Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Norabostäder AB

Transkript

1 Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Norabostäder AB Tid: Plats: 16 april 2013 kl Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Frånvarande: Bror-Erik Israelsson Jan Forslund Hendrik Burgering Lars-Erik Larsson Kenneth Larsson Ulf Wilder Ivar Fernemo Elisabeth Hoikkala Övriga närvarande: Jeanette Berggren. VD Lars Winell, ekonomiansvarig 28 Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Cecilia Pettersson som anställts i Nora Fastigheter i sex månader och som ska jobba med förvaltning och uthyrning presenterades för styrelsen. 29 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 30 Val av sekreterare Till sekreterare för mötet valdes Lars Winell. 31 Val av justerare Till justerare att jämte ordförande justera protokollet utsågs Lars-Erik Larsson. 32 Föregående sammanträdesprotokoll Jeanette Berggren gick igenom protokoll nr 2, 19 mars Jeanette informerade om att avseende 21 Omsättning av lån, sjönk den slutliga räntan på omsättningen av lånen från 2,51% till 2,47% (20 Mkr) respektive 2,48% (10 Mkr). Kort information lämnades om Regionförbundets seminarium om bostadsbyggande. Bland annat nämndes möjligheten att i vissa fall i samband med ROT-renoveringar kunna anlita SBO (Statens Bostadsomvandling AB) att lägga ovanstående protokoll till handlingarna. att ge verkställande direktören i uppdrag att etablera kontakt med 580.

2 33 Uthyrningsläget Liksom vid föregående sammanträde finns det vakans avseende de tre brandskadade bostäderna på Soltunet. Av övriga tolv vakanta bostäder finns nya hyreskontrakt tecknade på tre bostäder. Avseende de nio bostäder som är vakanta och där nya kontrakt inte är tecknade är tre i behov av renovering. Diskussion fördes om den svaga tendens som finns att vakanserna ökar, även då det är på en oerhört låg vakansgrad. Jeanette informerade att uthyrningsarbetet består i arbetsinsatser att bearbeta bostadskön och att hemsidan är främsta marknadsföringskanalen. Jeanette informerade också om att bomöte som hållits i Gyttorp den 10 april som den lokala Hyresgästföreningen kallat till. Bomöten hålls regelbundet i merparten av stadsdelarna för att diskutera aktuella frågor och informationsutbyte. Norabostäder har fört dialog med hyresgästföreningen om vikten av at! bomötena förbereds på et! bra sät! så att de blir konstruktiva och givande för alla närvarande. att lägga rapporten om uthyrningsläget till handlingarna. 34 Ekonomisk rapport Månadsbokslut Lars Winell föredrog månadsbokslutet för perioden januari-februari Resultatet uppgår till minus 335 tkr, vilket är en förbättring jämfört med budget med ca 550 tkr. Huvudorsaken till att resultatet för närvarande är bättre än budget är att reparations- och underhållskostnader understiger budget med ca 550 tkr, helt beroende på at! årets underhållsprojekt ännu inte kommit igång ordentligt. Diskussion fördes om den detaljerade resultatrapport som skickats ut till styrelsen. Styrelsen ansåg att den var svåröverskådlig med många kolumner. Styrelsen efterfrågade också kortfattade kommentarer. att lägga månadsbokslutet till handlingarna. att ge företagsledningen i uppdrag att göra resultatrapporterna mer lättöverskådliga samt att ta med kortfattade kommentarer. Inköp och reklamationer Jeanette Berggren gick igenom dokumentet Inköpsarbetet för Norabostäder och Nora Fastigheter. Styrelsen föreslog följande korrigeringar i dokumentet; Att under rubriken Beställning och tecknande av avtal i andra stycket lägga till "'leveransvillkor" samt at! i tredje stycket ändra "'Dessa uppdateras av styrelsen minst en gång om året."' till "'Dessa uppdateras minst en gång per år och vid styrelsens första ordinarie sammanträde för året"' Jeanette informerade om HBV (Husbyggnadsvaror) och de avtal som HBV handlar upp. Diskussion fördes om lokala entreprenörers möjligheter at! bli leverantörer till HBV. På Norabostäders hemsida har lagts ut hur företag kan bli HBV-Ieverantör. Styrelsen föreslog at! även kalla in till informationsträff för de lokala entreprenörerna.

3 att godkänna dokumentet "Inköpsarbetet för Norabostäder och Nora Fastigheter" med ovanstående kompletteringar. att ge verkställande direktören i uppdrag att bjuda in lokala entreprenörer till informationsträff. 35 Fastigheter Smedgården På föregående styrelsesammanträde beslutades att undersöka möjligheterna att undvika enkelsidiga lägenheter. Grova planskisser har kommit in från följande tre arkitektbyråer; Arktis (två förslag), White samt Winell & Jern. Jeanette Berggren föredrog de olika förslagen. Arktis ena förslag innebär 2 huskroppar och 2 trapphus med gemensamhetslokal i nedersta planet mellan huskropparna. White har i sitt förslag 4 våningar i en huskropp med 4 trapphus. Förslaget har skickats till BMB för kontroll om det kan rymmas inom detaljplanen. Winell & Jern har i sitt förslag 2 huskroppar och 2 trapphus med gemensamhetslokal i nedersta planet mellan huskropparna Samtliga förslag kostar preliminärt enligt grovkalkyler över 30 tkr/kvm, vilket styrelsen bedömer som för hög produktionskostnad. Diskussion om de olika förslagen följde. Styrelsen ansåg att det i detta läge var lämpligt att gå vidare med samtliga förslag. I diskussionen framkom följande som behöver lösas snarast; att ta reda på om kommunen har för avsikt att hyra lokaler för hemtjänst samt gemensamhetslokal, att genomföra fastighetsreglering med kommunen avseende ytorna runt nuvarande byggnad, att ta fram marknadsplan (intresseanmälningar, marknadsföring etc) att ta fram beslutsunderlag om hur upphandling ska göras (partnering eller totalentreprenad) och vilka tidplaner och som är förknippade med de olika alternativen, att undersöka med Lund vilka parkeringsmöjligheter som finns i garaget, att tillfråga stadsarkitekten om detaljplanen och de olika byggnadsalternativen säkerställa att kommunen ordnar om med parkeringslösningar runt fastigheten, att så snart som möjligt tillfråga grannar om förslag på byggnation att utvärdera möjligheten till kooperativ hyresrätt, som alternativ till hyresrätten som upplåtelseform. att ge verkställande direktören i uppdrag att så snart som möjligt genomföra ovanstående lista. att lägga in ett extra styrelsesammanträde den 3 maj kl

4 att förlänga det ordinarie styrelsesammanträdet den 27 maj till en heldag (kl ) och bjuda in planarkitekten. att lägga in extra styrelsesammanträde den 12 juni kl Svanen Lars-Olof Backlund på Länsförsäkringars fastighetsförmedling har gjort en värdering avseende fastigheten Svanen. Styrelsen diskuterade värderingen och möjlighet att testa försäljning av fastigheten med fri prövningsrätt. Styrelsen bedömde att det bör finnas stort intresse för fastigheten som har ett oerhört centralt läge i Nora och närhet till Norasjön. att ge verkställande direktören i uppdrag att lägga ut fastigheten till försäljning med fri prövningsrätt. Soltunet - återuppbyggnad Ateruppbyggnaden är nästan klar avseende de tre brandskadade lägenheterna och hyresförhandlingarna med hyresgästföreningen är klara. Avseende Västra Soltunet 21 minskas ytan från 98 kvm till 86 kvm och för Västra Soltunet 22 och 23 minskas ytan från 63,5 kvm till 62 kvm. Snitthyran för de återuppbyggda bostäderna kommer att öka eftersom det i huvudsak blir nybyggnadsstandard. Avseende Soltunet 22 och 23 kommer tidigare hyresgäster att flytta tillbaka. För dessa hyresgäster som flyttar tillbaks råder en karenstid då den gamla hyran gäller för att närmaste åren trappas upp till rätt hyra. Jeanette Berggren informerade om att tilläggsarbete har gjorts avseende Soltunet 22 och Soltunet 23. Övervåningarna i dessa lägenheter förberetts så att de enkelt ska kunna konverteras från tvåor till fyror. att godkänna tilläggsarbetena. Övrigt Avseende fastigheterna i As så finns det ca 10 intressenter. Intressenterna har olika ideer om användningen av fastigheterna. Försäljningen sker med fri prövningsrätt. Villan på Skördevägen 37 och bostadsrätten på Rättarvägen 6D är också ute till försäljning. 36 Formalia- och ansvarsfrågor Befogenhets och attestordning Jeanette Berggren informerade om förändringar i Befogenhets- och attestordningen så att den ska överensstämma med styrelsens arbetsordning. Förslag framfördes om att höja beloppsgränsen för fastighetschefen från kr till kr med anledning av att ett flertal rustprojekt ligger i intervallet kr som denne fördelar till andra projektledare. Alla fakturor sakgranskas aven person och attesteras aven annan, överordnad, person. att godkänna befogenhets- och attestordningen med ändringen att höja fastighetschefens beloppsgräns till kr.

5 VD- och styrelseansvarsförsäkring Jeanette Berggren informerade om att VD- och styrelseansvarsförsäkring ingår i företagsförsäkringen. 37 Aktuella projekt och processer Jeanette Berggren redogjorde för aktuella projekt och processer enligt utsänd handling. Jeanette gick igenom förslaget till nytt bostadskösystem. I den nuvarande bostadskön finns ca 730 personer. Normalt snitt i landet är ca 20% omflyttning per år vilket är den nivå som Norabostäder ligger på idag. En anledning till behovet av förändring av kösystemet är att förenkla uthyrningsarbetet som idag är tidskrävande med mycket manuellt arbete i samband med bearbetningen av kön. Förutom den vanliga bostadskön föreslår att vi fortsatt också behåller köer för seniorbostäder och nyproduktion. Köande får köpoäng för varje dag som man köar. Fler sökkriterier ska kunna anges så att man inte får erbjudanden om bostäder som inte uppfyller det man söker. Föreslås att ungdomar ska kunna ställa sig i kö från 16 års ålder men som tidigare inte kunna teckna kontrakt förrän man fyllt 18 år. Införandet av det nya bostadskösystemet är planerat till efter semestern. Diskussion följde avseende det föreslagna kösystemet och det framfördes att det var ett bra förslag. Diskussion fördes också om vid vilka fall det kan vara lämpligt att med köpoäng stimulera efterfrågan men att det med nuvarande starka uthyrningsläge inte finns anledning till några awikelser. att ge verkställande direktören i uppdrag att fortsätta med införandet av det nya bostadskösystemet och att styrelsen är intresserad aven demonstration av systemet innan sommaren. Jeanette Berggren informerade om att det i flera fall saknas ritningar. För närvarande planeras hur bolaget på bästa sätt ska digitalisera och katalogisera ritningarna. Utbildningen Etik i Bostadsföretag som hela personalen genomgått avslutades med en heldag den 11 april. Jeanette Berggren berättade att samtal har förts i större och mindre grupper kring olika etikfrågor. Som avslutning kom personalen överens om följande fyra värdeord för bolaget; respekt, trygghet, ödmjukhet och lojalitet. Som ett resultat av utbildningen kommer det förutom de ordinarie gruppmötena genomföras möten där olika yrkeskategorier blandas. 38 Övriga frågor Soltunets förskola Jeanette Berggren informerade att klagomål inkommit avseende problem med sandlådan vid Soltunets förskola på grund av många katter i området. Norabostäder har diskuterat frågan med personalen på förskolan, med förvaltningschefen för BUN, med BMB, med Smittskyddsinstitutet samt med Jordbruksverket. Efter dessa kontakter konstateras att katter finns fritt i samhället och att det är normalt sett inte farligt. Det som kan göras är att byta sand med jämna mellanrum eller byta underlag. Personalärende Jeanette Berggren informerade att Mats Ramse anställts som ny reparatör efter Roland Frisk som går i pension. Bolagsstämma Bolagsstämma kommer att hållas den 29 april kl

6 Järnboås Jan Forslund informerade om bostadssituationen i Järnboås och behov av nya moderna bostäder enligt en genomförd kartläggning. Skisser har gjorts på 20 st lägenheter (tvåor och treor) samt 10 st lägenheter i trygghetsboende. Frågan som ställdes till bolaget var om möjligheten att kunna konsultera bygdeföreningen med att göra en grov hyreskalkyl för att se vad bostadshyran skulle kunna landa på. Styrelsen diskuterade frågan. Styrelsens bedömning var att bolagets resurser nu i främsta hand behövs till arbete med Smedgården, men ställer sig positiv till att mot ersättning erbjuda tjänster för hyresberäkningar till bygdeföreningen under hösten Att ge verkställande direktören i uppdrag att under hösten 2013 vara behjälplig att mot ersättning räkna på bostadshyra. Jan Forslund deltog inte i beslut eller diskussioner. Entropi Entropi kommer på besök den 16 maj kl Alla i styrelsen som vill vara med är välkomna. 39 Nästkommande styrelsesammanträden Fredag den 3 maj extra styrelsesammanträde om Smedgården. Onsdag den 8 maj extra styrelsesammanträde om bolagets långsiktiga utveckling och behov av lönsamhetsbefrämjande åtgärder. Måndag den 27 maj ordinarie möte med bland annat tertialbokslut Onsdagen den 12 juni extra styrelsesammanträde om Smedgården. att fastställa ovanstående sammanträdesdatum. 40 Mötets avslut Ordföranden tackade de närvarande och sammanträdet avslutades. Vid protokollet 10M w-=-- Lars Winell Justeras c.ke~~ Bror-Erik Israelsson ~;;;i~ Lars-Erik Larsson