Rapport från avtalsuppföljning hemtjänst 2011

Transkript

1 SBG1000, v1.3, ÄLDREFÖRVALTNINGEN Hedvig Schriever Annika Malmqvist (6) Dnr 136/2011 Rapport från avtalsuppföljning hemtjänst 2011 Bakgrund I juni 2008 tecknade Sundbybergs stad avtal med fyra privata företag om utförande av hemtjänstinsatser enligt kundvalsmodellen, Mica vård och omsorg, Olivia omsorg, Attendo Care och Förenade Care. Sedan oktober 2008 är företagen verksamma i Sundbyberg och får allt fler kunder. Avtalen löper fram till 30 november Cirka fyra gånger per år har förvaltningschefen och chefen för biståndsenheten haft gemensamma uppföljningsmöten med företagen. Äldrenämnden har som mål för 2011 att strukturera arbetet med avtalsuppföljning på ett nytt sätt för att säkerställa att de privata utförarna arbetar på ett sätt som garanterar god kvalitet. Till förberedelsearbetet för införandet av LOV behövs de erfarenheter som gjorts av att arbeta enligt gällande avtal och avtalsmodell för hemtjänsten kartläggas. Syfte Syftet med avtalsuppföljningen är att kontrollera företagens efterlevnad av avtalen från De områden som värderats som viktigast i anbudsförfarandet, ledarskap, personal, kvalitet, kost och dokumentation är det vi prioriterat i uppföljningen. Metod Av de faktorer som betraktades som viktigast vid upphandlingen av hemtjänst 2008 har vi valt ut några som med enkla metoder går att följa upp, nämligen det som Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON TELEFAX aldrenamnden@sundbyberg.se

2 2 (6) regleras kring ledarskapet, personalen, närmare bestämt deras utbildning, företagets arbete med riskbedömningar och att personalen ska visa legitimation. Vidare har vi följt upp två kvalitetsfaktorer, kontaktmannaskapet och arbetet med genomförandeplaner. Vi har även gjort en granskning av den sociala dokumentationen. Som uppföljning av tidigare avtalsuppföljning gällande kvalitetsområdet kost och måltider har vi även granskat arbetet med egenkontrollprogram för mathanteringen. Uppföljningen har bestått av tre delar, en enkät till enhetschefen (se bilaga 1), en enkät som besvarats av personalen (se bilaga 2) och en granskning av dokumentation (se bilaga 3). Enkäterna har behandlat temana ledarskap, utbildning, riskbedömning, personalens uppvisande av legitimation och arbetet med kontaktmannaskap. Enhetscheferna fick också redovisa för arbetet med egenkontrollprogram då detta tagits upp vid en tidigare uppföljning gällande endast mathanteringen. Dessa svar har granskats av Josephine Garpsäter som tidigare gjort tillsyner gällande mathantering. Cheferna skickades enkäter via E-post. Personalen fick svara på en enkät när vi besökte hemtjänstlokalen. Granskningen av genomförandeplaner gjordes före besöken hos företagen. Granskningen av den sociala dokumentationen gjordes på plats i hemtjänstlokalen och i tidsredovisningssystemet Mobipen. Vi hade på förhand valt ett tiotal kunder från varje företag vars akter vi ville läsa för att se om vi kunde följa ärendet. Resultat Här följer en redovisning av det vi funnit i avtalsuppföljningen. Ledarskap I avtalet skrivs att ledarskapet är av avgörande betydelse för möjligheterna att på ett bra sätt som möjligt utföra det aktuella uppdraget. Vidare skrivs att ledningen ska vara kunnig och kompetent, att kontinuitet är av största vikt, att ledningen ska vara nära och tydlig m.m. Ledningen bör vara högskoleutbildad. Gällande kontinuiteten för cheferna under avtalstiden finns inga anmärkningar. Endast hos Attendo Care har chefen bytts en gång p g a pension. Hos Olivia har en av två chefer slutat i samband med en omorganisation. Olivia har nu en chef och tre samordnare för verksamheten i Solna och Sundbyberg. Cheferna redogör alla för gedigen erfarenhet av arbete och arbetsledning inom vård och omsorg.

3 3 (6) Cheferna för Mica omsorg och Förenade Care har högskoleexamen. Personalen framför i enkäten att de tycker att cheferna är nära och tydliga, dvs att de kan ge svar på frågor i det dagliga arbetet och förmedlar målen för verksamheten. Anmärkningar: Granskningen av ledarskap föranleder inga anmärkningar. Personal utbildning, arbete med riskbedömningar och uppvisande av legitimation I avtalet står att ordinarie personal ska ha lägst vårdbiträdesutbildning och eller mer än två års erfarenhet av liknande arbete som kan jämställas med vårdbiträdesutbildning. Personalen ska även ha fallenhet och intresse för sina arbetsuppgifter och utföra sitt arbete med engagemang och omtanke om den enskilde. I chefernas enkät ombads de redovisa för den tillsvidareanställda personalens utbildningsgrad eller erfarenhet. Endast Attendo Care angav att de hade en anställd som saknade den beskrivna utbildningen och erfarenheten. I avtalet regleras att företaget ska göra en riskbedömning gällande arbetsmiljön i kundens hem, i anslutning till att nya uppdrag påbörjas. Endast Attendo Care har etablerade rutiner för riskbedömning gällande arbetsmiljön. Förenade Care har en rutin och blankett för riskbedömning men personalen känner inte till den. Hos Mica omsorg och Olivia finns det inte heller någon direkt medvetenhet hos personalen om rutinerna för riskbedömning avseende deras arbetsmiljö. För Mica omsorg gör den kundansvariga riskbedömningar vid första besöket hos kunden, men det är ingen etablerad och dokumenterad rutin för samtliga kunder. Alla chefer uppger att de arbetar aktivt och på flera sätt (med återkommande information och kontroll) för att personalen ska legitimera sig för kunderna för att skapa trygghet. Anmärkningar: Attendo Care har anställt en person som saknar den kompetens som regleras i avtalet. En riskbedömning ska genomföras i anslutning till nya brukarinsatser för att säkerställa att personalens arbetsmiljö i det enskilda hemmet beaktas står det i avtalet och är ett förbättringsområde för Förenade Care, Mica omsorg och Olivia. Kvalitet Kontaktmannaskapet

4 4 (6) I avtalet regleras att hemtjänstföretagen ska arbeta med kontaktmannaskap. En kontaktman ska ha en kontinuerlig dialog med kunden så att han eller hon har möjlighet att framföra sina synpunkter. Rutiner för kontaktmannaskap verkar fungera mycket olika hos företagen. Hos Attendo Care och Mica omsorg redogör personalen för fungerande rutiner och stort engagemang kring uppgifterna som kontaktmannaskap innebär. Olivia har en rutin för kontaktmannaskap som de bifogat enkäten till enhetschefen. På vårt besök skriver personal i enkäten att det råder oklarhet om företaget arbetar med kontaktmannaskap och att de (personalen) tror att det är avskaffat av besparingsskäl. Hos Förenade Care känner personalen inte till rutiner för kontaktmannaskap och arbetsledningen säger att systemet nyligen införts, vilket är anmärkningsvärt då det är reglerat i avtalet från Anmärkningar: Olivia och Förenade Care arbetar inte på det sätt med kontaktmannaskap som är reglerat i avtalet. Personalen redogör inte för arbetsuppgiften på det sätt som företagen garanterat vid upphandlingen. Genomförandeplaner Enligt lag ska alla som får insatser från socialtjänsten ha en genomförandeplan. Hemtjänstutföraren, företaget, ska utifrån beställningen från Sundbybergs stads biståndsenhet, tillsammans med kunden upprätta en genomförandeplan. Där ska kunden och företaget komma överens om hur tjänsterna ska utföras. Arbetet med genomförandeplaner ska stärka den enskildes inflytande och delaktighet. Planen ska upprättas senast två veckor efter att företaget börjat sitt uppdrag hos kunden och sedan skickas till biståndsenheten. Även gällande genomförandeplaner skiljer sig företagen åt i arbetssätt. Förenade Care har inte skickat någon genomförandeplan till biståndsenheten gällande de nu aktuella kunderna, vars akter vi valt ut för granskning. Av Attendo Cares sju utvalda kunder har fem en inskickad genomförandeplan. Olivia har skickat in sju av nio genomförandeplaner och Mica omsorg fem av nio. Generellt kan sägas att kvalitén på genomförandeplanerna lämnar övrigt att önska i förhållande till det som regleras i avtalet. Genomförandeplanen ska vara ett instrument för att garantera kundens inflytande och delaktighet. Genomförandeplanerna innehåller mycket sällan kundens önskemål om hur hjälpen ska utföras, de är inte underskrivna av kunderna och det finns sällan datum för uppföljning. Detta kan vara ett förbättringsområde för biståndsenheten att i större grad kontrollera genomförandeplanerna och ge företagen återkoppling.

5 5 (6) Att alla kunder inte har en genomförandeplan och att det inte framgår i de som är inskickade hur hjälpen ska utföras är anmärkningsvärt. Vikten av att genomförandeplanerna ska upprättas och skickas in till biståndsenheten, hur de ska se ut och vad de ska innehålla har tagits upp ett flertal gånger på uppföljningsmötena med företagen. Beslut togs även den 15/ att ge samtliga utförare en timmes ersättning/upprättad genomförandeplan/ny kund. Anmärkning: Samtliga företag ska skicka in samtliga genomförandeplaner till biståndsenheten, i en enlighet med avtalet. Social dokumentation I alla granskade akter hos Attendo Care kunde ärendet följas. Den fanns regelbundna anteckningar gällande händelser av vikt. Hos Förenade Care kunde ärendet följas i drygt hälften av ärendena. Mica omsorg har dokumenterat händelser av vikt och med regelbundenhet hos två personer så att det går att följa ärendet. Olivia har dokumenterat händelser av vikt i ett av ärendena så att det går att följa ärendet. Anmärkningar: Förenade Care, Mica omsorg och Olivia dokumenterar inte på ett sätt så att det går att följa alla ärenden, d.v.s. vad som hänt kunden under de senaste tre månaderna. Egenkontrollprogram På frågan till enhetschefen om hur företaget arbetar med efterföljandet av egenkontrollprogrammet för mathantering, ger Olivia, Attendo Care och Mica omsorg tillfredsställande svar enligt dietisten Josephine Garpsäter. Förenade Care svarar att de inte har några kunder vars insatser kräver hantering av livsmedel. Svaret ska följas upp ytterligare i diskussion med företaget, eftersom svaret inte är helt tillfredställande. Diskussion Gällande de granskade områdena ledarskap och personal verkar företagen arbeta i enlighet med det som avtalats. Avtalen tycks inte vara särskilt vägledande för merparten av företagens arbete gällande kvalitetsaspekterna kontaktmannaskap och genomförandeplan trots att dessa

6 6 (6) värderats högt i avtalet och även betonats som viktigt för staden vid uppföljningsmöten. Detta ger anledning till en översyn av förvaltningens arbete med avtalsuppföljning och kontroll. Uppföljningen bör bli mer strukturerad, frekventare och genomföras per enhet för att säkerställa en god kontroll av utförarnas kvalitetsarbete. Det finns anledning att undersöka om detta har positiv effekt, som devisen säger det som mäts, görs. Fortsatt arbete Företagen ombeds sända svar om orsaker till brister och planerade åtgärder gällande anmärkningarna senast den 30 november. Planerade åtgärder kommer att följas upp i en ny avtalsuppföljning i februari eller mars Som nämnts ovan ska biståndsenheten förbättra arbetet med uppföljning av genomförandeplaner.