Slutlig utvärderingsrapport i projektet. Inkludera & Mötas

Transkript

1 Slutlig utvärderingsrapport i projektet Inkludera & Mötas

2 Innehållsförteckning Inledning och sammanfattning 3 Projektets utgångspunkter och målsättningar 3 Innovativ kombination av olika utvärderingsverktyg 4 Projektet har upplevts ha positiva effekter i projektägarens verksamheter 5 Omfattande kunskapsöverföring med förutsättning att på sikt skapa positiva resultat i fråga om lärandet 5 Projektet har tydliga effekter på vissa områden 6 Projektets utfall har påverkats av flera faktorer 7 Hur kan Skurups kommun bygga vidare på den investering som gjorts? 8 Utvärderingsuppdraget och dess genomförande 9 Sammanfattande beskrivning av utvärderingsuppdraget 9 Genomförda utvärderingsaktiviteter 9 Utvärderingsunderlag 10 Projektets inriktning, syfte och målsättningar 12 Kartläggning av utvecklingsbehov 13 Inriktning, syfte och målsättningar 15 Projektets förutsättningar för att lyckas 17 Begreppet lärande 18 Hur ser förändringskontexten ut? 20 Förutsättningar under förändringsprocessen 20 Projektets utfall; prestationer, resultat och effekter samt faktorer som har påverkat utfallet 22 Begreppsdefinitioner 24 Incitament och drivkrafter för att förändra 24 Antal deltagande i projektet samt deltagartimmar 26 Vad har projektet genomfört för slags aktiviteter? 27 Lärande, spridning och implementering 55

3 Inledning och sammanfattning Föreliggande rapport utgör slutlig följeforskningsrapport i den externa utvärderingen av Socialfondsprojektet Inkludera & Mötas. Rapporten är avsedd för projektets styrgrupp, projektgrupp, ESF-rådets handläggare, deltagare i projektet samt externa intressenter som vill ta del av projektets erfarenheter. Rapportens innehåll och struktur framgår av innehållsförteckningen. I rapporten redovisas och analyseras projektets funktionalitet och utfall för hela projektperioden. Rapporten är uppdelad i två delar som tillsammans utgör den slutliga utvärderingsrapporten: Del 1 - Sammanfattande följeforskningrapport i utvärderingen av projektet Inkludera & Mötas genomförd av Framtidsutbildning AB. Del 2, Effektstudie av ESF-projektet Inkludera och Mötas genomförd av Me Analytics AB och Framtidsutbildning AB i samarbete. Delarna är sidnumrerade var för sig samt innehåller bilagor kopplade till texten i respektive del. I följeforskningsrapporten återfinns hänvisningar till den rapport som forskarna från Me Analytics har författat eftersom det finns kopplingar mellan de två rapporterna. Framtidsutbildning AB har också genomfört de djupintervjuer som ingår i Me Analytics studie. Projektets utgångspunkter och målsättningar Inkludera & Mötas, som pågår mellan 15 februari 2016 och 14 februari 2019, är ett projekt finansierat av Europeiska socialfonden inom programområde 1 Kompetensförsörjning. Verksamhetens ansats utgår från en utlysning inom fonden med rubriken Samarbete, kompetensutveckling och social inkludering som genomfördes under perioden 15 juli september Målet med utlysningen uttrycktes i utlysningstexten vara att Stärka ställningen på arbetsmarknaden för i huvudsak sysselsatta kvinnor och män, men även för personer som står långt från arbetsmarknaden, och tillgodose arbetsmarknadens behov av arbetskraft och kompetens genom kompetensutveckling som utgår från verksamhetens krav och arbetsmarknadens behov. Projekt som beviljats medel har förutsatts: Genomföras i bred samverkan. Utgå från långsiktiga och strategiska kompetensutvecklingsbehov. Genomföra en omvärlds- och behovsanalys för verksamheten. Beviljade projekt förutsätts, förutom att stärka ställningen på arbetsmarknaden för målgruppen, också resultera i en förbättrad och mer utvecklad arbetsorganisation på arbetsplatsen samt stärka produktivitetsutveckling, konkurrenskraft och effektivitet. Verksamheten identifierade följande huvudsakliga behov som grund för ansökan om medel och har i övrigt formulerat målen på liknande sätt som i utlysningen. 3

4 Målsättning Stärka vuxnas och ungas position på arbetsmarknaden och deras konkurrenskraft på dagens och framtidens arbetsmarknad Vuxna som arbetar med unga har ett gott och inkluderande bemötande och kan motivera andra. Vuxna samverkar, motverkar stuprörsmentalitet och ökar effektiviteten i kommunen Innovativ kombination av olika utvärderingsverktyg Framtidsutbildning AB har i samarbete med Me Analytics AB följt projektet som externa utvärderare. Framtidsutbildning AB har haft huvudansvaret för att följa projektets processer samt för att utvärdera funktionalitet, resultat och effekter av projektets insatser. Me Analytics har ansvarat för en effektutvärdering av det individuella lärandet i projektet utifrån en ny forskningsmetodik framtagen av forskare på Chalmers. Samarbetet har möjliggjort en innovativ kombination av olika utvärderingsverktyg för att samla in och analysera data. Framtidsutbildning AB har följt projektet genom att ta del av projektets dokumentation, göra intervjuer samt att göra observationer av projektverksamheten genom deltagande i vissa aktiviteter. De huvudsakliga analysmetoder som använts av Framtidsutbildning AB är en kvantitativ analys av genomförda aktiviteter i projektet, en kvalitativ analys utifrån deltagande aktörers upplevelse av nyttan med projektaktiviteterna samt en analys i förändringsteoretiska termer av projektets funktionalitet och effekter. Me Analytics har samlat in och analyserat kvantitativa data utifrån ett app-verktyg, LoopMe, och kvalitativa data genom djupintervjuer av ett urval personer som registrerat upplevelser av sitt deltagande i olika projektaktiviteter i LoopMe. Den analys som forskarna i Me Analytics har gjort har syftat till att etablera länkar mellan projektdeltagarnas 4

5 upplevelser av deltagandet i projektet och resultaten i relation till projektets lärmål för att skapa insikt i hur lärprocesserna i projektet har bidragit till uppnådda effekter. Läsaren bör beakta att de utvärderingsinsatser som har genomförts inte är fullständigt heltäckande, på grund av att alla aktiviteter inte har kunnat följas och all personal inte har kunnat intervjuas, även om utvärderingsinsatserna ger en tillräcklig grund för att beskriva och värdera projektets funktionalitet, resultat och effekter. De slutsatser som utvärderarna har gjort utifrån utvärderingsmaterialet bygger på verifierade egna iakttagelser och på synpunkter från olika projektaktörer. Utvärderingsresultaten bedöms därför ha en hög validitet i de delar som presenteras i denna rapport. Projektet har upplevts ha positiva effekter i projektägarens verksamheter Projektägare för projektet Inkludera & Mötas är Skurups kommun och kommunens ledningsgrupp samt chefer på olika nivåer i den kommunala organisationen har deltagit i projektet. Deltagargruppen har dock främst utgjorts av anställda inom skola och barnomsorg i kommunen. I viss utsträckning har även aktörer som kommunen samarbetar med deltagit. Det kan konstateras att projektverksamheten har genomfört ett betydande antal olika projektaktiviteter riktade till projektets olika delmålgrupper samt att projektets kvantitativa mål är väl uppfyllda. Formuleringarna av projektets inriktning, syfte och kvalitativa målsättningar, vilka är relativt brett formulerade, har gjort det komplicerat att följa projektets förändringsteoretiska resonemang samt se en tydlig koppling mellan projektets inriktning, syfte och kvalitativa målsättningar, de aktiviteter som har genomförts samt uppnådda resultat och effekter. Projektet har av de anställda inom vissa verksamheter upplevts ha positiva effekter framförallt på kommunledningsnivå och inom förskolan. Däremot är upplevelserna inom skolans område blandade. Ett utbildningsområde som fått positiva omdömen med stor upplevd nytta inom både förskola och skola är digitalisering och programmering. Omfattande kunskapsöverföring med förutsättning att på sikt skapa positiva resultat i fråga om lärandet Den analys som Framtidsutbildning AB har genomfört utifrån förändringsteoretiska termer visar att effekterna av projektet i fråga om det lärande som uppstått som en följd av projektet, både på individ- och verksamhetsnivå i dagsläget är relativt begränsade. Det innebär att måluppfyllelsen i relation till de kvalitativa målen generellt är låg även om enskilda individer som en följd deltagandet i projektet har utvecklats personligen. Utifrån den omfattande kunskapsöverföring som skett från projektet till de reguljära verksamheterna, främst inom skola och förskola, har det dock skapats förutsättningar för att i framtiden generera tydligare positiva resultat. Den effektstudie som Me Analytics har genomfört visar att de flesta deltagarna har en mycket positiv syn på projektets aktiviteter och att dessa i hög utsträckning har upplevts som värdefulla och 5

6 gett deltagarna nya verktyg främst i bemötandesituationer. Samtidigt är effekterna av projektet på det individuella lärandet och på verksamheterna inte särskilt framträdande. Me Analytics har genomfört tre delstudier under utvärderingsprocessen. I samtliga delstudier konstateras att Utifrån studerade data har det varit svårt att hitta starka länkar mellan känslomässiga händelser och utvecklandet av kompetenser eller effekter på arbetsplatsen. De länkar som har hittats är: Mellan utbildningsinsatser om bemötande och ledarskap samt en påminnelse om sina egna attityder kring bemötande och ledarskap. Deltagarna har tränat sin färdighet i att utöva en mer medveten kommunikation. I den tredje delstudien uttrycker forskarna om de svaga länkarna mellan känslomässiga händelser och utvecklandet av kompetenser att; Detta beror till största delen på att intervjupersonerna för det första inte uttrycker att de har lärt sig särskilt mycket och att de därmed inte kan urskilja någon specifik händelse och koppla samman den till ett lärande. Utvärderingsresultaten indikerar att aktiviteterna i projektet har påverkat enskilda deltagares attityder, förhållningssätt och sätt att handla. Av intervjuerna med projektdeltagare framgår att en del intervjupersoner har upplevt deltagandet i projektet som en personlig utvecklingsresa och att det har medfört att man känner sig starkare. Projektet har tydliga effekter på vissa områden Även om det generella utfallet av utvärderingen är att påverkan på lärandet i dagsläget inte är så framträdande så finns anledning att utgå från att projektet har haft effekter på följande områden där samstämmiga upplevelser bland projektdeltagarna har fångats i utvärderingen av att en påverkan har skett: I arbetet på kommunlednings- och chefsnivå. Kunskapsuppbyggnad inom programmering och digitalisering. På arbetsmiljön i förskolan. Projektet har på ett tydligt sätt aktualiserat frågeställningar kring bemötande, inkludering och normkritik samt hur man som anställd i kommunen kan samarbeta på ett bra sätt med varandra för att genomföra sitt uppdrag på ett bra sätt. Detta har upplevts som mycket positivt samt har bidragit till en ökad medvetenhet kring dessa frågor. Projektet har också bidragit till att konflikter i den kommunala verksamheten och tidigare destruktiva samverkansmönster har tydliggjorts samt att insatser gjorts för att ta tag i dessa. Däremot innefattar lärandet i projektet i mindre utsträckning konkreta verktyg för att höja kompetensnivån i relation till utmaningar som: Möte med nyanlända elever från andra kulturer. Hur man arbetar med elever med särskilda behov. Hur man kan möta de pedagogiska utmaningarna med elever med neuropsykiatriska funktionshinder. Språkutvecklande arbetssätt. 6

7 Elever med olika inlärningssvårigheter. Hur man genomför svåra samtal med elever och föräldrar. Hur man motiverar elever som känner olust inför skolarbetet. Projektverksamheten har påvisat behov av att utveckla en långsiktig kompetensutvecklingsstrategi för att kunna rekrytera och behålla personal med rätt kompetens inom kommunen. Genom projektaktiviteterna har också nya planeringar tillkommit för hur ett fortsatt förändringsarbete ska kunna drivas, hur kommunen ska arbeta med programmering och digitalisering i framtiden samt hur kommunen kan arbeta aktivt med arbetsmiljön. Samtidigt har viktiga policies, som exempelvis jämställdhetsplanen, inte förnyats under projektet. Projektets utfall har påverkats av flera faktorer Orsakerna bakom de så här långt relativt begränsade effekterna av projektet kan vara flera: Det kan finnas effekter i avgränsade verksamheter som inte har tydliggjorts genom utvärderingen. Eftersom utvärderingsresurserna har varit begränsade så har en prioritering behövt ske kring vilka utvärderingsinsatser som varit möjliga att göra. Som helhet finns dock ett bra utvärderingsunderlag för att kunna dra säkra slutsatser. Behoven av den typ av insatser som projektet har genomfört kan ha varit mindre än som antagits. Mot detta talar att intervjuad ledningspersonal i hög utsträckning uttalat att projektet har haft ett mycket relevant innehåll. För detta antagande talar att en betydande andel av tillfrågad personal inom förskola och skola inte har uppfattat innehållet i utbildningen Ringar på vattnet som något nytt utan snarare som en bekräftelse på saker man redan insett. Om behoven har funnits, vilket är ledningspersonals syn, skulle tänkbara förklaringar till uteblivna effekter kunna vara att insatserna i projektet inte har haft rätt innehåll för att tillgodose behoven och/eller inte har genomförts på rätt sätt. Det finns utvärderingsresultat som tyder på att vissa av projektinsatserna har upplevts som mindre relevanta och/eller ha haft ett genomförande som inte har passat delar av deltagargruppen. Det senare gäller särskilt utbildningsinsatsen Ringar på vattnet 2.0. Orsakerna kan också finnas i projektägarens organisation och/eller i samarbetet mellan projekt och reguljär verksamhet. Några sådana tänkbara påverkansfaktorer beskrivs i det följande. För projektägaren har genomförandet av projektet i stora delar varit en lärprocess i hur ett kompetensutvecklingsprojekt inom Socialfonden kan och bör genomföras då man inte tidigare genomfört ett sådant projekt. Projektet har tillfört kommunen ny kompetens både genom de anställda i projektteamet samt genom de upphandlade resurser som hållit i delar av genomförandet. Samtidigt har inte heller de som arbetat i projektteamet någon omfattande erfarenhet av hur man arbetar i ett EU-projekt. Projektets funktionalitet påverkades initialt av svårigheter med förankringen av projektet samt att personal i de medverkande organisationerna hade olika inställning till nyttan med att genomföra projektet. Skillnader i inställning till projektet har även påverkat utfallet av projektaktiviteterna i ett senare skede av genomförandet. 7

8 Utvärderingen visar att förutsättningarna för att projektaktiviteterna skulle ge resultat och effekter även har påverkats av att det har saknats kompetens att driva förändringsarbete på ett strukturerat och effektivt sätt. En påverkande faktor har också varit personalbyten på ledningsfunktioner under projektprocessen, framförallt inom skolans område. Även projektteamets arbete har påverkats av personalbyten under projektprocessens gång. Utvärderingen har också tydliggjort att förutsättningarna för en öppen kommunikation i kommunens verksamheter inte är de bästa varken mellan de politiska beslutsfattarna och tjänstemannaorganisationen eller inom de olika verksamheterna. I genomförda intervjuer har frekvent framkommit att personal inte vågar prata med varandra på ett öppet sätt utan att man snarare använder omskrivningar. I detta avseende har de volymmässigt stora insatserna i projektet, Ringar på vattnet för förskola och skola, inneburit att personalen fått en gemensam referensram att föra dialog utifrån. Samtidigt kan detta kodspråk delvis förhindra en öppen dialog om verkligheten. För att få en helhetsbild av utvärderade aktiviteters genomförande och utfall rekommenderas läsaren att ta del av rapporten i sin helhet. Hur kan Skurups kommun bygga vidare på den investering som gjorts? Genomförandet av projektet innebär att en betydande investering har gjorts tidsmässigt för att bygga upp kunskapen kring bemötande, inkludering, normkritik och samverkan. Utvärderingen visar att en omfattande kunskapsöverföring har skett från projektorganisationen till de reguljära verksamheterna samt att projektinsatserna i vissa avseenden har påverkat enskilda personers attityder och förhållningssätt. Nu behöver kommunen fortsätta att arbeta för att omvandla den överförda kunskapsmassan till färdigheter i arbetet. I detta sammanhang visar utvärderingen att: Förstelärare och enhetsutvecklare kan ha en viktig funktion i ett fortsatt utvecklingsarbete. Många deltagare har uppskattat de gruppdialoger som har skett på arbetsplatserna under ledning av förstelärare och enhetsutvecklare. Detta bör verksamheten ta vara på. Det bör fortsättningsvis anordnas gemensamma dialogmöten på arbetsplatserna kring utvecklingsfrågor. De kunskaper som personalen nu har generellt behöver i ett sådant arbete tydligare kopplas till yrkesrollerna, vilket framförallt framgår av utvärderingen av aktiviteten Ringar på vattnet 2.0. Utifrån en sådan diskussion kan sedan behov av att förstärka kompetensen på specifika områden tydliggöras. Detta kan bidra till en mer långsiktig planering kring kompetensutvecklingen på arbetsplatserna men även bidra till att stärka sammanhållningen. Det har framgått att just möjligheten att prata med kollegor i verksamheten som man annars inte träffar har varit viktig. Därför behövs även enhetsövergripande träffar. Projektets insatser har varit en del i en långsiktig utvecklingsprocess där det nu är viktigt att integrera de kunskaper som sedan tidigare har funnits i organisationen med de kunskaper som projektinsatserna har tillfört. 8

9 Utvärderingsuppdraget och dess genomförande I detta avsnitt beskrivs utvärderingsuppdragets uppläggning och genomförande översiktligt. Detaljerad information återfinns i bilaga 2. Sammanfattande beskrivning av utvärderingsuppdraget Utvärderingsuppdraget har genomförts av Framtidsutbildning AB i samarbete med Me Analytics AB. Utvärderingsuppdragets genomförande grundas på avtal mellan Framtidsutbildning AB och projektägaren, Skurups kommun. Av avtalet framgår att utvärderingsarbetet varit indelat i följande tidsperioder: I varje fas har utvärderarna förutsatts: Inhämta utvärderingsinformation. Återföra inhämtad information i dialog med projektägare, styrgrupp och projektledning samt deltagare. Fördjupa analysen samt inhämta kompletterande information utifrån vad som framkommit vid dialogmötena. Skriftlig rapport innefattande beskrivning, analys och rekommendationer levereras och presenteras. Avstämning och konkretisering av utvärderingsaktiviteten med styrgrupp, projektägare och projektledning i samband med leverans av rapport. Inriktning av fortsatt utvärdering har kunnat justeras där så varit önskvärt. Genomförda utvärderingsaktiviteter Fokus för utvärderingsarbetet har varit att beskriva och analysera de förändringar som uppnåtts genom projektets kompetensutvecklingsinsatser i form av prestationer, resultat och effekter. Utvärderingsarbetet har utgått från projektutvärderingens tre primära syften att: Identifiera de olika behov som finns hos aktörer och intressenter på olika nivåer (projektet, Svenska ESF-rådet och dess uppdragsgivare samt andra relevanta aktörer). 9

10 Utveckla och använda en strategi för att leverera underlag som projektet och andra relevanta aktörer kan ha nytta av i relation till organisationernas utvecklingsbehov. Utveckla och använda en strategi för att leverera utvärderingsinformation kring hur projektet bidrar till att uppfylla utlysningens syfte/n. Utvärderingsarbetet har genomförts som planerat frånsett att de två sista utvärderingsperioderna i samråd med projektägaren sammanfördes till en period och att leveransen av den slutliga utvärderingsrapporten flyttades fram en månad i tiden. Följande skriftliga delrapporter har levererats av utvärderarna: Delrapport 1, se bilaga 4, Delrapport 2, se bilaga 5, Delrapport 3, se bilaga 6, Delrapport 4, se bilaga 7, Följeforskningsresultat har redovisats i delrapport 1-3 samt i denna slutrapport. De tre effektstudier som genomförts av Me Analytics AB har presenterats i delrapport 2 och 4 samt i denna slutrapport. Utvärderingsunderlag Utvärderingen omfattar såväl process- som resultat och effektutvärdering. I föreliggande rapport beskrivs och analyseras funktionaliteten i projektprocessen samt projektets utfall från projektstart i februari 2016 till och med november månad Underlaget till rapporten utgörs dels av de utvärderingsinsatser som utförts inom ramen för den kontinuerligt pågående följeforskning som bedrivits av Framtidsutbildning AB i projektet och dels av den effektstudie av lärprocesserna i projektet som utförts i samarbete mellan Me Analytics AB och Framtidsutbildning AB. Det material som ligger till grund för den nu aktuella slutliga utvärderingsrapporten har inhämtats på följande sätt inom ramen för genomförd följeforskning: Löpande tagit del av dokumentation i projektet såsom lägesrapporter till ESF-rådet, kursers innehåll och genomförande, uppföljningsdata, minnesanteckningar och annat. Löpande tagit del av projektdeltagares loopar i app-verktyget LoopMe. Genomfört ett tiotal orienterande intervjuer med skolledare inom förskola och grundskola under hösten Genomfört intervjuer av styrgruppsrepresentanter vid flera tillfällen Genomfört intervjuer av projektmedarbetarna vid upprepade tillfällen, Genomfört sammanlagt 28 djupintervjuer som underlag för den effektstudie som forskarna i Me Analytics har utfört under perioden

11 Genomfört intervjuer med de som ingick i kommunens ledningsgrupp Genomfört intervjuer med ett urval av deltagare i utbildningen PREXIT, anställda i extratjänster samt deras handledare, Genomfört intervjuer med ett urval av deltagare i utbildningen Coacha för aktiva unga, Genomfört intervjuer med externa utbildare Genomfört intervjuer med kommundirektör, personalchef, chefer inom Skol- och utbildningsförvaltningen med flera under Genomfört deltagande observation i olika aktiviteter, Löpande återfört reflektioner i dialog med projektteamet, Återkommande medverkat vid möten i projektets styrgrupp för redovisning av utvärderingsresultat muntligt och skriftligt, Den effektstudie som Me Analytics genomfört beskrivs av forskarna på följande sätt: Data har insamlats med hjälp av både kvantitativa och kvalitativa metoder. Den kvantitativa ansatsen användes för att fånga känslomässiga upplevelser, reflektioner och lärande med hjälp av IT verktyget LoopMe som användes via deltagarnas datorer, läsplattor eller mobiltelefoner. Insamlade data utg jorde sedan underlag vid de semi-strukturerade kvalitativa intervjuerna. Deltagarna har uppmanats att registrera känslomässiga händelser och reflektioner löpande. Deltagare som använt LoopMe valdes ut till djupintervju. Urvalet av personer och frågor under intervjun baserades på antal skickade rapporter samt innehåll i form av fritext och metadata. En sammanvägning g jordes mellan hur många utbildningstillfällen man deltagit i, förekomst av metadatataggar som var av särskilt intresse i studien samt fritext av intresse i studien. Effektstudien har genomförts i tre etapper (under olika tidsperioder) utifrån studier av deltagarnas loopar i följande verksamheter eller kurser. Etapp 1 Förskola, 117 personer Skola, 63 personer Etapp 2 Förskola, 229 personer. Skola och fritids, 316 personer. Annan personal i kommun, stat och näringsliv, 48 personer. Etapp 3 Ringar på vattnet 1.0, 60 personer. Ringar på vattnet 2.0, 199 personer. 11

12 Inkludering i praktiken Aktiva åtgärder, 14 personer. Digitalisering, 60 personer. Intervjuer I den kvalitativa ansatsen har sammanlagt 28 personer intervjuats representerande följande verksamheter: Förskola, 13 personer. Skola, 10 personer. Fritidshemsverksamhet, 4 personer. Kommunledning, 1 person. För en beskrivning av metodik och resultat av de effektstudier som genomförts av Me Analytics hänvisas till del 2 i rapporten. Projektets inriktning, syfte och målsättningar I detta avsnitt beskrivs kortfattat projektets inriktning, syfte och målsättningar med hänvisningar till ESF-rådets utlysning, projektansökan, beslutet om tilldelning av medel samt projektets avstämningsrapport efter genomförd analys- och planeringsfas. Utvärderingen visar att projektet Inkludera & Mötas i sina formuleringar av inriktning, syfte och målsättningar har sökt en röd tråd med kopplingar till kraven i den aktuella utlysningen och till de behov av förändring som finns i Skurups kommun. Detta har inte fullt ut lyckats på något av nedan angivna områden. Analysen av detta redovisas i avsnittet om projektets utfall. Förutom att stärka ställningen på arbetsmarknaden för målgruppen förväntades projektet också resultera i en förbättrad och mer utvecklad arbetsorganisation på arbetsplatsen samt stärka produktivitetsutveckling, konkurrenskraft och effektivitet. Enligt projektets förändringsstrategi ska detta uppnås genom att: Vuxna som arbetar med unga har ett gott och inkluderande bemötande och kan motivera andra. Berörda vuxna samverkar, motverka stuprörsmentalitet och ökar effektiviteten i kommunen. Projektets kompetensutvecklingsinsatser i fråga om bemötande, inkludering, normkritik, kulturkompetens samt programmering och digitalisering ska stärka vuxnas och ungas position på arbetsmarknaden och deras konkurrenskraft på dagens och framtidens arbetsmarknad. Dessa centrala förändringsområden definierades i ansökan. Därefter har projektpersonalen genomfört workshops med personal i alla deltagande verksamheter för att ta reda på vilka specifika behov respektive verksamhet har haft av kompetensutveckling inom de förändringsområden projektet sagt sig vilja verka inom. Det som då skedde var att ett tänkande som formulerats för att få ansökan beviljad då möttes av hur verkligheten såg ut från personalens sida. Detta var inte helt okomplicerat 12

13 då denna verklighet förutsattes passa in i en referensram som diskuterats fram i ett annat sammanhang utanför de berörda verksamheternas vardag. Förankringen av varför det var viktigt att genomföra projektet hade inte skett genom hela ledningsorganisationen ända ut till varje medarbetare i förskola och skola samt övriga berörda verksamheter. Samtidigt som projektteamet således under projektets analys- och planeringsfas skulle fördjupa analysen av verksamheternas behov för att kunna planera in rätt utbildningsaktiviteter så behövde man också argumentera för projektets vara och dess inriktning. Ovanstående illustrerar svårigheterna med att Socialfondens utlysningar utgår från behov av förändringar beskrivna i ett makroperspektiv medan bilden av behoven i en specifik verksamhet utgår från ett mikroperspektiv. Utvärderarnas slutsatser är att projektverksamheter för att lyckas fullt ut behöver byggas underifrån och samtidigt ha sin förankring i en kontinuerlig omvärldsbevakning utifrån verksamhetens övergripande ramar och riktlinjer. I annat fall uppfattas det ofta som något som dom som bestämmer vill ha gjort men att det inte har med verkliga behov att göra. Kartläggning av utvecklingsbehov Framtidsutbildning AB har gått igenom och analyserat de kartläggningar som gjordes i de medverkande verksamheterna under projektets analys- och planeringsfas för att få en bild av hur utvecklings-/förändringsbehoven har uttryckts av verksamheterna själva. I förskolan På förskolans område var upplevelserna av en dålig arbetsmiljö framträdande. De som har deltagit i kartläggningarna upplevde att: Det var för stora barngrupper och att pedagogerna hade fått nya arbetsuppgifter som inte hade med barnen att göra. Det senare karaktäriserades som pappersarbete men rörde förmodligen också de ökade kraven i läroplanen på att dokumentera barnens utvecklingsprocess. I vissa verksamheter menade personalen att för små lokaler, snarare än barnantalet, var problemet. Det fanns också upplevd stress som enligt intervjuade chefer lett till en ökad sjukfrånvaro. Ovanstående ledde till att många kände sig otillräckliga och inte kände arbetsglädje. Beträffande lärandet uttryckte personalen i förskolorna i genomförda kartläggningar ett behov av att lära av hur andra verksamheter arbetar snarare än att inhämta teoretisk kunskap även om intresse fanns för sådana när det gäller att kunna bemöta nyanlända invandrade barn och föräldrar, hur man kan arbeta med utåtagerande barn samt TAKK-utbildning (alternativ och kompletterande kommunikation). Ett generellt behov var att få mer kunskap om bemötande av barn och föräldrar. Det framfördes också önskemål om verktyg för stresshantering. Intervjuer och andra utvärderingsaktiviteter påvisade också ett behov av insatser för att rekrytera och behålla personal med rätt kompetens. 13

14 I skolan För skolornas del uttrycktes behoven vara mer heterogena. När det gäller arbetsmiljön så fanns även på detta område upplevelser av stress men också tydliga behov av att utveckla samverkan genom teambuilding och att tillägna sig metoder för konflikthantering. Många skolor hade konkreta önskemål om att specifika föreläsare skulle anlitas, till exempel James Nottingham. Kunskapsbehov för att utveckla verksamheterna uttrycktes vara att: Diskutera värdegrundsfrågor, normkritiskt förhållningssätt och genustänk. Få ledarskapsutbildning. Utveckla samarbetet med arbetslivet. En stor del av önskemålen handlade om att tillägna sig olika verktyg för att kunna utveckla sitt arbetssätt när det gäller: Möte med nyanlända elever från andra kulturer. Hur man arbetar med elever med särskilda behov. Hur man kan möta de pedagogiska utmaningarna med elever med neuropsykiatriska funktionshinder. Språkutvecklande arbetssätt. Elever med olika inlärningssvårigheter. Hur man genomför svåra samtal med elever och föräldrar. Hur man motiverar elever som känner olust inför skolarbetet. Även på skolans område var bemötandefrågor ett betydande fokus. Intervjuer och andra utvärderingsaktiviteter påvisade också ett behov av insatser för att rekrytera och behålla personal med rätt kompetens. Målgrupper Projektets insatser och aktiviteter har inriktats på följande målgrupper: Kommunledning och andra med ledande funktioner samt skolledare Pedagoger i förskola, grundskola, gymnasium, vuxenutbildning och Sfi samt studie- och yrkesvägledare Näringslivet Arbetsförmedlingens ungdomshandläggare och etableringshandläggare Arbetssökande (insats inom programområde 2) De flesta som har deltagit i projektets aktiviteter tillhör de två först nämnda målgrupperna med fokus på förskola och skola. Av kommunfakta från Statistiska Centralbyrån framgår att 14

15 grundskollärare, fritidspedagog och förskolelärare är det vanligaste yrkesområdet i kommunen. Av detta skäl och att det är dessa yrkesroller som lägger grunden för barns och ungdomars utbildning är målgruppen mycket relevant utifrån projektets målsättningar. För att kunna generera önskade resultat ska projektverksamheten enligt ansökan erbjuda: Processtöd Kompetensutveckling i bemötande Kompetensutveckling programmering och digitalisering Kompetensutveckling kulturkompetens Kompetensutveckling inkludering Öppna föreläsningar. Under analys- och planeringsfasen har projektteamet som redan nämnts fört dialog med företrädare för verksamheter där projektets målgrupper finns. Detta innebar att berörda verksamheter fick stort inflytande på projektaktiviteternas utformning och innehåll. Dialogerna ledde till utveckling av ett kompetensutvecklingsutbud i enlighet med ovan beskrivning där verksamheter och enskilda personer har kunnat anmäla sig för deltagande i olika kompetensutvecklande aktiviteter. Dessa aktiviteter har genomförts av såväl anställd projektpersonal som av externt upphandlade resurser. Av genomförda intervjuer med företrädare för olika verksamheter har framgått att projektet uppfattas väl ha fångat upp olika verksamheters behov och förutsättningar för att delta samt anpassat utbudet av aktiviteter på ett flexibelt sätt. Inriktning, syfte och målsättningar Projektets ansats har, som tidigare noterats, utgått från en utlysning inom Europeiska socialfonden med rubriken Samarbete, kompetensutveckling och social inkludering som genomfördes inom programområde 1 under perioden 15 juli september Målet med utlysningen uttrycktes i utlysningstexten vara att Stärka ställningen på arbetsmarknaden för i huvudsak sysselsatta kvinnor och män, men även för personer som står långt från arbetsmarknaden, och tillgodose arbetsmarknadens behov av arbetskraft och kompetens genom kompetensutveckling som utgår från verksamhetens krav och arbetsmarknadens behov. I enlighet med utlysningens mål har projektet Inkludera & Mötas därför arbetat för att uppfylla tre övergripande förändringsmål: Vuxna som arbetar med unga förväntas ha ett gott och inkluderande bemötande och kunna motivera andra. Berörda vuxna förväntas samverka, motverka stuprörsmentalitet och öka effektiviteten i kommunen. Stärka vuxnas och ungas position på arbetsmarknaden och deras konkurrenskraft på dagens och framtidens arbetsmarknad. Utvärderingen visar att intervjuade verksamhetsansvariga inom de verksamheter som berörs av projektet samt samverkanspartners har sett projektets utvecklingsområden som högst relevanta. 15

16 Den övergripande utgångspunkten för projektet, och därmed för utvärderingsarbetet, har varit de förändringsprocesser som skulle bedrivas i projektet och som skulle leda till att förväntade resultat och effekter uppstod. Följande stycke ur den beslutshandling som ligger till grund för projektet beskriver vilka resultat och effekter projektet har förväntats uppnå: Projektets effekt på lång sikt är att skapa en kommunal hållbar tillväxt som bygger på inkludering och ger välmående för såväl individer som organisationer. Projektets huvudsyfte är att utveckla nya kompetenser för kvinnor och män på arbetsmarknaden idag som är viktiga också för morgondagens arbetsmarknad. Denna kompetenshöjning ska i sin tur se till att den som kompetensutvecklats på ett effektivare sätt motverkar och förebygger utanförskap för de som har svårt att träda in på arbetsmarknaden. Projektets förväntade resultat är att alla deltagande arbetsplatser och de kvinnor och män som arbetar i dem och därmed omfattas av projektet (i synnerhet de vuxna som stödjer unga ifråga om utbildning och arbete, och som kommer i kontakt med unga, funktionsnedsatta och nyanlända), ska: ha en god bemötandekompetens. Inga barn, unga, nyanlända eller personer med funktionsnedsättning ska hamna i utanförskap på grund av att vuxnas kompetensbrister i fråga om bemötande och inkludering. bidra till ökad effektivitet och servicekvalitet inom sina respektive verksamheter. aktivt ha bidragit till att fler individer når högre utbildningsnivåer och därmed i större utsträckning utnyttjar sin potential. ha stor beredskap för kompensatoriska åtgärder som leder till en tillväxt som bygger på inkludering och som ger välmående. ha utvecklat sin kompetens kring motivation, inkludering och normkritiskt förhållningssätt. för PO2-deltagarna gäller att de ska ha utvecklat nya kontakter inom näringslivet Projektet omfattar 518 deltagare, varav 403 från skolor och förskolor, 70 från andra delar av kommunen, 10 av AF:s ungdomshandläggare, 25 deltagare från målgruppen för PO2 samt 20 personer från lokalt näringsliv. Projektet ska för att uppnå resultat arbeta med fyra huvudsakliga kompetensutvecklingsinsatser rörande bemötande, kulturkompetens, programmering och inkludering. Mål och indikatorer finns separat kopplade till varje insats, vilket framgår av ansökan samt bilagor till denna. Projektmålen förtydligades i ett nytt beslut i enlighet med följande: Projektets förväntade resultat är att alla deltagande arbetsplatser och de kvinnor och män som arbetar i dem och därmed omfattas av projektet (i synnerhet de vuxna som stödjer unga i fråga om utbildning och arbete, och som kommer i kontakt med unga, funktionsnedsatta och nyanlända, ska; Ha en god bemötandekompetens. Ha kompetens kring motivation, inkludering och normkritiskt förhållningssätt. Bidra till ökad effektivitet i skola, förskola och kommunledning. Ha en högre utbildningsnivå/kompetensnivå genom projektets kompetensutveckling. PO-2 deltagare har utvecklat nya kontakter i arbetslivet. Ha beredskap för kompensatoriska åtgärder som leder till tillväxt som bygger på inkludering. 16

17 Kortsiktiga effekter: Att inga barn, unga, nyanlända eller personer med funktionsnedsättning ska hamna i utanförskap på grund av vuxnas kompetensbrister på ovan områden. Ökad effektivitet och servicekvalitet inom verksamheten/organisationen. Fler individer når högre utbildningsnivåer och därmed i högre utsträckning utnyttjar sin potential. Verksamheterna har stor beredskap för kompensatoriska åtgärder som leder till tillväxt som bygger på inkludering och ger välmående. Långsiktiga effekter Stärkt ställning på arbetsmarknaden för deltagande kvinnor och män på kort och lång sikt. En förbättrad och mer utvecklad arbetsorganisation på arbetsplatsen. Deltagande verksamheters behov av arbetskraft och kompetens tillgodoses. Stärkt produktivitetsutveckling, effektivitet och servicekvalitet. Utvärderingsarbetet har utgått från de reviderade målsättningarna. Projektets förutsättningar för att lyckas Av projektmålen framgår att såväl i projektet deltagande medarbetare som verksamheter förväntas utvecklas på ett omfattande sätt. Projektets har många och breda målsättningar som inte heller fullt ut är relaterade till tydliga indikatorer. Av intervjuer framgår att projektets syfte varit otydligt för många deltagare samt att även projektpersonal i vissa avseenden och vid vissa tidpunkter upplevt sig sakna struktur i projektet samt en tydlig inriktning. Utvärderingen visar att projektverksamheten varit i behov av en aktivare styrning från projektets styrgrupp. Även utvärderarna har haft svårigheter att helt förstå den samlade ansatsen i projektet. För att få perspektiv på projektets förändringsarbete försökte undertecknad tidigt i utvärderingsprocessen formulera projektets grundläggande resonemang kring vilka förändringar som skulle ske i projektet. En utgångspunkt var då den förändringteoretiska översikt projektägaren inlämnat till ESF-rådet i samband med ansökan, se bilaga 3. Därutöver har undertecknad i tidigare delrapporter formulerat en teoretisk referensram för projektets förändringsarbete utifrån teorier om organisationsförändring och förändringsledarskap samt kompetensutveckling. Genomförd utvärdering visar att projektverksamheten har haft en hög produktionsnivå i leverans av utbildningar men att mindre tid har ägnats åt att tillsammans med de reguljära verksamheterna skapa förutsättningar för att utbildningsinsatserna skulle kunna få avsedda effekter. Detta kan delvis förklaras utifrån att det är första gången som kommunen driver den här typen av projekt men också av otydlig styrning av projektverksamheten där styrgruppen överlåtit en betydande del av denna till projektledningen. 17

18 Organisationsförändring och förändringsledarskap Enligt professor Dag Ingvar Jacobsen (Universitetet i Agder), som är en ledande auktoritet inom området organisationsförändring och förändringsledarskap, bör man ställa följande krav på en teori för organisationsförändring: Den ska säga något om vad det är som får människor att besluta sig för att deras organisation ska förändras. Teorin måste därför säga något om olika drivkrafter bakom förändringar och om hur olika drivkrafter påverkar olika organisationer. En teori om organisationsförändring måste också kunna precisera vad det är som förändras, det vill säga förändringens innehåll och omfattning. En teori om organisationsförändring måste specificera den kontext inom vilken förändringen sker, både på organisationsnivå och med avseende på omgivningen. En teori om organisationsförändring måste kunna precisera och beskriva själva förändringsprocessen, med dess händelser som utspelas över tid, samt de aktörer som deltar i förändringsprocessen. Teorin måste också kunna ta hänsyn till att det inte nödvändigtvis råder en överensstämmelse mellan avsikten med och det faktiska resultatet av förändringsprocessen. Det hade varit en fördel om styrgruppen inledningsvis hade reflekterat kring hur förändringsarbete genomförs, formulerat förutsättningarna för att projektgenomförandet skulle få avsedda effekter samt tillsett att både projektet och den reguljära verksamheten haft tillräckliga resurser för ett genomförande med hög måluppfyllelse relaterat både till individ och organisation. Begreppet lärande Lärande är ett centralt begrepp i projektet Inkludera & Mötas. I projektansökan talas om lärande, kunskap och kompetens. I vid mening kan lärande förstås som förändringar av individens kompetens, det vill säga förändringar kan avse såväl kunskaper, intellektuella och manuella färdigheter som attityder, sociala färdigheter och personlighetsrelaterade egenskaper (Ellström 1992). Lärandet har en subjektiv dimension och en utförandedimension. Med den först nämnda avses kunskaper, färdigheter, attityder och personlighetsrelaterade aspekter som till exempel självförtroende, det vill säga olika aspekter av det lärande subjektets kompetens. Utförandedimensionen handlar om subjektets sätt att använda sin kompetens i utförandet av en uppgift, till exempel lärande som yttrar sig i form av ett förbättrat arbetssätt eller nya lösningar för att hantera vissa arbetsuppgifter (Ellström 2004). Utvärderingen visar att en betydande andel av deltagarna i projektet uppfattar att de har varit med om ett lärande utifrån den subjektiva dimensionen. Däremot visar effektstudien, genomförd av Me Analytics AB, att deltagarna inte har kunnat tydliggöra ett lärande i relation till utförandedimensionen. Det finns även ett organisatoriskt lärande i projektet som behöver beaktas. Organisatoriskt lärande innebär att det inte enbart är individer som förändras utan att hela organisationens beteende kan förändras när den blir en lärande organisation (Ellström, 1996). 18

19 Organisationslärandet omfattar den kunskap som finns nedlagd i själva organisationen, i dess organisationskarta, filosofi, riktlinjer, ledarskapsprinciper, personaladministration och kommunikation. Alla enskilda medlemmar i en organisation kan tillägna sig ny kunskap men endast när kunskapen tränger in i organisationen på ett sådant sätt att den också blir normgivande för organisationsmedlemmarnas fortsatta handlande kan man tala om att organisationen lär (Moxnes, 1986). Om ett organisationslärande har skett är otydligt utifrån utvärderingsresultaten. Det kan endast påvisas i enstaka fall. Detta problematiseras nedan under rubrikerna Hur ser förändringskontexten ut? samt Förutsättningar under förändringsprocessen. Grundläggande synsätt på kompetensutveckling i projektet Projektverksamhetens grundläggande synsätt på kompetensbegreppet framgår av nedan redovisad modell. Att kunna utföra i praktiken, att göra Erfarenhet, förståelse och omdöme att omsätta kunskaper i praktiken Träna Färdigheter Förmåga Praktisera Teori Kompetens Känsla Kunskap Vilja Fakta och metoder, att kunna veta hur Attityd, engagemang, mod och ansvar Effektstudien i projektet, utförd av Me Analytics AB, bygger på denna modell men sammanfattas i följande tre begrepp: Kunskap tolkat som teoretisk kunskap, fakta, metoder, veta hur i teorin. Färdighet innebär att med hjälp av kunskap, erfarenhet och rent kroppsliga egenskaper kunna utföra en viss handling, till exempel att kunna spela piano. Attityder handlar om vilja, känsla och inställning, det vill säga grundläggande värderingar och uppfattningar som man skapar sig från erfarenhet, till exempel inställning till lärande, andra människor eller något annat. För ytterligare beskrivning hänvisas till del 2 i rapporten. 19

20 Hur ser förändringskontexten ut? Dag Ingvar Jacobsson har i boken Organisationsförändringar och förändringsledarskap (2013, Bokus förlag) pekat på betydelsen i förändringskontexten av att olika slags organisationer har olika förändringströsklar. Politiskt styrda och utpräglat byråkratiska organisationer har ofta en högre förändringströskel än organisationer som Jacobsen betecknar som ad-hoc-kratier. De förra har en mindre flexibel och formell struktur medan de senare har en organisk struktur med färre formella rutiner och regler samt en mer utåtriktad strategi. I detta finns en iakttagbar skillnad mellan projektorganisationen och de medverkande reguljära verksamheterna som varit viktig att ha i åtanke i förändringsarbetet. Av intervjuer med ledningspersonal inom kommunen har framgått att kommunen under en längre period har utvecklats från en jordbrukskommun till att vara en förortskommun till Malmö/Lundområdet. Detta har både tillfört kommunen nya resurser och krävt en utveckling av den service som kommunen ger medborgarna. Därför är rekrytering av kompetens till kommunen en mycket viktig fråga. Kommunen behöver säkra sin kompetensförsörjning både genom rekrytering av ny kompetens och genom utveckling av den personal som redan arbetar i kommunen. Ledningen har i detta avseende sett projektet Inkludera & Mötas som en viktig resurs. En intervjuperson upplever att Kommunen har varit en ö väldigt länge som har varit sig själv nog. Med projektet tvingas man att se på omvärlden och att ta in influenser utifrån. Det stimulerar utvecklingen. Flera intervjupersoner har pekat på svårigheter som uppstått genom att personal slutar och nya behöver rekryteras. Detta har under lång tid föranlett behov av att introducera ny personal i verksamheten och att få dessa att integreras i gemenskapen samt att bli en del i att förverkliga verksamhetens långsiktiga ambitioner. Personalomsättningen har varit fortsatt hög under projektprocessen, både på lednings- och medarbetarnivå, vilket påverkat genomförandet av projektet negativt även om användningen av projektets resurser i viss utsträckning också har underlättat dessa omställningsprocesser. Förutsättningar under förändringsprocessen Jacobsen pekar i ovan nämnd skrift på att en process är något som utvecklas över tid. Därmed blir det helt nödvändigt att förstå tidsdimensionen som är kopplad till förändring. Förändring är också något som initieras och förs vidare av aktörer eller människor. Alla förändringsinitiativ baseras på idéer, det vill säga mer eller mindre abstrakta tankekonstruktioner. För att en reell förändring ska ske måste denna idé omsättas i något konkret, vare sig det nu är beteenden, strukturer och system eller fysiska objekt. Människor ser olika saker och tolkar och förstår världen på olika sätt, allt beroende på vederbörandes position, bakgrund och erfarenhet. Detta innebär att de flesta förändringsinitiativ vilar på idéer som innehåller en betydande osäkerhet. Förändringsprocesser kan betraktas som översättningsprocesser, där olika människor utifrån sina respektive positioner försöker omvandla abstrakta idéer till konkreta handlingar. För att säkra rätt förutsättningar för att lärandeeffekter ska uppstå såväl på individ- som på organisationsnivå är ett proaktivt och strategiskt utvecklingsarbete en förutsättning. Dag Ingvar Jacobsen pratar om en verkningsfull strategi för organisationsförändring på följande sätt: En organisation som kontinuerligt förbättrar sin förmåga att skapa sin egen framtid. För en sådan organisation är det inte 20

21 tillräckligt att bara överleva. Överlevnadslärande eller anpassningslärande är viktigt och nödvändigt. Men för en lärande organisation måste anpassningslärandet kompletteras med ett generativt lärande som främjar vår skapande förmåga. Ett viktigt element i en sådan utvecklingsstrategi är att man sätter människorna inom en organisation i fokus. Om en organisation kommer att förändras eller inte beror, enligt organisationsforskningen, på de förändringsfärdigheter och önskemål om förändring som man finner hos de anställda och grupperna inom organisationen. Betoningen överflyttas därför från de mer formella elementen inom organisationen struktur, strategi och system till människorna och de mänskliga relationerna. Det som i första hand bör förändras blir då: Förmågan att samhandla och kommunicera med människor, så kallad interpersonell kompetens. Människors värderingar och känslor. Förhållandet mellan grupper och förmågan att hantera spänningar mellan grupper. Förmågan att samarbeta med människor, utveckling av teamarbete. Förmågan att hantera konflikter på andra sätt än genom att använda sig av ren makt och myndighet. Utvärderingen visar att projektet Inkludera & Mötas i betydande utsträckning karakteriseras av insatser för att utveckla ovan beskrivna förhållanden och förmågor. Ett problem för att uppnå effekter har dock varit att projektverksamheten och den reguljära verksamheten inte helt utgjort stöd för varandra i dessa avseenden. Projektets tillkomst grundas på en förstudie där det funnits en enighet kring viktiga utvecklingsbehov och projektmedarbetarna genomförde under projektets analys- och planeringsfas omfattande samplanering med de verksamheter som beslutat sig för att delta. Trots detta har medarbetare inom den reguljära verksamheten inom Skurups kommun upplevt att de inte förstod syftet med projektet och det fanns också olika inställning till projektet, framförallt inom skolans område. Alla har inte varit motiverade att delta i projektet utan har deltagit för att de varit tvungna. Detta har inte skapat goda förutsättningar varken för genomförandet av utbildningarna eller för att uppnå resultat och effekter. Som framgått har huvuddelen av deltagarna i projektet en organisatorisk tillhörighet i förskola eller skola. Det var biträdande förvaltningschef för Skol- och utbildningsförvaltningen som initialt var drivande i processen att ansöka om EU-medel. Samtidigt har projektet varit förankrat på högsta ledningsnivå med kommundirektören som styrgruppens ordförande och styrgruppen har bestått av representation från flera kommunala förvaltningar. I styrgruppen har även ingått representanter för Arbetsförmedlingen och näringslivet. Dock har inte personalchef ingått i styrgruppen, vilket skulle ha varit en fördel dels för projektverksamhetens omfattning i fråga om kompetensutveckling och dels för att underlätta integrationen mellan projekt och ordinarie kompetensutveckling i kommunen. 21