Verksamhetsrapport 4 September oktober 2016

Transkript

1 Verksamhetsrapport 4 September oktober 2016 Dnr: V Innehåll Medlemsutveckling (Ulrika A) 4 Kommunikation & Insamling (Caroline Thunved) 6 Utveckling (Ulrika A) 7 Utbildning (Gustav Ö) 11 Service, Förvaltning & Försäljning 14 Övrigt 15 Scouterna Box Telefon: Webb: The Guides and Scouts of Sweden Stockholm Fax: E-post: info@scouterna.se 1

2 Övergripande strategiområde A, Scouterna utvecklas till förebilder (Caroline) Vi har haft en rekryteringsperiod vilket gör att vi syns mer i samhället. Vi har jobbat med att lyfta vår Demokratijamboree, och pratat demokrati samt att vi har lyft Free Being Me än mer och blir relevanta som barn- och ungdomsorganisation. Vi har kommit ut med ett nytt nummer av Scout och vi är nominerade till 100w för bästa effekt gällande kommunikation. Vi fortsätter att få förfrågningar till deltagande i viktiga samtal, vi märker av ett fortsatt ökat intresse för Scouterna som en organisation som gör skillnad. En samhällsbild som inte rimmar med vår vision. Ja. Övergripande strategiområde B, Vi överträffar scouternas förväntningar i varje möte (Gustav) Arrangemangsledarsamlingen har genomförts med särskilt fokus på mångfald och inkludering. Terminsprogram för Upptäckarscouter respektive Äventyrarscouter har tagits fram i samarbete mellan programgruppen och Jamboree17. Det finns en tydlig plan för utveckling av äventyrarscoutåldern inom både program och utbildning. Free Being Me har mottagits mycket väl och det märks av ett stort intresse för arbetet bland scoutkårerna. Det finns även ett stort intresse för Familjescouting som snart är redo att lanseras. Projektet för att uppdatera aktivitetsbanken både tekniskt och innehållsmässigt har inte kommit vidare vilket inte är bra då det upplevs som ett viktigt stöd för många scoutledare. Framåt kommer Jamboree17 ta mycket fokus bland både personal och ideellt engagerade. Det är en supermöjlighet att 2

3 implementera både program och utbildningar och visa upp det bästa scoutrörelsen har att erbjuda, men det gäller samtidigt att vi vågar dra ner på andra saker så att arbetsbelastningen blir rimlig. Ja Övergripande strategiområde C, Fler ska få uppleva scouting (Ulrika) Rekryteringskampanjen avslutades och utvärdering har påbörjats. I år upplevde vi än starkare att kårerna rekryterar mer året runt och detta behöver vi ta med oss in i Vi satte som mål att komma ut till 135 kårer med rekryteringsworkshops och har redan nått 155 st. Det tillsammans med att vi blir mer inblandade i att se till att hela kedjan hålls - prova på möten, föräldramöten, rekrytera nya vuxna, följa upp spontan intresserade - gör att vi får mer kvalitet i arbetet. Det gäller att nå nya kårer som vi inte når idag. Vi ser fram emot 2017 och det CRM system som vi skall jobba i och som gör att vi kan få än mer kvalitet i arbetet. Ja Övergripande strategiområde D, Förutsättningar (Peter G) Förvaltningsgruppen, med delvis ny bemanning, har haft ett fokus kring anläggningar och stiftelser, med syfte att framöver kunna jobba så effektivt som möjligt med dessa frågor. Rekryteringsfrågor har varit extra mycket i fokus, mycket för att Jamboree17 rekryterar i snabb takt men även för att förändringar sker båda bland anställda och bland ideella grupper. Demokratijamboree 2016, Jamboree17 och nya webbplattformen för Trygga Möten är några exempel på leveranser som skett och sker på ett mycket tillfredställande sätt. 3

4 Jamboree17 kommer framöver att kräva resurser av den anställda organisationen. Förändrad inriktning för scoutmuseet kommer vara både spännande och utmanande att uppnå. Ja Medlemsutveckling (Ulrika A) Vi har jobbat med att få till de sista rekryteringarna av konsulenter och är från 1 november full styrka på konsulentsidan. Arbetet med att rekrytera en ny chef i Göteborg är i slutskedet. Alla kanslier arbetar strategiskt och metodiskt. Metodutvecklingen under 2015 har gjort att vi har tydliga erbjudanden till kår. I syd och i öst är det svårare att få komma ut till kårerna. Vad det beror på behöver vi titta närmare på. Det är främst vad det gäller programworkshops som vi inte kommer att kunna nå målet. Vi har kommit ut mer med programworkshops än under 2015 men inte så mycket som vi önskat. Vad gäller hjälp med rekryteringsinsatser ligger vi sammantaget på mål med regionala skillnader där vi haft glapp i personalstyrkan under hösten. Södra kansliet (Johan Möller) Nystartskonsulent Michaela Rábová började i september. Kansliets personal samt några ideella genomförde scoutaktiviteter för ca 2000 skolbarn i Malmö under två dagar i oktober. Distriktens stämmor har besökts under perioden, en regional konsulentsamling med samverksorganisationerna har genomförts samt ett regionsråd med de fyra distrikten som finns i Skåne har ägt rum. Vi ser en väldigt stor ökning av ansökningar via bliscout.nu i jämförelse med samma period förra året. En del kårer har under hösten bokat av konsulentbesök i sista stund pga. tidsbrist vilket förvårar arbetet. Förhoppningsvis är detta tillfälligt. Ja, fast implementeringen av programmet har avstannat lite under hösten. 4

5 Östra kansliet (Johan Tovetjärn) Alicia Sjögren och Linnea Hansson Henne har börjat arbeta som utvecklingskonsulenter. Linnea utgår från Södra kansliet fram t o m 1/1, men arbetar med Östra kansliets kårer. Konsulenterna arbetar nu med att få kontakt med och att besöka kårerna, distriktsstämmor och andra viktiga samlingar. Vi har även hunnit med personaldagar och konsulentträff. Introduktion och uppstart av konsulenter har gått mycket bra, och dom är nu i full gång med att kontakta och stötta våra kårer. Efterfrågan på konsulentstöd är lägre än vanligt. Om det är bra eller dåligt i sig är svårt att svara på, det viktiga är ju att vi växer och har bra verksamhet. Nej, inte helt i fas pga personalomsättningen och beroende på låg efterfrågan hos kårerna. Tillväxtmålet borde vi kunna nå ändå eftersom kårerna är i hög grad självgående med rekrytering. Målen för program- och rekryteringsworkshops blir svåra att nå. Stockholms kansli (Joel Midemalm) Rekryteringskampanjen är avslutad. Den föll i korthet ut väl. Vi har haft personaldagar och konsulentsamling. Vi ser nu över vilka kårer som ej kontaktats under året, dessa ligger vi på lite extra den tid som är kvar av Arbetet mot våra mål går bra. Flera är uppfyllda i dagsläget. Vi har kapacitet att göra fler kårbesök än vad vi gör vissa perioder. Dock är det svårt att komma ut till kårerna just då. Det är lov eller för nära jul eller för tidigt in på terminen. Ja. 5

6 Mitt/Norr kansliet (Måns Rangmar) Linnéa Pettersson började hos oss som ny utvecklingskonsulent 1 november, och är nu i full gång med att sätta sig in i arbetet och att höra av sig till alla sina kårer för att presentera sig och boka in aktiviteter. Vi har deltagit på en konsulentträff och personaldagar. Vi har precis testkört och utvärderat ett CRM-system, och beslut är fattat att vi ska börja jobba i detta. Det kommer vara ett oerhört värdefullt verktyg för rapportering och uppföljning för konsulenternas arbete. Systemet ska implementeras efter årsskiftet. Vi kommer inte nå alla mål fullt ut, pga förändringar i personalstyrkan under året, dock hamnar vi förvånansvärt nära, detta till trots. Inte helt och hållet. Kommunikation & Insamling (Caroline) Kommunikation (Caroline Thunved) Vi har genomfört en ny rekryteringsperiod med en mindre digital kampanj som fortsättning på Skaffa en mer spännande fritid. Kampanjen har gått över förväntan med över träffar per månad. Vi har startat upp contentredaktionsråd varje månad för att gemensamt få ett bättre flöde i vårt innehåll och få in mer innehåll. Vi fortsätter att öka med följare i alla sociala kanaler, vi ser en fortsatt ökad efterfrågan att bli scout. Resursbrist i förhållande till efterfrågan om att få hjälp ifrån kår Ja. 6

7 Insamling (Magdalena Jennstål) Vi har implementerat det nya insamlingssystemet NGO PRO för att kunna samla in pengar från privatpersoner på olika sätt. Möten och inlämnade partnerförslag till Swedbank, EON, Axfoundation och Starstable. Katarina Hedberg deltog i ett Riksdagsseminarium om den ideella sektorns finansiering och spelutredningen. Vi har lämnat in två ansökningar till PostkodLotteriets utlysning för specialprojekt, en om Trygga möten och en om NPF (Neuropsykiatrisk funktionsnedsättning). Vi har precis lanserat nya insamlingshemsidan som känns fantastisk och har på gång en julkampanj tillsammans med Garbergs. Det känns också bra att vi har börjat få kontakt med lite olika bolag. Att det inte blir några partnerskap i år och att vi inte har tillräckligt många möten inbokade framöver. Att julkampanjen som vi nu lägger mycket tid på inte kommer generera tillräckligt med insamling för att vi ska uppleva det värt jobbet. Någorlunda förutom att vi inte fått in företagspartners än. Utveckling (Ulrika A) Full bemanning i hela avdelningen med mycket ny kraft gällande arrangemang och Trygga möten. Intensiv period med många leveranser i alla delar. Mångfaldsprojekten och Trygga möten blir naturliga nav och driver arbetet framåt även i de andra delarna. Jag upplever att vi för första gången på mycket länge jobbar väldigt naturligt tillsammans i alla projekt/delar. Det tappas fart när vi inte har de ideella grupperna fullt bemannade. Under perioden har vi jobbat med att rekrytera till arrangemangsgruppen och internationella gruppen. Även en grupp kring Trygga möten har startat upp. Ja 7

8 Program (Malin Stigemyr/Elisabeth Danef jäll) Vad har hänt sedan sist? Programgruppen har jobbat intensivt för att slutföra arbetet med familjescouting. Vi har arbetat vidare med namn och märke och gjort familjescoutings rekryteringssyfte tydligare. Konsulenterna har fått en genomgång kring konceptet. Äventyrarprojektet har slutfört planeringsfasen genom att sammanställa en rapport. En plan för hur projektet går vidare finns. Vi har också tillsammans med Jamboree17 tagit fram terminsprogram för Upptäckare och Äventyrare. Det är extra roligt att Free Being Me nu nått ut till scoutkårerna. Det är stort intresse för programmet och nästan 300 scouter har redan genomfört det. I Skåne genomfördes en uppskattad utbildning med ca 20 deltagare. Kårer hör av sig och vill boka in workshops om Free Being Me. Arbetet med aktivitetsbanken haltar fortfarande. Ja Arrangemang (/Kajsa Urge) Vad har hänt sedan sist? Under oktober månad genomfördes arrangemangsledarutbildningen för 5 av 6 arrangemangsteam. Utbildningen hölls på Gilwell. Utbildningen hade stort fokus på mångfald och inkludering och bland annat genomgick samtliga ledare utbildning i Scouternas 5-stegs modell. Vidare har arrangemanget Upplev 2017 genomförts under höstlovsveckan då 36 scouter och 5 ledare åkte till Schweiz. Under oktober fortgår rekryteringen av de arrangemangsteam som saknas och plan för leda för en hållbar värld utvecklas i samarbete med Scouternas folkhögskola och Försvarsmakten. De flesta arrangemangsteamen för 2017 är i gång och arbetar för att kunna öppna sin ansökan för deltagare. Ansökan till Moot Island har öppnat och intresset att delta är stort. Arrangemangsgruppen har rekryterat in två nya medlemmar som kommer bidra med erfarenhet och ny glöd i arbetet framåt. Vissa arrangemangsteam har varit långsamma på att slutföra ekonomirapporteringen och det är ett orosmoln vi behöver arbeta vidare med. Att inte kunna köra önskat antal arrangemang 2017 pga ledarbrist. Ja 8

9 Internationellt (/Vicci Friberg) Vad har hänt sedan sist? Rekryteringen till Internationella gruppen avslutades i oktober, sammanlagt sökte tio personer varav tre kommer ingå i den slutliga gruppen. I början av oktober åkte fyra scouter under 26 år till Island på ledarskapsutbildning genom ett Erasmus+-projekt tillsammans med Islands scouter. JOTA-JOTI genomfördes tredje helgen i oktober, JOTA HQ i Mälarhöjdens scoutkår i Stockholm och JOTI HQ i Scoutkåren Finn i Lund. Vicci Friberg höll invigningstal live on-the-air. Vi har rekryterat två personer som kommer göra praktik inom internationellt under våren 2017 inom ramen för sina universitetsstudier. Detta kommer stärka upp kapaciteten på kansliet samtidigt som Internationella gruppen kommer kunna dra igång under början av året. Tyvärr fick vi avslag på de medel vi sökte från Forum Syd för att arbeta med Agenda 2030 och de globala hållbarhetsmålen. Vi tar nu nya grepp för att se vad vi kan och vill göra på temat under 2017, vilka resurser som finns att använda och vilka funktioner som är berörda. Ja Trygga Möten råd & stöd (Ingrid Häggblom) Vad har hänt sedan sist? Råd och stödfunktionen löper på och har fungerat bra, dock har det under november varit få ärenden som kommit in. Ingrid har besökt Malmö och pratat Trygga Möten med konsulenterna på södra kansliet. Uppdatering samt viss omstrukturering av har gjorts för att förenkla tillgången till information. Planering av ett nytt upplägg för Trygga Möten- utbildningarna pågår tillsammans med Scouternas folkhögskola, ett möte med intresserade ideella för att presentera det nya upplägget kommer hållas i början av december. Planering kring uppdrag för en ideell grupp för Trygga Möten pågår, rekrytering av gruppen kommer antagligen att ske efter årsskiftet. Efter vissa kontakter med personer som tidigare varit engagerade i Trygga Möten ser det ut som att det finns ett bra rekryteringsunderlag för en ideell grupp. Det nya upplägget kring liveutbildningarna som planeras tillsammans med folkhögskolan kan förhoppningsvis ge Trygga Möten-konceptet ny energi och bidra till att frågorna kan hållas aktuella. Intresse för Trygga Möten från externa aktörer finns, bland annat Svenska Kyrkans Unga är intresserade av att använda sig av konceptet. Flytt av webbkursen till en ny teknisk plattform (vilket sker i mitten av december) kommer förhoppningsvis göra att användarna slipper tekniskt strul och förbättra upplevelsen av kursen. Kårerna behöver stöd med att hantera konflikter mellan vuxna vilket tenderar att hamna hos Trygga Mötens råd & stöd. Konflikthantering mellan vuxna är inte en Trygga Möten-fråga egentligen men det finns heller inte någonstans dit de kan slussas vidare. Olösta konflikter kan innebära att kårernas verksamhet försämras eller att man tappar medlemmar. En önskan om att kvalitetssäkra alla live- 9

10 utbildningar i Trygga Möten som hålls ute i landet finns, dock är det i dagsläget oklart hur en sådan kvalitetssäkring skulle gå till och om den är möjlig att genomföra. Ja. Amahoro Amani (Vicci Friberg) Vad har hänt sedan sist? Slutrapport för projektperioden är färdigställd, den externa utvärderingen av projektet är klar och inlämnad och uppdateringar gällande budget och revidering av mål- och riskmatris är inlämnade för projektperioden En uppföljningsresa genomfördes i oktober med Julius Kramer och Lazare Nzeyimana från Scouterna, där fokus låg på resultat och måluppföljning samt lärdomar från den externa utvärderingen. Dialogen med det lokala projektkontoret är fortsatt bra och vi har bra överblick över ekonomin. Den externa utvärderingen satte fingret på ett antal förbättringsmöjligheter som vi identifierat tidigare, vilket ger ytterligare tyngd åt exempelvis frågor som rör gender som har varit en utmaning tidigare. Situationen i Burundi omöjliggör sedan maj överföringar av medel till just Burundi, vilket har inneburit ökad administration av projektet när överföring behöver göras till annan part. Projektets hantering tar mycket tid i anspråk och är tungrott. Dock är förhoppningen att det tillskott av resurser som praktikant inom verksamhetsområdet Internationellt innebär kommer vara positivt. Vi börjar hämta in de förseningar som personalsituationen under 2015 innebar och beräknar ligga i fas från och med årsskiftet. Mångf ald/integration/f lyk t (Azuka Nnamaka) Vi har vidareutvecklat och tryckt följande metodmaterial: Femstegsmodellen tre varianter, Starta kår, Aktivitetspaket Nyanlända i Sverige och Aktivitetspaket Människor på flykt. Vi har sett över och utrett hur vi kan sänka trösklarna så att vår organisation blir tillgänglig för fler, praktiska lösningar rörande fonder, medlemsavgifter, material mm. Utbildningen Learning by orten har genomförts tillsammans med samverkansorganisationer i både Göteborg (september) och Malmö (oktober) med totalt drygt 50 deltagare. Den 25 oktober deltog Alice Bergholtz och Katarina Hedberg på ett uppföljningsmöte på Slottet med temat Våra flyktingbarn vår tids utmaning och möjlighet. Alice presenterade kartläggningen över de kårer som genomför verksamhet med nyanlända och det aktivitetspaket som arbetet resulterat i Nyanlända i Sverige 10

11 Vi har genomfört mycket metodutveckling utifrån de tre områden vi arbetar med som resulterat i material som våra kårer nu kan ta del av. Personalomsättning. Ja Utbildning (Gustav Ö) Biträdande rektor Cecilia Ahlström har sagt upp sig och går vidare mot nya utmaningar. Det gör att vi nu rekryterar en ersättare. Alla folkhögskolans utbildningsgrupper på nationell och regional nivå har haft en nätverksträff som blev mycket lyckad. Verksamhetsplanen för Scouternas folkhögskola för 2017 och 2018 har utarbetats av personal och skolledning. Det är en positiv stämning både på allmän kurs och den terminslånga projektledningskursen. Den personal som rekryterades under början av 2016 är helt igång och bidrar på ett mycket bra sätt till verksamheten och arbetsplatsen. Vi kommer under en period riskera att ha flera vakanser på personalsidan i glappet mellan olika medarbetare och när medarbetare går på föräldraledighet. Det är tufft att rekrytera skolpersonal för tillfället. Dessutom märker vi tydligt av att det är svårare att rekrytera ideella när Jamboree17 tar allt mer fart. Alla de högst prioriterade målen kommer att nås. Scoututbildningar (Martin Svensson) Vi har jobbat med utbildardagarnas utformning, kvalitetssystemets färdigställande för implementering, att kunna dubblera mängden utbildning för utbildare, att starta upp handledarkurs och kursansvarigutbildning till Deltagandet på Demokratijamboreen fungerade väldigt bra, med en god stämning bland de utbildare som bemannade Folkhögskolans monter, vilka var blandade från scoututbildningar och friluftsgläntan, vilket var väldigt uppskattat. Besökare visade intresse för utbildning i stort och kontakter kunde knytas. Ledarskapsön på Jamboree17 har börjat få upp fart. 11

12 En implementering av Scoutnet som anmälningssystem bör ske så fort som möjligt under det första kvartalet 2017 för att minska administrationsbördan på regionala utbildningsgrupper och kursansvariga. Den regionala utbildningsgruppen i Stockholm saknar ordförande till årsskiftet, gruppen i övrigt kraftigt förminskad. Vi ligger efter i målsättningen att fullt ut kunna implementera kvalitetssystemet till årsskiftet, detta kommer att behöva implementeras fullt ut i succesiva faser under första kvartalet Friluf tslivsutbildningar (Mikael Stark) Friluftsledarkurs Vinterfjäll finns nu i kurskatalogen. Arbetet med kurser och kursteam inför 2017 pågår. Produktionen av boken Leva friluftsliv och handledningen till kursen Redo för naturen fortgår. Delar av kursteam Fjäll och Friluftslivsutbildningsgruppen deltog på Demokratijamboreen och informerade om kursutbudet. Bra respons på Vinterfjäll, hälften av första kursens platser bokade på kort tid. Strukturen kring friluftsledarkurserna och framförhållningen förbättras successivt. Bra samarbete med andra funktioner såsom Scouternas mångfaldsgrupp, arrangemangsansvarig och lärare på folkhögskolan. Fortsatt oro kring lågt deltagarantal på samtliga kurser och lågt antal Redo för naturen-kurser. Ja. Utbildningsutveckling (Magnus Blombergsson/Erika Gilbertsson) Vi har nu både kursansvariga och team på plats för pilot-kursen för Treklöver-Gilwell (TG) samt att vi nu har lämnat över första utkastet av den nya handledningen till piloten. Vi släpper nu till stora delar TG och återupptar det efter att pilotkursen är klar i oktober Vi fokuserar nu på Leda kår istället. Vi har haft ett bra flyt med skrivandet av TG-handledningen. Vi har rekryterat in två nya medlemmar till gruppen och arbetet med Leda kår har kommit igång bra. Inga större orosmoln för tillfället. 12

13 Vi ligger i fas med allt utom Ledarutbildning Patrull. Den är försenad och arbetet med den beräknas starta senvåren Värdebaserat ledarskap (Peter Röjhammar) Kurs har haft sin fjärde och sista kurshelg och därmed också genomfört värddagen som skedde hos Roche i Stockholm. Kurs 2 och 3 har genomfört sin första kurshelg och även mentorprogrammet har startat upp för deltagare och mentorer. Vi har även genomfört två stycken inspirea-träffar med gruppdynamik som fokus på den ena och värderingar, mod och engagemang på den andra. Vi tittar på möjliga datum för vårens kurs och håller på att sätta ihop kursteamet för samma kurs. Efter en dubbelbokning av kursgård på kurs 3 har vi lyckats hitta en ny plats som har möjlighet att husera kursen planerat datum. Planering för återkoppling av beteendeprofiler till deltagarna har startat och saknar endast tider från 2 personer. Vi har haft svårt att rekrytera mentorer, både från nya (som vi inte lägger lika mycket tid på), tidigare mentorer och från våra partners. Detta gör att vi ligger något efter i matchningen av mentorer för höstens kurser. Fortsatt hög arbetsbelastning och mer tid har krävts från projektledaren då en kursansvarig byttes ut. Vi hade gärna kommit längre för att kunna vara mer proaktiva i våra uppgifter och därmed ha ett större utrymme för uppgifter kopplade direkt till det strategiska arbetet. Projektledningsutbildning (Mattis Bergquist) Vad har hänt sedan sist? Vi har under hösten 2017 genomfört en projektledningsutbildning med goda resultat. Flera av deltagarna vittnar om bra innehåll, upplägg och struktur. Det var ett hårt söktryck där flera av de sökande kom in för sent i utbildningen och troligtvis kommer gå utbildningen till våren. Projektledningen under hösten fungerar utmärkt. Väldigt bra att få stöd i utbildningen av Hanna Dawson, det skapar det kreativa klimat som vi eftersträvar. Även föreläsningar från andra medarbetare på kansliet, Håkan Östberg budget, Martin Svensson WBS och Nakima Ackerhans, inkluderande ledarskap. Dessutom deltog Olivia Nordstedt och Christoffer i utbildningen med en föreläsning om kommunikation, ett mycket uppskattat inslag. En utbildning kommer att genomföras med Quarnevalen och KTH till våren Datum etc är satta och 17 stycken deltagare är anmälda. Det är kul. Fler liknande samarbeten kommer att sökas under våren. Det ger en bra spridning på scouternas absolut bästa gren projektledning. 13

14 Under våren kommer det att genomföras en utbildning för KTH och Quarnevalen. Det är kul men kan generera för mycket arbete. Här kommer det att behövas en utbildare till troligtvis, speciellt om det även ska genomföras en vanlig utbildning under våren. Ligger absolut i fas med planeringen. Allmän kurs (Örnsberg och Distans) (Cecilia Ahlström) Allmän kurs i Örnsberg jobbar på med FNs hållbarhetsmål. En av deltagarna samarbetar med Anna- Karin Öman (försäljningsansvarig för Scouterna) för att ge input när det gäller profilplagg, vilket är värdefullt från båda håll och kul för oss eftersom vi önskar mer integration i kontorslandskapet. Allmän kurs har varit på lägerskola på Vässarö och haft ett flertal studiebesök. Distanskursen har drygt 60 deltagare som jobbar på i olika takt. En fantastiskt bra stämning i klassrummet och flera som har hört av sig för att eventuellt börja efter jul. Vi fyller vår planerade andel av deltagarveckorna med lite råge. Joel Midemalm har haft två hälsa och träningslektioner vilket har varit väldigt uppskattat och en workshop med Anna-Karin Öman om profilplagg och design är inplanerad. Vi har fortsatt rekryteringsbehov av personal för att täcka upp för kommande föräldraledighet och sjukdom. Generellt är det svårt att rekrytera pedagogisk personal för tillfället och vi konkurrerar med gymnasieskolor som genom karriärlärarlyftet kan erbjuda högre löner. Upplever ni att ni ligger i fas i enlighet med er planering av verksamheten 2016? Ja i princip. Service, Förvaltning & Försäljning Scoutshopen (Anna-Karin Öman) Vad har hänt sedan sist? Shopen har varit på plats på Demokratijamboreen och har haft en mycket lyckad helg. Det är ett fantastiskt tillfälle för shopen att få prata med medlemmar om sortimentet, få ta del av förslag och synpunkter samt att en fysisk butik på plats genererar möjligheter att prova samt känna och klämma på vårt sortiment. Lite nya produkter som kommit in i shopen är raggsockar i två färger samt handledsvärmare, reflexvästar, utvalda produkter från Goal Zero samt lite nyheter från Light my Fire. Vi har också en ny fleecetröja på väg in och som vi hoppas få på lager innan jul. 14

15 Försäljningen fram till november månad har varit bra och ligger över budget. Det har generellt varit väldigt bra fart i shopen under hösten. Vi tycker även julförsäljningen ligger i fas och vi har en stor efterfrågan på KFUM & Scouternas Almanacka. Tyvärr har tappet av Akademibokhandelns inköp centralt inte kunnat fyllas helt i andra kanaler när det gäller Barnens Adventskalender. Shopen har i stort sett varit utan tekniskresurs under större delen av året. Nu får vi bra stöd från vår leverantör Lybe men det proaktiva arbetet blir lidande. Utredningen kring lagervärdet pågår men det är ej löst än, dock har differensen minskat. Det är även fortsatta utmaningar i att hitta balansen i arbetet med utvecklingen av Jamboree17 shopen så att det ger positiva synergier utan att ta för mycket utvecklingskraft från Scoutshopen. Ja Ekonomi (Håkan Östberg) Hösten har flutit på utan några större problem. Vi har för andra året använt Bold Expenses för skanning av kvitton ute på våra arrangemang. Vi har valt att säga upp avtalet då systemet inte bidragit till effektiviteten när vi hanterat kvitton på internationella arrangemang. Vi har driftsatt integrationen mellan Hogia ekonomi och NGOPRO som är vårt workflow-system för att hantera insamling, gåvor och bidrag. Vissa barnsjukdomar återstår att fixa i kommunikationen mellan systemen. Prognos 4 är klar. Det mesta flyter på utan några större problem. Under sommaren har en större differens mellan huvudboken och lagersystemet uppdagats. Vi har hjälp av en konsult som kan ta ut data från Magento så att vi kan jämföra det med bokföringen. Upplever ni att ni ligger i fas i enlighet med er planering av verksamheten 2016? I stort är vi i fas med planeringen. Scoutnet (Kim Rask) Vad har hänt sedan sist? Scoutnets arrangemangsmodul/projektmodul har anpassats från Norges speiderforbunds grundutveckling, till att närma sig Scouternas behov. Anmälan till Jamboree17 ligger nu i den nya modulen i Scoutnet. Demokratijamboree 2016 var det första arrangemanget som kördes fullt ut i Scoutnet. Under resans gång upptäcktes det en del saker som behövde åtgärdas. Det vi arbetar med nu är att skapa ett nytt flöde för fakturering av arrangemang/projekt då faktureringen i Scoutnet tidigare endast haft stöd för fakturering av medlemskap. 15

16 Vi har genomfört första arrangemanget med anmälan i Scoutnet med över lag gott resultat. Den nya ideella gruppen för Scouternas e-tjänster presenterade sig för första gången offentligt på Demokratijamboreen. Jag hoppas att detta leder till att den gruppen utökas och ser fram emot resultatet från gruppens kommande arbete. Under Demokratijamboreen ventilerades det en hel del synpunkter på verksamhetsstöd som saknas i Scoutnet där Scouternas e-tjänster skulle kunna bidra till att täppa till en del av dessa luckor. Det är mycket som ska hinnas med innan året är slut. Då de personella resurserna för vår leverantör av Scoutnet är begränsade till en utvecklare, kommer det vara ett högt tryck på hans tid. I stort sett ja. Övrigt Jamboree17 (Liza Rosenberg/Viktor Lundqvist/Anna -Karin Hennig) Vad har hänt sedan sist? 270 engagerade personer planerar, korrigerar planer och konkretiserar. Alla delprojekt lämnade i början av november ifrån sig projektplan 3.0 med fokus på genomförande, risk och tidplan. Anmälan är öppen, en höstturné där främst distriktsstämmor och regionträffar har besökts har genomförts. I jamboreens ärendehanteringssystem finns f n kontakter med ca 200 scoutkårer loggade. Vi har indikationer från länder som ämnar delta på Jamboree17. Terminsprogram för upptäckare och äventyrare på Jamboree17-tema har tagits fram av jamboreens programfunktioner och Scouternas nationella programgrupp. För utmanare finns ett antal stora och små förberedelseutmaningar. Terminsprogrammen och utmaningarna presenteras på Demokratijamboreen och kommer sedan att finnas att ladda ned både på jamboree.se och Leda scouting-sidorna. Vi ligger fortsatt bra till tidsmässigt gällande hårda deadlines (större upphandlingar, tillstånd, samverkan med Kristianstad kommun, Fortifikationsverket etc). Intresset för Jamboree17 är stort på sociala media, de inlägg som görs ses i genomsnitt av användare. Vi har haft en bra exponering i Kristianstad med inslag i press och radio samt en mycket välbesökt näringslivsfrukost i början av november. Den proaktiva informationen som ska inspirera, engagera och slutligen få grupper och individer att anmäla sig är senare än önskat. Det kan leda till att man väljer andra sommaraktiviteter. Rekryteringen till planeringorganisationen är fortsatt trög i delar av organisationen. Arbetsbördan och tempot ökar f n snabbt i projektet, delar av organisationen har nu en hög arbetsbelastning. 16

17 Deltagarinformation samt rekrytering är inte i fas. Rekryteringen är dock bättre i fas än i våras, det ökade tempot gör dock att brist på planeringsfunktionärer får allt större konsekvenser. Demokratijamboree 2016 (Maria Fhanér-Håkansson/Tiina Ekblom) Gruppen har haft sin sista arbetshelg (nr tre i ordningen) och rett ut de flesta flödena för logistiken. Vi har haft mycket förhandlingar med skolkårerna om vad de får för att hålla i allting som sker på skolorna. Det mesta inför det demokratiska mötet (hur det ska gå till) har blivit färdigt och majoriteten av mötesfunktionärer är på plats, samt vi har haft ett par utbildningar med mötesfunktionärerna om VoteIT samt förväntningar. Patrik Redgård har lämnat arbetsgruppen efter en krock om dubbla roller (ombud vs. arbetsgrupp). Arbetsgruppen har gemensamt fokus, strategin är tydligt implementerad i projektet och alla är taggade på att det snart är dags. Att komma överens med skolkårerna, att fånga upp allt det som Patrik gjort, och att få ihop uppdraget bildproducent. I stort sett ja. HR & HR-gruppen (Johanna Rosell/Isabelle Lilja) Under oktober träffades HR-gruppen under en helg i Eskilstuna för att diskutera och planera kommande aktiviteter. Bland annat diskuterades kommande rekryteringskampanj på Demokratijamboreen samt att utöka gruppen genom att rekrytera minst en till medlem som fokuserar på rekryteringsstöd. Vi har även börjat förbereda årets medarbetarundersökning. Vi har ett flertal nya kreativa uppslag kring rekryteringsstöd. Resursbrist i gruppen kan uppstå om vi inte hittar fler medlemmar inom kort. Prioriteringar och fokus har delvis skiftat under året, men i stort följer vi planen. 17

18 Organisation & Ledning (Katarina Hedberg) I början av oktober hölls årets personaldagar för all anställd personal. I år höll vi till på Bosön och hela 59 anställda deltog. Fokus handlade om förväntningar, vilka dessa är och hur vi hanterar dem. Vi pratade också om ärenden inför Scouternas stämma. Vi har tydliga planer och processer kring de vakanser som uppstår. Vi har flera vakanta nyckelpositioner som vi rekryterar till just nu. Om dessa rekryteringar drar ut på tiden riskerar vi att inte hinna leverera i enlighet med plan. Ja, i det mesta. 18

19 19