Introduktion till Winbas. entreprenad

Transkript

1 Introduktion till Winbas entreprenad

2 Entreprenad Hej, jag heter Will-Bert och skall försöka hjälpa dig med en kort introduktion till affärssystemet Winbas. Eftersom du valt att läsa (ladda ned) detta dokument så utgår jag från att du är intresserad att veta mer om entreprenadverksamheten knuten till Winbas. När man arbetar som entreprenadföretag har man oftast olika inriktningar på sin verksamhet. En del arbetar bara med entreprenader, andra bara med service men de flesta har en mix av båda. När det gäller entreprenader brukar det alltid förekomma projektuppföljning som ett viktigt och sammanhållande begrepp. På servicesidan är serviceorderhanteringen viktig. I detta dokument kommer jag att ägna största delen åt servicehanteringen men även en kort beskrivning av projekthanteringen. Dock kommer vi att börja i en annan minst lika viktig del av systemet, nämligen produkter eller som man också säger artiklar. Produkter. Grunden för all orderhantering/fakturering bygger på att man förutom en kund har en eller flera produkter att registrera på en order/faktura. Om du har laddat ned rätt databas nämligen Entreprenad Demo så skall du kunna öppna rutin 20 Produkter. I produktregistret finner du cirka produkter som är inlästa för att ge en bild av systemets funktionalitet såsom sökbarhet mm. Om du i fältet skriver in Del så kommer en produkt fram för att i order/faktura kunna lägga en orderrad som behandlar/beskriver en dellikvidsrad (kallas också a conto). I grunduppläggningen har man givetvis inte fyllt i några belopp eftersom dessa påföres vid uppläggning av orderraden. Fältet snett till vänster är mycket viktigt då man genom denna koppling till produktgrupper beskriver hur produkten när den används i en orderrad bl.a skall konteras (bokföras). Uppläggning av produktgrupper sker från den administrativa meny s flik F3 Övrigt 20 produktgrupper. och därefter I produktregistret finns exempel på flera produkter (ex.vis produktnummer slut ) som kan användas på en entreprenadrelaterade order/fakturor vid hanteringen av slutfakturan. Produkt med produktnummer T används för att kunna skapa textrader närhelst man önskar ibland orderraderna. Produktnummer TS (text serviceorder) är upplagd för att hantera texter knutna till serviceorder. Under produktregistrets flik F3 Övrigt finns en ruta för att markera att denna produkt enbart kan användas för texthantering. under denna knapp kan man lägga upp alternativa produktnummer. Varje produkt kan, förutom sitt originalnummer hanteras med ytterligare 10 produktnummer. För mer information läs hjälptexten under knappen F1. Prova gärna genom att i fältet skriva in BLÅ och trycka enter. Prisinläsning. Övriga produkter i registret är hämtade från grossist s hemsida och inlästa i programmet via prisinläsningsfunktionen som finns som en fristående funktion och hittas i programgruppen Sida 2 av 8

3 winbas (via startknappen och program och programgrupp winbas). Hur många grossistprislistor som skall läsas in bestämmer varje enskild företag. Normalt vill man kunna se priser från de grossister man gör inköp hos. För att lägga upp inläsningsmasker krävs en viss kunskap om posthantering. Kunder. I rutin 10 Kunder måste man givetvis lägga upp kunden med för kunden unika egenskaper såsom adresser, betalningsvillkor, prislistor, generella rabatter mm. I rutinen finns några kunder upplagda som givetvis kan användas efter tycke och smak. Testa gärna med att lägga upp någon ny kund. Serviceorder I serviceorderrutinen lägger man upp order knutna till företagets serviceverksamhet. Man knyter en kund till ordern och lägger upp känd information för att montören skall kunna utföra arbetet. Genom att under fliken Anmälan ange vad som skall utföras ger man montören grundinformation för sitt uppdrag, oftast baserat på lämnad kundinformation. Denna text kommer ut på inlämningskvitto / servicesedel (arbetsorder). När sedan arbetet är utfört har montören fylls i sitt dokument och registrering sker av uppgifter för att kunna producera fakturan. Allt arbete och material som skall debiteras noteras under F6 Transaktioner. Under Åtgärd noteras det som kunden behöver veta i sin faktura. I foten på servicesedel (nedan) har jag designat ut ett antal funktioner/arbetsmoment som montören skall fylla i innan arbetet kan anses färdigt. Sida 3 av 8

4 Har du verksamhet där kunder lämnar in saker för reparation så använder du i grunden samma funktioner men när du återlämnar den reparerade saken så skrivs ett utlämningskvitto för kvittens på att varorna är utlämnade och mottagna. Projekt. Om man från huvudmenyn väljer fliken F3 Övrigt kommer man bl.a åt Projektrutin 40. Denna rutin används för att lägga upp nya projekt som inkommit. I normalhanteringen brukar man när ett projekt har inkommit börja med att lägga upp projektet med dess egenskaper såsom kundnummer, kalkyl mm. Om projektet inte är upplagt vid orderläggning frågar systemet om det skall läggas upp. Troligtvis måste viss komplettering ske efter en sådan uppläggning. Order/faktura. När man så skall fakturera kunden en dellikvid/slutfaktura öppnar man rutin 31 Order/faktura. Allt som läggs upp bildar alltså en order innan fakturan skapas. Genom att välja en kund via sökknappen aktiveras ordern. Man påför de egenskaper som order/fakturan skall ha med bl.a projektnummer, referenser, mm. Genom att klicka på F6 Transaktioner öppnas orderradsregistreringen. Väl inne i denna del av systemet kan man nu lägga upp de olika raderna som ordern/fakturan skall innehålla. Anger man ex.vis produktnummer T så kan man enkelt skriva in texter som är relevanta till det utförda arbetet. Ange produktnummer del för att lägga upp en dellikvidsrad. Vid slutfakturan drar man av gjorda dellikvider genom att ange -1 i beställt antal och summan av alla utfakturerade dellikvider (positivt). På nästa orderrad anges produktnummer Slut med relevant information för att vissa att det är en slutfaktura. Om du skall hämta upp en redan aktiverad/sparad order i systemet använder du knappen till höger om fältet (Ordernummer). I denna lista visas nu alla upplagda order som ej utfakturerats ur systemet. Genom att välja en befintlig order kan du fortsätta registrera på den hämtade ordern. En order försvinner normalt bara när samtliga orderrader har frisläpps och/eller när beställt och levererat antal är lika. Kassa/Snabborder Som entreprenadföretag händer det att dina slutkunder är privatpersoner och därför finns också möjlighet att använda Winbas kassafunktioner för kontanthanteringen. Nedan kommer en kort beskrivning av vad som systemet kan erbjuda dig. Kassa Normalfallet är när en kund kommer in och från befintliga hyllor plockar de varor han/hon önskar köpa. Väl vid kassan kan avläsning ske med hjälp av läsutrustning eller mer traditionellt via inslagning av produktnummer via tangentbordet. Kunden skall kunna använda flera olika betalningssätt såsom kontant, kort eller presentkort. Betalning skall också kunna ske med annan godkänd valuta och t.o.m betalning i delade valutor (ex.vis Sek/Eur). Sida 4 av 8

5 Om vara som efterfrågas ej finns hemma kan man via kassa göra en kundorder och en leverantörsorder (beställning). Den gjorda kundordern (som ej skall faktureras) kan sedan aktiveras i kassan när varan kommit hem så att kontantbetalning kan ske. Om man under kontakten med kunden (vid kassan) behöver lämna kassan tillfälligt kan man parkera befintligt kassaorder och tillfälligt logga ur kassan. Den parkerade kassaordern kan sedan återaktiveras när man åter är på plats. Under utloggningen kan givetvis annan användare logga in och nyttja kassafunktionen. Snabborder När vi talar om snabborder menar vi att man använder kassafunktionen som en orderrutin d.v.s vid dessa tillfällen skapas inga kontantkvitton utan endast vanliga order skapas. Vi vet att det finns många företag som idag tycker att Winbas orderrutin (order/faktura) är för omfattande för deras stora flöde av order. Det finns grönsakshandlare som ringer sina kunder varje vecka och bara ändrar antal som skall beställas (kopia av förra veckas order). Denna snabbhet kan man då uppnå genom att använda kassa som en snabborder när det gäller just registreringen eftersom man kan bestämma enterknappens riktning och vid vilka fält den skall stanna. Detta tillsammans med den nya tekniken att arbeta i orderbladet direkt ger en oerhörd snabbhet. Alltså om man har enkla och eller frekvent återkommande order kan man med kassafunktionen erhålla en mycket effektivare orderhantering, och detta innebär inte att man på något sätt avhänder sig möjligheten att arbeta med det vanliga ordersystemet. Lager När order läggs och plocklistor skriv ut på lagret där man efter plocket måste göra justeringar på befintlig order är kassafunktionen en bra alternativ. Eftersom man i kassarutinen kan hämta upp befintlig order ges här möjlighet att på ett enkelt sätt justera levererat antal. Genom möjligheten att i orderbladet kunna editera värden och med hjälp av enter/pilknapparna förflytta sig mellan orderraderna uppnås en mycket snabb och flexibel hantering. För mer djupgående information hämta ned och läs PDF-dokumentet Kassahantering snabbguide. Sida 5 av 8

6 I exemplet ovan har jag ett fall där cykeln finns på lager och kan levereras, men cykelkorgen inte finns på lager (lagersaldo = 0). Genom att ställa om status från K (Kassa) till B (Beställning) kan man i samma moment skicka över en beställning till beställningsrutinen. För en fördjupning om funktionen kan man med fördel använda sig av hjälpknappen (F1). Sida 6 av 8

7 Genom att i föregående bild klicka på F7 Betala kommer dialogen på föregående sida upp. Man kan alltså i samma moment ta betalt av kunden och samtidigt skicka över cykelkorgen till en order och beställning. När sedan cykelkorgen kommer hem kan ordern aktiveras i kassasystemet och betalning kan ske. Koppling mellan administration och bokföring. Beroende på hur man ställt in systemet kommer kopplingen mellan den administrativa delen, (ex.vis fakturering) och den bokföringsmässiga att se olika ut för olika system (användare). I demosystemet så har jag valt att ställa in bokföringen på direktbokföring (Arkiv Inställningar Bokföring) vilket innebär att varje gång en faktura skapas bildas ett verifikat i bokföringen. Önskas en utskrift av denna bokföringsjournal görs det under den administrativa utskriftsmeny, fakturajournal. Som alternativ till detta med direktbokföring kan man köra på traditionellt sätt (ej direktbokföring), vilket innebär att ovan nämnda journalutskrift är det moment som bestämmer när bokföringsverifikatet skall skapas. Projektrapporter. Genom att starta projektrapporterna, en fristående funktion som hittas i programgruppen winbas (via startknappen och program och programgrupp winbas) kan man producera olika rapporter som är knutna till projekthanteringen. Det finns 3 rapporter som kan skrivas ut idag Projektrapport, projektsammandrag och värderingslista. Projektrapporten är den mest detaljerade och innehåller uppgifter om bokade intäkter och kostnader som är härledda till projektet. I denna rapport kan man också få fram producerade timmar. Projektsammandrag är en rapport som visar en sammanställning av projektet i aggregerad form över period, över året och över projektets totala tid (om flera bokföringsår). Värderingslistan är en sammanställning för att vid bokslutet värdera projektet (inventera). Bokföring. Under bokföringsutskrifterna finns ytterligare möjligheter att skriva ut dokument som är knutna till projektbegreppet såsom verifikationslista, kontoutdrag och resultatrapport. Sida 7 av 8

8 Slutord Ovan gjorda beskrivning skall inte uppfattas som den enda rätta vägen utan snarare som en av flera olika möjligheter. Systemet kan ställas in med hjälp av grundinställningar som påverkar och skapar förutsättningar som man inte i denna korta beskrivning kan förklara då det troligtvis skulle göra beskrivningen så komplicerad att du inte orkade läsa den till slutet. Min förhoppning är ändock att du fått så pass mycket information att du kan göra en bedömning av systemets kvalitet och förträfflighet. Om du har funderingar i de olika rutinerna så kom ihåg knappen F1 Hjälp. Denna knapp ger dig förklaringar och beskrivningar för de flesta fälten i de olika rutinerna. Lycka till. Sida 8 av 8