Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Nora Fastigheter AB

Transkript

1 Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Nora Fastigheter AB Tid: Plats: 6 februari 2013 kl Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Bror-Erik Israelsson Jan Forslund Hendrik Burgering Ivar Fernemo Elisabeth Hoikkala Lars-Erik Larsson Ulf Wilder Kenneth Larsson, suppleant Frånvarande: Övriga närvarande: JeaneIIe Berggren, VD Lars Winell, ekonomiansvarig Carina Royson, bostadschef Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 3 Val av sekreterare Till sekreterare för mölet valdes Lars Winell. 4 Val av justerare Till justerare all jämte ordförande justera protokollet utsågs Elisabeth Hoikkala 5 Föregående sammanträdesprotokoll JeaneIIe Berggren gick igenom protokoll nr 11, 18 december JeaneIIe informerade om all medlemskap i Fastigo sökts och all verksamhetsövergång kommer all ske från och med den 1 mars. att lägga ovanstående protokoll till handlingarna. 6 Uthyrningsläget, hyresgästanpassningar och fastighets utveckling JeaneIIe Berggren och Carina Royson informerade om följande lokaler; BKT-huset Det finns vakant lagerlokal i fastigheten och all det finns två intressenter som vill hyra lokalen. Det kan bli aktuellt med all dela upp lokalen med skiljevägg samt eventuellt separat elmätning beroende på vilken verksamhet som kommer all bedrivas i lokalen.

2 Det finns också en tvätthall på fastigheten, som för närvarande lånas av kommunen som uppställningsplats för Plaskus. Taxi är eventuellt intresserade av tvätthallen i kombination med lokal i Godsmagasinet. att ge verkställande direktören i uppdrag göra lämpliga investeringar i BKT -huset för att möjliggöra uthyrning. Gammelgården och Eliasonska gården Avseende Gammelgården förs samtal med en intressent om uthyrning av hela fastigheten till verksamhet. Alternativt kommer fastigheten att läggas ut till uthyrning på hemsidan. I Eliasonska finns en vakant kontorsvåning där ny hyresgäst sökes. En diskussion fördes om den skadade fasaden. Det finns en plan att åtgärda detta så snart som möjligt. Orsaken till skadan är att en buss skrapat mot fasaden. Kontakt kommer att tas med Bussbolaget för att kräva ersättning för skadan. Brvggeriet För närvarande iordningställs lokal till Nora Ölbryggeri. Inflyttning beräknas till april/maj. Forcit expanderar och har övertagit Hand i hands lokal. Hand i Hand har flyttat till Gyttorp. Förfrågan har inkommit från Kulturförvaltningen om att utnyttja den fjärde våningen i Bryggerihuset. Styrelsen diskuterade frågan och bedömde att det krävs en hel del åtgärder för att iordningsställa våningen. Styrelsen kommer att på kommande styrelsemöte göra ett besök i Bryggerihuset för att kunna avgöra vilka möjligheter som finns avseende våningsplanet. Alla tak är bytta utom det på den så kallade längan. Takbyte på längan kommer att genomföras Under året kommer upprustning av den yttre miljön att fortsätta. Bland annat kommer investeringar att göras i sophus, brevlådor, flaggstång, skyltning och belysning. Diskussion förs med kommunen om samarbetsavtal kring den yttre miljön. För närvarande finns det två vakanta lokaler i längan. Cafeet är uthyrt på korttidskontrakt till och med april. Dessutom kommer Tryckeriet att lämna sin lokal i augusti. Diskussion fördes om tillgänglighet till området. Bland annat diskuterades parkeringsmöjligheter. Ett förslag som finns är parkeringen vid Lågprismagasinet. I så fall behöver gångvägar och bro mellan parkeringen och området rustas upp. att för närvarande inte iordningsställa fjärde våningen i Bryggerihuset. att ge verkställande direktören i uppdrag att återuppta diskussionerna med ägaren till Lågprisvaruhuset om möjligheterna att nyttja den parkeringen. COOD Avseende Coop finns behov av bättre funktion på lastkaj, där en lösning är på gång. Arbetet kommer att hyressättas. Godsmagasinet En yttre upprustning av Godsmagasinet har gjorts. Kommunen har bekostat markarbeten på fastigheten. Invändigt kommer det att bli en museal del, där bidrag kommer att sökas för

3 upprustning. Vidare förs diskussioner om att hyra ut en del till taxi samt att iordningställa en del till cafe/väntsal. Det förs förhandlingar med taxi om uthyrning av lokal i Godsmagasinet tillsammans med tvätthall i BKT-huset. Avseende cafe/väntsal finns det för närvarande ingen intressent. Det har inte heller kommit någon beställning från kommunen om att iordningsställa cafe/väntsal. att invänta formell beställning från kommunen på att göra cafe/väntsal i Godsmagasinet. Gyttorp Cartridge Det kan komma att göras hyresgästanpassningar hos Gyttorp Cartridge. En skjuttunnel efterfrågas och eventuellt även en utbyggnad av kontorsdelen. Kommunen lokaloptimering Kommunen hyr för närvarande Försäkringskassans lokal. Nora Fastigheter väntar på besked från kommunen om de kommer att vara kvar i lokalen. Om kommunen lämnar lokalen kommer den i så fall all hyras ut externt. Även avseende Rådhuset väntar Nora Fastigheter på besked från kommunen. När det gäller Rådhuset handlar det om alt eventuellt hyra ut elt våningsplan externt. Arkiviokaler Det informerades om att samtal förs mellan kommunen och Orica om att hyra eller alternativt alt Nora Fastigheter köper före detta huvudkontoret till arkiviokai för KNÖL-kommunerna. Övrigt Barn och ungdomsnämnden (BUN) har aviserat förändringar avseende förskolor. Det kommer inom kort vara ett möte mellan BUN och Nora Fastigheter angående BUNs önskemål. Det informerades även om att Nora Fastigheter har fått elt utredningsuppdrag av kommunen avseende utemiljö på skolor och förskolor. Storköket Diskussion fördes om de brister som finns i Storköksfastigheten. Styrelsen såg mycket allvarligt på att entreprenörerna inte har vidtagit åtgärder för att rätta till de fel som upptäckts i fastigheten trots att det i slutbesiktningen fanns anmärkningar. Styrelsen ansåg alt formell reklamation till entreprenörerna måste göras skyndsamt. att ge verkställande direktören i uppdrag att skyndsamt upprätta formell reklamation. att ge verkställande direktören i uppdrag att ta fram en reklamationshanteringsrutin och presentera den för styrelsen på nästkommande styrelsemöte. 7 Ekonomi Preliminärt bokslut Lars Winell föredrog preliminärt bokslut för Enligt det preliminära bokslutet beräknas resultatet att bli en förlust på mellan 1,1 Mkr och 1,3 Mkr. Avseende vissa poster som exempelvis semesterlöneskuld och pensionskostnader saknas fortfarande uppgifter för beräkning. Specifikation av 2012 års pågående projekt, underhåll och reparationer gicks igenom.

4 att lägga det preliminära bokslutet till handlingarna. Finansiering Jeanette Berggren informerade att bolagets finansiering kommer att gås igenom under våren med målsättningen att förlänga räntebindningen på lånen till en långsiktigt låg nivå. Budget 2013 Jeanette Berggren och Lars Winell gick igenom förutsättningarna för budget Resultat enligt budgetunderlaget blir en vinst med 470 tkr. Diskussion fördes om vilka poster som är osäkra. Det noterades att det främst finns osäkerheter i posterna hyresbortfall, drift och räntor. att godkänna budgetförslaget med ett resultat på plus 470 tkr. Underhåll och investeringar 2013 Jeanette Berggren och Carina Royson gick igenom underhålls- och investeringsbudget. Underhålls- och investeringsbudgeten uppgår till 5,4 Mkr i underhåll och ca 10 Mkr i investeringar. Därtill ska reparationer (oplanerade åtgärder) läggas till. Underhållsbudgeten blir totalt 6,3 Mkr. Investeringarna motsvarar ungefär bolagets avskrivningar och finansieras genom verksamhetens positiva cash-flow. att godkänna underhålls- och investeringsbudgeten. 8 Personal och organisation Jeanette Berggren informerade om sjukfrånvaro inom projeklledning och flaggade upp för att det finns behov att ta in en vikarie, antingen som inhyrd eller som anställd, om det skulle hända igen, i annat fall kommer inte underhållsplanen kunna genomföras till fullo. att ge verkställande direktören mandat att ta in ersättare om behov uppstår. 9 Beslut om uppdatering av attestinstruktion Jeanette Berggren gick igenom nya attestinstruktioner för Diskussion fördes om attestinstruktionen, där det noterades att attestinstruktionen inte helt överensstämde med arbetsordningen att ge verkställande direktören i uppdrag att justera altestinstruktionen så att den överensstämmer med arbetsordningen. att beslut om altestinstruktion faltas på nästkommande styrelsemöte. 10 Aktuella projekt och processer Jeanette Berggren redogjorde för aktuella projekt och processer enligt utsänd handling.

5 11 Övriga frågor Styrelsen diskuterade och uppmärksammade frågan om fredagsfrukostarna. 12 Kommande styrelsesammanträden Förslag till datum för styrelsesammanträden första delen av 2013; tisdag den 19 mars inklusive besök på Bryggeriet och Godsmagasinet. måndag den 15 april torsdag den 30 maj måndag den 26 augusti att fastställa ovanstående datum. 13 Mötets avslut Ordföranden tackade de närvarande och sammanträdet avslutades. Vid protokollet Justeras QCwJ LN~ 4~~~~~Pg')LLL Lars Winell Bror-Erik Israelsson Elisabeth Hoikkala