Nyhetsbrev från Kanslistöd

Transkript

1 Nyhetsbrev från Kanslistöd juni 2007 Innehållsförteckning Kyrkobokföring / Kbok Dop av icke folkbokförda... 2 När dopregistrering saknas för blivande konfimander... 2 Vem som får konfirmeras?... 2 Kyrklig handling för skyddad person i hemförsamlingen... 3 Kyrklig handling för skyddad person från annan församling... 3 Diarieföring av ärenden för skyddad person... 3 Kyrkliga handlingar som förrättas av pastor/präst från annat trossamfund... 4 Särskild postadress... 4 Handläggning av ärenden om ändring/rättelse av kyrkotillhörighet... 4 KOB Kollekt och betalsystem... 5 Avgiftsregistrering för 2008 i KOB... 5 Ny sida för planerade systemstopp... 6 Patchtorsdag... 6 Lansering av Hbok till Strängnäs stift... 6 Organisationsregistret testat för Windows Vista och Explorer Viktig information till dig som är behörighetsadministratör, bör även läsas av kyrkoherde!... 7 Att tänka på inför sommaren... 8 Kyrknätet... 8 Prissänkning av Serverlicenser... 8 Information om lokal administratör av e-post i Kyrknätet... 8 Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 1

2 Ny lösenordspolicy Kyrknätet... 9 För kontaktperson IT: utökning av Hotline-tjänsten... 9 Om Kanslistöd Kanslistöds ordinarie öppettider Särskilda öppettider under perioden 3 juli 4 augusti Bemanning under sommaren Vilka har fått e-postmeddelande om detta brev Kyrkobokföring / Kbok2003 Dop av icke folkbokförda När du ska registrera dop för icke folkbokförda och som endast har födelsedatum, gå till Ministerialbok Ny Dop eller Ministerialbok Utskrifter Dopblankett. Där anger du manuellt födelsedatum (8 siffror), fullständigt namn och utlandsadress. Du ska även ange vårdnadshavare. Om någon av vårdnadshavarna har svenskt personnummer ange detta och klicka på kikaren för att hämta uppgifter från centrala tillhörighetsregistret. Det är viktigt att ministerialboken blir så komplett som möjligt. Mer information kring handläggningen hittar du i dokumentet Arbetsflöden och sammanfattande regelverk för kyrkobokföring, från klickar du på Kbok2003 i vänstermenyn. Välj därefter handboken i menyn. När dopregistrering saknas för blivande konfimander Vi får just nu många frågor om att dopregistrering saknas för blivande konfirmander. Det kan dels bero på att dopet en gång missats att aviseras och därför ej blivit registrerat på personakten i dessa fall finns dock oftast en ministerialbokspost i ministerialboken för dopåret. Man ska alltså inte skapa en ny dopbokspost, utan endast notera uppgifterna om dopet på personakten Det kan också bero på att personen är döpt i annan kristen kyrkas ordning. Dessa dop noteras också på personakten för de som är tillhöriga Svenska kyrkan. För att kunna registrera uppgifter om dopet måste det finnas ett underlag för registreringen. Det är kyrkoherden som, utifrån de uppgifter som finns om dopet, har att ta beslut om registreringen. Kyrkoherdens beslut är sedan underlag för registrering av dopet i personakten i Kbok2003. Vem som får konfirmeras? Den som är döpt, tillhör Svenska kyrkan och själv begär det får konfirmeras. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 2

3 Den som tillhör en annan evangelisk-luthersk kyrka inom Lutherska världsförbundet eller en kyrka eller ett samfund som Svenska kyrkan genom beslut av Kyrkomötet ingått en överenskommelse om särskild ekumenisk samverkan med får också konfirmeras i Svenska kyrkan. Läs mer om detta i kyrkoordningen kap. 22 2, från klickar du på Kyrkoordningen i vänstermenyn. Kyrklig handling för skyddad person i hemförsamlingen Obs! Inga personuppgifter om den skyddade personen ska lämnas ut via telefon. Endast den som i hemförsamlingen har behörighet Handläggare Kbok max har behörighet att se uppgifter om och göra registrering i Kbok2003 för skyddad person. Det går inte att skriva ut någon blankett ur Kbok2003 på en skyddad person. Istället tar man ut en tom blankett och noterar manuellt födelsedatum och uppgifter om den kyrkliga handlingen. När blanketten lämnas tillbaka av den präst som haft handlingen registreras uppgifterna i Kbok2003. Blanketten, som är bilaga till ministerialboken, arkiveras som skyddad handling. Kyrklig handling för skyddad person från annan församling Vid kyrklig handling för skyddad person från annan församling ser inte handlingsoch/eller uppdragsförsamling den skyddade personen i Kbok2003. Församlingen tar då ut en tom blankett och noterar manuellt personnummer och uppgifter om den kyrkliga handlingen. När handlingen ägt rum skickas blanketten rekommenderat med mottagningsbevis till Kyrkobokföringshandläggaren, Kyrkokansliet, Uppsala. Handläggaren tar sedan kontakt med den skyddade personens hemförsamling för handläggning av ärendet. Registrering av in- och utträde för skyddad person hanteras av hemförsamlingen på likartat sätt. Diarieföring av ärenden för skyddad person In- och utträden samt beslutsunderlag ska diarieföras. Obs!! Ett diarium är i alla delar offentligt! För skyddad person ska därför ingen notering göras som kan röja uppgift om den skyddad personen. I diariet skall endast framgå - datum då handlingen inkom eller upprättades - diarienummer eller annan beteckning som har givits ärendet - i korthet vad handlingen rör OBS! Ej personuppgifter. Finns frågor om skyddad person, kontakta kyrkobokföringshandläggaren, telefon direkt eller Kanslistöd Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 3

4 Kyrkliga handlingar som förrättas av pastor/präst från annat trossamfund Kyrkliga handlingar av församlingsbor som förrättas av t.ex. en frikyrkopastor ska inte registreras i ministerialboken i kbok2003. Undantag: Pastor eller präst som är behörigförklarad av domkapitel. Se: Ekumenisk överenskommelse förrättning i Svenska kyrkans ordning i Kanslistöds månadsbrev mars df Observera också att notering på personakten om dop/konfirmation i annan kyrkas ordning kan göras. Särskild postadress En person som vill ha sin post till annan adress än folkbokföringsadressen kan i folkbokföringen ha en särskild postadress. När särskild postadress finns så syns den på personens personakt i Kbok2003. På förekommen anledning vill vi erinra om att särskild postadress bör användas när det finns en sådan. När det gäller skyddade personer är det särskilt viktigt att använda den särskilda postadressen snarare än folkbokföringsadressen. Handläggning av ärenden om ändring/rättelse av kyrkotillhörighet Vi vill påminna om handläggningen av ärenden där en person vänder sig till församlingen och menar sig vara felaktigt tillhörig Svenska kyrkan. Det är då kyrkoherden i den församling personen tillhör/är folkbokförd som enligt kyrkoordningen kap har att pröva och ta beslut om eventuell ändring/rättelse av tillhörigheten. Kyrkoherdens beslut får - om det går personen emot - överklagas till domkapitlet. Det är därför viktigt med en rättssäker hantering av denna typ av ärenden. Personen bör här göra en skriftlig begäran hos kyrkoherden om rättelse/ändring av sin tillhörighet. Innan kyrkoherden kan ta beslut måste man eftersöka de underlag som kan ha betydelse för beslutet: Finns det en utträdesanmälan som inte har blivit registrerad? Inkom utträdesanmälan före den 1 november? Vilken församling tillhörde personen då han menar att han anmälde utträde? Finns det någon utträdesanmälan i den församlingen? Överfördes personen felaktigt som tillhörig från den personakt som användes före den 1 juli 1991? O.s.v. Det är inte Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 4

5 ovanligt att man får ta kontakt med landsarkiv/stadsarkiv för att få fram eventuella underlag. Om kyrkoherdens beslut mot bakgrund av de underlag som finns blir att personen felaktigt är kyrkotillhörig och att kyrkotillhörigheten skall rättas/ändras, från det datum som personen önskat, så är beslutet underlag för att registrera utträde i Kbok2003. Rättelsen ligger sedan och "väntar" i kyrkobokföringssystemet till nästa rättelseavisering från Trossamfundet till Skatteverket. Efter rättelseaviseringen vidtar Skatteverket med automatik åtgärder för omprövning och eventuell återbetalning av kyrkoavgift som felaktigt kan ha fått betalas. Obs! Skatteverket och skattekontoren vidtar inga åtgärder om inte Trossamfundet har meddelat Skatteverket rättelsen/ändringen i en s.k rättelseavisering. Om däremot kyrkoherden - mot bakgrund av de underlag om finns - i sitt beslut konstaterar att den uppgift som finns är rätt så blir beslutet att ingen rättelse/ ändring skall göras av kyrkotillhörigheten. Enligt kyrkoordningen kap får kyrkoherdens beslut enligt 29 kap. överklagas till domkapitlet. Kyrkoherdens beslut måste i det här fallet vara skriftligt och personen ska i beslutet få veta hur det får överklagas, en s.k. besvärshänvisning skall finnas. Beslutet skall skickas rekommenderat med mottagningsbevis till personen. Ett eventuellt överklagande skall ställas till domkapitlet men skickas till "beslutsinstansen", d.v.s. till kyrkoherden. Överklagandet skall ha inkommit till beslutsinstansen (alltså kyrkoherden) inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Utifrån datum på mottagningsbeviset görs sedan en s.k. rättidsprövning. Kyrkoherden skall därefter överlämna skrivelsen med överklagande och övriga handlingar i ärendet till domkapitlet. Mer information om överklagande hittar du i dokumentet Arbetsflöden och sammanfattande regelverk för kyrkobokföring, från klickar du på Kbok2003 i vänstermenyn. Välj därefter handboken i menyn. KOB Kollekt och betalsystem Avgiftsregistrering för 2008 i KOB 2008 års kyrko- och begravningsavgiftsregistrering samt registrering av budgetunderlag för begravningsavgiften kommer att ske i KOB. Ordningen att registrera begravnings- och kyrkoavgifter i Organisationsregistret upphör därmed. Hänvisning till KOB kommer att ske och information kommer att finnas i systemet. Även i statistikdatabasen kommer hänvisning att ske till KOB vad gäller registrering av budgetunderlag för begravningsavgiften. Se även SvKB 2007:1 Kyrkostyrelsens beslut om registrering av kyrkoavgift och begravningsavgift 3. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 5

6 Detaljerad information kommer att förmedlas i höst i samband med att avgiftsregistreringsfunktionen öppnas i KOB. Med anledning av denna produktionssättning kommer KOB att vara stängt under perioden 4-6 juli. Se även KOBs hemsida för information. Ny sida för planerade systemstopp På internwww.svenskakyrkan.se redovisas samtliga planerade systemstopp för de administrativa systemen. Webbsidan där denna information presenteras har nu uppdaterats till en ny version för att ni lättare ska få överblick. Den största förändringen är att det är möjligt att se systemstoppen i en kalendervy som gör informationen mer lättöverskådlig. Dessutom visas nu även systemstoppsinformation för ytterligare funktioner/system på samma sida. De funktioner/ system som har tillkommit är kyrknätet, e-postsystemet, KOB och Statistikdatabasen. Du når informationen genom att gå till och klicka på länken "Planerade systemstopp". Patchtorsdag Andra tisdagen i varje månad släpper Microsoft säkerhetspatchar för sina produkter. Då det är viktigt att snabbt få in dessa uppdateringar i våra system, så har vi som rutin att regelbundet installera dessa samt att göra annat planerat rutinarbete som inte kan ske under kontorstid. Tidpunkten för detta arbete är torsdagen efter andra tisdagen i varje månad mellan kl 18:00 24:00. E-postservrar samt domänkontrollanter kommer att patchas mellan kl 19:00 21:00. Under dessa 6 timmar (2 timmar för e-post) varje månad så kan man med andra ord inte räkna med åtkomst till systemen. Värt att nämnas är att det i praktiken sällan innebär mer än några minuters avbrott per maskin. Dock så bör man inte planera in arbete som är beroende av våra datasystem vid denna tidpunkt. Mer information finns på: Lansering av Hbok till Strängnäs stift Som tidigare meddelats har arbetet med historikmiljö för ministerialböcker från gamla Kbok (Kbok 3.2) pågått under en period. Detta efter ett beslut att Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 6

7 ministerialböckerna inte skulle läsas in i Kbok2003 utan hanteras i en separat applikation. Denna applikation är nu färdig för lansering, och en pilotlansering har genomförts i Strängnäs stift. Lanseringen har inneburit att församlingar inom Strängnäs stift som har skickat in en dump eller säkerhetskopia från Kbok3.2 har fått tillgång till sina ministerialboksuppgifter från det gamla systemet. Pilotlanseringen har så här långt fungerat bra, vilket gör att arbetet med att planera lanseringen av Hbok till samtliga församlingar nu påbörjas. Det är dock för tidigt att säga när lanseringen kommer genomföras. Organisationsregistret testat för Windows Vista och Explorer 7 Organisationsregistret har testats med Microsofts nya operativsystem Windows Vista och med Internet Explorer 7. Testerna visar att Organisationsregistret fungerar under Windows Vista och IE7. Vi rekommenderar ändå att man tillsvidare avvaktar med att installera Windows Vista med anledning av att operativsystemet ännu inte är kompatibelt med flertalet mjukvaror, exempelvis Kbok2003. Viktig information till dig som är behörighetsadministratör, bör även läsas av kyrkoherde! Information om behörighetsadministrationen. Uppgiften att vara behörighetsadministratör innebär ett stort ansvar. Du bör vara väl förtrogen med verksamheten inom Svenska kyrkan och de anställdas arbetsuppgifter. Som behörighetsadministratör fyller du en viktig funktion. Personer med behörighet till systemen får tillgång till känsliga personuppgifter och annan information som inte obehöriga ska ha tillgång till. En person skall därför inte arbeta med högre behörighet än vad arbetsuppgiften kräver. Det är även av största vikt att alla som arbetar i systemen har sina egna behörigheter och inte använder andras inloggningar. När någon anställd slutar och inte längre ska ha behörighet till systemen ska du som behörighetsadministratör ta bort behörigheten. Om du som behörighetsadministratör slutar måste en ny utses. Du tilldelar den nye behörighetsadministratören behörigheter i de enheter som ingår i arbetsområdet. Dina behörigheter tas därefter bort av din efterträdare. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 7

8 Mer information om funktioner och begränsningar i de behörigheter som finns för kbok2003 samt lathund för att administrera användare finner du på: klicka på länken Behörighetsadministration under rubriken Manualer/Frågor och Svar. Att tänka på inför sommaren Kom ihåg att lägga upp en egen användare till semestervikarien. När det gäller behörighet till Kbok2003 så välj behörighet Handläggare Kbok begränsad eftersom övriga handläggarbehörigheter för Kbok2003 kräver certifiering, om vikarien är certifierad kan även behörigheten handläggare Kbok delas ut. Kyrknätet Prissänkning av Serverlicenser Tack vare tillräckligt stora inköp av serverlicenser har vi blivit uppflyttade till en bättre nivå i Serverpoolen på vårt Selectavtal med Microsoft. Uppflyttningen från nivå B till nivå C i serverpoolen ger Kyrknätet ca 7-8 % lägre priser på serverlicenser, t.ex. Exchange, SQL, Windows server, mm. De nya priserna gäller fr.o.m. nu och fram till nästa avstämning med Microsoft som är i början av Priserna i Kyrknätets shop, är uppdaterade och en fullständig prislista finns att hämta på följande länk: Information om lokal administratör av e-post i Kyrknätet Kyrknätet ger nu sina kunder möjlighet att administrera sina egna e-postkonton. Detta innebär att ni kan registrera e-postkonton för nyanställda personer som skall ha e-post eller göra ändringar i befintliga konton då personer har bytt namn, telefonnummer, titel mm. För att få behörighet som lokal e-postadministratör måste ni fylla i och faxa in ett beställningsformulär med underskrift av beställande enhet. Formuläret finns här: När vi fått beställningen går vi i igenom den och skickar tillbaka en bekräftelse på vilken person som är lokal e-postadministratör på er enhet. Därefter skickar vi ut administrationsuppgifter och lösenord till den lokala e-postadministratören. Vi skickar även med en kort instruktion så att personen kommer i gång. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 8

9 Ny lösenordspolicy Kyrknätet För alla som har sina brevlådor centralt kommer en ny lösenordspolicy att införas enligt följande: Följande krav ställs på lösenordet: - måste minst innehålla 6 tecken - får inte likna ditt kontonamn - måste innehålla en versal, d.v.s. stor bokstav samt ett specialtecken och en siffra Exempel: Kanal5! (Senapssill2) #färskpotat1s Systemet håller själv reda på att policyn följs. Lösenordet är giltigt i 180 dagar varefter systemet begär att det ska bytas. Införandet kommer att ske gradvis under året. Systemet kommer att automatiskt ge en varning innan det gamla lösenordet upphör att gälla. När varningsperioden är slut kommer en ruta upp där man måste ange ett nytt lösenord som då ska följa beskrivningen ovan. Observera att kontot aldrig låses eller stängs om man ex. skulle vara borta en längre tid och lösenordet då upphört att gälla samt varningsperioden gått ut. Det enda som då händer är att man av systemet anmodas byta lösenord direkt vid inloggning. Detta görs för att höja säkerheten i enlighet med kyrknätets säkerhets- och kvalitetsarbete. För kontaktperson IT: utökning av Hotline-tjänsten Nu utökar vi öppettiderna för Hotline för allvarliga fel inom Kyrknätet enligt följande: Telefonen kommer att vara bemannad alla dagar från kl 07:00 22:00, med avbrott för lunch mellan kl Under kontorstid sker återuppringning inom 15 minuter Under övrig tid sker återuppringning inom en timme Meningen med tjänsten är att enheterna kan få snabb hjälp med allvarliga fel som berör, eller kan påverka flera enheter förutom den egna. Felet blir på detta sätt registrerat snabbt, varpå åtgärder omgående kan vidtas från nationell nivå om så behövs dels för att åtgärda felet, dels för att förhindra att felet sprids till andra enheter (exempelvis vid virusattacker eller fel som kan påverka AD). De som har rätt att utnyttja Hotline-numret är de personer som är registrerade som Kontaktperson IT i Organisationsregistret. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 9

10 Om Kanslistöd På Kanslistöds telefonnummer svarar just nu fem medarbetare på frågor som rör Svenska kyrkans gemensamma administrativa system, t ex Kyrknätet, Kyrkobokföring, Organisationsregistret och Kyrkkontot. Vi svarar både på teknik- och regelverksfrågor: Tomas Vigebjörk, Linnea Edlund, Elisabet Andersson, Oscar Björnhag och på deltid Monica Jansson. Två nya medarbetare introduceras nämligen Ann-Cecile Björklund och Mikael Dahl. Mikael Boman är samordnare. Se även vår hemsida Kanslistöds ordinarie öppettider Mån-tors 9-12 samt Fre 9-12 Dag före helgdag öppet 9-12 Helgdagar stängt Särskilda öppettider under perioden 3 juli 4 augusti 2007 Telefontid 9-12, eftermiddagarna ägnar vi åt inkomna ärenden via e-post och fax så att ni får era svar så fort som möjligt. Bemanning under sommaren Kanslistöd har öppet hela sommaren, och vi svarar på både telefon och e-post. Dock är beredskapen att hantera vissa typer av frågor lägre. Det handlar t.ex. om ärenden där systemförvaltningsorganisationen och leverantören Infodata, behöver agera för att utföra åtgärder. Exempel på sådana ärenden är när felregistrering gjorts i applikationen och rättelse inte kan ske via Kbok2003, utan måste rättas/åtgärdas på annat sätt. Ärenden som vi inte kan lösa under semesterperioden tar vi ändå emot, och vi återkommer då till er när ordinarie bemanning finns på plats. Vilka har fått e-postmeddelande om detta brev Vi har använt oss av organisationsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter och församlingar som har lagt in sin e- postadress i Organisationsregistret. Utskicket går även till sändlistorna för Sakkunniga i kyrkobokföringsfrågor samt Kontaktperson IT som registrerat sin e- postadress i Organisationsregistret. Ni hittar Nyhetsbreven på den här sidan under länken Nyhetsbrev. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 10