Utvärdering projekt Tillsynsutveckling i väst

Transkript

1 Utvärdering projekt Tillsynsutveckling i väst Delrapport Genomföra/stimulera förändringar i arbetsformer, ökad samverkan och riktad kompetensutveckling för att utveckla tillsynsarbetet inom och mellan medverkande verksamheter. JUNGMANSGATAN 33A, GÖTEBORG TEL: ,

2 Innehåll FÖRORD SAMMANFATTNING PROJEKTETS KONTEXT OCH BAKGRUND OM DENNA UTVÄRDERING INTRESSENTANALYS PROBLEMANALYS/SITUATIONSANALYS GRUNDLÄGGANDE ANALYSMODELL (PDM) CENTRALA FRÅGESTÄLLNINGAR KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER AKTIVITETER/METODER MÅLSÄTTNINGAR, INDIKATORER, RESULTAT RESURSER, ORGANISATION RISKANALYS FÖRUTSÄTTNINGAR SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ÖVERGRIPANDE MÅLGRUPP METOD TILLGÄNGLIGHET FÖR FUNKTIONSHINDRADE JÄMSTÄLLDHETSINTEGRERING SPRIDNING & PÅVERKAN IMPLEMENTERING/SAMVERKAN HUR HAR PROJEKTET HANTERAT SIN EKONOMI?

3 FÖRORD Svenska ESF-rådet (ESF) hanterar Europeiska socialfondens program i Sverige , programmets övergripande slogan är arbete och nya möjligheter för alla. Sverige delas upp i 8 s k NUTS regioner varav Västra Götaland och Halland är en. Varje NUTS region tar fram ett regionalt program för socialfondprogrammets genomförande i det egna området. I linje med det nationella och regionala programmet beviljades detta projektet Denna delrapport riktar sig till projektets primära intressenter i första hand, styrgrupp och projektgrupp. Syftet är att man därigenom uppmärksammas på det som går bra i projektet samt på vad som kan förbättras. Disposition Denna skrifts disposition är upplagd så att i de inledande kapitlen redovisas projektets bakgrund, kontext och intressenter. I kapitel 5 går vi igenom vilka problem som projektet avser att lösa. I kapitel 6 redogörs för den metod som använts och i 7 vilka resultat som identifierats så långt. I kapitel 8-10 går vi igenom resurser, organisation, risker och förutsättningar. Kapitel 11 redovisar slutligen våra egna slutsatser och rekommendationer för projektets framtida verksamhet. 1. SAMMANFATTNING Projektet löper nu med full fart, deltagare nyckelpersoner/miljöchefer är i allmänhet nöjda eller mycket nöjda med projektet. Det finns en bra delaktighet och entusiasm hos samverkansparterna och man känner igen sig i projektmålen. Ett stort antal deltagartimmar har levererats under andra halvan Det finns en stor efterfrågan efter kurserna och nästan alla blir fullbokade. Mycket personal är ute på utbildning samtidigt vilket dock gör att tempot upplevs som något högt ute i flera deltagande organisationer. Önskemål om nya projektaktiviteter har framkommit efter de två Open space seminarierna som hölls under hösten. T ex introduktionsutbildning för nyanställda, jämställdhet och rekrytering. Svenska ESF-rådet har därför förlängt projektet med 6 månader tom vilket gör att fler insatser kan inrymmas och att tempot kan lugnas ner. 3

4 2. PROJEKTETS KONTEXT OCH BAKGRUND Allmänt Länsstyrelsen i Västra Götalands län, Miljöskyddsenheten har av Svenska ESF-rådet (ESF) beviljats medel för projekt Tillsynsutveckling i Väst (TUV) Projektets huvudaktörer är - Länsstyrelsen i Västra Götalands län - Länsstyrelsen i Hallands län - 55 Kommuner i V Götaland och Halland Projektets syfte är att - Länsstyrelsen i Västra Götalands län, i samverkan med Länsstyrelsen i Hallands län, Region Halland samt kommuner i Västra Götaland och Halland som arbetar med tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelskontroll, ska kartlägga behoven av och genomföra/stimulera förändringar i arbetsformer, ökad samverkan och riktad kompetensutveckling för att utveckla tillsynsarbetet inom och mellan medverkande verksamheter. - Fokus i utvecklingsarbetet ligger inte enbart på den enskilde medarbetaren och miljöhandläggaren och dennes förmåga att utföra sina arbetsuppgifter utan också på utveckling och förändring av verksamheterna genom fokus på arbetsorganisation, arbetskultur och samverkan. Samtidigt som den enskilde miljöhandläggaren ska kunna utveckla sin förmåga att utföra sina arbetsuppgifter ska projektet skapa förutsättningar för strategiska och långsiktiga möjligheter för chefer och personal att samarbeta och utbyta erfarenheter. Projekttid (Projektet förlängdes 6 månader i december 2012) 3. OM DENNA UTVÄRDERING Lärande utvärdering Utvärderingen är processinriktad och lärande och fungerar som stöd till det pågående projektet, den är fristående och utgår från egen faktainsamling samt från projektets egenutvärdering. En poäng med lärande utvärdering är att projektdeltagarnas omedelbara erfarenheter i och i anknytning till projekten, som inte alltid förutsetts som centrala i projektplaneringen, bättre kan tillvaratas och prövas. På detta sätt kan innovativa aspekter beaktas och tillvaratas, och i många fall direkt återföras till att förändra projektstrukturen. 4

5 Svenska ESF rådet (ESF) pekar i sin handledning för uppföljning och utvärdering inom Socialfonden på vad som kännetecknar en lärande utvärdering: Utvärderaren är med från början i projektet Den har ett syfte att studera metoder, process och resultat, samt att värdera dessa delar i förhållande till projektidén och Socialfondsprogrammets intentioner. Ett kritiskt förhållningssätt, men också konstruktivt Den ger kontinuerligt snabb återföring till berörda på olika nivåer i projektorganisationen fört ett gemensamt lärande och möjlighet att styra projektet rätt och utveckla det löpande. Att olika metoder och former för gemensamt lärande kan användas. Swedegroup följer ESFs intentioner och anpassar metod till förutsättningarna i varje projekt och tar utgångspunkten i LFA metoden (se nedan). LFA Swedegroup utgår från LFA - metoden som beskrivs i korthet i det följande. Vid en lärande processutvärdering följs inte stegen strikt, utan anpassas till den situation som gäller för respektive projekt. Utvärderaren kan behöva gå tillbaka, koncentrera ansatserna vid samlade seminarier, eller gå flera varv vid olika faser av ett projekt: LFA är en förkortning av Logical Framework Approach. Metoden används i stora delar av världen t ex inom EU, FN, Sida och av ESFs processtöd. LFA-metoden innehåller nio olika steg: 1. Analys av projektets kontext (sammanhang/omvärldsanalys) 2. Intressentanalys 3. Problemanalys/Situationsanalys 4. Målformulering 5. Aktivitetsplan 6. Resursplanering 7. Indikatorer, mått på måluppfyllelse 8. Riskanalys 9. Analys av förutsättningar för måluppfyllelse Aktiviteter Sedan starten av utvärderingen i februari 2012 har bl a följande aktiviteter genomförts: - deltagande i uppstart och kick-off - möten och genomgångar med projektledning - deltagande i miljöchefsträffar och Open space seminarie - deltagande i styrgruppsmöten - deltagande i referensgruppsmöten - deltagande i ett flertal utbildningar samt uppföljningsmöte med utbildare - inläsning/analys av ansökningshandlingar, mötesprotokoll och andra relevanta dokument 5

6 4. INTRESSENTANALYS Intressenterna består i projektet av följande huvudgrupper: A. Målgrupp deltagare Målgrupp för projektets insatser är: samtliga medarbetare i Västra Götalands och Hallands kommuner som arbetar med miljö- och hälsoskyddstillsyn, djurskyddskontroll och livsmedelskontroll (inspektörer, handläggare, ledare och administrativ personal), ledare och miljöhandläggare på länsstyrelserna i Västra Götalands län och Hallands län samt ett mindre antal medarbetare från Region Halland. B. Projektägare/Genomförare Projektägare är Länsstyrelsen i Västra Götalands län, Miljöskyddsenheten. C. Beslutsfattare/Finansiär medfinansiär Projektet finansieras av Svenska ESF-rådet D. Samarbetspartners Samarbetsparter är Länsstyrelsen i Hallands län, Region Halland 55 Kommuner och 3 kommunalförbund i V Götaland och Halland Naturvårdsverkets forskningsprogram Effektiv Miljötillsyn (EMT), Västsvenska Handelskammaren Yrkesföreningen Miljö och Hälsa, Kommunala miljöchefer Svenskt Näringsliv Sveriges kommuner och Landsting Vem har nytta av projektet? Den huvudsakliga nyttan av projektet har: Deltagarna som får kompetensutveckling och ökad motivation. Tillsynsmyndigheterna i branschen som utvecklas både i att samverka och organisatoriskt Sekundärt kunder till tillsynsmyndigheterna, företag och organisationer i Västra Götaland och Halland. 6

7 5. PROBLEMANALYS/SITUATIONSANALYS I detta kapitel analyseras de problem som projektet föresatt sig att avhjälpa eller minska. 5.1 Grundläggande analysmodell (PDM) I en grafisk projektdesignmodell PDM anges den funktionella strukturen för upplägget i projektet, såsom det uppfattas av utvärderingsgruppen. Förstudie 1. Kompetensbehov visavi Verksamhetsplaner 2. Kundintresse 7. Utvärdering Återkoppling revidering 3. Upphandling leverantörer Nätverkande individ,organisation,projekt 6. Projektadm Redovisning ESF 4. Kursanmälan Kundnytta Ökad anställbarhet 5. Genomförande Kompetensutveckling FIGUR 1. PROJEKTDESIGNMODELL FÖR TUV PROJEKTET 7

8 5.2 Centrala frågeställningar Vilka huvudsakliga områden utvecklas med hjälp av projektet? Projektet avser att tillgodose behov av kompetensutveckling på ett antal strategiska områden t ex ledarskap, personlig effektivitet, retorik och presentationsteknik, bemötande/ kommunikation, Open space/verksamhetsutveckling, processledning. Utöver kompetensutvecklingen så är utveckling av samverkan mellan de olika parterna essentiell. Vilka är de egentliga grundläggande orsakerna till utvecklingsbehovet? Tillsynsmyndigheter och dess anställda behöver utvecklas för att kunna möta den snabba utvecklingen på många områden i dagens samhälle. Viktiga frågor behöver ställas: Var står vi idag? Vart ska vi? Vad behöver vi för att utvecklas? Vilka hinder har funnits? / Vilka orsaker har hindren? Hinder på vägen att nå projektmålen har varit få, de som vi ändå observerat är: Upphandlingsförfaranden har varit väldigt tidskrävande i en del fall Brist på tid för genomförande. Många utbildningar har genomförts samtidigt. Eftersom projektet nu fått en förlängning om ytterligare 6 månader så har situationen förbättrats väsentligt. Kan projektet avvärja hot om varsel/uppsägningar? Det är för tidigt att bedöma vilken effekt som projektet kan få på sysselsättningen i berörda organisationer. Vi avser återkomma i frågan mot slutet av projektperioden efter att lämplig effektmätning gjorts. Vilka konsekvenser uppstår om utvecklingssatsningen inte lyckas? Övergripande: Samhällsutvecklingen inom de områden som berörs av tillsynen bromsas och/eller går åt fel håll, organisationer stelnar, samverkan/dialog minskar. På individnivå: Sämre kompetens, föråldrade kunskaper, lägre anställningsbarhet, minskad motivation, arbetsmiljön försämras. Vad är det som hindrar deltagarna från att själva undanröja hinder i utvecklingen? Deltagarna har i allmänhet akademisk utbildning och lång erfarenhet av sina yrken. Därmed inte sagt att man inte behöver påfyllning av kompetens för att klara nya krav och förändringar av yrkesrollen. Erfarenhetsutbyten med kollegor liksom påfyllning från professionella utbildare i t ex kommunikation & bemötande eller retorik är nyttiga tillskott i kompetensbilden. Vem drabbas om satsningen ej lyckas? Vem äger problemet? Organisationer och medarbetare drabbas primärt. Tillsynsmyndigheternas intressenter som näringsliv och samhälle påverkas. Har förutsättningar ändrats sen projektansökan skrevs? Projektet har under 2012 insett att tiden inte kommer att räcka till för att utföra allt man önskar sig, i synnerhet det som tillkom vid de open space seminarier som hölls under hösten. Projektledningen begärde därför förlängning av projektet med 6 månader vilket också beviljades. 8

9 5.3 Kritiska framgångsfaktorer Vad är kritiskt för att projektet ska lyckas fullt ut? En del av nedanstående punkter har varit kritiska men har uppfyllts andra är enligt vår bedömning ännu ej uppfyllda. Kritiska framgångsfaktorer som klarats av Att samverkan mellan de olika intressenterna är konkreta och fortlevande En aktiv och tydlig projektledning och styrgrupp med representation från alla samverkansparter. Att projektägaren är Länsstyrelsen vilket gett legitimitet åt projektet redan från starten. Att aktuella behov av förändring och kompetensförstärkning ute på arbetsplatserna fångas upp. Koll på ekonomi och upphandlingar Att leverantörer håller måttet. Kvalitetssäkring av leverantörer bör ske löpande (t ex genom kursutvärderingar som redan används). Ställ tydliga kvalitetskrav vid upphandlingar. Vid offentliga upphandlingar blir det ofta priset som avgör då det är svårare att försvara kvalitet som urvalskriterier. Att en plan för implementering upprättas som alla parter ställer sig bakom. Ej helt uppfyllda kritiska framgångsfaktorer Att metoder, resultat, effekter och nya arbetssätt dokumenteras och sprids. Att de ointresserade och/eller resurssvaga organisationerna fångas upp. Att återkoppling av resultat regelmässigt sker till chef och medarbetare. Att effekt och resultat av kompetensinsatsen utvärderas på hemmaplan en tid efteråt. Tydliga chefer som pekar på vikten av samverkan och kompetensutveckling kopplat till verksamhetsutveckling. Att deltagande organisationer arbetar strategiskt med kompetensförsörjning. Se t ex månadens goda exempel juni 2012 på projektets hemsida om kompetensrosen 1 i Borås 1 9

10 har man identifierat ett antal områden inom varje avdelning som är väsentliga för att medarbetaren fullt ut ska kunna bidra till att verksamhetens mål nås FIGUR 2 - KOMPETENSROSEN 6. AKTIVITETER/METODER 6.1 Projektets aktiviteter Aktivitetsplanen är projektets Att-göra lista. Aktiviteterna ska steg för steg ta oss mot fastställda visioner och mål. Projektets aktiviteter är processinriktade och följer ett specifikt flöde (se metod nedan). Processens fokus är projektets målgrupp. Aktiviteterna redovisas kvantitativt i LFA matrisen. Tids- och aktivitetsplan reviderad i samband med ansökan om förlängning av projektet Upphandling av extern utvärderare Pågående, klart jan/feb 2012 Styrgruppsmöten 4 per år Referensgruppsmöten 1 per halvår Jämställdhets- samt tillgänglighetsutbildning 31 januari 2012 för styrgruppen, projektledning och informatör 10

11 ESF-rådets processtöd för jämställdhet och tillgänglighet anlitas Styrgruppsutbildning, SpeL Prel. 24 april 2012 Planeringsmöte projektledning och extern Feb 2012 utvärderare Uppföljningsmöten med extern utvärderare, Enligt kommande plan för projektledning och styrgrupp utvärdering samt vid behov Bilda arbetsgrupp för ledarskapsutbildning Första mötet 11 jan 2012 Upphandling utbildningar, i omgångar Start jan/feb 2012 Bokning av lokaler för utbildningar Start feb 2012 Ledarskapsutbildning för ca 60 chefer, 3 dagar Våren 2012 i 3 dagar Bilda arbetsgrupp, kommunikation & Start feb 2012 bemötande Utbildning kommunikation & bemötande, ca September 2012-april personer, 3 dagar i ca 20 omgångar Bilda arbetsgrupp administratörer Start våren 2012 Specialutbildning för administratörer, ca 100 Vintern 2013 personer, 1 dag i 4 omgångar Bilda arbetsgrupp Personlig effektivitet Start våren 2012 (tidigare benämnd Effektivt arbetssätt ) Utbildning personlig effektivitet ca 300 Start våren 2012 personer, 1 dag i minst 13 omgångar Bilda arbetsgrupp processledarutbildning Start våren 2012 Processledarutbildning el likn för ca 150 Start hösten 2012 personer, 2 dgr i 6 omgångar Bilda arbetsgrupp Presentationsteknik, retorik Start våren 2012 Presentationsteknik, retorik, ev mediekontakt, Start våren 2012 ca 400 personer, 1 dag i minst 10 omgångar Bilda arbetsgrupp förhandlingsteknik Hösten 2012 Förhandlingsteknik, ca 150 personer, dag Våren och hösten 2013 i ca 6 omgångar Seminarier - preliminärt avseende antal, Mars 2012 inriktning samt antal personer Tema 1: KICK-OFF, pres av projektet och förändringsarbete. Tema 2: Open Space om yrkesrollen (tidigare September 2012 benämnt Tillsynsmetodik) Tema 3: Hälso- och lärandebefrämjande Oktober 2012 ledarskap/organisationer. Var en del av chefsträffen 2012 Tema 4: Företagens villkor kontra April 2013 myndighetsutövning, hur kan vi förstå varandra bättre? Ca 50 pers från vår målgrupp samt företagspersoner (i samarbete med partners i ref.gruppen) Tema 5: Workshop om goda exempel samt Maj 2013 erfarenheter med verktygslådans stöd inkl. minimässa Ca 400 pers 11

12 Tema 6: Avslutningsseminarium med särskilt tema Ca 350 pers Workshop med Effektiv Miljötillsyn om Motiverande Samtal forskningsresultat omsätts i praktik, ca 30 pers Webbplats med löpande uppdatering samt månadens goda exempel "Reflektion" mellan utbildningar Benchmarking arbetsplatser emellan Arbeta fram en verktygslåda med olika stöd för arbetsplatsernas och individernas utvecklingsarbete, tex: (Mentorskap för chefer) Matchmaking Kollegial handledning/skuggning, lärande besök Besök målgrupperna för info om projektet, avstämning hur det går, möten och ev andra insatser Uppföljning av projektmål och övriga insatser Ta del av och dra lärdom av erfarenheter från utvärdering Samverkansinsatser: - Kartlägga befintlig samverkan - Analysera behov av breddad och eller fördjupad samverkan - Ev. nya samverkansinsatser December 2013 Februari 2013 Start feb hela projekttiden Löpande hela projekttiden Löpande hela projekttiden, t.ex. seminarium goda exempel och Månadens Goda Exempel Start hösten 2012/våren 2013 Löpande hela projekttiden Löpande hela projekttiden Löpande hela projekttiden, samt vid särskilda avstämningsdatum (bestäms vid upphandling av utvärderare) Start hösten hela projekttiden Utbildningsinsatser och konsultstödsinsatser med bäring på kompetensutveckling, en utökad och effektiv samverkan, nya arbetsmetoder -nu utvecklat och benämnt delprojekt, se bilaga 2 Spridning av resultat och strategisk påverkan, var inte med i tidigare tids- och aktivitetsplan Start 2013 om förlängning av projektet beviljas Slutrapportering hela projektet December 2013 Hela projekttiden med tyngdpunkt på 2013 Beslut om förlängning har tagits av ESF, inriktningen på aktiviteter under förlängningen är i huvudsak följande områden. Klarspråk Jämställdhet Rekrytering Processkartläggning Mötestekniker Ledarutveckling 12

13 Introduktionsutbildning Plan för implementering av projektresultat Implementeringen av projektresultaten avser projektet att uppnå främst genom: 1) Att aktivt stötta cheferna i att omsätta sina egna och medarbetarnas nya kunskaper och erfarenheter. Detta avses bland annat ske genom att projektledarna besöker regionala miljöchefsträffar under våren 2013 tillsammans med ledarna för de längre TUV-kurserna Kommunikation och bemötande respektive processledning för att både ge smakprov på vad dessa kurser innehåller och för att starta en diskussion och en process för att arbetsplatserna aktivt ska använda den nya kompetensresursen. Alla chefer har inte deltagit i dessa kurser och kan behöva en förståelse för vad det är medarbetarna har lärt sig. Projektet avser också stötta cheferna genom forum för fortsatt ledarutveckling, vilket är en av aktiviteterna i förlängningsansökan. 2) Att genomföra delprojekten enligt förlängningsansökan. Tillsynsutveckling i Väst kommer då aktivt komma ut till de samverkande arbetsplatserna, vilket kommer att stärka nätverken och lyfta fram möjligheterna som skapats genom projektet, samtidigt som kunskap inhämtad tidigare under TUV-utbildningarna kommer till användning. 3) Att skapa en introduktionsutbildning för handläggare som nyanställs efter att projektet avslutats. Utbildningen kommer att bygga på de utbildningar som erbjudits inom Tillsynsutveckling i Väst. 4) Att sprida kunskap om projektresultaten via webbplatsen, mejl till kontaktpersoner samt muntliga och skriftliga kontakter med befintliga nätverk såsom Miljösamverkan Västra Götaland, Miljösamverkan Halland med flera. 6.2 Metod Projektets metodbeskrivning a) Kompetensplan/Verksamhetsplan En aktivitetsplan har upprättats med utgångspunkt från genomförda enkäter, intervjuer och workshops med målgruppen under den så kallade mobiliseringsfasen under hösten Frågor som ställdes var: - Vilka behov finns av kompetensutveckling? - Inom vilka områden behöver vi lägga extra kraft för att nå projektmålen om arbetsplatser som är effektiva, trygga och kommunikativa? I kompetensplanen identifierades ett antal områden inom vilka utbildningsinsatser behövde genomförs, exempelvis utbildning i ledarskap, processledning, personlig effektivitet och kommunikation & bemötande. Utöver utbildningar även seminarier och workshops, kartläggning av samverkan och matchmaking/benchmarking. 13

14 b) Kundintresse För att fullt ut tillvarata kundintressena har arbetsgrupper med intresserade projektdeltagare bildats för varje planerad utbildning. Grupperna har spontant hamnat på 3-4 deltagare plus projektledarna. I workshops omfattande en halv dag har inriktning och innehåll på utbildningen vaskats fram. Före genomförandestart genomfördes en mobiliseringsfas där kundintresset för olika typer av insatser fångades upp. c) Upphandling leverantörer Resultatet av arbetsgruppernas workshops har omsattas i anbudsförfrågningar till leverantörer av utbildning. Upphandlingarna har styrts av Lagen om Offentlig Upphandling. Beroende på beräknat värde av utbildningsuppdraget har upphandling skett antingen som direktupphandling, förenklad upphandling eller EU-upphandling. Lokaler lämpliga för ändamålet har bokats, i huvudsak genom existerande ramavtal mellan leverantör och Länsstyrelsen, med undantag för de fall där lämpliga lokaler med ramavtal har saknats. d) Kursanmälan Efter avslutad upphandling har utbildningarna beskrivits för målgruppen och lagts ut på projektets hemsida för anmälan digitalt. Kurserna har fördelats geografiskt inom projektets upptagningsområde i Västra Götaland och Halland för att projektdeltagarna ska få så korta resor som möjligt. e) Genomförande kompetensutveckling Utbildingarna har därefter genomförts. En del av utbildningarna har varit endagsutbildningar, medan andra har varit på sammanlagt två eller tre dagar, eller 1+1, med mellanliggande hemuppgift och nätverkande. f) Projektadministration - redovisning till ESF och SCB Efter avslutad utbildning har deltagarna rapporterats till SCB (Statistiska centralbyrån) lägesrapport och ekonomisk redovisning rapporterats till ESF (Europeiska Socialfonden) kursdeltagarna fått utvärdera utbildningen via en digital enkät utskickad med e-post g) Utvärdering återkoppling - revidering Resultatet av kursutvärderingarna har använts för att göra förbättringar och förfiningar av utbildningarna, men också för att fånga upp nya kreativa idéer och behov som projektet skulle kunna tillgodose. Därutöver har projektet anlitat extern följeforskare som löpande följer projektet och gör egna intervjuer och enkäter med deltagare. 14

15 h) Nätverkande Centralt i projektet finns en övergripande idé om utvidgad samverkan mellan arbetsplatser och organisationer som bygger på nätverkande och benchmarking för att stötta och lära av varandra. Projektet har en egen hemsida för kursanmälan och information. Bland annat finns Månadens Goda Exempel som lyfter exempel på lyckad verksamhetsutveckling hos de deltagande arbetsplatserna Analys av metoden Lärande miljöer är ett av fyra s.k. programkriterier inom Socialfonden och fokuserar på individens inflytande över sin egen utveckling i arbetslivet. Svenska ESF-rådets skriver Begreppet lärande avser individens och organisationens förmåga att lära nytt och lära om. Här ingår både att inhämta kunskap och att använda kunskapen för att utveckla sig själv och arbetsplatsen. 2 TUV - Projektet som lärande miljö Om en miljö är lärande så skall det logiskt nog innebära att deltagare och organisationer lär sig något och att det går mäta effekten av lärandet. Miljö i detta sammanhang avser då t ex arbetsplatsen, utbildningslokalen men också chefer och personal. Hur bidrar TUV till en lärande miljö. På vilken nivå sker lärande och vilken typ av lärande. Vi ser framförallt 3 faktorer som gör TUV projektet till en god lärande miljö: 1. Medarbetarna har engagerats på ett tidigt stadium redan i mobiliseringsfasen, och genom delaktighet i kartläggningen skapades efterfrågestyrda utbildningar som haft sin grund i medarbetarens vardag och faktiska behov 2. Lärande betraktas som en process där chefer och medarbetare får möjlighet att interagera och utbyta erfarenheter med kolleger i andra verksamheter och där möjligheten till lärande är beroende av ett stort eget inflytande och engagemang. 3. Informellt lärandet, det handlar om det lärande som utvecklas genom de nätverk och kontaktytor som projektet bidrar till. Ett informellt lärande som bygger på enskilda möten, utbyten av idéer och tankar och förhoppningsvis underlag för förändringar av värderingar och attityder. 2 Faktablad lärande miljöer - Svenska ESF-rådet 15

16 7. MÅLSÄTTNINGAR, INDIKATORER, RESULTAT Mätbara målsättningar Övergripande målsättningar Projektets ursprungliga målsättningar reviderades i samband med att mobiliseringsrapporten godkändes. De reviderade målsättningarna är som följer. Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor En mer detaljerad redogörelse för målsättningar/indikatorer samt utfall framgår av bilaga - LFA - matris Resultat av intervjuer Utvärderingsgruppen har utfört intervjuer med nyckelpersoner, under november/december 2012 har 11 personer intervjuats huvudsakligen miljöchefer från olika kommuner i V Götaland och Hallands län. Nedan redovisas några av svaren från intervjuerna: (betygsskala 1-5 där 5 är bäst) Hur väl stämmer följande påståenden: Vad är ditt helhetsintryck av projektet? Snittbetyg: 4,7 Projektets insatser har höjt vår kompetens Snittbetyg: 4,0 Projektets har gett oss nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter Snittbetyg: 3,8 Projektet har gett oss höjd arbetsglädje Snittbetyg: 3,9 Projektets har gett oss nya arbetsformer t ex nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan Snittbetyg 3,3 16

17 Projektets har fördjupat samverkan med andra i målgruppen: Snittbetyg: 4,0 Projektets insatser har höjt arbetsrelaterade kunskaper om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor Snittbetyg: 2,8 Några kommentarer från de intervjuade Detta stärker yrkesrollen. Goda exempel bra. Bättre likställighet mellan kommunerna. Ger många nya kontakter. Kanonbra Utomordentligt bra utbildningar. Detta ger förnöjsamhet bland medarbetarna. Att få med sig verktyg hem känns som den absolut största grejen. Varje individ får ett verktyg. Projektet har gett hjälp till vår verksamhetsutveckling. Diskussion har påbörjats om samverkan med grannkommunen Hoppas att fortsättning följer. Kanske involvera politiker. Kan man permanenta detta en gång per mandatperiod. Involvera likarartade verksamheter, byggkontor, stadsbyggnad Vi måste lära oss att jobba med de mjuka frågorna i våra framtida löpande utbildningar! En detaljerad redovisning av intervjuerna har tidigare redovisats till projektet. Resultat kursutvärderingar 2012 Personlig effektivitet Datum 24-maj 29-aug okt 12-nov 26-nov 27-nov 14-dec okt Ort Varberg Göteborg Skövde Borås Göteborg Göteborg Uddevalla Varberg Medel 8,6 7,6 8,9 7,5 8,1 7,9 7,5 8,5 Median Retorik och presentationsteknik Datum 12-jun 13-jun aug 11-okt 12-okt 19-nov 20-nov aug Ort Uddevalla Göteborg Varberg Skövde Göteborg Uddevalla Skövde Göteborg Medel 9,7 9,4 9,4 9 7,9 9 8,8 8,8 Median Kommunikation & bemötande Månad sep + okt sep + okt Ort Göteborg Uddevalla sep + okt sep + okt okt okt okt + dec okt + nov okt + dec nov + dec Borås Varberg Skövde Göteborg Skövde Alingsås Uddevalla Varber g Leverantör Medel 8,4 5,9 6,9 6,9 8,2 5,6 5,9 9 7,1 8 8,4 Median nov + dec Götebo rg 17

18 Processledning Månad sep + okt sep + okt nov + dec nov + dec nov + dec Ort Uddevalla Skövde Göteborg Varberg Göteborg Medel 6,6 6,5 7,4 7,3 7,9 Median RESURSER, ORGANISATION Organisation Projektets organisation kan beskrivas genom följande bild. Projektägare Länsstyrelsen VG Projektledning Projektgrupp Styrgrupp Referensgrupp FIGUR 3 - PROJEKTETS ORGANISATION Projektägare Länsstyrelsen i V Götaland Styrgrupp Styrgruppen är sammansatt så att den återspeglar alla deltagande arbetsplatser, både geografiskt och administrativt. Dessutom ingår projektets ekonom i styrgruppen. Styrgruppen ansvarar för de strategiska besluten inom projektet och anger inriktningen på till exempel kompetenshöjande insatser. Ledamöter är Ulrika Samuelsson, miljöskyddsdirektör (Ordförande), Länsstyrelsen i Västra Götalands län Anders Ramberg, miljöchef, Falkenbergs kommun (Halland) Martin Gustafsson, miljöchef, Uddevalla kommun (Fyrbodal) 18

19 Sonja Lejmark, förbundschef, Miljösamverkan östra Skaraborg (Skaraborg) Lars Wilke, miljöchef, Härryda kommun (GR) Leif Schöndell, miljöchef, Borås Stad Britt Olmsäter, ekonom, Länsstyrelsen Västra Götalands län Henrik Frindberg, miljövårdsdirektör, Länsstyrelsen i Hallands län Thomas Hammarlund, avdelningschef, Miljöförvaltningen, Göteborgs Stad Referensgrupp Representanterna i referensgruppen har tillfrågats utifrån perspektivet att de ska kunna tillföra projektet ett mervärde genom att de till exempel företräder målgrupper för tillsynsverksamhet eller har aktuell forskning att tillföra projektet. Referensgruppen träffas 4-5 gånger under projekttiden och diskuterar bland annat hur samverkan ska kunna utvecklas mellan projektets och referensgruppens målgrupper. Ledamöter är Peter Gaestadius, Svenskt Näringsliv Sinna Lindquist, Projektet Effektiv Miljötillsyn, FOI - Totalförsvarets forskningsinstitut Ingrid Horner, Yrkesföreningen Miljö & Hälsa Kajsa Dahlsten, Västsvenska Handelskammaren Tove Göthner, Sveriges Kommuner Sven-Inge Svensson, Kommunala miljöchefer Projektgrupp Projektledare Bodil Forsberg Projektledare Cecilia Lunder Informatör Wilhelm Gårdmark Ekonom Britt Olmsäter Administratör Marianne Sääf Lokaler/kontor för projektgruppen Projektets personal har i sitt arbete utgått från länsstyrelsens lokaler i Göteborg. Ekonomi Projektet har en budget om 13,0 Mkr, 100 % finansieras av ESF. Utfall per den 31/ : ca 5,0 mkr 9. RISKANALYS Projektet har i den ursprungliga ansökan gjort följande riskanalys. Risk Omorganisation och nyanställning sker hos deltagande aktörer. Åtgärd Finns förberett rutiner i projektorganisationen för att hantera förändringar i antalet deltagare. 19

20 Utbildare håller inte förväntad kvalitet på sina insatser. Utbetalning av ESF-medel dröjer för genomförda insatser. Projektledaren kan inte fullfölja sitt projektledarskap. Utbildare kommer att testas i "skarpt läge" innan de anlitas för att säkra kvaliteten på insatserna. Projektägaren har en ekonomisk stabil situation och kan klara av eventuella fördröjningar. Projektet kommer att ha två projektledare vilket minskar risken för att helt stå utan projektledning. Utvärderarens kommentar av riskbilden är följande Riskanalysen är kortfattad, faktorer som tidsåtgång, samverkan eller målgruppens engagemang tas inte upp i tillräcklig grad. Projektets kom i princip inte igång på allvar förrän våren Projekt av denna karaktär har sällan en linjär utveckling. Det är vanligt med en relativt lågintensiv uppstart med påföljd att slutfasen blir intensiv. Det finns alltid en risk att man därför inte hinner med det man vill göra. Tid och aktivitetsplan är därför viktiga verktyg. 10. FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna kan sägas vara de faktorer som projektgruppen inte direkt kan rå över, men som ändå utgör en förutsättning för måluppfyllelse. Under projektutvärderingen granskas de förutsättningar som projektet satt upp i ansökan. Förutsättningarna skrivs löpande in på varje målnivå i LFA-matrisen. Ett särskilt fokus riktas mot att förutsättningarna i projektet måste vara realistiska, annars utgör de en risk och måste inbegripas i riskhanteringsplanen. Om målen är för högt satta bör de omarbetas. Följande förändring av vikt har skett av projektets förutsättningar: - Projektet har förlängts 6 månader. 11. SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER 11.1 Övergripande Projektet löper nu med full fart, deltagare nyckelpersoner/miljöchefer är i allmänhet nöjda eller mycket nöjda med projektet. Det finns en bra delaktighet och entusiasm hos samverkansparterna och man känner igen sig i projektmålen. 20

21 Ett stort antal deltagartimmar har levererats under andra halvan Det finns en stor efterfrågan efter kurserna och nästan alla blir fullbokade. Mycket personal är ute på utbildning samtidigt vilket dock gör att tempot upplevs som något högt ute i flera deltagande organisationer. Önskemål om nya projektaktiviteter har framkommit efter de två Open space seminarierna som hölls under hösten. T ex introduktionsutbildning för nyanställda, jämställdhet och rekrytering. Svenska ESF-rådet har därför förlängt projektet med 6 månader tom vilket gör att fler insatser kan inrymmas och att tempot kan lugnas ner Målgrupp Projektet har nått ut brett till de flesta planerade yrkeskategorierna, ett stort antal arbetsplatser har skickat eller har anmält personal till några av utbildningarna. Ett mindre antal arbetsplatser har endast deltagit mindre skala eller inte alls. De intervjuade cheferna har överlag lämnat bra betyg, i synnerhet avseende helhetsintrycket som får betyg 4,7 av 5 möjliga. Kunskapshöjande insatser avseende jämställdhet/ tillgänglighet får dock ett något lågt betyg (2,8). Deltagarnas bedömning av genomförda kurser under 2012 varierar från medelbetyget 5,9 till 9,7 av 10 möjliga. 25 av 32 kurser får ett medelvärde över 7. Reflektion Vi drar slutsatsen att chefer och deltagare är mycket nöjda eller nöjda med de utbildningar man gått. En kurs i kommunikation & bemötande har fått signifikant sämre betyg än övriga, leverantören till utbildningen avslutade sitt engagemang efter diskussion med projektledningen. Teman jämställdhet och tillgänglighet kommenteras senare i detta kapitel Metod Projektets metod är viktig att dokumentera och det är bra att påbörja detta arbete redan tidigt i projektcykeln. Vi uppfattar TUV som ett metodprojekt vars uppgift är att ta fram nya bra samverkans - och kompetenskoncept för att sedan sprida dem. Rekommendationer Bra metoder bör spridas! Ta fram en fördjupad metodbeskrivning över projektets arbetssätt. Den är väldigt bra att ha till hands när ni senare ska skriva egna rapporter samt sprida projektets resultat och metoder Tillgänglighet för funktionshindrade Kunskapshöjande insatser avseende tillgänglighet får ett något lågt betyg i chefsintervjuerna. Vi noterar att insatser inom områdena planeras. Ett filmseminarium på temat tillgänglighet har hållits för styrgruppen i januari 2013 vilket resulterade i att seminariet tas in på spridningskonferensen i maj

22 Rekommendationer Tillgänglighetsfrågorna hamnar lätt i skymundan i kompetensprojekt (och i samhället i stort) i synnerhet funktionshindrades tillgänglighet till arbetsmarknaden. Temat bör inte bara tas upp punktvis utan alla utbildningar bör i någon mån adressera detta tema. Vi deltog 2 dagar i utbildning i kommunikation och bemötande i januari -12 och vi kunde då inte notera att temat berördes Jämställdhetsintegrering Även jämställdhetsfrågorna hamnar lätt i skymundan. En diskussion om hur projektet ska ta sig an frågan syns i projektansökan. Vi citerar Jämställdhetsintegrering blir i projektet den strategi som innebär att jämställdhetsperspektivet integreras i verksamheterna för att säkerställa likvärdig service, resursfördelning och inflytande för kvinnor och män både i den egna organisationen och i mötet med verksamhetsutövare. Rekommendation Fundera över vilka genusrelaterade metoder som projektet kan använda (4R metoden är ett exempel som redan används). En frågeställning som dykt upp är om projektet ska mainstreama jämställdhetstemat och kräva att alla leverantörer tar med temat i sina kurser. Vad menas konkret med ovanstående citat? Vad kan påverkas, hur gå tillväga? Temat bör inte bara tas upp punktvis utan alla utbildningar bör i någon mån adressera detta tema. Vi deltog 2 dagar i utbildning i kommunikation och bemötande i januari -12 och vi kunde då inte notera att temat berördes Spridning & Påverkan Projektets hemsida är igång och innehåller redan mycket information, kursutbud, goda exempel, tips mm. Det är en viktig bas för arbetet med spridning & påverkan. En spridningskonferens planeras i maj 2013 liksom en slutkonferens i november/december. Rekommendationer/Reflektioner På ESFs hemsida finns en projektbank glöm inte att lägga in rapporter och information om projektet där. Hur sprider enskilda kommuner erfarenheterna vidare? 11.7 Implementering/Samverkan Samverkan är ett nyckelord i projektet. Ett stort antal kommuner deltar, liksom länsstyrelser och kommunal - och regionförbund i Västsverige. Dessutom deltar olika intresseorganisationer och forskningsprogram. Yttersta uttrycket för påverkan är att förändringar kan observeras i de organisationer och hos de individer som deltar i projektet. Projekterfarenheter bör kunna leda till förändring genom implementering av nya metoder i de deltagande organisationerna. 22

23 Frågor som är intressanta i detta sammanhang är Vilka faktorer är avgörande för implementeringen av metoder? (t ex motstånd mot förändring, ointresse, finansiering vid fortsatt samverkan efter projektets slut avseende gemensam kompetensutveckling och verksamhetsutveckling) Hur kan konkreta resultat i termer av påverkan, inte bara utveckling av kunskap, observeras i ett projekt och dess omvärld? Hur kan resultat implementeras med samverkan och praktiska konsekvenser som följd? Rekommendationer I kapitel 6 redovisas en modell för implementering som tagits fram av projektet. Det intressanta blir nu vad som sker konkret. Ansvaret för implementeringen bör i första hand läggas på styrgruppen vilket bör klargöras på varje kommande styrgruppsmöte. Några idéer som kan vara värt att fundera över: - Kan en Tillsynsakademi skapas som försörjer branschen med relevant kvalitetssäkrad utbildning. - Kan ett befintligt samverkansprojekt ta på sig uppdraget att vara Akademi t ex Miljösamverkan Västra Götaland, Miljösamverkan Halland eller GRs Kurs & Konferens? 11.8 Hur har projektet hanterat sin ekonomi? Enligt våra bedömningar har ekonomihanteringen skötts på ett smidigt och bra sätt. Problem som dykt upp har hanterats och lösts skyndsamt. Upphandlingsfrågorna har tagit mycket tid i anspråk men har ändå hanterats på ett bra sätt. Projektet har redovisat och fått ut sina pengar relativt snabbt och problemfritt. Bilagor 1. LFA matris 2. Källförteckning 23

24 Göteborg i februari 2013 Bengt Lofter Projektets utvärderare Jungmansgatan 33A Göteborg Mobil: Tel: E-post: lofter@swedegroup.com Hemsida: 24

25 TUV - projektets resultat / LFA matris Utfall Bilaga 1 Syfte med projektet/övergripande målsättningar Utfall Informationskälla Kommentar/Förutsättning Miljömyndigheterna når målen och möter samhälleliga behov med medarbetare som är kompetenta och trygga i sin yrkesroll och som arbetar rättssäkert och effektivt i samverkan med andra relevanta myndigheter och aktörer. Projektmål Utfall Enkäter, intervjuer, 'Bedömning observerade förändringar Informationskälla Kommentar/Förutsättning Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Enkäter, intervjuer Effektmätning ännu ej gjord Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor Enkäter, intervjuer Enkäter, intervjuer Enkäter, intervjuer Enkäter, intervjuer Enkäter, intervjuer Enkäter, intervjuer Effektmätning ännu ej gjord Effektmätning ännu ej gjord Effektmätning ännu ej gjord Effektmätning ännu ej gjord Effektmätning ännu ej gjord Effektmätning ännu ej gjord Ekonomi Utfall Budget i balans Ja Bedömning 39 % av medlen förbrukade efter halva genomförandetiden. Projektetbudget: 13,0 Mkr 5,0 Ekonomisk redovisning (varav 0,5 Mkr 2011) Kvalitetsmätningar, kursenkäter och intervjuer Utfall Ledarskap Medelbetyg: 7,3 (max 10) Kursenkät med deltagare 5 omgångar Kommunikation/bemötande Medelbetyg: 7,3 (max 10) Kursenkät med deltagare 11 omgångar totalt,2 leverantörer: 6,3 resp 8,1 Open space Medelbetyg: 7,77(max 10) Kursenkät med deltagare Chefsträff Medelbetyg: 8,45 (max 10) Kursenkät med deltagare 2 sammanhängande dagar Förhandlingsteknik Ännu ej genomförd Kursenkät med deltagare Retorik/Presentationsteknik Medelbetyg: 9 (max 10) Kursenkät med deltagare 8 omgångar Administratörutbildning Ännu ej genomförd Kursenkät med deltagare Personlig effektivitet Medelbetyg: 8,1 (max 10) Kursenkät med deltagare. 8 omgångar Intervjuer med nyckelpersoner Medelbetyg: 4,7 (max 5) Intervju Samtliga utfall är helhetsbedömning av kurs/projekt Aktiviteter Indikator / Utfall Informationskälla Kommentar/Förutsättning Konferenser antal Mötesprotokoll/program Kick off + Openspace+ Chefsträff 3 (2 sammanhängande dagar) Konferenser antal deltagare 481 Mötesprotokoll/program Styrgruppsmöten antal 6 varav 2 under mobiliseringsfas Mötesprotokoll/program Referensgruppsmöten antal 3 varav 1 under mobiliseringsfas Mötesprotokoll/program Projektmöten antal 7 arbetsgruppsmöten Mötesprotokoll/program med projektdeltagare inför upphandling av utbildningar Strategisk påverkan /Information antal aktiviteter Mötesprotokoll/program Tillgänglighet antal aktiviteter 1 (Utbildning styrgrupp) Mötesprotokoll/program Jämställdhet antal aktiviteter 1 (Utbildning styrgrupp+ Utbildning chefer vid Mötesprotokoll/program chefsträff) Samverkansmöten Samkraft antal 2 Mötesprotokoll/program Utbildningar Antal Antal deltagare 2074 Varav kick-off 348 Antalet unika deltagare (totalt i projektet cirka 830 varav 580 kvinnor ) 654 Inkl kick-off Antal utbildningstimmar totalt Inkl kick-off Kurs i Ledarskap, antal deltagare 75 Kurs personlig effektivitet, antal delt 220 Kurs retorik och presentationsteknik, antal delt 253 Kurs processledning 110 Kurs bemötande/kommunikation, antal deltagare

26 Källor Bilaga 2 Brulin/Svensson, Studentlitteratur 2011 Att äga, styra och utvärdera stora projekt Jacobsen, Dag Ingvar, (2005) Organisationsförändringar och förändringsledarskap. Studentlitteratur Karlsson Vestman, Ove (2011) Utvärderandets konst. Studentlitteratur Parmander, Marianne. (2005). Från idé till verklig förändring. Att planera, genomföra och utvärdera förändringsprojekt i kommun och landsting Studentlitteratur. Svensson, Lennart, Brulin, Göran, Jansson, Sven och Sjöberg, Karin (red.) (2009) Lärande utvärdering genom följeforskning Lund: Studentlitteratur. Skrifter från Temagruppen Unga i arbetslivet 2012:1 Temporära organisationer för permanenta problem Om implementering av samverkansprojekt för unga som står långt från arbetsmarknaden Länsstyrelsen i Västra Götaland Projektets egen rapportering hemsida, styrgruppsprotokoll, rapporter till ESF, policys interna dokument mm. Svenska ESF-rådet - Processstödet Spls guide Ägarskap och styrning i verktygslådan 26