Nyhetsbrev från Kanslistöd

Transkript

1 Nyhetsbrev från Kanslistöd februari 2007 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1 Enkät om gemensamma system och Svenska kyrkans Kanslistöd... 1 Organisationsregistret... 2 Registrering av Kontaktperson IT... 2 KOB... 3 Verksamhetsstatistik... 3 Avtal med Telia om Kyrknätet förlängt... 3 Information om insamling av uppgifter i fastighetsenkät i samband med ekonomisk redogörelse avseende bokslutsåret Om Kanslistöd... 5 Kanslistöds ordinarie öppettider... 6 Stängt på knappval 2 under februari... 6 Vilka har fått detta brev... 6 Enkät om gemensamma system och Svenska kyrkans Kanslistöd I nästa vecka (v.7) skickas en enkät ut till ca 800 slumpvis utvalda personer som använder de gemensamma administrativa systemen (Kbok2003, KOB, Organisationsregistret, e-postsystemet) samt är kunder hos Kanslistöd. Syftet med enkäten är att undersöka om systemen och Kanslistöd uppfyller de behov som finns i Svenska kyrkan. Undersökningen görs av fristående forskare och de som svarar på enkäten kommer att behandlas helt anonymt. Resultatet av undersökningen beräknas vara klart i slutet av maj. Nyhetsbrev februari 2007 från Kanslistöd Sida 1

2 Organisationsregistret Påminnelse om registreringar och protokollsunderlag Vi vill påminna de församlingar och samfälligheter som efter 2005 års val ännu inte har registrerat kompletta uppgifter om kyrkonämnd och kyrkoråd i Organisationsregistret samt styrkt detta med protokollskopia, att snarast göra detta. Vi vill också påminna om att registrera och skicka in protokollskopia på eventuella förändringar som sker i kyrkoråd och kyrkonämnder under mandatperioden. T.ex. nya ledamöter, ordförande och firmateckningsregler. Detta gäller även direktvalda kyrkoråd. Vidimerade underlag skickas till: Kyrkostyrelsen, Organisationsregistret, Uppsala. Registrering av Kontaktperson IT Med virusattacken mot Kyrknätet i färskt minne, vill vi poängtera vikten av att varje samfällighet och församling med egen ekonomi registrerar funktionen Kontaktperson IT i Organisationsregistret. Idag saknas uppgifter helt för drygt 300 enheter vilket är ett problem. Vid tillfällen som exempelvis virusattacker är det oerhört viktigt att vi snabbt kan komma i kontakt med någon på enheten, med vars hjälp vi kan utföra akuta åtgärder för att minimera skadan inom enheten, men även för att minimera risken för spridning ut mot andra enheter inom Kyrknätet. Viktigt är också att telefonnummer och e-postadresser registreras, förutom namn. Ganska många har idag enbart registrerat namn (som dessutom saknas i det globala adressregistret), vilket alltså inte är tillräckligt. Alltså - vänligen se över uppgifterna om Kontaktperson IT i Organisationsregistret. Se Handboken för Organisationsregistret för registreringsintruktioner. Mer information om funktionen Kontaktperson IT finns på Organisationsregistrets sida på Kyrknätet Nyhetsbrev februari 2007 från Kanslistöd Sida 2

3 KOB Vid revision och avstämning av kollektböckerna används rapporten Avstämningslista kollekter. (inga rapporter skickas längre ut från kyrkokansliet i Uppsala). Samma rapport kan också enkelt användas för att kontrollera så att alla riks- och stiftskollekter samt församlingskollekt nationell organisation har blivit attesterade och utbetalda. Välj då Kollekttyp: Förskollekt nationell org, Rikskollekt, Stiftskollekt och Summering: Per status. Verksamhetsstatistik Om tre veckor, onsdagen den 28:e februari 2007, är det sista dag för redovisning av verksamhetsstatistiken. Vänligen redovisa statistiken före dess. Verksamhetsstatistiken redovisas på Kyrknätssidan: välj redovisa verksamhetsstatistik, nästa, logga in Inrikes och använd de inloggningsuppgifter som skickats ut till er via e-post. Har ni frågor om eller problem med formuläret, kontakta Svenska kyrkans Kanslistöd, telefon: och välj knappval 3, e-post: kanslistod@svenskakyrkan.se För frågor angående innehållet i formuläret, skriv till kyrkokansliet.statistik@svenskakyrkan.se, eller kontakta Erika Willander, telefon: eller Anna Larsson, telefon Avtal med Telia om Kyrknätet förlängt Svenska kyrkan har förlängt avtalet med Telia om driften av de centrala delarna av Kyrknätet Avtalet innebär väsentliga förbättringar för att höja kvalité och tillgänglighet i de tjänster Telia levererar. I förlängningen av avtalet ingår bl a att väsentliga förbindelser till e-post, kbok och Internet blir alla dubblerade och får höjd kapacitet. Enheter ute i landet som idag använder ISDN för att ansluta till Kyrknätet kommer att bli kontaktade och Nyhetsbrev februari 2007 från Kanslistöd Sida 3

4 få erbjudande om att få byta till bredbandsföbindelser. Enheter i Svenska kyrkan kan kontakta Telia angående bredbandsförbindelser på telefon eller till vår kontaktperson hos Telia Niklas Lundberg som har adress: niklas.lundberg@teliasonera.com Information om insamling av uppgifter i fastighetsenkät i samband med ekonomisk redogörelse avseende bokslutsåret 2006 Vid årets insamling av den ekonomiska redogörelsen avseende år 2006 för församlingar och samfälligheter kommer en särskild del att utgöras av en fastighetsenkät, ett elektroniskt frågeformulär för varje kyrka. Fastighetsenkäten ska vara besvarad och insänd till Statistiska centralbyrån samtidigt med resterande del av den ekonomiska redogörelsen, senast fredagen den 4 maj. Fastighetsenkäten innehåller frågor om byggnadsegenskaper, installationer såsom stöldskydd och brandlarm, tillgänglighet för funktionshindrade, användning av kyrkobyggnaden och kyrkorummet, nuvarande och planerad användning, vård- och underhållsplaner samt begravningsplatser. Grunduppgifter om kyrkorna och alla andra uppgifter som under årens lopp samlats in i utjämningssystemet samt det under 2003 uppdaterade begravningsplatsregistret, kommer att vara förifyllda i enkäterna, med möjlighet till ändring om de skulle vara felaktiga. I enkäten kommer det till de flesta frågorna att finnas tabeller med flera svarsalternativ, varav ett skall klickas för. Uppgifterna i excelarket om vård- och underhållsplanerna, som de enheter har fyllt i som sökt kyrkoantikvarisk ersättning, KAE, för år 2008, kommer att finnas förifyllda i fastighetsenkäten. Det ställs i enkäten även frågor som rör verksamhetsstatistik, detta är en engångsföreteelse och hänför sig främst till att en kartläggning f n sker i samband med det nationel-a projektet Differentierad användning och förvaltning av kyrkobyggnader, DAK. Den information som samlas in utgör också underlag för förberedelse inför diskussioner och förhandlingar med staten om fortsatt erhållande av kyrkoantikvarisk ersättning efter år Fastighetsenkäten kommer att samlas in elektroniskt och församlingar och samfälligheter kommer att logga in sig på SCB:s server för att fylla i blanketten, utan att behöva ladda hem några excelfiler till sin dator. Detta system användes Nyhetsbrev februari 2007 från Kanslistöd Sida 4

5 även vid insamlingen av löner i kyrkan i november 2006, sedan dess har SCB underlättat utskriften av blanketten. Bokslutsenkäten i den ekonomiska redogörelsen utgörs liksom tidigare av ett elektroniskt excelformulär som ska laddas hem till den egna datorn. Svenska kyrkan, kyrkokansliet, bygger f n en databas, Svenska kyrkans kyrkobyggnadsregister, där uppgifter kommer att samlas om samtliga kyrkor och begravningsplatser i Sverige, vad avser vård- och underhållsplaner, inventarieförteckningar, nyttjandegrad m m. På sikt är även tanken att kunna erbjuda möjligheten att samla samtliga byggnader som finns inom Svenska kyrkan i databasen. All information som samlas in i fastighetsenkäten kommer att föras in i kyrkobyggnadsregistret. Till varje kyrka finns också en länk till all information som finns i Riksantikvarieämbetets bebyggelseregister. Den 19 februari kommer excelformuläret och fastighetsenkäten att finnas tillgängliga som PDF-filer med endast frågorna, utan förifyllda uppgifter för respektive enhet, under webbadressen: Den 15 mars sänds följebrev med ID och lösenord samt internetadresser för den ekonomiska redogörelsens del 1, bokslutsblanketten och del 2, fastighetsenkäten ut till samtliga församlingar och samfälligheter som utgör egna ekonomiska enheter. Lämna gärna redan från början uppgiften att fylla i fastighetsenkäten till den som har kunskaper för att fylla i den, så slipper ni komma i tidsnöd inför den sista inlämningsdagen. Vi hoppas att ni har förståelse för att denna insamling är viktig för hela Svenska kyrkans fortsatta arbete med kyrkobyggnaderna och på sikt även för de övriga byggnaderna samt de ekonomiska uppgifternas nödvändighet för vårt utjämningssystem. Tack på förhand! Ekonomi- och finansavdelningen Om Kanslistöd På Kanslistöds telefonnummer svarar just nu fem medarbetare på frågor som rör Svenska kyrkans gemensamma administrativa system, t ex Kyrknätet, Kyrkobokföring, Organisationsregistret och Kyrkkontot. Vi svarar både Nyhetsbrev februari 2007 från Kanslistöd Sida 5

6 på teknik- och regelverksfrågor: Helena Vilminko, Linnea Edlund, Malin Wrigstad, Elisabet Andersson, Oscar Björnhag och Lotta Nyström - samordnare. Se även vår hemsida Kanslistöds ordinarie öppettider Mån-tors 9-12 samt Fre 9-12 Dag före helgdag öppet 9-12 Helgdagar stängt Stängt på knappval 2 under februari Ons-Tors 14-15/2 Stängt för planering Mån 26/2 Stängt för utbildning (knappval 3 tekniska frågor har öppet som vanligt dessa dagar) Vilka har fått detta brev Vi har använt oss av organisationsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter och församlingar som har lagt in sin e- postadress i Organisationsregistret. Utskicket går även till sändlistorna för Sakkunniga i kyrkobokföringsfrågor samt Kontaktperson IT som registrerat sin e- postadress i Organisationsregistret. Ni hittar Nyhetsbreven på den här sidan under länken Nyhetsbrev Nyhetsbrev februari 2007 från Kanslistöd Sida 6