Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Norabostäder AB

Transkript

1 Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Norabostäder AB Tid: Plats: 5 november 2012 kl Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Frånvarande: Övriga närvarande: Bror-Erik Israelsson Hendrik Burgering Jan Forslund Elisabeth Hoikkala Kenneth Larsson Lars-Erik Larsson Ivar Fernemo Ulf Wilder Jeanelte Berggren, VD Lars Winell, ekonomiansvarig Mats Karlsson, arbetsledare Carina Royson, driftschef 265 Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 266 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 267 Val av sekreterare Till sekreterare för mötet valdes Lars Winell. 268 Val av justerare Till justerare alt jämte ordförande justera protokollet utsågs Hendrik Burgering. 269 Föregående mötes protokoll Jeanelte Berggren gick igenom protokoll nr 26, 10 oktober Jeanelte informerade alt Allbyggarn meddelats i enlighet med 260. att lägga ovanstående protokoll till handlingarna. 270 Månadsrapport Lars Winell föredrog månadsbokslutet per 30 september Det noterades alt resultatet ackumulerat till september är tkr och alt resultatet för september blev +396 tkr. Dock är prognosen för helårsresultatet oförändrad tkr. Under perioden oktober-december väntas stora investeringar i system dessutom är bland annat värmekostnaderna är högre sista kvartalet. Jeanelte Berggren informerade alt elavtalet löper elt år till men alt beslut om upphandling för 2014 bör faltas på nästa styrelsesammansträde.

2 att lägga månadsbokslutet till handlingarna. 271 Uthyrningsläget Jeanette Berggren informerade att vakanta lägenheter har ökat något i september. Några lägenheter är vakanta på grund av renoveringsbehov. Tre lägenheter på Västra Soltunet är vakanta på grund av storbranden. Det finns fler vakanta lägenheter i Gyttorp jämfört med Nora. För närvarande är det lite trögt att få ut vakanta lägenheter, vilket till viss del kan förklaras av säsongsvariationer. Det är lättare att hyra ut lägenheter på våren. Jeanette berättade att det för närvarande är relativt mycket manuellt arbete avseende uthyrning men att systemet kommer att uppgraderas inom kort och effektiviseringar kommer att vara igång under senare delen av våren. Förslag framfördes från styrelsen att marknadsföra lägenheterna i Gyttorp mot studenter. Jeanette informerade att under 2012 har bolaget legat lågt med marknadsföring men kommer framöver att lägga ner mer resurser på detta. att lägga rapporten om uthyrningsläget till handlingarna. 272 Projekt/fastigheter As fd förskola (Ashyttan 4:64) Jeanette informerade att fastighetsmäklare är kontakad inför eventuell försäljning. Enligt uppgift så är den avstyckning som gjorts av fastigheten och som går rakt igenom en av de byggnader som tillhörde det före detta pensionärshemmet rätt gjord. BMB rekommenderar att genomföra rivning av denna byggnad före försäljningen. Det finns beslut i kommunfullmäktige om tillåtelse för Nora Utveckling att sälja denna fastighet, vilket innebär att nytt beslut i kommunfullmäktige krävs där Norabostäder ges rätten att sälja fastigheten. att ge verkställande direktören i uppdrag att inleda processen för rivning av den före detta pensionärsbostad som delvis är belägen på fastigheten AShyttan 4:64. att ge verkställande direktören i uppdrag att förbereda och genomföra försäljning av fastigheten Ashyttan 4:64 via mäklare på den öppna marknaden. Försäljningen ska villkoras erforderliga politiska beslut såsom ett godkännande i kommunfullmäktige. Svanen Jeanette Berggren informerade om situationen kring Svanen. Beslut om byggnation eller försäljning har dragit ut på tiden mycket beroende på bolagets ekonomiska situation. Den entreprenör som vann upphandlingen bör snarast få besked. Vidare meddelade Jeanette att det finns ett donationsbrev avseende Svanen. Innan beslut kan fattas måste det kontrolleras vad som är tillåtet enligt detta donationsbrev. Eventuellt kan permutation sökas hos kammarkollegiet. att ge verkställande direktören i uppdrag avbryta den upphandling som genomförts för ny- och ombyggnation.

3 att ge verkställande direktören i uppdrag att till nästa styrelsesammanträde ha tagit fram de förutsättningar som finns för att sälja fastigheten. 273 Budget 2013 Underhållsplan Carina Royson och Mats Karlsson gick igenom den underhållsplan som tagits fram under hösten. Planen som är specificerad per fastighet visar dels reparationsbehov och dels underhållsbehov de närmaste åren. Det noterades att underhållsbehovet är mycket stort. Styrelsen uttryckte ett stort tack till dem som arbetat med att ta fram denna underhållsplan. Diskussion följde om möjligheten att göra prioriteringar samt vilka åtgärder som är möjliga att aktivera respektive vilka åtgärder som är hyreshöjande. Diskussion följde också om hur planen skulle se ut om reparationer ändrades från 120 kr/m2 till 100 kr/m2. Styrelsen tackade för rapporten och beslutade att företagsledningen till nästkommande styrelsesammanträde presenterar prioriteringslista totalt och per fastighet, vilka åtgärder som är hyreshöjande samt vilket underhåll som kan aktiveras. Styrelsen önskade också se ett förslag där reparationer justerades från 120 kr/m2 till 1 00 kr/m2. att ge företagsledningen i uppdrag att undersöka möjligheterna till stöd för renovering av byggnadsminnesmärkta fastigheter.

4 Ägartillskott Jeanette Berggren informerade om att förslag till ägartillskott har förts fram till kommunfullmäktige som hänskjutit frågan till budgetberedning den 6 november. Enligt beslut har budgetberedningen vid detta möte ombildats till kommunstyrelse så att förslag till beslut kan lämnas till nästkommande kommunfullmäktigesammanträde. Vidare berättade Jeanette att Norabostäders revisor har fått ett utredningsuppdrag av Nora Rådhus att visa hur kommunens och Norabostäders balansräkning respektive resultaträkning påverkas av ett eventuellt kapitaltillskott. Budgetunderlag Lars Winell gick igenom förutsättningarna som finns i det utsända budgetunderlaget. Diskussion följde om behovet att hyreshöjningar för att klara det stora underhållsbehovet. Jeanette Berggren kompletterade att det finns osäkerhetsfaktorer i budgetunderlaget som exempelvis att värmekostnaderna är beroende på om det blir varmare eller kallare än normalår. att ge verkställande direktören i uppdrag att boka träff med hyregästföreningen för ett inledande möte inför hyresförhandlingarna. att ge verkställande direktören i uppdrag att justera budgetunderlaget. Enligt styrelsen finns behov aven större hyreshöjning för att klara bolagets underhållsbehov och styrelsen ger även verkställande direktören möjlighet att budgetera med visst underskott för Finanspolicy. Lars Winell gick igenom den utskickade finanspolicyn. Diskussion fördes om några formuleringar. Styrelsen föreslog att i Riskinslruktion för Norabosläder punkt 1. Likviditet och betalningsberedskap ändra från "Likviditetsreserven skall som målsättning uppgå till minst 1 O MSEK, vilket motsvarar checkkrediten, och vara tillgänglig inom 2 dagar" till "Likviditetsreserven skall som målsättning uppgå till minst 1 O MSEK, vilket motsvarar checkkrediten, och vara tillgänglig inom 2 bankdagar" Styrelsen föreslog att i Riskinslruktion för Norabosläder punkt 5. Placering av kapital/egna medel ändra från "Atkomsttid inom 3 dagar" till" Atkomsttid inom 3 bankdagar". Angående när utförlig placeringspolicy ska upprättas godtog styrelsen nivån 20 MSEK. att godkänna finanspolicyn med ovan angivna förändringar och skicka den vidare till kommunfullmäktige för beslut. 275 Etiska regler för umgänge med leverantörer Jeanette Berggren berättade att bolaget haft en två-dagars utbildning med personalen i etikfrågor. Jeanette gick också igenom dokumentet "Etiska regler för umgänget med leverantörer". Diskussion följde om dokumentet med slutsatsen att dokumentet är välformulerat och heltäckande.

5 att godkänna dokumentet "Etiska regler för umgänget med leverantörer". att ge verkställande direktören i uppdrag att implementera dessa regler i organisationen. 276 Övriga frågor I nga övriga frågor har noterats. 277 Mötets avslut Ordföranden tackade de närvarande och sammanträdet avslutades. Vid protokollet Lars Winell Justeras ~t!re~l Bror-Erik Israelsson