Hemställan om överföring av förvaltningscentral redovisningsverksamhet från stadsdelsnämnden Västra Hisingen till nämnden för intraservice

Transkript

1 Stadsdelsförvaltning Västra Hisingen Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /18 Handläggare Lile P Boschewska Telefon: E-post: fornamn.efternamn@vastrahisingen.goteborg.se Hemställan om överföring av förvaltningscentral redovisningsverksamhet från stadsdelsnämnden Västra Hisingen till nämnden för intraservice Förslag till beslut 1. Stadsdelsnämnden Västra Hisingen hemställer till nämnden för intraservice om överföring av förvaltningscentral redovisningsverksamhet till nämnden för intraservice. 2. Stadsdelsnämnden Västra Hisingen beslutar att paragrafen är omedelbart justerad. Sammanfattning I stadens budget för 2018 lyfts fram behov av att effektivisera ekonomiprocesser. Samtliga stadsdelsförvaltningar föreslår i ett gemensamt initiativ att respektive nämnder överför den redovisningsverksamhet som sker centralt i respektive stadsdelsförvaltning till nämnden för Intraservice. Nämnden för intraservice har den 28 mars 2018 beslutat att etablera tjänst för samordnad redovisning för de nya förskole- och grundskolenämnderna. Tjänsten grundas i ett gemensamt initiativ i kommunens tjänsteforum ekonomi av stadsdelsförvaltningarna, genomförandeorganisationen för förskolenämnd och grundskolenämnd samt intraservice. Tjänsten omfattar kundfakturaprocessen, leverantörsfakturaprocessen, redovisning och bokslut samt moms. Den bedöms skapa förutsättningar för högre effektivitet, ökad enhetlig kvalité inom redovisningshanteringen samt minskad sårbarhet. Överföring kommer att ske av redovisningsverksamhet för de nya förskole- och grundskolenämnderna från stadsdelsnämnden i samband med att organisationsförändringen träder i kraft den 1 juli Förslaget är att redovisningsverksamhet, som idag sker centralt i stadsdelsförvaltningen, överförs så att redovisningen hanteras i den samordnade tjänsten på intraservice. Förslaget är att överföringen sker under hösten 2018 dock senast 30 november. Ekonomiska konsekvenser Stadsdelsförvaltningen har kommit överens med intraservice förvaltning om följande prissättning utifrån intraservice prismodell: Göteborgs Stad [SDF Västra Hisingen], tjänsteutlåtande 1 (4)

2 År Prissättning månad tkr Prissättning helår tkr Kommentar Kostnaden för 2018 styrs av vilken månad stadsdelen kommer att anslutas Kostnadssänkning förutsätts av en säkrad kvalité i redovisningen. På sikt kommer stadens ekonomi att påverkas positivt då verksamheten bedöms ha förutsättningar att leda till effektiviseringar. Barnperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Jämställdhetsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Mångfaldsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljöperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Omvärldsperspektivet Ett syfte med samordnad hantering av redovisningsprocesser är att etablera en långsiktig plattform där fler förvaltningar och bolag på sikt ska kunna ansluta sig samt att ytterligare tjänster ska kunna läggas till. Västra Götalandsregionen och Stockholms stad är två exempel på organisationer som har gjort likvärdiga förändringar med samordnad hantering av redovisningsprocesser. Samverkan Samverkan har skett med de fackliga organisationerna i förvaltningsövergripande partssamverkan den 24 januari, 6 februari, 21 februari, 6 mars, 20 mars och kommer att ske den 27 mars Gemensam riskanalys genomfördes vid samverkan den 20 mars FSG den 3 april Bilagor Bilaga 1: ABCD för riskbedömning inför ändringar i verksamheten Bilaga 2: Budget 2019 Samordnad redovisning ver 1.1 Göteborgs Stad [SDF Västra Hisingen], tjänsteutlåtande 2 (4)

3 Ärendet I stadens budget för 2018 lyfts fram behov av att effektivisera ekonomiprocesser. Samtliga stadsdelsförvaltningar föreslår i ett gemensamt initiativ att respektive nämnder överför redovisningsverksamhet som sker centralt i respektive stadsdelsförvaltning till nämnden för Intraservice. Beskrivning av ärendet I stadens budget för 2018 lyfts fram att samtliga nämnder måste påbörja ett arbete att effektivisera bland annat sina ekonomiprocesser. Vidare framgår att styrelser och nämnder ska arbeta aktivt med att göra effektiviseringar, identifiera nya finansieringslösningar och frigöra resurser, exempelvis via gemensamma tjänster och samlokalisering. Alla nämnder har omfattande krav på effektiviseringar och budgetramarna har anpassats utifrån detta. Ett gemensamt initiativ har tagits i kommunens tjänsteforum ekonomi av genomförandeorganisationen för förskolenämnd och grundskolenämnd, stadsdelsförvaltningarna och intraservice till en samordnad hantering av redovisningsprocesserna för de 10 stadsdelsförvaltningarna samt de nya förskole- och grundskoleförvaltningarna. Nämnden för Intraservice har den 28 mars 2018, efter hemställan från genomförandeorganisationen för förskola och grundskola, beslutat att etablera en tjänst för samordnad redovisningshantering. Tjänsten bedöms skapa förutsättningar för högre effektivitet, ökad enhetlig kvalité inom redovisningshanteringen samt minskad sårbarhet. Verksamheten etableras i intraservice organisation och lokaler där förvaltningarna kommer att samnyttja redovisningsprocesserna i en fristående enhet. Enheten kommer att starta den 1 juli 2018 och kommer i ett första steg tillhandahålla stöd till de nya förskoleoch grundskoleförvaltningarna. Förslaget är att redovisningsverksamhet, som idag sker centralt i stadsdelsförvaltningen, överförs så att redovisningen hanteras i den samordnade tjänsten på Intraservice. Den hantering som föreslås föras över är: Kundfakturaprocessen Leverantörsfakturaprocessen Redovisning och bokslut Moms Det bedömda bemanningsbehovet för enheten är 40 årsarbetare för hantering av redovisningen för 10 stadsdelsförvaltningarna samt förskole- och grundskoleförvaltningarna. Förslaget innebär att de medarbetare som idag arbetar på stadsdelsförvaltningarnas ekonomifunktioner kommer att bemanna enheten. Genom detta säkerställs att hanteringen kan fortlöpa utan störningar. Den nya enheten kommer enligt förslag att ledas av två enhetschefer i ett delat ledarskap. För stadsdelsnämnd Västra Hisingen innebär förslaget att 4 årsarbetare kommer flytta med och arbeta i den nya enheten på intraservice. Göteborgs Stad [SDF Västra Hisingen], tjänsteutlåtande 3 (4)

4 Förvaltningens bedömning Förvaltningen bedömer att en tjänst för samordnad hantering av redovisningsprocesser på sikt skapar förutsättningar för: Lägre totalkostnad för redovisningsprocesserna Ökad effektivitet genom standardisering och skalfördelar Hög enhetlig kvalitet och service inom staden för processerna Minskad sårbarhet i hanteringen och möjlighet till högre kompetens Stadsdelsförvaltningen Västra Hisingen Sergio Garay Stadsdelsdirektör Lile P Boschewska Ekonomichef Göteborgs Stad [SDF Västra Hisingen], tjänsteutlåtande 4 (4)

5 Bilaga 1 ABCD för riskbedömning inför ändringar i verksamheten Ny SDN och Ny Ekonomiavdelning (genomförd ) Samt komplettering för 1 Ny Ekonomiavdelning som del i STAB (genomförd ) och 2 Start samordnad redovisning i juni för förskola/grundskola (genomförd ) Arbetsplats APT Ekonomiavdelningen Datum: , komplettering 1 och 2, A Precisera den planerade ändringen Vad består ändringarna av? Var ska ändringarna genomföras? Vilka arbetstagare eller grupper av arbetstagare berörs? Sektor Utbildning lyfts bort från stadsdelen till Förskolenämnd och Grundskolenämnd. Cirka 50 % procent av budgeten följer med från Ekonomiavdelningen för att finansiera stödet i de nya facknämnderna. Samtidigt görs en kartläggning utifrån Tjänsteplan 2018 om gemensam serviceenhet för redovisning i staden, planerad start under 1 juli Uppdrag från SDD till Ekonomichef: Anpassa Ekonomiavdelningen inom budget fram till Konsekvensen av förändringarna är en ny organisation med 8 åa färre på helårsbasis (eller 4 åa fr o m juli 2018). De 8 åa består av 4 åa ekonomer och 4 åa på redovisning. Komplettering 1 Ny Ekonomiavdelning som del i STAB Den nya organisationen för stadsdelen innebär att Ekonomiavdelningen är en del av Staben tillsammans med Kansli, IT, Fastighetssamordnare samt Kris och Beredskap. Komplettering 2 Start samordnad redovisning i juni för förskola/grundskola Samordnad redovisning för förskola/grundskola i juli innebär att uppbyggnad startar redan under juni månad med medarbetare från stadsdelarnas ekonomiavdelningar. B Gör riskbedömningen Vilka risker innebär ändringarna? Hur stora är riskerna (liten, medel eller stor)? 1(2)

6 Bilaga 1 Svårighet att ge samma service gällande redovisningsfrågor och inköp, eventuell överbelastning i en övergångsperiod på personalstyrkan som är kvar. Beror på hur snabbt en centraliserad funktion skapas/fungerar och kan avlasta. Längre väg till redovisningsfunktionen, idag kan frågor lösas i korridoren, risk för att det kan ta längre tid med mail och telefon till gemensam serviceenhet i staden. Stor Risk för personalomsättning/ökad rotation på personal som leder till överbelastning på avdelningen och lägre stöd till verksamheten. Medel/Stor Kan leda till att det inom sektorerna byggs upp parallella organisationer. Liten Personer som hamnar i omställning kan leda till svårbemästrade situationer för samtlig personal. Liten. Risk för långdragen rekryteringsprocess. Stor Oroskänslor inför ovisshet om hur egen roll/situation kommer att påverkas. Stor Komplettering 1 Ny Ekonomiavdelning som del i STAB Mindre tillgänglig chef då chefen får fler underställda. Medel Mer blandade kompetenser, spretigt, kan konkurrera om uppmärksamheten, t ex på APT. Låg Komplettering 2 Start samordnad redovisning i juni för förskola/grundskola Risker med redovisningen, längre kommunikationsvägar eftersom man måste ringa till intraservice. Medel/Stor Internservice förlorar sina kollegor inom sektor utbildning som de i nuläget samarbetar en hel del med. Medel Osäkerhet kring omställningsregler och påverkan på den enskilda individen skapar oro. Stor Om det försvinner folk innan det försvinner arbetsuppgifter, kan det bidra till ökad arbetsbelastning innan man släpper arbetsuppgifterna. Svårigheter att vara på två ställen under en övergångsperiod. Ringa C Åtgärda Vilka åtgärder ska genomföras? När ska åtgärderna vara genomförda? Vem ser till att åtgärderna genomförs? Lång framförhållning, information i god tid under/innan förändringen sker och en strukturerad tidplan. Vi kommer att behöva vara flexibla och anpassningsbara inför förändringen. Den som ansvarar för processen, vår närmsta chef. Välplanerade överlämningar till nya funktioner/intraservice. Personen som avser att byta arbetsplats bör informera i god tid och överlämna. Medarbetare, vår närmsta chef 2(2)

7 Bilaga 1 Effektivisera Intraservice så att stadsdelen lätt kan få svar på frågor eller behålla en tjänst. Ska ske samtidigt med övrig förändring. Medarbetare, vår närmsta chef Besked så tidigt som möjligt att ge besked om framtida befattning och placering för varje individ för att minska personalomsättning. Tidiga erbjudanden om det nya alternativet om man inte ska vara kvar på avdelningen. Övergångsregler och uppsägningstid. HR Förståelse och acceptans för förändringen. Stöd för de som är i behov. Alla Hålla deadlines, påskynda rekryteringsprocessen på de nya nämnderna. Ledning (HR/Ekonomi/Projektorganisation) Stöd i förändringsprocessen via uppdrag till extern konsult Ökad förändringsberedskap under hösten/våren. Prioritera de arbetsuppgifter och EC som har störst behov eller är mest väsentligt, färre uppföljningar och eventuellt längre ställtider. Ekonomer och Ledning. Komplettering 1 Ny Ekonomiavdelning som del i STAB En åtgärd för att få en mer närvarande chef är en operativ chef. Strukturera APT lämpligt. Komplettering 2 Start samordnad redovisning i juni för förskola/grundskola HR kommunicerar vad som gäller vid omställning/flytt etc. Arbetsbelastning kan lösas genom att arbetsuppgifter prioriteras under juni. Föra diskussion kring back-up mellan stadsdelar under en övergångsperiod. Då det rör sig om en månad så borde det gå att lösa. D Diskutera det positiva med förändringen Vilka faktorer är viktiga för att förändringen ska genomföras på ett så bra sätt som möjligt? Vilka positiva effekter ger förändringen? Möjligheter till nya tjänster, platser. Effektivare och enhetligare processer. Bra för barnens rätt jämlika förhållanden i skola/förskola. Kul med nya utmaningar, platser, människor och roller. Komplettering Den nya Ekonomiavdelningen ingår i en större grupp, Stab, då blir det kortare beslutsvägar och nya sätt att se på saker (Ekonomi/Kansli/Fastighetssamordnare/Kris o Beredskap). Ekonomerna på den nya Ekonomiavdelningen är färre vilket underlättar gruppkänsla. 3(2)

8 Följande personer har deltagit i framtagandet av riskbedömningen: Enhetschef: Lile P Boschewska Bilaga 1 Skyddsombud: Saknas f n på avdelningen. Representanter inbjudna från LSG men kunde inte närvara. Överenskommelse om att frågor kan ställas direkt till fackligt ombud. Personalrepresentanter: Medarbetare på Ekonomiavdelningen, närvarande Christina, Edis, Roynalee, Charlotte, Ingela, Maria, Slavica, Lena G, Karin, Ivka, Milanka, Jens och Hannah. Ej närvarande: Fidosa, Lena, Pia, Agnes och Annelie Enhetschef: Lile P Boschewska Skyddsombud: Gunnar Sasse, SACO och Zlate Musli, Vision. Personalrepresentanter: Medarbetare på Ekonomiavdelningen, närvarande: Annelie Björkroth, Ingela Bogeryd, Lena Glavander, Pia Holmgren, Fidosa Husidic, Maria Murad, Charlotte Nienhardt, Karin Pettersson, Ivka Trogrlic, Slavica Stojanovic, Annelie Mellgren, Agnes Garis, Lena Olsson, Ej närvarande: Jens Martinsson, Christina Ståhlberg, Hannah Hattara, Roynalie Kjellgren Edis Nurkovic Christina Ståhlberg har lämnat synpunkter via mail som har beaktats (Lena G, Annelie B, Pia, Karin, Slavica lämnade 10:50 för annat möte) 4(2)

9 SAMORDNAD REDOVISNING Budget 2018 AFH Angered Centrum Lundby Majorna- Linné Norra Hisingen Västra Götebor Andel i procent 7,0% 4,7% 4,7% 4,7% 5,9% 7,8% 6,2% Andel i tkr Per månad (40 åa och 2 enhetschefer) Budget 2019 AFH Angered Centrum Lundby Majorna- Linné Norra Hisingen Västra Götebor Andel i procent 7,0% 4,7% 4,7% 4,7% 5,9% 7,8% 6,2% Andel i tkr Per månad (38 åa och 2 enhetschefer) Minskning dvs 880*2

10 Västra Hisingen Örgryte- Härlanda Förskola & Grundskola Östra Summa Göteborg 6,2% 6,2% 8,9% 37,6% 100% Västra Hisingen Örgryte- Härlanda Förskola & Grundskola Östra Summa Göteborg 6,2% 6,2% 8,9% 37,6% 100,0%