Diabas. Handläggarstöd 1.6. Nyheter och förändringar

Transkript

1 Diabas Handläggarstöd 1.6 Nyheter och förändringar

2 NOTERA Denna upplaga gäller för Diabas 5.0 och senare versioner av denna produkt tills annat meddelas i samband med nya versioner eller tekniska uppdateringar. Vi förbehåller oss rätten till ändringar av den information som detta dokument innehåller utan föregående meddelande därom. Diabas är ett av Visma Consulting AB registrerat varumärke. Archive Server är ett av Visma Consulting AB registrerat varumärke. Microsoft, Windows 2000/XP och Microsoft Word är av Microsoft Corporation registrerade varumärken. Adobe, Acrobat och PostScript är av Adobe Systems Incorporated registrerade varumärken. Även övriga företags- eller produktnamn kan vara inregistrerade varumärken. Copyright 2012 Visma Consulting AB. Alla rättigheter förbehålls. Denna skrift är skyddad enligt upphovsmannarätten, lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära verk (copyright) där all rätt förbehålls Visma Consulting. Vare sig skriften eller systemet får mångfaldigas på något sätt, varken helt eller delvis, utan skriftligt medgivande från Visma Consulting. Undantag får bara göras för kopiering godkänd i lag, säkerhetskopiering eller normal användning. Undantag får inte göras för kopiering avsedd för andras räkning Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 2 av 32

3 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Förändringar HLS (Handläggarstöd) Systeminställningar Systeminställningar kan nu konfigureras per diarium Nya fält för sökning Mina inställningar I personliga inställningar kan sorteringen av uppgifter nu sättas till registreringsdatum I personliga inställningar kan nu navigationsdelen konfigureras Generella ändringar Kortkommandon för att underlätta registrering Fält som är obligatoriska markeras med * Vid några tillfällen av Ta bort ges nu en kontrollfråga Indikation om att spara behöver göras är flyttad till Spara-knappen Knapp för att Spara inlagt i några dialoger Bättre markering av vilken information som hanteras Begrepp i meny tydligare Excelexporten av listor Hjälpfunktion visar nu handbokens information Hjälpen kan kompletteras med egen information Ärende Stöd för tilldelning av ärende till handläggare och att handläggare kan acceptera tilldelat ärende eller inte Anteckningar kan skrivas Dokument Giltighetstid fr.o.m. - t o m för dokument Avslutsdatum har flyttats och kan nu konfigureras i inställningar Handling Giltighetstid fr.o.m. - t o m inlagt för handlingar Sparade ändringar på dokumentblad i ett ärende medför att samma uppgifter uppdateras på handlingsnivå Möjlighet att markera fler handlingar när epost skickas Uppgifter I dialogen Lägg till uppgift har knapp för Välj mall lagts till I Lägg till mall kan filtrering nu göras Mina uppgifter, tooltip på beskrivningen av uppgift, tooltp visar ärendemeningen där uppgiften ingår Prenumeration Presentation av sökord och förklarande text Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 3 av 32

4 2.9 Sök Den enkla sökningen förbättrad Sökningen har utökats med fler sökfält Tillägg Förtroendevald Tillägg eller borttag av förtroendevalds uppdrag mot beslutsinstans Typ av uppdrag kan läggas upp via klartext Möteshantering Beslutsinstanser kan nu administreras i Handläggarstöd Distribution är inte klickbar när mötet har inträffat och /eller datum för publicering har passerat Ny funktion för att skapa kallelse Ny funktion för att skapa protokoll Kopiera punkter i möteslistan till annat möte Automatisk omsortering av möteslistan Förslag och Underlag har bytt plats i Beslutsvy Beslutsinstanser Beslutsinstanser kan nu administreras Add in Outlook add-in, vid spara e-post kan fler uppgifter läggas in GroupWise add-in, vid spara e-post kan fler uppgifter läggas in Utforskar add-in, fler uppgifter läggas in Classic Giltighetstid fr.o.m. - t o m inlagt för dokument och handling Påminnelse om när dokumentets eller handlingens giltighetstid börjar löpa ut skall kunna meddelas författaren/ansvarig Inställningar för e-post kan göras både i personlig inställning och systeminställning Överför dokumentets beskrivning till handling Kundnamn från dokument flyttas till Avs/Mot på handling när man kopplar ett beslut Inställning att varningsdialoger för sekretess kan döljas när man skapar ärende, handling och dokument Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 4 av 32

5 1 Bakgrund Diabas Handläggarstöd är en tilläggsmodul till Diabas som möjliggör att handläggare får ett gränssnitt för sin handläggning och en effektiv dokumenthantering. Detta dokument beskriver de funktionella förändringarna som utvecklades under version 1.6 av Diabas Handläggarstöd. Även Diabas Classic har påverkats och de förändringarna finns också beskriva. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 5 av 32

6 2 Förändringar HLS (Handläggarstöd) Nedan presenteras de förändringar som införts i version 1.6 av Diabas Handläggarstöd. Notera att Visma Consulting valt att markera vissa delar i bilderna med en ram med röd färg. Denna ram syns inte när systemet används av slutanvändarna. 2.1 Systeminställningar Följande nya Admin inställningar har lagts till Systeminställningar kan nu konfigureras per diarium Systeminställningar i HLS kan konfigureras per diarium, vilket innebär att nu går det per diarium ha skilda ledtexter, obligatoriska fält och vilka fält som visas Nya fält för sökning Nya fält har lagts till som valbara i sökfunktionen. Registreringsdatum Avslutsdatum Ärendetyp Beslutstyp Beslutsdatum Enhet Kundnamn Giltighetsdatum from Giltighetsdatum tom Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 6 av 32

7 2.2 Mina inställningar Följande nya personliga inställningar har lagts till i menyn Mina inställningar I personliga inställningar kan sorteringen av uppgifter nu sättas till registreringsdatum Ny inställning för att sätta sorteringsordning till Registreringsdatum I personliga inställningar kan nu navigationsdelen konfigureras Under fliken Övrigt finns nu möjlighet att välja vilka alternativ som ska visas i navigationsmenyn. Vid installation är samtliga alternativ markerade och alla visas i navigationsmenyn. När ett eller flera alternativ avmarkeras och spara trycks visas enbart de alternativ som är markerade i navigationsmenyn Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 7 av 32

8 2.3 Generella ändringar Ett antal övergripande ändring är gjorda som ska underlätta användningen Kortkommandon för att underlätta registrering Följande kortkommandon finns nu tillgängliga i flertalet av bilderna i HLS: CTRL + S = Spara CTRL + N = Ny CTRL + D = Ta bort Kortkommandon kan användas på följande ställen enligt nedan: Blå mapp Gul mapp o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D o CTRL + S Dokument Handling Uppgift o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D o CTRL + S o CTRL + S Behörighet o CTRL + S Lägg in i mapp o CTRL + S Dialoger under meny: Mer Information Möten Samband o CTRL + S o CTRL + S Adressuppgifter o CTRL + S Personfakta o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D Anteckningar o CTRL + S, CTRL + D I Tillägg Förtroendevalda o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D Beslutsinstans o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D Mandatperiod Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 8 av 32

9 o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D Klartext Möte o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D Användare o CTRL + S, CTRL + N Arbetsflöde o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D Ärendefördelning o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D Inställningar Admin Inställningar o CTRL + S Mina Inställningar o CTRL + S Fält som är obligatoriska markeras med * När fält för Dokument och Mapp markeras som obligatoriska i Admin inställning visas de obligatoriskt fält med röd * se Ärendebeskrivning, Datum och Handläggare nedan Vid några tillfällen av Ta bort ges nu en kontrollfråga En kontrollfråga om borttaget verkligen ska utföras ges nu vid några tillfällen av Ta bort, i vilka bilder som kontrollfrågan ges listas nedan. När något är på väg att tas bort visas en dialog med en kontrollfråga: Vid <OK> genomförs borttaget. Väljs <Avbryt> återgår man utan att ta bort utförs. Kontrollfråga vid Ta bort ges på följande ställen: Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 9 av 32

10 Blå mapp Dokument Mer Information Personfakta Anteckningar I Tillägg Förtroendevalda Beslutsinstans Mandatperiod Klartext Möte Arbetsflöde Ärendefördelning Indikation om att spara behöver göras är flyttad till Spara-knappen Förut blinkade en diskett i högra hörnet när spara behövde göras, nu är det spara-knappen som blinkar och disketten visas inte Knapp för att Spara inlagt i några dialoger I följande dialoger har Spara lagts in: För Mapp Ny handling Behörighetsdialogen Ny uppgift Lägg in i mapp För Dokument Lägg till bilaga Lägg till uppgift Behörighetsdialogen Lägg in i mapp När informationen sparas i dialogen sparas även huvudinformation dvs mapp eller dokumentet. När huvudinformationen ska sparas kan det inträffa att allt inte är korrekt ifyllt och då visas en rättningsanvisning. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 10 av 32

11 2.3.6 Bättre markering av vilken information som hanteras. I detaljbilder visas nu information om vad som hanteras. Se exempel i dokumentvyn nedan. Informationstext inlagt för Mapp, Dokument och i följande tillägg: Förtroendevalda, Beslutsinstans, Mandatperiod, Klartext, Möte, Användare, Arbetsflöde och Ärendefördelning Begrepp i meny tydligare I den meny som visas när högerklick sker på ett dokument eller uppgift har förtydligats. Nu står det Egenskaper dokument, Detaljer handling och Detaljer uppgift. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 11 av 32

12 2.3.8 Excelexporten av listor Den befintliga exporten till excel har setts över och fel har rättats. Den exporterade informationen öppnas nu i redigeringsbart skick i excel och de primära fälten kommer först Hjälpfunktion visar nu handbokens information Hjälpen har fått nytt utseende och innehåll. När Hjälp väljs i meny öppnas ett hjälpfönster med en meny i vänster marginal och aktuellt hjälpavsnitt. Hjälptexten är densamma som i handboken och för att hitta rätt information kan man behöva scrolla ner i texten. Hjälpaavsnitten är pdf-filer som skapats av olika delar från handboken. Den ny hjälpen kräver Adobe Reader av version 10.1 eller nyare. För att uppgradera Adobe Reader: Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 12 av 32

13 Hjälpmeny Via menyn i hjälpfönstret kan alla hjälptexter visas Hjälpen kan kompletteras med egen information Hjälptexterna läggs upp som filer i filsystemet för Handläggarstöds webbserver. Filerna läggs in i mappen HelpCustomerContent enligt bild här nedan. Av bilden framgår också hur Hjälp-funktionen läser mappen Content och av varje mapp och fil på högsta nivå (här: tre mappar och en fil) skapar en länk med namn enligt objektet. Finns det mappar i mappar så skapas navigationsmeny med undernivåer. I bilden så innehåller mappen Instruktioner i sin tur en mapp Roller som innehåller tre filer. Navigationsmenyn skapas enligt det mönstret. 2.4 Ärende Stöd för tilldelning av ärende till handläggare och att handläggare kan acceptera tilldelat ärende eller inte Nu finns möjligheten att fördela ärenden till handläggare genom att en specifik fördelauppgift skapas på ett ärende. Den handläggare som får en fördelauppgift tilldelad till sig har möjlighet att Acceptera eller Inte acceptera uppgiften. Om den som får fördelauppgift tilldelad till sig Inte acceptera uppgiften, kommer den som registrerade ärendet få ett meddelande om detta och har då möjlighet att omfördela uppgiften. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 13 av 32

14 Förutsättning Tre nya åtgärdstyper har lagts till i databasen vid installation av version 1.6: Tilldelning av handläggare ( TILLDELN) Acceptans av ärendefördelning (ACC) Fördelning ej accepterad (ACCEJ). Fördelning av uppgift kräver att ett arbetsflöde skapas och att en post med typen Tilldelning av handläggare finns med som första uppgift i flödet. Skapa ärende När registrator skapar ett nytt ärende och ska ett fördefinierat flöde väljas. När arbetsflödet valts har Tilldelning av handläggare lagts till som en uppgift på ärendet: I det nya ärendet öppnar registratorn uppgiften Tilldelning av handläggare och föreslår en handläggare. Registrator ska kvarstå som ansvarig på ärendet. Det är viktigt att registratorn inte tilldelar handläggare på ärendenivå i steg 1, utan bara tilldelar handläggaren på Uppgiften Tilldelning av handläggare. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 14 av 32

15 Handläggare ser att den fått ett ärende tilldelat till sig Den handläggare som blev tilldelad Tilldelning av handläggare hittar den under Mina uppgifter. När uppgiften väljs öppnas aktuellt ärende. Acceptera ärende Genom att högermusklicka på Tilldelning av handläggare visas en meny där alternativet Acceptera visas. När Acceptera väljs sker följande: 1) Handläggare på ärendet byts till aktuell handläggare 2) Om det finns fler uppgifter i flödet väljs handläggaren för ärendet även på dem. 3) Ärendet försvinner från registrators Mina mappar Inte acceptera ärende Genom att högermusklicka på Tilldelning av handläggare visas en meny där alternativet Acceptera ej visas. När Acceptera ej väljs sker följande: 1) Dialog för Tilldelning av Uppgift öppnas och ger handläggaren möjlighet att ange orsak till att ärendet inte kan accepteras. 2) Registrator får notifiering för ny uppgift och kan utses ny handläggare för aktuellt ärende Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 15 av 32

16 2.4.2 Anteckningar kan skrivas Funktion för anteckningar finnas nu i HLS under menyn Mer information. Anteckningar öppnas i ett nytt fönster där befintliga anteckningar visas och nya kan skrivas in. Anteckningar kan ändras och tas bort. Det finns ingen behörighet på anteckning så alla som får läsa ärendet får läsa anteckningar. Skapa och ändra anteckning Både i det övre och nedre fönstret kan en ny anteckning skrivas in och sparas. När ny anteckning skrivs loggas datum, klockslag och användare. Ändra anteckning Befintlig anteckning i det nedre fönstret kan ändras och sparas. Borttag av alla anteckningar Genom att trycka Ta bort tas alla anteckningar bort. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 16 av 32

17 2.5 Dokument Giltighetstid fr.o.m. - t o m för dokument Nya fält för giltighetsdatum kan läggas in på dokument via Admin Inställningar. När de lagts in finns följande regelverk. Måste innehålla ett giltigt datum (ÅÅMMDD / ÅÅÅÅ-MM-DD) From måste vara innan Tom Om From anges måste Tom också anges Båda kan vara tomma (om inte obligatoriskt är satt) Avslutsdatum har flyttats och kan nu konfigureras i inställningar Fältet för Avslutsdatum ligger inte längre alltid med i dokument. I Admin inställningar/ dokument utökad kan nu fältet konfigureras, kan väljas att visas/inte visas, ledtext kan ändras och fältet kan sättas som obligatoriskt. 2.6 Handling Giltighetstid fr.o.m. - t o m inlagt för handlingar Nya fält för giltighetsdatum har lagts in på detaljer handling. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 17 av 32

18 2.6.2 Sparade ändringar på dokumentblad i ett ärende medför att samma uppgifter uppdateras på handlingsnivå När ett dokument som är knutet till en handling sparas, uppdateras nu följande fälten även på på handlingen. Beskrivning, till/från, datum, riktning, bevakningsdatum, giltig från och giltig till Möjlighet att markera fler handlingar när epost skickas. Möjligt att markera en eller flera handlingsrader, högerklicka och välja skicka meddelande. Efter det att man skickat meddelandet skapas det en ny rad där meddelandet som man skickade ska ligga som kopplad fil. Alla filer som är kopplade till de dokument man valt bifogas med mejlet som ska skickas. Nytt är också att Alla filer som skickas läggas in i det nya dokument som skapas tillsammans med meddelandet 2.7 Uppgifter I dialogen Lägg till uppgift har knapp för Välj mall lagts till. I detaljer uppgift på Mapp har menyalternativet Välj mall lagts till. Via Välj mall öppnas dialogen mallar och en mall kan hämtas. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 18 av 32

19 2.7.2 I Lägg till mall kan filtrering nu göras När mall ska väljas kan nu en filtrering av vilka mallar som visas i listan göras. Skriv in det som du vill filtrera på och klicka på filtrera Mina uppgifter, tooltip på beskrivningen av uppgift, tooltp visar ärendemeningen där uppgiften ingår När man för muspekaren över uppgiftens beskrivning visas ärendemeningen från ärendet som uppgiften hör till. 2.8 Prenumeration En prenumerationsflik, där medborgaren kan skapa egna prenumeration med hjälp av e- legitimation. Detta innebär att en medborgare kan bli notifierad via e-post när information från Diabas publiceras på Internet Presentation av sökord och förklarande text När Prenumeration väljs visas befintliga Sökorden i en lista. En text som förklarar hur prenumerationen fungerar har nu lagts in. 2.9 Sök Den enkla sökningen förbättrad Sökningen består nu av ett sökfält samt kryssrutor för pågående och avslutade Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 19 av 32

20 o Sökning görs utifrån det inmatade sökordet samt uppgiften om det är pågående/avslutade uppgifter som sökningen ska omfatta Sökningen har utökats med fler sökfält Sökningen har utökas med fler sökfält. I admininställningar kan följande fält nu väljas: Ärendetyp, Avslutsdatum, Beslutstyp, Beslutdatum, Enhet, GiltighetsdatumFrom, GiltighetsdatumTom, Kundnamn och Registreringsdatum Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 20 av 32

21 3 Tillägg 3.1 Förtroendevald Tillägg eller borttag av förtroendevalds uppdrag mot beslutsinstans Tillägg eller borttag av förtroendevalds uppdrag mot beslutsinstans ska uppdateras i kommande möten. När ett uppdrag tas bort från en förtroendevald visas inte längre den förtroendevalda i aktuell beslutsinstansen/mandatperioden. När ett uppdrag läggs till på en förtroendevald visas den förtroendevalda i aktuell beslutsinstansen/mandatperioden Typ av uppdrag kan läggas upp via klartext Idag finns uppdragen Ordförande, Ledamot och Ersättare. Nu kan vid behov nya kategorier av uppdrag skapas via klartext och de behöver inte vara kopplade till beslutsinstans. I klartext finns kodtypen Uppdrag och med den kan nya uppdragstyper läggas upp När uppdrag läggs upp på en förtroendevald öppnas en dialog. I dialogen väljs Annan och då visas de nya uppdragstyperna. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 21 av 32

22 3.2 Möteshantering Beslutsinstanser kan nu administreras i Handläggarstöd I menyn tillägg finns nu valet Beslutsinstanser När beslutsinstanser öppnas visas en lista över aktuella beslutsinstanser. I detaljbild för beslutsinstansen, kan ny beslutsinstans skapas, detaljuppgifter visas för befintlig beslutsinstansen och en lista med de mandatperioder som finns till aktuell beslutsinstans Distribution är inte klickbar när mötet har inträffat och /eller datum för publicering har passerat Nu är Distribution inte klickbar när mötet har inträffat och/eller när datum för Publicera senast har passerats Ny funktion för att skapa kallelse På mötet har en ny knapp Skapa kallelse lagts till. Om man vill använda sig av det nya stödet att koppla i HLS måste mallar finnas i arkivet. För att kunna skapa kallelse måste alla ändringar vara sparade, om ändringar finns visas en dialogruta med ett varningsmeddelande: I listan finns en ny kolumn Paragraf, i den visas ett unikt nummer för instans och år för alla dokument och ärenden. Varje nytt år börjar nummerserien om på 1. Om det inte finns en mall kopplad för att skapa kallelse öppnas en dialog där man får peka ut vilken mall som ska användas, finns ingen mall visas detta meddelande: Vid knappen Spara till möte läggs kallelsen eller protokollet in i mötet. När kallelse har sparats till mötet blir valet Dela in i avsnitt valbart. När man väljer Dela in i avsnitt så kommer protokollet att delas upp i nya dokument och läggas som en ny handling i respektive punkt på möteslistan. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 22 av 32

23 3.2.4 Ny funktion för att skapa protokoll På mötet har en ny knapp för Skapa protokoll lagts till. Om det inte finns en mall kopplad för att skapa protokoll öppnas en dialog där man får peka ut vilken mall som ska användas, finns ingen mall visas detta meddelande: Vid knappen Spara till möte läggs protokollet in i mötet. När protokoll har sparats till mötet blir valet Dela in i avsnitt valbart. När man väljer Dela in i avsnitt så kommer protokollet att delas upp i nya dokument och läggas som en ny handling i respektive punkt på möteslistan Kopiera punkter i möteslistan till annat möte Nu är det möjligt att kopiera ett eller flera ärenden/dokument till ett annat möte. Man kan endast kopiera till ett möte som har ett mötesdatum som ännu inte är passerat. Posterna man väljer att flytta ligger kvar på det mötet. Att välja de rader som ska kopieras, sker genom vänster-klick med musen på ikonen, om det är flera poster trycker man ner shift-knappen och klickar med vänster musknapp på alla de poster man vill flytta. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 23 av 32

24 Högerklicka på den/de markerade raderna och välj Kopiera. En dialog öppnas där framtida möten visas. I dialogen visas de möten som är valbara, det är endast framtida möten. Markera det möte som du vill kopiera till och klicka på spara. Nu kommer de poster du valt att läggas in på det valda mötet. Om en eller flera av punkterna redan finns på det valda mötet som punkter ska kopieras till, visas detta meddealande: Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 24 av 32

25 3.2.6 Automatisk omsortering av möteslistan När en mötespost får ändrat ordningsnummer ska hela möteslistan sorteras om när fältet lämans. Punkt två ändras till 1: När man tabbar vidare till nästa fält sorteras alla punkter om: Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 25 av 32

26 3.2.7 Förslag och Underlag har bytt plats i Beslutsvy Förslag ligger nu ovanför underlag: 3.3 Beslutsinstanser Beslutsinstanser kan nu administreras I menyn tillägg finns nu valet Beslutsinstanser När beslutsinstanser öppnas visas en lista över aktuella beslutsinstanser I detaljbild för beslutsinstansen, visas detaljuppgifter för beslutsinstansen och en lista med kopplade mandatperioder. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 26 av 32

27 Åtgärder för återkoppling, kallelse mall och protokoll mall måste hanteras via Classic för att fungera. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 27 av 32

28 4 Add in Outlook add-in, vid spara e-post kan fler uppgifter läggas in Befintlig dialog för att spara e-posten har delats upp i två flikar, flik 1 Grundinformation innehåller samma uppgifter som tidigare medan flik 2 Utökad information ser ut enligt nedan: Fliken Utökad information Grupprutan Utökad information Här kan ytterligare parametrar som rör dokumentet anges. Handläggare. Om annan än aktuell användare skall göras ansvarig för dokumentet (eventuellt mappen, se nedan) kan detta anges. Riktning. Om den riktning som dokumentet får utifrån vilken epostbrevlåda man för tillfället befinner sig i skall ändras. Typ. Möjlighet att ange typ, något som inte sätts automatiskt, i dessa lägen. Angående handläggare och möjligheten att lägga in i ny mapp. Om en annan handläggare än aktuell användare av epostklienten väljs, så kommer även mappen att tilldelas vald handläggare. Dokumenten är det centrala, skulle man av någon anledning vilja tilldela dokumentet till handläggare X och mappen till handläggare Y, får man sköta detta via handläggarstöd. Grupprutan Behörighet, andra får Här förtydligar texten på grupprutan att det enda som går göra är att förändra behörigheten gentemot andra på ett simpelt sätt. Förmodligen kommer denna funktion användas enbart när man vill spara ett epostmeddelande som allmän handling men vill ändå sätta behörighet så att inte alla andra handläggare har åtkomst till detta. Inget hindrar dock att man väljer göra ett arbetsdokument publikt. Vill man, efter det att man gjort dokumentet privat eller åtminstone mindre publikt, dela ut detta till andra handläggare görs detta i Handläggarstöd. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 28 av 32

29 Behörighet satt och epost till mapp Befintlig mapp Om en mapp söks fram i vilken man vill lägga till eposten bör även handlingen få den behörighetsinställning som handläggaren valt. Mappen berörs inte av detta. Till ny mapp I detta läge bör såväl handlingen som den mapp som skapas erhålla angiven behörighetsinställning GroupWise add-in, vid spara e-post kan fler uppgifter läggas in Befintlig dialog för att spara e-posten har delats upp i två flikar, flik 1 Grundinformation innehåller samma uppgifter som tidigare medan flik 2 Utökad information ser ut enligt nedan: Utforskar add-in, fler uppgifter läggas in Befintlig dialog för att spara e-posten har delats upp i två flikar, flik 1 Grundinformation innehåller samma uppgifter som tidigare medan flik 2 Utökad information ser ut enligt nedan: Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 29 av 32

30 5 Classic Giltighetstid fr.o.m. - t o m inlagt för dokument och handling Nya fält för giltighetsdatum har lagts in på dokument och handling. Två nya fält på dokumentblad och på handling, Giltigt from och Giltigt tom. Möjligt att på dokumentblad kunna sätta Giltig From och Giltig Tom som obligatorisk, visa/dölja och ändra rubrik. Möjlighet att på handling/aktivitet kunna ändra kolumnordning för Giltig From och Giltig Tom. Det ska även gå att byta rubrik. När de lagts in finns följande regelverk. Måste innehålla ett giltigt datum (ÅÅMMDD / ÅÅÅÅ-MM-DD) From måste vara innan Tom Om From anges måste Tom också anges Båda kan vara tomma (om inte obligatoriskt är satt) Påminnelse om när dokumentets eller handlingens giltighetstid börjar löpa ut skall kunna meddelas författaren/ansvarig Möjlighet till bevakning av Giltighetsdatum på handling och dokument. Beställning av bevakning angående giltighetstid görs således i den befintliga beställningsdialogen i Classic som kompletteras enligt: Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 30 av 32

31 Inställningen Gäller såväl dokument som åtgärd och uppgift. Självklart skall det dock skapas bevakningsmejl enbart i de fall när motsvarande del är vald att överhuvudtaget vara föremål för bevakning, i exemplet ovan kommer alltså bara dokument att bevakas vad avser giltighetstid. Regler för bevakningen Följer samma princip som för övriga bevakningar fast med egen antalsuppgift avseende det antal dagar som systemet skall kontrollera. Alltså exempelvis 7 dagar innan dokumentets giltighetstid går ut skall bevakningsmejl skickas till endera enbart handläggaren eller handläggaren såväl som registratorn enligt gjorda val Inställningar för e-post kan göras både i personlig inställning och systeminställning Möjlighet att göra inställningar för e-post både med lokala personliga inställningar och systeminställningar har lagts till i Classic. Om det finns personliga inställningar används dessa annars är det systeminställningarna som används. Har även lagt till möjlighet att från systeminställninar (dim_base.exe) kunna sätta generella mejluppgifter. Vissa uppgifter som tex e-postadress måste fortfarande läggas till på användarnivå. Personliga inställningar, modulen (dim_base.exe) Välj Verktyg/Alternativ från menyn och klicka på fliken övrigt. Endast den knapp som är kopplat mot det mailsystem som för närvarand e är valt kommer att vara aktiverad. Om man öppnar dialogen kommer systemet i första hand att hämta konfigurations information från system och in andra hand från privata konfigurationen. Systeminställningar, modulen (dim_tbl.exe) Öppnan inställninar genonom att välja systeminsällningar och fliken System(2). Tre nya knappar kommer att visas, det går endast titta på inställningar på det mailsystem som är valt. Endast dialogen för det aktuella mailsystemet går att öppna. Vissa inmatnings fält är låsta och dessa poster går bara ändra från Ärende modulen. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 31 av 32

32 5.1.4 Överför dokumentets beskrivning till handling. Om man öppnar ett dokument från en handling/uppgift och ändrar beskrivning kommer den ätt kopieras till handlingen men bara om dokumentet inte är kopplat mot andra handligar. Om man vill kan i inifilen konfigurera så att diabas fungerar som tidigare Kundnamn från dokument flyttas till Avs/Mot på handling när man kopplar ett beslut. När ett beslut kopplas hämtas kundnamn och läggs i Avsändare/Mottagare Inställning att varningsdialoger för sekretess kan döljas när man skapar ärende, handling och dokument Varningsdialoger visas nu inte när man skapat ärende, handling och dokument. Om man vill att det ska varna på samma sätt som tidigare så måste man skriva Varna_sekretess=1 i diabas3.ini under [System]. Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 32 av 32