Kanslistöd förr och nu. 1 oktober 2001

Transkript

1 Kanslistöd förr och nu 1 oktober 2001

2

3 Statistik Ungefär 1000 frågor i månaden E-post Telefon Webbformulär

4 Statistik Jan April 2012 Cirka 1200 ärenden Ministerialbok 400 (Sök präst: 31) In- och Utträden 212 Regelverk 201 Blanketter 199 Kbok Utland 136 Systemfrågor 60 Sök person 58

5 Enkätundersökning Ett frågeformulär till användare som varit i kontakt med K-stöd eller T-stöd under svar på enkäten 90% har haft mer än ett ärende under 2011 Av dem har 10% haft fler än 10 ärenden

6 Enkätundersökning Hur uppfattade du Kanslistöds bemötande vid ditt senaste ärende? 95,8% svarar godkänt, bra, eller mycket bra Vilket stöd fick du vid din senaste kontakt med Kanslistöd? 92,9% svarar godkänt, bra, eller mycket bra

7 Enkätundersökning 7 av 10 använder Kanslistöds supportsidor 7 av 10 läser Kanslistöds nyhetsbrev

8 Kanslistöds webbanmälan

9 Webbanmälan

10 Webbanmälan finns även:

11 Så här loggar du in Samma användarnamn och lösenord som i Kbok

12 Klicka på den profil du vill använda

13 Börja med att ange ärendetyp Registrera ditt ärende

14 Ange en beskrivning av ärendet

15 Du får ett ärendenummer och en e-post

16 Hur man följer sitt ärende

17 Finns det en lathund? Ja den finns och nås från IT fliken dvs. internwww.svenskakyrkan.se/kanslistöd Klicka sedan i vänstermenyn på kanslistöd. Lathunden finns sedan till höger på sidan.

18 T-stöd

19 Fakturering e-post, lösenordsdosor, SPAR-sökningar

20

21 Gemensamma behörighetssystemet

22 Inloggning

23 Inloggning

24

25

26

27 Vanliga frågor i Kbok

28 DOP Personen saknas i tillhörighetsregistret

29 DOP Registrera direkt i ministerialboken

30 DOP Hämta uppgifter från Folkbokföringen

31 DOP Fyll i uppgifterna och skriv ut blankett

32 Sök präst

33 Vad ser man i sök präst

34 När ska jag välja att ange annan präst i formuläret välj präst?

35 Vilka präster är det som visas i droplistan med präster? De präster som finns registrerade i Organisationsregistret, under präster i tjänst i pastorat, inom det pastorat som du har behörighet för visas i din droplista med präster. Om du har behörighet i en församling som ingår i en flerpastoratssamfällighet visas alla präster som tjänstgör inom samfälligheten och som är registrerade i Organisationsregistret.

36 Hantering av präster i droplistor Om prästen i en flerpastoratssamfällighet är registrerad på samfälligheten visas nu alla ingående pastorat i samfälligheten i fältet pastorat/församling. Välj det pastorat som är aktuellt för den kyrkliga handlingen.

37 Hur många dop har vår präst haft?

38 Jag ska skriva ut en vigselblankett men får bara upp den gamla vigselboken Utskrifter vigselblankett fungerar inte om du har behörighet för personens tidigare vigselbok. Du får då välja ny vigsel via ministerialboken.

39 Den äldste har en vigselbok sedan tidigare och när du

40 När du väljer utskrifter ->vigselblankett skrivs den gamla vigseln ut

41 När du väljer ny -> vigsel visas den gamla vigseln

42 Hur gör jag då? Välj arbeta med -> ministerialbok Ny -> vigsel eller utskrifter -> vigselblankett Eller utgå från person 2 personakt om denne inte har en vigselbok sedan tidigare. (Om så är fallet välj något av de övre alternativen)

43 Funktioner i Kbok

44 Aktuelltsida

45 Lägg till/ta bort funktion

46 Lägg till funktionen aktuella uppgifter

47 Aktuella uppgifter

48 Länkar

49 Skicka e-post Förutsättning för att kunna skicka e-post från Kbok är att Microsoft Outlook används som e-postklient.

50

51

52

53 Nytt fält i verksamhetsregistret

54 Ändrad text på beslutsunderlag

55 Behandling av personuppgifter

56 Personuppgiftslagen (1998:204) 3 Behandling av personuppgifter : Varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte, t.ex. insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, återvinning, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring. Personuppgifter : All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

57 Personuppgiftsansvarig den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter Personuppgiftsbiträde den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning Personuppgiftsombud den fysiska person som, efter förordnande av den personuppgiftsansvarige, självständigt ska se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt.

58 Personuppgiftslagen 17 Ideella organisationer med politiskt, filosofiskt, religiöst eller fackligt syfte får inom ramen för sin verksamhet behandla känsliga personuppgifter om organisationens medlemmar och sådana andra personer som på grund av organisationens syfte har regelbunden kontakt med dem.

59 Personuppgiftsansvar Kyrkobokföringen Kyrkostyrelsen bestämmer ändamålen för behandlingen av personuppgifter och tillhandahåller medlen (Kbok) Verksamhetsregistren Församlingen bestämmer ändamålen för behandlingen av personuppgifter vilka verksamhetsgrupper man vill ha i församlingen

60 Den personuppgiftsansvarige ska se till att De personuppgifter som behandlas är adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen Inte fler personuppgifter behandlas än som är nödvändigt med hänsyn till behandlingen Personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen

61 Loggning av visning i Kbok När en användare loggar in med sitt personliga användarnamn och lösenord i Kbok för att söka uppgift om en person så sparas uppgift om inloggningen t.ex bcl I loggen visas vem som tagit del av uppgiften och när det har skett.

62 Hantering av beslutsunderlag Kanslistöds nyhetsbrev april 2012

63 När skapas beslutsunderlag? Svensk medborgare invandrar till Sverige och som saknas helt i det centrala tillhörighetsregistret. Svensk medborgare invandrar till Sverige och som finns i det centrala tillhörighetsregistret men uppgift om kyrkotillhörighet saknas. Utländsk medborgare som invandrar till Sverige och som finns i det centrala tillhörighetsregistret med uppgift om dop och/eller konfirmation. Utländsk medborgare som förlorade medlemskapet vid utvandringen och som saknar uppgift om dop eller konfirmation Personen är tysk eller österrikisk medborgare och har invandrat eller flyttat tillbaka till församlingens upptagningsområde.

64 Beslutsunderlag då svensk medborgare återinvandrar till Sverige och som saknas helt i centrala tillhörighetsregistret Kommer att tas bort från slutet av november månad i år, d.v.s. år 2012

65 Det finns inga uppgifter Personen är inte medlem Personen har inte varit medlem Personen har ingen uppgift om dop Personen har ingen uppgift om konfirmation Personuppgiftslagen!! Kyrkan ska inte behandla några personuppgifter för personen!

66 Församlingen bör redan nu Upphöra med att skicka förfrågan om tillhörighet då församlingen fått beslutsunderlag om att svensk medborgare invandrat och som saknas helt i centrala tillhörighetsregistret. Se Kboks hemsida!! Arbetsflöden och sammanfattande regelverk för kyrkobokföringen kommer att uppdateras snarast! OBS!! Kyrkoherdens beslut!!!

67 Verksamhetsregister Extra nyhetsbrev från kanslistöd mars 2012

68 Verksamhetsregister i församlingarna Församlingen registrerar själv sina grupper Församlingen registrerar deltagare i gruppen Vilka uppgifter registreras? Vilket ändamål har gruppen? Adressuppgifterna uppdateras genom Kbok Församlingen är personuppgiftsansvarig Kyrkostyrelsen är personuppgiftsbiträde

69 Tidigare deltagare och avslutade grupper Kyrkostyrelsens beslut om gallring (SvKB 2003:3) Uppgifter i digitalt eller manuellt förda verksamhetsregister ska gallras senast tre månader efter det att den registeransvarige fått kännedom om att den registrerade inte längre deltar i någon verksamhet

70 Förslag till hantering Verksamhetsgrupper Säkerställ att alla grupper har ett ändamål Vänd dig till verksamhetsansvarig för att få information om detta Gå igenom de grupper som finns i församlingens verksamhetsregister Ta bort de grupper som inte är aktuella Deltagare Gå igenom listan med deltagare i gruppen och kontrollera att de fortfarande deltar i gruppen Se till att endast aktiva deltagare finns under fliken Aktuella Ta bort de deltagare som inte längre deltar i gruppen

71 Ta bort grupp Markera gruppen i träfflistan. Klicka på makulera verksamhet för att ta bort gruppen. Svara Ja på frågan.

72 Hantering av grupper och deltagare i verksamhetsregistret Lathunden finns på Kbok:s webbsida IT-system -> Kbok -> Verktygslåda -> Lathundar Kbok

73 Konfirmation

74 Vem får konfirmeras? Den som är döpt, tillhör Svenska kyrkan och själv begär det får konfirmeras. Den som tillhör en annan evangelisk-luthersk kyrka inom Lutherska världsförbundet eller en kyrka eller ett samfund som Svenska kyrkan genom beslut av Kyrkomötet ingått en överenskommelse om särskild ekumenisk samverkan med får också konfirmeras i Svenska kyrkan. Kyrkoordningen 22 kap. 2

75 Vilka är det? Metodistkyrkan Svenska Missionskyrkan Evangelische Kirche in Deutschland Filippinska oberoende kyrkan Fortsättning

76 Borgåöverenskommelsen Finland, Island, Norge och Sverige, de lutherska kyrkorna i Estland och Litauen, Engelska kyrkan (The Church of England), Irländska kyrkan (The Church of Ireland), Skotska episkopala kyrkan (The Scottish Episcopal Church), Kyrkan i Wales (The Church in Wales) och Den danske folkekirken. Kyrkoordningen 17kap. 17

77 Vem tar reda på om en blivande konfirmand är döpt och tillhörig? Det är konfirmationsprästens uppgift att ta reda på om en blivande konfirmand är döpt och tillhörig före konfirmationsstarten. VAR STÅR DET??? Kyrkoordningen 22 kap. 4 Ansvar för undervisning och gudstjänst

78 Hur kan man enkelt se om personen inte är döpt eller tillhörig? Det kommer upp kontrollfrågor vid registreringen

79 Kontroller konfirmation Vid skapande av preliminär post Vid skapande av verifikat Vid bekräftande av verifikat

80 eller När man skapar en konfirmationsgrupp Lathund finns under fliken IT-system, Kbok, Verktygslåda, Lathundar Kbok

81

82

83 Var finns bra information om det mesta kring konfirmation?

84 Konfirmationsinformation Finns under fliken IT-system, Kbok, Verktygslåda, Frågor och svar

85 Arbetsflöden och sammanfattande regelverk för kyrkobokföring Finns under fliken IT-system, Kbok, Verktygslåda Längst ner på sidan finns dokumentet.

86 IT-fliken på intranätet

87 IT-fliken på intranätet

88

89 Samtal till Kanslistöd Hej, jag ska registrera begravning för en person med skyddad identitet. Hur gör jag då?

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99 Clearing yrkan.se Verksamhetsstöd Rådgivning Clearing

100

101

102

103

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114 Valnämnd obligatorisk I varje församling, som ej ingår i samfällighet och i varje samfällighet Antal ledamöter och ersättare beslutas av kyrkofullmäktige Kyrkofullmäktige utser ledamöter och ersättare och bland dem en ordförande och minst en vice ordförande Uppdragstid fyra år från 1 januari året efter valåret

115 Vad är en komplett valnämnd? Minimikravet är: Minst tre ledamöter En ordförande och minst en vice Start- och slutdatum enligt uppdragstiden

116 Organisationsregistret Uppgift om vilka som ingår i valnämnden Start- och slutdatum för uppdraget Kontaktuppgifter (post- och leveransadress, telefon, e-post) Ev. kontaktperson och informationsmottagare För att snabbt kunna kommunicera med valnämnderna behöver en e-postadress registreras. För att valnämndsmaterialet ska komma till rätt adress måste en leveransadress registreras.

117 Var finns information om kyrkovalet 2013? internwww.svenskakyrkan.se/kyrkoval eller under fliken verksamhetsstöd Valhandboken kommer att levereras i ett ex. till varje valnämnd i slutet av augusti och början av september 2012 Det finns möjlighet att beställa fler handböcker mot en kostnad.

118 Vallokalsystemet Öppnar 6 september 2012 och är till viss del nyutvecklat sen förra valet. Uppgifterna som registreras i systemet kommer att finnas med på röstkortet. Instruktioner för registrering kommer att publiceras i början av september 2012 på internwww.svenskakyrkan.se och svenskakyrkan.se

119 Dubblettröstkort Kan beställas som en rapport ur Kbok (Kyrkobokföringssystemet) från augusti 2013.

120 Clearing

121 Information Clearing Beräkning av intäkter Regler och tillämpning och kostnader

122 Ersättning för kyrkliga handlingar Vem bestämmer om regelverket? 1

123 Ekonomisk ersättning till präst Förbud för präst att ta emot arvode eller annan ekonomisk ersättning från annan än församling i Svenska kyrkan. 17 kap. 16 a. För utförande av en kyrklig handling är det inte tillåtet för en präst att uppbära arvode eller ekonomisk ersättning från någon annan än en församling i Svenska kyrkan 1

124 Kyrkomötet 2011 Beslut: att utvärdering om ersättning för kyrkliga handlingar sker skyndsamt av kyrkostyrelsen, att kyrkostyrelsen lämnar förslag till ändring i kyrkoordningen om det är motiverat samt att en utvärdering av clearingsystemet bör ske snarast. 1

125 Enkät Till Präster utan anställning i församling (500 st) Alla kyrkoherdar i landet (895 st) Svarsfrekvens ca 75 % Majoriteten positiva till gällande ordning 1

126 Problem med clearingen Arvodesbeloppens storlek Reseersättning Förordnanden i församlingar 1

127 Hur har kyrkostyrelsen löst uppdraget? Tillämpning av bestämmelserna för reseersättning har justerats. reseersättning betalas av förrättningsförsamlingen till prästen, men församlingen har rätt att i sin tur debitera den enskilde för denna kostnad Anvisningar kommer att ges ut. 1

128 Clearingbeloppen Clearingbeloppen kommer att ses över under året. 1

129 KOB Svenska kyrkans kollekt- och betalsystem 129

130 130 Kollekter

131 Kollekttyper 131

132 Endast förutbestämda mottagare 132

133 Öronmärkning? 133

134 Klarmarkera! 134

135 135

136 136

137 137 Gåvor

138 Gåvor Gåvor och anslag till Svenska kyrkans internationella arbete och Utlandskyrkan Öronmärkning möjlig Nettas mot kyrkoavgiften Ni slipper skicka pengarna på Bg/Pg 138

139 Färdiga formulär 139

140 Attesträttigheter 140

141 Registrera attesträttigheter - Ny administration från juni 141

142 Internationellt arbete, Insamlingsteman och projekt Ändamål är fem insamlingsteman som återfinns i insamlingskatalogen och på webben Geografiskt område används för öronmärkning till ett specifikt land eller region Projekt är aktuella insamlingsprojekt som återfinns i insamlingskatalogen och på webben 142

143 143

144 144 Fakturering

145 Svenska kyrkan nationell nivå Faktureringsrutiner from 1 januari Trossamfundet Svenska kyrkan Vi vill ha alla fakturor ni skickar till oss via KOB 3. Referens måste anges på alla fakturor till oss. I fältet Er referens på KOB-fakturan ska referensnummer 6 siffror och beställarens namn uppges. 4. För clearing av konfirmationskostnad för utomlands boende anges Birgitta Gunnarsson 145

146 Sök Kbok-händelse 146

147 Fakturering Om församlingen har anlitat och anställt en annan präst än sin egen för en kyrklig handling som ska faktureras, skriv gärna det i meddelandefältet i fakturan så att mottagaren av fakturan får tillräcklig information. 147

148 Specificera! vår/er referens meddelande till mottagaren 148

149 Attesträttigheter 149

150 Fakturering För att undvika att fakturera gamla handlingar: Se till att slutföra den kyrkliga handlingen i Kbok så snart det går efter att den är genomförd. 150

151 Fakturering i annat system Vid fakturering av kyrklig handling bör du kontrollera att posten är slutgiltig i Kbok innan den faktureras och fakturan importeras till KOB. Det underlättar för mottagaren av fakturan om Kbokhändelsen finns med som bilaga. Kbok-händelse bifogas alltid som bilaga till fakturan om händelsen finns i KOB och om handlingsdatum, personnummer och typ matchar. För vigsel måste den äldstes personnummer anges som person 1 i fakturan för att Kbok-händelsen ska kunna matchas mot fakturan. 151

152 Kontrollera innan fakturering! 152

153 Kreditera faktura 153

154 Mottagaren Attesterar Båda 154

155 155 Support

156 Internet Explorer 8 och 9 KOB måste köras i kompatibilitetsvy Fel som annars uppträder i IE9: Menyer flyttar runt Datum går inte att ange i en följd ÅÅÅÅMMDD Belopp kan bli dubbla vid registrering 156

157 Kompatibilitetsvy IE8 IE9 157

158 Kortkommandon 158

159 159

160 160

161 KOB Handbok 161

162 Exempel flödesbeskrivning 162

163 163

164 164 SACER

165 SACER nationellt inventarieregister Kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier. Bilder och bilagor kan bifogas. Produktionssättning i juni. Kyrkoprojektet en hjälp att registrera kyrkliga inventarier. 165

166 SACER nationellt inventarieregister Kostnadsfritt för församlingen Webbapplikation inga installationer Inom Kyrknätet datasäkerhet Samma behörighetssystem som andra nationella administrativa system 166

167 SACER nationellt inventarieregister Specialbyggt för ändamålet Enhetliga begrepp Gemensam support Indelningsändringshantering 167

168 168

169 169

170 170

171 171

172 172

173 173

174 174

175 Kyrkkontot i Swedbank De flesta tjänster avgiftsfria Reporänta från första kronan Möjlighet till internkredit Om ni tömmer saldot till annan bank, se till att ni har minst samma villkor! Extra ränteutbetalning 3 år i rad! 175

176 Rapporter 176

177 Rapporter I flera av rapporterna kan man välja en, flera eller alla, församlingar eller typer. Vid de val som kan göras med en/flera eller alla, gör så här: Vid val av en: klicka på den församling/typ som önskas. Vid val av flera håll ned ctrl samtidigt som du klickar på de önskade församlingarna/typerna. Vid val av alla markera första i listan håll ned shift och markera den sista i listan, alla blir då markerade. Alternativt håll ned vänster musknapp och dra för att markera alla. De poster som valts blir markerade med blå bakgrundsfärg. 177

178 En flera eller alla 178

179 Avstämningslista kollekter Summering för församlingskollekt till egen verksamhet respektive förmedlad Koppla rätt typ av mottagare Intern enhet Egna ekonomiska enheten egen verksamhet Extern kontakt eller ingen mottagare kopplad förmedlad 179

180 180

181 Total kollektsumma per mottagare Belopp per kollektmottagare för församlingskollekter. - mottagare måste vara kopplad för att kollekt ska visas på rapporten 181

182 182

183 Externa kontakter Kontaktregister kollektmottagare. Utskrift av det egna kontaktregistret. - alla registrerade uppgifter 183

184 Kontaktregister kollektmottagare 184

185 Kollekten kontanterna Hur gör ni med pengarna Tips Bokför i Kassa Återanvända i annan verksamhet? Samla ihop större summor OM säker förvaring finns? Avtal om hämtning via säkerhetsföretag? 185

186 Kyrksam 186 2

187 Vad är Kyrksam? Kyrksam är ett organisations- och verksamhetssystem som ska ersätta Organisationsregistret och verksamhetsregistret

188 Vad är Kyrksam? Organisationsregistret Kyrksam Verksamhetsregistret i Kbok + E-post + SMS 189 2

189 Vad är Kyrksam? I etapp 1 är Kyrksam ett titthål till registrerade uppgifter i Organisationsregistret och verksamhetsregistret Alla uppgifter registreras fortfarande i Organisationsregistret och verksamhetsregistret! 190 2

190 Fortsatt utveckling Fler rapporter Förbättrade sökningar Möjlighet att registrera och underhålla alla uppgifter direkt i Kyrksam Kommunikation med andra system. Släcka ner de gamla systemen Detta sker under

191 Nyfikna? 195 2

192 Startsida 196 2

193 197 2

194 Enhetsdetaljsida 198 2

195 199 2

196 Persondetaljsida 200 2

197 Gruppdetaljsida 201 2

198 Söka i Kyrksam 202 2

199 204 2

200 Förfinad sökning 205 2

201 Spara sökning 206 2

202 207 2

203 208 2

204 209 2

205 Skicka sms och e-post 210 2

206 211 2

207 212 2

208 213 2

209 Behörigheter 214 2

210 Allmänt om behörigheter Tillgång till kontaktuppgifter till alla anställda, förtroendevalda och ledare i grupper i hela Svenska kyrkan. Se alla enheter (församlingar, samfälligheter, stift etc.), enheternas kontaktuppgifter och vilka anställda, förtroendevalda och grupper som finns registrerade på enheten. Man kan söka, skicka e-post och skriva ut rapporter

211 Detta kan inte alla se Personnummer, Privata kontaktuppgifter, Meddelanden om avlidna personer, Meddelanden om komplettering av enhetsuppgifter och registrering av förtroendevalda. Deltagare i grupper där man inte är ledare (eller har särskild behörighet) 216 2

212 Den vanligaste behörigheten Anställd De behörighet som de flesta skall ha. Anställd ger behörighet att se alla deltagare i grupper där man själv är ledare eller ordförande (kören, kyrkorådet etc) 217 2

213 Enhetsadminstratör Varje enhet ska ha minst en person med behörigheten Enhetsadministratör. Ser alla enhetens deltagare och deras personnummer. Göra en sparad sökning tillgänglig för alla anställda på enheten Har man behörigheten Enhetsadministratör så får man också meddelanden när enhetsuppgifter behöver kompletteras, förtroendevalda behöver registreras och när deltagare i någon grupp har avlidit. Den person som idag sköter registreringar i Organisationsregistret och i verksamhetsregistret i Kbok bör ha denna behörighet

214 SMS Tilläggsbehörigheter Ger möjlighet att skicka sms Gruppdeltagare läs Ger möjlighet att se alla gruppdeltagare och deras kontaktuppgifter på enheten 219 2

215 Behörigheter Enhetsadministratör Grundläggande läsrättighet i Kyrksam, läsrättigheter för enhetens alla deltagare, spara sökning på enhet, meddelanden Kyrkoherde Grundläggande läsrättighet i Kyrksam, läsrättigheter för enhetens alla deltagare, spara sökning på enhet Anställd Grundläggande läsrättighet i Kyrksam, läsrättighet enhetens sparade sökningar Ej anställd Grundläggande läsrättighet i Kyrksam, läsrättighet enhetens sparade sökningar SMS Ger behörighet att skicka SMS för den enhet behörigheten omfattar Grupp läs Ger läsrättigheter för enhetens alla deltagare

216 Nytt system nya begrepp 221 2

217 Kategoriträd Översättning eller mappning sker från Organisationsregistret och verksamhetsregistret 222 2

218 Gruppfamilj Medarbetare Verksamhetsområde/ anställningsområde Församlings- och främjandeuppgifter Grupptyp/ anställningstyp Prästuppgifter Roll Komminister Inriktning Präst inom kriminalvården

219 Personegenskaper En persons roll, uppdrag eller attribut som inte kan placeras i kategoriträdet Alltid personliga och ibland kopplade till enheter Bl a vigd präst, certifierad kboksanvändare, kontaktperson IT 224 2

220 Mer information på intranätet 228 2

221 Att göra lista Registrera alla anställda med tjänsteadress, tjänstemobil, tjänste epost, tjänstetelefon. Se till att så många som möjligt har e-post och mobiltelefon kopplat till sig 229 2

222 TACK!