Förvaltningsledningen. Färdtjänstens införlivande i trafikkontoret

Transkript

1 TN 26/17 Tjänsteutlåtande Trafiknämnden Diarienummer 2770/15 Förvaltningsledningen Jan Rinman Telefon E-post: Färdtjänstens införlivande i trafikkontoret Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att införliva färdtjänsten i trafikkontoret från och med 1 mars 2017 att att att bemyndiga trafikdirektören att fatta erforderliga beslut med anledning av införlivandet i övrigt anteckna informationen översända tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som information om tidplan för genomförandet av det utvidgade uppdraget som det nya reglementet innebär. Sammanfattning Trafiknämnden har beslutat att fullfölja överföringen av färdtjänstnämndens uppdrag och uppgifter till trafiknämnden och att ge trafikdirektören i uppdrag att, i samråd med färdtjänstchefen, leda det fortsatta arbetet med hopslagningen och återrapportera till presidiet och trafiknämnden. I detta ärende lämnas förslag till tidpunkt för införlivandet samt information om plan samt inriktning för det fortsatta arbetet. Ärendet utgör också trafiknämndens svar på uppdraget om att redovisa tidplan för genomförandet till kommunstyrelsen. Trafikkontoret och färdtjänsten har under 2016 utvecklat samarbetet, främst när det gäller den gemensamma hanteringen av ärenden till trafiknämnden, samverkan med de fackliga organisationerna samt i viss utsträckning administrativa rutiner rörande ärendehantering och diarieföring. System och rutiner inom bland annat IT, personal och ekonomi samt uppföljningsrapportering har fortsatt hållits separerade. Förvaltningarna föreslår att införlivandet av färdtjänstens verksamhet i trafikkontoret sker per den 1 mars 2017, i anslutning till att nuvarande förordnande av tf färdtjänstdirektör löper ut. Detta innebär att tidplanen för genomförandet är kort och införlivandet utförs därför genom en initial organisationslösning som innebär att färdtjänsten utgör en egen sektor inom befintligt trafikkontor. Befintlig organisations- och ledningsstruktur och lednings- och stödfunktioner bibehålls inledningsvis för färdtjänstens 1(9)

2 verksamhet för att bland annat säkerställa leveranser och nära, tydliga kontaktvägar inom färdtjänstens verksamhet. Nuvarande trafikkontors ledningsfunktioner och funktionerna avseende styr- och stödprocesser kvarstår som förvaltningens centrala och gemensamma funktioner. Förvaltningarna bedömer att detta inledningsvis kan ske utan andra åtgärder än att trafiknämnden fattar ett nytt beslut avseende delegationsordningen. Beslut om justerad delegationsordning behandlas som ett separat ärende. De efterföljande stegen i integrationsprocessen genomförs löpande, allt eftersom kunskapen och mognaden i organisationen ökar. Ett steg i detta är en översyn och samordning av de centrala styr- och stödfunktionerna med tillhörande rutiner. Trafikdirektören föreslås därför få rätt att fatta de beslut som erfordras med anledning av införlivandet. Integration av ekonomisystem och redovisningsstrukturer kräver planering i god tid och bör verkställas i samband med årsskiftet 2017/2018. Förvaltningarna bedömer att införlivandet av färdtjänstens verksamhet i trafikkontoret inte påverkar resursbehoven för den totala verksamheten. Kärnverksamheternas resursbehov förändras inte, och motsvarande resurser som idag kommer fortsatt krävas för styr och stödfunktionerna för färdtjänstens verksamhet. Såväl färdtjänsten som trafikkontoret sitter i dagsläget i nyligen anpassade lokaler och det finns inga vakanta lokalytor. Verksamheterna bedöms därför även fortsättningsvis bedrivas i befintliga lokaler, med smärre justeringar beroende på hur organisationen formas långsiktigt. Samverkan med de fackliga organisationerna har skett fortlöpande genom en förvaltningsövergripande samverkan (FÖS). Samverkan inför beslut om tidpunkt för införlivandet i trafiknämnden samt beslut om initial organisation har fullgjorts per den 1 februari Ekonomiska konsekvenser Ärendet bedöms inte att få några ytterligare ekonomiska konsekvenser, utöver de som har behandlats i tidigare beslut. Barnperspektivet Ärendet bedöms inte att få några särskilda aspekter ur barnperspektivet. Jämställdhetsperspektivet Ärendet bedöms inte att få några särskilda aspekter ur jämställdhetsperspektivet. Mångfaldsperspektivet Ärendet bedöms inte att få några särskilda aspekter ur mångfaldsperspektivet Miljöperspektivet Ärendet bedöms inte att få några särskilda aspekter ur miljöperspektivet Omvärldsperspektivet Ärendet har inte värderats utifrån omvärldsperspektivet. Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 2(9)

3 Stefan Eglinger Trafikdirektör Jan Rinman Biträdande trafikdirektör Peter Norling Tf färdtjänstdirektör Bilagor Bilaga 1 Yrkande (S) (M) (MP) (V) (L) om det fortsatta arbetet med överföringen av Färdtjänstförvaltningen till Trafikkontoret (TN 434, ) Bilaga 2 Protokoll förvaltningsövergripande samverkan (FÖS) trafikkontoret och färdtjänsten Bilaga 3 Protokoll förvaltningsövergripande samverkan (FÖS) trafikkontoret och färdtjänsten Bilaga 4 Protokoll förvaltningsövergripande samverkan (FÖS) trafikkontoret och färdtjänsten Bilaga 5 Protokoll förvaltningsövergripande samverkan (FÖS) trafikkontoret och färdtjänsten Bilaga 6 Riskbedömning inför ändringar i verksamheten, Bilaga 7 Initial kartläggning av åtgärder för att säkerställa införlivandet. Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 3(9)

4 Ärendet Trafiknämnden beslutade den 16 december 2016 om det fortsatta arbetet med överföringen av färdtjänstförvaltningen till trafikkontoret för att fullfölja kommunfullmäktiges beslut om att överföra färdtjänstnämndens uppdrag och uppgifter till trafiknämnden (TN , bilaga 1). Trafiknämnden gav i detta beslut trafikdirektören i uppdrag att, i samråd med färdtjänstchefen, leda det fortsatta arbetet med hopslagningen och återrapportera till presidiet och trafiknämnden. Nämnden beslutade vidare att förlänga tillförordnandet för färdtjänstdirektören. I detta ärende lämnas förslag till tidpunkt för införlivandet samt information om plan samt inriktning för det fortsatta arbetet. Trafikkontoret ser också att beslutet och informationen kan utgöra svar på det uppdrag som trafiknämnden fått om att redovisa tidplan för genomförandet till kommunstyrelsen. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 3 december 2015 om överföring av färdtjänstnämndens verksamhet till trafiknämnden 1, bland annat att trafiknämnden tillförs de uppdrag och uppgifter som åvilar färdtjänstnämnden per samt om nytt reglemente för trafiknämnden. Trafiknämnden fick också i uppdrag att redovisa tidplan för genomförandet och inom mandatperioden redovisa hur överföringen av färdtjänstnämndens verksamhet har genomförts till kommunstyrelsen. I anslutning till trafiknämndens svar på kommunstyrelsens remiss om överföring av färdtjänstnämndens verksamhet till trafiknämnden 2, beslutade trafiknämnden att under 2016 fortsätta att driva verksamheten i två förvaltningar och inrätta ett utskott för att genomföra brukardialog och fatta beslut på delegation. Trafikkontoret och färdtjänsten har under 2016 utvecklat samarbetet, främst när det gäller den gemensamma hanteringen av ärenden till trafiknämnden, samverkan med de fackliga organisationerna samt i viss utsträckning administrativa rutiner rörande ärendehantering och diarieföring. System och rutiner inom IT, personal och ekonomi samt uppföljningsrapportering har fortsatt hållits separerade. Trafiknämnden har uttryckt att färdtjänstens verksamhet ska inrymmas som en avdelning på trafikkontoret, men att detta ska ske på ett bra och planerat sätt för båda förvaltningarna för att undvika onödiga påfrestningar för medarbetarna. Nämnden har vidare uttryckt att integreringen ska ske under 2017, med målsättningen att arbetet skall vara slutfört årsskiftet 2017/18. 1 KF , handling 2015 nr TN , dnr 2770/15 Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 4(9)

5 Förvaltningarnas överväganden Utifrån trafiknämndens beslut föreslås att införlivandet av färdtjänstens verksamhet i trafikkontoret sker per den 1 mars 2017, i anslutning till att nuvarande förordnande av tf färdtjänstdirektör löper ut. Tidplanen för genomförandet är kort och för att säkerställa leveranserna i alla verksamheter utförs införlivandet genom en initial organisationslösning som innebär att färdtjänsten utgör en egen sektor inom befintligt trafikkontor. Detta innebär att färdtjänsten införlivas som en tillkommande verksamhet i en befintlig organisations- och ledningsstruktur och samtliga ledningsfunktioner bibehålls avseende nivå och innehåll för färdtjänstens verksamhet. För färdtjänsten bibehålls initialt också samtliga styr- och stödfunktioner för att säkerställa nära och tydliga kontaktvägar inom färdtjänstens verksamhet. Trafikkontorets ledningsfunktioner ligger fast och styr- och stödavdelningarna på nuvarande trafikkontoret kvarstår som det samlade kontorets centrala och gemensamma funktioner. Detta innebär att förvaltningsgemensamma frågor styrs och samordnas av trafikkontorets centrala styr- och stödavdelningar. Frågor inom färdtjänsten av förvaltningsgemensam karaktär lyfts först till styr- och stödfunktionen inom sektorn, för vidare hantering tillsammans med respektive central styr- och stödavdelning. Den initiala organisationslösningen säkerställer därmed befintlig verksamhet och kontaktvägar för hela verksamheten. Figur 1 Trafikkontorets organisation med färdtjänstsektorn Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 5(9)

6 Figur 2 Organisationsstruktur för sektor färdtjänst Utgångspunkt för organisationen har varit prioriteringen att säkerställa verksamheternas leveranser samt en god ordning och reda. Införlivandet sker på ett sådant sätt, och i sådan takt att hänsyn tas till verksamheterna på såväl nuvarande trafikkontor som på färdtjänsten. Medarbetare och chefers vardag ska inledningsvis påverkas så lite som möjligt och det ska vara tydligt vad som gäller. Fortsatt integrationsprocess De efterföljande stegen i integrationsprocessen genomförs löpande, i takt med att analys och samverkan resulterar i utvecklade arbetssätt, rutiner och en mer långsiktig organisationslösning för trafikkontoret. Målsättningen är att detta ska vara fullföljt vid årsskiftet 2017/2018. Inledningsvis bedöms en översyn och samordning av de centrala styr- och stödfunktionerna med tillhörande rutiner vara det som ska prioriteras. Trafikkontorets ledningsmöten och ledningsstruktur ses också över för att hantera förvaltningens större och bredare uppdrag och storlek på organisation. Under året inleds också en översyn av organiseringen av verksamheten inom färdtjänsten. Den initiala organisationslösningen kan komma att justeras som ett resultat av detta. Pågående översyn av stadens facknämnder behöver följas noggrant och översynens inriktning och förväntade resultat kan påverka förutsättningarna för en mer långsiktig lösning för trafikkontoret. Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 6(9)

7 Ekonomisystem, -redovisning och rutiner Förvaltningarna har i dagsläget skilda delar i stadens gemensamma ekonomisystem men följer i huvudsak samma redovisningsstrukturer. För att integrera färdtjänstens redovisning i trafikkontorets krävs anpassning av bägge förvaltningarnas strukturer. Denna integration kräver planering och samordning i god tid före genomförandet och bör göras vid ett bokslut i anslutning till ett årsskifte. Detta kommer därför att göras i samband med årsskiftet 2017/2018. Planering och uppföljning Förvaltningarna har idag var sina delar i stadens gemensamma system för planering och uppföljning. Den struktur som gäller för år 2017 har byggts upp under hösten 2016 för respektive förvaltning. Det innebär att uppföljningen under 2017 kommer att ske i två delar, med manuell samordning av gemensamt väsentliga delar. Under våren påbörjas arbetet inför planering 2018, med gemensam nulägesanalys samt uppbyggnad av gemensam struktur för planering och uppföljning Från 2018 är färdtjänstens system för planering och uppföljning helt integrerade i trafikkontorets system. Nämndhantering Under 2016 har färdtjänstens beslutshantering delvis anpassats till trafikkontorets struktur. Det blir under året viktigt att ytterligare steg tas, dels gällande systemhantering och process i ärendehanteringen och dels genom att färdtjänstutskottets process integreras i övrig nämndprocess på kontoret. Arkiv- och ärendehantering Förvaltningarna har under 2016 hanterat arkivfrågor som två olika förvaltningar, det vill säga separerat från varandra. Hur nämndens arkivorganisation ska formuleras har diskuterats med Regionarkivet men utan att ha nått riktigt i mål. Med beslutet om att trafiknämnden bara ska ha en förvaltning att utföra nämndens verksamhet underlättas vägen framåt i fråga om arkivorganisation, arkivförteckning och klassificeringsstruktur. Trafiknämndens arkivfrågor behöver få en hög prioritet och arbetet med att ta fram erforderliga dokument och organisation behöver genomföras under Lokaler och lokalisering Färdtjänsten är i dagsläget lokaliserad i lokaler i Högsbo, som anpassats väl efter verksamhetens behov. Ombyggnation skedde under 2013 och hyreskontraktet löper till Trafikkontorets verksamhet bedrivs främst i kvarteret Traktören. Lokalerna har nyligen (2016) byggts om för att bli mer ändamålsenliga och ge plats för fler medarbetare. Trots effektivisering och utökning av lokalytorna finns inte plats för ytterligare verksamheter. Planering finns för en större ombyggnad av kvarteret Traktören till ett samhällsbyggnadshus, vilket kan skapa förutsättningar för samlokalisering. Om, eller när, denna plan kan komma att förverkligas är i dagsläget oklart. Om en organisationskultur framgångsrikt ska kunna skapas brukar det vanligtvis underlätta att hela organisationen sitter i gemensamma lokaler, även om det i det här fallet inte bedöms kunna ske inom överskådlig tid. Däremot ser förvaltningarna att viss verksamhet, till exempel ekonomistyrning och -redovisning, behöver samlokaliseras för att verksamheten ska kunna drivas. Vilka verksamheter som berörs och hur detta ska genomföras, behöver bli föremål för fortsatt analys i den nya förvaltningen. Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 7(9)

8 Färdtjänsten har i sina egna lokaler också IT-anläggningar såsom servrar för verksamhetsspecifika datasystem och egen telefonväxel. Även trafikkontoret har en omfattande IT-verksamhet med tillhörande anläggningar och serverrum. Att samlokalisera dessa ställer särskilda krav på utrymme, utformning och säkerhet i skalskydd samt driftsäkerhet i el- och IT-miljö. Förvaltningarna ser att detta möjligtvis kan bli aktuellt på längre sikt, men är inget som behöver prioriteras i dagsläget. Verksamheterna kommer därför även fortsättningsvis bedrivas i befintliga lokaler, med smärre justeringar beroende på hur organisationen formas. IT I det initiala skedet har inte identifierats några akuta behov inom IT-området. Befintliga IT-funktioner bibehålls initialt och utveckling sker i takt med att kommande analysarbete resulterar i utvecklade arbetssätt, rutiner och eventuell långsiktig samordning organisatoriskt. En faktor att ta hänsyn till i det fortsatta integrationsarbetet under året är den planering som staden har för att under 2017 utveckla den digitala arbetsplatsen, vilket bland annat innebär byte av verktyg för e-post, kalender och digitala samarbetsytor. På sikt kommer detta också att påverka verktyg för databaser och ärendehantering i LIS. Det bedöms därför lämpligt att under 2017 samordna integrationen av färdtjänstens system i trafikkontorets i de delar som påverkas av stadens centrala teknikskifte. Kompetens och resurser Färdtjänsten har 130 medarbetare och 2 vakanta tjänster inom ekonomi och verksamhetsstyrning. Trafikkontoret har i dagsläget cirka 240 medarbetare och ett stort antal vakanta tjänster. Vakanserna omfattar såväl befattningar som projektledare, trafikplanerare, plansamordnare med flera inom verksamheten, som bland annat administratörer och controllers i stödfunktionerna. Förvaltningarna bedömer att införlivandet av färdtjänstens verksamhet i trafikkontoret inte påverkar resursbehoven för den totala verksamheten. Kärnverksamheternas resursbehov förändras inte, och motsvarande resurser som idag kommer fortsatt krävas för styr och stödfunktionerna för färdtjänstens verksamhet. Färdtjänsten som fortsatt begrepp Färdtjänsten är ett inarbetat varumärke och begrepp såväl externt som internt i staden. Det kommer därför inledningsvis även att användas i, och av, verksamheten. Eventuell förändring behöver planläggas och kommuniceras tydligt i ett senare skede. Facklig samverkan För att hantera samverkan med de fackliga organisationerna så har en förvaltningsövergripande samverkan (FÖS) etablerats. Denna består av representanter från arbetsgivaren samt fackliga förtroendepersoner för de bägge förvaltningarna. Samverkan har skett fortlöpande och vid ett flertal tillfällen i den inledande fasen. Protokoll bifogas, bilaga 2-4. Den förvaltningsövergripande samverkan kommer att fortsätta till och med den 28 februari, för att därefter ske inom ramen för förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 8(9)

9 Inom ramen för den förvaltningsövergripande samverkan har det också gjorts en riskbedömning (bilaga 6), samt en initial kartläggning av åtgärder för att säkerställa införlivandet (bilaga 7). Samverkan inför beslut i detta ärende, om tidpunkt för införlivandet i trafiknämnden, samt beslut om initial organisation har fullgjorts per den 1 februari Protokoll bifogas, bilaga 5 (publiceras/utsänds senare) Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 9(9)