SUNDBYBERGS STADSHUS AB. Styrelsesammanträde torsdagen den 16 juni 2016, kl i Fastighets AB Förvaltarens lokaler, styrelserummet

Transkript

1 SUNDBYBERGS STADSHUS AB Styrelsesammanträde torsdagen den 16 juni 2016, kl i Fastighets AB Förvaltarens lokaler, styrelserummet Närvarande: Mikael T. Eriksson Ordförande Siyamak Sajadian Sasanpour Förste vice ordförande Peter Schilling Andre vice ordförande Jesper Wiklund Ledamot Nina Lundström Stefan Bergström Maria Bohman Kreij Helén Eriksson-Elf Ing-Marie Eriksson John Lindell Torsten Josephson Roland Adrell» VD Biträdande VD CFO/Finanschef ( 1-16) ( 1-16) VD Sundbybergs stadshus infrastruktur AB ( 16) Sekreterare 1 Sammanträdet öppnande Mikael T. Eriksson öppnade sammaträdet och hälsade Nina Lundström välkommen till styrelsen. 2 Val av protokolljusterare Att Jämte ordföranden justera dagens protokoll utsågs Peter Schilling. 3 Anmälan av Sundbybergs stadshus AB protokoll den 23 maj 2016 Protokollet lades med godkännande till handlingarna. 1(26)

2 4 Yttrande över Sundbybergs stads remiss - Vision delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog Styrelsen beslutade att översända det utsända yttrandet över remiss "Vision 2030-delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog" till kommunstyrelsen. 5 Yttrande över Sundbybergs stads remiss - Förslag till nytt arkivreglemente för Sundbybergs stad Styrelsen beslutade att översända det utsända yttrandet över remiss "Förslag till nytt arkivreglemente för Sundbybergs stad" till kommunstyrelsen. 6 Yttrande över Sundbybergs stads remiss - Förslag till föreskrifter för arkivvård i Sundbybergs stad Styrelsen beslutade att översända det utsända yttrandet över remiss "Föreskrift för arkivvård i Sundbybergs stad" till kommunstyrelsen. 7 Tertialbokslut 1 med prognos 1 för 2016 avseende koncernen och Sundbybergs stadshus AB John Lindell föredrog en i förväg till styrelsen utsänd handling. Styrelsen beslutade att godkänna Tertialbokslut 1 med prognos 1 för 2016 avseende koncernen och Sundbybergs stadshus AB. 8 Verksamhetsplan 2016 för Sundbybergs stadshus AB VD föredrog en i förväg till styrelsen utsänd handling. Styrelsen beslutade att fastställa verksamhetsplan 2016 för Sundbybergs stadshus AB. 2(26)

3 9 Mandat för att få avvika från nuvarande mandat i finanspolicyn avseende räntebindning under perioden juli - september som ett led i utarbetande av ny räntestrategi Styrelsen beslutade att tillstyrka att Fastighets AB Förvaltarens styrelse beslutar om att godkänna avvikelsen i räntebindning från nuvarande finanspolicy från den 31 juli 2016 fram till styrelsemötet i september 2016 i enighet med den utsända handlingen. 10 Fastighets AB Förvaltarens skuldportfölj Styrelsen beslutade att tillstyrka att Fastighets AB Förvaltarens styrelse beslutar, i de fall Kommuninvest ställer bäst pris, att; uppdra till John Lindell, CFO, med Simon Fransson, finansekonom, som ersättare att för Fastighets AB Förvaltarens räkning refinansiera sam? nyupplåna, dvs. låna upp belopp mofsvarandse belopp pä de län som förfaller till betalning om 300 mkr samt öka Fastighets AB Förvaltarens skulder med totalt 200 mkr och att nämnda funktioner beslutar om löptid och räntebindningstid. 11 Ändrade sammanträdesdatum för styrelsen hösten Sammanträde den 1 september 2016 flyttas till den 28 september i anslutning till planerad strategikonferens. 2. Sammanträde den 20 oktober 2016 flyttas till den 18 oktober 2016, kl Sammanträde den 8 december flyttas till den 7 december 2016, kl (26)

4 12 Kallelse till extra bolagsstämma i Sundbybergs stadshus AB 1. Agaren, Sundbybergs stad genom ombud, kallas till extra bolagsstämma för fastställande av direktiv från kommunfullmäktige avseende följande ärenden; Revidering av ägardirektiv till Sundbybergs stadshus AB och dess dotterbolag. Ansvar för stadens sopsugar och uppdrag om ny sopsug i hlallonbergen/or samt lägesrapport om bildande av ett avfallsbolag alternativt ett avfalls- och VA-bolag. Kommunkoncernens fastighetsstruktur och fastighetsbestånd och dess betydelse för stadsutvecklingen. Sundbybergs stads budget 2017 med plan Beslutet gäller under förutsättning av att kommunfullmäktige fattar beslut i aktuella ärenden. 13 Anmodan till dotterbolagen att kalla till extra bolagsstämma och direktiv till ombud vid extra bolagsstämmor i dotterbolagen för fastställande av direktiv från kommunfullmäktige 1. Sundbybergs stadshus dotterbolag - Fastighets AB Förvaltaren (publ), Förvaltaren Lokalfastigheter i Sundbyberg AB, Sundbybergs stadsnätsbolag AB, Sundbybergs Bredband AB och Ursvik sopsug AB anmodas att kalla till extra bolagsstämma för fastställande av direktiv frän kommunfullmäktige avseende följande ärenden. 4(26)

5 Ansvar för stadens sopsugar och uppdrag om ny sopsug i Hallonbergen/Or samt lägesrapport om bildande av ett avfallsbolag alternativt ett avfalls- och VA-bolag (Fastighets AB Förvaltaren (publ) och Ursvik Sopsug AB). Kommunkoncernens fastighetsstruktur och fastighetsbestånd och dess betydelse för stadsutvecklingen (Fastighets AB Förvaltaren (publ) och Förvaltaren Lokalfastigheter i Sundbyberg AB). Sundbybergs stads budget 2017 med plan (Berörda dotterbolag). 2. Sundbybergs stadshus AB:s ombud ska vid bolagsstämmorna rösta för fastställande av direktiv i enighet med kommunfullmäktiges beslut. 3. Anmodan till kallelse till bolagsstämma samt instruktion till ombud gäller under förutsättning av att kommunfullmäktige fattar beslut i aktuella ärenden. 14 Arbetsgivarorganisation för Sundbybergs stadshus AB och uppsägning av förvaltningsavtal mellan Sundbybergs stadshus AB och Sundbybergs stad VD föredrog en i förväg till styrelsen utsänd handling. 1. Sundbybergs stadshus AB ska ansöka om medlemskap i arbetsgivarförbundet Pacta. 2. Avtal om förvaltningstjänster mellan Sundbybergs stadshus AB och Sundbybergs stad sägs upp. 5(26)

6 15 Avtal om ersättning till verkställande direktören Ärendet utgår. 16 Sundbybergs stadshus infrastruktur AB - aktuell status kring utvecklingen av stadskärnan Mikael Eriksson, ordförande och Torsten Josephson, verkställande direktör, rapporterade om aktuellt läge i bolagets verksamhet. 17 Strategikonferens för Affärsplan den september 2016 med sammaträde VD redogjorde för ett preliminärt program för strategikonferens. 18 Sundbybergs stadshus AB - öppet hus den 1 september 2016 VD redogjorde för öppet hus den 1 september 2016 kl Tanken är att de nya lokalerna ska invigas. 19 Övriga frågor av väsentlig betydelse för koncernen och bolaget Inga övriga frågor fanns att behandla. 6(26)

7 20 Anmälan av protokoll från sammanträden: Fastighets AB Förvaltaren 4 februari, 17 mars, 20 maj och 27 maj 2016 Sundbybergs stadsnätsbolag AB 1 februari och 21 mars 2016 Sundbybergs Bredband AB den 1 februari och 21 mars 2016 Sundbybergs stadshus infrastruktur AB 13 januari, 5 februari och 18 mars 2016 Förvaltaren Lokalfastigheter i Sundbyberg AB, 11 februari, 4 april och 26 mars 2016 Ursvik Sopsug AB 20 januari, 5 april och 18 maj Övriga frågor Jesper Wiklund aktualiserade frågan om det nyligen fattade beslutet i hyresnämnden avseende Hundlokan. Ordföranden informerade om att ordförande och VD i Fastighets AB Förvaltaren kommer att bjudas in till nästa sammanträde för information. 22 Ordföranden avslutade sammanträdet Peter Schilling 7(26)