Sammanträdesprotokoll Sidan 1

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Sidan 1 Plats och tid Mönsterås Bostäder AB, Mönsterås Storgatan , kl. 13:30 Beslutande Veine Backenius ordf. (VB) Björn Nilsson (BN) Tommy Englund (TE) Håkan Spärlin (HS) Waileth Elmersson (WE) Fredrik Lindquist (FL) Carina Holmberg Olofsson (CHO), tjänstgörande ersättare... Övriga deltagande Armin Avdic, VD (AA) Stefan Svensson (SS)... Utses att justera: Håkan Spärlin Justeringens Storgatan 38, , 10:00. plats och tid Underskrifter Sekreterare... Armin Avdic Ordförande... Veine Backenius Justerande... Håkan Spärlin

2 Sammanträdesprotokoll Sidan 2 1 Genomgång av föregående protokoll ( ). Styrelsen gick igenom föregående protokoll och det fanns inga återstående ärenden att behandla.

3 Sammanträdesprotokoll Sidan 3 2 Lediga lägenheter AA informerade styrelsen om att antalet lediga lägenheter ligger i nivå med de föregående månaderna. Den låga vakansnivån är oförändrad.

4 Sammanträdesprotokoll Sidan 4 3 Flyttningsenkäten AA redovisade flyttstatistiken för januari 2019.

5 Sammanträdesprotokoll Sidan 5 4 Informationsärenden A. Ekonomiska rapporter AA informerade om ett preliminärt resultat på ca +7,2 Mkr före bokslutsdispositioner och skatt. Intäkterna ligger bättre än budget och på kostnadssidan så ligger underhåll, driftskostnader och räntekostnader under budget för Bokslut 2018 kommer att behandlas på nästa styrelsemöte. B. Revidering av företagets finanspolicy AA informerade styrelsen i korthet om de viktigaste förändringarna i företagets finanspolicy. Med anledning av frågans komplexitet och att nästan en helt ny styrelse tillträder efter bolagsstämman i mars, är ledamöterna överens om att beslut om en uppdatering av finanspolicyn överlämnas till den nya styrelsen. Utkast till reviderad finanspolicy kommer däremot att diskuteras igen på nästkommande styrelsesammanträde i februari. C. Nybyggnation i Ålem SS informerade om den pågående planeringsprocessen och tidplanen kring Ålemprojektet. Geoteknisk undersökning är klar och den visar att det inte behövs några extraordinära åtgärder gällande markarbeten. Mönsterås Bostäder upphandlar markarbeten på egen hand där en komplett markhandling kommer att tas fram innan den 11 februari Anbuden ska vara inlämnade i mitten av mars månad och markarbetena kommer att påbörjas i mitten av april månad. Entreprenadkontraktet med Götenehus, som för närvarande arbetar med att ta fram underlag för bygglovsansökan, är på väg att skrivas på och skickas till entreprenören. Mönsterås Bostäder förväntar sig en smidig och enkel bygglovsprocess eftersom projektet följer detaljplanen. Företaget räknar alltjämt att inflyttningen i de nybyggda husen sker efter sommaren AA informerade styrelsen om att det fortfarande råder oklarhet kring huruvida företaget kommer att erhålla investeringsstöd eller inte. Trots de nya förutsättningarna som uppstod i och med den nya M och KD-budgeten 2019, lämnade företaget in en ansökan om investeringsstöd strax innan årsskiftet. En ny kalkyl, utan investeringsstöd och med lägre avkastningskrav, är framtagen och överlämnad till företagets revisor för påseende. Den nya kalkylen visar på behov av högre hyres- och avskrivningsnivåer än tidigare kalkyler pekat på.

6 Sammanträdesprotokoll Sidan 6 D. VD informerar AA informerade styrelsen om följande händelser: Ett välkomstmöte för hyresgäster boende i fastigheten Klockstapeln 3 hölls den 14 januari På mötet lämnades bl.a. information om öppettider, felanmälan, fastighetsskötsel samt information om företagets planerade förbättringsåtgärder kring den nyinköpta fastigheten. SS har gått ner i tjänstgöringsgrad och är ledig varannan fredag under år AA är med i projektgruppen som arbetar med att ta fram underlag för kommunens Bostadsförsörjningsprogram Bostadsförsörjningsprogrammet kommet att fastställas av kommunfullmäktige i juni En av de två lokalerna på Storgatan 36 är uppsagd där avtalet går ut sista april Fastigheten Kaninbacken 8 (gamla ICA-affären) är till salu och AA har tillsammans med kommunens representanter tittat på fastigheten. Med tanke på fastighetens storlek och pris har AA meddelat kommunens ledning att Mönsterås Bostäder inte är intresserade av att förvärva fastigheten. AA kommer att ha ett verksamhets- och utvecklingssamtal med alla anställda på företaget under februari månad Företagets uthyrningsavdelning har anordnat en gemensam träff med uthyrningsavdelningar inom allmännyttan i Kalmar län. Träffen var välbesökt med många intressanta ämnen och givande diskussioner. En utvärdering av träffen kommer att genomföras inom kort. Nästa träff är planerad att genomföras i Nybro.

7 Sammanträdesprotokoll Sidan 7 5 Stamrenovering i Blomstermåla SS informerade om arbetet med upphandlingen av stamrenovering av 112 lägenheter i Blomstermåla. Anbudsöppningen är den 30 januari kl 10:00. Styrelsen beslutar att AA och SS får i uppdrag att igångsätta stamrenoveringen i Blomstermåla om vinnande anbud ligger inom av företaget framtagen projektkalkyl. Vid anbud som avviker från projektkalkylen ska en avstämning göras med styrelsens beredningsgrupp.

8 Sammanträdesprotokoll Sidan 8 6 Nybyggnation i Ålem Revidering av budget 2019 Styrelsen beslutar att med anledning av uteblivet investeringsstöd och utökat antal lägenheter med 3 ROK utöka 2019 års budget för nybyggnation i Ålem med tkr. Den totala budgeten för projektet uppgår till tkr.

9 Sammanträdesprotokoll Sidan 9 7 Dagordning och datum för bolagsstämma Förslag till dagordning vid kommande ordinarie bolagsstämma presenterades av AA. Tidpunkt för bolagsstämma har i samtal med kommunen föreslagits till den 13 mars 2019 kl 16:30 på Mönsterås Bostäders kontor. Styrelsen beslutar att godkänna dagordningen och att bolagsstämman kommer att hållas kl. 16:30 på Mönsterås Bostäders kontor.

10 Sammanträdesprotokoll Sidan 10 8 VD-instruktion AA gick igenom VD-instruktion. Styrelsen beslutar att anta VD-instruktionen för Mönsterås Bostäder AB.

11 Sammanträdesprotokoll Sidan 11 9 Övriga frågor Inga övriga frågor.

12 Sammanträdesprotokoll Sidan Nästa styrelsemöte , kl 12:30