulen Varulager för att öppna fönstret Vägt genomsnitt: Bläddra. Fönstret visar poster med Vägda genomsnittspriser. Dubbelklicka på en post i listan för att förändra den eller klicka på [Ny post] i knappraden för att lägga till en ny post. Vanligtvis behöver du inte lägga till några nya poster själv, eftersom de skapas automatiskt när Inleveranser godkänns och sparas, under förutsättning att de är specificerade med ett Lagerställe. Om det redan finns en post för en specifik kombination av Artikel/Lagerställe, kommer det vägda inköpspriset att omräknas med den nya Inleveransen med i beräkningen. Inleveranser utan Lagerställe kommer inte att påverka poster i den här inställningen. Eftersom en separat post finns för varje kombination av Artikel/Lagerställe kan det vägda inpriset skilja sig från det som visas på delfönster 3 på Artikelkortet, vilket beräknas utifrån samtliga Lagerställen. Det vägda kostpriset inkluderar extra kostnader som frakt och tullavgifter. När en post i inställningen Vägt genomsnitt skapas kommer samtliga Inleveranser för kombinationen av Artikel/Lagerställe att tas med i beräkningen. Den här situationen kan uppstå om den tidigare posten är raderad. Informationen i den här inställningen kommer att användas i värderingen av ditt lagersaldo när rapporten Lagerlista skrivs ut med Värderingsmodellen Vägt genomsnitt per lagerställe. 239

240 Registret Utleveranser Det här registret innehåller en post per Utleverans. En Utleverans är alltid kopplad till en Säljorder, och kan avse antingen en full leverans (slutlig) eller en delleverans. Registret kan inte användas om modulen Order saknas. För att se de Utleveranser som redan registrerats, välj Utleveranser från menyn Register eller klicka på [Utleveranser] i ikonraden. Fönstret Utleveranser: Bläddra öppnas Utleveranserna visas normalt i löpnummerordning. För varje post visas Utleveransnummer, en indikation om Utleveransen har godkänts i kolumnen Godk, Säljordernummer, Sändningsnummer, Leveransdag samt Kundnummer och -namn. Som i alla Hansas bläddrafönster kan posterna omsorteras och du kan söka efter specifika poster. Skapa en Utleverans Nya Utleveranser måste alltid skapas från modulen Order. Välj kommandot Leverera från menyn Special när du befinner dig i en Säljorder. Kommandot skapar en ny post i registret Utleveranser. För att kommandot ska ha någon effekt måste alla förändringar i Säljordern först sparas (använd [OK]-knappen). Du kan även skapa en Utleverans genom att klicka och dra en Säljorder från fönstret Säljorder: Bläddra till fönstret Utleveranser: Bläddra. 240

241 Kapitel 3: Varulager Registret Utleveranser Notera att posten öppnas i fönstret Utleverans: Inspektera. Det betyder att posten redan har registrerats och sparats i registret. För att ta bort den måste du välja kommandot Radera från menyn Post. Vi börjar med en genomgång av fälten. Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från annan nummerserie Löpnumret för den aktuella Utleveransen. Nästa lediga nummer från Nummerserien angiven under delfönster 3 på användarens Personkort eller från inställningen Nummerserier utleveranser föreslås automatiskt. Du kan förändra numret men inte till ett som redan används. Lev.sätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Leveranssättet från Säljordern. För varje Leveranssätt kan du specificera en lämplig beskrivning på olika Språk. Språket angivet på Säljordern (delfönster 3) kommer därför att styra vilken översättning som kommer att skrivas ut på Följesedeln. Leveranssättet kan också användas som ett Språk för att styra vilka Dokumentmallar som ska skrivas för olika 241

242 Leveranssätt på Fakturor, Ordrar och Utleveranser. Istället för att ange ett Språk kan du i Dokumentdefinitionen ange koden för Leveranssättet. Dokumentdefinitionen beskrivs i kapitlet Arbetsyta i volym 1 av de här manualerna. Du kan förhindra att Fraktetiketter skrivs ut för vissa Leveranssätt genom att markera alternativet Skriv ej ut fraktetiketter på Leveranssättet i inställningen Leveranssätt i modulen Order. Klass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en Orderklass (om nödvändigt). Orderklasserna ger möjligheter till att analysera Utleveranserna vid prioritering och rapportering. Notera att Säljorderns Orderklass inte överförs till Utleveransen. Order Löpnumret på Säljordern som Utleveransen skapades från. Innehållet i det här fältet kan inte förändras. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Säljorder, delfönster 1 Upp till 20 Objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här Utleveransen och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata Objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Objekten från Säljordern som Utleveransen skapades från anges automatiskt här, men kan förändras vid behov. Objekten som är specificerade här kommer att tilldelas debetposten på samtliga Verifikat som skapas från Utleveransen. Adress Klistra in Special Inställningen Leveransadresser, modulen Order Om Kunden har flera olika leveransadresser kan dessa registreras i inställningen Leveransadresser i modulen Order. Välj den rätta adressen för den hör Utleveransen genom att använda funktionen Klistra in Special : 242

243 Kapitel 3: Varulager Registret Utleveranser endast den här Kundens leveransadresser kommer att visas i listan. Hela leveransadressen kommer att klistras in i fälten på delfönster 2. Leveransdag Klistra in Special Aktuellt datum Datumet för leveransen. Leveransdatumet kan vara förinställt på det aktuella datumet eller till den planerade leveransdagen på Ordern, beroende på vilket alternativ som markerats under delfönster 4 på Kundkortet. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Förinställt från Säljorder Lagerstället som leveransen ska gå från. Lagersaldot för respektive Lagerställe kontrolleras för varje Artikel när det förinställda antalet som ska levereras beräknas. Om fältet lämnas tomt kommer saldot från hela lagret att användas i beräkningen. Om ett Huvudlager finns angivet i inställningen Lagerinställningar kommer det att användas om det här fältet lämnas tomt. Ett Lagerställe kan anges per Utleveransrad och kommer då att få förtur framför det här fältet. Det här fältet måste innehålla ett värde om kryssrutan Kräv lagerställe är markerad i inställningen Lagerinställningar. Om fönstret Artikelstatus öppnas (se kapitlet Artiklar och Priser i volym 1 för ytterligare beskrivning) refererar kvantiteten till Lagerstället angivet här. Kund Namn Tel. avisering Kundnumret från Säljordern. Det här fältet kan inte förändras. Kundens namn från Säljordern. Om det är nödvändigt att påminna din personal på lagret om att ringa till kunden för att arrangera den här leveransen, markera den här kryssrutan. Beroende på hur dina leveransdokument ser ut kan ett X skrivas ut för att säkerställa att uppgiften utförs. Kunden som avs. Markera rutan om kunden ska stå som avsändare för leveransen. Funktionen används för de fall din kund önskar leverans direkt till sina kunder. Etiketter kan då skrivas ut med kunden som avsändare. 243

244 Delfönster 1 Informationen i Utleveransens matris är hämtad från Säljordern och på lämpliga ställen från det aktuella lagersaldot. Om du behöver göra en delleverans, ändra antalet på en eller flera rader enligt behov. Du kan ta bort hela rader genom att först klicka på radens siffra till vänster och sedan trycka på backstegstangenten. Hansa tillåter inte att rader läggs till. Flik A Artikel Specifikation Beställt Lager Leverera Artikelns nummer från Säljordern. Fältet kan inte förändras. Artikelns namn från Säljordern. Det beställda antalet från Säljordern. Fältet kan inte förändras. Tillgängligt antal på det valda Lagerstället vid det tillfället då Utleveransen skapades. Fältet kommer att vara tomt i de fall det gäller Artiklar av typen Normal (Artiklar som inte är lagerförda) eller Tjänst eftersom det inte finns något lagersaldo för sådana Artiklar. Fältet kan inte förändras. Beräkningen av det här fältet styrs av alternativen för Minska tillgängligheten på leveranser i inställningen Lagerinställningar. Antalet för varje Artikel i lagret kan reduceras av kvantiteten på tidigare Utleveranser när de skapas eller när de godkänns. Om det andra alternativet i inställningen aktiveras (När leverans skapas) betyder det att antalet i det här fältet inkluderar levererade kvantiteter från tidigare ej godkända Utleveranser. Hansa förutsätter att du vill leverera så många Artiklar som möjligt. Om lagersaldot för lagerförda Artiklar är större än det beställda antalet kommer Hansa automatiskt att föreslå att alla beställda Artiklar levereras. Om saldot är mindre än det beställda antalet kommer Hansa vanligtvis att förslå lagersaldot (på det angivna Lagerstället). Om lagersaldot är noll eller negativt, kommer noll att anges. För normal- och tjänsteartiklar lagras inget lagersaldo, därför föreslås alltid det beställda antalet. Siffran kan förändras om nödvändigt. Förändringen kommer även att göras i fälten Godk. utlev och Tot. utlev på den aktuella Säljorderraden. 244

245 Kapitel 3: Varulager Registret Utleveranser Om du vill förhindra att fler Artiklar utlevereras än vad som finns registrerade (d.v.s. du vill inte ha ett negativt saldo i lagret), markera alternativet Tillåt ej överleverans i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager. Om du vill att det förslagna antalet som ska levereras alltid ska vara det beställda antalet, oavsett om det finns tillräckligt lagret, markera alternativet Leverera alltid i inställningen Lagerinställningar. Om du vill ha möjlighet att leverera ett större antal än vad som är beställt, använd alternativet Tillåt utleverans av större antal än beställt i inställningen Lagerinställningar. Flik B Serienr. Klistra in Special Serienummer på lagerförda Artiklar i lagret Om Artikeln använder serienummer eller batchnummer, måste ett giltigt serienummer anges här. Om det beställda antalet av en Artikel med serienummer är mer än ett, kommer Utleveransen att innehålla separata rader, varje med antal ett, för att du ska kunna ange individuella serienummer. När du kommer tillbaka till Säljordern kommer endast serienumret från den sista Artikeln att visas. Om inget Lagerställe har angivits kommer listan som visas med funktionen Klistra in Special att innehålla Artiklar med serienummer från samtliga Lagerställen. Listan kommer att visa vilket Lagerställe respektive Artikel tillhör. Om du har angivit ett Lagerställe på delfönster 1 eller under flik B, kommer endast de serienummer som finns lagrade på det Lagerstället att visas. Markera kryssrutan Visa bäst före datum i inställningen Artikelinställningar i modulen Fakturering om du vill att Bäst före datum ska visas i listan Klistra in serienummer. Bäst före datum registreras i inställningen Texter, batchnummer i modulen Varulager. Notera att serienummer måste anges manuellt, det finns inte någon automatisk FIFO-allokering. 245

246 Alternativet Kostpris för serienummer i inställningen Kostnadskontering kontrollerar hur valet av serienummer påverkar fältet FIFO under flik C och värdet av en eventuell kostnadskontering i Verifikatet från en Faktura. Om det här alternativet inte är valt kommer det äldsta Kostpriset att läggas till i fältet FIFO, även om det angivna serienumret inte är det äldsta. Om alternativet används kommer det faktiska Kostpriset från det valda serienumret att läggas till i fältet FIFO. Bäst före Förinställt från Inställningen Texter, batchnummer, modulen Varulager Om Artikeln har ett bäst före datum ange det här. När serienumret anges kommer fältet automatiskt att fyllas i med eventuellt förinställt Bäst före datum. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Ett separat Lagerställe kan anges för varje rad i Utleveransen. Flik C Recept FIFO Receptet för Artiklar av typen Struktur anges här. Det här fältet kan inte förändras. Det här fält anger radens FIFO värde och beräknas automatiskt när Utleveransen godkänns. Baspris Det här fältet visar Artikelns Baspriset (försäljningspris) per enhet i den lokala Valutan. Priset hämtas från Artikelkortet. Koeff. Förinställt från Artikel Artikelns Enhetskoefficient visas här och är hämtad från delfönster 3 på Artikelkortet. Om du använder olika sorters enheter för att mäta lagersaldot är den här koefficienten kursen mellan de olika enheterna. 246

247 Kapitel 3: Varulager Registret Utleveranser Flik D Källa Klistra in Special Inställningen Källor, modulen Varulager Förinställt från Säljorder Det här fältet kan användas för att lagra Artikelns ursprung (t.ex. tillverkaren). Sänd. dag/tid Sändningsdag och -tid kan anges för den här raden i Utleveransen. Flik E Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Säljorderrad Upp till 20 Objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här Artikeln och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata Objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Objekten hämtas automatiskt från den korresponderande Säljorderraden som Utleveransen skapades från, men kan förändras vid behov. Objekten som är specificerade här kommer att tilldelas debetposten på samtliga Verifikat som skapas från Utleveransen. De här Objekten kommer att sammanslås med de som är angivna i posthuvudet av Utleveransen. Objekten kommer även tilldelas kreditposten om alternativet Objekt på lagerkontot används i inställningen Kostnadskontering. Flik F Paket Ange antalet Paket för den här raden. Det här tillsammans med Pakettypen (nedan) kan skrivas ut på Leveransdokumentationen vilket ger kunden möjlighet att snabbt avgöra att rätt antal och rätt typer av paket har levererats. Det totala antalet Paket för hela Utleveransen visas på delfönster

248 P. typ Klistra in Special Inställningen Pakettyper, modulen Varulager Här anges vilken typ av Paket som ska användas vid leverans av den här Artikeln (t.ex. kuvert eller paket). Paketbeskrivning Pakettypens beskrivning visas här efter att du har angivit Pakettypen ovan. Utleveransens nedre del Godkänd Markera den här kryssrutan för att godkänna Utleveransen. När den godkända Utleveransen har sparats kan den inte längre förändras. Lagersaldot kan minskas beroende på vilket alternativ som är valt under Minska tillgängligheten på leveranser i inställningen Lagerinställningar (lagersaldot kan minskas när Utleveransen skapas istället för när den godkänns). Kostnadskonteringen beskrivs tidigare i det här kapitlet. Utleveransen måste godkännas innan Säljordern kan faktureras. Antal lev. Det här visar det totala antalet levererade Artiklar. Kommentar Här kan du ange en beskrivande text som skrivs ut på Fraktetiketten. 248

249 Kapitel 3: Varulager Registret Utleveranser Delfönster 2 Adress Förinställt från Säljorder Leveransadressen hämtad från delfönster 5 på Säljordern, som i sin tur är hämtad från delfönster 2 på Kundkortet. Adressen kan förändras för den här specifika Utleveransen om nödvändigt. Adressfältet längre ned är en upprepning av vad som finns i posthuvudet. Om Kunden har flera olika Leveransadresser, använd Klistra in Special för att välja den korrekta. Hela Leveransadressen kommer att hämtas in till fälten ovan. 249

250 Delfönster 3 Kolli Antalet kollin som totalt används för att leverera Utleveransen beräknas automatiskt från antalet på rad (visas under flik F). Alternativt kan det totala antalet anges här manuellt. Den här informationen kan skrivas ut på Fraktetiketten. Transportnummer Ett valfritt transportnummer, t.ex. lastnummer. Informationen kan skrivas ut på Fraktetiketten och visas i fönstret Utleveranser: Bläddra. Vikt Förinställt från Artiklar Det här fältet innehåller ett beräknat värde utifrån levererat antal och Artiklarnas vikt. Om en av Artiklarnas vikt har förändras eller om det här värdet på något annan sätt har blivit felaktigt, använd funktionen Beräkna vikt från menyn Special för att uppdatera det här fältet. Volym Förinställt från Artiklar Det här fältet innehåller ett beräknat värde utifrån levererat antal och Artiklarnas volym. Om en av Artiklarnas volym har förändras eller om det här värdet 250

251 Kapitel 3: Varulager Registret Utleveranser Från stad Till stad Från kaj på något annan sätt har blivit felaktigt, använd funktionen Beräkna vikt från menyn Special för att uppdatera det här fältet. Om lämpligt, ange staden eller platsen som leveransen utgår från. Den här informationen kan skrivas ut på leveransdokumentationen. Om lämpligt, ange till vilken stad eller plats leveransen ska gå. Den här informationen kan skrivas ut på leveransdokumentationen. Om lämpligt, ange här vilken kaj eller flygplats som leveransen ska utgå från. Den här informationen kan skrivas ut på leveransdokumentationen. Till kaj Om lämpligt, ange till vilken kaj eller flygplats leveransen ska gå. Den här informationen kan skrivas ut på leveransdokumentationen. Transportanvisningar Om lämpligt, ange instruktioner i samband med leveransen. Den här informationen kan skrivas ut på leveransdokumentationen. Delfönster 4 251

252 Fraktkod Klistra in Special Inställningen Fraktbolag, modulen Varulager Fraktkoden refererar till en post i inställningen Fraktbolag, där information kring Fraktbolag som ditt företag använder för att leverera varor till Kunderna. I en del länder är det ett krav enligt lagen att den här informationen ska finnas utskriven på Leveransdokumentationen. Ange den lämpliga Fraktkoden för Fraktbolaget som ska användas för den här Utleveransen När koden anges kommer Fraktbolagets registreringsnummer, namn, bilinformation, förare och texten för CMR att hämtas in från inställningen Fraktbolag. Uppgifterna kan förändras för den här specifika Utleveransen. För en beskrivning av fälten, se avsnittet som beskriver den här inställningen tidigare i det här kapitlet. Verifikat från Utleveranser Om du i inställningen Försystem i modulen Redovisning har angivit att Verifikat ska skapas från Utleveranser, om en Kostnadsmodell har valts och om minst en av Artiklarna är lagerförda, kommer ett Verifikat att skapas från Utleveransen när den godkänns och sparas. Se avsnittet Kostnadskontering tidigare i det här kapitlet för ytterligare information kring det här Verifikatet. När Verifikatet har skapats kan du direkt titta på det genom att använda funktionen Öppna verifikat från menyn Special. Granska och godkänna utleverans Innan en Utleverans är klar ska den granskas och godkännas. Det första steget är att skriva ut en Plocklista. Det gör du genom att klicka på skrivarsymbolen i knappraden. När Utleveransen slutligen är klar, markera kryssrutan Godkänd och klicka därefter [OK] i knappraden. När det här är gjort kan Utleveransen inte längre förändras. Du kan nu fakturera Säljordern som Utleveransen avser. Du kan även godkänna flera Utleveranser samtidigt genom att markera dem i fönstret Utleveranser: Bläddra och sedan välja Godkänn från menyn Special. För att markera flera poster samtidigt, markera den första posten och håll sedan ner shifttangenten medan du klickar på den sista. När Utleveransen godkänns, kan lagersaldot kan minskas beroende på vilket alternativ som är valt under Minska tillgängligheten på leveranser i inställn- 252

253 Kapitel 3: Varulager Registret Utleveranser ingen Lagerinställningar (lagersaldot kan minskas när Utleveransen skapas istället för när den godkänns). Om det är angivet så i inställningen Försystem i modulen Redovisning kommer även ett Verifikat med en kostnadskontering att skapas i modulen Redovisning. Se avsnittet Kostnadskontering tidigare i det här kapitlet för information om de konton som används i det här Verifikatet. När plocklistan, eller någon annan kvittens på vad som faktiskt har levererats, kommer tillbaka är utleveransen färdig för godkännande. Markera kryssrutan Godkänd när du har utleveransen framför dig i fönstret Utleveranser: Inspektera och klicka därefter [OK]. Du kan också markera en eller flera utleveranser i fönstret Utleveranser: Bläddra och välja Godkänn från menyn Special. När leveransen godkänts kan den ej ändras och du kan nu fakturera detta från modulen Order. Om så har angivits i Försystem skapas en kostnadskontering. Se vidare i kapitlet Artiklar och Priser hur konton konteras. Utleveranser från modulen Fakturering Det finns möjlighet att leverera varor från lagret utan en Utleverans. Det här kan göras genom att en Faktura registreras direkt i registret Fakturor (d.v.s. utan att först registrera en relaterad Säljorder). På delfönster 4 på Fakturan finns kryssrutan Uppdatera lager. Den här kan automatiskt markeras om alternativet Faktura uppdatera lager är påslaget i inställningen Kontering (Kund). Om den här kryssrutan är markerad kommer Fakturan att skapa en osynlig Utleverans för lagerförda Artiklar. Funktionen gör att lagersaldot för Artikeln ändras, men det skapas inga poster i registret Utleveranser. Lagerförändringarna kan följas i rapporten Artikelhistorik i modulen Varulager. Om du använder dig av kostnadskontering (värderar lagret i redovisningen) kommer lagerkonteringar (jämförelsebara med de i Verifikaten som skapas från Utleveranser) att inkluderas i Verifikatet som skapas från Fakturan. Kryssrutan Faktura uppdatera lager är enbart relevant för Utleveranser som skapas från Fakturor (d.v.s. när det inte finns någon relaterad Säljorder). Skriva ut plocklista och följesedel När en post i registret Utleveranser är aktiv, kan du klicka på skrivarsymbolen i knappraden för att skriva ut ett dokument. Om Utleveransen inte är godkänd kommer en plocklista att skrivas ut. Om Utleveransen är godkänd, skrivs en följesedel ut. Om du vill skriva ut 253

254 dokumentet till bildskärm, håll ner shifttangenten medan du klickar på skrivarsymbolen. För att skriva ut flera följesedlar eller plocklistor på samma gång, klicka på [Dokument] i huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Välj Följesedlar eller Plocklistor i listan och klicka på [OK]. Ange Utleveransnumret (eller ett intervall av nummer) som ska skrivas ut och klicka sedan på [OK]. Följesedlar kan även skrivas ut direkt vid Utleveransens godkännande. Det styrs från inställningen Automatik i modulen System. Se avsnittet Automatik kapitlet Modulen System i volym 1 av de här manualerna.. När plocklistor eller följesedlar skrivs ut avgörs vilken dokumentmall som ska användas enligt följande 1. Utforma Plocklistans eller Följesedelns dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till PLOCKLISTA eller FÖLJESEDEL. Använd funktionen Egenskaper för att tilldela mallen dokumenttypen Plocklista eller Följesedel. Förslag till de här mallarna medföljer Hansa och kan förändras så att de passar dina behov. Instruktioner för registret Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System i volym 1 av de här manualerna. Du kanske vill utforma olika Dokumentmallar för olika Språk eller Leveranssätt. 2. Välj modulen Varulager genom att använda menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Fönstret Dokument öppnas, markera Följesedlar eller Plocklistor. 4. Välj Definition från menyn Special. 5. I det efterföljande fönstret, ange FÖLJESEDEL eller PLOCKLISTA i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). 6. Om du under steg 1 ovan har utformat olika dokumentmallar som ska användas för olika Språk eller Leveranssätt, ange dokumentmallarna koder på separata rader i matrisen. Ange det lämpliga Språket eller Leveranssättet i fältet Språk framför varje mall. Funktionen Klistra in Special kan användas för att öppna en lista med tillgängliga Språk och från vilken det rätta kan väljas. 7. Klicka på [OK] för att spara dokumentdefinitionen. Från och med nu kommer dokumentmallarna som du utformade att användas, både från Dokument och skrivarsymbolen. Om du har utformat fler än en mall 254

255 Kapitel 3: Varulager Registret Utleveranser Menyn Special kommer den korrekt mallen att användas beroende på Kundens Språk eller Utleveransens Leveranssätt. Om telefon- och/eller faxnummer ska framgå på dokumenten kommer de att hämtas från informationen som angiven på Lagerstället. Saknas informationen eller om inget Lagerställe är angivet, hämtas informationen från inställningen Företagsdata. Menyn Special för Utleveranser visas ovan. Till vänster visas den som är tillgänglig från fönstret Utleveranser: Bläddra. Markera en eller flera Utleveranser (håll skift tangenten nere när du väljer flera) innan funktionen används. Till höger visas menyn som är tillgänglig från fönstret Utleverans: Inspektera. Godkänn Det här kommandot är endast tillgängligt från fönstret Utleveranser: Bläddra. Kommandot tillåter dig att godkänna en Utleverans och är därmed samma sak som om kryssrutan Godkänd markeras direkt i Utleveransen. Du kan välja ett flertal Utleveranser (håll ner shifttangenten för att markera ett intervall av Utleveranser i listan) och godkänna dem alla samtidigt. Kom ihåg att den här funktionen skapar Verifikat i modulen Redovisning för varje Utleveranspost i intervallet, om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. När funktionen är utförd kan inga förändringar längre göras i de godkända Utleveranserna. Lagersaldot kan komma att minskas i samband med godkännandet, beroende på vilket alternativ som har markerats under Minska tillgängligheten på leveranser i inställningen Lagerinställningar (lagersaldot minskades annars när Utleveransen skapades). Skriv ut fraktetiketter Välj det här kommandot för att skriva ut fraktetiketter för den aktuella Utleveransen. Fraktetiketter kan även skrivas ut från funktionen Dokument eller med automatisk när Utleveransen godkänns. Det sista alternativet styrs från inställningen Automatik i modulen System. Se avsnittet Automatik i 255

256 kapitlet Modulen System i volym 1 av de här manualerna för ytterligare information. Du kan förhindra att fraktetiketter skrivs ut för vissa Artiklar. Placera de här Artiklarna i en Artikelgrupp där kryssrutan Skriv ej ut fraktetiketter för denna grupp är markerad. Du kan även förhindra att fraktetiketter skrivs ut för Utleveranser med specifika Leveranssätt. Markera kryssrutan Skriv ej ut fraktetiketter på det specifika Leveranssättet under inställningarna i modulen Order. Beräkna vikt När en Utleverans skapas från en Säljorder beräknas den totala volymen och vikten på delfönster 3 utifrån den levererade kvantiteten och Artiklarna. Om vikten eller volymen förändras för en Artikel eller om värden av någon annan anledning inte är korrekta kan de uppdateras med hjälp av den här funktionen. Artikelstatus Den här funktionen ger en omedelbar status för Artikeln på raden i Utleveransen där markören befinner sig eller för Artikeln som är markerad i fönstret Klistra in artikel. Informationen visas i ett nytt fönster och inkluderar antal i lager, antal i order och antal som kan levereras. Se kapitlet Artiklar och Priser i volym 1 av de här manualerna för ytterligare information om de här funktionen. Öppna verifikat När en Utleverans har godkänts och sparats, och om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett Verifikat att skapas. Den här funktionen ger dig möjlighet att öppna det Verifikatet. När funktionen väljs kommer Verifikatet att öppnas i ett nytt fönster. ASG export Den här funktionen används endast i Sverige. Kontakta din lokala representant för Hansa för ytterligare information. Returnerade varor Den här funktionen används när din Kund returnerar levererade varor. När det inträffar, öppna Utleveranser och välj Returnerade varor från menyn Special. För att funktionen ska ha någon effekt, måste först alla förändringar i Utleveransen vara utförda och sparade (använd [OK]-knappen) och den måste vara godkänd. Ett alternativ är att öppna Säljordern som Utleveransen är skapad från och välja Returnerade varor från menyn Special. 256

257 Kapitel 3: Varulager Registret Utleveranser Om du använder dig av FIFO-metoden och/eller kostnadskonteringar (för lagervärdering i redovisningen), är svårigheten med att returnera varor till lagret, att systemet inte vet den faktiska kostnaden (FIFO-värdet) på varorna som returneras. Syftet med registret Returnerade varor är att ge användaren möjlighet att påverka den här processen så att korrekta FIFO-värden kan registreras. En ny post skapas i registret Returnerade varor (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Returnerade varor: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och har sedan öppnats för förändring och godkännande. Posten hämtar sin information från Utleveransen. Det förinställda antalet är det som redan har levererats. Notera att det förinställda kostpriset är hämtat från flik C på Ordern som Utleveransen är skapad från och är inte den returnerade Artikelns faktiska kostpris. Det här beror på problemet med att beräkna det riktiga FIFO-värdet. Ange det returnerade antalet för varje Artikel och ta bort Artiklar som inte returnerats genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på backstegstangenten. Om nödvändigt, förändra kostpriset till det riktiga värdet av den returnerade Artikeln (vilket visas i den ursprungliga Utleveransen). Om en Artikel som returneras är av typen Struktur ska du lista dess komponenter i Returen, inte själva Strukturartikeln. Strukturartiklar byggs ihop i samband med Utleveransen och finns inte själva i lagret. Därför ska de inte inkluderas på en Retur. Endast komponenterna ska listas i på Returen och det säkerställer att de kommer tillbaka korrekt i lagret. 257

258 Om varor returneras p.g.a. något fel (d.v.s. Kunden vill ha en ersättande varor), välj att reducera det levererade antalet med alternativen på högra sidan i fönstret. När du sedan har sparat och godkänt det Returnerade godset kan du öppna den ursprungliga Säljordern och skapa en ny Utleverans med det korrekta antalet. I det här fallet kanske du väljer att inte uppdatera lagret (kryssruta) med Returnerade varor och sedan skriva av Artiklarna med registret Lageruttag. Om du behöver returnera Artiklarna till Leverantören, rekommenderas det att lagret uppdateras och att Artiklarna sedan tas ut från lagret med ett Lageruttag. Alternativt kanske varorna returneras utan att Kunden ska några ersättande varor (ordern kanske har annullerats). I det här fallet, välj att reducera det beställda antalet och att uppdatera lagret. När posten har godkänts kommer både det beställda och levererade värdet på Ordern att ha reducerats. Om Ordern har fakturerats, kommer funktionen Fakturera under menyn Special när du befinner dig på Ordern att skapa en Faktura med negativa antal, d.v.s. en kredit jämfört den ursprungliga Fakturan. En alternativ metod för att kreditera den ursprungliga Fakturan är att använda funktionen Skapa kreditfaktura från menyn Special i posten för det Returnerade godset. Funktionen kommer att skapa en Kreditfaktura med ett korrekt Betalningsvillkor och med en referens till Fakturan som krediteras. När posten för Returnerade varor är klar, markera kryssrutan Godkänd. Det här innebär att Returen är godkänd. När det här är gjort kommer du inte längre kunna göra några förändringar i posten. Du kommer inte att kunna skapa en Kreditfaktura förrän posten är godkänd. Ett Verifikat med en lagerkontering kommer att skapas i redovisningen om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. En möjlig arbetsrutin kan vara att skapa en post i registret Returnerade varor när Kunden kontaktar dig angående returnering av levererade varor. Numret på posten i registret Returnerat gods kan då användas som ett returnummer. När Artiklarna ankommer kan posten godkännas och lagret blir därmed korrekt uppdaterat. För en beskrivning av fönstret, samt detaljerad information kring Verifikat som skapas när en Retur godkänns, se avsnittet som beskriver registret Returnerat gods senare i det här kapitlet. Klicka i stängningsrutan för att stänga fönstret och återvända till Utleveransen. Programmet kommer att fråga om ändringarna ska registreras. Fälten Godk.utlev och Tot. utlev på den ursprungliga Ordern (flik D) kommer att uppdateras automatiskt (vilket även antalet på flik A kommer att göra om du har valt det). 258

259 Kapitel 3: Varulager Registret Inleveranser Registret Inleveranser Registret Inleveranser innehåller poster avseende lagerförda Artiklar som levereras till företagets lager. Vanligtvis registreras informationen på Inleveransen från Leverantörens följesedel. I många fall finns inte alltid Leverantörens Faktura tillgänglig när Artiklarna tas emot och därför inte heller all information om de olika Artiklarnas kostnader. Lagervärdet i Hansa baseras på de värden som registreras i registret Inleveranser. Poster i registret Inleveranser kan skapas direkt i modulen Varulager. Om modulen Inköp är installerad, kan de skapas direkt från registret Inköpsorder, på liknande sätt som Utleveranser skapas från registret Order. Om modulen Produktion är installerad, kommer en post som registreras i registret Produktioner att uppdatera lagret med en osynlig lagertransaktion. Resultatet från en Produktionspost som Avslutas i modulen Produktion är att lagretsaldot uppdateras med antalet In och Ut av de olika Artiklarna som ingår i Receptet som Produktionen använder. Det kommer inte att skapas någon Inleverans, men lagerförändringen kommer att synas i rapporten Artikelhistorik i modulen Varulager. I modulen Varulager, välj Inleveranser från menyn Register eller klicka på [Inleveranser] i ikonraden. Fönstret Inleveranser: Bläddra öppnas och visar de Inleveranser som redan har registrerats Inleveranserna visas normalt i löpnummerordning. Kolumnen Godk innehåller en markering för Inleveranser som är godkända. 259

260 Registrera en Inleverans Inleveranser kan registreras på två olika sätt 1. I fönstret Inleveranser: Bläddra, klicka på [Ny post] i knappraden för att öppna en ny Inleverans. 2. Öppna Inköpsordern som ligger till grund för Artiklarna som ska levereras in. Leverantörens följesedel innehåller oftast ditt Inköpsordernummer, vilket gör det lätt att hitta den. Välj Inleverans från menyn Special. En ny post skapas i registret Inleveranser. Fördelen med den här metoden är att det överenskomna priset på Artiklarna för den specifika Inköpsordern överförs till Inleveransen. Den här informationen framgår vanligtvis inte på Leverantörens följesedel. Notera att Inleveransen skapas på ett sådant sätt att den kommer att öppnas i fönstret Inleverans: Inspektera. Det betyder att posten är redan skapad och sparad i registret. För att ta bort posten måste du välja Radera från menyn Post. Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från annan nummerserie Inleveransens nummer. Hansa kommer att ange nästa lediga nummer från den första nummerserien i inställningen Nummerserier inleveranser. Numret kan 260

261 Kapitel 3: Varulager Registret Inleveranser förändras, men inte till ett nummer som redan har använts. Transdag Klistra in Special Aktuellt datum Inleveransens datum. Det aktuella datumet anges automatiskt. Lev. nr Klistra in Special Registret Leverantörer Ange Leverantörens nummer. När du trycker på Returtangenten kommer Leverantörens namn att klistras in i fältet till höger. Namn Leverantörens namn klistras in från Leverantörskortet efter att du har angivit Leverantörsnumret. Inköpsordernr Om Inleveransen har skapats från en Inköpsorder kommer Inköpsordernumret att anges här av Hansa. Fältet kan inte förändras. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Lagerstället där varorna ska lagras. Om ett Huvudlager finns specificerat i inställningen Lagerinställningar kommer varorna att lagras där om det här fältet lämnas tomt. Men om kryssrutan Kräv lagerställe är markerad i samma inställning, måste fältet innehålla ett värde. Godkänd Markera den här kryssrutan för att godkänna Inleveransen. Efter att transaktionen är godkänd kan inga förändringar göras. Lagersaldona kommer att uppdateras enligt uppgifterna i Inleveransen. Ett Verifikat kommer att skapas i modulen Redovisning om det är angivet så i inställningen Försystem. Konteringen i Verifikatet beskrivs nedan i avsnittet Verifikat från Inleveranser. Om du inte kan spara Inleveransen efter att du har markerat kryssrutan Godkänd, beror det troligtvis på att inga konton har specificerats för Frakt, Tull och Extra kostnad i inställningen Kontering (Kund) (i modulen Fakturering). De här kontona måste vara specificerade, även om Inleveransen inte innehåller någon av de här kostnaderna. 261

262 Delfönster 1 Kommentar Inleveransen måste vara godkänd innan en Leverantörsfaktura kan skapas från Inköpsordern. När manualen hänvisar till godkända Inleveranser avser det Inleveranser med den här kryssrutan markerad. I det här fältet kan du skriva en förklarande text till den aktuella Inleveransen. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Förinställt från Leverantör Du kan ange upp till 20 Objekt separerade med kommatecken till varje Inleverans. De ger dig möjlighet att göra analyser per avdelning eller kostnadsställe. De kommer att tilldelas kreditposten mot inköpskontrollskontot när Verifikatet skapas från Inleveransen. Om alternativet Lev. objekt på lagerkonto används på delfönster 1 i inställningen Kontering (Lev) i modulen Leverantör, kommer Objekten även tilldelas debetposten mot lagerkontot. Pris inkl. moms Markera den här kryssrutan om priserna som är angivna för de mottagna varorna inkluderar moms. Delfönster 2 Delfönster 2 visar Artiklarna om mottagits till lagret, några är även synliga på delfönster 1. matrisen med rader som även delvis är synlig i delfönster 1. De visas i en matris som är delad i sex horisontella flikar. När du klickar på en av flikarna (markerade A-F), ersätts de två eller tre högra kolumnerna i matrisen ut mot nya kolumner. Försäkra dig om att fälten Valuta och Växelkurs innehåller korrekta värden innan du registrerar några rader i Inleveransen. Om en Växelkurs är specificerad kommer alla priser som överförs från registren Inköpsartiklar 262

263 Kapitel 3: Varulager Registret Inleveranser eller Artiklar att konverteras. Priserna på redan registrerade rader kommer inte att konverteras om Växelkursen förändras. Klicka i den första lediga raden och ange lämplig information för att lägga till en ny rad i Inleveransen. För att ta bort en rad, klicka på radnumret längst till vänster och tryck sedan på backstegstangenten. För att infoga en rad, klicka på radnumret där du vill att raden ska infogas och tryck på returtangenten. När Inleveranser skapas från Inköpsordrar förutsätts vanligtvis att alla Artiklar som inte redan mottagits finns med i den aktuella leveransen. Undantag görs när alternativet Sätt antal på inleverans till noll i inställningen Inköpsorderinställningar används, vilket innebär att det förinställda antalet för samtliga Artiklar kommer att vara noll. Antalet för en eller flera Artiklar i Inleveransen kan sedan förändras enligt behov. Du kan även ta bort hela rader genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på backstegstangenten. Du kan leverera in ett större antal än vad som var beställt. För serienumrerade Artiklar kommer du att hänvisas till att registrera serienummer innan Inleveransen får sparas. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Ange Artikelnumret på den mottagna Artikeln. Du kommer att få en varning om du använder en Artikel som inte är lagerförd. Antal Antalet som tagits emot av den aktuella Artikeln, och som ska läggas till lagersaldot. Specifikation Artikelns benämning hämtas av Hansa från registret Artiklar. Specifikationen kan förändras. à-pris Det normala inköpspriset i den Valuta som är angiven på Inleveransen, vilka hämtas från Inköpsordern, Inköpsartikeln för kombinationen av Artikel/Leverantör eller från fältet Kostpris i registret Artiklar. Det här priset innehåller inte några extra kostnader som t.ex. frakt- eller tullavgifter. Priset kan förändras för en specifik transaktion. Om Kostpriset för Artikeln i fråga uppdateras vid inleverans (ställs in med alternativen under delfönster 3 på Artikeln), kommer en prisändring här på Inleveransen att automatiskt uppdatera Kostpriset på Artikeln. Om Inleveransens Valuta och/eller Växelkurs förändras kommer inte värdet i det här fältet att omräknas. Det 263

264 kommer istället att hanteras som om det var i den nya Valutan och Kostpriset (nedan) kommer att omräknas. Kostpris Artikelns à-pris i den lokala Valutan (eller i Basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System), inklusive eventuell frakt och andra extra kostnader. Summa Radens summa inklusive eventuella kostnader i den lokala Valutan (eller i Basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System). Flik B Serienr Bäst före Flik C Fraktkost Artikelns Serienummer eller Batchnummer. I det fall Artiklarna ska ha unika Serienummer måste numrena anges på separata rader, varje med antal ett. Om en stor kvantitet av serienumrerade Artiklar mottas till lagret kan funktionen Skapa serienummer under menyn Special automatiskt tilldela Artiklarna löpande serienummer. Det här är främst användbart för företag som själva skapar sina egna serienummer. Ange ett lämpligt antal rader och specificera det lägsta Serienumret på den första raden. Välj sedan funktionen. De återstående raderna kommer nu att tilldelas ett Serienummer, varje ett nummer högre än raden ovan. Om Artiklarna är färskvaror, ange ett Bäst före datum här. Om ett Serie- eller Batchnummer har angivits kommer en post att skapas i inställningen Texter, batchnummer när Inleveransen godkänns och sparas. Posten kommer att lagra Bäst före datumet för Artikeln eller Batchen. När Artikeln säljs kommer Bäst före datumet att hämtas in till Utleveransen. Datumet kan sedan om nödvändigt skrivas ut på leveransdokumentationen. En valfri fraktkostnad (per enhet) som läggs till det totala Kostpriset för Inleveransen. Beloppet är i den lokala Valutan (eller i Basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System). Värdet kan läggas till manuellt eller beräknas automatiskt av Hansa. Vid den automatiska beräkningen ska den totala 264

265 Kapitel 3: Varulager Registret Inleveranser Tull Kostnad Fraktkostnaden anges i fältet Frakt på Inleveransens nedre del. När du flyttar markören till nästa fält kommer beloppet att fördelas mellan de olika Artikelraderna enligt varje rads kostnad. Om det skapas ett Verifikat från den här Inleveransen (det bestäms i inställningen Försystem i modulen Redovisning), kommer eventuella Fraktkostnader att krediteras kontot för Fraktkostnad som är specificerat på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund). Det här fältet fungerar på samma sätt som fältet Fraktkostnad och använder fältet Tull i nedre delen av Inleveransen. Fältet refererar till eventuella Tullavgifter som är kopplade till Inleveransen. Om Inleveransen har skapats från en Inköpsorder kommer det här värdet att vara förinställt från fältet Inlev. kostnad under delfönster 1 i den aktuella Inköpsartikeln (multiplicerat med antalet). Om det skapas ett Verifikat från den här Inleveransen, krediteras den eventuella Tullkostnaden kontot som angivits för Tullkostnad under delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund). En extra kostnad (per enhet) för Artikeln. Den kommer att läggas i enhetspriset i kolumnen Kostpris. Ange antingen ett belopp i den lokala Valutan (eller i Basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System) eller en procentsats följt av ett procenttecken (%). Om poster registreras direkt i registret Inleveranser kommer det här värdet att hämtas från fältet Extra kostnad under delfönster 3 på den aktuella Artikeln (multiplicerat med antalet). Om det skapas ett Verifikat från den här Inleveransen (det bestäms i inställningen Försystem i modulen Redovisning), kommer eventuella Extra kostnader som är angivet i det här fältet att krediteras kontot för Extra kostnad, som är specificerat på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund). 265

266 Flik D Lev.artnr. Artikelnumret som Leverantören har tilldelat Artikeln. Om Inleveransen skapas från modulen Inköp kommer Hansa automatiskt ange Leverantörens Artikelnummer. Koeff. Förinställt från Artikel Artikelns Enhetskoefficient visas här och är hämtad från delfönster 3 på Artikelkortet. Om du använder olika sorters enheter för att mäta lagersaldot är den här koefficienten kursen mellan de olika enheterna. Baspris Det här fältet visar Artikelns Baspris (försäljningspris) per enhet i den lokala Valutan. Priset hämtas från Artikelkortet. Flik E Kost. kto Klistra in Special Registret Konto, modulen Redovisning/System Kontot som anges här kommer att debiteras i Verifikat som skapas när Inleveransen godkänns. Om det här fältet är tomt kommer Lagerkontot för det angivna Lagerstället, Artikelgruppens Kostnadskonto eller Lagerkontot i inställningen Kontering (Kund) att debiteras. Vanligtvis erbjuds inget konto om inte Inleveransen skapas från en Inköpsorder och alternativet Överför konto och objekt till inleverans är markerat i inställningen Inköpsorderinställningar. I det här fallet kommer kontot att hämtas från fältet Kostnadskonto i den korresponderande raden i Inköpsordern som Inleveransen skapades från. Det kommer att vara Artikelns eller Artikelgruppens Kostnadskonto. Notera att om kontot överfördes från Inköpsordern, kommer det att vara valt genom en annan prioriteringsordning än vad som används om det här fältet lämnas tomt. Alternativet Överför konto och objekt till inleverans är avsett att användas i situationer där kostnadskonteringen endast ska ske på inköpssidan. Om det här alternativet används i situationer där kostnadskontering även sker på försäljningssidan, riskerar du att samma konto debiteras både vid in- och utleveranser. 266

267 Kapitel 3: Varulager Registret Inleveranser Kredit.kto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Kontot som anges här kommer att krediteras i Verifikatet som skapas när Inleveransen godkänns. Inget förinställt konto kommer att anges i det här fältet. Om fältet lämnas tomt kommer kontot för Inköpskontroll i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Artikel Upp till 20 Objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här Artikeln och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata Objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Objekten som är specificerade här kommer att tilldelas debetposten på samtliga Verifikat som skapas från Inleveransen. När Inleveranser skapas från Inköpsordrar kommer Objekten i det här fältet hämtas från den korresponderande Inköpsorderraden, om alternativet Överför konto och objekt är markerat i inställningen Inköpsorderinställningar. Flik F Tullnr. Det här fältet kan användas för att registrera fraktsedelseller tullnumret för den inkommande leveransen för den här Artikeln. I Ryssland krävs enligt lag att det här fältet fylls i för importerade Artiklar. Ursprungsland Klistra in Special Inställningen Länder, modulen System Ange Artikelns ursprungsland. I Ryssland krävs enligt lag att det här fältet fylls i för importerade Artiklar. Position Klistra in Special Inställningen Positioner, modulen Varulager Om Lagerstället angivet på delfönster 1 är ett stort lager som har delats in i Positioner, kan Positionen där 267

268 Artikeln ska lagas anges här. Om alternativet Kräv position används för det aktuella Lagerstället måste en Position anges innan posten kan sparas. Postens nedre del Antal Det här fältet visar det totala antalet Artiklar av samtliga typer som finns registrerade på Inleveransen. Frakt Se beskrivningen av fältet Fraktkost. under flik C för information om det här fältet. Det här beloppet visas i den lokala Valutan (eller i Basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System). Om Inleveransen skapades från en Inköpsorder kommer värdet att hämtas från fältet Kostnad (SEK) under delfönster 4 på Inköpsorden (proportionell fördelning vid delleverans). Tull Se beskrivningen av fältet Tull under flik C för information om det här fältet. Det här beloppet visas i den lokala Valutan (eller i Basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System). Om Inleveransen skapades från en Inköpsorder kommer det här värdet vara summan av Inleveranskostnaderna från delfönster 1 på de relevanta Inköpsartiklarna (multiplicerat med antal). Kostpris Det här fältet räknar samman det totala värdet för Inleveransen, i Valuta och inklusive all frakt och andra extrakostnader. Delfönster 3 Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Förinställt från Inköpsorder, Leverantör eller den förinställda Basvalutan Valutan som Leverantören fakturerar i (om inte samma som den lokala Valutan). Artiklarnas lagervärde kommer att lagras i den Valuta som är angiven här. Kurser Förinställda från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System När Inleveranser registreras direkt i registret Inleveranser kommer den aktuella Växelkursen att anges 268

269 Kapitel 3: Varulager Registret Inleveranser Verifikat från inleveranser av Hansa. Om Inleveranserna skapas från Inköpsordrar kommer Växelkursen att hämtas från Inköpsordrarna. En av två konverteringsmetoder kommer att användas. Det Dubbla Basvalutasystemet används bl.a. av länder inom EU som gått med i EMU. Systemet kan även användas av företag som vill redovisa sin bokföring i dubbla valutor, kanske för att företagets moderbolag har en annan Valuta. Den andra metoden är den enkla konverteringen från en utländsk Valuta till den lokala Valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot Fakturor i utländska Valutor. De båda metoderna beskrivs nedan. Växelkurser (Dubbelt Basvalutasystem) Om det dubbla basvalutasystemet används visar fälten till vänster växelkurserna mellan de två Basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser). Fälten till höger visar växelkursen mellan den utländska Valutan och Basvaluta 2 (hämtat från den senaste posten i registret Växelkurser). Notera att reglerna inom Europeiska Monetära Unionen alltid kräver att kurserna ska visa hur många enheter av den lokala eller utländska Valutan som kan köpas för en Euro. Växelkurser (Enkelt Valutakonverteringssystem) Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet Kurs och det högra fältet för Basvaluta 1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan de utländska och lokala Valutorna. När en Inleverans godkänns och sparas kan ett Verifikat genereras automatiskt, om du har bestämt det i inställningen Försystem i modulen Redovisning. Se avsnittet Kostnadskontering tidigare i det här kapitlet för en full beskrivning av de här Verifikaten. Artiklar av typen Normal eller Tjänst kommer inte att inkluderas i Verifikatet. Även om lagerantalet för de här Artiklarna uppdateras, uppdateras inte lagervärdet. 269

270 Nedan följer ett exempel på ett Verifikat från en Inleverans Lagerjusteringar När Verifikatet har skapats kan du direkt kontrollera det genom att använda funktionen Öppna verifikat från menyn Special. Så som visas i illustrationen kommer Frakt-, Tull- och Extra kostnader specificerade under flik C att kreditera separata konton, vilka är angivna på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund). Även om fälten på flik C lämnas tomma måste giltiga konton anges i inställningen Kontering (Kund) innan Inleveransen kan godkännas. Om giltiga konton inte finns angivna kommer Hansa att visa felmeddelandet Verifikat kunde inte skapas. Kontrollera inställningar om du försöker godkänna Inleveransen. Vid vissa tillfällen behöver lagersaldona justeras med returnerade varor etc. Sådana här justeringar kan göras som Inleveranser. Den här metoden kan vara användbar när varor utan ursprunglig Säljorder returneras (d.v.s. det finns endast en Faktura på försäljningen). Vanligtvis sker inte en uppdatering av lagret när Kreditfakturan godkänns och sparas, på grund av svårigheten att upprätthålla FIFO-värderingen. Varorna ska istället returneras till lagret med genom en Inleverans. Var noggrann med att kostpriserna är korrekt angivna i enlighet med den lagervärderingsmetod som du har valt. Du hittar troligtvis det rätta värdet för Artikeln under flik C på den ursprungliga Fakturan. Lagervärderingen kommer att uppdateras från Inleveransen om du använder Hansas funktioner för kostnadskontering. I kapitlet Fakturering i volym 2 av de här manualerna finns registreringen av Kreditfakturor beskriver medan kostnadskontering är beskrivet tidigare i 270

271 Kapitel 3: Varulager Registret Inleveranser det här kapitlet. Om det finns en Säljorder uppdateras lagret enklast med registret Returnerat gods (beskrivs senare i det här kapitlet). Granska och godkänna Inleveranser Menyn Special När en Inleverans har registrerats behöver den granskas och godkännas för att beloppen och värdena ska bekräftas. Markera kryssrutan Godkänd för att godkänna den och klicka sedan på [OK] i knappraden för att spara den. Du kan inte förändra en Inleverans efter att den är godkänd. När den godkänns kommer lagersaldot att uppdateras och, om så är inställt i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett Verifikat att skapas i modulen Redovisning. Se avsnittet Verifikat från Inleveranser ovan för information om vilka konton som används i Verifikatet. Om du inte kan spara en Inleverans efter att du har markerat kryssrutan Godkänd kan orsaken vara att du inte har specificerat konton för Frakt-, Tulloch Extra kostnader på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) (modulen Fakturering). Kontona måste finnas specificerade trots att Inleveransen inte innehåller någon av de här kostnaderna. Menyn Special för fönstren Inleveranser: Ny post och Inleveranser: Inspektera visas ovan. Det finns ingen Specialmeny för fönstret Inleveranser: Bläddra. Skriv ut etiketter Kommandot Skriv ut etiketter skriver ut ett etikettdokument som kan användas för att identifiera en specifik leverans från en Leverantör. För att skriva ut fler etiketter åt gången, klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Välj sedan Inleveransetiketter i listan Dokument och klicka på [OK]. Ange Inleveransnumret (eller ett intervall av nummer) som ska skrivas ut och klicka på [OK]. Oavsett om en eller flera etiketter ska skrivas ut avgörs vilken Dokumentmall som ska användas enligt följande 271

272 1. Utforma Inleveransetikettens dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till INLEVETIKETT. Använd funktionen Egenskaper för att tilldela mallen dokumenttypen Inleveransetiketter. Instruktioner för inställningen Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System. 2. Välj modulen Varulager genom att använda menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Fönstret Dokument öppnas; markera Inleveransetiketter. 4. Välj Dokumentdefinition från menyn Special. 5. I det efterföljande fönstret, ange INLEVETIKETT i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). 7. Klicka på [OK] för att spara Inleveransetikettens definition. Från och med nu kommer dokumentmallen som du utformade att användas, både från Dokument och från menyn Special. Uppdatera priser Det här kommandot kan användas för att uppdatera Artiklarnas Kostpris med priserna från den aktuella Inleveransen. Det kan även användas för att uppdatera eventuella Prislistor som beräknas genom att en marginal läggs till Artikelns Kostpris. De Kostpris som påverkas är de som visas på delfönster 3 i Artikeln. Kostpriset på Inköpsartiklarna påverkas inte av den här funktionen. Inköpsartiklarna kan förändras med hjälp av underhållsfunktionen Uppdatera inköpsartiklar i modulen Inköp. Funktionen ska endast användas efter att Inleveransen har sparats med [OK] i knappraden. Inleveransen behöver inte vara godkänd. När funktionen välj öppnas följande dialogruta. Ange information en beskrivningen nedan och klicka på [OK] i knappraden. Priserna kommer sedan att förändras enligt de urval som gjorts. 272

273 Kapitel 3: Varulager Registret Inleveranser Inleveranser Det här fältet talar om vilken Inleverans som prisförändringarna hämtas från. Fältet kan inte förändras. Prislistor Klistra in Special Inställningen Prislistor, modulen Fakturering Ange en specifik Prislista, vilkas priser ska uppdateras med funktionen. Om fältet lämnas tomt kommer samtliga Prislistor som innehåller Artiklar från Inleveransen att påverkas. Endast de Prislistor som beräknas genom att en marginal läggs till Artikelns Kostpris kommer att påverkas. Artiklar Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange en specifik Artikel (vilken måste finnas representerad i Inleveransen) vars Kostpris ska uppdateras. Om fältet lämnas tomt kommer Kostpriset på samtliga Artiklar i Inleveransen att uppdateras. Artikelgrupper Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en specifik Artikelgrupp för att uppdatera Kostpriset på de Artiklar som tillhör Artikelgruppen. Endast Artiklar som tillhör Artikelgruppen och som finns representerade i Inleveransen kommer att påverkas. Uppdatera kostpris Markera det här alternativet om du vill förändra Kostpriset på Artiklarna i Inleveransen med värden hämtade från Inleveransen. 273

274 Exkludera prislistor Markera det här alternativet om du inte vill att Prislistorna ska räknas om. Skapa serienummer Den här funktionen kan vara användbar när en stor kvantitet av serienumrerade Artiklar ska levereras in i lagret och när det är nödvändigt att tilldela dem flertalet löpande serienummer. Funktionen används främst av företag som genererar deras egna serienummer. Ange det lämliga antalet rader och specificera det lägsta Serienumret på den första raden. Välj sedan funktionen. De återstående raderna kommer att tilldelas Serienummer, den andra ett högre än den första. Om inget lägsta serienummer anges kommer funktionen att hitta det senast använda serienumret och sedan räkna upp från det. Skapa leverantörsfaktura Välj Skapa leverantörsfaktura från menyn Special för att skapa en Leverantörsfaktura från Inleveransen. För att funktionen ska ha någon effekt måste alla förändringar i Inleveransen sparas (använd [OK]-knappen), men den behöver inte vara godkänd. Funktionen kan endast användas på Inleveranser som har fältet Inköpsordernummer tomt (d.v.s. de Inleveranser som registrerats oberoende och inte har skapats från en Inköpsorder). För att skapa Leverantörsfakturor från Inleveranser med Inköpsordernummer, öppna Inköpsordern och välj funktionen Faktura från menyn Special. När funktionen väljs skapas en ny post i registret Leverantörsfakturor (i modulen Leverantör). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Leverantörsfaktura: Inspektera. Det här betyder att den har skapas, sparats och nu öppnas för förändring och godkännande. 274

275 Kapitel 3: Varulager Registret Inleveranser Leverantörsfakturan tar för givet att alla Artiklar i Inleveransen ska faktureras. Artiklarna grupperas tillsammans på en enda rad i Fakturan vilket innebär att de alla ska konteras mot samma kostnadskonto (hämtat från fältet Kostnadskonto under delfönster 2 på Leverantören). Om inget Kostnadskonto finns angivet för Leverantören måste ett läggas till i Leverantörsfakturan innan den kan godkännas. Även Skuldkonto kommer att hämtas från Leverantören (delfönster 2) eller, om fältet är tomt, från inställningen Kontering (Lev). Momskoden på varje rad hämtas från Artikeln, Leverantören eller från inställningen Kontering (Lev). Om kryssrutan Automatiskt momsberäkning är markerad i inställningen Leverantörsfakturainställningar i modulen Leverantör, kommer momsen att beräknas från det totala värdet från Inleveransen med den procentsats som angivits i inställningen. Momsen kommer annars att beräknas med Momskoderna angivna på respektive rad. Du kan förändra värdet på en eller flera rader i Leverantörsfakturan enligt behov. Du kan även lägga till flera rader. När Leverantörsfakturan har kontrollerats, markera kryssrutan Godkänd och klicka på [OK] i knappraden. Ett Verifikat kommer nu att skapas i modulen Redovisning (om det har angivits så i inställningen Försystem i modulen Redovisning) och du kommer inte längre kunna förändra uppgifterna i Fakturan. Se kapitlet som beskriver modulen Leverantör i volym 2 av de här manualerna för ytterligare information om Leverantörsfakturans olika fält. 275

276 Öppna verifikat När en Inleverans har godkänts och sparats, och om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett Verifikat att skapas. Den här funktionen ger dig möjlighet att öppna det Verifikatet. När funktionen väljs kommer Verifikatet att öppnas i ett nytt fönster. 276

277 Kapitel 3: Varulager Registret Lageruttag Registret Lageruttag Det här registret används för att hantera en särskild typ av lagertransaktioner, exempelvis; egna uttag eller nedskrivning av lagret. Det ger dig full kontroll över Artiklar som tas bort från lagret, inklusive justering av FIFO-värden och serienummer. Om det är angivet så inställningen Försystem i modulen Redovisning, kan Lageruttagen skapa Verifikat i modulen Redovisning när de godkänns, med full kontroll över konton, objekt etc. I modulen Varulager, välj Lageruttag från menyn Register eller klicka på [Lageruttag] i ikonraden. Fönstret Lageruttag: Bläddra öppnas och visar Lageruttag som redan har registrerats Lageruttagen visas vanligtvis i transaktionsnummerordning. Kolumnen Godk. innehåller en bok för de Lageruttag som har godkänts. Registrera ett Lageruttag Från fönstret Lageruttag: Bläddra, klicka på [Ny post] i knappraden för att öppna ett nytt Lageruttag. Alternativt kan du markera en post som liknar den du ska registrera och sedan klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Lageruttag: Ny post öppnas, tom och du klickade på [Ny post] eller som en kopia av den kopierade posten. 277

278 Nummer Klistra in Special Välj från annan nummerserie Lageruttagets löpnummer. Hansa kommer att ange nästa lediga nummer från den första nummerserien i inställningen Nummerserier lageruttag. Du kan förändra numret, men inte till ett som redan har använts. Transdag Klistra in Special Aktuellt datum Transaktionsdagen. Hansa föreslår det aktuella datumet. Godkänd Markera den här kryssrutan för att godkänna Lageruttaget. När transaktionen har godkänts kan den inte längre förändras. Om du har angivit i inställningen Försystem i modulen Redovisning att Verifikat ska skapas från Lageruttag kommer ett Verifikat att skapas när Lageruttaget godkänns. Verifikatets utformning beskrivs i avsnittet Verifikat från Lageruttag nedan. När manualen refererar till godkända Lageruttag, menas de som har kyssrutan Godkänd markerad. Kost. konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Det förinställda debetkontot för Lageruttaget. Ett Kostnadskonto kan anges för någon av de specifika raderna i Lageruttaget och kommer då att gälla framför det som är angivet här. Kontot för Lagerkostnad i 278

279 Kapitel 3: Varulager Registret Lageruttag inställningen Kontering (Kund) kommer att vara förinställt.! Ett Kostnadskonto måste anges här för att Lageruttaget ska kunna godkännas, även om separata konton anges för respektive rad. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Ange ett eller flera Objekt separerade med kommatecken. I det Verifikat som eventuellt skapas från Lageruttaget kommer samtliga Objekt som specificerat här att tilldelas alla debetposter, som tillägg till de om specificerats på respektive rad. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Lagerställe som påverkas av Lageruttaget. Lagerkontot som angivits på Lagerstället kommer att krediteras av Verifikatet som kommer att skapas från det här Lageruttaget. Om inget Lagerkonto eller Lagerställe finns angivet, krediteras Lagerkontot angivet på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund). Om ett Huvudlager finns specificerat i inställningen Lagerinställningar kommer varorna att lagras där om det här fältet lämnas tomt. Men om kryssrutan Kräv lagerställe är markerad i samma inställning, måste fältet innehålla ett värde. Om fönstret Artikelstatus visas på skärmen (se kapitlet Artiklar och Priser i volym 1 av de här manualerna för information om fönstret), kommer antalet som visas att referera till Lagerstället som är angivet här. Lagerställen kan även anges för respektive rad i Lageruttaget och kommer då att gälla före det som är angivet här. 279

280 Klass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange om Lageruttaget ska tillhöra en Orderklass. Orderklassen möjliggör att posterna kan analyseras i rapporter och i prioriteringar. Tot. antal Kommentar Det här fältet visar det totala antalet artiklar i Lageruttaget. Ange en kommentar till Lageruttaget, t.ex. anledningen till att det registreras. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Som med alla Artikelfält i Hansa, ange Artikelnumret eller Artikelns Streckkod. Om en Artikel som saknas i lagret väljs kommer den inte att inkluderas i Verifikatet som skapas från Lageruttaget. Artikelns lagersaldo kommer däremot att reduceras (d.v.s. ett negativt lagersaldo uppstår), om inte alternativet Tillåt ej överleverans används i inställningen Lagerinställningar. Om den valda Artikeln är av typen Normal eller Tjänst, kommer ingen kontroll av lagersaldot att utföras, oavsett om den alternativet Tillåt ej överleverans är markerad eller inte. Lagersaldot på det angivna Lagerstället kommer att uppdateras enligt uppgifterna i posten. Verifikatet som skapas från Lageruttaget kommer inte att innehålla något värde för den här raden. Lagervärden lagras inte för Normal- och Tjänsteartiklar. Antal Antalet Artiklar som ska reduceras från lagersaldot. Du kommer inte att kunna ange ett större antal än lagersaldot på det specificerade Lagerstället om alternativet Tillåt ej överleverans är markerat i inställningen Lagerinställningar Specifikation Hansa anger Artikelnamnet i det här fältet. Namnet kan förändras om nödvändigt. 280

281 Kapitel 3: Varulager Registret Lageruttag Kost. konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Ett individuellt Kostnadskonto kan anges för varje rad. Kontot som anges här kommer att gälla framför det som är angivet i posthuvudet. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Ange ett eller flera Objekt för raden, separerade med kommatecken. Objekten som anges här kommer att tilldelas alla debet- och kreditposter i Verifikatet som skapas från den här raden i Lageruttaget. Flik B Serienr Klistra in Special Serienummer på lagerförda Artiklar Om Artiklarna är använder sig av serienummer eller batchnummer måste ett giltigt nummer anges här. Separata rader måste användas i Lageruttaget om antalet är större än ett, så att serienumrena kan tilldelas individuellt. Fönstret Klistra in visar serienumren för samtliga Artiklar i lagret om inget Lagerställe finns angivet. Listan visar en indikation på vilket Lagerställe respektive Artikel finns lagrad. Om det finns ett Lagerställe angivet på delfönster 1 eller under flik B, kommer endast de serienumren som finns lagrade på det specifika Lagerstället att visas. Notera att serienumret måste anges manuellt, det finns ingen automatisk tilldelning enligt FIFO. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Ange ett Lagerställe om det skiljer sig från Lagerstället som angivits i posthuvudet. 281

282 Flik C Recept Klistra in Special Registret Recept, modulen Varulager Gäller uttaget en Artikel av typen Struktur, ange dess Recept här. Det här innebär att lagersaldot för komponenterna kommer att reduceras när Lageruttaget godkänns och sparas. Baspris Det här fältet visar Artikelns Baspris (försäljningspris) per enhet i den lokala Valutan. Priset hämtas från Artikelkortet. Flik D FIFO Artikelns FIFO per enhet eller Vägda inpris, vilket kommer att överföras till Verifikatet som skapas från Lageruttaget. Om antalet är större än ett, kommer det här fältet att visa den vägda FIFO-kostnaden per enhet. Den hämtas automatiskt när Lageruttaget godkänns. Det Vägda inpriset på Artikeln (d.v.s. det vägda inpriset från samtliga tidigare Inleveranser, vilket visas på delfönster 3 på Artikeln) används om Kostnadskonteringsmodell, faktura satts till Vägt inpris i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. I alla andra fall används FIFO-värdena. Rad FIFO Det totala värdet (Vägt inpris eller FIFO) av den här radens Artiklar (enhetskostnad multiplicerat med antal). Värdet hämtas in automatiskt när Lageruttaget godkänns. Koeff Förinställt från Artikel Artikelns Enhetskoefficient visas här och är hämtad från delfönster 3 på Artikelkortet. Om du använder olika sorters enheter för att mäta lagersaldot är den här koefficienten kursen mellan de olika enheterna. Verifikat från Lageruttag Nedan visas ett exempel på ett Verifikat som är skapat från ett Lageruttag (det som visas i den tidigare illustrationen). Verifikatet kommer att skapas automatiskt när ett Lageruttag godkänns och sparas, om det är angivet så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. Notera att ett Lageruttag kan inte godkännas om det inte har ett Kostnadskonto specificerat i posthuvudet, även om separata konton har angivits för varje rad. 282

283 Kapitel 3: Varulager Registret Lageruttag Vanligtvis kommer det kontot eller de konton som specificerats på Lageruttaget som Kostnadskonto att debiteras i Verifikatet. Lagerkontot angivet på Lagerstället eller om det är tomt, Lagerkontot angivet på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund), kommer att krediteras. Notera att Artiklar utan lagersaldo och Artiklar av typen Normal och Tjänst inte kommer at inkluderas i Verifikatet. Menyn Special När Verifikatet har skapats kan du direkt öppna det med funktionen Öppna verifikat från menyn Special Menyn Special för fönstren Lageruttag: Ny post och Lageruttag: Inspektera visas ovan. Det finns ingen Specialmenyn tillgänglig för fönstret Lageruttag: Bläddra. Artikelstatus Den här funktionen visar en omedelbar status på Artikeln som är angiven på raden i Lageruttaget där markören befinner sig eller på Artikeln som är markerad i fönstret Klistra in. Artikelstatusen visar i ett eget fönster lagersaldot, hur många som ligger i Order och hur många som är levererbara. Se kapitlet Artiklar och Priser i volym 1 av de här manualerna för ytterligare information. 283

284 Öppna verifikat När ett Lageruttag har godkänts och sparats, och om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett Verifikat att skapas. Den här funktionen ger dig direkt möjlighet att öppna det skapade Verifikatet. När funktionen väljs kommer Verifikatet att öppnas i ett nytt fönster. 284

285 Kapitel 3: Varulager Registret Lagertransaktioner Registret Lagertransaktioner Det här registret ger dig möjlighet att flytta varor mellan olika Lagerställen. När en Lagertransaktion godkänns och sparas, och om det är angivet så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett Verifikat att skapas med full kontroll över konton, objekt etc. Eventuell extra kostnad för flytten kommer att inkluderas i Verifikatet. Om alternativet FIFO per lagerställe är markerat i inställningen Kostnadskontering, kommer den eventuella extra kostanden att läggas till FIFO-värdet på den flyttade Artikeln. I modulen Varulager, välj Lagertransaktioner från menyn Register eller klicka på [Lagertrans.] i ikonraden. Fönstret Lagertransaktioner: Bläddra öppnas och visar de Lagertransaktioner som redan har registrerats. De visas normalt i löpnummerordning. Kolumnen Godk. innehåller en bock för de Lagertransaktioner som har godkänts. För att registrera en ny post, klicka på [Ny post] i knappraden. Alternativt kan du markera en post som liknar den du ska registrera oh sedan klicka på [Kopia]. Fönstret Lagertransaktion: Ny post öppnas, tomt om du klickade på [Ny post] eller som en kopia av den kopierade posten. Nummer Klistra in Special Välj från annan nummerserie Lagertransaktionens löpnummer. Hansa kommer att ange nästa lediga nummer från den första nummerserien i 285

286 inställningen Nummerserier - lagertransaktioner. Du kan förändra numret, men inte till ett som redan har använts. Transdag Klistra in Special Aktuellt datum Transaktionsdagen. Hansa anger automatiskt det aktuella datumet. Godkänd Markera den här kryssrutan för att godkänna Lagertransaktionen. Posten kan inte förändras efter att den är godkänd. Ett Verifikat kan skapas i registret Verifikat om det är angivet så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. Verifikatets innehåll beskrivs i avsnittet Verifikat från Lagertransaktioner nedan. När manualen refererar till godkända Lagertransaktioner menas de som har en här kryssrutan markerad. Från lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Lagerstället som Artiklarna ska flyttas från. Fältet måste innehålla ett värde även om ett Huvudlager har specificerats i inställningen Lagerinställningar. Till lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Lagerstället som Artiklarna ska flyttas till. Fältet måste innehålla ett värde även om ett Huvudlager har specificerats i inställningen Lagerinställningar. Från position, Till position Klistra in Special Inställningen Positioner, modulen Varulager Om nödvändigt, ange vilka Positioner inom de två Lagerställena som Artiklarna ska flyttas mellan. Delfönster 1 Text En textmeddelande för Lagertransaktionen, t.ex. anledningen till flytten. 286

287 Kapitel 3: Varulager Registret Lagertransaktioner Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Valutan som används för den här Lagertransaktionen. Växelkurserna visas på delfönster 3. Totalt antal Fältet visar det totala antalet Artiklar i Lagertrasaktionen. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Ange ett eller flera Objekt för posten, separerade med kommatecken. Objekten som anges här kommer att tilldelas debet- och kreditposterna mot Lagerkontona angivna på de två Lagerställena i Verifikatet som skapas Lageruttaget. Objekten kommer inte att tilldelas några konteringar mot Lagervinstkontot. Delfönster 2 Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Ange Artikelnumret eller Streckkoden på Artikeln som ska flyttas. Artiklar utan lagersaldo på det specificerade Lagerstället kommer fortfarande att inkluderas i Verifikatet som skapas från Lagertransaktionen. Artikelns lagersaldo kommer att reduceras på Lagerstället (d.v.s. ett negativt lagersaldo skapas) om inte alternativet Tillåt ej överleverans är markerat i inställningen Lagerinställningar. Ingen kontroll kommer att göras av lagersaldot för Artiklar av typen Normal eller Tjänst, oavsett om alternativet Tillåt ej överleverans används eller inte. Antalet av Artikeln kommer att uppdateras enligt uppgifterna i Lagertransaktionen. Verifikatet som skapas kommer endast att innehålla värdet för den här raden om det har angivits manuellt i fältet Nytt värde, men det kommer inte att bli Artikelns FIFO-värde. Lagervärden lagras inte för Artiklar av typen Normal eller Tjänst. 287

288 Antal Antalet av Artikeln som flyttas. Du kan inte ange ett större antal än vad som finns på Lagerstället om alternativet Tillåt ej överleverans är markerat i inställningen Lagerinställningar. Specifikation Artikelns namnhämtas in från registret Artiklar. Serienummer Klistra in Special Serienummer på lagerförda Artiklar Om Artiklarna är använder sig av serienummer eller batchnummer måste ett giltigt nummer anges här. Separata rader måste användas i Lageruttaget om antalet är större än ett, så att serienumrena kan tilldelas individuellt. Fönstret Klistra in visar serienumren för samtliga Artiklar i lagret om inget Lagerställe finns angivet i fältet Från lagerställe. Listan visar en indikation på vilket Lagerställe respektive Artikel finns lagrad. Om det finns ett Lagerställe angivet i fältet Från lagerställe, kommer endast de serienumren som finns lagrade på det specifika Lagerstället att visas. Gammalt värde Här visas Artikelns FIFO-värde per enhet eller Vägda inpris, vilket kommer att användas i Verifikatet som genereras från Lagertransaktionen. Om antalet är större än ett kommer fältet att visa det genomsnittliga FIFOvärdet per enhet. Om du förändrar Artikelnumret uppdateras inte alltid kostpriset omedelbart. Om du behöver uppdatera värdet, välj funktionen FIFO i gammalt värde från menyn Special. Värdet uppdateras alltid när Lagertransaktionen godkänns. Det Vägda inpriset på Artikeln (d.v.s. det vägda inpriset från samtliga tidigare Inleveranser, vilket visas på delfönster 3 på Artikeln) används om Kostnadskonteringsmodell, faktura satts till Vägt inpris i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. I alla andra fall används FIFO-värdena. Extra Ibland kan Artikelns värde förändras i samband med att den förflyttas till ett annat Lagerställe. I det här fältet kan du göra både positiva och negativa justeringar av värdet. Justeringen ska anges per enhet. 288

289 Kapitel 3: Varulager Registret Lagertransaktioner Nytt värde Fältet kan användas på följande sätt Gammalt pris Extra Nytt pris % % 45 I Verifikatet som skapas från Lagertransaktionen kommer justeringen att konteras mot Lagervinstkontot angivet på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Om alternativet FIFO per lagerställe är markerat i inställningen Lagerinställningar, kommer FIFO-värdet att justeras så att det inkluderar den Extra kostnaden. Om alternativet FIFO per lagerställe och Kostpriset för Artikeln i fråga uppdateras vid inleverans med alternativet Vägt inpris (ställs in med alternativen under delfönster 3 på Artikeln), kommer ett värde här att automatiskt uppdatera Kostpriset. Det nya kostpriset per enhet, inklusive kostnader för flytten till det nya Lagerstället. Om alternativet FIFO per lagerställe är markerat i inställningen Kostnadskontering, kommer det här värdet att bli Artikelns (Artiklarnas) nya FIFO-värde. Flik B Baspris Det här fältet visar Artikelns Baspris (försäljningspris) per enhet i den lokala Valutan. Priset hämtas från Artikelkortet. Koeff Förinställt från Artikel Artikelns Enhetskoefficient visas här och är hämtad från delfönster 3 på Artikelkortet. Om du använder olika sorters enheter för att mäta lagersaldot är den här koefficienten kursen mellan de olika enheterna. 289

290 Delfönster 3 Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Valutan som används i den här Lagertransaktionen (visas även under delfönster 1). Kurser Förinställda från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System Den aktuella växelkursen kommer att anges av Hansa. En av två konverteringsmetoder kommer att användas. Det Dubbla Basvalutasystemet används bl.a. av länder inom EU som gått med i EMU. Systemet kan även användas av företag som vill redovisa sin bokföring i dubbla valutor, kanske för att företagets moderbolag har en annan Valuta. Den andra metoden är den enkla konverteringen från en utländsk Valuta till den lokala Valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot Fakturor i utländska Valutor. De båda metoderna beskrivs nedan. Växelkurser (Dubbelt Basvalutasystem) Om det dubbla basvalutasystemet används visar fälten till vänster växelkurserna mellan de två Basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser). Fälten till höger visar växelkursen mellan den utländska Valutan och Basvaluta 2 (hämtat från den senaste posten i registret Växelkurser). På det här sättet etableras en växelkurs mellan den utländska Valutan och den lokala Valutan. Notera att reglerna inom Europeiska Monetära Unionen alltid kräver att kurserna ska visa hur många enheter av den lokala eller utländska Valutan som kan köpas för en Euro. Växelkurser (Enkelt Valutakonverteringssystem) Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet Kurs och det högra fältet för Basvaluta 1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan de utländska och lokala Valutorna. 290

291 Kapitel 3: Varulager Registret Lagertransaktioner Verifikat från Lagertransaktioner Ett verifikat kan skapas automatiskt när en Lagertransaktion godkänns och sparas, om det alternativet är markerat i inställningen Försystem i modulen Redovisning. I normala fall kommer Lagerkontot angivet för Artikelns Från lagerställe att krediteras med ett värde motsvarande det Gamla värdet. Lagerkontot angivet för Artikelns Till lagerställe kommer att debiteras med värdet i fältet Nytt värde. Om något av Lagerkontona har lämnats tomt, kommer Lagerkontot angivet på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) att användas. Eventuella differenser kommer att konteras mot kontot för Lagervinst i inställningen Kontering (Kund). Menyn Special När Verifikatet har skapats kan du omedelbart kontrollera det genom att välja funktionen Öppna verifikat från menyn Special. Menyn Special för fönstren Lagertransaktion: Ny post och Lagertransaktion: Inspektera visas ovan. Det finns ingen Specialmeny för fönstret Lagertransaktioner: Bläddra. 291

292 FIFO i gammalt värde Om du ändrar Artikelnumret i någon eller några av raderna uppdateras inte alltid värdena i fälten Gammalt värde och Nytt värde. Använd den här funktionen om du behöver uppdatera värdena. Funktionen kan endast användas om när alternativet FIFO per lagerställe i inställningen Kostnadskontering är markerad. Artikelstatus Den här funktionen ger dig en direkt återkoppling för Artikeln som visas på den raden där markören befinner sig eller för den Artikeln som är markerad i fönstret Klistra in Special. Informationen visas i ett nytt fönster och inkluderar antal i lager, antal i order och hur mycket som är levererbart. Siffrorna visas för Från lagerstället. Se kapitlet Artiklar och priser i volym 1 av de här manualerna för ytterligare information kring den här funktionen. Öppna verifikat När en Lagertransaktion har godkänts och sparats, och om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett Verifikat att skapas. Den här funktionen ger dig möjlighet att direkt öppna det skapade Verifikatet. När funktionen väljs kommer Verifikatet att öppnas i ett nytt fönster. 292

293 Kapitel 3: Varulager Registret Returnerade varor Registret Returnerade varor Det här registret används när din kund returnerar varor som tidigare har levererats till dem. En post i registret Returnerade varor är alltid kopplad till en post i registret Order. Posten kan antingen vara en hel retur på samtliga artiklar eller en delretur. Det här registret kan inte användas om inte registret Order är installerat. Om du använder FIFO som lagervärdering och/eller kostnadskontering (för lagervärdering i redovisningen), är det besvärligt att returerna varor till lagret eftersom systemet inte kan veta den faktiska kostnaden (FIFO-värdet) av de returnerade varorna. Syftet med registret Returnerade varor är att möjliggöra för användaren att ta del av den här processen så att de korrekta FIFOvärdena kan registreras. När Returen godkänns kommer lagersaldot för de angivna Artiklarna att förändras enligt registreringen och även värdet i redovisningen kommer att uppdateras för de lagerförda Artiklarna (om du i inställningen Försystem i modulen Redovisning har valt att sådana Verifikat ska skapas). Du kan sedan skapa en ny Utleverans (om du vill leverera ersättande varor) eller en Kreditfaktura (om en Faktura redan har skickats ut och inga ersättande varor ska levereras). Kreditfakturan kan skapas direkt från Returposten. För att se Returer som redan har registreras, välj Returnerade varor från menyn Register i modulen Varulager eller klicka på ikonen [Retur. varor] i ikonraden. Fönstret Returnerade varor: Bläddra öppnas. Returerna visas vanligtvis i nummerordning. För varje rad visas ett Returnummer, en indikering om Returen är godkänd i kolumen Godk, Datum och en Kommentar. Som i samtliga av Hansas bläddrafönster kan du omsortera listan och söka efter specifika poster. Registrera en Retur Du kan inte registrera nya poster direkt i registret Returnerade varor. Nya poster måste skapas med en de av två följande metoder 1. Med en öppen Order på bildskärmen, välj funktionen Returnerade varor från menyn Special. Det här skapar en ny post i registret Returnerade varor. För att funktionen ska ha någon effekt måste först att förändringar i Ordern sparas (använd knappen [OK]) och minst en Utleverans måste ha genererats och godkänts från Ordern. 293

294 2. Med en öppen Utleverans på bildskärmen, välj funktionen Returnerade varor från menyn Special. Det här skapar en ny post i registret Returnerade varor. För att funktionen ska ha någon effekt måste först att förändringar i Utleveransen sparas (använd knappen [OK]) och den måste vara godkänd. Notera att posten kommer att presenteras i fönstret Returnerade varor: Inspektera, vilket betyder att posten redan har skapats och sparats i registret. För att radera posten måste du välja Radera från menyn Post. Låt oss gå igenom fälten. Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från en annan nummerserie Den aktuella postens nummerserie. Det första oanvända numret i den översta serien angiven i inställningen Nummerserier returnerade varor kommer att vara förinställt. Numret kan förändras, men inte till ett som redan används. Transdag Klistra in Special Aktuellt datum Returens datum. Det aktuella datumet kommer automatiskt att anges av Hansa. Godkänd Markera den här kryssrutan för att godkänna Returen. När den godkända Returen har sparats kan inga fler förändringar göras. Om du har markerat alternativet 294

295 Kapitel 3: Varulager Registret Returnerade varor Kund Namn Uppdatera lager (delfönster 1), kommer lagersaldona att uppdateras. Om du i inställningen Försystem i modulen Redovisning har angivit att kostnadskonteringsverifikat ska skapas från Returnerade varor, kommer ett Verifikat med lagerkonteringar att skapas. Returen måste vara godkänd innan några Kreditfakturor kan skapas. När manualen hänvisar till godkända Returer avses Returer som har kryssrutan Godkänd är markerad. Kundnumret angivet på Ordern. Kundens namn, hämtat från Ordern. Delfönster 1 Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Förinställt från Order Lagerstället som Artiklarna ska returneras till. Om ett Huvudlager har specificerats i inställningen Lagerinställningar kommer Artiklarna att levereras till Huvudlagret om inget Lagerställe anges här. De här fältet måste innehålla ett värde om alternativet Kräv lagerställe i inställningen Lagerinställningar är markerat. Uppdatera lager Använd det här alternativet om lagret behöver uppdateras när posten godkänns. Den här kryssrutan styr inte om ett Verifikat ska skapas när Returen godkänns. Ordernr Numret på Ordern som Returposten skapades från. Det här fältet kan inte förändras. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Säljorder, delfönster 1 Upp till 20 Objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här Returposten och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata Objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller 295

296 Pris inkl. moms Kommentar Reducera Levererat antal Orderantal Delfönster 2 produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Objekten kommer att vara förinställda från Ordern som Returen skapades från, men kan förändras vid behov. Objekten som är specificerade här kommer att tilldelas kreditposten på samtliga Verifikat som skapas från Returen. Markera den här kryssrutan om enhetspriserna på Returen inkluderar moms. Kommentarer som anges här (t.ex. orsaken till returen) kommer att visas i fönstret Returnerade varor: Bläddra. De här alternativen används för att kontrollera vilken effekt Returen ska ha på Ordern som den skapades från. Det här alternativet reducerar endast antalet i fälten Godk. utlev. och Tot. utlev. Det här alternativet används när varor returneras på grund av fel (d.v.s. Kunden kräver en ersättningsvara). Efter att Returen har godkänts och du har kommit tillbaka till Ordern kan du skapa en ny Utleverans med det lämpliga antalet för att fullt ut leverera Ordern igen. Det här alternativet reducerar antalet i fälten Godk. utlev. och Tot. utlev. samt Orderantalet. Det här alternativet används när varor returneras utan att några ersättande varor ska skickas till Kunden (Ordern kanske har avbeställts). I det här fallet välj att reducera Orderantalet och att lagret ska uppdateras. Om Ordern tidigare har fakturerats, välj funktionen Kreditfaktura från menyn Special från Returposten för att skapa en Kreditfaktura med det lämpliga Betalningsvillkoret och med hänvisning till Fakturan som har krediterats. Matrisen visar vilka Artiklar som ska returneras. Informationen har hämtats från Ordern eller Utleveransen som Returen skapades från och antalet för varje Artikel är förinställt med det som redan har levererats. Artiklar från Ordrar med noll som levererat antal kommer inte att visas i Returen. Ange det returnerade antalet för varje Artikel och ta bort de Artiklar som inte har 296

297 Kapitel 3: Varulager Registret Returnerade varor returnerats genom att klicka på radnumret längst ut till vänster och sedan trycka på backstegstangenten. Om nödvändigt, förändra Kostpriset till FIFOvärdet (vilket visas på den ursprungliga Utleveransen). Flik A Artikel Antal Specifikation à pris Artikelnumret från Ordern. Om en Artikel som returneras är av typen Struktur ska du lista dess komponenter i Returen, inte själva Strukturartikeln. Strukturartiklar byggs ihop i samband med Utleveransen och finns inte själva i lagret. Därför ska de inte inkluderas på en Retur. Endast komponenterna ska listas i på Returen och det säkerställer att de kommer tillbaka korrekt i lagret. Ange antalet som har returnerats (det tidigare levererade antalet är förinställt). Artikelns namn, hämtat från Ordern. Kostpriset per enhet av Artikeln som returnerats. Notera att Kostpriset från flik C på Ordern är förinställt och är inte detsamma som det verkliga kostpriset på den returnerade Artikeln. För att behålla det korrekta FIFOvärdet måste du se till att det här värdet anges korrekt. Du hittar Artikelns verkliga värde under flik C på den ursprungliga Utleveransen.! Du måste själv kontrollera att Kostpriset är korrekt, för att säkerställa att de rätta FIFO-värdena bibehålls. Extra kost Extra kostnader (per enhet) som har uppstått i ditt företag i samband med returen. Beloppet kommer att visas och läggas till à priset i kolumnen Kostpris. Ange antingen ett belopp i Valuta eller en procentsats följt av ett %-tecken. Om ett Verifikat skapas från den här Returen (avgörs i inställningen Försystem i modulen Redovisning), 297

298 Kostpris kommer kostnader som anges här att kreditera kontot angivet i fältet Extra kostnad på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) och den kommer även att ingå som en del i debetkonteringen. Om alternativet FIFO per lagerställe är markerat i inställningen Lagerinställningar, kommer FIFO-värdet att justeras så att det inkluderar den Extra kostnaden. Om alternativet FIFO per lagerställe och Kostpriset för Artikeln i fråga uppdateras vid inleverans med alternativet Vägt inpris (ställs in med alternativen under delfönster 3 på Artikeln), kommer ett värde här att automatiskt uppdatera Kostpriset. Artikelns kostnad per enhet i den Valuta som Returen är registrerad i, inklusive eventuell Extra kostnad. Flik B Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Säljorderrad Upp till 20 Objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här Artikeln och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata Objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Objekten hämtas automatiskt från den korresponderande Säljorderraden som Utleveransen skapades från, men kan förändras vid behov. Objekten som är specificerade här kommer att tilldelas kreditposten på Verifikat som skapas från Returen. De här Objekten kommer att sammanslås med de som är angivna på den ursprungliga Returen (visas på delfönster 1). Serienummer Klistra in Special Serienummer från Artiklar i lagret Om Artikeln använder serienummer eller batchnummer måste en giltigt nummer anges här. Serienumret från Artikeln som levererades från Ordern kommer att vara förinställt. 298

299 Kapitel 3: Varulager Registret Returnerade varor Bäst före Nedre delen Antal Ange ett Bäst-före-datum om returen gäller färskvaror. Datumet som var angivet på Artikeln som levererades från Ordern är förinställt. Här visas antalet returnerade varor. Delfönster 3 Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Returens valuta. Växelkurs Förinställt från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System Den aktuella växelkursen kommer att anges av Hansa. En av två konverteringsmetoder kommer att användas. Det Dubbla Basvalutasystemet används bl.a. av länder inom EU som gått med i EMU. Systemet kan även användas av företag som vill redovisa sin bokföring i dubbla valutor, kanske för att företagets moderbolag har en annan Valuta. Den andra metoden är den enkla konverteringen från en utländsk Valuta till den lokala Valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot Fakturor i utländska Valutor. De båda metoderna beskrivs nedan. Växelkurser (Dubbelt Basvalutasystem) Om det dubbla basvalutasystemet används visar fälten till vänster växelkurserna mellan de två Basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser). Fälten till höger visar växelkursen mellan den utländska Valutan och Basvaluta 2 (hämtat från den senaste posten i registret Växelkurser). På det här sättet etableras en växelkurs mellan den utländska Valutan och den lokala Valutan. Notera att reglerna inom Europeiska Monetära Unionen alltid kräver att kurserna ska visa hur många enheter av den lokala eller utländska Valutan som kan köpas för en Euro. 299

300 Växelkurser (Enkelt Valutakonverteringssystem) Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet Kurs och det högra fältet för Basvaluta 1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan de utländska och lokala Valutorna. Verifikat från Returnerade varor Ett Verifikat kan skapas automatiskt när en post med Returnerade varor godkänns och sparas, om det alternativet är markerat i inställningen Försystem i modulen Redovisning och om minst en av Artiklarna är lagerförda. Kontot som debiteras i den här typen av Verifikat avgörs enligt följande 1. Lagerkontot specificerat på det angivna Lagerstället kommer att debiteras. 2. Om det här är tomt eller om inget Lagerställe finns angivet, och om kryssrutan Använd artikelgrupper för kontering är markerad i inställningen Kostnadskontering, kommer Kreditkontot på Artikelns Artikelgrupp att debiteras. 3. I övriga fall kommer Lagerkontot på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) att debiteras. Kontot som krediteras i den här typen av Verifikat avgörs enligt följande 1. Om alternativet Använd artikelgrupper för kontering är markerat i inställningen Kostnadskontering och punkt 1 på debetsidan inte används, kommer Kostnadskontot angivet på Artikelns Artikelgrupp att krediteras. 2. I övriga fall kommer kontot för Returnerade varor på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. 3. Om ingen konto finns angivet för Returnerade varor, kommer kontot för Lagerkostnad angivet på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. Om några extra kostnader finns specificerade på Returen kommer de att konteras mot kontot för Extra kostnader, angivet på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund). Nedan visas ett exempel på ett Verifikat som har skapats från en Retur 300

301 Kapitel 3: Varulager Registret Returnerade varor När Verifikatet har skapats kan du kontrollera det på en gång genom att välja funktionen Öppna verifikat från menyn Special. Returnera varor som saknar utleveranser Det finns möjlighet att leverera varor från lagret utan att registrera en Säljorder eller Utleverans. Den här metoden beskrivs avsnittet Utleveranser från modulen Fakturering tidigare i det här kapitlet. Registret Returnerade varor kan inte användas för varor som returneras och som saknar en ursprunglig Säljorder. Följ istället nedanstående beskrivning 1. En sådan här Artikel bör ursprungligen ha sålts via en Faktura. Den här Fakturan ska krediteras enligt metoden som beskrivs i avsnittet Kreditfakturor i kapitlet Fakturering i volym 2 av de här manualerna. När Kreditfakturan har skapats och betalningsvillkoret är förändrat till K kommer kryssrutan Uppdatera lager att avmarkeras. Kryssrutan ska inte markeras igen eftersom det innebär att lagervärderingen i Redovisningen kommer att bli felaktigt (felaktigt FIFO-värde kommer att användas). Godkänn istället Kreditfakturan (för att uppdatera Kundreskontran, Kundfordringskontot, Momsen och Försäljningskontona i Redovisningen). 2. Leverera tillbaka Artikeln till lagret med registret Inleveranser i modulen Varulager. Inleveransen kommer att uppdatera lagret med det korrekta antalet och om du har det alternativet markerat i inställningen Försystem kommer lagervärdet i Redovisningen att uppdateras med den korrekta värderingen. 301

302 Menyn Special Eftersom systemet inte kan hämta FIFO-värderingen rekommenderas det att du manuellt anger kostpriserna i Inleveransen. Du kan först leta reda på det korrekta värdet från den ursprungliga Fakturan (FIFO-värdet på flik C visar det genomsnittliga FIFO-värdet av de Artiklar som levererades). Ovan visas menyn Special fönstrena Returnerade varor: Ny post och Returnerade varor: Inspektera. Det finns ingen meny Special för fönstret Returnerade varor: Bläddra. Öppna verifikat Om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett Verifikat att skapas från Returen när den godkänns och sparas. Den här funktionen ger dig möjlighet att öppna det Verifikatet. När du väljer funktionen öppnas Verifikatet i ett nytt fönster. Skapa kreditfaktura När en Order är fakturerad och varorna returneras utan att de ska ersättas (Ordern kanske har avbeställts), kan den här funktionen användas för att skapa en Kreditfaktura. Returen måste först godkännas och sparas, och det måste finnas minst en Faktura som har skapats från Ordern för att funktionen ska fungera. När funktionen väljs kommer en ny post att skapas i registret Fakturor. Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Faktura: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och nu har öppnats för granskning och godkännande. 302

303 Kapitel 3: Varulager Registret Returnerade varor Kreditfakturans betalningsvillkor ( K i illustrationen) har hämtats från den översta posten i inställningen Betalningsvillkor som är av typen Kredit. Första raden i Fakturan innehåller en referens till den ursprungliga Fakturan som nu krediteras. Om det här är fel (kanske flera Fakturor har skapats från samma Order), kan referensen förändras med hjälp av Klistra in Special, som visar en lista med öppna (obetalda) Fakturor. För att skriva ut en Faktura, klicka på skrivarsymbolen. Om Fakturan inte är markerad som Godkänd, kommer Fakturans utskrift att markeras som provutskrift. Provutskriften förhindrar att utskriften blandas ihop med den slutliga versionen av Fakturan. När Fakturan är komplett, markera kryssrutan Godkänd. Det här innebär att Fakturan godkänns. Ett tillhörande Verifikat skapas i modulen Redovisning och du kan inte längre göra några förändringar i Fakturan. I kapitlet som handlar om modulen Fakturering, i volym 2 av de här manualerna, hittar du information kring Fakturans olika fält och funktioner. För att stänga fönstret och återvända till Returen, klicka i stängningsrutan. Du kommer att tillfrågas om du vill spara ändringar. När det är nödvändigt att skapa en Kreditfaktura för varor som har returnerats finns ett alternativ till den här metoden. Välj funktionen Faktura från menyn Special från Orderfönstret. Funktionen kommer att skapa en Faktura med negativt antal, vilket innebär att den krediterar den ursprungliga Fakturan. 303

304 Registret Lagerinventering När det är nödvändigt att göra en inventering av lagret, rekommenderas att följande steg följs 1. Skriv ut rapporten Lagerinventering. Den har utrymme för att notera det riktiga lagersaldot. 2. När inventeringen är klar bör resultaten registreras i en ny post i registret Lagerinventering. 3. Inventeringens resultat kan sedan skrivs ut i rapporten Jämförelse lagerinventering för kontroll. 4. När inventeringen har avstämts kan skillnader som upptäcks i rapporten registreras i något utav registren Lageruttag eller Lagertransaktioner beroende av orsaken till skillnaden. Om en specifik Artikel finns på ett annat Lagerställe än där det är registrerat kan det rättas till med hjälp av en Lagertransaktion. När det gäller skillnader i antal kan det rättas med ett Lageruttag. Det här registret används för steg 2 i ovanstående rutin. När du väljer Lagerinventering från menyn Register (eller klickar på [Lagerinvent.] i ikonraden) öppnas fönstret Lagerinventering: Bläddra som visar alla redan registrerade Lagerinventeringar. Klicka på [Ny post] för att registrera en ny post. Följande fönster visas 304

305 Kapitel 3: Varulager Registret Lagerinventering Nummer Klistra in Special Välj från annan nummerserie Lagerinventeringens löpnummer. Hansa föreslår nästkommande lediga nummer från den nummerserie som är angiven på första raden. Du kan ändra numret men inte till något som redan har använts. Transdag Klistra in Special Aktuellt datum Ange datumet som inventeringen utfördes. Godkänd Markera den här kryssrutan när Inventeringsposten har kontrollerats och godkänts. När den här rutan har markerats och posten har godkänts kan inga fler förändringar utföras. Lagervärden kommer inte att förändras och Verifikat kommer inte att skapas från en sådan här post. De här registreringarna görs så rapporten Jämförelse lagerinventering kan användas som ett hjälpmedel för att jämföra verkligt lagersaldo och det saldo som är registrerat i Hansa. Eventuella skillnader registreras sedan i registren Lageruttag eller Lagertransaktioner, vilka båda påverkar lagersaldot och skapar, om så är inställt, ett Verifikat. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Om du har flera olika Lagerställen och gjort en inventering för varje ställe ska du registrera en Lagerinventering per Lagerställe och ange Lagerstället här. Lagerställen kan specificeras per rad i Lagerinventeringen och kommer att gälla före det Lagerstället som är angivet här. Om ett Huvudlager har angivits i inställningen Lagerinställningar kommer det att användas i de fall det här fältet lämnas tomt. Men, om kryssrutan Kräv lagerställe är markerad i samma inställningen måste det här fältet innehålla ett värde. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Som på andra ställen i Hansa, ange Artikelnumret eller Artikelns streckkod. Antal Antalet av Artikeln som inventerades. 305

306 Beskrivning Hansa anger automatiskt Artikelns namn, vilket kan ändras vid behov. Serienr. Klistra in Special Serienummer på lagerförda Artiklar Om Artikeln använder serienummer eller batchnummer måste ett giltigt nummer anges här. För de Artiklar som har serienummer och antalet är större än 1, måste separata rader användas per Artikel. Har inget Lagerställe angivits visar fönstret Klistra in serienummer på Artiklar från alla Lagerställen med en hänvisning på varje vilket Lagerställe de finns lagrade på. Om ett Lagerställe har angivits antingen i posthuvudet eller på den specifika raden, kommer endast de Serienumren som finns lagrade på det angivna Lagerstället att visas. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Ange ett Lagerställe om det skiljer sig från det som är angivet ovan. Koeff Förinställt från Artikel Artikelns Enhetskoefficient visas här och är hämtad från delfönster 3 på Artikelkortet. Om du använder olika sorters enheter för att mäta lagersaldot är den här koefficienten kursen mellan de olika enheterna. Flik B Baspris Det här fältet visar Artikelns Baspris (listpris) i den lokala Valutan och är hämtat från Artikelkortet. 306

307 Kapitel 3: Varulager Registret Recept Registret Recept Strukturartiklar är Artiklar som tillverkas av ditt företag genom att sätta ihop andra Artiklar (d.v.s. komponenter). Det finns två olika typer av Strukturartiklar beroende på om modulen Produktion är installerad Strukturartiklar Om inte modulen Produktion är installerad måste Strukturartikeln anges som typen Struktur (på delfönster 1 i Artikeln) och den kommer inte att vara lagerförd. Det förutsätts att Strukturartikeln sätts ihop det ögonblick som den levereras. När den levereras kommer lagersaldot för komponenterna att reduceras. Lagerförda artiklar Modulen Produktion skapar Produktioner. De är normalt resultatet av en produktionsorder. När en Produktion markeras som Avslutad kommer lagersaldona för ingående Artiklarna att reduceras och lagersaldot för den utgående Artikeln att öka. För att säkerställa att det här sker ska sådana här utgående Artiklar anges med typen Lagerförd. Lagerförda Artiklar kan endast byggas ihop med modulen Produktion och för att sedan vara lagerförda i lagret fram till dess att de levereras ut. En ingående Artikel i ett Recept kan själv vara en Strukturartikel som byggs upp av komponenter. Om den är det ska den vara av typen Lagerförd och den ska byggas ihop i modulen Produktion. Lagersaldona ökar och minskar i enlighet med att de byggs ihop och sedan används som komponenter i andra Produktioner. För att använda den här typen av Strukturartiklar måste modulen Produktion vara installerad. Oavsett vilken typ av strukturartiklar du använder kommer hopbyggnadsprocessen (behovet av antalet komponenter och sedan uppdateringen av lagret) att styras av Recepten. Nedan beskrivs konceptet med ett exempel på Strukturartikel. För en mer detaljerad beskrivning av hur lagerförda Artiklar byggs ihop med hjälp av Recepts (en process som kräver att modulen Produktion finns installerad), se volym 5 av de här manualerna. Låt säga att du säljer ett Trumset som består av en mängd komponenter, exempelvis pukor, bastrumma etc. och det ska säljas som en separat Artikel. 307

308 Börja med att skapa den nya Artikeln Trumset i registret Artiklar. Markera radioknappen Struktur på delfönster 1. På delfönster 4 ska du ange Receptet som ska användas för Artikeln. Vi kommer att definiera ett Recept nedan. När sedan en Säljorder ska registreras i modulen Order kommer du att använda Artikelnumret för Trumset. När Säljordern levereras kommer lagersaldot att reduceras för respektive komponent enligt Receptet, t.ex. pukor, bastrumma etc. Lagersaldot för Trumset är därför beroende av tillgången på komponenter. När Receptet ska läggas upp för Trumset, försäkra dig om att tilldelas samma Receptkod som angavs på delfönster 4 i Artikeln. I modulen Varulager, välj Recept från menyn Register eller klicka på [Recept] i ikonraden. Klicka sedan på [Ny post] i knappraden för att skapa en ny Receptpost. 308

309 Kapitel 3: Varulager Registret Recept Kod Receptets kod kan bestå av upp till 20 tecken. Det rekommenderas att koden som anges liknar Artikelnumret på Strukturartikeln. Benämning En beskrivning av Receptet. Normalprod.kvant Det här fältet kan endast användas om modulen Produktion är installerad (d.v.s. när resultatet av Receptet ska bli en lagerförd Artikel). Se kapitlet Produktion i volym 5 av de här manualerna. Min prod.kvant, Produktionsdagar, Produktionsdagar per enhet Som föregående fält, de kan endast användas om modulen Produktion är installerad. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar När du skapar ett nytt Recept börjar du med att ange de Artiklar (komponenter) som Strukturartikeln ska bestå av. På sista raden i Receptet anger du Artikelnumret för Strukturartikeln (den slutliga produkten), d.v.s. den Artikel som blir resultatet av Receptet. Om modulen Produktion saknas måste Artikeln vara av typen Struktur. Om modulen Produktion finns och om den används för att bygga Artikeln ska den vara av typen Lagerförd. 309

310 Spec In Ut V-Kost A-Kost Kostnad Värde Hansa anger automatiskt Artikelns benämning. Ange antalet för som krävs av respektive komponent för att skapa eller bygga ihop den slutliga produkten. Ange inga ingående antal för Strukturartikeln på sista raden. Det här fältet innehåller hur många av den slutliga produkten som kommer att skapas av de ovanstående komponenterna. Vanligtvis anges det här endast till en, och det måste vara en om Receptet relaterar till en Artikel. Fältet för Varukostnad används på två olika sätt beroende på om Artikelraden avser en komponent eller den slutliga produkten. Om raden innehåller en komponent ska Artikelns inköpspris (kostpriset) anges. Finns kostpriset angivet på Artikelkortet kommer det att hämtas in automatiskt när Artikeln registreras i Receptet. Kostanden som visas i det här fältet är INTE samma som FIFO-värdet. Om raden innehåller den slutliga produkten ska varuvärdet av den Artikeln anges i fältet för V-kost. Vanligtvis är det summan av Kostpriserna från de ingående komponenterna, antalet inberäknat. De ingående kostnaderna summeras av Hansa och visas i fältet Kostnad nedan. Arbetskostnaden. Ange arbetskostnaden för in- och utgående Artiklar. Vanligtvis är det här kostnaden för arbetet som krävs för att bygga ihop produkten. Kostnaden som angivits här summeras med varukostnaden och visas i fältet Värde nedan. Det här fältet innehåller summan av kostnaderna för de ingående komponenterna. Det här fältet innehåller summan av kostnaderna för de ingående komponenterna och arbetskostnaderna. Värdet måste manuellt registreras som Kostpris under delfönster 3 på Strukturartikeln. 310

311 Kapitel 3: Varulager Registret Lagerställen Registret Lagerställen Med Hansa kan du dela upp ditt lager på flera olika lagerställen, såsom det ofta är i verkligheten. Lagersaldon för olika artiklar kan visas både för de olika lagerställena och totalt för hela lagret. I modulen Varulager, välj Lagerställen från menyn Register, eller klicka på [Lagerställen] i ikonraden. Fönstret Lagerställen: Bläddra öppnas och visar existerande Lagerställen. Klicka på [Ny post] i knappraden för att registrera ett nytt Lagerställe. Alternativt kan du kopiera ett Lagerställe som liknar det du ska registrera genom att markera det i listan och sedan klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Lagerställe: Ny post öppnas, tomt om du klickade på [Ny post] eller som en kopia av det kopierade Lagerstället. Ange en Kod och annan information om respektive lagerställe. Lagerkonto Lagerkontot som specificeras i sista fältet kommer att debiteras vid Inleverans och krediteras vid Utleverans (förutsatt att det i inställningen Försystem i modulen Redovisning är angivet att Verifikat ska skapas från Inleveranser och Utleveranser när de godkänns). Om fältet lämnas tomt, kommer kreditkontot angivet på 311

312 Artikelgruppen som den individuella Artikeln tillhör eller Lagerkonton angivet på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) att användas. Ignorera kronologi Hansa innehåller en funktion för kronologi, vilken kan användas för att hjälpa till att förbättra FIFOvärderingarna så de blir mer korrekta genom att alla lagertransaktioner registreras i datumordning. Funktionen kontrolleras med alternativen för Kronologi i inställningen Lagerinställningar. Om funktionen används kommer Hansa inte att tillåta att lagertransaktioner (som Inleveranser, Utleveranser, Lagertransaktioner, Returnerade varor eller Lageruttag) godkänns om det finns ej godkända lagertransaktioner (i något av ovanstående register) med ett tidigare transaktionsdatum. Systemet kommer heller inte att tillåta att lagertransaktioner godkänns om det redan finns godkända lagertransaktioner med senare transaktionsdatum. Kronologin kan stängas av för specifika Lagerställen med kryssrutan Ignorera kronologi. Kräv position Markera den här kryssrutan om Lagerstället har olika Positioner och om du vill försäkra dig om att Positionen alltid anges under flik F på Inleveranserna till det här Lagerstället. Om du använder dig av Lagerställen rekommenderas det att du markerar alternativet FIFO per lagerställe i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager. Det gör att FIFO-värderingen underhålls per Lagerställe vilket säkerställer Artiklar tas från Lagerstället i den ordning som de levererades in. Om det alternativet inte används kommer FIFO-värderingen att göras på hela lagret vilket innebär att Artiklarna tas från Lagret i den ordningen de levererades in oavsett vilket Lagerställe de tillhör. Det rekommenderas även att du aktiverar alternativet Kräv lagerställe eller att du specificerar ett Huvudlager (båda i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager). De säkerställer att ett Lagerställe alltid specificeras vid in- eller utleveranser till lagret. 312

313 Kapitel 3: Varulager Registret Lagerställen Registret Artiklar Se kapitlet Artiklar och Priser i volym 1 av de här manualerna för information om det här registret. 313

314 Underhåll Underhållsfunktioner brukar hantera olika typer av uppdateringar eller utföra någon form av registervård för alla eller många av posterna i ett specifikt register. För att använda någon av de här funktionerna, välj Underhåll från menyn Arkiv. Följande fönster visas Uppdatera kostpris Dubbelklicka på ett av alternativen. Ett urvalsfönster kommer att visas där du kan bestämma vad underhållsfunktionen ska göra. Klicka på [OK] för att starta funktionen. Den här funktionen gör det möjligt att uppdatera alla kostpriser för lagerförda Artiklar i registret Artiklar. De nya kostpriserna hämtas från registret Inleveranser. 314

315 Kapitel 3: Varulager Underhåll Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Ange ett Artikelnummer eller lämna fältet tomt för att uppdatera samtliga lagerförda Artiklar. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Begränsa uppdateringen till lagerförda Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Valutakurs De här alternativen används för att kontrollera hur kostpriserna ska uppdateras när inlevereras i utländsk valuta. Vid inleverans Kostpriserna beräknas enligt den växelkurs som gällde vid varje inleveransdatum. Det här valet rekommenderas eftersom det ger samma värde som lagerrapporten. Nuvarande Kostpriset beräknas enligt den nuvarande växelkursen. Uppdatera med De här alternativen används för att bestämma hur de nya kostpriserna ska beräknas. Typ från Artikel Funktionen kommer att använda det markerade alternativet för Uppdatera kostpris vid inleverans på delfönster 3 på Artikeln. Vägt FIFO Ett vägt FIFO-värde kommer att användas för samtliga Artiklar. 315

316 Uppdatera Vägt Pris på Artikeln Använd det här alternativet för att omräkna det Vägda inpriset på varje Artikel. Endast artiklar med saldo Använd det här alternativet för att begränsa uppdateringen till Artiklar som har ett positivt lagervärde. 316

317 Kapitel 3: Varulager Dokument Dokument Funktionen Dokument möjliggör att dokument och dokumentmallar kan skrivas ut i intervall (flera stycken på en gång). Välj Dokument från menyn Arkiv eller klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. När funktionen har blivit vald visas följande fönster som innehåller en lista med de dokument som kan skrivas ut från modulen Varulager. Varje dokument i listan skrivs ut med olika Dokumentmallar. För att skriva ut ett dokument följ nedanstående beskrivning 1. Markera ett lämpligt dokument i listan. 2. Använd menyn Special för att styra utskriftens destination. Det är förinställt att utskriften ska ske till vald skrivare. De andra alternativen är Utskriftskö (se kapitel Hansas gränssnitt i volym 1 för detaljerad beskrivning) eller Fax (om du har hårdvara som stödjer den funktionen). 3. Klicka på [OK]. Ett urvalsfönster kommer nu att visas. Här kan du avgöra vilken information som ska inkluderas i utskriften (t.ex. vilka Inköpsordrar som ska skrivas ut). Urvalsfönstren för respektive dokument beskrivs i detalj nedan. 4. Klicka på [OK] igen för att skriva ut dokumenten. 317

318 Adressetiketter 5. Stäng fönstret Dokument genom att klicka i stängningsrutan. För att bestämma vilken Dokumentmall som ska användas för respektive dokument i fönstret Dokument, följ nedan angivna instruktion (en standardmall för varje dokument medföljer Hansa) 1. Skapa en Dokumentmall (eller förändra standardmallen så att den passar dina behov) för varje dokument i registret Dokumentmallar i modulen System. I volym 1 av de här manualerna finns kapitlet som beskriver modulen System, där finns instruktioner kring hur du skapar Dokumentmallar. 2. Byt till modulen Varulager och öppna fönstret Dokument genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. 3. Markera ett dokument i listan och välj Definition från menyn Special. Följande fönster används för att tilldela ett dokument en eller flera Dokumentmallar. Det här beskrivs mer detaljerat i volym 1 av de här manualerna. Exempelvis kan varje alternativ använda sig av olika Dokumentmallar, t.ex. för bl.a. Leverantörens Språk eller Inköpsorderns Nummerserie. 4. Funktionen Definition behöver bara användas en gång för varje dokument. När du har utfört det här kommer valet av Dokumentmall ske automatiskt. Urvalsprocessen för varje dokument beskrivs nedan. För att skriva ut dokument för samtliga poster i databasen, lämna alla fält tomma i urvalsfönstret. Om det finns behov av att begränsa antalet dokument, använd fälten som det beskrivs nedan. Som det anges nedan, är det ofta möjligt att skriva ut ett intervall av poster, t.ex. ett intervall av Utleveransnummer. För att göra det här, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolon. För t.ex. göra en utskrift för Leverantörerna 001 till 010, ange 001:010 i fältet för Leverantör. Beroende på typen av fältet används en alfanumerisk eller numerisk sortering. Om en alfanumerisk sortering används inkluderar urvalet 1:2 även 100, etc. Du kan skriva ut adressetiketter per Kund eller för samtliga Kunder. Dubbelklicka på Adressetiketter i listan med dokument för att öppna fönstret Urval adressetiketter 318

319 Kapitel 3: Varulager Dokument Artikeletiketter Ange ett Kundnummer (eller ett intervall av nummer) och ett Antal (antalet etiketter som skrivas ut per Kund) och klicka sedan på [OK] i knappraden. Du måste ange ett antal. Om du vill att fast text ska skrivas ut på adressetiketterna (d.v.s. text som identifierar informationen på etiketter, t.ex. Kundnr. ), följ instruktionerna som finns beskrivet i avsnittet om Artikeletiketter. Dokumentmallen som ska användas har koden ADRESSETIKETT. Artikeletiketter kan används för att fästa på förpackningar med Artiklar. Informationen på etiketterna hämtas från registret Artiklar. Dubbelklicka på Artikeletiketter i listan med Dokument. Fönstret Urval artikeletiketter öppnas Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet om du behöver skriva ut etiketter för specifika Artiklar. 319

320 Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet om du behöver skriva ut etiketter för samtliga Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Etiketter/artikel Här kan du ange hur många etiketter per Artikel som ska skrivas ut. En etikett per Artikel skrivs ut om det här fältet lämnas tomt. Sortering Etiketterna kan sorteras efter Artikelnummer eller - namn. Funktion Välj lämpligt alternativ enligt den etikettkonfigurationen som du ska skriva ut på. Om du vill att fast text ska skrivas ut på adressetiketterna (d.v.s. text som identifierar informationen på etiketter, t.ex. Kundnr. ), öppna dokumentmallen ARTIKELETIKETT i registret Dokumentmallar i modulen System och fälj nedanstående beskrivning 1. Klick på knappen [Fält] och dra ut en rektangel där du vill att den fasta texten ska skrivas ut. Fältdialogrutan öppnas. 2. Lämna Fältnamnet tomt och ange den fasta texten i fältet Fältargument. 3. Klicka på [OK] för att spara. 320

321 Kapitel 3: Varulager Dokument 4. Använd inte knappen [Text] för det här ändamålet. Text som anges på det sättet kommer endast att skrivas ut på den första etiketten. Basprisförändringar Fraktetiketter Det här dokumentet ger dig en utskrift av de poster som har registrerats i inställningen Basprisförändringar. Det kan skrivas ut för ett intervall av poster genom att den här funktionen används under Dokument. För att skriva ut enskilda poster kan du klicka på skrivarsymbolen när du befinner dig i fönstret Basprisförändringar: Inspektera. För att använda funktionen Dokument, dubbelklicka på Basprisförändringar i listan med dokument och ange sedan numret på posten (eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken) som ska skrivas ut i fönstret Urval basprisförändringar. Klicka på [OK] för att starta utskriften. De här är speciella fraktetiketter som sätts på separata kollin för att identifiera vilken Utleverans den tillhör. Dubbelklicka på Fraktetiketter i listan med Dokument och när fönstret Urval fraktetiketter öppnas, ange ett Utleveransnummer eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken. Du kan skriva ut en Fraktetikett per Utleverans, en per rad i varje Utleverans eller en för varje Artikel. Om den sistnämnda alternativet används kommer antalet etiketter styras av hur många som levererades. När du använder alternativen En per artikelrad eller En per artikel kan du förhindra att etiketter skrivs ut för specifika Artiklar. För att göra det, placera 321

322 Följesedlar de här Artiklarna i en Artikelgrupp som har kryssrutan Skriv ej ut fraktetiketter för denna grupp markerad. Det här är användbart för till exempel tjänsteartiklar så som arbete. Du kan även förhindra att Fraktetiketter skrivs ut för Utleveranser med ett specifikt Leveranssätt. För att göra det, markera alternativet Skriv ej ut fraktetiketter i den aktuella posten i inställningen Leveranssätt i modulen Order. Om du vill att fast text ska skrivas ut på etiketterna (d.v.s. text som identifierar informationen på etiketterna, t.ex. Artikelnr. ), följ instruktionerna som finns beskrivet i avsnittet om Artikeletiketter. Dokumentmallen som ska användas har koden FRAKTETIKETT. Det finns flera sätt att skriva ut Följesedlar. 1. När Utleveransen visas i ett postfönster, klicka på skrivarsymbolen i knappraden. Om du vill skriva ut till bildskärmen, håll ned shifttangenten samtidigt som du klickar på skrivarsymbolen. 2. Följesedeln kan skrivas ut automatiskt när Utleveransen godkänns. Det här anges i inställningen Automatik i modulen System. 3. När fönstret Utleveranser: Bläddra är aktivt kan du markera en eller flera rader och sedan klicka på skrivarsymbolen i knappraden. Följesedlar kommer att skrivas ut för samtliga markerade Utleveranser. Markera flera rader genom att hålla ned shifttangenten samtidigt som du klickar på den första och sista posten. Samtliga poster i intervallet kommer att markeras. 4. I modulen Varulager, klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Dubbelklicka på Följesedlar i listan med dokument. Fönstret Urval följesedlar öppnas. Ange ett Utleveransnummer eller ett interval separerade med ett kolontecken. 322

323 Kapitel 3: Varulager Dokument Inleverans Klicka på [OK] för att starta utskriften. Om Följesedeln ska innehålla ett telefonnummer och/eller ett faxnummer, kommer numren att hämtas från det angivna Lagerstället. Om ingen information finns specificerad på Lagerstället eller om inget Lagerställe finns angivet, hämtas numrena från inställningen Företagsdata. Kopia av inleveranser registrerade i registret inleveranser. Det här dokumentet ger dig en utskrift av poster registrerade i registret Inleveranser. Det kan skrivas ut för ett intervall av Inleveranser med hjälp av funktionen Dokument eller för en enskild Inleverans genom att klicka på skrivarsymbolen i fönstret Inleverans: Inspektera. När du ska använda funktionen Dokument, dubbelklicka på Inleverans i listan med Dokument och när fönstret Urval inleveranser öppnas, ange ett Inleveransnummer eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken. Klicka på [OK] för att starta utskriften. Inleveransetiketter Dokumentet Inleveransetiketter används för att skriva ut etiketter att fästa på de Artiklar som levereras in till lagret för att märka upp vilken leverans de tillhör. Etiketterna kan skrivas ut för ett intervall av Inleveranser med hjälp av funktionen Dokument eller för en enskild Inleverans genom att välja funktionen Skriv etiketter från menyn Special i fönstret Inleverans: Inspektera. Ett eller ett intervall av inleveransnummer måste anges för att få utskrift. När du ska använda funktionen Dokument, dubbelklicka på Inleveransetiketter i listan med Dokument och när fönstret Urval inleveransetiketter öppnas, ange ett Inleveransnummer eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken. Klicka på [OK] för att starta utskriften. 323

324 Lagertransaktioner Lageruttag Plocklistor Om du vill att fast text ska skrivas ut på etiketterna (d.v.s. text som identifierar informationen på etiketterna, t.ex. Artikelnr. ), följ instruktionerna som finns beskrivet i avsnittet om Artikeletiketter. Dokumentmallen som ska användas har koden INLEVERANSETIKETT. Det här dokumentet ger dig en utskrift av poster registrerade i registret Lagertransaktioner. Det kan skrivas ut för ett intervall av Lagertransaktioner med hjälp av funktionen Dokument eller för en enskild Lagertransaktion genom att klicka på skrivarsymbolen i fönstret Lagertransaktion: Inspektera. När du ska använda funktionen Dokument, dubbelklicka på Lagertransaktioner i listan med Dokument och när fönstret Urval lagertransaktioner öppnas, ange ett nummer för en Lagertransaktion eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken. Klicka på [OK] för att starta utskriften. Kopia av lagertransaktioner registrerade i registret lagertransaktioner. Det här dokumentet ger dig en utskrift av poster registrerade i registret Lageruttag. Det kan skrivas ut för ett intervall av Lageruttag med hjälp av funktionen Dokument eller för ett enskilt Lageruttag genom att klicka på skrivarsymbolen i fönstret Lageruttag: Inspektera. När du ska använda funktionen Dokument, dubbelklicka på Lageruttag i listan med Dokument och när fönstret Urval lageruttag öppnas, ange ett numret för ett Lageruttag eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken. Klicka på [OK] för att starta utskriften. Kopia av lageruttag registrerade i registret lageruttag. Plocklistan kan användas av lagerpersonalen när en Säljorder ska göras i ordning för leverans. Dubbelklicka på Plocklistor i listan med Dokument och när fönstret Urval plocklistor öppnas, ange ett Utleveransnummer eller ett intervall av nummer separerade med kolontecken. Klicka på [OK] för att starta utskriften. Om Plocklistan ska innehålla ett telefonnummer och/eller ett faxnummer, kommer numren att hämtas från det angivna Lagerstället. Om ingen 324

325 Kapitel 3: Varulager Dokument information finns specificerad på Lagerstället eller om inget Lagerställe finns angivet, hämtas numren från inställningen Företagsdata. Postens företagspaket Det här dokumentet används för att skriva ut företagspaketlappar på löpande bana. Dokumentet skrivs ut från Utleveranser. Dubbelklicka på Postens företagspaket i listan med Dokument och när fönstret Urval postens företagspaket öppnas, ange ett Utleveransnummer eller ett intervall av nummer separerade med kolontecken. Ange i vilken sortering som företagspaketlapparna ska skrivas ut. Klicka på [OK] för att starta utskriften. 325

326 Rapporter Utskrifter i modulen Varulager utförs på samma sätt som i Hansas övriga moduler. Välj Rapporter från menyn Arkiv eller klicka på [Rapporter] i Huvudmenyn. Kortkommandot Ctrl-R (Windows) eller -R (Macintosh) kan också användas. Markera sedan lämplig rapport i listan. I modulen Varulager finns följande rapporter tillgängliga Använd menyn Special för att bestämma var rapporten ska skrivas ut (utskrift till bildskärm är förinställt). Du kan initialt skriva ut till bildskärm för att senare skicka rapporten till en skrivare genom att klicka på skrivarsymbolen. Alternativt kan du skriva ut rapporten till en textfil, vilken du kan öppna, analysera och redigera med ett ordbehandlings- eller kalkylprogram. När utskriftsdestinationen är vald, klicka på [OK]. Ett urvalsfönster kommer att öppnas där du kan välja vilken information som ska inkluderas i rapporten. Klicka på [OK] igen för att skriva ut rapporten. 326

327 Kapitel 3: Varulager Rapporter Artikelhistorik Oberoende av rapport, kan alla fält lämnas tomma i urvalsfönstret för att rapporten ska innehålla samtliga poster i databasen. Om rapporten behöver begränsas till att innehålla färre poster, använd de fält som finns beskrivna för respektive rapport nedan. Där det specificeras nedan, är det ofta möjligt att skriva ut en rapport för ett intervall av t ex Kunder. För att göra det, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolon. För att t.ex. skriva ut Kunderna 001 till 010, ange 001:010 i fältet för Kund. Beroende på fältet kan sorteringen vara antingen alfanumerisk eller numerisk. Där en alfanumerisk sortering används kommer intervallet 1:2 också att inkludera 100, osv. Om ett rapportfönster är aktivt på skärmen finns kommandot Räkna om tillgängligt under menyn Special. Det här kommandot används för att uppdatera rapporten efter förändringar i informationen som rapporten bygger på. Den här rapporten visar lagerförändringarna för varje individuell Artikel. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange periodens första och sista datum separerade med ett kolontecken (:). 327

328 Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till specifika Artiklar, ange ett Artikelnummer eller ett intervall av nummer här. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Ange en Artikelgrupp för att rapporten endast ska inkludera de Artiklar som tillhör den angivna Artikelgruppen. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager För att begränsa rapporten till ett specifikt Lagerställe, anger dess kod här. Avdelning Klistra in Special Registret Avdelningar, modulen Inventarier Intervall Alfanumeriskt Ange en Avdelning för att rapporten endast ska inkludera de Artiklar som har tilldelats en specifik Avdelning (angivet på delfönster 2 i Artikeln). Normal leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Om en Leverantör är angiven här, kommer endast de Artiklar vars förvalda Inköpsartiklar är kopplade till den angivna Leverantören att visas i rapporten. Endast lagerförda artiklar Markera den här kryssrutan för att exkludera Normal-, Struktur- och Tjänsteartiklar från rapporten. Visa antal 2 Använd det här alternativet för att uttrycka lagersaldot i två olika typer av enheter. Det här är endast lämpligt för Artiklar som har en Enhet 2 och en Enhetskoefficient angivna på delfönster 3. Visa saldo för artiklar utan historik Enligt förinställningen kommer endast de Artiklar med minst en registrerad transaktion under rapportperioden att visas i rapporten. Artiklar som levererades in i lagret 328

329 Kapitel 3: Varulager Rapporter innan rapportperioden och som inte har varit föremål för någon förändring, kommer inte att visas i rapporten. Om du vill att de här Artiklarna ska inkluderas i rapporten tillsammans med det ingående saldot, använd det här alternativet. Inklusive planerade händelser Vanligtvis inkluderar inte rapporten Sälj- och Inköpsordrar, därför att de inte direkt påverkar förändringar i lagret (deras påverkan representeras mer korrekt av Utleveranser och Inleveranser). Markera den här kryssrutan om du vill att vissa Säljordrar och Inköpsordrar ska inkluderas i rapporten. Det här kan hjälpa till med planeringen för framtida behov av specifika Artiklar. För att Ordrarna ska inkluderas i rapporten måste de vara olevererade och ha en Planerad leveransdag inom rapportperioden. Fältet för den Planerade leveransdagen måste ha ett datumformat, vilket du kan styra från inställningen Planerad leverans i modulen Order. Funktion Funktion Register Sammandrag Specificerat Antal Med belopp Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Rapporten kommer att innehålla en rad per Artikel vilken visar inlevererat antal samt antal som levererats ut från lagret under rapportens angivna period. Om Artikeln är en komponent och har använts i Lageruttag som en del i en Strukturartikel, kommer de här förändringarna att visas separat. För varje Artikel kommer rapporten att lista samtliga lagerförändringar under perioden. Även de olika Lagerställena kommer att visas. Använd de här alternativen för att avgöra vilka summor som ska visas i rapporten Rapporten kommer endast att visa lagerantalen. Rapporten kommer att visa lagervärdena och om funktionen Specificerat används även antalen. Välj att en eller flera transaktionstyper ska visas i rapporten. 329

330 Artikelhistorik per lagerställe Den här rapporten är mycket lik rapporten Artikelhistorik, beskriven ovan. Skillnaden är att lagerförändringar är sorterade efter Lagerställe. Se beskrivningen av rapporten Artikelhistorik ovan för ytterligare information om de olika fälten och alternativen i fönstret Urval artikelhistorik per lagerställe. Artikel/leveranssätt statistik Den här rapporten analyserar Utleveranser per Leveranssätt. Den visar värdet av varorna som levereras ut för varje Leveranssätt inom rapportens period. 330

331 Kapitel 3: Varulager Rapporter Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapporten start- och slutdatum, separerade med ett kolontecken (:). Perioden angiven på första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställd. Leveranssätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Intervall Alfanumeriskt Ange vilka Leveranssätt som ska inkluderas i rapporten. Status Artikelgruppslista Bristlista Bäst före lista Använd de här alternativen för att specificera om godkända och/eller ej godkända Utleveranser ska ingå i rapporten. Se kapitlet Artiklar och priser i volym 1 av de här manualerna för information kring den här rapporten. Den här rapporten visar de Artiklar som har ett lagervärde lägre än Beställningspunkten. Rapporten finns även tillgänglig i modulen Inköp. Se kapitlet Inköp tidigare i den här manualen för ytterligare information om rapporten. Den här rapporten visar samtliga Artiklar i lagret som är serie- eller batchnummermärkta. Den visar Artikelnummer, namn, Serie- eller Batchnummer, Bäst före datum, antal, enhetspris och värde. 331

332 Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum. Samtliga Artiklar i lagret som är serie- eller batchnummermärkta och som har ett Bäst före datum inom rapportens period (eller som saknar Bäst före datum) kommer att inkluderas i rapporten. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till en specifik Artikel, ange ett Artikelnummer här eller ett intervall av nummer. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en Artikelgrupp här för att rapporten endast ska inkludera Artiklar som tillhör den här Artikelgruppen. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager För att begränsa rapporten till ett specifikt Lagerställe, ange dess kod här. 332

333 Kapitel 3: Varulager Rapporter Inleveransjournal Avdelning Klistra in Special Registret Avdelningar, modulen Inventarier Ange en Avdelning för att begränsa rapporten till Artiklar som är tilldelade en specifik Avdelning (specificerat på delfönster 2 på Artikeln). Valutakurser För Inleveranser registrerade med priser och värden i utländsk Valuta, kan lagervärdet beräknas antingen med Växelkursen för Valutan vid själva inleveransen (FIFOprincipen) eller med den Växelkurs som råder när rapporten skrivs ut. Det rekommenderas att Växelkursen vid inleveransen används, eftersom värdet då kommer att bli detsamma som FIFO-värderingen. Värderingsmodell Lagervärdena i rapporten kan beräknas enligt Baspriset (som visas på delfönster 1 på Artikeln) eller enligt Inköpspriset (FIFO-värdet från Inleveransen). Den här rapporten visar Inleveranser från registret Inleveranser. Inleverans Intervall Numeriskt Specificera ett intervall av Inleveranser som ska visas i rapporten. Använd ett kolontecken (:) för att separera det första och sist numret. 333

334 Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatumet för perioden som Inleveranserna ska visas för i rapporten. Perioden som är angiven på första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställd. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer För att begränsa rapporten till en specifik Leverantör, ange Leverantörsnumret här. Inköpsordernr Intervall Numeriskt För att begränsa rapporten till Inleveranser skapade från specifikt intervall av Inköpsordrar, ange deras Inköpsordernummer här. Använd ett kolontecken (:) för att separera det första och sista numret. Funktion Urval Sammandrag Specificerat Jämförelse lagerinventering Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer rapporten ska visa. Det här alternativet skapar en rapport med en rad per Inleverans. Den visar Inleveransnummer och datum, Leverantör, Kommentar samt Värde. Det här alternativet skapar en rapport som listar samtliga Artiklar på Inleveransen med antal och enhetspriser. Även eventuella extrakostnader som frakt eller tullavgifter kommer att visas. Använd de här alternativen för att specificera om godkända och/eller icke godkända Inleveranser ska ingå i rapporten. När en lagerinventering har genomförts, bör resultaten registreras i en ny post registret Lagerinventering. De kan sedan skrivas ut via den här rapporten för kontroll. När den sedan har kontrollerats och godkänts kan eventuella skillnader i rapporten registreras i antingen registret Lageruttag eller Lagertransaktioner beroende på anledningen till differensen. 334

335 Kapitel 3: Varulager Rapporter Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett Artikelnummer (eller ett interval av nummer) för att ta ut en Lagerlista för specifika Artiklar. Använd ett kolontecken för att separera det första och sista numret. Endast lagerförda Artiklar inom det angivna intervallet kommer att visas (inte Normala, Tjänste- eller Strukturartiklar). Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en Artikelgrupp för att begränsa rapporten till samtliga lagerförda Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager För att ta fram en rapport för ett enda Lagerställe, ange koden för Lagerstället här. Datum Klistra in Special Aktuellt datum Ange ett datum för att ta fram en rapport för ett specifikt datum. Om fältet lämnas tomt kommer Lagerinventeringsposten med det senaste datumet att användas. Om ett datum som saknar Lagerinventeringsposter anges kommer posten med det närmaste datumet att användas. Visa antal 2 Använd det här alternativet för att lagerantalen ska uttryckas i två olika enheter. Alternativet är endast 335

336 Kreditfakturor, uppdatera lager Källlista lämpligt för de Artiklar som har en Enhet 2 och en Enhetskoefficient angiven på delfönster 3. Den här rapporten listar Kreditfakturor och är avsedd som hjälp till avstämningen av lagersaldon och lagervärden. Här kan du kontrollera att uppdateringarna är korrekta efter att krediteringar av Fakturor har gjorts. Den här rapporten finns även tillgänglig i modulen Fakturering, se kapitlet Fakturering i volym 2 av de här manualerna för ytterligare information om rapporten. Den här rapporten ger dig en lista över de Källor du registrerat i inställningen Källor. Listan visar namnet på Källan, kontaktperson, adress etc. Lagerlista Källa Klistra in Special Inställningen Källor, modulen Varulager Intervall Alfanumeriskt Om du behöver skriva ut informationen för en specifik Källa eller ett intervall av Källor, ange Källans kod(er) här. Den här rapporten visar situationen på lagret, saldon etc. för samtliga eller angivna Artiklar, Lagerställen etc. Olika värderingsmetoder finns tillgängliga för att beräkna lagervärdet. Var försiktig när du jämför resultatet från den här rapporten med saldot på Lagerkontot i redovisningen, eftersom det kan vara baserat på en annan lagervärdering än den som valts här. 336

337 Kapitel 3: Varulager Rapporter Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett Artikelnummer (eller ett intervall av nummer) för att ta fram en Lagerlista för specifika Artiklar. Använd ett kolontecken (:) för att separera det första och sista numret. Rapporten kommer endast att visa lagerförda Artiklar (inte Normala, Tjänste- eller Strukturartiklar). Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en Artikelgrupp för att ta fram en rapport som täcker samtliga Artiklar som tillhör den specifika Artikelgruppen, Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager För att begränsa rapporten till ett specifikt Lagerställe, ange det Lagerstället här. 337

338 Avdelning Klistra in Special Inställningen Avdelningar, modulen Inventarier Ange en Avdelning för att rapporten endast ska inkludera Artiklar som tilldelats en specifik Avdelning (angivet på delfönster 2 på Artikeln). Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Om en Leverantör är angiven här, kommer endast de Artiklar vars förvalda Inköpsartiklar är kopplade till den angivna Leverantören att visas i rapporten. Datum Klistra in Special Aktuellt datum Du kan ta fram Lagerlistan för ett specifikt datum. Om fältet lämnas tomt kommer det aktuella datumet att användas. Funktion Sammandrag Historik Per lagerställe Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här valet ger en rapport med en rad per Artikel som visar antal, enhetskostnad och värde. Det här ger en rapport som visar när varje individuell Artikel levererades in i lagret tillsammans med FIFO-värdet. Det här alternativet ger en liknade rapport som alternativet Sammandrag, men visar antal per Artikel för varje Lagerställe. Det här alternativet bör endast användas om alternativet FIFO per lagerställe är markerat i inställningen Kostnadskontering. Inkl. värden När alternativet Per lagerställe har valts kan den är kryssrutan markeras för att rapporten ska visa både värden och antal. Endast med saldo Använd det här alternativet för att endast Artiklar som finns i lagret (både positiva och negativa antal) visas i rapporten. Visa serienummer Markera den här kryssrutan för att rapporten även ska visa Artiklarnas eventuella Serienummer. Visa enhet 2 Använd det här alternativet för att lagerantalet ska uttryckas i två olika enheter. Det här är endast lämpligt 338

339 Kapitel 3: Varulager Rapporter för Artiklar som har en Enhet 2 och en Enhetskoefficient specificerad på delfönster 3. Valutakurser För inleveranser registrerade med priser och värden i utländsk Valuta, kan lagervärdet beräknas antingen enligt Valutans aktuella Växelkurs vid själva inleveransen (FIFO-principen), eller med den Växelkurs som råder när rapporten skrivs ut. Det rekommenderas att alternativet Vid inleverans använd eftersom det kommer att visa samma värden som FIFO-värdet. Värderingsmodell De här alternativen kontrollerar hur lagret värderas. Om alternativet Baspris eller Inköpspris har valts och om rapporten skrivs ut med Funktionen Historik, kommer generella lagervärden att beräknas enligt de valda alternativen, men FIFO-värdena kommer att visas för varje individuell Artikel. FIFO Baspris Inköpspris FIFO och baspris Vägt genomsnitt Det här alternativet beräknas lagervärdet strikt i enlighet med FIFO-principen. Värdet påverkas av inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager, där ett av alternativen är att beräkna FIFO per lagerställe. I inställningen Avrundning i modulen System avgörs hur många decimaler som ska användas. Välj det här alternativet vill ta fram ett lagersaldo värderat enligt Baspriset (försäljningspriset) som har registrerats i registret Artiklar. Välj det här alternativet vill ta fram ett lagersaldo värderat enligt Kostpriset som visas på delfönster 3 i Artikeln. Det här alternativet ger två lagervärderingar, genom att alternativen FIFO och Baspris ovan slås samman. Välj det här alternativet för att värdera lagersaldot enligt det Vägda genomsnittet som visas på delfönster 3 i Artikeln. 339

340 Vägt genomsnitt per lagerställe Det här alternativet kan endast användas i kombination med alternativen Per lagerställe och Inkl. värden ovan. Det värderar lagersaldot enligt separata Vägda genomsnitt för varje Lagerställe. De här värdena kan ses i inställningen Vägt genomsnitt. Sortering Fyra alternativ för sortering finns tillgängliga. Lagertransaktionsjournal Den här rapporten visar interna lagertransaktioner mellan Lagerställen enligt de poster som är registrerade i registret Lagertransaktioner. Lagerinjournal Nr Intervall Numeriskt Om du behöver skriva ut informationen från en specifik Lagertransaktion eller för ett intervall av Lagertransaktioner, ange numret för Lagertransaktionen(erna) här. Den här rapporten visar alla transaktioner som levererat in Artiklar till lagret under den specificerade perioden. 340

341 Kapitel 3: Varulager Rapporter Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för perioden som rapporten ska visa. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till ett specifikt Lagerställe, ange koden för det Lagerstället här. Funktion Status Typ Sammandrag Specificerat Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet ger dig en rapport innehållande en rad per transaktion, med transaktionstyp, datum, serienummer och Leverantör. För Lagertransaktioner visas från vilket Lagerställe Artikeln flyttats i kolumnen för Leverantör. Det här alternativet visar vilka Artiklar som ingick i varje transaktion, tillsammans med antal och värden. Använd de här alternativen för att avgöra om godkända och/eller ej godkända transaktioner ska inkluderas i rapporten. Registrering i någon av de här tre registren kan innebära att lagret ökar. Använd de här kryssrutorna för att avgöra vilka typer av transaktioner som ska ingå i rapporten. 341

342 Visa enhet 2 Använd det här alternativet för att lagerantalet ska uttryckas i två olika enheter. Det här är endast lämpligt för Artiklar som har en Enhet 2 och en Enhetskoefficient specificerad på delfönster 3. Lagerutjournal Den här rapporten visar alla transaktioner som levererat ut Artiklar från lagret under den angivna perioden. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för perioden som rapporten ska visa. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till ett specifikt Lagerställe, ange koden för det Lagerstället här. Funktion Sammandrag Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet ger dig en rapport innehållande en rad per transaktion, med transaktionstyp, datum, serienummer och Kund. För Lagertransaktioner visas från vilket Lagerställe Artikeln flyttats i kolumnen för Kund. 342

343 Kapitel 3: Varulager Rapporter Status Typ Visa enhet 2 Lagerinventering Specificerat Det här alternativet visar vilka Artiklar som ingick i varje transaktion, tillsammans med antal och värden. Använd de här alternativen för att avgöra om godkända och/eller ej godkända transaktioner ska inkluderas i rapporten. Registrering i någon av de här fem registren kan innebära att lagret minskar. Använd de här kryssrutorna för att avgöra vilka typer av transaktioner som ska ingå i rapporten. Använd det här alternativet för att lagerantalet ska uttryckas i två olika enheter. Det här är endast lämpligt för Artiklar som har en Enhet 2 och en Enhetskoefficient specificerad på delfönster 3. Den här rapporten används som grund för lagerinventeringar. Rapporten visar en rad per Artikel tillsammans med antalet som har registrerats i lagret och har ett utrymme där det verkliga antalet kan skrivas. När inventeringen har genomförts kan resultaten registreras i registret Lagerinventering. De här antalen kan sedan skrivas ut med hjälp av rapporten Jämförelse lagerinventering (beskriven ovan). När rapporten har kontrollerats kan lagervärdena justeras om några differenser har uppstått. Justeringen sker antingen i registret Lageruttag eller Lagertransaktioner, beroende på anledningen till differensen. 343

344 Lagerställelista Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfnumeriskt Ange Artikelnumren för de Artiklar som du vill ska inkluderas i rapporten eller lämna fältet tomt för att samtliga Artiklar ska skrivas ut. Endast lagerförda Artiklar i det angivna intervallet kommer att visas i rapporten. Lagerplats Intervall Alfanumeriskt Ange en Lagerplats (eller ett intervall av Lagerplatser) för att rapporten endast ska inkludera Artiklar som är tilldelad en specifik Lagerplats (angivet på delfönster 2 på Artikeln). Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en Artikelgrupp (eller ett intervall av grupper) för att rapporten endast ska inkludera lagerförda Artiklar som tillhör en specifik Artikelgrupp. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Ange ett Lagerställe här för att begränsa rapporten till ett specifikt Lagerställe. Det här är endast användbart om alternativet Visa antal används. Visa antal Använd det här alternativet om du vill att rapporten ska visa det aktuella lagerantalet för varje Artikel. Sortering Rapporten kan sorteras efter Artikel eller Lagerplats. Den här rapporten ger dig en lista över de Lagerställen du registrerat i registret Lagerställen. Listan visar namnet på Lagerstället, ansvarig person, adress etc. 344

345 Kapitel 3: Varulager Rapporter Lageruttagsjournal Kod Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Intervall Alfanumeriskt Om du behöver skriva ut informationen för ett specifikt Lagerställe eller ett intervall Lagerställen, ange Lagerställets/Lagerställenas kod(er) här. De här rapporten visar valda poster från registret lageruttag. Serienr Intervall Numeriskt Specificera det intervall av Lageruttag som ska visas i rapporten. Använd ett kolontecken (:) för att separera det första och sista numret. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för perioden som rapporten ska täcka. 345

346 Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager För att ta ut en rapport på Lageruttag som är relaterade till ett specifik Lagerställe, ange det Lagerstället här. Bokf. konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Intervall Alfanumeriskt För att få en rapport över Lageruttag som debiterar ett speciellt Konto, ange Kontonumret här. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System För att få en rapport över Lageruttag som använder ett speciellt Objekt, ange Objektkoden här. Funktion Status Leveranslista Visa antal 2 Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer rapporten ska visa. Använd de här kryssrutorna för att bestämma om godkända och/eller ej godkända Lageruttag ska inkluderas i rapporten. Använd det här alternativet för att uttrycka lagersaldot i två olika enheter. Det här är endast lämpligt för Artiklar som har en Enhet 2 och en Enhetskoefficient angiven på delfönster 3. Den här rapporten liknar rapporten Utleveransjournal som beskrivs nedan. Skillnaden är att istället för att visa samtliga Utleveranser inom en viss period, listar den här rapporten alla Utleveranser som skapats från Ordrar som har tagits emot under viss period. 346

347 Kapitel 3: Varulager Rapporter Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatumet för den period vars Säljordrar ska ingå i rapporten. Perioden som är angiven på den första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställd. Utleverans Intervall Numeriskt För att begränsa rapporten till en specifik Utleverans eller ett intervall av Utleveranser, anges deras nummer här. Kundnr Klistra in Special Registret Kunder Ange ett Kundnummer för att begränsa rapporten till Utleveranser som tillhör den Kunden. Order Intervall Numeriskt Ange ett Säljordernummer eller ett intervall av nummer för att begränsa rapporten till dem. Lev.sätt Klistra in Special Leveranssätt, Inställningar, modulen Order Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Utleveranser med ett specifik Leveranssätt, 347

348 Orderobjekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Ange ett Objekt för att begränsa rapporten till Säljordrar med det Objektet. Det här refererar till Objekt på Säljordernivån, inte till dem som är angivna på Artikelnivån. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange en Persons signatur för att visa Utleveranser som är skapade från Säljordrar som tillhör en viss Säljare. Funktion Urval Sammandrag Specificerat Per Artikel Leverantör/Artikelhistorik Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet skapar en rapport med en rad per Utleverans. Den visar Utleveransnummer och datum, Ordernummer, Kundnummer och Namn samt Utleveransens värde. Det här alternativet skapar en rapport som listar samtliga Artiklar på Utleveransen med antal och enhetspriser. Hela Leveransadressen kommer även att skrivas ut. Det här ger dig en rapport som visar en rad per Artikel med orderantal, levererat antal och levererat värde. Använd de här kryssrutorna för att specificera vilka typer av Utleveranser som ska inkluderas i rapporten. Den här rapporten är även tillgänglig i modulen Inköp. Se kapitlet Inköp tidigare i den här manualen för ytterligare information om rapporten. Receptlista (består av) Se kapitlet Produktion i volym 5 av de här manualerna för information kring den här rapporten. 348

349 Kapitel 3: Varulager Rapporter Serienummerhistorik Den här rapporten spårar lagerförändringar för individuella serienummermärkta Artiklar och batchar. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för rapportens period. Artikelnr Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till en specifika Artiklar, ange ett Artikelnummer eller ett interval av nummer här. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till Artiklar som har levererats till en specifik Kund, ange ett Kundnummer här. Serienummer Klistra in Special Alla registrerade Serienummer Om du behöver spåra en Artikel med ett specifikt Serienummer, ange Serienumret här. 349

350 Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Ange en Artikelgrupp här för att rapporten endast ska inkludera de Artiklar som tillhör den angivna Artikelgruppen. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Att ange ett Lagerställe här innebär att rapporten begränsas till transaktioner gällande det angivna Lagerstället. Avdelning Klistra in Special Registret Avdelningar, modulen Inventarier Intervall Alfanumeriskt Ange en Avdelning för att rapporten endast ska inkludera de Artiklar som har tilldelats en specifik Avdelning (specificerat på delfönster 2 i Artikeln). Sortering Utleveransjournal Rapporten kan sorteras efter Artikelnummer eller Kundnummer. Utleveransjournalen visar en lista med Utleveranser från registret Utleveranser. 350

351 Kapitel 3: Varulager Rapporter Utleverans Intervall Numeriskt Ange intervallet av Utleveranser som ska visas i rapporten. Använd ett kolontecken (:) för att separera det första och sisa numret. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange första och sista datumet i perioden som Utleveranserna ska visas för i rapporten. Perioden på första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställd. Kund Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till en specifik Kund, ange Kundnumret här. Order Intervall Numeriskt För att begränsa rapporten till Utleveranser från ett specifik intervall av Säljordrar, ange Säljordrarnas nummer här. Använd ett kolontecken (:) för att separera det första och sista numret. Lev. sätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Utleveranser med ett specifikt Leveranssätt. Funktion Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Sammandrag Det här alternativet skapar en rapport med en rad per Utleverans. Den visar Utleveransnummer och datum, Ordernummer, Kundnummer och Namn samt Utleveransens värde. Specificerat Det här alternativet skapar en rapport som listar samtliga Artiklar på Utleveransen med antal och enhetspriser. Hela Leveransadressen kommer även att skrivas ut. Du kan använda den här typen av rapport för arkivering i bokföringen istället för en kopia av respektive Utleverans. 351

352 Vägt genomsnitt Urval Använd de här alternativen för att avgöra om godkända och/eller icke godkända Utleveranser ska ingå i rapporten. Ny sida för varje kund Markera den här kryssrutan för att en sidbrytning ska läggas in efter varje Kund. Rapport sorteras normalt efter Utleveransnummer. Om det här alternativet används kommer sorteringen i första hand ske efter Kundnummer och sedan Utleveransnummer. Den här rapporten listar posterna i inställningen Vägt genomsnitt. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange Artikelnumren för de Artiklar som du vill ska inkluderas i rapporten eller lämna fältet tomt för att inkludera samtliga Artiklar. 352

353 Kapitel 3: Varulager Export Export Funktionen Export möjliggör export av specifik information till tabbseparerade textfiler, som i sin tur kan bearbetas i externa programvaror för t.ex. ordbehandling, kalkylberäkningar eller page make-up. Med importfunktionerna Automatisk och Automatiskt, manuell filsökning i modulen System, kan de här filerna även användas för import i andra databaser eller företag i Hansa. Kom ihåg att även rapporter kan skrivas ut till fil. Den mesta informationen som lagras i Hansa är tillgänglig för bearbetning i andra applikationer genom textfiler. För att skapa en exportfil, välj Exporter från menyn Arkiv eller klicka på [Export] i Huvudmenyn. Fönstret som illustreras nedan kommer att öppnas. Det visar den Export som kan produceras från modulen Varulager. Dubbelklicka på posten i listan. Ett urvalsfönster öppnas, där du kan välja vad den exporterade textfilen ska innehålla. Klicka på [OK] för att namnge filen och bestämma var den ska sparas. Lagerlista Den här funktionen exporterar det aktuella lagersaldona för de specificerade Artiklarna, Lagerställen etc. Olika Beräkningsmodeller finns tillgängliga för att beräkna lagervärdena. 353

354 Se avsnittet som beskriver rapporten Lagerlista för information om de olika urvalen som finns tillgängliga för exportfunktionen. 354