Handbok. Inlämning av skriftlig redogörelse för brandskyddet via

Transkript

1 Handbok Inlämning av skriftlig redogörelse för brandskyddet via är en e-tjänst för inlämning av brandskyddsredogörelse till kommunens räddningstjänst. Redogörelsen för brandskyddet sparas i en databas och när hela redogörelsen (både fastighetsägarens och verksamhetens delar) är klarmarkerade kommer uppgifterna att automatiskt skickas in till en handläggare på räddningstjänsten. Innehåll Denna handbok innehåller en steg-för-steg-instruktion om hur man lämnar in redogörelsen. Om det uppstår problem med inlämningen av redogörelsen så är du hjärtligt välkommen att kontakta kommunens kundtjänst på En handläggare från räddningstjänsten hör då av sig så snart som möjligt för att hjälpa dig med inlämningen. Redogörelsen består av två delar, en byggnadsdel som fylls i av ägaren och en verksamhetsdel för varje verksamhet som omfattas av kravet på inlämning av brandskyddsredogörelse. Instruktionen är anpassad efter detta: Punkt Fastighetsägarens inlämningsinstruktion Punkt Verksamhetens/nyttjanderättshavarens inlämningsinstruktion Daniel Haarala

2 1 Fastighetsägarens inlämningsinstruktion 1. Gå till hemsidan för inlämning av brandskyddsredogörelse Gå till webadressen Om du vill uppdatera en befintlig redogörelse som lämnats in vid ett tidigare tillfälle, så kan du logga in på din redogörelse direkt på startsidan genom att ange redogörelsenumret och den epostadress som användes förra gången och sedan klicka på Logga in. Du kan då hoppa över punkt 2 & 3 i denna instruktion! 2. Lämna in ny redogörelse Klicka på Ny redogörelse i den vänstra menyn. Sida 2 (14)

3 3. Skapa nytt konto Skapa konto genom att ange: a. Välj kommun: Skellefteå kommun Skellefteå b. Ange redogörelsenumret som du framgår i räddningstjänstens utskick till dig (13 siffror, inleds med ) c. Ange din mailadress. Den kommer att användas vid framtida inloggningar på sidan och om du vill kan du ändra den senare. Bekräfta din mailadress. d. Klicka på Skapa konto Du loggas nu automatiskt in på din fastighets redogörelse. Om du vill fortsätta inlämningen vid ett senare tillfälle kan du då logga in direkt på startsidan genom att fylla i ditt redogörelsenummer och den mailadress du valde då du skapade kontot. Sida 3 (14)

4 4. Lägg till de verksamheter som ska redogöra Klicka på Redogörelse admin i den vänstra menyn. a. Fyll i organisations/företagsnamn på den redogörelseskyldiga verksamheten b. Fyll i verksamhetens epostadress c. Klicka på Lägg till d. Upprepa om det finns fler verksamheter som ska redogöra. Alla verksamheter som du lagt till visas i en lista. Från listan finns möjlighet att skriva ut verksamhetens redogörelse eller ta bort den helt och hållet. Klicka på ikonen i listan för att komma åt aktuell verksamhetsredogörelse för att granska, rätta eller fylla i den. Denna metod kan med fördel användas ifall du som fastighetsägare avser att ta hand om ifyllningen av verksamhetsdelarna av redogörelsen. Sida 4 (14)

5 I listan framgår det också om verksamheterna har fyllt i och klarmarkerat sina redogörelser. Glöm inte att meddela verksamheten deras referensnummer (18-siffrig kod som framgår i listan) och vilken mailadress du angett åt dem så att de kan logga in och fylla i sin del av redogörelsen! Sida 5 (14)

6 5. Fylla i och lämna in redogörelsen byggnadsdelen Den del av redogörelsen som alltid fylls i av ägaren till fastigheten hittar du under rubriken Redogörelse byggnad i vänstra menyn. Fyll i frågorna 1-15 i formuläret. Du kan när som helst klicka på Spara, stänga ned och fortsätta ifyllningen vid ett senare tillfälle. Sida 6 (14)

7 När du fyllt i redogörelsen klickar du på ikonen uppe till höger på sidan. Detta är mycket viktigt och måste utföras för att den automatiska inlämningen till räddningstjänsten ska fungera korrekt! När du klarmarkerat får du något av dessa fyra meddelanden: a. Meddelande om att du missat att fylla i någon av uppgifterna. Redogörelsen kan inte klarmarkeras och skickas in till räddningstjänsten förrän du besvarat alla frågor i formuläret. b. Meddelande om att byggnadsdelen av redogörelsen är klarmarkerad, men att du inte skapat några verksamheter i din byggnad. För att skapa verksamheter, se punkt 4 i denna instruktion. c. Meddelande om att byggnadsdelen av redogörelsen är klarmarkerad, men att det finns verksamheter som inte har fyllt i och klarmarkerat sina redogörelser än. Så snart verksamheterna fyllt i och klarmarkerat sin del av redogörelsen skickas den automatiskt in till räddningstjänsten. d. Meddelande om att redogörelsen av byggnaden och de verksamheter som du angivit är komplett och därmed automatiskt har skickats in till räddningstjänsten. Sida 7 (14)

8 Efter att du klarmarkerat kan du när som helst logga in på din redogörelse och klicka på ikonen om du vill ändra uppgifterna. När du sedan klarmarkerar skickas den nya redogörelsen automatiskt in till räddningstjänsten på nytt. Du bör dock i sådant fall meddela oss att du uppdaterat redogörelsen. 6. Registrera annan epostadress För att byta epostadress till den som ska redogöra så klickar du på Inställningar i den vänstra menyn. Tänk på att även inloggningsuppgifterna ändras då du ändrar epostadress. Ange och bekräfta den nya epostadressen, klicka sedan på spara. Vid nästa inloggning i systemet ska du använda den nya epostadressen. Sida 8 (14)

9 2 Verksamhetsutövarens/nyttjanderättshavarens inlämningsinstruktion 7. Gå till hemsidan för inlämning av brandskyddsredogörelse Gå till webadressen Logga in med det redogörelsenummer som du fått av din fastighetsägare, samt den epostadress som ägaren registrerat åt dig. Referensnumret består av 18 siffror och inleds med Fylla i och lämna in redogörelsen verksamhetsdelen Den del av redogörelsen som verksamheten fyller i hittar du under rubriken Redogörelse verksam. i vänstra menyn. Sida 9 (14)

10 9. Fylla i första sidan av redogörelsen Verksamhetens redogörelse består av fyra sidor med frågeformulär som ska fyllas i. Detta är den första sidan, den behandlar allmänna uppgifter om verksamheten: a. Fyll i formuläret på första sidan och klicka på b. Klicka på för att få reda på om all information på den aktuella sidan är rätt ifylld. c. Klicka på för att komma till nästa sida som ska fyllas i. Sida 10 (14)

11 10. Fylla i andra sidan Detta är den andra sidan som ska fyllas i. Den handlar om verksamhetens brandskyddsförutsättningar: Fyll i sidan och klicka, och uppe till höger på sidan. Sida 11 (14)

12 11. Fylla i tredje sidan Detta är den tredje sidan som ska fyllas i. Den handlar om förutsättningarna för underhåll av brandskyddet. Fyll i sidan och klicka, och uppe till höger på sidan. Sida 12 (14)

13 12. Fylla i sista sidan av redogörelsen Detta är den sista sidan som ska fyllas i. Den handlar om beredskapen för brand. När du fyllt i sidan, klicka på uppe till höger på sidan. När du fyllt i redogörelsen klickar du på ikonen uppe till höger på första eller sista sidan. Detta är mycket viktigt och måste utföras för att den automatiska inlämningen till räddningstjänsten ska fungera korrekt! Sida 13 (14)

14 När du klarmarkerat ska en grönt meddelande visas: Om du får ett rött meddelande som i exemplet nedan, så har du missat någon fråga. Alla sidor på formuläret måste vara komplett ifyllda, annars skickas inte redogörelsen in till räddningstjänsten! 13. Registrera annan epostadress Om du önskar byta epostadress till den som ska redogöra så klickar du på Inställningar i den vänstra menyn. Tänk på att även inloggningsuppgifterna ändras då du ändrar epostadress. Ange och bekräfta den nya epostadressen, klicka sedan på spara. Vid nästa inloggning i systemet ska du använda den nya epostadressen. Lyckat till med redogörelsen! Sida 14 (14)