Nyhetsbrev från Kanslistöd

Transkript

1 Nyhetsbrev från Kanslistöd Maj 2010 Innehållsförteckning Fel marginal på rapporter som skrivs ut från Kbok Var ligger felet?... 2 Tillfällig lösning... 2 Hur rättas felet?... 2 Vad menas med rapporter?... 2 Hur ska jag göra om jag behöver marginal på utskriften?... 2 Viktig information till dig som är behörighetsadministratör, bör även läsas av kyrkoherde!... 2 Att tänka på inför semestrarna angående behörigheter!... 3 Årsredovisning av församlingsstatistik Inbjudan att lämna synpunkter på Svenska kyrkans framtida struktur Gemensamma webben, svenskakyrkan.se... 3 Vad händer om inget ersättningsavtal skickas?... 4 Varför ersättningsavtal?... 4 Vad behöver göras?... 4 Office Om Kanslistöd... 5 Kontakt... 5 Semester på kanslistöd... 5 Vilka har fått detta brev... 5 Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 1

2 Fel marginal på rapporter som skrivs ut från Kbok2003 I samband med lanseringen av Kbok2003 den 6 maj introducerades ett fel som innebär att alla rapporter som skrivs ut får fel marginal. Marginalen blir smal. Var ligger felet? Felet ligger inte i Kbok2003 utan i den programvara, Crystal Reports, som Kbok nyttjar för rapportfunktionalitet. Vi väntar på svar från tillverkaren av Crystal Reports hur felet ska kunna lösas. Tillfällig lösning Blanketterna för kyrklig handling kan nu skrivas ut med en normal marginal. Felet kvarstår för de övriga rapporterna. Den tillfälliga lösningen kan eventuellt komma att införas på någon mer rapport. Hur rättas felet? Troligen behöver vi lansera en ny klient för att komma tillrätta med felet. Mer information kommer så snart vi vet mer. Bevaka Kboks hemsida och driftläget för aktuell information. Vad menas med rapporter? Med rapporter menas allt som skrivs ut från Kbok2003. T ex blanketter för kyrkliga handlingar, etiketter, namn- och adresslistor. Hur ska jag göra om jag behöver marginal på utskriften? Om du behöver ha marginal på utskriften för att t ex kunna sätta den i en pärm måste du exportera rapporten till en pdf och sedan skriva ut den. En instruktion för hur en rapport exporteras till pdf finns på Kboks hemsida, under menyvalet Verktygslåda Lathundar. Viktig information till dig som är behörighetsadministratör, bör även läsas av kyrkoherde! Information om behörighetsadministrationen. Uppgiften att vara behörighetsadministratör innebär ett stort ansvar. Du bör vara väl förtrogen med verksamheten inom Svenska kyrkan och de anställdas arbetsuppgifter. Som behörighetsadministratör fyller du en viktig funktion. Personer med behörighet till systemen får tillgång till känsliga personuppgifter och annan information som inte obehöriga ska ha tillgång till. En person skall därför inte arbeta med högre behörighet än vad arbetsuppgiften kräver. Det är även av största vikt att alla som arbetar i systemen har sina egna behörigheter och inte använder andras inloggningar. När någon anställd slutar och inte längre ska ha behörighet till Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 2

3 systemen ska du som behörighetsadministratör ta bort behörigheten. Om du som behörighetsadministratör slutar måste en ny utses. Du tilldelar den nye behörighetsadministratören behörigheter i de enheter som ingår i arbetsområdet. Dina behörigheter tas därefter bort av din efterträdare. För mer information, se välj sen behörighetsadminstration i vänstermenyn. Att tänka på inför semestrarna angående behörigheter! Kom ihåg att lägga upp en egen användare till semestervikarien. När det gäller behörighet till Kbok2003 så välj behörighet Handläggare Kbok begränsad eftersom övriga handläggarbehörigheter för Kbok2003 kräver certifiering, om vikarien är certifierad kan även behörigheten Handläggare Kbok delas ut. För mer information, se välj sen behörigheter i vänstermenyn och sedan Kbok2003 Årsredovisning av församlingsstatistik 2009 Den 27 maj kommer Svenska kyrkans statistikdatabas att uppdateras med de uppgifter som rapporterats in för Databasen uppdateras samtidigt med uppgifter avseende befolknings- och medlemsstatistik, kyrkliga handlingar samt in- och utträden. Vi vill rikta ett stort tack till alla som medverkat till att årets statistik rapporterats in. Inbjudan att lämna synpunkter på Svenska kyrkans framtida struktur. Diskussionsbetänkandet för den pågående Strukturutredningen ligger nu på Svenska kyrkans hemsida. Det har skickats ut tillsammans med en elektronisk svarsenkät till församlingar, samfälligheter och stift. Även den som vill yttra sig spontant är välkommen att göra det före den 1 juni. Vidare instruktioner finns på webbplatsen, se under menyalternativet pågående utredningar. Saknas elektronisk inbjudan, skicka e-post till strukturutredningen@svenskakyrkan.se för att få ett nytt. Gemensamma webben, svenskakyrkan.se Samtliga enheter som genomgått organisationsförändringar måste se över avtalet med gemensamma webben och skicka in ett ersättningsavtal. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 3

4 Vad händer om inget ersättningsavtal skickas? Från och med den 10 juni 2010 kommer samtliga enheter som inte längre finns att göras till icke sökbara. Detta betyder att om du har en delwebbplats publicerad så kommer den att finnas kvar och besökare kommer att kunna använda direktadressen svenskakyrkan.se/egenvaltnamn. En besökare som däremot går via en sökmotor kommer inte att få några träffar från denna delwebbplats. Över hälften av besökare till webben kommer direkt via sökmotorer och inte på direktadressen. Eftersom det inte längre finns någon behörighetsadministratör för enheten som inte längre finns så kommer inga nya behörigheter att kunna delas ut. Någon ny redaktör eller skribent kommer alltså inte att kunna logga in till de enheter som inte längre finns. Varför ersättningsavtal? Enheten har bytt namn och organisationsnummer vilket betyder att vi behöver ett nytt avtal. När detta inkommit aktiveras den nya enheten och du informeras så att behörigheter till den kan läggas upp av din lokala behörighetsadministratör. Ersättningsavtalet behövs alltså för att de lokala delwebbplatserna ska fortsätta att fungera som de ska Vad behöver göras? 1 - ladda ner avtalet från under fliken avtal och nedladdningsbara filer 2 - fyll i informationen och märk det med "ersättningsavtal" 3 - försäkra dig om att informationen överensstämmer med det som står för firmatecknare i organisationsregistret som måste vara uppdaterat (annars avstannar processen tills det överensstämmer och drar ut på tiden i onödan). 4 - när avtalet kommit in aktiveras den nya enheten och den som står som kontaktperson får ett mail om att så har skett 5 - din lokala behörighetsadministratör ger dig behörighet till den nya enheten 6 - du meddelar då detta är gjort och kan i samband med det göra en beställning av att flytta materialet från den gamla sidan till den nya 7 - den gamla sidan arkiveras så att besökare inte får förvirrande information då de söker sin församling (på exempelvis sin adress och får upp två varav den ena inte längre finns). Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 4

5 Office 2010 Nu har Microsoft släppt Office Office-paketen samt applikationerna i Officefamiljen finns att beställa i Kyrknätets shop: Om Kanslistöd På Kanslistöd svarar just nu elva medarbetare på frågor som rör Svenska kyrkans gemensamma IT system, t ex Kyrkobokföring, Organisationsregistret, Gemensam Webb och KOB. Vi svarar både på teknik- och regelverksfrågor: Elisabet Andersson, Ann-Cecile Björklund, Oscar Björnhag, Mikael Dahl, Stefan Kostet, Jim Lilja, Monica Jansson, Linnea Edlund, IdaMaria Ekholm och Kristoffer Hedström, Christer Hellström. Stefan Olsson Granmo är samordnare. Aktuell information finns på Kontakt Du når oss via e-post på adressen: kanslistod@svenskakyrkan.se Eller via telefon Våra telefoner är bemannade: Måndag-torsdag kl.9-12 samt Fredagar kl Dag före helgdag kl Semester på kanslistöd Under perioden 12 juli -6 augusti har vi öppet vardagar mellan kl resten av sommaren har vi öppet som vanligt. Vilka har fått detta brev Vi har använt oss av organisationsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter och församlingar som har lagt in sin e- postadress i Organisationsregistret. Utskicket går även till sändlistorna för sakkunniga i kyrkobokföringsfrågor samt kontaktperson IT som registrerat sin e-postadress i Organisationsregistret. Ni hittar Nyhetsbreven på den här sidan under länken Nyhetsbrev. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 5