och Arbetsmodell Reviderad: Version: 1.0 Godkänd av:

Transkript

1 Förskoleenkäten 2016 Arbetsmodell och årshjul Dokumentnamn: Förskoleenkäten 2016 Arbetsmodell och årshjul Fristående Dokumentansvarig: Fredrik Ledin och Katarinaa Sjöström, Utbildningskontoret Godkänd av: Utbildningsdirektörens ledningsgrupp Version: 1.0 Dokumentdatum: Reviderad:

2 Ditt engagemang har stor betydelse Förskoleenkäten är ett viktigt verktyg i kvalitetsarbetet. Genom enkäten får vårdnadshavare möjlighet att delge sina upplevelser av kvaliteten inom förskoleverksamheten. En hög svarsfrekvens är centralt för att resultat ska kunna användas. Ledare och personal har en viktig roll i denna process. Arbetet börjar långt innan mätperioden startar och fortsätter långt efter avslutad undersökning. Ert sätt att agera och kommunicera med varandra och vårdnadshavare om enkäten avspeglas tydligt i svarsfrekvensen och hur användbart resultatet blir. I detta dokument finns tips och råd på hur förskoleenkäten kan genomföras i förskolan. Tips och råd kan även appliceras på familjedaghem. Förslagen bygger på insamlad data från tidigare undersökningar och samtal med två förskolechefer som arbetar aktivt med enkäten och uppnår en hög svarsfrekvens på sina enheter. 2 (6)

3 Årshjul - Förskoleenkäten 2016 Analys av resultatet med arbetslagen. Förskolan uppgift Resultatet distribuerat till förskolechef (senast mån 28 nov). Resultatgenomgång på föräldramöte och förskoleråd. Vad bra, vad dåligt och vilka områden ska fokuseras på. Arbeta kontinuerligt med svarsfrekvensen och framtagna förslag. Utdelning av enkätmaterial till vårdnadshavare (v. 42). Genomgång av genomförandet med arbetslagen. Enkätavslutning (sön 13 nov). Enkätstart (mån 24 okt). Distribution av enkätmaterialet för genomförandet med post till förskolorna (v. 42). Utbildningskontoret uppgift Kontinuerligt arbete med resultatet under våren och fram till nästa enkät. Förändringar och åtgärder återkopplas kontinuerligt till vårdnadshavarna. Utskick information om genomförande och beställning av översättningar och tolkhjälp (v. 38). Viktiga datum Information om enkäten på föräldramöte och förskoleråd. Planeringsdag/möte med arbetslagen. Utvärdering av enkätprocessen. Utskick enkätinformation och insamling organisationsträd (v. 33) Planera in enkäten i verksamhetens årshjul.

4 Arbetsmodell förskoleenkäten 2016 Arbetet med enkäten är en kontinuerlig process. Arbetet kan delas in i fyra delar: Förberedelse Genomförande Analys Åtgärder Förberedelse (maj oktober) Planera förskoleenkäten Börja redan i maj juni att planera hur enkäten ska genomföras, eftersom mätperioden har flyttats från mars till oktober november. Detta dokument finns som stöd i arbete med att planera in enkäten i ert årshjul. Planeringsdag/möte Presentera genomförandet av enkäten på höstens första planeringsdag/möte med arbetslagen. Gå igenom upplägget och tidsplanen. Gör en återkoppling till föregående undersökning, en sammanfattning av resultatet och vilka åtgärder som genomförts. Låt personalen diskutera och komma med förslag på hur arbetet ska genomföras i syfte att uppnå en hög svarsfrekvens. Målet är att nå 100 % hade 50 av 112 förskolor 70 % eller mer, varav 3 förskolor hade 100 %. Det finns ingen exakt siffra för när svarsfrekvensen blir acceptabel, men ett riktmärke kan vara att komma upp i minst 70 % för ett användbart resultat. Det är viktigt att presentationen och diskussionen får personalen att förstå enkätens betydelse för kvalitetsarbetet. Personalen har daglig kontakt med vårdnadshavare och har därigenom stora möjligheter att påverka hur hög svarsfrekvensen blir. Föräldramöte/förskoleråd Presentera genomförandet och tidsplanen på föräldramöte/förskoleråd i början av höstterminen. Summera ihop föregående enkät. Vad var bra, vad var dåligt, vilka åtgärder har gjorts och hur tänker förskolan arbeta med årets enkät. Samla in förslag på hur förskolan bör arbeta för att så många vårdnadshavare som möjligt ska få tillfälle att besvara enkäten. Skicka protokollet från mötet till samtliga vårdnadshavare. Komplettera personalens förslag med vårdnadshavarnas. Inskolningssamtal På inskolningssamtalet informeras nya vårdnadshavare att en enkät ska genomföras. Betona enkätens betydelse för verksamhetens kvalitetsarbete. Berätta om resultat från tidigare enkät som medfört en förändring. Beställ översättningar och tolkhjälp Alla vårdnadshavare ska ges möjlighet att besvara enkäten. Enkäten finns därför översatt och tolkhjälp erbjuds. Mer information om hur översättningar och tolkhjälpen beställs kommer under hösten. I år översätts även informationsaffischen. 4 (6)

5 Genomförande (oktober november) Digitala informationstexter Verksamheten får tillgång till digitala informationstexter som används för att informera och påminna om enkäten. Använd era befintliga informationskanaler. Skicka ut informationstexten innan enkätstarten. Låt svarsfrekvensen styra antalet påminnelser. Genomgång genomförandet Gå igenom hur förskolan ska arbeta och hur enkätmaterialet ska hanteras med arbetslagen innan enkätmaterialet distribueras till förskolan. Vem tar hand om materialet när det kommer, var sätts informationsaffischen upp och hur delas föräldrabrevet ut? Datorer tillgängliga Låt ett antal datorer finnas tillgängliga för besvarandet av enkäten på förskolan. Vi passar barnen medan du besvarar enkäten. Enkätmaterialet Materialet distribueras med post till förskolan under vecka 42. Materialet delas sedan ut till respektive avdelning. Enkäten pågår under tre veckor (v ), så dela ut materialet omgående. Varje avdelning får personalbrev, informationsaffisch och föräldrabrev. Tips på hantering av enkätmaterialet: Sätt upp informationsaffischen där barnen hämtas och lämnas. Personalen delar ut föräldrabrevet med instruktioner och lösenord personligen till varje vårdnadshavare. Betona vikten av att enkäten besvaras. Mätperioden Enkäten startar måndag den 24 oktober (v. 43) och pågår fram till och med söndag den 13 november (v. 45). Arbeta aktivt med enkäten så svarsfrekvensen blir så hög som möjligt. Utgå från de framtagna förslag på hur förskolan ska arbeta. Tips och råd kring hur förskolan kan arbeta: Följ svarstatistiken direkt från start. Vid låg svarsfrekvens kan extrainsatser behövas. Insatserna kan redan behöva sättas in under vecka två. Rekommendera personalen att anmäla sig till sändlistan för svarsstatistikrapporten (kommer under hösten), så de kan följa svarsfrekvensen. Förskolechefer får rapporten per automatik. Sätt upp lista med svarsfrekvens vid hämtning och lämning. Vårdnadshavare kan sporras av en jämförelse med tidigare års svarsfrekvens, andra avdelningar eller att uppnå en viss svarsfrekvens. Påminn kontinuerligt. Personalen påminner vårdnadshavare till de barn de är ansvariga (ansvarigt barn) för, för att undvika att de blir tjatiga. Informera vårdnadshavare med flera barn i verksamheten att de ska besvara en enkät per barn, även om de går på samma avdelning. Anordna en föräldraaktivitet, där även enkäten besvaras. Bokningsbara tider. Vårdnadshavare bokar in en tid för genomförandet på förskolan. Enkäten tar i genomsnitt mindre än 15 minuter att besvara. Erbjud en belöning. Uppnås en viss svarsfrekvens kan det anordnas en utflykt, en fikakväll eller någon annan aktivitet. 5 (6)

6 Distribution resultat Enkätresultatet distribueras till respektive förskolechef (via e post), senast måndag den 28 november (v. 48). Resultatet redovisas på förskole, arbetslag (om inlämnat) och avdelningsnivå, vid minst fem svar (anonymitet). Respektive förskolechef distribuerar sedan vidare resultatet till berörda arbetslag. Viktigt! Resultatet innehåller fritextsvar. Fritextsvaren kan innehålla både namn och annan känslig information. Gå igenom svaren och bestäm hur de ska hanteras innan de eventuellt distribueras vidare. Fritextsvaren redovisas i separata resultatrapporter. Analys (december februari) Analys Analysera uppifrån och ned. Börja med förskolans resultat. Gå igenom kvalitetsområdena och därefter de individuella frågorna. Vad är bra, vad är dåligt och var finns en hög andel Vet inte svar? Undersök sedan skillnader mellan arbetslag och mellan avdelningar. Vilka har bidragit till vad? Analys med arbetslag Låt arbetslagen vara med i analysarbetet. Presentera verksamhetens resultat och låt varje arbetslag analysera sina resultat. Arbetslagen tar fram förslag på hur förskolan och avdelningarna ska arbeta vidare. Vilka åtgärder och förbättringar kan göras. Resultatgenomgång föräldramöte/förskoleråd Presentera och diskutera resultatet från analysen med arbetslagen på föräldramöte/förskoleråd. Protokoll från mötet skickas till samtliga vårdnadshavare. Åtgärder (mars nästkommande enkät) Kontinuerlig återkoppling Nu när enkäten är genomförd och resultatet presenterat tar det fortsatta arbetet vid. De förändringar och åtgärder som delvis blivit en följd av enkätresultatet ska implementeras i verksamheten. Arbeta kontinuerligt under året med att återkoppla till vårdnadshavare hur enkätresultatet har påverkat förändringar i verksamheten. Detta kommer inverka positivt på vårdnadshavares intresse att besvara nästkommande enkät. Detta är ett led i det systematiska kvalitetsarbete, där barnens vårdnadshavare ska ges möjlighet till deltagande i kvalitetsarbetet. 6 (6)