Verksamhetsrapport 1 Januari februari 2017

Transkript

1 Verksamhetsrapport 1 Januari februari 2017 Dnr: V Innehåll Medlemsutveckling (Ulrika A) 3 Kommunikation & Insamling (Caroline Thunved) 6 Utveckling (Ulrika A) 7 Utbildning (Gustav Ö) 10 Service, Förvaltning & Försäljning 13 Övrigt 14 Scouterna Box Telefon: Webb: The Guides and Scouts of Sweden Stockholm Fax: E-post: info@scouterna.se 1

2 Övergripande strategiområde A, Scouterna utvecklas till förebilder (Caroline) Verksamhetsplanering för 2017 och 2018 för att nå målen har genomförts i olika konstellationer mellan ideella och anställda. Eftersom det går bra för rörelsen i stort med många fina leveranser i projekt, medlemsökning mm har vi mycket fint innehåll att lyfta gällande att vi är förebilder. Vi kan troligen ha mindre leverans kommande period eftersom verksamhetsplaneringen har varit just planering. Vi kan se en tillfällig resursbrist när alla i april/maj vill börja start upp och leverera på sina mål. Övergripande strategiområde B, Vi överträffar scouternas förväntningar i varje möte (Gustav) Verksamheten under perioden har summerats och planering av perioden är i full gång. Programstödet till Familjescouting har lanserats och den nya utbildningen Leda för en hållbar värld har stängt sin anmälan. Programstödet till Familjescouting har tagits emot väl. Intresset för Leda för en hållbar värld är stort och vi har fått god respons hos medlemmarna. Vi har vakanta tjänster och kommande personalförändringar som kommer att påverka möjligheten att leverera i planerad takt. 2

3 Övergripande strategiområde C, Fler ska få uppleva scouting (Ulrika) Verksamhetsplanering för 2017 och 2018 för att nå målen har genomförts i olika konstellationer mellan ideella och anställda. Att vi ökat medlemsantalet för tredje året i rad och att vi når ut med vår mångfaldssatsning gör att vi känner tillförsikt för framtiden. I dagsläget är det osäkert om Jamboree17 ger den möjlighet till ökning i nya medlemmar som var tänkt. Vi jobbar på att försöka nå en effekt. Övergripande strategiområde D, Förutsättningar (Peter G) Verksamhetsplanering inför 2017 har genomförts. Ekonomiskt bokslut för 2016 har genomförts på ett mycket bra sätt. Planering har gjorts för åtgärder kring målet att det ska vara enkelt att driva scoutverksamhet. Den löpande operativa verksamheten går bra och levererar sina bastjänster Jamboree 17 och Moot Island är arrangemang som kommer att behöva serviceinsatser på olika sätt under året, vilket det har tagits höjd för men också kommer behöva fortsätta tas höjd för. Medlemsutveckling (Ulrika A) Fokus har legat på planering. Vi har också genomfört en mindre omorganisation som träder i kraft 1 april. Personalen på östra kansliet från en ny chef; Elisabeth Danefjäll som också blir medlemsutvecklingschef. 3

4 Fortsatt bra efterfrågan från kårer. Möjlighet att jobba mer effektivt med hjälp av CRM systemet som togs i bruk i februari. Inga i dagsläget Södra kansliet (Johan Möller) I början av januari var det många kårer som fick stöd främst avseende rekrytering samt med information under föräldramöten. En stor del av personalen deltog också under Avstamp och vi började arbeta med våra regionala mål. All personal fick ta del av nytt CRM system som nu möjliggör ett samlat grepp i arbetet med våra kårer. En hel del kårer vill nu ha hjälp med upplägg av föräldramötet, där de ser mötet som en möjlighet att få fler vuxna att engagera sig i kåren, vilket är det vi förespråkar. Inga just nu. Östra kansliet (Johan Tovetjärn) Vi har implementerat det nya CRM-systemet, kontaktat alla kårer, genomfört rekryteringsinsatser och workshops, deltagit i Avstamp och planerat och prioriterat kommande insatser för Kontakt med och respons från kårer går alldeles utmärkt, konsulenterna är efterfrågade ute hos kårerna. Inga alls, vi upplever en bra balans mellan förväntningar, mål och genomförbarhet. Västra kansliet (Malin Wallén) Konsulenterna och nya Utvecklingschefen Malin Wallén har deltagit i Avstamp och planerar verksamhetsåret utefter verksamhetsmålen. Kansliets personal har utbildats i det nya CRM systemet och börjat använda detta. Nystartsprojektet i samarbete med Svartedalsskolan är på gång och ett 4

5 dagläger planeras under påskveckan. Ett samverkansmöte med bra uppslutning från distrikt och samverkansorganisationer har hållits och Scouterna har fått ett tält på West Pride att göra pyssel och aktiviteter där vi ifrågasätter normer. Kansliet har återigen en chef och vi skapar struktur och planer för året. Inga orosmoln. Stockholms kansli (Joel Midemalm) Året startade med Avstamp vars arbete nu genererat aktuella befattningsbeskrivningar och mål för Helgerna i januari och februari innehöll många kårbesök. Ett CRM-system har implementerats och används nu för dokumentation av vår verksamhet. Kansliet har genomfört ett välbesökt och mycket uppskattat Öppet Hus i Örnsberg. Fler kårer än förra året kontaktar oss för uppdrag. Vi närmar oss åter full bemanning på kansliet. Sjukdom har genererat nedsatt personalstyrka under totalt flera veckor under starten av Inbokning av kåraktiviteter har därför inte kunnat ske i önskad utsträckning. Mitt/Norr kansliet (Måns Rangmar) Mycket planering inför , fr o m Avstampshelgen, många kårbesök, vi har implementerat ett nytt CRM-system för alla regionala kanslierna och satt nya rutiner för hur vi jobbar med detta som stöd. Linnea Pettersson har snabbt kommit in i arbetet som konsulent, och har redan börjat bygga goda relationer med kårerna. Planeringen går väldigt bra, vi har ett starkt tryck från kårerna och vi ser fram emot ett spännande 2017 där det kommer hända mycket. Inget just nu. 5

6 Kommunikation & Insamling (Caroline) Kommunikation (Caroline Thunved) Ordinarie arbete såsom uppstart tidning Scout nr 2, dagligt innehåll i våra kanaler t ex FB har så klart rullat på där vi täcker in Scouterna, projekten och Folkhögskolan. Mycket uppstart och planeringsarbete för 2017 gällande utveckling av contentstrategin, rekryteringskampanj och insamlingskommunikation. Våra contentmöten en gång i månaden för att lyfta, skapa och få ut allt fint vi gör rullar på mycket bra och vi har mer innehåll än vad vi hinner/kan få ut. Vi blir bättre och bättre på att samarbeta mellan områden och ger tips till varandra. Verksamhetsplaneringens uppstart vartannat år riskerar att bygga jobb på hög i projekten, som trillar ner i april, maj att leverera, och då kommer vi ha en resursbrist för att vi redan har mycket i plan kring ordinarie. Viktigt att alla områden rapporterar sina årshjul gällande kommunikation så att vi bättre kan planera. Insamling (Magdalena Jennstål) I januari hade vi förutsättningslösa men bra möten med Swedbank, Childhood och Yogobe. Till Swedbank och Childhood har förslag på samarbeten lämnats in. Av Swedbank Humanfonden tilldelades vi den 14 februari 2016-års utdelning på sek och sek tilldelades Scouterna för att dela ut deltagarstipendium till Jamboree17 från Timmermansorden. I fakturan som gick ut 28 februari skickades det med ett insamlingsbrev som informerade om Scouternas otrygga finansiella framtid och en fråga om att stötta Scouternas verksamhet. Vi har många bra relationer och möjligheter på gång både i form av privat insamling, några företag samt organisationer och stiftelser. Det går långsamt men framåt. I slutet av december fick vi besked om ett minskat statsbidrag på ca 2 miljoner för Detta är både oroande för den budget vi lagt i år och en trend i årligt minskat statsbidrag som vi måste räkna med framöver kommande år. I samband med att insamlingsbrevet skickades ut med medlemsfakturan framkom kritik från ett fåtal personer/kårer. Detta är en indikation på att vi måste både prata mer och förklara bättre varför vi samlar in pengar nationellt, vart pengarna går samt på vilket sätt insamlade medel når kårerna och medlemmarna. 6

7 Utveckling (Ulrika A) Mycket fokus på uppstart och planering inom alla områden. Slutrapportering av projekten Mångfald 2016 och Scouting för alla. Årsrapportering för Amahoro-Amani och Tillgänglighetsprojektet. Uppstart för det nya postkodprojektet Från flykt till trygg fritid. Både styrelsen och ledningen var representerade på det partners meeting i Kigali som hölls i februari. Arbete med att skapa rätt förutsättningar för den svenska kontingenten till World Scout Jamboree 2019 pågår. Vi har en ny chef, Sofie Eriksson som klev på i mars och är ansvarig för mångfaldsprojekten och internationella frågor. Vi har tydliga rutiner för rapportering och uppföljning för projekten. Vi har tagit stora kliv gällande strukturen för Amahoro-Amani. Arrangemangsgruppen som är relativt ny har kommit igång bra. Vi ser ett ökat intresse för Trygga möten och 5-stegsmetoden. Program (Malin Stigemyr/Elisabeth Danef jäll) Programgruppen deltog på Avstamp i januari. I samband med dessa dagar genomförde vi också en utbildning i Free Being Me riktad till konsulenterna. Arbetet med Familjescouting har nu slutförts och materialet lanserats på Leda Scouting sidorna. Materialet består av deltagarmaterial, så funkar det-folder och märken som också finns att köpa i shopen. Tre av gruppens medlemmar deltog på Jamboree17s programhelg i Alingsås i februari. Arbetet med att kvalitetssäkra aktiviteterna i nuvarande Aktivitetsbank går framåt och i mars avsattes två heldagar med anställd personal för att gå igenom aktiviteterna. I och med familjescoutings lansering är alla de uppdrag som vi arbetat med tidigare verksamhetsår avklarade och vi kan nu helt fokusera på den nya verksamhetsplanen. Svårigheterna att rekrytera en ideell grupp till Äventyrarprojektet gör att programgruppen går in och arbetar mer operativt med detta i vår vilket då minskar tiden och möjligheten att arbeta med andra områden. Elisabeth Danefjäll går vidare till ny tjänst och gruppen får en ny anställd ordförande. Det kan ta lite tid att hitta en ersättare och vi kommer behöva arbeta med gruppdynamiken. Detta samt att vi blir av med en stor kompetens inom programområdet kan leda till att vi kan tappa fart och att vissa uppdrag kan bli mer svårjobbade. 7

8 Arrangemang (Christian Wemstad/Kajsa Urge) Under januari höll arrangemangsgruppen sitt första riktiga möte i sin nuvarande konstellation och träffades under två dagar utanför Linköping. Under denna helg planerade vi vår verksamhet och ansvarsfördelning för det kommande året, samt beslutade om arrangemang för Kajsa och Christian medverkade på Avstamp och fick mycket god input och öppningar till möjliga samarbeten och projekt. Kajsa och Anders Wallin, ekonomiansvarig i arrangemangsgruppen, höll utbildning för Blå Hajken Jägarna med god framgång. Under februari månad planerade arrangemangsgruppen riskhanteringsutbildningen mars tillsammans med Fredrik Alhbin som utbildningsansvarig. Arrangemangsgruppen arbetar vidare med att definiera sin roll i Jamboree17. Explorer Belt stängde sin ansökan i februari med 90-talet ansökningar. Alla planerade arrangemang är på banan och känns stabila och i fas i sin planering. Det är roligt och givande och kommunikationen mellan och inom team, arrangemangsgruppen, ordföranden fungerar bra. Leda för en hållbar värld öppnade sin ansökan och hade på kort tid tillräckligt med ansökningar för att kunna genomföra kursen. Ekonomiredovisningen för samtliga arrangemang i allmänhet, Moot Island 2017 och Explorer Belt i synnerhet, är ett ständigt orosmoln då vi idag saknar ekonomiverktyg för att redovisa elektroniskt. Internationellt (Anna-Carin Almqvist/Vicci Friberg) Internationella gruppen har nu fyra medlemmar och har haft sitt första riktiga arbetsmöte på Avstamp. En översyn av målen från stämma och verksamhetsplan har gjorts, och matchats med de tankar och idéer som gruppen har. I slutet av februari deltog Emil Funkhe, Johan Eriksson, Vicci Friberg och Marie Karlsson (praktikant på Scouterna) på Partnership Event i Bryssel där många kontakter knöts samt nya och gamla idéer tog form. Scouternas IC:s och Internationella Sekreterare har kommit överens om att kommande vice IC skall ingå i internationella gruppen, d.v.s att uppdraget ges av både IC och Internationella gruppen. Formellt utses vice IC av det utökade presidiet. Denna rekrytering är på gång och annonsen ligger ute till den 15 mars, vi kommer löpande utvärdera hur denna nya struktur funkar och om den bidrar till att förstärka kopplingen mellan det scoutnära internationella arbetet och det scoutpolitiska internationella arbetet. Gruppen börjar sätta sig och komma igång. Annonser ligger ute för världskonferenser och vice IC och kommer delas i nyhetsbrev och på Facebook i mars. Mycket idéer och inspiration på konferensen i Bryssel, och kul när vi börjar bli fler som arbetar med ämnet. Praktikant som tillskott är också mycket positivt. 8

9 Kontaktförmedling mellan enskilda grupper och scouter har länge varit en fråga som vi inte vetat hur vi ska ta i, om de ska publiceras offentligt eller matchas för hand. Detta är en gemensam utmaning för alla NSA/MO, och det finns en del olika varianter på lösningar, dock ingen som kan möta en ökande efterfrågan utan mer resurser. Från kansli och internationella gruppens sida hanteras dessa numera med ett automatiskt svar som hänvisar till information om att resa som scout på hemsidan, hitta scoutkår för kontakt med kårer på specifika platser och att använda egna kontakter för mer specifika rekommendationer. Detta är inte optimalt, men utan en effektivare lösning kan inte kansliet eller internationella gruppen hantera dessa förfrågningar. Trygga möten råd & stöd (Ingrid Häggblom) Fyra personer har rekryterats till en ideell grupp för Trygga Möten. Uppstartsmöte är planerat till 5 april. Pass med information om förändringar kring intyg efter livekurs i Trygga Möten har hållits under utbildardagarna och ska tillsammans med förslag på nytt upplägg för livekursen kommuniceras ytterligare till ideella utbildare. Förändringarna av Trygga Mötens livekurser har hittills tagits emot väl av ideella utbildare. En ansökan om verksamhetsbidrag från Folkhälsomyndigheten för Trygga Möten skickades in i mitten av februari, besked väntas i början på april. Planering inför Jamboreen är igång med respektive funktion. Trygga Möten-samordnare kommer dels att vara en del av Listening Ears men även ge pass kring Trygga Möten-frågor på Ledarskapsön. Den gamla webbkurssidan är nu helt stängd. Avtal för webbkursen är på gång att tecknas med Svenska kyrkan då de är intresserade av att erbjuda kursen till sina barn- och ungdomsledare. Detta innebär en intäkt för Trygga Möten samt bra publicitet för Scouterna! Processen kring utbildning av nya Trygga Möten-utbildare, fortbildning av befintliga utbildare samt en kursplan för detta har stannat av. Det kommer mycket frågor kring detta och i dagsläget är det oklart när detta kan komma på plats. Amahoro Amani (Vicci Friberg) Det andra av tre projektår på nuvarande projektperiod är igång och rapportering för 2016 pågår för fullt. Årets första månad blev en utmaning då första utbetalningen var villkorad med ett flertal leveranser av dokument och uppdateringar på pågående frågor, vilket inte möttes fullt ut inom deadline. Därav blev första överföringen försenad vilket skapade irritation. Under februari genomfördes ett Partnership Meeting i Kigali med inbjudna från WOSM, WAGGGS; WSF, SGDF och samtliga organisationer i Stora Sjöregionen tillsammans med personalen. En rapport från resan produceras under mars och kommer finnas tillgänglig vid intresse. Relationen är ytterligare stärkt efter uppföljningsresan, både till personalen och de ideella i projektets styrgrupp (CODI). Efter mötet finns ett utkast till Action plan som kommer arbetas vidare med, i 9

10 arbetet med den visade flera av de inbjudna partners utanför Stora Sjöregionen engagemang i att stötta projektets anställda och ideella på olika sätt. Samtal fördes också med nyckelpersoner för att identifiera hinder i relationen mellan Scouterna och projektet. Bland annat samtal med projektledaren om arbetsfördelning internt på projektkontoret samt diskussioner kring interna kommunikationsrutiner för att förbättra dialogen och arbetet. Att verksamhetsområdet har blivit förstärkt med en praktikant (Sherin Shehadeh) har också varit mycket värdefullt och avlastande på kansliet. Området i sig med arbetsuppgifterna lämpar sig mycket bra för praktik, och bör ha detta även framöver. Den externa utvärderingen för projektperioden poängterade det problematiska i bristen på mätbarhet i projektet, och efterfrågade ett arbete med att ta fram baslinjevärden som projektets resultat och effekter skulle kunna mätas utifrån bland flera andra rekommendationer. Rekommendationen om att ta fram baslinjevärden har ej omsatts i någon form av handlingsplan (det har övriga rekommendationer gjorts), vilket innebär att för att få till mätbarhet inom ramen för pågående projektperiod så är det bråttom med aktuella baslinjevärden. Frågan är samtidigt aningens svår att greppa, om vi som givare går in och styr för mycket samtidigt som vi som partner vill vara ett stöd och som både givare och partner behöver vara tydliga i att detta är en förutsättning för framtida samarbete. Detta kommer behöva vara fokus för projektadministrationen under de kommande månaderna. Mångf ald/integration/f lykt (Azuka Nnamaka) Slutrapportering till finansiärer (Postkod och Svenskt Friluftsliv) av projekt som löpt över tre år är genomförd och vi kan nu fokusera på mål kopplade till den nya verksamhetsplanen. Vi har även påbörjat år 2 av 3 på projektet Tillgänglig scoutverksamhet (Svenskt Friluftsliv) och år 1 av 2,5 på projektet Från flykt till trygg fritid (Postkod). Strukturen av det kommande årets mångfaldsarbete har gjort arbetet tydligare och mer effektivt och öppnat upp för samarbeten med andra områden för att nå (gemensamt) uppsatta mål. Att vi tappat lite fart pga personalomsättning. Utbildning (Gustav Ö) 2016 års utbildningar har slutrapporterats i form av deltagarveckor mm till alla olika parter. Vi har planerat årets utbildardagar och terminen har satt igång för Allmän kurs och Projektledningsutbildningen. Arbetet i de ideella grupperna flyter på bra och utvecklingen av Värdebaserat ledarskap går framåt. 10

11 Vi har i dagsläget ingen biträdande rektor och den rekryteringen riskerar att dra ut på tiden vilket ger en mycket ökad belastning för flera personer inom folkhögskolan. Scoututbildningar (Fabian Östman/Martin Svensson) Handledarkursen håller på att planeras och kommer att genomföras en helg i maj. Planeringen för Utbildardagarna rullar på och vi tror att det kommer att bli riktigt bra! Antalet anmälda är ca 90 personer. Vi jobbar på och arbetet flyter på bra. Att vi är så få i gruppen. Vi behöver frigöra tid för att jobba med rekryteringen till gruppen. Friluf tslivsutbildningar (Mikael Stark) Årets omgångar av friluftsledarkurser ligger i kurskatalogen sen en tid och anmälningar börjar fyllas på. Medlemmarna från friluftslivsutbildningsgruppen ingår nu i nationella utbildningsgruppen. Boken Leva friluftsliv är nu klar och ett litet event för att fira detta planeras. Rapporten till Svenskt friluftsliv av projektet Breddat friluftsliv är under revision. Arbetet med att göra Redo för naturen-kurserna mer tillgängliga fortsätter i samarbete med Mångfaldsgruppen. Arbetet med projektrapporten av Breddat friluftsliv har gått bra i samarbete med Mångfaldsgruppen och Ekonomiavdelningen. Kursteamen för friluftsledarkurserna ligger bra till i sina planeringar. Arbetet med handledningen för Redo för naturen går framåt med god hjälp av Utbildningsutvecklingsgruppen. Oron från tidigare angående det låga deltagarantalet på friluftsledarkurserna finns kvar. Utbildningsutveckling (Magnus Blombergsson/Erika Gilbertsson) Arbetet med Leda kår fortgår och det går bra. 11

12 Arbetet med Leda kår och vi håller tidsplanen. Gruppen fungerar också bra och är produktiva. - Värdebaserat ledarskap (Peter Röjhammar) Kurs 2 och har haft sin tredje kurshelg och den fjärde kurshelgen genomförs i slutet av mars där värddagarna sker tillsammans med Volvo och Handelsbanken. Planerna för diplomceremonin för års kurser håller på att planeras tillsammans med Stiftelsen Ungt Ledarskap. Kurs har startat upp med ett starkt och mångfaldigt deltagar- och kursledarteam på Gilwell. Mentorskapet för kursen startar upp i mitten av april. Deltagarna är väldigt nöjda med utbildningen och våra samarbeten börjar rulla på smidigt t.ex. med catering och för bokningen av Gilwellstugan. Vi får förfrågningar till att hålla i workshops för olika organisationer. Några hinder är att paketen kan uppfattas som lite otydliga och därmed svårt för partners att kliva in i eller att lyfta internt utan att ha haft kontakt med PL inom Värdebaserat ledarskap. Projektledningsutbildning (Mattis Bergquist) En kurs under våren genomförs med 17 stycken deltagare från Quarnevalen, KTH. Samtidigt planeras en internationell sommarkurs tillsammans med YFU som delvis ska genomföras på Vässarö. Parallellt pågår antagning och planering av en vanlig sommarkurs för projektledning. Antagningen är öppen och redan nu kommer det in ansökningar. Höstens utbildning är öppen för ansökan och även där har vi ansökningar. Utbildningen med KTH (Quarnevalen) går riktigt bra. Deltagarna är väldigt nöjda och ser utbildningen som en personlig utveckling av sig själva, ett bra betyg för innehåll och utvecklingen av kursen. Håkan Östberg pratade ekonomi på utbildningen som var mycket uppskattat, även av de som redan hade läst ekonomi i sin ordinarie utbildning. Det finns en oro över att det blir för få deltagare till sommaren och hösten. Den internationella utbildningen över sommaren känns osäker. Vi gör just nu en förstudie kring hur vi ska gå vidare. Det gör att vi säkrare kan säga ja eller nej till genomförandet. Viktigt är att vi verkligen kan leverera en utbildning med hög kvalitet och inte bara genomföra utifrån en idé som är intressant. Om vi inte kan leverera med kvalitet ska vi planera för en utbildning till nästa sommar (2018). 12

13 Allmän kurs (Örnsberg och Distans) (Hanna Dawson) Allmän kurs har sedan januari en vakans vad gäller rollen bitr rektor. Allmän kurs Örnsberg (AKÖ) har VT17 18 deltagare och har senaste året fått en tydligare pedagogisk riktning i och med det tematiska arbetet med FN:s hållbarhetsmål. AKÖ har även fått tydligare inslag av friluftsliv. Allmän kurs distans har ca.60 deltagare, vissa på deltid. Lärarlaget har utökats och är nu fulltaligt. AKÖ börjar få tydliga rutiner och strukturer i form av ett mer utvecklat mentorskap samt en mer sammanhållen pedagogisk riktning. Rutiner för närvarokontroll och uppföljning är på plats och har hittills visat på goda effekter i form av ökad närvaro. Samtliga deltagare som började i januari 2017 går kvar. På distanskursen är det många som inte klarar av sina studier. Det finns i nuläget ingen tydlig strategi för hur vi ska vända den utvecklingen men det är något vi jobbar med. Ett annat orosmoln är att processen att tillsätta en ny bitr. rektor dragit ut på tiden. Service, Förvaltning & Försäljning Scoutshopen (Anna-Karin Öman) Vi har fått in vår nya fina gråa fleece i shopen, vilket känns jättekul. Shopen har även hunnit vara med på två evenemang: Rättsvikskurserna i januari och Öppet Hus i februari med de fyra Stockholmsdistrikten. Alltid bra och viktigt att våra medlemmar får känna och klämma på vårt sortiment. Försäljningen fram till februari månad är enligt budget och vi ligger på samma försäljningstakt som föregående år. (Vilket är kul då vi bl.a. sålde 25st tält till Norge i februari föregående år.) Så här i början av året säljer vi mycket programlitteratur och scoutdräktsprodukter. Shopen fortsätter utan tekniskresurs även under inledningen av året. Nu får vi bra stöd från vår leverantör Lybe men det proaktiva arbetet blir lidande på sikt. Här jobbar vi på en lösning. Lagerdifferensen som vi brottat med är nu spårad och ett programmeringsarbete kommer utföras för att åtgärda problemet. Det är även fortsatta utmaningar i att hitta balansen i arbetet med utvecklingen av Jamboree17 shopen så att det ger positiva synergier-utan att ta för mycket utvecklingskraft från Scoutshopen. 13

14 Ekonomi (Håkan Östberg) Vi har just avslutat arbetet med årsbokslutet för Arbetet flöt på bra utan några större problem. Diffen i lagret har retts ut och vi kunde konstatera att det var ett systematiskt fel som genererades i Scoutshopen. Orsaken var förändringen, som genomfördes under 2015, som avsåg hur inkurans hanteras i lagret. En uppdatering hur detta hanteras systemmässigt har beställt av vår konsult som hjälper oss med systemunderhållet i scoutshopen. Årsredovisningen är påskriven av styrelsen och lämnad till revisorerna för påskrift. Arbetet flyter på utan några problem. Vi jobbar på att introducera ny personal i de externfinansierade projekten. Vi är i slutfasen av att implementera kommunikationen mellan Scoutnet och Hogia ekonomi avseende fakturering av medlemsavgifter och arrangemang. Ser inga orosmoln just nu. Scoutnet (Kim Rask) Anmälan till Jamboree17 administreras genom Scoutnet och vi har genomfört en första fakturering av jamboreen. Första omgången fakturor omfattade endast scoutkårerna. Individuella anmälningar, funktionärer, kommer att faktureras vid ett senare tillfälle. Vi har också genomfört ett par förändringar i faktureringsrutinerna kring medlemsfaktureringen, där vi numera adresserar fakturorna till vårdnadshavare för medlemmar under 18 år. Linjeverksamheten flyter på. Kårernas statsbidragsansökningar börjar trilla in i Scoutnet. Vid månadsskiftet mars/april betalar vi ut statsbidrag till kårerna. Denna utbetalning avser bidrag sökta under 2016, för verksamhetsåret För närvarande inga. 14

15 Övrigt Jamboree17 (Liza Rosenberg/Viktor Lundqvist/Anna -Karin Hennig) 384 engagerade personer planerar, korrigerar planer och konkretiserar. Fokus för planeringsorganisationen ligger på risk, tidslinje och genomförande med tillgängliga resurser (tid, pengar, ambition). Många centrala avtal är klara, en första etablering är gjord på fältet, nationella och internationella kampanjer är gjorda i sociala media. De två första veckorna i mars har Jamboree17 setts i personers flöden på Facebook och Instagram. Första gruppanmälan, anmälan till ett lägre pris, stängde 31/1. Andra gruppanmälan stänger i månadsskiftet mars/april. Jamboreeorganisationen har från mitten av september till dags dato fått in och löst 933 ärenden via jamboree-mejlen. Scouterna och Jamboree17 har genom gåvor och bidrag fått kr att dela ut i deltagarstipendier samt medel att subventionera varje kår med 1700 kr (mellanskillnaden mellan en deltagaravgift och en funktionärsavgift) för en ung ledares deltagande. Intresset för Jamboree17 är stort i sociala media, det inlägg som nått flest personer har nått st. I snitt når vi personer varje gång vi publicerar något på Facebook. Planeringsorganisationens största utmaningar är svårighet att rekrytera specialistkompetenser samt att möta de ökande kraven i form av lagar och regleringar för verksamheten (sjukvård, miljötillstånd, arbetsmiljökrav, krav från markägaren etc.). HR & HR-gruppen (Johanna Rosell/Isabelle Lilja) I januari träffades HR-gruppen på Avstamp då gruppens mål och aktiviteter diskuterades utifrån den nya verksamhetsplanen. HR-gruppens ordförande bjöd även in till en ordförandeträff under Avstamp då ordföranden för de nationella arbetsgrupperna fick möjlighet att samtala och utbyta erfarenheter under temat rekrytering. Den ideella medarbetarenkäten stängdes i januari och under februari har arbete med att sammanställa och analysera resultatet påbörjats. Ordförandeträffen upplevdes som lyckad och arbetet med medarbetarenkäten har gått bra! Eftersom HR-gruppen fortfarande är underbemannad behöver vi ta ställning till vilka aktiviteter som är möjliga att prioritera under våren. 15

16 16