Koppling Mittbygge. EDP Byggreda

Transkript

1 Koppling Mittbygge EDP Byggreda

2 Koppling Mittbygge EDP ByggReda Utgåva För programversion EDP Consult AB

3 Inledning Innehållsförteckning Innehållsförteckning Inledning Flöde Medborgaren skickar in en bygglovsansökan EDP ByggReda tar emot XML-filen från Mittbygge Registrera ärende via Inkorg Mittbygge Sektionen Bygglovsinformation Sektionen Kontrollansvarig Sektionen Kund Spara ärendet Meddelande Mittbygge snabbregistrering Skapa handling Mittbygge Sektionen Ärende Klar med inläsning för aktuellt ärende Meddelanden Meddelanden från ärende Meddelanden från handlingar Medborgaren skickar in en komplettering Förberedelser och inställningar Installationspaket Inställningar Skript för meddelandemallar Behörigheter Meddelandemallar Exempel på meddelandemallar från ärende Exempel på meddelandemallar för handlingar med åtgärdskoder Sektionen Direktregistrering Nedre delen i bilden - registrering av handling och fil med hjälp av byggpaket

4 Inledning 1 Inledning Integrationen mellan EDP ByggReda och Mittbygge är en tilläggsprodukt för de av våra kunder som har köpt e-tjänster för bygglovshantering från Mittbygge AB och vill ha en koppling till EDP ByggReda som underlättar registreringen. Flödet börjar med att en medborgare gör en elektronisk ansökan om lov från antingen kommunens hemsida eller från Mittbygges informationsportal mittbygge.se. Inloggad, med hjälp av e-legitimation, väljer medborgare ansökningstyp. Ansökan liksom all återkoppling från kommunen gör sökande från en webbsida kallad Pågående ärenden. När ansökan skickas, skapas en XML-fil som EDP ByggReda läser in i en funktion som heter Inkorg Mittbygge. XML-filen innehåller all information som medborgaren skrivit in i sin ansökan inklusive bifogade filer så som ritningar, bilder, information om kontrollansvarig med mera. I funktionen Inkorg Mittbygge kan man sedan skapa ärende och handlingar och få med sig alla uppgifter och bifogade filer från XML-filen, vilket underlättar registreringen. Kopplingen mellan EDP ByggReda och Mittbygge erbjuder även att kontinuerligt skicka meddelande till medborgaren, med möjlighet att bifoga filer i de olika skedena i ärendet. Det kan bland annat vara: att ärendet är registrerat att informera om att handläggare blivit tilldelad ärendet begäran om komplettering skicka olika meddelanden i ärendet att informera om att ärendet är komplett för att börja handläggas att ett beslut har blivit fattat att ärendet är avslutat Kompletteringar som kommer in i befintliga ärenden blir även synliga i Inkorg Mittbygge och kan därför registreras på ett enkelt sätt när de kommer in. 4

5 2 Flöde 2.1 Medborgaren skickar in en bygglovsansökan Ansökan påbörjas från länk på kommunens hemsida eller från Mittbygge AB informationsportal Medborgaren väljer sin kommun ur listan och klickar därefter på Logga in till tjänsten för att identifiera sig. Bild 1 Gröna rutan i Mittbygge.se Inloggning till Mittbygge sker med någon av följande legitimationer: BankID Mobilt BankID Nordea e-legitimation Telia, Steria, SignGuard e-legitimation Bild 2 Inloggningsval Inloggad har sökande nu en sida valbara tjänster i den aktuella kommunen i exemplet här under Prova en bygglovsansökan. Som inloggad ändras Gröna rutan till att redovisa: namn på inloggad ett klick på raden visar personliga inställningarna, pågående ärenden - ett klick på raden visar pågående ärenden i kommunen vilken kommun man är loggad i, startsida tjänster - länk till sidan med samtliga valbara tjänster i kommunen oavsett varifrån. Sidan ger en introduktion i arbetsgång och vägledning samt övergripande information från den valda kommunen. 5

6 Bild 3 Startsida inloggad Efter att en tjänst valts, ges kommunen möjlighet att informera sökande om vad den bör tänka på innan ansökan påbörjas. Tips finns hur sökande löser pop-up - hantering, en problemställning som hindrar en tjänst att starta. Startar tjänsten sker genom att klicka på knappen Starta ärende. Bild 4 Vald tjänstesida med kommuninformation 6

7 När ansökan fyllts i får sökande möjlighet att granska och eventuellt justera redovisade uppgifter innan den ska signeras och digitalt skickas in. Bild 5Granskningsbild Komprimerad När medborgaren skickar in en ansökan skapas en XML-fil med all information inkluderad även bifogade filer. Med ansökan skickas också in ansökan och samtliga bifogade handlingar som säkerhet. 7

8 2.2 EDP ByggReda tar emot XML-filen från Mittbygge Vid inloggning i EDP Byggreda kontrolleras om kopplingen är aktiv och om inloggad användare har behörighet för Inkorg Mittbygge. I så fall kontrolleras det direkt om det finns inkomna filer och sedan fortsätter EDP ByggReda att bevaka detta var femte minut. Vill man ändra tidsintervallet går det bra att göra det i sektionen [Mittbygge] i ini-filen. Finns det inkomna filer visas det i EDP ByggReda genom att knappen synlig längst ned på statusraden: blir Klicka på knappen så öppnas Inkorg Mittbygge där inkomna ansökningar visas. Funktionen Inkorg Mittbygge nås även via menyn Ärende > Inkorg Mittbygge. Här syns varje ansökan som en rad. Här kan även finnas kompletteringar i befintliga ärenden och då är Diarienummer ifyllt. Kickar man på knappen Visa för en ny ansökan ser man ansökan i PDFformatet: 8

9 Kickar man på knappen Visa för en komplettering kan det se ut så här: 2.3 Registrera ärende via Inkorg Mittbygge För att registrera ett ärende för ansökan klicka på knappen Registrera i Inkorg Mittbygge. Det går även bra att dubbelklicka på raden. Ärendehanteringsbilden öppnas i nyregistreringsläge med uppgifter från XML-filen ifyllda. När man skapar ärende från Inkorg Mittbygge så har flikarna i nedre delen försvunnit och ersatts med fält från bygglovshanteringen: 9

10 2.3.1 Sektionen Bygglovsinformation Fälten i sektionen Bygglovsinformation är samma fält som finns i Bygglovshanteringen, utom fälten Anmälningstyp och Åtgärd som kommer från XML-filen. Om bygglovshanteringen brukar användas så fyll i byggpaket, byggnadstyp, plannamn/aktbeteckning m.fl. Om information om kontrollansvarig finns med i XML-filen, och motsvarande personnummer eller certifieringsnummer även finns i registret Kontrollansvariga, så är fältet Kontrollansvarig ifyllt Sektionen Kontrollansvarig Om information om kontrollansvarig finns med i XML-filen, men ingen matchning kan göras i registret Kontrollansvariga, så är knappen Skapa i ärendebilden aktiverad. Trycker man på knappen Skapa öppnas bilden för registret kontrollansvariga: 10

11 I nedre delen av bilden visas informationen som finns i XML-filen. EDP ByggReda kopierar automatiskt alla uppgifterna till respektive fält i övre delen av bilden, vilka går att redigera innan man sparar. Om information om kontrollansvarig finns med i XML-filen, och matchning kan göras i registret Kontrollansvariga, men uppgifterna skiljer sig åt, så är knappen Kontrollera i ärendebilden aktiverad. Trycker man på knappen Kontrollera öppnas bilden kontrollansvariga där man får möjlighet att kontrollera vilka uppgifter som skiljer sig och redigera innan man sparar. För att sätta kontrollansvarig i ärendet klicka på knappen Sätt KA i ärendet. 11

12 2.3.3 Sektionen Kund Om information om faktureringsadress finns med i XML-filen och träff kan göras på person- eller organisationsnummer i kundregistret så är knappen Koppla befintlig aktiverad. Trycker man på knappen kopplas kunden till ärendet och blir synlig under fliken Kunduppgifter: Knappen Lägg upp kund är alltid aktiverad. Trycker man på knappen öppnas bilden för kundregistret och är då förifylld med information från XML-filen. 2.4 Spara ärendet Det är nu dags att spara ärendet, och har man fyllt i Bygglovsinformation så skapas det även en post i Bygglovshanteringen. Ärenden som är skapade från Inkorg Mittbygge blir markerade genom att knappen Mittbygge knappraden i ärendehanteringen inte längre är nertonad. i När ärendet sparas skickar EDP ByggReda ett meddelande till Mittbygge. Detta meddelande sker helt automatiskt vid sparning och kan inte stoppas av registratorn. Resultatet hos medborgaren på sin sida Pågående ärenden kan se ut enligt nedan. Bild 6 Återkopplingsinformation när ansökan blivit ett ärende Man kommer nu in i bilden Meddelande Mittbygge snabbregistrering. 12

13 2.5 Meddelande Mittbygge snabbregistrering Här får man nu möjlighet att skicka iväg valda meddelanden till Mittbygge. Som standard är Ärende tilldelat handläggare förvalt. Här går det bra att välja bort eller välja ytterligare alternativ innan man trycker på knappen Skicka. Meddelandena som syns här är inlagda som standard i meddelandemallregistret. Dessa går att anpassa så att det passar den egna verksamheten. När man skickar valda meddelanden så skapas och skickas ett meddelande per rad. För sökanden kan det se ut så här under Pågående ärenden inloggad i Mittbygge: Bild 7 Övergripande löpande information i ett ärende hos sökande För att få upp detaljerad information från kommunen, kunna komplettera eller kontrollera vad som stod i ansökan eller se vilka handlingar som bifogats ansökan eller komplettering klickar sökande på länken Bygglov. En detaljerad bild där även komplettering sker från erhålls. 13

14 Bild 8 Detaljerad information i ett ärende hos sökande När man skickat meddelandena så öppnas bilden Skapa handling Mittbygge där man kan skapa handlingar i ärendet och koppla bifogade filer. 14

15 2.6 Skapa handling Mittbygge Sektionen Ärende Här visas information om ärendet så att man lätt håller reda på vilket ärende man registrerar handlingar för Sektionen Direktregistrering Här kan man registrera handlingar för bifogade filer utan att använda byggpaketet. Här visas alla filer som bifogades i XML-filen. Välj en eller flera filer i kolumnen Välj : Tryck därefter på knappen Skapa. Bilden Handlingar öppnas i nyregistreringsläge: 15

16 Komplettera handlingen och spara. Vald fil lagras in i databasen och kopplas till handlingen: Handlingar som är skapade via bilden Skapa handling Mittbygge blir markerade av att knappen Mittbygge nertonad. i handlingsbilden inte längre är 16

17 2.6.3 Nedre delen i bilden - registrering av handling och fil med hjälp av byggpaket Nedre delen i bilden Skapa handling Mittbygge används om man vill registrera handlingar och bifoga filer med hjälp av valt byggpaket. När man bockar i In i byggpaketet så öppnas en bild där man får välja vilken eller vilka filer som ska kopplas till handlingen som skapas: Välj en eller flera filer i kolumnen Välj, och tryck sedan OK, så skapas handlingen och vald fil (eller valda filer) lagras in i databasen och kopplas till den nya handlingen. 17

18 2.7 Klar med inläsning för aktuellt ärende När alla filer till ansökan är registrerade och inlagrade, markeras filerna som inlagrade: Trycker man på knappen Mittbygge där ansökan nu tagits bort: så återgår ByggReda till Inkorg 18

19 2.8 Meddelanden Med hjälp av meddelanden kan man via EDP ByggReda skicka statusuppdateringar och meddelanden till sökanden. Meddelandena blir synliga för sökanden under Mina engagemang i Mittbygge. De flesta meddelanden som skickas är förutbestämda och meddelandet hämtas då från en meddelandemall. Man kan även skicka meddelande manuellt. Man dubbelklickar då på nästa lediga rad under fliken Mittbygge i Ärendehanteringen och får fram bilden Meddelande Mittbygge. När meddelandet är sparat och skickat blir det synligt under fliken Mittbygge. Under fliken Mittbygge i ärendehanteringen syns: både meddelande som skickas via ärendehanteringen och handlingsbilden både meddelande som skapats automatiskt och manuellt både meddelande som är skickade och som inte är skickade Meddelanden från ärende Exempel på meddelande från ärende kan vara: Tilldelad handläggare (Skickas när ärendet har fått en ny handläggare) Makulerat (Skickas när ärendet har fått status M) Avslutat (Skickas när ärendet har fått status A) Ärende komplett (Skickas när fältet ÄK fylls i.) När man har sparat ett nytt ärende och där man angivit en handläggare, så känner EDP ByggReda av att det finns meddelandemallar som är inställda på att skapa meddelande för Tilldelad handläggare. Därför öppnas bilden Meddelande Mittbygge snabbregistrering och visar alla meddelandetyper som är kopplade till ärendebilden: 19

20 Här får man nu möjlighet att skicka iväg valda meddelande till Mittbygge. Som standard är Ärende tilldelat handläggare förvalt. Här går det bra att välja bort eller välja ytterligare alternativ innan man trycker på knappen Skicka. Rubriken och Texten är hämtade från meddelandemallarna. Rubriken går inte att ändra, men Texten kan redigeras innan man skickar. Meddelandena som syns här är inlagda som standard i meddelandemallregistret. Dessa går att anpassa så att det passar den egna verksamheten. När man skickar valda meddelanden så skapas och skickas ett meddelande per rad Meddelande Ärendet är komplett När man anger ett datum i fältet ÄK (Ärende komplett) i Ärendehanteringen så öppnas bilden Meddelande Mittbygge snabbregistrering: Meddelandet Ärendet klart för handläggning är valt och skickas när man trycker på knappen Skicka. För sökanden kan det se ut så här under Pågående ärenden inloggad i Mittbygge: 20

21 Meddelande Ärendet avslutas När man avslutar ett ärende, antingen genom att manuellt sätta Status = A och spara, eller genom att trycka på STOP-knappen, så öppnas bilden Meddelande Mittbygge snabbregistrering: Meddelandet Ärendet är avslutat är valt och skickas när man trycker på knappen Skicka. För sökanden kan det se ut så här under Pågående ärenden i Mittbygge: 21

22 2.8.2 Meddelanden från handlingar Exempel på meddelanden för handlingar kan vara: Beslut Återkallas Överklagats Komplettering När man har sparat en handling som är knuten till en meddelandemall med angiven åtgärd så öppnas bilden Meddelande Mittbygge : 22

23 Texten i fälten Rubrik/Mall, Meddelandetyp, Meddelandeaktivitet och Text hämtas från meddelandemallen. Här kan texten redigeras vid behov innan meddelandet skickas. Vill man att filer som är kopplade till handlingen ska bifogas meddelandet trycker man på knappen Lägg till filer från handling. Filerna som finns på handlingen läggs då in i fältet Bifogade filer. Vill man lägga till filer från disk eller från en filserver trycker man på knappen Lägg till. En vanlig öppningsdialog öppnas där man kan välja filer. Vald fil läggs in i fältet Bifogade filer. Här går det att bifoga flera filer för samma meddelande. För att skicka meddelandet tryck på knappen Skicka. Då sparas meddelandet och skickas på samma gång och bockrutan Skickad blir markerad. 23

24 Om man av någon anledning inte vill skicka meddelandet direkt, kan man spara meddelandet med spara-knappen och välja att skicka meddelandet i ett senare skede. Alla meddelanden som skapats, oavsett om de är skickade eller inte, blir synliga under fliken Mittbygge i ärendehanteringen Meddelande Begäran om komplettering När man registrerar en handling i ett ärende som är en begäran om komplettering, och en meddelandemall finns för angiven åtgärdstyp, så öppnas bilden Meddelande Mittbygge : Redigera eventuellt texten och bifoga eventuellt en eller flera filer. Tryck därefter på knappen Skicka. För sökanden kan det se ut så här under Pågående ärenden inloggad i Mittbygge: 24

25 25

26 Bild 9 Pågående ärende, komplettera och bifoga filer Meddelande När ett beslut registreras i ett ärende När man registrerar en handling med en beslutsåtgärdstyp i ett ärende och en meddelandemall finns för angiven åtgärdstyp så öppnas bilden Meddelande Mittbygge med text från meddelandemallen ifylld. Eftersom man i det här läget inte hunnit skapa beslutet eller koppla in en fil, så kan man låta meddelandet ligga kvar osparat och återgå till handlingen för att göra detta. När en fil är inkopplad på handlingen kan man gå tillbaka till det osparade meddelandet och eventuellt redigera texten och bifoga eventuellt en eller flera filer från disk eller från handlingen. Tryck därefter på knappen Skicka. 2.9 Medborgaren skickar in en komplettering När sökanden skickar in en komplettering via sin sida Pågående ärenden i Mittbygge blir den synlig i funktionen Inkorg Mittbygge : 26

27 I kolumnen Anmälningstyp står det att det är en komplettering och i kolumnen Diarienummer ser man vilket ärende kompletteringen gäller för. När man dubbelklickar på raden eller trycker på knappen Registrera så öppnas bilden Skapa handling Mittbygge : Här kan man registrera den inkomna handlingen på två sätt: Gör en Direktregistrering genom att välja Situationsplan i kolumnen Välj och därefter trycka på knappen Skapa (i sektionen Direktregistrering) 27

28 Använd byggpaketet i nedre delen av bilden och bocka i In på raden Situationsplan varpå bilden Välj filer som ska kopplas in öppnas där man kan välja filen Situationsplan. Tryck sedan OK, så skapas handlingen och vald fil lagras in i databasen och kopplas till den nya handlingen i ärendet. Nu ser man att Situationsplanen är inlagrad: 28

29 Förberedelser och inställningar 3 Förberedelser och inställningar 3.1 Installationspaket Förutsättningarna för att integrationen ska fungera är naturligtvis att man köpt portalen Mittbygge. Från EDP ByggRedas sida behöver man minst version (aug 2012) samt en nyckel som levereras i samband med en beställning. 3.2 Inställningar Lägg till nedanstående sektion i BR_SQL.INI (eller MRBR_SQL.ini): [Mittbygge] MappNya=[Sökväg]\Esmeralda\inbox\ \logica.eformular MappHanterade=[Sökväg]\projekt\Mittbygge\MappHanterade MappSkicka=[Sökväg]\Esmeralda\outbox\ \logica.me.signal FlikSokande=1 FlikMedsokande=2 FlikByggherre=3 FlikFastighetsagare=4 Organisationsnummer=212000XXXX KommunId=YYY Intervall=3 EfternamnFörst=1 MappNya och MappSkicka ska peka på den sökväg där användaren kan nå dessa mappar. Det är alltså mappar som lagts upp på servern där ni installerat Esmeralda vilket för användarna innebär en uppmappad enhet. MappHanterade är en mapp som fungerar som en papperskorg där de filer som hanterats hamnar. Ni kan skapa en mapp t.ex. /Prog/MittbyggePapperskorg/ och peka ut den. Obs! Tänk på att ge användarna tillräckliga rättigheter till respektive mapp. Esmeraldas inmapp (MappNya), där inkommande filer från Mittbygge hamnar och där EDP ByggReda hämtar filerna: Här är det Esmeralda som skriver filerna, EDP ByggReda-användaren behöver läs- och radera-rättighet. Esmeraldas Skickamapp (MappSkicka), där EDP ByggReda lägger utgående filer som Esmeralda skickar till Mittbygge: Byggreda-användaren behöver skrivrättighet. Esmeralda raderar filerna när de skickats till Mittbygge. Papperskorgsmappen (MappHanterade): Hit flyttas de inkommande filer som hanterats i EDP ByggReda. Byggredaanvändaren behöver skrivrättighet. Den som tömmer den behöver självklart även raderarättighet. 29

30 Förberedelser och inställningar Vilken information som ska placeras i respektive namnflik styrs med följande inställningar: FlikSokande, FlikMedsokande, FlikByggherre, FlikFakturamottagare, FlikFastighetsagare Organisationsnummer. XXXX= Kommunens unika kod. KommunId. YYY= KommunID Erhålls av Mittbygge eller EDP Consult. Intervall. Pollning i minuter. Default 5 minut Ingen loggning. EfternamnFörst. Ange hur för- och efternamn från Mittbygge ska sättas ihop i EDP ByggReda. Ange 0 för förnamn mellanslag efternamn eller 1 för efternamn komma förnamn. Lägg till nedanstående sektion vid Standard tabelldefinitioner i Flikar.ini (eller FlikKUND.ini): [!Mittbygge] Tabname1=&Mittbygge TabReg1=BMittbyggeMeddelande TabOrderBy1=Datum TabGridLabels1=Datum;Rubrik;Text;Skickad TabGridFields1=Datum;Rubrik;Text;Skickad TabGridTypes1= ; ; ;K TabGridWidths1=1100;2400;6000;900 Lägg till nedanstående rader, markerat med rött nedan, under avsnittet [FD601] i Flikar.INI (eller FlikKUND.ini): [FD601] ; Ärendehantering TabsPerPage=5 TabReg1=!DHandlingar TabReg2=!DAnteckning TabReg3=!DBevakning TabReg4=!DIA+ANT TabReg5=!BeslutHandl Tabname6=&Kommentar TabReg6=.Text Tabreg7=!BSakagare TabReg8=!MBDebitering Tabreg9=!BGrannar Tabreg10=!Mittbygge Tänk på att siffran framför likhetstecknet ska vara nästkommande siffra efter den senaste Tabreg-fliken. 3.3 Skript för meddelandemallar Kör skriptet Mittbygge_Meddelandemall.sql i databasen för att lägga till medföljande meddelandemallar. 30

31 Förberedelser och inställningar 3.4 Behörigheter Behörigheter för de olika bilderna som rör Mittbygge-kopplingen sätts i Behörighetsregistret. 3.5 Meddelandemallar När kopplingen till Mittbygge levereras medföljer ett antal meddelandemallar som standard. Meddelandemallarna nås via menyn System > BR register > Mittbygge meddelandemall. I registret finns meddelandemallar för både ärende och handlingar. Dessa behöver ses över och eventuellt redigeras så att de passar den egna verksamheten Exempel på meddelandemallar från ärende Tilldelad handläggare (Skickas när ärendet har fått en ny handläggare) Makulerat (Skickas när ärendet har fått status M) Avslutat (Skickas när ärendet har fått status A) Ärende komplett (Skickas när fältet ÄK fylls i.) 31

32 Förberedelser och inställningar Exempel Ärende komplett (Meddelandemall utan aktivitet och åtgärdskod) Fälten från sektionen Valbar text är fält från databasen. Med hjälp av drag and drop ska man dra dem till fältet Meddelandetext. I fältet Meddelandetext kan man kombinera datafälten med fast text. Redigera standardmeddelandena med egen text som passar verksamheten Exempel på meddelandemallar för handlingar med åtgärdskoder Beslut Återkallas Överklagats Komplettering 32

33 Förberedelser och inställningar Exempel Komplettera ärende (Meddelandemall med aktivitet och åtgärdskod) I gridden Åtgärder anger man den eller de åtgärdskoder för handlingar som ByggReda ska skapa ett meddelande för när handlingarna sparas. Här är det viktigt att man anger de åtgärdskoder som används i ByggReda för den typen av meddelandemall. 33

34 VID FLERA KOMMUNER I BYGGREDA Ändringar och tillägg behöver ske i MRBR_SQL.ini. I befintligt avsnitt [Mittbygge] lägg till grönmarkerat: [Mittbygge] FlerKunder=TRANEMO MappNya=C:\Program Files\Esmeralda\inbox\ \logica.eformular MappHanterade=c:\projekt\Mittbygge\MappHanteradeUlricehamn MappSkicka=C:\Program Files\Esmeralda\outbox\ \logica.me.signal FlikSokande=1 FlikFastighetsagare=4 Organisationsnummer= KommunId=308 Intervall=1 Kommunkod=Ulricehamn Lägg till följande avsnitt: [MittbyggeTRANEMO] MappNya=C:\Program Files\Esmeralda\inbox\ \logica.eformular MappHanterade=c:\projekt\Mittbygge\MappHanterade_Tranemo MappSkicka=C:\Program Files\Esmeralda\outbox\ \logica.me.signal Organisationsnummer= KommunId=306 Kommunkod=Tranemo Kontrollera att sökvägarna stämmer och att rätt mappar existerar på angivet ställe. Kontrollera att rätt organisationsnummer är inskrivna exempel ovan stämmer inte.