Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Nora Fastigheter AB

Transkript

1 Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Nora Fastigheter AB Tid: Plats: 19 mars 2013 kl Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Frånvarande: Övriga närvarande: Bror-Erik Israelsson Jan Forslund Hendrik Burgering Ivar Fernemo Elisabeth Hoikkala Lars-Erik Larsson Kenneth Larsson Ulf Wilder Jeanette Berggren, VD Lars Winell, ekonomiansvarig 14 Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 15 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 16 Val av sekreterare Till sekreterare för mötet valdes Lars Winell. 17 Val av justerare Till justerare att jämte ordförande justera protokollet utsågs Jan Forslund. 18 Föregående sammanträdesprotokoll Jeanette Berggren gick igenom protokoll nr 1, 6 februari Jeanette informerade om att avseende 6 rubriken Kommunen lokaloptimering så har inget hänt sedan föregående sammanträde. Vidare informerades att avseende 6 rubriken Övrigt så handlar BUN upp utredningen direkt, och inte via oss. att lägga ovanstående protokoll till handlingarna. 19 Ekonomi Arsredovisning Lars Winell föredrog årsredovisningen för Resultatet efter skatt uppgår till minus tkr. Lars gick översiktligt igenom årsredovisningen. Diskussion följde om det uppkomna resultatet samt hur texten i förvaltningsberättelsen skulle kunna justeras. Förslag uppkom om att lägga till följande texter "Med hänsyn till att bolaget redovisat förlust avser styrelsen att närmare analysera möjligheterna att långsiktigt nå positiva resultat och återkomma till ägaren i denna fråga" samt "Vad gäller Bryggeriområdet finns också oro vad

2 gäller framtida intäkter beroende på såväl aktuella hyresnivåer som på hyresgästernas affärsmässiga utveckling." att godkänna årsredovisningen med ovan angivna ändringar och överlämna den för revision. Omsättning av lån Lars Winell informerade om att offertförfrågan avseende omsättning av 45 Mkr har gått ut till fem banker och kreditinstitut. De som offererar lägst ränta är Kommuninvest. Lars Winell och Jeanette Berggren har träffat företrädare för Kommuninvest och rådgjort med Entropi avseende bolagets situation med korta räntebindningstider. Det förslag som förordas är att i nuläget binda 45 Mkr till fast ränta på 2,51 % på 5 år. att ge verkställande direktören i uppdrag att omsätta 45 Mkr med 5 års bindingstid till en fast ränta om 2,51%. Reklamationshantering Under denna punkt informerades styrelsen om reklamation avseende Storköket. Upphandlingen hade gjort som generalentreprenad, vilket innebär att bolaget inte har möjlighet att reklamera samtliga brister. Om upphandling gjorts med totalentreprenad så hade möjligheterna att reklamera varit väsentligt större. I detta projekt finns en otydlighet i arbetsfördelning mellan externt inhyrd projektledare och tidigare medarbetare. Jeanette Berggren informerade att i samband med upprättande av projekthanteringsrutin kommer även en reklamationshanteringsrutin att upprättas. Diskussion följde angående reklamationshanteringsrutinen. Styrelsen ansåg att en preliminär rutin bör upprättas i avvaktan på en genomarbetad reklamationshanteringsrutin. Förslag fördes fram om att börja använda följande rutin direkt; 1) Skriva gemensamt undertecknat protokoll med motparten avseende avvikelser som kan komma att leda till reklamation 2) Skriva brev till motparten om reklamationen omedelbart. att ge verkställande direktören i uppdrag att fortsättningsvis undvika generalentreprenader som entreprenadform. att ge verkställande direktören i uppdrag att i avvaktan på den kommande projekthanteringsrutinen och reklamationshanteringsrutinen omgående införa följande rutin; 1) Skriva gemensamt undertecknat protokoll med motparten avseende avvikelser som kan komma att leda till reklamation 2) Skriva brev till motparten om reklamationen omedelbart. att reklamationshanteringsrutinen ska tas upp på nästkommande styrelsesammanträde.

3 20 Uthyrningsläget, hyresgästanpassningar och fastighetsutveckling Jeanette Berggren informerade om följande lokaler; Godsmagasinet Taxi har tecknat ett avtal med första löptid till om 35 kvm inklusive fem biluppställningsplatser samt tillgång till del i tvätthall. NJOVs lokal för museal verksamhet iordningsställs inför sommaren och hyra utgår enligt nyttjanderättsavtal Avseende den lokal som är planerad som cafe/kiosk och väntsal är inte uthyrd och kommer inte att iordningställas förrän det finns en hyresgäst. BKT-huset Hyreskontrakt är tecknat med Europrofil avseende 810 kvm inklusive uppställningsplats utomhus. Diskussion förs om ett 1O-årigt hyresavtal. Europrofil har önskemål om att Nora Fastigheter monterar en travers mot ett hyrestillägg. Det finns 225 kvm outhyrt i lokalen. För att uthyrning ska kunna ske av denna yta krävs en avskiljande brandvägg. Bryggeriområdet Kulturförvaltningen har ställt frågan om de kan få hyra fjärde våningsplanet i Bryggerihuset. Det krävs en hel del åtgärder för att uppfylla myndighetskrav. Styrelsen besökte i samband med styrelsemötet lokalen. Avseende Destilleriet informerades om att hyran för januari är betald men att hyran för februari och mars fortfarande är obetalda. Nora Fastigheter använder sina ordinarie hyresrutiner för obetalda hyror i detta ärende. I Bryggeriområdet finns två vakanta studios i Längan. Cafeet är uthyrt på korttidskontrakt till och med april. Det finns en intressent till cafeet som önskar större serveringsdel och mindre köksdel. Strands tryckeri har sagt upp lokalen till sista augusti. Det finns en intressent till denna lokal som planerar försäljning av begagnade skivor. Gyttorp, Orica. arkiviokaler Nytt möte har hållits med Orica som vill sälja före detta huvudkontoret. Någon köpeskilling är ännu inte definierad. Anledningen till de pågående diskussionerna är de fyra KNÖLkommunernas behov av arkiviokaier. Om fastigheten anskaffas krävs investeringar i värmesystem, ventilation, ytskikt och arkivinredning. Nora kommuns förhyrningar Gyttorpsskolans kök är i behov av upprustning pga att det är länge sedan det rustades upp och att det finns myndighetskrav som inte är uppfyllda. Investering för att rusta upp till godkänd nivå för tillagningskök är ca 3,5-4,2 Mkr, till det kommer underhåll för ca 1,2 Mkr vilket ryms inom underhållsbudgeten. Frågan om det fortfarande ska vara tillagningskök i Gyttorpsskolan har väckts och kommunens kostchef och kommunchef utreder och återkommer i frågan. Frågan ställdes om ventilationsutrustning är att betrakta som underhåll eller om delar av den är investering pga att nya funktioner förmodligen kommer att finnas i den. att uppdra åt verkställande direktören att låta genomföra upprustning av Gyttorpsskolans kök enligt bifogade underlag under förutsättning att Nora kommun beslutar om att Gyttorpsskolans kök även i fortsättningen ska vara "tillagnings kök". Upprustningen rör dels underhållsåtgärder som ingår i företags underhållsplan, dels

4 åtgärder som är av investerings karaktär och som hyressätts. Investeringen beräknas till ca 3,5-4,2 Mkr. Utredning ska också göras om eventuell omfördelning av beloppet för ventilationsanläggningen. 21 Formalia- och ansvarsfrågor Avtal om ledningsrätt EON Jeanette Berggren informerade om att avtal med EON behöver undertecknas avseende ledningsrätt vid Järnboås skola. Att godkänna avtalet om ledningsrätt för underskrift. Ägardirektiv Jeanette Berggren informerade om att nya ägardirektiv antagits föregående vecka av kommunfullmäktige. Ansvarsförsäkring Bror-Erik informerade om möjligheten att teckna VD- och styrelseansvarsförsäkring. Motivet till att teckna en sådan försäkring är bland annat att VD och styrelse har ell stort ansvar, i vissa sammanhang större ansvar än man i praktiken kan påverka. att ge verkställande direktören i uppdrag att ta in offerter på styrelse- och VDansvarsförsäkring. 22 Aktuella projekt och processer Jeanette Berggren redogjorde för aktuella projekt och processer enligt utsänd handling. JeaneIIe informerade om all fastighetstaxeringen är klart och inskickad till Skatteverket förutom Bryggeriet där det kommer att kompletteras med uppgifter under våren. Vidare informerades att rekrytering av kundansvarig har gjorts, med en tidsbegränsad anställning på sex månader. En huvudarbetsuppgift för den kundansvariga kommer att vara att uthyrning av lokaler. Den kundansvarige kommer också all vara behjälplig avseende bygglovshantering och upphandlingar. 23 Övriga frågor Inga övriga frågor rapporterade. 24 Nästkommande styrelsesammanträden måndag den 15 april onsdag den 8 maj extra sammanträde om bolagets långsiktiga utveckling och behov av lönsamhetsbefrämjande åtgärder. att fastställa ovanstående datum.

5 25 Mötets avslut Ordföranden tackade de närvarande och sammanträdet avslutades. Vid protokollet J-0lM W_' - Lars Winell Justeras ~?6J~Äc Bror-Erik Israelsson