Verksamhetsrapport 4 september november 2017

Transkript

1 Verksamhetsrapport 4 september november 2017 Dnr: V Innehåll Övergripande strategiområde A, Scouterna utvecklas till förebilder (Caroline Thunved) 2 Övergripande strategiområde B, Vi överträffar scouternas förväntningar i varje möte 2 Övergripande strategiområde C, Fler ska få uppleva scouting (Ulrika Askengren) 3 Övergripande strategiområde D, Förutsättningar (Peter Gustafsson) 3 Medlemsutveckling (Elisabeth Danefjäll) 4 Kommunikation & Insamling (Caroline Thunved) 7 Utveckling (Ulrika Askengren) 8 Utbildning (Liza Rosenberg) 12 Service, Förvaltning & Försäljning (Peter Gustafsson) 16 Övrigt 17 Scouterna Box Telefon: Webb: The Guides and Scouts of Sweden Stockholm Fax: E-post: info@scouterna.se 1

2 Övergripande strategiområde A, Scouterna utvecklas till förebilder (Caroline Thunved) Det har varit full fart på att synliggöra Scouterna genom lokal rekryteringsperiod och därtill stödjande kampanjer som stärker varumärket och hjälper oss att associeras till mer samtida. Vi har utvecklat tidningen med bl a en checklista för att t ex säkerställa att vi har ett inkluderande språk, att vi är jämställda och tar upp frågor som är aktuella. Projektet Rätten till friluftsliv har jobbat på med budskap, workshops och underlag till en undersökning. Free Being Me har fortsatt att efterfrågas bland kårer men även från företag. Trygga Möten har fått fler användare då både Svenska kyrkan och Brommapojkarna köpt webutbildningen till sina ledare. Vi är synliga. Vi är modiga. Vi är samtida. Vi nämns som en av fem fritidssysselsättningar i den allmänna debatten. Vi efterfrågas. Ökad efterfrågan skapar resursbrist. Vi har för knappa resurser vilket påverkar detta mål i vad vi skulle kunna åstadkomma. Ja Övergripande strategiområde B, Vi överträffar scouternas förväntningar i varje möte Vi arbetar målmedvetet på med att få ut Scouternas program via olika metoder. Många ledare och scouter såg olika sätt att ta till sig programmet på Jamboree17 och det försöker vi utnyttja i kontakten med kårer. Vi kommer ut på många programworkshops över hela landet. Runt Stockholm har vi också jobbat direkt med utmanargrupper och det är en målgrupp som vi gärna vill boosta så att de väljer att stanna kvar och bli inspirerande ledare. 2

3 I takt med att vi får in nya ledare måste vi få dem att prioritera att gå en kurs. Vi måste hitta hindren för detta och lösa dem strukturerat. Ja Övergripande strategiområde C, Fler ska få uppleva scouting (Ulrika Askengren) Under hösten är det fokus rekrytering och hjälpa kårer med skolrekrytering och föräldramöten. Perioden blir glädjande nog längre och längre för varje år. För att växa måste vi veta mer om varför man slutar i Scouterna och under perioden har en enkät skickats till över 2000 medlemmar, i åldern 8-25 år, som under våren 2017 valt att sluta i Scouterna. Sammanställningen ger en tydligare bild än vi haft tidigare och vi kommer under våren att ta fram långsiktiga åtgärder. Förutom ett stort intresse hos kårerna (en förutsättning för arbetet) har vi en naturlig utvärdering efter varje rekryteringstopp som gör att vi håller tempot uppe under hela året. Inga i dagsläget Vi når inte de numerära målen som var kopplade till Jamboree17, däremot kommer de positiva utvärderingsresultaten att hjälpa oss framåt i de frågorna. Övergripande strategiområde D, Förutsättningar (Peter Gustafsson) Under denna period har det varit efterarbete kopplat till Jamboree17 så som fakturering, leverantörskontakter, utläggshantering och kompetenssäkring. En rekrytering av en ny tjänst som ITkoordinator har genomförts för att kunna hålla tempo i digitaliseringsarbetet. Dessutom har arbetet kring e-tjänsten Intresse & Anmälan slutförts, om än inte lanserat ännu. Upphandling av möteslokal för Demokratijamboree 2018 har påbörjats liksom en förstudie kring GDPR. Den löpande verksamheten har med god kvalitet levererat sina stödtjänster under perioden. 3

4 Ser med tillförsikt på framtiden! Ja Medlemsutveckling (Elisabeth Danefjäll) Vad har hänt sedan sist? Vi har haft konsulentsamling där fokus bland annat låg på utvärdering av årets rekryteringskampanj och hur vi kan få fler kårer att arbeta med Scouternas strategi. En referensgrupp som har i uppgift att arbeta med vilket stöd vi kan ge till kårer som vill verksamhetsplanera utifrån Scouternas strategi har startat. Joel Midemalm och Elisabeth Danefjäll arbetar med att se över och stärka vårt samarbete med Sensus, både på lokal och nationell nivå. Vi har under året arbetat med varför en slutar i Scouterna och nu finns en rapport från detta arbete klar. Nästa steg är att fundera över vilka konkreta åtgärder vi kan göra för att minska antalet medlemmar som slutar. Kårerna fortsätter efterfråga vårt stöd vilket är väldigt roligt. Joel Midemalm går på föräldraledighet under hela 2018 och viss oro finns så klart för att vi kommer tappa fart på grund av detta. Rekrytering av ersättare är i full gång. Alicia, som arbetar som konsulent i Östra har valt att sluta för att testa nya uppdrag. Det tar alltid tid med rekrytering och introduktion. Ja Södra kansliet (Johan Möller) Vi har haft ett fortsatt fokus på rekrytering med skolbesök och föräldramöten. Där en av höjdpunkterna var när vi i Malmö, på Skogensdagar, kunde erbjuda aktiviteter för ca 1700 barn. Besök på två distriktsstämmor och genomförande av regionsråd har skett. Vi har även deltagit vid två större distriktsledarträffar samt i en nationell- och en regional konsulentsamling. Genom kansliets egna personaldagar ökade vi teamkänslan och lärde oss mer om att ha inkluderande samlingar. Tyvärr slutade nystartskonsulent Michaela Rábová i november. Via Bliscout.nu har vi sedan ett tag tillbaka sett att det bakom var 4:e ansökan finns en förälder som vill engagera sig i kårens verksamhet. Vi har också blivit scouter i Skåne i dagarna! 4

5 Att inte få in ledare i den takt som vi får nya scouter. En del kårer kan bli bättre på att ta hand om föräldrars engagemang i kåren och inkludera dessa. Det finns intresserade, som stycket ovan visar. Vi ligger i huvudsak i fas, dock kommer vi inte att nå ända fram till de 154 rekryteringsinsatser vi satt som mål eftersom personaltillgängligheten förändrats under året och att ett mindre antal kårer velat få stöd. Östra kansliet (Elisabeth Danef jäll) Vad har hänt sedan sist? Vi har varit på konsulentsamling och personaldagar vilket har varit givande och bra. Alicia och Linnea höll pass om äventyrarnas program och hur en schysst kompis är på den välbesökta kursen ledarutbildning Patrull. Förutom ett antal kårbesök har de också deltagit på möte om regionsläger 2018 och hjälpt till under höstlovsveckan på Astrid Lindgrens värld där Hultsfred och Vimmerbys scoutkårer bjöd in besökare att testa på olika scoutaktiviteter. Ett mycket fint arrangemang! Rekryteringskampanjen blev utdragen i Östra och nu är det ett gäng kårer som planerar att rekrytera under januari och februari månad vilket är extra kul. Förberedelser inför detta arbete pågår för fullt. Alicia har sagt upp sig för att prova nya utmaningar som fritidskonsulent i Linköpings kommun. Hennes sista dag är den sista november. Oro finns så klart för att vi ska tappa fart innan vi har en ny konsulent på plats. Nej. Vi kommer inte att uppnå de uppsatta målen kring kåraktiviteter men det var förväntat då t.ex. Linnea arbetade med Jamboree17 under en längre tid. Västra kansliet (Malin Wallén) Bra rekryteringsperiod med många välbesökta prova-på möten. Kansliet har medverkat på samtliga fem distriktsstämmor och presenterat ett tydligt erbjudande av kårstöd. Ett flertal workshops om vuxenrekrytering har hållits och bjudits in till via Göteborgs och Västbodals distrikt. Free Being me workshop har hållits via Hallands distrikt med deltagare från fem kårer. NSF konsulent Elin Martinsson har hållit workshoppen "Tillsammans" om att leda barn med särskilda behov för fem av Hallandskårerna. I samverkan med Sensus tar vi fram ett paketerbjudande om hållbart engagemang som stöd för att rekrytera och behålla fler vuxna. Vi undersöker med Göteborgs distrikt och stiftelse om hur vi i framtiden ska kunna ha ett gemensamt kansli/scoutlokal i centrala Göteborg. 5

6 Samverkan mellan kansli och distrikt. Samverkan med Sensus. Samverkan med NSF. Vi har gjort en kårinventering som hjälper oss att bättre rikta rätt insatser till respektive kår. Malin nätverkar med externa parter och knyter lokala kontakter. Vi har bra samarbete i teamet på kansliet och det är extra kul att programansvarig Kajsa Urge valt att sitta med oss. Vi expanderar! Fritidsscouting på Svartedalsskolan har inte tagit fart på grund av fritidsledarnas resursbrist. Vi försöker stötta men befarar att projektet riskerar att dö ut. Nästan alla kårer har behov av fler ledare. Många har kö och har lätt att rekrytera barn. Även när det finns ett intresse bland föräldrar att engagera sig har många kårer svårt att fånga upp och engagera och sedan behålla dessa. Vi behöver satsa stort för att stötta i detta arbetet framåt om fler ska få chans att uppleva scouting. Ja. Konsulenterna är välbokade och väst har gjort fler insatser än tidigare år. Vi har hittills uppnått 82% av våra satta mål för rekryteringsinsatser för året. Dessa var medvetet högt satta och med tanke på att vi har träffat flera kårer samtidigt på många av våra insatser så har vi nått ut bredare än siffrorna visar. Färre programworkshops än önskat vilket beror på låg efterfrågan. Stockholms kansli (Joel Midemalm) Rekryteringskampanjen är genomförd. Konsulenterna och regionala chefer har haft konsulentsamling. Det har varit personaldagar på Lillsved. Kansliet har lagt en hel del resurser på att utröna varför medlemmar väljer att sluta i Scouterna. Samtliga fyra distrikt i regionen har haft sina stämmor, vi besökte tre av dem. Konsulenterna har gjort fler riktade programinsatser till utmanarna än tidigare. De tar som regel till sig programmet på ett väldigt bra rätt. De finner större mening med sin verksamhet efter besöken. Programworkshop går bra, vi har överträffat målen på denna punkt. Vi upplever att kansliet får lägga för mycket tid på konflikthanteringsärenden. Ja, i stort sett. Färre rekryteringsinsatser, men betydligt fler programworkshops än förutspått. 6

7 Mitt/Norr kansliet (Måns Rangmar) Konsulenterna kommer ut förhållandevis mycket på kåraktiviteter även efter rekryteringskampanjens slut. Arbetet med 20 % färre slutar, börjar arta sig. Vi har varit på konsulentsamling i Örnsberg och årsstämma i Södermanlands distrikt. Måns Rangmar har börjat jobba deltid pga. föräldraledighet. Allt flyter på, vi besöker kårer, och hinner med våra deadlines. Västerbotten-Ångermanlands distrikt verkar inte ha någon verksamhet, utan existerar idag enbart rent formellt och flera medlemmar har visat oro över detta. Vi gör vad vi kan för att stötta i den uppkomna situationen. Absolut. Kommunikation & Insamling (Caroline Thunved) Kommunikation (Caroline Thunved) Vi har haft en jättefin rekryteringsperiod med lokalt såväl som externt arbete. Vår initialt kritiserade kampanj för riktad målgrupp Rådjur/Ekorre vände och har blivit en omtyckt kampanj i just målgruppen. Vi har nått över i räckvidd/önskade målgrupper, fått 21% fler besökare till Scouterna.se och intresseanmälningarna/formulären har ökat med 13,45%. 6 november lanserade vi Scout view i samarbete med Google Sverige. Projektet som kommer pågå under 1 år har spridit sig väl bland kårer och det finns ett stort intresse. Nyheten spred sig fint i media med dryga 90 artiklar under två veckor, riks. Scout view lanseringen och hur den har mottagits bland kårer. Många andra scoutländer har hört av sig och vill hänga med i sina länder. Så här inför jul har vi massor av produktion och vi håller våra tidsplaner. Att Scout view inte kommer att tas utanför Sverige pga Google vill hålla det lokalt, dock kommer det ändå vara ett toppenprojekt för Sveriges scouter. Resursbrist i perioder där insamling blir drabbat. 7

8 Ja Insamling (Sara Zachrisson) Vad har hänt sedan sist? Insamlingsbrev till företag har skickats ut digitalt med samma budskap som förra året "Håll lägerelden vid liv". Målet är att utvalda företag ska skänka sin julklappspeng till Scouternas verksamhet och får då gåvobevis, julkort och signatur till företaget som tack. De bidrar till ett mer hållbart samhälle genom sin gåva! Eftersom höstens rekryteringskampanj och Googlesamarbetet blivit så lyckat visar våra mätningar på ett ökat flöde till hemsida vilket vi även hoppas genererar fler givare/via stodoss-sidorna tillsammans med ett ökat intresse för Scouternas verksamhet. Googleprojektet underlättar insamlingsarbetet/införsäljning till företag/företagssamarbeten. Vi har flera spännande men än så länge hemliga samarbeten på gång. Vi vill fortsätta arbeta mer effektivt gentemot kår och underlätta deras möjligheter till insamling. Någorlunda men Googleprojektet har tagit mycket mer tid i anspråk än förväntat vilket försenat vissa andra projekt en del. Utveckling (Ulrika Askengren) Mycket av våra leveranser 2017 var riktade till Jamboree17. Perioden har varit präglad av planering och leveranser framåt t ex arbetet med aktivitetsbanken och tacklådan till kårerna. Vi har också genomfört en uppföljningsresa till Rwanda för projektet Amahoro-Amani. Mycket roligt att vi får fler externa förfrågningar avseende Trygga möten. För tillfället är vi också fullt bemannade i de olika nationella ideella arbetsgrupperna. Vi hoppas att vi kan rida på vågen av nöjda funktionärer på Jamboree17. Speciellt programgruppen har fått en ny skjuts. Amahoro-Amani tar betydligt mer tid än budgeterat för att kunna möta de nya krav som Forum syd ställer under projektperioden. Vi löser det inom utvecklingsavdelningen och hittills drabbar det inte andra leveranser men för 2018 behöver vi få till ett annat arbetssätt. Vi söker nya projektbidrag och har flera ansökningar ute men har hittills inte fått något nytt beviljat. 8

9 Ja, i stort sett Program (Malin Stigemyr/Kajsa Urge) Programgruppen har rekryterat 3 nya medlemmar; Catharina Paulcén, Anna Rosqvist och Lisa Karlsson. Gruppen har haft programhelg i Göteborg 15-17/9 och Örebro 24-26/11. Malin Stigemyr och Kajsa Urge deltog i ordförandeträff i Stockholm 27-29/10. Gruppen har under denna period fokuserat på två nya terminsprogram och äventyrarprojektets leverans, introduktion av nya medlemmar samt analys av Jamboree17s slutrapport. Vi har lyckats rekrytera tre nya medlemmar vilket gör att vi nu är det antal vi vill vara +1. Vi har gjort ett överintag för att kunna överlappa inför eventuella avslut i gruppen då vi har någon/några som kommer att trappa ner/avsluta för att fokusera mer eller helt på andra uppdrag framöver. Terminsprogrammen har tagit form och vi ser med glädje fram emot att kunna slutföra äventyrarprojektet. Ett litet hinder i att komma igång med våra nya uppdrag/fortsatta projekt är att det kommer att ta lite tid innan gruppen har jobbat ihop sig då vi är så många nya. Vi kommer behöva ägna viss tid åt att bygga samman gruppen, men att vi har en liten intensiv period med mycket gruppbyggande istället för en kontinuerlig utdragen introduktion med ständigt behov av nyrekrytering tror vi gynnar verksamheten långsiktigt. Ja. Äventyrarprojektet är något uppskjutet i lansering av bok som har skjutits till årsskiftet 17/18. Aktivitetsbanken är också något försenad i sin tidsplan för lansering, programgruppen är dock redo att göra sin del i arbetet med att ta detta projekt i mål. Arrangemang (Alex andra Röjder/Tove Rehnman) Arbetet att avsluta ekonomin för sommarens arrangemang pågår. Teamen för 2018 års-arrangemang är under uppstart. Arrangemangsgruppen har rekryterat två nya medlemmar. Vi genomför flera ändringar såsom ansökan genom Scouternas anmälningssystem samt nya ansöknings-/betalningsregler. Samarbetet med Scouternas folkhögskola och utbildningsarrangemanget Leda för en hållbar värld flyter på fint. Det är roligt att vi blivit två till i gruppen. Det är även bra att vi kommit igång med ansökningar via Scouternas anmälningssystem. 9

10 Det har visat sig trögt att rekrytera arrangemangsledare i år. I stort sett. Lite sent med några av arrangemangsteamen, men inte väldigt oroande. Internationellt (Anna-Carin Almqvist/Vicci Friberg) Internationella gruppen har haft två arbetsmöten med fokus på att planera för kommande år samt samverkan med International Commissioners (IC). Planerna avseende konkreta projekt för nästa år innefattar att arbeta fram ett stödmaterial för grupper som vill göra egna resor, fylla på med internationella programaktiviteter i Aktivitetsbanken, se över/uppdatera informationen som finns på scouterna.se/other-languages, scoutservice.se/scout-i-varlden och Internationella bloggen samt planering av nätverksträff. Befattningsbeskrivning för gruppen är färdig och undertecknad mellan uppdragsgivare och ordföranden. Gruppens sammansättning fungerar bra, och dialog om samverkan och beröringspunkter är påbörjad med IC och vice IC. Då gruppens arbete ej varit tydligt förankrat eller prioriterat i tidigare verksamhetsplaner finns det heller inte avsatt finansiering eller prioritering gentemot andra funktioner avseende gruppens uppdrag. Detta har inte varit ett problem under 2017 då gruppens arbete främst handlat om att etablera gruppen och konkretisera gruppens fokus. Under 2018 kommer arbetet vara beroende av förankring i organisationen i övrigt. Gruppen ligger strax efter i planering, då stora delar av målen kan arbetas med under Dock beror genomförande och implementering på i vilken utsträckning arbetet får gehör av andra avgörande funktioner. Trygga möten råd & stöd (Ingrid Häggblom) Trygga möten deltog som utställare på konferens arrangerad av Suicidprevention Väst i Göteborg för att presentera Scouternas arbete för att främja barn och ungas psykiska hälsa, en ny ansökan om verksamhetsbidrag från Folkhälsomyndigheten för 2018 har lämnats in för att kunna uppdatera Trygga mötens webbkurs, externa presentationer om Trygga möten har hållits för Härnösands stift samt Brommapojkarna. Externa organisationer som Brommapojkarna har inlett samarbete med Scouterna kring Trygga möten. Andra organisationer som Sörmlandsidrotten samt norska Speiderforbundet har också visat intresse. 10

11 Rekrytering av personer som ska utbilda nya Trygga möten-utbildare (patrulledare) under 2018 går lite långsamt. Sista ansökningsdag är planerad till 8 december men hittills har bara en ansökan inkommit. Om inte tillräckligt många kan rekryteras måste planen revideras. Besked från Folkhälsomyndigheten gällande verksamhetsbidrag kommer vid årsskiftet. Innan dess är det svårt att planera hur och när en uppdatering av webbkursen kan ske. Ja, i stort sett. Amahoro Amani (Vicci Friberg) Projektet: Leverans av nollvärden (baselines) innan utgången av 2017 sker enligt plan. Arbetet med att ta fram och systematisera mätbarhet och resultatrapportering kräver mycket mer resurser än initialt planerat för perioden och har därför fått förstärkning för särskilda insatser. Detta var fokus under uppföljningsresa i oktober, då kommunicerades även styrelsens beslut om ramarna för Scouternas del i partnerskapet avseende finansiering efter 2018 samt de hinder som projektet står inför när projektet går in i sista året avhandlades och åtgärder planerades. Hämta hem: Givet läget beskrivet ovan har ingen utveckling skett avseende hämta hem. Rapporteringssystemet som arbetats fram av Vicci tillsammans med Prosper som arbetar med kommunikation, program och medlemsutveckling i regionen togs mycket väl emot av både PAA (motsvarande utvecklingskonsulenter) som arbetar närmast Peace Clubs och av projektets styrelse CODI. Kontorets förmåga att ge respons och leverera underlag för att möta Forum Syds krav gällande nollvärden har varit god i de flesta avseenden. I samband med projektets planering och uppstart prioriterades inte insamling av nollvärden eller upprättande av fullgoda mätsystem för att kunna rapportera resultat av projektet. Detta är anledningen till att Scouterna nu måste leverera nollvärden före utgången av Dock kvarstår brister i mätsystem vilket kan innebära utmaningar när projektet ska slutrapporteras. Arbetet som sker nu strävar efter att kompensera för dessa brister, underlätta för den rapporteringen och för att säkra en fortsatt god relation med Forum Syd. Delvis, med extra tillsatta resurser kan arbetet komma ifatt gällande rapportering och leverans före utgången av Dock kvarstår många frågor som rör 2018 att hantera, vilket resurserna inte räcker till. Mångf ald (Sof ie Eriksson) Femstegsmodellen har spridits och förankrats ytterligare hos konsulenterna, de regionala utbildningsgrupperna, samt i de nationella ideella grupperna. Utbildningen normkritiskt ledarskap har genomförts i Malmö (16 deltagare). Taktisk plan för mångfald har uppdaterats och ett förslag på hur 11

12 vi kan jobba med jämställdhet framöver har tagits fram. Vi pilottestar ett samarbete med Kompis Sverige där nya svenskar varit med hos ett utmanarlag i Stockholmsområdet. Vi har breddat representationen i Scouternas bildbank genom att spegla scouting på olika sätt. Bra dialog med Svenskt Friluftsliv kring tillgänglighetsprojektet. Vi märker en större efterfrågan kring att få veta mer om Scouternas mångfaldsarbete och som ett steg i detta finns nu mångfaldsmaterial att beställa i scoutshopen för en symbolisk kostnad. Efter mycket pilottest och påbörjad spridning går mångfaldsarbetet nu allt mer in i en långsiktig förankringsfas. Utmaning ligger både i att få med alla på tåget och att lyckas få in förändringsarbetet brett i verksamheten. Tyvärr har nystartskonsulenten i Malmö avslutat sin tjänst tidigare än beräknat, så nya samarbetsvägar arbetas fram i nuläget. Ja Utbildning (Liza Rosenberg) Folkhögskolans strategi, som går i linje med Scouternas, är antagen och har börjat kommuniceras. Ny rektor är på plats och flera anställningar har även gjorts på allmän kurs samt till rollen som ansvarig för våra scoututbildningar. Handledningar för flera scoutledarutbildningar har blivit klara och några pilotkurser har körts. Projekten kring NPF och friluftsliv har rullat framåt under hösten, men ligger delvis en aning efter sina planer och målsättningar (se nedan). På sommarens storläger, Jamboree17, syntes många av kurserna genom information, workshops eller programinslag vilket gett gott om kurstimmar och en positiv känsla för Ledarskapsön. Vi har just nu inga vakanta tjänster på kansliet eller i de nationella ideella grupperna. Utbildningsutvecklingsgruppen sista förslag på handledningar för bl a TG-kurserna är klara inom kort. Planer för att utveckla e-learning och kursplattform har tagit lite ny fart. Bättre administrativa strukturer, tydligare samverkan och fler ideella på regional nivå behövs. Att både rektor, ansvarig för scoututbildningar samt delvis biträdande rektor är relativt nya i sina roller kan försena en del processer. Nja vi kommer behöva spurta på inom en del områden, särskilt för att bli effektivare och bättre i administration och samverkan, för att nå målen Dock ser prognoserna bra ut för att nå det vi vill

13 Scoututbildningar (Fabian Östman/Martin Svensson) Jamboree17 har gått av stapeln och blev en stor succé för Ledarskapsön med 2400 kurstimmar. Höstens kurser har dragit igång framför allt med många Leda scouting. En nyhet för hösten är även kursen Leda Kår som vi välkomnar till ön. Som det verkar är det hög efterfrågan på den. Leda scouting har blivit en stabil kurs som finns tillgänglig på de allra flesta platser. Vi står inför ordförandeskiften i två av våra regioner, och hoppas på att kunna hålla liv i grupperna under övergången. Vi upplever att vi har en bra och fungerande verksamhet, inte minst för deltagarna på lokal nivå. Dock har vi inte i nuläget lagt tillräckligt med tid för att kunna mäta om vi når målen. Friluf tslivsutbildningar (Mikael Stark) Projektledaren för friluftslivsutbildningar Mikael Stark har gått kursen Normkritiskt ledarskap i syfte att kunna stötta kursteam i att göra verksamheten mer tillgänglig. Under senhösten har vi lagt fokus på Redo för naturen, bland annat planeras för en pilotkurs av Redo för naturen Vinter. Projektet Breddat friluftsliv är sedan årsskiftet avslutat och en grundlig utvärdering har gjorts i syfte att ytterligare förbättra kurserna. Samarbetet mellan Friluftsgläntan och Mångfald har stärkts, vilket bådar gott inför Friluftsledarkurs Fjäll har börjat använda sig av lärplattformen Luvit som ett steg i att utveckla kursen. Strukturerna kring anmälan, fakturering, rapportering, utskick av intyg osv behöver förbättras och förenklas. Ja, i huvudsak. Några poster i projektet Tillgänglig scoutverksamhet för fler släpar efter något men ej oroväckande. 13

14 Utbildningsutveckling (Magnus Blombergsson/Erika Gilbertsson) Vi har skickat ut handledning för Leda patrull till referensgrupp och ska sammanställa den feedback vi får under nästa period. Handledningen för Treklöver Gilwell (TG) har gjorts i omarbetad version och är också ute hos referens. Arbetet flyter på bra och vi gör oss redo för projektets slutspurt under våren 2018 Arbetet med Leda kår och TG flyter på och gruppen har god fart. Lite oro för att inte vara klara med alla delar i projektet fram till sommaren Japp! Värdebaserat ledarskap (Peter Röjhammar) Uppföljningsträff för pågående mentorskap har genomförts med bra utfall och ett högt deltagande. Vi har startat två nya utbildningar, den ena med 24:a deltagare och den andra med 22 deltagare pga. sent bortfall av antagna. Värddagen för kurs 1 gick väldigt bra, med bra utfall och med en hög nöjdhet hos deltagarna, utvärdering med företaget sker under slutet av november. Kursledarteamen är igång och har fått en bra start med att bygga team trots att vi har haft en kursledare per kurs som fått förhinder att utföra uppdraget och vi har rekryterat in nya kursledare. Vi har haft sjukdom i teamet och ligger därför efter i rekryteringen av mentorer. Men jobbar för fullt med att få det klart i tid. Ja. Anpassat ledarskap (Lotta Gunnarsson) Projektet Rätten till friluftsliv, som ska utveckla utbildningar i anpassat ledarskap i samarbete mellan Scouterna och Friluftsfrämjandet, är nu i genomförandefas. Det är bemannat med anställda sedan 1 juni, respektive 1 oktober, en projektledare 100 % och två utbildningsutvecklare på 50 %. En referensgrupp är rekryterad och expertsamverkan med riksförbundet Attention har påbörjats. Projektet 14

15 har synliggjorts via ideella och anställda nyckelfunktioner, på hemsidor, sociala medier och i medlemstidningar, och arbete med bemanning av ideella grupper, samt behovsanalys pågår. Projektteamet har fått en god start och har kompetens inom specialpedagogik, psykologi, kommunikation, projektledning och pedagogik. Projektet tas emot väl i scoutrörelsen och inom Friluftsfrämjandet. Vi har lyckats väl med att synliggöra projektet vilket vi märker på att många hör av sig och visar intresse. På grund av vakanser i projektet, operativt och ledning, under juni-oktober kommer vi att behöva revidera tidsplanen för utveckling av material. Produktion av bildmaterial och utbildningsmaterial kommer att kunna påbörjas först Nej, se ovan. Allmän kurs (Örnsberg och Distans) (Yildiz Ilgar) Vi har fått ordning på strukturer kring deltagarna. Preciserat arbetsuppgifter/tider strukturer för lärarna. Anställt en ny NO-lärare. Påbörjat olika utbildningar för en bättre verksamhet. Strukturer, det är ett lugn i arbetsgruppen. Vi har flyt i det mesta. Att vi är färdiga med NO-rekrytering! Distansen behöver utvecklas. Vi behöver få fler deltagare och strukturera upp det allmänt. Vi har en del bekymmer med frånvaron i AK-Örnsberg, det behöver vi jobba mer med. Ja! 15

16 Service, Förvaltning & Försäljning (Peter Gustafsson) Scoutshopen (Anna-Karin Öman) I Magento har vi påbörjat en process för att bland annat underlätta köpprocess/inloggning för kunden samt att vi utvecklar sökord/meta descriptions. Den kommande helgen, 2 dec genomför vi adventspyssel med Scouter på tre utvalda Åhléns varuhus, samt säljer Barnens adventskalender på plats. En del nyheter har också kommit in i shopen; Boken Tälj, 2st tälj- och slöjdknivar från Morakniv samt ett täljkit, en liten LED-zip lampa, utökat sortiment av varma scoutvantar och hålla handen vante även månadsbilder från KFUM & Scouternas almanacka Försäljningen är enligt budget och vi ligger på samma försäljningstakt som föregående år. Försäljningen av Barnens Adventskalender och KFUM & Scouternas almanacka 2018, säljer enligt plan. Det har också varit bra försäljning av dräkten under hösten. Inga direkta orosmoln eller hinder just nu. Däremot är det viktigt att fortsätta utvecklingen av scoutshop.se/magento både front- och back-end, samt systemintegrationer för att undvika framtida orosmoln. Ja Ekonomi (Håkan Östberg) Jamboreen är avslutad och vi håller på att stänga ekonomidelen just nu. Vi saknar fortfarande en del större fakturor men på det stora hela är det mesta inne. Av erfarenhet vet vi att det kommer att finnas funktionärer som vaknar sent och som skickar in utläggsredovisningar i december. Datakommunikationen mellan Scoutshopen och ekonomisystemet verkar fortsatt stabilt med små avvikelser. Budgetrevision 2018 och prognos är ute hos avdelningarna för att uppdateras. Vi har haft revisorerna på besök som genomfört en löpande granskning utan att finna något väsentligt fel. Vi är inne i en lugnare period just nu och vi "städar" i böckerna så att vi är redo för årsbokslutet. Inga orosmoln just nu. Ja. 16

17 Scoutnet (Kim Rask) I Scoutnet finns nu ett registreringsformulär för nyregistrering av medlemmar. Detta är ett steg i att försöka minska medlemsanmälan på papper ute i kårerna, vilket dels ökar datakvaliteten i registret, samt underlättar GDPR-säkring framöver. Vi har genomfört ett planeringsmöte under två dagar i Stockholm tillsammans med Norges speiderforbund, CustardLabs (leverantören av Scoutnet) samt anställda och ideella krafter från Scouterna. Ett återupptaget närmare samarbete med Norges speiderforbund möjliggör positiva synergier i form av bättre resursutnyttjande vid beställningar av ny funktionalitet i Scoutnet. GDPR är ständigt i våra tankar. Ja. Övrigt Jamboree17 (Liza Rosenberg/Viktor Lundqvist/Anna -Karin Hennig) Vad har hänt sedan sist? Jamboree17 har som sagt genomförts och vi summerar en mycket lyckad jamboree för deltagare, kårer, funktionärer och besökare. En enkät är nu ute hos kårer som valde att inte delta. Samtliga funktioner inklusive stab(delprojekt) har lämnat in sin slutrapport, viss dokumentationssammanställning och städning pågår fortfarande. Utvärderingsträffar har genomförts i samtliga funktioner och med funktionsansvariga samt jamboreeledning. 48% av de funktionärer som svarade på utvärderingsenkäten (hög svarsfrekvens 65%) sa att de var intresserade av ett nationellt uppdrag inom Scouterna. En förfrågan har mejlats ut till dessa och kommer att följas upp under december. Arbetet med slutrapporten och den ekonomiska sammanställningen. Inga större orosmoln finns, efterarbetet har gått snabbare än förväntat. Inga större hinder syns, alla större kostnader är kända och definitiva. 17

18 Ja HR & HR-gruppen (Johanna Rosell/Isabelle Lilja) I slutet av oktober bjöd HR-gruppen in alla ordförande i de nationella arbetsgrupperna till en ordförandeträff på Skatboet under en helg. Under helgen diskuterades t.ex. hur vi fångar engagemanget efter Jamboree17 på ett bra sätt samt på vilka olika sätt grupperna bidrar till vår gemensamma verksamhetsplan. Arbetet med de årliga medarbetarenkäterna för såväl anställda som ideella har påbörjats och enkäterna kommer att skickas ut i december. Ordförandeträffen upplevdes lyckad! Arbetet med stödjande insatser till de nationella grupperna för rekryteringar av nya medlemmar har påbörjats på ett bra sätt. Inga just nu förutom att vi är något underbemannade. Ja Demokratijamboree 2018 (Louise Sahlin/Sof ia Tengdahl) Ideell projektledare (Louise Sahlin) samt delprojektledare till arbetsgrupperna Logistik, Demokrati och Program har rekryterats. En sida på intranätet för internkommunikation har lagts upp och en uppstartshelg har planerats till 9-10 december. Samarbetet mellan projektledarna i fråga om rekrytering och att föra projektet vidare i de delar som vi kan påverka. Att vi har fått delprojektledare till tre essentiella arbetsgrupper och att de både har färdiga personer och idéer på personer att ingå i respektive grupp. Det finns inte i nuläget något som vi inte vet hur vi ska lösa, men följande delar fokuserar vi extra på just nu: Vi behöver få plats och datum klart så snart det bara går, vi får påtryckningar och frågor från både externa och interna håll och det vore inte bra om det drar ut på tiden in i december. Vi behöver rekrytera in de sista delprojektledarna med störst fokus på en ansvarig för kommunikation. 18

19 Ja. Svenska kontingenten till World Scout Jamboree 2019 (Ragnhild Fahleryd/Magnus Nordlinder) Kontingentledningsgruppen är fullt rekryterade (10 personer) och har alla kommit igång i planeringsarbetet. Rekryteringen fortsätter i funktionerna, Upplevelse som planerar program, rundresa och ska rekrytera ledare har rekryterat ytterligare 10 ideella. Service och kommunikation är i färd med att rekrytera. Kontingentledningen har tillsammans med generalsekreterare och IC skickat ett brev till WOSM och Jamboree-2019 arrangörer med en begäran om att diskutera de krav som ställs på kontingenten i form av finansiell risk, IST-uttagning och tidsplan. Avvaktar fortfarande svar. Budget och projektplan arbetas med. Processen som slutar med ansökans öppnande har fått högsta prioritet. Förhoppningen är att kunna öppna ansökan i februari. Vi har en hög hastighet i arbetet, och jobbar på flera håll. Rekryteringen fortgår, men upplever att det är svårt att rekrytera vissa kompetenser. Att få ihop en rimlig och säker budget, baserat på dom utgifter och finansiella risker som finns identifierade. Att vi inte i tillräcklig omfattning och vid rätt tidpunkt ska ha funktionernas ramar klara, vilket kan leda till dubbelarbete och/eller att viktiga uppgifter tappas bort. Ja, men viktigt att vi håller hög fart genomgående för att inte hamna efter. Till nästa världsscoutjamboree kan man överväga att starta hela arbetet tidigare. 19

20 20