Projekt Förändrade stadsdelsförvaltningar SLUTRAPPORT

Transkript

1 Projekt Förändrade stadsdelsförvaltningar SLUTRAPPORT

2 Innehållsförteckning Sammanfattning 2 Förslaget i korthet 3 Organisationsskiss 4 Bakgrund... 5 Gränssnitt mot GO och stadsdelsnämndsöversynen Konsekvenser av förslagen... 8 Säkra samverkan kring barn och unga.. 12 Förslag på fortsatt arbete

3 Sammanfattning Den 1 juli 2018 lyfts förskola och skola från stadsdelarna och blir nya nämnder. Det innebär att nästan hälften av stadsdelarnas budget och verksamhet flyttas över till de nya nämnderna. Stadsdelsdirektörerna har därför startat projektet Förändrade stadsdelsförvaltningar som ska ta fram förslag till dem om: Hur stadsdelarna ska organiseras, styras och ledas under mellantiden fram till att politikerna har beslutat om stadsdelsnämndernas framtid. Hur stadsdelarna ska samarbeta med förvaltningarna för förskola och skola för att säkra samverkan kring barn och unga. Projektet startade 15 augusti 2017 och avslutas vid årsskiftet 2017/2018. I slutet på oktober lämnade projektet en delrapport till styrgruppen, med förslag på möjliga vägval och inriktningar. Efter att stadsdelsdirektörerna gått igenom rapporten och haft dialog i sina förvaltningar, fick projektet, vid efterföljande möte med styrgruppen i uppdrag att: Utveckla förslaget kring områdesutveckling, hur ansvar och uppdrag kan se ut och vilka funktioner som kan ingå. Utveckla förslaget kring stab och vilka funktioner som kan ingå. Utgångspunkten var att tydliggöra vad som bör vara lika i alla stadsdelar vad gäller stödet och vad som kan vara olika, beroende på lokala förutsättningar. Stadsdelsdirektörsgruppen träffade samtidigt en överenskommelse om att behålla nuvarande chefsnivåer, med två chefsnivåer mellan direktör och enhetschef. Utifrån dessa inriktningar har projektet arbetat vidare, och i denna slutrapport lämnas förslag på organisering av de förändrade stadsdelsförvaltningarna, samt förslag på hur Förändrade SDF ska styras och ledas. I rapporten ingår även övergripande förslag på plan för samverkan med de nya skolförvaltningarna och förslag till förberedelser samt struktur i stadsdelarna. 2

4 Förslaget i korthet Förutsättningarna för förändrade stadsdelsförvaltningarna är att ungefär hälften av verksamheten och ekonomin försvinner då förskola och skola går över till egna nämnder. Grundförslaget innebär därför att stödfunktionerna halveras, och att antalet stödfunktionschefer minskas. Samtidigt samlas de frågor som har en koppling till befolkningsansvaret, på nuvarande utvecklingsavdelningar, tillsammans med stadsdelarnas befintliga sektor/område kultur- och fritid i en ny sektor: Samhälle och kultur. Denna kan byggas på med ytterligare främjande- och förebyggandeverksamhet från befintliga sektorer, beroende på lokala förutsättningar i respektive stadsdel. Stödfunktionerna föreslås organiseras i tre delar; stab, ekonomi och HR. Respektive stadsdel kan sedan, utifrån lokala förutsättningar, bygga på dessa stödfunktioner med ev. ytterligare enheter/ funktioner. En halvering av nuvarande stödfunktioner och en minskning av antalet stödfunktionschefer innebär att stödfunktionerna går mer mot ett generalist- än specialiststöd. Här ser projektet att ökad samordning är en möjlighet för att säkra specialistkompetens. Ett exempel på detta är den gemensamma redovisningsenhet som initierats inom ekonomiavdelningarna. Projektet vill också framhålla vikten av att ha en flexibilitet i organisationen, för att kunna möta andra förändringar, förutom de nya förskole- och skolnämnderna. Det handlar bland annat om införandet av valfrihet inom hemtjänsten och daglig verksamhet (enligt LOV) och eventuella förändringar inom kulturområdet. Framtidens utmaningar för den verksamhet som bedrivs i stadsdelsförvaltningarna kan inte lösas genom organisationsförändringar. Oavsett hur rutorna ritas i en förändrad stadsdelsförvaltningsorganisation eller i eventuella facknämnder är det av högsta vikt att fortsatt utveckla arbetssätten. Det handlar bland annat om förmågan att, inom offentlig sektor, bedriva innovations- och förändringsprocesser och att i högre grad ta tillvara brukarens eller medborgarens erfarenhet, kompetens och förmågor. Likaså är det, utifrån ett helhetsperspektiv, förmågan att bedriva utvecklingsarbete över förvaltnings- och funktionsgränser, som också avgör vilket värde organisationen i slutändan kommer att skapa för dem den är till för. Vad gäller uppdraget att säkra samverkan kring barn och elever, har projektets arbete bedrivits i nära samarbete med Genomförandeorganisationens beredningsgrupp i frågan. Beredningsgruppen redovisar sitt uppdrag i april 2018, och den bild som framträtt så här långt i det arbetet, pekar på tre huvudsakliga kategorier: samverkan med VGR, samverkan med Polis och samverkan inom SDF (de kommande förskole- och grundskoleförvaltningarna och förändrade SDF). Här föreslås, för de två förstnämnda kategorierna, olika typer av överenskommelser utifrån stadsdelsförvaltningarnas befintliga avtal med HSN och Polisen. Vidare vore det önskvärt att det, i de nya reglementen som tas fram för stadsdelsnämnderna och för förskole- och skolnämnderna, på något sätt tydliggörs att nämnderna har uppdraget att samverka för att ge alla barn goda uppväxtvillkor och att säkra rätten till stöd för barn i behov av särskilt stöd. På så sätt skapas en övergripande styrning som blir ett stöd for samsyn och struktur i det fortsatta arbetet. 3

5 Organisationsskiss* SDD FCR Stab HR Ek EK IFO - FH Samhälle och kultur ÄO - HS *Detta förslag kan byggas på med fler stödchefer, alternativt att vissa stödfunktioner kan gå att kombinera, beroende på lokala förutsättningar. I grundförslaget ingår kommunikation och kansli i stab, och stabschefen är tillika kommunikationschef. Intern service syns inte i förslaget eftersom området ligger olika i stadsdelsförvaltningarna. Då styrgruppen uttryckt ett önskemål om att inte ändra FCR-funktionen lämnas denna roll orörd. Den tomma rutan betyder att SDF kan lägga till stödfunktioner beroende på lokala förutsättningar. 4

6 Bakgrund Fullmäktige har beslutat om tid- och genomförandeplan för etablering av två nya nämnder, förskolenämnd och skolnämnd, vilka ska träda i kraft den 1 juli Stadsdirektören har tillsatt ett projekt för genomförandet av de nya skolnämnderna, genomförandeorganisationen (GO). Att förskola och skola lyfts från stadsdelarna och får egna nämnder och förvaltningar innebär ett stort förändringsarbete inom stadsdelarna som helhet och inte bara för verksamheterna knutna till sektor utbildning. Nästan hälften av stadsdelarnas budget och verksamhet flyttas till de nya nämnderna. Samtidigt som denna förändring redan är påbörjad, beslutade kommunstyrelsen den 14 juni att stadsledningskontoret ska utreda konsekvenserna för stadsdelsnämnderna av att skola och förskola centraliseras. Stadsledningskontorets utredning ska innehålla två spår med två möjliga vägval. Det första utgår från hur stadsdelarna skulle kunna organiseras utan sektor utbildning. Det andra utgår från en centralisering med egna nämnder och förvaltningar även av de övriga verksamheter som i dag ryms inom stadsdelsnämnderna. Stadsdelsdirektörsgruppen har dragit slutsatsen att utredningen av stadsdelarnas framtid, följt av en politisk beslutsprocess och därefter beroende på vad politikerna vill - ett eventuellt genomförande av en förändring av stadsdelarna, inte är klart innan de nya skolnämnderna och -förvaltningarna ska vara klara nästa sommar. Det betyder att de förändringar som måste ske före 1 juli 2018 inom stadsdelarna inför att förskola och skola får egna nämnder och förvaltningar tills vidare är stadsdelsnämndernas ansvar. Det projekt och den projektgrupp som stadsdelsdirektörerna utsett ska inrikta sig på att stötta detta förändringsarbete. Projektets uppdrag Projektet Förändrade stadsdelsförvaltningar ska ta fram förslag till stadsdelsdirektörerna om hur stadsdelarna ska organiseras, styras och ledas under mellantiden fram till att politikerna har beslutat om stadsdelsnämndernas framtid. Projektet ska även, i samråd med GO, ta fram förslag på plan för samverkan med de nya skolförvaltningarna samt förslag till förberedelser samt struktur i stadsdelarna. Inom projektets uppdrag ingår även att vara en kontaktyta och referens för stadsledningskontorets utredning angående framtida SDN alternativt facknämnder och att identifiera administrativa förändringar som kommer att krävas. Projektorganisation Styrgrupp: Projektet leds av en styrgrupp bestående av stadsdelsdirektörerna, som också är projektets målgrupp. Adjungerade i styrgruppen: Stadsledningskontorets direktör välfärd och utbildning, projektkoordinator för stadsdelarnas genomförandeorganisation, projektkoordinator för skolförvaltningarnas genomförandeorganisation, direktören för utbildningsförvaltningen, direktören för social resursförvaltning, direktören för arbetsmarknad och vuxenutbildning, Direktörerna för de nya skolnämnderna är adjungerade när dessa har tillträtt. Projektorganisationen består av motsvarande en heltidstjänst under perioden 15 augusti till 31 december, som delas på tre personer. Arbetsformer och kommunikation Projektet har bedrivits i nära samverkan med styrgruppen. I ett tidigt skede i projektet genomförde styrgruppen en riskanalys avseende verksamhet, befolkningsuppdraget och ekonomi för de nya stadsdelsnämnderna, som aktualiserade ett antal frågeställningar projektet arbetat vidare med. 5

7 Projektet har därefter lyft förslag på uppdrag till stadsdelsdirektörsgruppen som respektive stadsdelsdirektör tagit upp för diskussion alternativt lagt ut till sina organisationer. Förankring, samverkan och dialog i respektive stadsdel har skett via respektive direktör och den egna linjen. Kommunikationsansvaret har följt linjen, men projektet har rustat stadsdelsdirektörerna med presentationsmaterial. Projektet har även använt intranätet, Förändringsuppdrag i staden, som ett nav för kommunikationsmaterial, där projektet efter godkännande från styrgruppen lagt ut information från och om projektet. I slutet av oktober levererade projektet en delrapport, med möjliga vägval och förslag på inriktningar. Efter att stadsdelsdirektörerna gått igenom rapporten och haft dialog i sina förvaltningar, fick projektet, vid efterföljande möte med styrgruppen i uppdrag att: Utveckla förslaget kring områdesutveckling, hur ansvar och uppdrag kan se ut och vilka funktioner som kan ingå. Utveckla förslaget kring stab och vilka funktioner som kan ingå. Utgångspunkten är att tydliggöra vad som bör vara lika i alla stadsdelar vad gäller stödet och vad som kan vara olika, beroende på lokala förutsättningar. Stadsdelsdirektörsgruppen träffade samtidigt en överenskommelse om att behålla nuvarande chefsnivåer, med två chefsnivåer mellan direktör och enhetschef. Utifrån dessa inriktningar har projektet arbetat vidare, i fortsatt dialog med styrgruppen. I denna slutrapport lämnas förslag på organisering av de förändrade stadsdelsförvaltningarna, samt förslag på hur Förändrade SDF ska styras och ledas. I rapporten ingår även övergripande förslag på plan för samverkan med de nya skolförvaltningarna och förslag till förberedelser samt struktur i stadsdelarna. 6

8 Gränssnitt gentemot GO och stadsdelsnämndsöversynen Genomförandeorganisationen, GO I samband med att kommunfullmäktige beslutade om en tid- och genomförandeplan för etablering av en förskolenämnd och en grundskolenämnd ( ) fick stadsledningskontoret även i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen med en beskrivning av områden där förskola/grundskola samverkar med andra verksamheter för barns och elevers bästa. Under april 2018 avser stadsledningskontoret återkomma till kommunstyrelsen med en plan för hur samverkan kan säkras mellan berörda nämnder och förvaltningar. Inom genomförandeorganisationen för nya förskole- och grundskolenämnder finns en särskild beredningsgrupp som arbetar med frågan, och som i dialog med projektorganisationen för förändrade stadsdelsförvaltningar ser att dessa två uppdrag, som avser samma samverkan fast utifrån olika organisationers perspektiv, behöver följas åt och ske i samarbete. Eftersom projektet Förändrade stadsdelsförvaltningar levererar sin slutrapport till styrgruppen i december 2017, och stadsledningskontoret ska återkomma till kommunstyrelsen i april 2018, fokuserar projektet Förändrade stadsdelsförvaltningar på principer för samverkan på en mer övergripande nivå, medan stadsledningskontorets plan för att säkra samverkan sedan blir mer detaljerad. I denna slutrapport beskrivs därför slutsatser från beredningsgruppens arbete så här långt. SLK:s uppdrag att utreda SDN-sektorernas organisation I juni 2017 beslutade kommunstyrelsen att stadsledningskontoret ska utreda konsekvenserna för stadsdelsnämnderna av att skola och förskola centraliseras. Utredningsuppdraget omfattar två alternativ för framtida organisering, antingen att berörda verksamhetsområden kvarstår i en stadsdelsstruktur eller att de organiseras i centrala nämnder. Stadsledningskontoret har i tjänsteutlåtandet Tidplan för att utreda SDN-sektorernas organisation, , Dnr. 0988/17, återkommit till kommunstyrelsen med en tidsplan för utredningen, finansieringsbehov och en konsekvensanalys. I tjänsteutlåtandet föreslår stadsledningskontoret att utredningen genomförs i två faser där kommunstyrelsen efter genomförd första fas beslutar om fortsatt inriktning på utredningsarbetet. Den första fasen beräknas ta mellan sex och sju månader från och med att en projektorganisation på 3-4 heltidstjänster är på plats. I tjänsteutlåtandet beskrivs att det finns ett uppenbart beroendeförhållande mellan kommunstyrelsens uppdrag och det projekt som stadsdelsdirektörerna tagit initiativ till. Tidplanen för utredningen kan tänkas påverka vilka anpassningsåtgärder som förvaltningsorganisationerna ser behov av att genomföra och vilka som bedöms vara mer ändamålsenliga att avvakta med. Dessutom kan åtgärder som vidtas eller inte vidtas inom respektive förvaltningsorganisation under utredningstiden påverka förutsättningarna för utredningen av berörda SDN-sektorer. Vidare står i tjänsteutlåtandet att det är sannolikt att anpassningsåtgärder inom stadsdelsförvaltningarnas organisation är ganska nära förestående och att behovet av anpassningsåtgärder är uppenbart utifrån de förändrade förutsättningar som etableringen av de nya nämnderna för med sig. SLK avser att inkomma till kommunstyrelsen med ett förslag på utredningsdirektiv i januari

9 Konsekvenser av förslagen Eftersom SDN-sektorernas framtida organisation ska utredas av stadsledningskontoret, ser projektet att de eventuella förändringar som genomförs med anledning av att förskola och skola lyfts från stadsdelarna 1 juli 2018 behöver förhålla sig till både till stadsledningskontorets utredning, samt de ekonomiska förutsättningar som en halverad budget jämfört med dagens nivå innebär. Stora, sektorsövergripande förändringar i stadsdelarna - under mellantiden fram till att politikerna har beslutat om stadsdelsnämndernas framtid kan skapa inlåsningseffekter om politiken senare skulle välja att organisera sektorerna i centrala nämnder. Ytterligare en aspekt är att delar av stadsdelens verksamhet, i och med kommunfullmäktiges beslut om att införa valfrihetssystem enligt lagen om valfrihet (LOV) inom hemtjänsten och inom daglig verksamhet, kommer att stå inför ett stort förändringsarbete. Även inom kulturområdet kan organisationsförändringar bli aktuella. Chefsnivåer I nuvarande stadsdelsorganisation finns två olika chefsled mellan enhetschefsnivån och direktörsnivån, områdeschefer och sektorchefer. Utifrån nuvarande organisation varierar antalet enhetschefer i stadsdelarna, framförallt beroende på demografiska skillnader, men också på olika organisatoriska val och variation i sektorernas omfattning. I samband med delrapporten lyfte projektet tre möjliga vägval: 1) att ta bort ett chefsled mellan direktör och enhetschef 2) att behålla nuvarande chefsled 3) att stadsdelarna skulle ha möjlighet att organisera sig olika beroende på lokala förutsättningar Efter att delrapporten presenterats har stadsdelsdirektörerna slutit en överenskommelse om att behålla nuvarande chefsnivåer i sektorerna, utifrån de nivåer som beskrevs i SDN-utredningen inför sammanslagningen 2011, i avvaktan på stadsledningskontorets utredning om stadsdelarnas framtid. Detta för att behålla en så stabil organisation som möjligt under de förändringstider som råder, och för att behålla kontinuitet och kompetens i sektorerna. Med anledning av denna överenskommelse lämnar projektet i denna slutrapport inget annat förslag än att nuvarande chefsled behålls. I praktiken skulle det innebära att stadsdelarna fortsätter att ha en likriktning av chefsleden i vertikal dimension (antal led), men troligtvis kommer skilja sig åt en del ur en horisontell dimension gällande områden och vad som läggs i dessa. Chefsnivåerna med sektorchef och områdeschef skapades i samband med stadsdelarnas sammanslagning år Syftet var bland annat att skapa förutsättningar för ett aktivt ledarskap som inte i för stor utsträckning skulle belastas av operativa frågor i de högsta chefsleden, utan att det operativa ledarskapet främst skulle utövas av områdescheferna och enhetscheferna. En tydlig utmaning för organisationen med de fyra chefsleden är att frågor ska förankras och implementeras genom flera chefsled, vilket kräver ett utvecklat kommunikativt ledarskap. 8

10 Sektorchefen har ett strategiskt ansvar som handlar om att relatera den interna verksamheten inom sektorn till övriga verksamheter inom samma sektor i Göteborgs Stad. Detta är viktigt utifrån att stärka likvärdigheten i verksamheten. I det strategiska ansvaret ligger även det centrala begreppet befolkningsperspektiv. Begreppet som sådant och vad man väljer att lägga i det kan behöva förtydligas för att skapa en samsyn över staden. En gemensam grund är emellertid delaktighet i samhällsplaneringsfrågor samt genomförandet av medborgardialoger för att utveckla stadens verksamhet i ett långsiktigt perspektiv. Sektorchefsrollen har även ett operativt ansvar i och med att sektorchefen är ansvarig chef för områdescheferna inom sektorn och behöver vara insatt i aktuella frågor som rör produktionen. Sektorchefen ansvarar även för att beslut verkställs, för uppföljning inom sektorn och för att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt utifrån mål, uppdrag och ekonomiska ramar. Utifrån stadsdelsdirektörernas överenskommelse om att behålla nuvarande chefsnivåer föreslår projektet att stadsdelsförvaltningarna inför 1/ arbetar vidare med rollerna för sektors- och områdeschefer för att tydliggöra den styrning och ledning som krävs under stadsdelarnas mellanperiod i avvaktan på utredning och politiskt beslut om stadsdelarnas framtid. Stödfunktioner I delrapporten föreslog projektet att samla stödfunktionerna, och att antalet stödfunktionschefer minskas. I nuvarande organisation finns olika stödfunktioner på central nivå i stadsdelsförvaltningarna som leds av ekonomichef, HR-chef, utvecklingschef, kommunikationschef och kanslichef. I ledningsfunktion på central nivå finns även funktionen förvaltningscontroller. Stödfunktionerna finansieras genom så kallad overhead (OH) från sektorerna. Efter att delrapporten presenterades har styrgruppen gett projektet i uppdrag att utveckla förslaget kring stab. Då stadsdelarnas ekonomi och verksamhet på sikt halveras, när förskola och skola lämnar, ser projektet att det är angeläget att lämna ett förslag som är genomförbart utifrån en halverad budget. Stödfunktionerna föreslås organiseras i tre delar; stab, ekonomi och HR. Respektive stadsdel kan sedan, utifrån lokala förutsättningar, bygga på dessa stödfunktioner med eventuellt ytterligare enheter/ funktioner. I grundförslaget kring stab samlas de funktioner som projektet bedömer behöver finnas nära direktören så som kansli och nämndservice, kommunikation och risk och kris. Stabschefen blir i denna grundvariant alltså både kansli- och kommunikationschef. Utifrån att antalet chefer och den verksamhet som ska ta del av stödet minskar, förväntas även HRoch ekonomichefsrollen förändras jämfört med dagens uppdrag, då avdelningarna minskar när förskola och skola lämnar. Ett alternativ är att placera strategiska fastighetsfrågor och IT under ekonomi, såvida dessa frågor inte hanteras inom stab eller intern service. Utifrån att stadsdelarna har olika lokala förutsättningar, får frågan om hur stora förändringar som är ändamålsenliga att göra sättas i relation till ekonomiska förutsättningar och tidsaspekten kopplat till SLK:s utredning om stadsdelarnas framtid. En konsekvens av att inrätta en stab är att styrande administration samlas inom samma enhet, där exempelvis frågor som rör styrande dokument är kopplade till samma enhet som nämndsekreterare och delegationsfrågor. Detta kan bidra till ökad tydlighet och struktur i de stabsfrågor som är relevanta för hela förvaltningen och dess styrning. 9

11 Styrnings- och ledningsprocessen Utgångspunkten för de förändrade stadsdelsförvaltningarna är att fokus måste ligga på dem förvaltningen är till för (brukare och invånare) och att enhetschefer i SDF ska få stöd för en effektiv produktion. Arbetet måste baseras på gällande lagstiftning och andra styrdokument för att skapa legitimitet och förutsättningar för att utveckla verksamheten inom rådande ramar. Befolkningsansvaret kommer i detta förslag inte att läggas över i "samhälle och kultur", utan behöver fortsatt finnas kvar även i de andra sektorerna. Den föreslagna organisationen behöver därför skapa ett utrymme för ett horisontellt samarbete över sektorsgränserna, för att ta ett gemensamt ansvar med fokus på att skapa värde för dem organisationen är till för. Den ställer även krav på att sektor "samhälle och kultur" har ett mandat att driva tvärsektoriellt arbete inom organisationen och att processansvar i olika frågor tydliggörs. I dagens stadsdelsförvaltningar utgår den övergripande styrnings- och ledningsprocessen från direktör och förvaltningscontrollerrollen. Projektet ser att även dessa funktioner delvis får förändrat innehåll och fokus utifrån att hälften av verksamheten försvinner. Med förändrad organisation och förändrade chefsroller finns det behov av att se över stadsdelsförvaltningens ledningsstruktur och mötesforum, konkretisera rollerna inom styrning och ledning samt tydliggöra förväntningar. Stadsdelsförvaltningarna behöver fortsätta utveckla sin ledning och styrning för att bättre kunna visa effekten av de insatser som skapas för brukare och invånare för att därmed säkerställa att resurserna används optimalt. Sektor Samhälle och kultur I grundförslaget för sektor samhälle och kultur ingår nuvarande kultur- och fritid, samt de funktioner på utvecklingsavdelningarna som har koppling till folkhälsa, stadsutveckling, arbete kopplat till Jämlikt Göteborg, Trygg-i, med mera. (I vissa stadsdelar organiseras Trygg-i-arbetet inte inom utvecklingsavdelningarna utom inom IFO/FH, vilket gör att projektet föreslår att frågan får hanteras i respektive stadsdel). Beroende på lokala förutsättningar kan även medborgarkontor, träffpunkter och andra främjande och förebyggandeinsatser med ett års perspektiv samlas här. Hur stora förändringar som är ändamålsenliga i respektive stadsdel måste utgå från lokala förutsättningar, och med en flexibilitet för eventuella förändringar vad gäller verksamheter inom kulturområdet. Denna sektor föreslås vara en yta för att säkra samverkan inom folkhälso- och trygghetsområdet gentemot de nya förskole- och skolförvaltningarna, men även en struktur för att möta de planerande fackförvaltningarna i stadsdelarna vad gäller till exempel den sociala dimensionen i stadsutvecklingen. Därför är det viktigt att säkerställa att de funktioner som ansvarar för dessa processer får en strategisk placering inom sektorn. Denna organisation ställer även krav på att sektor "samhälle och kultur" har ett mandat att driva tvärsektoriellt arbete inom organisationen och att processansvar i olika frågor tydliggörs. De funktioner från dagens utvecklingsavdelningar som föreslås placeras i samhälle och kultur behöver ges utrymme till stödjande styrning av de strategiska utvecklingsfrågorna. Det är också 10

12 viktigt att såväl de funktioner som verksamheter stadsdelarna väljer att inkludera i den nya sektorn har förmågan att, och förväntningar om, att arbeta tvärsektoriellt. Samordning för spetskompetens På nuvarande utvecklingsavdelningar finns olika specialistfunktioner kopplat till frågor som rör EU och externfinansiering, MR-frågor, demokrati, miljö, medborgardialog med mera. Eftersom dessa funktioner och dess omfattning ser olika ut i dagens stadsdelar, och att alla funktioner inte finns i alla stadsdelar, lämnar inte slutrapporten några övergripande förslag kring dessa frågor. Projektet vill dock lyfta möjligheten med ökad samordning för att säkerställa specialistkompetens, i den mån det är möjligt att samla frågor regionalt eller över alla stadsdelar. Detta gäller inte bara specialistfunktioner som finns på utvecklingsavdelningarna, utan även andra stödfunktioner inom kommunikation, HR- och ekonomiområdet. Exempel på detta som redan påbörjats är en gemensam redovisningsfunktion för alla stadsdelar och en gemensam kommunikationsavdelning för Askim- Frölunda-Högsbo och Västra Göteborg. 11

13 12 Säkra samverkan kring barn och unga Uppdraget kring att säkra samverkan kring barn och unga finns både inom projektet Förändrade stadsdelsförvaltningar och inom Genomförandeorganisationen för de nya förskole- och skolnämnderna (GO). I samband med att kommunfullmäktige beslutade om en tid- och genomförandeplan för etablering av förskolenämnd och grundskolenämnd ( ) fick stadsledningskontoret även i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen med en beskrivning av områden där förskola/grundskola samverkar med andra verksamheter för barns och elevers bästa. Under april 2018 avser stadsledningskontoret återkomma till kommunstyrelsen med en plan för hur samverkan kan säkras mellan berörda nämnder och förvaltningar. Inom Genomförandeorganisationen för nya förskole- och grundskolenämnder finns en särskild beredningsgrupp som arbetar med frågan, och som i dialog med projektorganisationen för förändrade stadsdelsförvaltningar sett att dessa två uppdrag som avser samma samverkan fast utifrån olika organisationers perspektiv, behöver följas åt och ske i samarbete. Eftersom projektet Förändrade stadsdelsförvaltningar levererar sin slutrapport till styrgruppen i december 2017, och stadsledningskontoret ska återkomma till kommunstyrelsen i april 2018, lyfter projektet Förändrade stadsdelsförvaltningar de erfarenheter som dragits inom beredningsgruppens arbete så här långt. Beredningsgruppen för att säkra samverkan Beredningsgruppen för att säkra samverkan har under hösten 2017 arbetat utifrån uppdraget att ge förutsättningar för de nya nämnderna att omhänderta samverkan. Det handlar både om att de nya nämndernas samverkansansvar beskrivs i kommande reglementen och att det skapas förutsättningar i de kommande organisationerna. (Detta gäller för övrigt även för de nya stadsdelsförvaltningarna, då samverkan ju kräver minst två parter.) Målet är en fungerande och ändamålsenlig stadenövergripande och lokal samverkan med syfte att ge alla barn goda uppväxtvillkor och att säkra rätten till stöd för barn i behov av särskilt stöd. Beredningsgruppen leds av en sektorschef inom sektor utbildning, och består av representanter från sektorschefsgrupperna för IFO-FH, UBF, kultur- och fritid, utvecklingscheferna, stadsledningskontoret Barn och unga, fokusområde 1 och 2 inom Jämlikt Göteborg, Genomförandeorganisationen (GO) samt projektet Förändrade stadsdelsförvaltningar. Beredningsgruppen och dess arbetsgrupp har under hösten samlat in ett gediget material, där varje stadsdel har sammanställt befintlig samverkan kring barn och unga. Därefter har dialogmöten hållits mellan beredningsgruppen och representanter för respektive stadsdel. Den bild som framträtt så här långt i det arbetet, pekar på tre huvudsakliga kategorier: samverkan med VGR, samverkan med Polis och samverkan inom SDF (de kommande förskole- och grundskoleförvaltningarna och förändrade SDF). För att få till stånd en fungerande samverkan krävs struktur, styrning och samsyn. Detta kräver dels en organisering, mandat och resurser, men även en samverkanskompetens och en geografisk närhet och lokalkännedom för att kunna samverka lokalt. Målet för samverkan måste naturligtvis också vara tydligt, med fokus på att tillföra ett mervärde för barnet/familjen utifrån ett befolkningsperspektiv, annars riskerar det att bli samverkan för samverkans egen skull. Då samverkan med VGR idag regleras genom avtal, såväl på stadennivå som på stadsdelsnivå, finns redan befintliga övergripande avtal som löper fram till 2019 års slut. Med anledning av att en stor

14 del av denna samverkan rör just barn och unga är det viktigt att de nya förskole- och skolförvaltningarna och SDF tydliggör samverkan och ekonomiska åtaganden inom område folkhälsa som handlar om barn och unga. Detta föreslås ske genom överenskommelser mellan stadsdelsförvaltningarna och de nya förskole- och skolförvaltningarna. Även när det gäller samverkan med polisen finns överenskommelser såväl på stadennivå (central överenskommelse, CÖK) och på stadsdelsnivå (lokal överenskommelse, LÖK). Dessa tecknas för ett år i taget. Den centrala överenskommelsen undertecknas, för stadens räkning, av stadsdirektören och gäller för hela staden. Denna överenskommelse gäller på så sätt även för de nya förskole- och skolförvaltningarna redan från start. De lokala överenskommelserna för respektive stadsdel är i många fall redan tecknade inför Därför föreslås även här att stadsdelsförvaltningarna och de nya förskole- och skolförvaltningarna sluter separata överenskommelser som tydliggör ansvar och åtaganden inom det trygghetsskapande och brottsförebyggande arbetet under När det gäller lokal samverkan inom nuvarande stadsdelar, behöver detta regleras mellan de nya skolförvaltningarna och respektive stadsdel. Projektet lämnar i denna slutrapport inga förslag angående denna samverkan då den utgår från lokala förutsättningar och prioriteringar, och kommer att utredas ytterligare inom ramen för beredningsgruppens arbete med leverans våren Utifrån beredningsgruppens arbete så här långt, går det emellertid att peka på ett behov av att förskole- och grundskoleförvaltningarna bemannar strategiska grupper inom t.ex. skolfam, SSPF och tidiga insatser med centrala funktioner. Vidare är det viktigt att tydliggöra ansvar och organisation kopplat till frågor som rör krisledning och krisstöd. Reglementen I samband med att de nya nämnderna bildas, och att förskola och skola lyfts ur stadsdelsnämnderna, kommer reglementena för stadsdelsnämnderna att revideras och nya reglementen för förskole- och skolnämnderna att tas fram. Detta är ett uppdrag som stadsledningskontoret hanterar, och där förslag beräknas gå ut på remiss i början av 2018 och beräknas gå upp för beslut i KS/KF i april Utifrån frågan om att säkra samverkan kring barn och unga, ser både projektet för Förändrade stadsdelsförvaltningar och beredningsgruppen för att säkra samverkan inom GO, att det vore önskvärt att denna del på något sätt tydliggjordes i de nya reglementena. Om det i styrdokumenten finns förväntningar på att stadsdelsnämnderna och skolnämnderna ska samverka för att ge alla barn goda uppväxtvillkor och säkra rätten till stöd för barn i behov av särskilt stöd, skapas en övergripande styrning som blir ett stöd for samsyn och struktur i det fortsatta arbetet. Organisation Då organisationen för de nya förskole- och skolförvaltningarna ännu inte är beslutad, behöver frågan om var samverkansuppdragen landar i dessa förvaltningar aktualiseras i takt med att organisationen byggs. För stadsdelarnas räkning föreslås den nya avdelningen samhälle och kultur, vara en ingång i frågor som rör folkhälsa, trygghet och kultur- och fritid. Detta föreslås även vara en ingång för att möta de planerande fackförvaltningarna i frågor som rör den sociala dimensionen i stadsutvecklingen. Samtidigt finns det i det lokala arbetet många kopplingar som rör IFO-funktionshinders arbete, inte minst utifrån samverkan kring individer. Detta gör att befolkningsansvaret inte kan läggas över i en ny 13

15 avdelning för samhälle och kultur, utan även behöver finnas kvar inom IFO-funktionshinder och inom äldreomsorgen. Befolkningsansvaret är också en del av uppdraget kopplat till sektorschefsrollen, som enligt stadsdelsdirektörernas överenskommelse kommer att finnas kvar. Detta ställer ökade krav på tvärsektoriellt arbete inom organisationen och att tydliggöra processansvar i olika frågor. Viktigt att komma ihåg är emellertid att framtidens utmaningar för den verksamhet som bedrivs i stadsdelsförvaltningarna inte kan lösas genom organisationsförändringar. Oavsett hur rutorna ritas i en förändrad stadsdelsförvaltningsorganisation eller i eventuella facknämnder är det av högsta vikt att fortsatt utveckla arbetssätten. Det handlar bland annat om förmågan att, inom offentlig sektor, bedriva innovations- och förändringsprocesser och att i högre grad ta tillvara brukarens eller medborgarens erfarenhet, kompetens och förmågor. Likaså är det, utifrån ett helhetsperspektiv, förmågan att bedriva utvecklingsarbete över förvaltnings- och funktionsgränser, som också avgör vilket värde organisationen i slutändan kommer att skapa för dem den är till för. 14

16 Förslag på fortsatt arbete utifrån slutrapporten: Dialog mellan stadsdelsdirektörer och politik om förändrade stadsdelsförvaltningar och politiska förväntningar på vad organisationen kan leverera utifrån ändrade förutsättningar Planera för överlämning till de nya skolnämnderna. Omorganisationen och överlämningen till de nya nämnderna är ett stort utvecklingsarbete, som kräver en gedigen arbetsinsats. Detta behöver sättas i relation till övrigt utvecklingsarbete i stadsdelarna under Utifrån SDF:s folkhälsoavtal, samt eventuella påkopplade lokala underavtal med VGR - ta fram överenskommelser med de nya förskole- och skolförvaltningarna som tydliggör samverkan och ekonomiska åtaganden inom område folkhälsa. Utifrån SDF:s avtal med polisen ta fram överenskommelser med de nya förskole- och skolförvaltningarna som tydliggör samverkan inom Trygg-i- under I samverkan med de nya skolförvaltningarna tydliggöra ansvar och organisation kopplat till frågor som rör risk och kris, SBA och krisstöd. Tydliggöra och renodla vilka frågor och i vilken omfattning hela-staden-samverkan bör ske, utifrån vad som ger mest utväxling utifrån de förändrade stadsdelsförvaltningarna. Prioritera vilka 10-grupper som är mest ändamålsenliga utifrån ett styrnings- och ledningsperspektiv, och ha en beredskap för att dessa kan komma att ändras över tid. (Inom ramen för detta arbete bör även tydliggöras vilka hela-staden-grupper stadsdelarna ser ett värde av att de nya förskole- och grundskoleförvaltningarna samt SRF medverkar i utifrån uppdraget att säkra samverkan kring barn och unga.) Ta fram kravprofiler för de nya chefsbefattningar som föreslås inom Förändrade stadsdelsförvaltningar Tydliggöra samhälle och kulturs roll i relation till övriga sektorers roll, med fokus på tvärsektoriellt arbete och processansvar. (Beroende på vilka funktioner respektive stadsdel väljer att samla under denna del). Fortsatt arbete med att tydliggöra roller och ansvar för sektors- och områdeschefer Samordna för spetskompetens 15