Tillsynsutveckling i Väst

Transkript

1 Slutrapport inlämnad till Europeiska Socialfonden den 28 februari 2014 Redovisningen följer av ESF-rådets mall för slutrapportering. På projektets webbplats finns en sammanfattning av projektet. Projektägare har varit Länsstyrelsen i Västra Götalands län, Sammanfattning Huvudfrågorna för projektet var dessa två: Att skapa förutsättningar för ökat lärande och att förebygga ohälsa på de arbetsplatser och verksamheter i Västra Götaland och Halland som är ansvariga för miljö- och hälsoskyddstillsyn, djurskyddstillsyn och livsmedelskontroll Att stärka möjligheterna för verksamheterna att uppnå kvalitetsmålen inom respektive tillsynsområde Tillsynen innebär mycket kontakter med allmänhet och verksamhetsutövare för de inspektörer och annan personal som arbetar med myndighetsutövning. Tillsynsarbetet kräver en god förmåga att fatta beslut och att hantera känsliga situationer. Vidare ställs stora krav på organisationerna och medarbetarna för att kunna genomföra uppdraget utifrån en alltmer komplex lagstiftning, ett ökat ansvar och ett samhälle som förändras i snabb takt. Bakgrunden till projektet är att verksamheterna och individerna inte är fullt ut förberedda för dessa nya samhälleliga behov. De behov som framkommit har mycket handlat om kompetensutveckling inom de mjuka sidorna av yrket, såsom kommunikation, processledning, retorik och ledarskap. Tillsynspersonal har till övervägande del naturvetenskapligt inriktade högskoleutbildningar men är generellt sett inte lika rustade i mötet med människor som är en stor del av arbetet. Själva grunden i projektet var alltså behovet av mer kunskap och verktyg i kommunikation som vi också behöver för att nå framgång i arbetet. Att lära sig och träna på hur vi kommunicerar, bemöter, arbetar effektivt är ett viktigt komplement för ett gott arbete.

2 mar-12 apr-12 maj-12 jun-12 jul-12 aug-12 sep-12 okt-12 nov-12 dec-12 jan-13 feb-13 mar-13 apr-13 maj-13 jun-13 jul-13 aug-13 sep-13 okt-13 nov-13 dec-13 Tillsynsutveckling i Väst Projektidén kan sålunda enklast beskrivas att vi ville kartlägga behoven och utifrån dem stimulera till förbättrade arbetssätt, öka samverkan och erbjuda riktad kompetensutveckling inom de mjuka områdena. Syftet var att utveckla tillsynsarbetet inom och mellan medverkande verksamheter. 999 medarbetare från berörda myndigheter i Västra Götaland och Halland har deltagit i projektet. I snitt har varje medarbetare deltagit i aktiviteter under drygt fyra dagar, inkluderat såväl utbildningsdagar som dagar för seminarier och konferenser. Den enskilt största insatsen var utbildningen i kommunikation och bemötande som 500 personer deltog i, och som var mycket uppskattad och betydelsefull. Totalt har projektet administrerat rena kurstimmar. Därtill kommer timmar för seminarier, slutkonferenser och liknande, vilket ger totalt timmar Ackumulerat antal kurstimmar Ingående utbildningar i projektet har varit: Kommunikation och bemötande Retorik och presentationsteknik Processledning Ledarskap Juridik och personligt ledarskap för administratörer Förhandlingsteknik Personlig Effektivitet Dessa utbildningar har varit individinriktade och har syftat till att höja varje medarbetares kompetens, men också till att stärka nätverken mellan olika arbetsplatser. Utbildningarna har därför förlagts på olika orter och vid många olika tidpunkter för att få en blandning av deltagarna. Sida 2 av 24

3 Projektet har också haft arbetsplatsinriktade utbildningar i Processkartläggning Jämställdhet Klarspråk Mötesteknik Sida 3 av 24

4 De viktigaste effekterna för de deltagande organisationerna är att: deltagarna anser att den egna kompetensen ökat till stor del deltagarna anser att projektaktiviteterna lett till att man börjat tillämpa nya arbetssätt på sina respektive arbetsplatser en stor andel av deltagarna anser att projektaktiviteterna påverkat utvecklingen på arbetsplatsen på ett positivt sätt De viktigaste effekterna för de deltagande individerna är att en ovanligt stor andel av deltagarna, i förhållande till vad man kan förvänta sig sett till hur mycket utbildning man gått, anser att man fått fördjupade och/eller breddade arbetsuppgifter till följd av projektet en stor andel av deltagarna anser att arbetsglädjen ökat En annan effekt av projektet är att samverkan mellan de olika deltagande arbetsplatserna har ökat. Vi ser till exempel många små grupper av chefer som fortsätter att träffas regelbundet och stötta varandra efter att ha gått ledarskapsutbildning tillsammans. Vi ser också att arbetsplatserna i högre grad än tidigare gör studiebesök hos varandra och försöker hitta bra utvecklade arbetssätt. Detta har också stöttats av projektets webbplats som med jämna mellanrum presenterat Goda Exempel från deltagande arbetsplatser, och det tvådagarsseminarium som hölls i maj 2013, där inriktningen var att hitta och utbyta de goda idéerna och exemplen som gör att utvecklingen går framåt. Konkret har projektet också inneburit att miljömyndigheterna i Västra Götaland och Halland från och med 2014 kommer att förstärka och permanenta sitt samarbete framöver. Det gör de via de befintliga samverkansorganen Miljösamverkan Västra Götaland och Miljösamverkan Halland, som genom samarbetet utvecklar sina verksamheter och nu har gemensamma chefsmöten två gånger per år. Det har dessutom bildats ett Ledarforum som ska driva utvecklingsfrågor för verksamheternas chefer, och ytterligare arbetsgrupper är under bildande för att ta hand om andra frågor som väckts under projekttiden. Avsikten är bland annat att framöver kunna erbjuda en tredagarsutbildning i Kommunikation och bemötande för nyanställda medarbetare, enligt samma koncept som projektets utbildning. Projektet har också förstärkt samarbetet med andra aktörer, till exempel Svenskt Näringsliv, Västsvenska Handelskammaren, kommunernas näringslivssekreterare och forskning inom området. Sida 4 av 24

5 Projektets resultat Huvudfrågorna för projektet var dessa två: Att skapa förutsättningar för ökat lärande och att förebygga ohälsa på de arbetsplatser och verksamheter i Västra Götaland och Halland som är ansvariga för miljö- och hälsoskyddstillsyn, djurskyddstillsyn och livsmedelskontroll, samt att stärka möjligheterna för verksamheterna att uppnå kvalitetsmålen inom respektive tillsynsområde. Tillsynen innebär, för de inspektörer och annan personal som arbetar med myndighetsutövning, många kontakter med allmänhet, olika arbetsplatser och verksamhetsutövare. Tillsynsarbetet kräver en god förmåga att fatta beslut och att hantera känsliga situationer. Det kan exempelvis handla om behovet att upprätthålla ett samarbete med ett företag som man tvingas anmäla för miljöbrott, att lösa konflikter mellan olika parter eller att möta verksamhetsutövare som anser att de har blivit felbehandlade. Vidare ställs stora krav på organisationerna och medarbetarna för att kunna genomföra uppdraget utifrån en alltmer komplex lagstiftning, ett ökat ansvar och ett samhälle som förändras i snabb takt. Vi kunde inledningsvis konstatera att verksamheterna och individerna inte är fullt ut förberedda för dessa nya samhälleliga behov. De behov som framkommit har mycket handlat om kompetensutveckling inom de mjuka sidorna av yrket, såsom kommunikation, processledning, retorik och ledarskap. Tillsynspersonal har till övervägande del naturvetenskapligt inriktade högskoleutbildningar men är generellt sett inte lika rustade i mötet med människor som är en stor del av arbetet. I yrkesrollen finns dock hela tiden behovet av att kunna motivera beslut på ett bra sätt och att hantera mötet med människor. Själva grunden i projektet var alltså behovet av mer kunskap och verktyg i kommunikation som vi också behöver för att nå framgång i arbetet. Att lära sig och träna på hur vi kommunicerar, bemöter, arbetar effektivt är ett viktigt komplement för ett gott arbete. Tillsynsarbetet har också ändrat karaktär allteftersom och bygger nu i högre grad på så kallad systemtillsyn, än på att "hitta fel". Systemtillsyn baserar sig i mångt och mycket på en dialog med verksamhetsutövaren, kring hur man skapar bra rutiner och förutsättningar för att ha kontroll och styrning över en verksamhet så att till exempel matförgiftningar eller olyckor undviks. Förståelse för rollerna och därmed ökad förståelse för varandra är mycket viktigt för att arbetet ska göras bra. Kan vi skapa ett värde för kunden? Hur kan vi beskriva tillsynens nytta? Projektidén kan sålunda enklast beskrivas att vi ville kartlägga behoven och utifrån dem stimulera till förbättrade arbetssätt, öka samverkan och erbjuda riktad kompetensutveckling inom de mjuka områdena. Syftet var att utveckla tillsynsarbetet inom och mellan medverkande verksamheter. Samverkan Fokus i utvecklingsarbetet har inte enbart legat på den enskilde medarbetaren och miljöhandläggaren och dennes förmåga att utföra sina arbetsuppgifter, utan också på utveckling och förändring av verksamheterna, genom fokus på arbetsorganisation, arbetskultur och samverkan. Samtidigt som den enskilde miljöhandläggaren skulle utveckla sin förmåga att utföra sina arbetsuppgifter var Sida 5 av 24

6 syftet med projektet också att skapa förutsättningar för strategiska och långsiktiga möjligheter för chefer och personal att samarbeta och utbyta erfarenheter. Miljösamverkan Västra Götaland och Miljösamverkan Halland är samverkansorgan för kommunernas miljö- och hälsoskyddsförvaltningar i respektive län, i Västra Götaland även med Länsstyrelsen. Denna samverkan inom miljöområdet syftar till att effektivisera miljö- och hälsoskyddsarbetet i regionerna huvudsakligen genom att driva olika projekt som stöd för myndigheternas tillsyn. Motsvarande samverkan finns mellan länsstyrelser i Miljösamverkan Sverige. Innan projektet fanns dock inga organisatoriska former för en mer utvecklad samverkan över länsgränser och mellan lokala och regionala myndigheter, eftersom det inte ligger inom ramen för ordinarie verksamhet och det saknas resurser för denna typ av samverkan. I projektet har därför fokus legat mycket på just samverkan och nätverkande. Vad kan vi lära av varandra och hur kan vi stötta varandra? Lärande miljöer Samtidigt som kompetensutvecklingen inom projektet har haft många moment med formellt lärande (det vill säga dagar med utbildning i bland annat retorik, processledning, ledarskap och kommunikation) så har upplägget av utbildningarna utformats för att även gynna nätverkande och icke-formellt lärande. Utbildningarna har till exempel förlagts på olika orter och vid olika tidpunkter för att se till att deltagandet blev högt från alla projektets arbetsplatser. I utbildningarna har vi också varit noga med att det har funnits många tillfällen till grupparbeten och gemensam reflektion, och att det har varit många moment som byggt på egna erfarenheter och en möjlighet att utbyta dessa individer och arbetsplatser emellan. Utbildningarna har därför genomgående haft stor inriktning på att det ska vara hands-on och direkt tillämpbart i vardagen. Vi också haft hemuppgifter som lösts i grupper sammansatta av deltagare från flera olika arbetsplatser, framförallt i flerdagarsutbildningar med ett uppehåll mellan dagarna. Strategisk påverkan Med hjälp av bland annat projektets referensgrupp har projektet identifierat ett antal viktiga faktorer för strategiskt påverkansarbete. Vidare har övriga projektdeltagare arbetat med frågan vid ett seminarium med mötesformen Open Space i september Chefsgruppen tog upp frågan vid en chefsträff i oktober Utifrån detta underlag tillsattes en arbetsgrupp som arbetat fram en kommunikationsstrategi för strategisk påverkan och plattform för fortsatt samverkan. Denna fastställdes sedan av projektets styrgrupp. Syftet med arbetet har varit att fördjupa och förbättra möjligheterna till att sprida projektresultaten och aktivt påverka viktiga aktörer för att Tillsynsutveckling i Väst ska få långsiktiga effekter. Sida 6 av 24

7 Gemensamt möte referensgruppen och styrgruppen. Energi och kreativa förslag. Till de aktörer som projektet fortsättningsvis aktivt vill påverka hör bland annat Sveriges Kommuner och Landsting, högskolor (främst med utbildningar för miljöhandläggare etc.) och centrala verk. Inom projekttiden har en avsevärd spridning av projektresultat redan skett, såväl inom som utanför målgruppen. Läs vidare i avsnittet om strategisk påverkan. Effekter och resultat Utbildningarna har varit uppskattade och får genomgående höga betyg av deltagarna. På en 10-gradig skala ligger genomsnittsbetygen på mellan 7 och 9 för de olika utbildningarna. Det vanligaste betyget är 8. Den enskilt största insatsen var utbildningen i kommunikation och bemötande som 500 personer deltog i, och som var mycket uppskattad och betydelsefull. De viktigaste effekterna för de deltagande organisationerna är: Att deltagarna anser att den egna kompetensen ökat till stor del Att deltagarna anser att projektaktiviteterna lett till att man börjat tillämpa nya arbetssätt på sina respektive arbetsplatser Att en stor andel av deltagarna anser att projektaktiviteterna påverkat utvecklingen på arbetsplatsen på ett positivt sätt De viktigaste effekterna för de deltagande individerna är: En ovanligt stor andel av deltagarna, i förhållande till vad man kan förvänta sig sett till hur mycket utbildning man gått, anser att man fått fördjupade och/eller breddade arbetsuppgifter till följd av projektet Att en stor andel av deltagarna anser att arbetsglädjen ökat Sida 7 av 24

8 De effekter vi i övrigt kan se av projektet är att det numera finns en större öppenhet över administrativa gränser. De personliga kontaktytorna är fler, och intresset för att ta del av och dela med sig av erfarenheter har ökat. Exempelvis har många små informella nätverksgrupper med chefer fortlevt efter ledarskapsutbildningen. Studiebesök mellan arbetsplatser har ökat och man har hittat nya möjligheter att samverka kring problemlösning. Konkret har Miljösamverkan Halland och Västra Götaland bestämt sig för att fortsätta samarbeta över länsgränserna efter projektslut. Det har dessutom bildats ett Ledarforum som ska driva utvecklingsfrågor för verksamheternas chefer, och ytterligare arbetsgrupper håller på att bildas för att ta hand om andra frågor som väckts under projekttiden. Avsikten är bland annat att kunna erbjuda en tredagarsutbildning i Kommunikation och bemötande för nyanställda medarbetare, enligt samma koncept som projektets. Den kommunikationsstrategi som projektet tagit fram stödjer denna utveckling av samverkan och siktar också på möjligheten att påverka samhällsutvecklingen, exempelvis genom en större styrka och möjlighet till förbättringar tillsammans med andra aktörer såsom exempelvis SKL och centrala myndigheter. Har du förändrat något tack vare projektet? Grönt betyder ja. Sida 8 av 24

9 Syfte och mål med projektet Det övergripande projektmålet: Miljömyndigheterna når målen och möter samhälleliga behov med medarbetare som är kompetenta och trygga i sin yrkesroll och som arbetar rättssäkert och effektivt i samverkan med andra relevanta myndigheter och aktörer. På en mer konkret nivå antogs följande projektmål: Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor Under våren 2013 gjordes en effektmätning inom ramen för den externa utvärderarens arbete. Resultatet av denna enkät visade att 97 % av respondenterna anser att projektaktiviteterna levt upp till förväntningarna till stor del/till viss del. 90 % av respondenterna anser att deltagande lett till att den egna kompetensen ökat till stor del/till viss del till följd av projektaktiviteterna. 32 % av respondenterna anser att projektaktiviteterna lett till att man fått fördjupade och/eller breddade arbetsuppgifter till stor del/till viss del. 74 % av respondenterna anser att projektaktiviteterna lett till att man börjat tillämpa nya arbetssätt i sitt arbete till stor del/till viss del. 72 % av respondenterna anser att projektaktiviteterna påverkat utvecklingen på deras arbetsplats på ett positivt sätt till stor del/till viss del. 66 % av respondenterna anser att projektets aktiviteter bidragit till att arbetsglädjen ökat stor del/till viss del 14 % av respondenterna anser att projektet tagit upp frågor om jämställdhet (mellan kvinnor och män) som man senare fått nytta av. 9 % av respondenterna anser att projektet tagit upp frågor om tillgänglighet för individer med någon form av funktionsnedsättning som man senare fått nytta av. Sida 9 av 24

10 Svarsfrekvensen var 48 %. Vid tidpunkten för effektenkäten hade dock inte mer än uppskattningsvis två tredjedelar av projektets aktiviteter genomförts. Tvådagarsseminariet i maj 2013 med inriktning på Goda Exempel var inte genomfört, inte heller hade utbildningarna i förhandlingsteknik, mötesteknik, klarspråk, processkartläggning och jämställdhet påbörjats. Ny effektenkät kommer att göras efter projektets slut, preliminärt före sommaren Arbetssätt Projektet har utgått ifrån de behov som finns i vardagen för projektdeltagarna och deras organisationer. Dessa behov kartlades under mobiliseringsfasen genom workshops, enkäter och intervjuer. Totalt hölls 9 workshops med sammanlagt cirka 90 personer. Utifrån denna kartläggning framkom behov av kompetensutveckling inom de områden som projektet sedan erbjudit utbildning inom. Efter en förlängning av projektet under 2013 tillkom dessutom ett antal delprojekt inriktade på arbetsplatserna: Mötesteknik Klarspråk Processkartläggning Jämställdhet Delprojekten byggde generellt på en gemensam inledande utbildning, då flera arbetsplatser deltog. Därefter kom utbildaren ut till respektive arbetsplats och jobbade aktivt utifrån behoven där. Exempelvis kartlades ett antal processer, beslutsmallar klarspråksgranskades och handlingsplaner för jämställdhetsintegrering togs fram. Processkartläggning pågår gemensamt arbete i ett av delprojekten Utöver klassiska utbildningar har vi också arbetat med seminarier och workshops. Vi har bland annat testat mötesformen Open Space som ett sätt att öka delaktighet och engagemang i målgruppen, vilket föll väl ut. Seminarierna har precis som Sida 10 av 24

11 utbildningarna varit inriktade på att ge så konkreta, handfasta tips som möjligt, men också på att aktivera deltagarna till att diskutera och reflektera. Föreläsningar har varvats med workshops, bikupor, speed-dejting och liknande metoder. Därför var utbildningarna uppskattade Våra utbildningar har varit mycket uppskattade. Det beror främst på: Utbildningarna utformades ifrån behov som kartlades genom arbetsgrupper om 3-5 personer ur målgruppen. Det var frivilliga handläggare, chefer, administratörer med flera som vid halvdags miniworkshops vaskade fram det som var allra viktigast att fokusera utbildningen på. Duktiga leverantörer, med vilka vi arbetat för att få en anpassning till vår målgrupp. Innan vi valde leverantör fick de provköra i skarpt läge för att vi skulle känna oss säkra på ett bra genomförande. En ambition av hands-on och praktisk användbarhet. Hemuppgift eller handlingsplan för att veta vad man som deltagare ska göra när man kommer tillbaka till jobbet. Att deltagare från olika arbetsplatser gått tillsammans vilket har lett till nya nätverk. Projektet kom ut fysiskt till arbetsplatserna via delprojekten, vilket var betydelsefullt för upplevelsen och engagemanget. Det gav en kombination av individ- och arbetsplatsorienterad utbildning, vilket är gynnsamt för hur man omsätter kunskap i praktisk handling. Framgångsfaktorer i övrigt i projektet Under den fyra månader långa mobiliseringsfasen informerade vi om projektet och samlade in behov och idéer från målgruppen. Det gjorde vi genom workshops, enkät till alla kommande deltagare, intervjuer av några personer. Allt detta samlades sedan ihop och utgjorde en bra grund att stå på för fortsatt planering av aktiviteter inom projektet. Det var också mycket viktigt för förankringen av projektet. Det har funnits ett stort engagemang och en stor delaktighet hos deltagarna, och i stort sett all personal har deltagit i någon del av projektet. Att projektägaren har varit Länsstyrelsen i Västra Götaland har varit viktigt för att ge legitimitet åt projektet. Sedan många år tillbaka har Länsstyrelsen, kommunerna och kommunförbunden arbetat tillsammans genom projektsamarbetet Miljösamverkan Västra Götaland. Motsvarande samarbete har funnits i Halland mellan kommunerna och Region Halland. I styrgruppen har det funnits representanter från de olika arbetsplatserna, vilka haft en direkt koppling mellan projektets syfte och sin vardag. Styrgruppen har varit engagerad och drivande. Projektteamet har fungerat mycket bra. Sida 11 av 24

12 Vi har haft en medvetenhet om kommunikationens betydelse och möjligheter som har påverkat både resurser för det arbetet och hur vi jobbat. Vi bestämde vid starten vad vi ville uppnå med kommunikationen och hur vi skulle göra. Sedan höll vi den linjen hela projektet igenom: Vi lyfte fram glädjen och nyttan med projektet för att skapa en vilja att delta. Vi spred positiva berättelser och bilder och uppmuntrade deltagarna att bidra med sina, för att skapa en go känsla runt projektet. Vi har arbetat noggrant med ekonomisk styrning och uppföljning, vilket varit till stor hjälp både för det egna arbetet och vid redovisningar. Vi har jobbat med att lyfta fram goda exempel hos de olika arbetsplatserna. Det tjänar som idéer och inspiration till andra, men ger också en stolthet över det vi gör. Ett sätt har varit Månadens Goda exempel på webben. Tydliga kvalitetskrav har ställts vid upphandlingar. Kvalitetssäkring av leverantörer har skett löpande. Detta har skett genom kursutvärderingar i anslutning till varje kurs samt projektledarnas och utvärderarens närvaro. Projektets insatser, resultat, goda exempel och nya arbetssätt har dokumenteras och spridits framförallt genom projektets webbplats men också genom flera konferenser där även personer från flera andra län har deltagit. Återkoppling från utbildningarna har i många fall skett till den egna arbetsgruppen. Effekter har mätts i enkäter och återkopplats till deltagarna. Under senare delen av projektet arbetade en arbetsgrupp med en gemensam syn på vårt uppdrag och vår roll, samt formulerade framgångsfaktorer för vårt arbete. Detta har lett till en kommunikationsstrategi och plattform för fortsatt samverkan som vi tror blir viktig för hur vi gemensamt kan sprida resultat och påverka andra för att föra utvecklingen framåt. Deltagande aktörer i projektet Projektägare och projektdeltagare Länsstyrelsen i Västra Götalands län har varit projektägare, vilket har gett legitimitet till projektet. För att kunna genomföra projekt av detta slag, med samverkan mellan många olika aktörer, måste det finnas en aktör med möjlighet och kompetens, samt även vilja att ta ett ägarskap med de risker det kan innebära. Projektdeltagarna är nästan 1000 till antalet och har kommit från samtliga 55 kommuner och länsstyrelserna i såväl Hallands som Västra Götalands län. Det är personal som arbetar med tillsyn enligt miljöbalken, livsmedelslagstiftningen, djurskyddslagstiftningen och andra angränsande frågor som har berörts av projektet. Dessutom har ett litet antal medarbetare på Region Halland deltagit i projektets aktiviteter. Deltagarna har varit närvarande och aktiva i mycket hög utsträckning vilket haft stor betydelse för projektet. Deltagarnas engagemang kommer också att ha betydelse i den fortsatta samverkan. Sida 12 av 24

13 Tre kommunalförbund i Västra Götaland är samverkanspartners i den betydelsen att projektet förankrats regionalt, men har inte deltagit aktivt. Styrgrupp I styrgruppen har ingått nio personer. De har representerat var sin kommunregion (Fyrbodal, Skaraborg, Göteborgsregionen, Sjuhärad, Halland), varsin länsstyrelse (Halland och Västra Götaland) och Göteborgs Stad, som haft en särskild representant mot bakgrund av kommunens storlek. Vidare har projektekonomen ingått i styrgruppen. Styrgruppen har varit projektets förankring i målgruppen. Samtliga ledamöter i styrgruppen, projektekonomen undantagen, har i sin vardag ledaruppdrag i de verksamheter som projektet vänt sig till. Det betyder att man direkt har kunnat se kopplingen mellan aktiviteter i projektet och dess betydelse det löpande arbetet för medarbetarna. Och att man därmed styrt och påverkat projektets utformning med fokus på att hitta direkta tillämpningar i vardagen. Styrgruppen har också tagit på sig rollen att bära projektet till andra chefer och arbetsplatser i målgruppen. Man har till exempel aktivt sökt upp arbetsplatser som haft ett lågt deltagande i projektet. Efter en inledande period med ett styrgruppsarbete som ännu inte satt sig helt, höll processledare från processtödet Strategisk påverkan & Lärande en tretimmarsutbildning i styrgruppsarbete. Det resulterade bland annat i en tydligare rollfördelning mellan projektägare, projektledare och styrgrupp. Referensgrupp I projektets referensgrupp har ingått representanter från: Naturvårdsverkets forskningsprogram Effektiv Miljötillsyn (EMT) Västsvenska Handelskammaren Yrkesföreningen Miljö och Hälsa Föreningen Kommunala miljöchefer Svenskt Näringsliv Sveriges kommuner och Landsting Referensgruppen har fungerat som ett kompetent och engagerat bollplank för projektet. De har också medverkat i insatser, bland annat seminariet mellan näringsliv och myndigheter. Jämställdhetsintegrering Internt fokus Projektet har haft både ett internt och ett externt fokus vad gäller jämställdhet. I det interna fokuset har vi utformat och följt upp projektet i sig för att säkerställa att projektets insatser är könsneutrala. Under mobiliseringsfasen hösten 2011 redovisade arbetsplatserna sina projektdeltagares funktion och kön. I statistiken ingår 6 kommuner i Halland och 49 kommuner i Västra Götaland. För länsstyrelsernas personal antas det Sida 13 av 24

14 vara en motsvarande fördelning mellan könen som i kommunerna. Däremot är funktionerna inte överförbara mellan länsstyrelserna och kommunerna eftersom de har olika uppdrag. Första diagrammet Projektdeltagare totalt visar personer. Alla övriga diagram visar funktioner istället för personer. Det innebär att en och samma person kan ingå i flera diagram, eftersom en och samma person kan ha flera olika funktioner. För projektet som helhet var fördelningen mellan män och kvinnor sålunda %. PROJEKTDELTAGARE TOTALT LEDARFUNKTION 475; 70% 199; 30% Män Kvinnor 33; 47% 37; 53% Män Kvinnor HANDLÄGGARE MILJÖ&HÄLSOSKYDD ADMINISTRATÖRER 8; 8% 241; 67% 118; 33% Män Kvinnor 89; 92% Män Kvinnor HANDLÄGGARE NATURVÅRD ANDRA ARBETSUPPGIFTER 28; 51% 27; 49% Män Kvinnor 14; 56% 11; 44% Män Kvinnor HANDLÄGGARE LIVSMEDEL 132; 77% 39; 23% Män Kvinnor Sida 14 av 24

15 Fördelningen mellan män och kvinnor i projektets olika aktiviteter har följts kontinuerligt för att se att det inte finns avvikelser. Totalt i projektet när vi räknar på alla kursdeltagare (4 817 stycken) ligger fördelningen mellan män och kvinnor på 29/71 %. Den kurs som flest deltagare har gått (502 personer), Kommunikation och bemötande, har samma könsfördelning som projektet som helhet: Kommunikation och bemötande 355; 71% 147; 29% Män Kvinnor Kurserna Personlig effektivitet, Förhandlingsteknik, Retorik och presentationsteknik ligger alla runt samma könsfördelning som Kommunikation och bemötande. Avvikelser finns för Processledning där antalet män var proportionellt något lägre (20 %) än för projektet som helhet (29 %): Processledning 136; 80% 33; 20% Män Kvinnor I utbildningen i ledarskap var förhållandena desamma, då andelen manliga ledare är högre i målgruppen (53 %) än vad vi kan se återspegla sig i fördelningen i utbildningen (41 %). Det är alltså proportionellt sett fler kvinnor än män som gått utbildningen. Sida 15 av 24

16 Ledarskap 40; 59% 28; 41% Män Kvinnor Utbildningen för administratörer har störst skillnad mellan könen i antal deltagande, men följer precis fördelningen i målgruppen: Administratörsdag 7; 8% 79; 92% Män Kvinnor Andra aktiviteter i projektet såsom seminarier, chefsmöten och konferenser följer i stort samma könsfördelning som målgruppen, med undantag för Open Space-seminarium i september 2012 då andelen män enbart var 19 %. Sammantaget visar vår interna uppföljning av jämställdhet i projektet att män och kvinnor har deltagit i nästan lika stor utsträckning i projektets aktiviteter, med utgångspunkt från den förväntade fördelningen. Externt fokus Externt fokus vad gäller jämställdhet har främst legat i de två delprojekten Klarspråk och Jämställdhet. Inledningsvis var det tänkt att ytterligare ett delprojekt med inriktning på rekrytering skulle drivas, men det ställdes in eftersom det saknades deltagare. Delprojekt Klarspråk har utgått från behovet av att myndigheterna som deltar uttrycker sig så att mottagarna förstår oavsett kön, funktionsnedsättning, utbildningsnivå eller förkunskaper. Myndigheterna bygger i hög grad sin verksamhet på det skriftliga språket. Totalt deltog 15 arbetsplatser som samtliga har lärt sig grunderna i Klarspråk och med stöd av konsult gått igenom egna skrivelser och mallar. Det andra delprojektet fokuserade på jämställdhet i sig. Tre arbetsplatser hade workshops kring jämställdhetsfrågor och tog sedan fram handlingsplaner för jämställdhetsintegrering. Arbetsplatserna har därefter arbetat med åtgärder enligt sin Sida 16 av 24

17 plan, och det finns också en del resultat. I samband med slutkonferensen hölls en presentation av resultatet av delprojektet. Jämställdhet har ingått som integrerad del i de löpande utbildningarna som erbjudits alla projektdeltagare. I utbildningen Kommunikation och bemötande ingick till exempel jämställdhet och tillgänglighet som en naturlig del. Kursledarna har bland annat tagit upp frågor av följande karaktär: - Hur påverkar jag andra med mitt bemötande, respektive hur påverkas jag av andras bemötande? - Bemöter jag/bemöts jag olika beroende på motpartens/mitt kön, etnicitet, funktionsnedsättning? Vi kan dock konstatera att det inte fullt ut på alla utbildningar har levererats integrerade inslag om jämställdhet. Det har påpekats av projektets utvärderare vilket fått oss i projektet att diskutera med kursledarna vikten av att ta upp jämställdhetsfrågor. Under andra halvan av projekttiden har en avsevärd förbättring skett, inte minst genom utbildningen i förhandlingsteknik som under ett längre, uppskattat pass fäste uppmärksamheten på genusfrågor i förhandlingar. Vi har också arbetat mer aktivt med cheferna kring jämställdhet på chefsmöten och vid det Goda Exempelseminarium som vi höll i maj Styrgruppen har fått utbildning i jämställdhet och tillgänglighet via ESF:s processtöd. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning Frågan om tillgänglighet har varit mer eller mindre svårarbetad i projektet. Ambitionen har varit att tillgänglighetsaspekter ska integreras i projektet som helhet, men mest framgångsrikt har nog varit de delar där vi själva haft kontroll. Vi har till exempel genomgående varit noga med att alla aktiviteter anpassas för personer med funktionsnedsättning. Vid bokning av lokaler har vi till exempel arbetat utifrån checklistor från Handisam för att försäkra oss om att det inte finns hinder att delta för den som är rörelsehindrad, har hörselnedsättning, matallergi eller annat. Däremot har det varit svårare att aktivt få kursledarna att integrera tillgänglighetsaspekterna i utbildningarna. I delprojektet Klarspråk har 15 arbetsplatser aktivt jobbat med att förbättra sättet de uttrycker sig skriftligt på, så att mottagarna förstår oavsett kön, funktionsnedsättning, utbildningsnivå eller förkunskaper. Inledningsvis var det tänkt att ytterligare ett delprojekt med inriktning på rekrytering skulle drivas, men det fick strykas då det saknades intressenter. I samband med chefsmötet i oktober 2013 genomfördes dock aktiviteter med delvis samma syfte: Föreläsning om värdegrund med David Lega. Föredrag av Arbetsförmedlingen om rekrytering i samband med funktionsnedsättningar. Vi har också samarbetat med ett annat ESF-projekt som producerat filmen Att se bortom hindren. Den handlar om tillgänglighet i arbetslivet. Under seminariedagar i maj 2013 maj visades filmen och följdes av en diskussion efteråt med producenten och en av de medverkande i filmen. Sida 17 av 24

18 Spridning och påverkansarbete Strategisk påverkan syftar till att fördjupa och förbättra möjligheterna till att sprida projektresultaten och aktivt påverka viktiga aktörer för att Tillsynsutveckling i Väst ska få långsiktiga effekter. Påverkansarbetet delade vi upp i följande tre delar: 1. Kunskap om de egna organisationerna och våra kunder a) Identifiera framgångsfaktorer för en bra miljömyndighet. Vad är det som gör att vissa arbetsplatser lyckas bättre än andra? Och vad finns det för generella behov som är lika för alla arbetsplatser vad gäller behov av påverkan på olika aktörer? Vem behöver vi samverka med eller påverka till förändring? Analysen svarar på frågan Vad behöver vi? b) Samsyn kring uppdrag och roller. Vem är vi till för? Vem är kunden? Vad omfattar uppdraget? Gemensamt förhållningssätt mellan projektets deltagande organisationer. Kommuniceras med samtliga berörda arbetsplatser. Kommer att delges internt och externt då det är färdigt och antaget. Analysen svarar på frågan Vilka är vi och vad är vårt uppdrag? c) Analys av brukarenkäter. Hur skaffar vi oss tillförlitlig feedback från våra kunder? Hur vet vi att vi ställer rätt frågor? Vilka är kundernas förväntningar? Vem ska ställa frågorna och vem ska utvärdera utifrån vilket perspektiv (utifrån att det finns många olika brukarenkäter från flera olika aktörer och att det ibland är oklart vem som är kund)? Analysen svarar på frågan Vilka är våra kunders förväntningar? 2. Definition av aktörer Inventera och definiera vilka aktörer vi behöver samverka med, påverka och sprida projektresultat till. I de framtagna framgångsfaktorerna har vi definierat vilka vi behöver samverka med och påverka. Exempel på aktörer är studenter och potentiella medarbetare, beslutsfattare på centrala verk, Sveriges kommuner och landsting när det gäller kundundersökningen Insikt, samt beslutsfattare på universitet och högskolor. 3. Strategi för påverkan Med det som beskrivs i 1) och 2) har vi utformat en Kommunikationsstrategi och plattform för fortsatt samverkan för miljömyndigheterna i Västra Götaland och Halland (se bilaga). Strategin ska bidra till att nå projektets övergripande mål. Kommunikationsstrategin med dess innehåll kommer att förankras hos målgruppens arbetsplatser i huvudsak genom cheferna. Projektet har tagit fram ett material med stöd och underlag för fortsatt arbete med gemensamt förhållningssätt, kommunikation och bemötande. Sida 18 av 24

19 Arbetsplatserna kommer, genom ledarna och medarbetarna, att bära vidare kunskapen och erfarenheterna från TUV i sitt dagliga arbete och därigenom bidra till att nå våra övergripande mål. För att stödja våra arbetsplatsers arbete med att omsätta projektets kunskaper i projektet har vi också tagit fram ett förslag till implementeringsplan. Miljösamverkan Västra Götaland och Miljösamverkan Halland kommer gemensamt att äga kommunikationsstrategin efter projektet, och fortsätta arbetet med den långsiktiga påverkan. Det innebär till exempel att den gemensamma samverkan kommer att utvecklas kring: Öppet forum: vartannat år samla till konferens på temat Goda exempel, och fortsätta använda just goda exempel som arbetssätt Ledarforum: fortsatt samverkan och ledarutveckling Utbildning: säkerställa att nyanställda på våra arbetsplatser erbjuds utbildningen Kommunikation & bemötande Gemensamt genomföra aktiviteter kopplade till kommunikationsstrategin för att långsiktigt nå vårt beskrivna önskade läge Parallellt med arbetet ovan har vi genomfört ett antal spridningsinsatser under hela projektet: Insatser som i huvudsak varit riktade till vår målgrupp samt till andra miljömyndigheter i landet På vår webbplats har vi informerat vår målgrupp om utbildningar och andra insatser. Vi har också presenterat goda exempel för att sprida arbetssätt och inspiration till andra arbetsplatser inom målgruppen, men även utanför. Projektets webbplats behålls i minst ett år efter projektslut. När webbplatsen släcks överförs material till andra plattformar. Vår webbplats har besökts gånger. Sidorna har visats gånger. Statistiken är för perioden februari 2012 (när webbplatsen öppnades) till och med december Besök (blått) Glidande medelvärde (svart) Sida 19 av 24

20 Vi har gjort beskrivningar av hur vi jobbat och resultat av projektet som publicerats på webbplatsen, för att sprida vårt arbetssätt till andra verksamheter i landet. På Miljöbalksdagarna 2013, för tillsynsmyndigheter på central, regional och lokal nivå, vägledande nationella myndigheter, konsulter och annat branschfolk, presenterade vi projektet genom en monter samt genom att hålla föredrag om yrkesrollen. Vi bidrog också till att seminarium om kommunikation och bemötande i tillsynssituationer genomfördes, genom att koppla ihop en av våra leverantörer med arrangören. Detta kan vi nu konstatera har blivit ett fristående arrangemang som erbjuds genom Miljörapporten, och alltså något som kan nå miljöhandläggare i hela landet. I maj 2013 arrangerade vi tvådagarsseminariet om Goda exempel som var fyllt av goda exempel för, och från, våra verksamheter. Föreläsningarna bjöd på allt från Facebook till förändrat ledarskap, för att försöka famna bredden. De två dagarnas röda tråd var en värld av möjligheter snarare än problem. Att kollegors kunskaper erbjuder oss fantastiska möjligheter att förbättra vår och andras vardag i både stort och smått. Genom seminariet nådde vi främst den egna målgruppen men även personer från kommuner i övriga landet med flera. I samarbete med det nationella forskningsprojektet Effektiv Miljötillsyn (EMT) arrangerade vi en workshop om motiverande samtal. EMT har undersökt hur de operativa tillsynsmyndigheterna, kommuner och länsstyrelser, genomför tillsynsarbetet. Projektet har forskat på tillsynen ur humanistiska, nationalekonomiska och datasystemvetenskapliga perspektiv. Resultaten av forskningen inom EMT ska användas som underlag i Naturvårdsverkets arbete med tillsynsvägledning och därmed bidra till att utveckla den svenska miljötillsynen. Genom vår workshop fick EMT möjlighet att presentera och testa sina resultat. Genom två av våra delprojekt har vi haft möjlighet att sprida resultat till andra: Djupintervjuer av ledare i vår bransch, för att undersöka vad det är det som gör att man trivs och stannar kvar på sitt jobb, samt tvärtom vad som gör att man väljer att lämna. Brukarenkäter har varit en forskningsinriktad fördjupningsstudie om kundernas syn på och upplevelser av kontakten med ett antal kommunala miljö- och hälsoskyddskontor. I denna studerade Halmstads högskola i samarbete med några av arbetsplatsernas i vår målgrupp vilka lärdomar som kan dras av kundernas kunskap och perspektiv på myndighetsutövningen. En presentation samt ett faktablad avsett för politiker i de kommunala nämnderna togs fram för att kommunerna skulle ha möjlighet att berätta om projektet för sina lokala politiker. Projektledningen var tidigt med på ett regionalt möte i Halland med miljöpresidierna då bland annat projektet diskuterades. Vi har vid flera tillfällen träffat olika målgrupper och berättat om projektet, bland annat på projektledarträff för landets alla miljösamverkan, hos Länsstyrelsen Västerbotten då vi också en av våra leverantörer höll ett utdrag ur utbildningen Kommunikation & bemötande, samt för miljöcheferna i Värmlands kommuner som i samband med detta Sida 20 av 24

21 även besökte två arbetsplatser utifrån de goda exempel vi presenterat på projektets webbplats. Vi har haft samarbete med systerprojektet Effektiv Miljötillsyn i Skåne (Kommunförbundet Skåne projektägare) och haft möten och besökt varandras olika arrangemang. Vi kommer inom ramen för miljösamverkan att ha en fortsatt samverkan. Vid projektets slutkonferens, Kickoff för framtiden, påminde vi oss vad vi lärt i projektet och lärde nytt från exempelvis arbetsplatsernas arbete i delprojekten om jämställdhet och processkartläggning. Vi pratade också om hur vi gör när projektet är slut. Med denna konferens nådde vi den egna målgruppen men också leverantörer som medverkat i projektet. Delar av vår styrgrupp ingår i ett nationellt chefsnätverk inom Sveriges kommuner och landsting där de berättat om projektet vid ett flertal tillfällen. Detta bedöms också vara en fortsatt viktig kanal efter projektets slut för information och påverkan. Insatser som i huvudsak riktats till representanter för målgruppens kunder Ett tydligare möte mellan myndigheter och näringsliv syftade till att bättre förstå varandras olika uppdrag och roller, och var ett steg mot en ökad dialog mellan företag och myndigheter. Mötet vände sig till kommunala näringslivssamordnare, företagsrepresentanter samt vår målgrupp. Arrangemanget gjordes i samarbete med Västsvenska Handelskammaren och medverkade gjorde bland andra Företagarna, Business Region Göteborg, Näringslivets miljöchefer, Halmstads Högskola och Marks kommun. Alla på Ett tydligare möte fick två kaffekoppar, för att bjuda till ett möte miljökontor-näringslivssamordnare. Näringslivets miljöchefer bjöd in till ett möte för sina medlemmar om tillsyn där vi fick möjlighet att berätta om projektet. Övriga Ett av de universitet som erbjuder utbildning till miljö- och hälsoskyddsinspektörer är Umeå universitet. Vi träffade representanter från institutionen för miljö- och hälsoskydd Sida 21 av 24

22 och syftet var att berätta hur viktigt det är att ha kompetens och verktyg för kommunikation och bemötande i inspektörsyrket. Och att vi ser ett behov av att detta tillgodoses redan på universitetsutbildningen. Vi tror att detta har potential att utvecklas till ett mer långsiktigt samarbete. En delegation från OECD var i Göteborg hösten 2013 och träffade Länsstyrelsen i Västra Götaland, några av kommunerna i målgruppen samt andra myndigheter. Som en fråga bland många andra lyfte vi fram hur vi arbetar och samverkar inom projektet Tillsynsutveckling i Väst. Extern utvärdering Projektet handlade upp en extern utvärderare under mobiliseringsfasen. Det innebar att utvärderingsföretaget Swedegroup fanns på plats när genomförandefasen startade. De har sålunda haft möjlighet att stötta vårt arbete genom hela genomförandefasen, vilket varit bra för såväl projektet som utvärderaren. Utvärderarens stöd har varit mycket viktigt för såväl projektledning som projektet som helhet. Projektledningen har fått konkreta råd och har haft en konstruktiv dialog med någon som har stor erfarenhet av Socialfonden och med insyn i många andra projekt. Utvärderaren har följt många av våra insatser och funnits ute bland deltagarna på utbildningar och seminarier. Det har varit lätt för deltagarna att förmedla vad man tyckt om insatser och om projektet som helhet. Detta tillsammans med exempelvis intervjuer av chefer har bidragit till att ge projektet en tydligare bild av hur deltagarna uppfattat insatser och helheten. Under projekttiden har Swedegroup levererat fyra rapporter: PM nr 1 daterad , PM nr 2 från med inriktning intervjuer med nyckelpersoner, Delrapport samt PM nr med inriktning effektundersökning. Därutöver kommer en slutrapport att färdigställas. Utvärderaren har också varit med på alla styrgruppsmöten och där fyllt en viktig funktion bland annat genom att föra fram styrgruppens ansvar för varaktiga resultat, berätta om sin syn på insatserna och vad deltagarna tycker, samt lyfta fram betydelsen av insatser särskilt inom områdena jämställdhet och tillgänglighet. Vi menar också att det haft stor betydelse för målgruppen att någon utifrån varit med hela vägen och intresserat sig för och gett återkoppling på det viktiga arbete som man utför och hur man utvecklar sig och sitt arbete genom projektets insatser. Egenutvärdering Projektet har genom hela projektet utvärderat samtliga utbildningsinsatser riktade till målgruppen. Det innebär till exempel att vi utvärderat varje utbildningsdag med frågor om vad man som deltagare haft för förväntningar, hur man upplevt utbildningen, vad som var bäst samt vad som kunde gjorts bättre, hur man betygsätter utbildarnas Sida 22 av 24

23 respektive sina egna insatser, hur man kommer att sprida kunskaper till sina kollegor samt vad man kommer att göra annorlunda som en följd av insatsen. Resultaten av dessa utvärderingar visar på en hög kvalitet. På en 10-gradig skala ligger genomsnittsbetygen mellan 7 och 9 för de olika utbildningarna. Det vanligaste betyget är 8. På projektets webbplats finns en sammanställning med samtliga utbildningsdagar inom varje utbildning med genomsnitts- samt medianbetyg. Med detta som underlag har vi haft dialog med utbildarna kring resultat och om det behövts diskuterat åtgärder för att förbättra kvaliteten. Vi har även utvärderat andra insatser som till exempelvis seminarier och chefsmöten, med goda resultat som följd. Under våren 2013 skickade vi tillsammans med den externa utvärderaren ut en effektenkät till alla deltagare för att följa upp läget i förhållande till projektmålen. Vi har fortlöpande stämt av våra insatser i förhållande till vår tids- och aktivitetsplan för att veta att vi gjort det som vi beslutat om från början. Mot slutet av projektet har projektteamet utvärderat arbetet och projektet som helhet, och samma sak har gjorts med styrgruppen och med referensgruppen. Syftet har varit att dokumentera erfarenheter för att i kommande arbete dra lärdom av det som varit bra samt det som kunnat göras bättre. Kommentarer och tips Förberedelserna inför projektet viktiga Inför ansökan samlade vi in undertecknade avsiktsförklaringar från alla de 55 kommunerna samt Länsstyrelsen i Halland för att få ett kvitto på att projektets insatser efterfrågades. Detta utgjorde en bra grund för projektets genomförande. Implementering och förändring Vi var tidigt medvetna om vikten av att implementera projektresultat i ordinarie verksamhet, men tyckte ändå att det var svårt att hitta rätt verktyg. Vi tog fram ett förslag på implementeringsplan med exempel på hur man som chef kan göra för att ta tillvara projektet. Nu i slutfasen tycker vi att vi kunde ha gjort det tidigare. Att lyfta fram goda exempel Vi har jobbat med att lyfta fram goda exempel hos de olika arbetsplatserna. Ett sätt har varit Månadens Goda exempel på webben. Dessa har handlat om olika arbetssätt som till exempel processkartläggning som verktyg, fokuserad tillsyn i korta projekt, och hur man systematiskt tar tillvara förslag på förbättringar. Vi arrangerade en konferens med goda exempel inom flera områden med och för våra egna arbetsplatser. Detta arbetssätt är något som vi kommer att använda även efter projektet. Goda exempel tjänar som idéer och inspiration till andra, men ger också en stolthet över det vi gör i vår bransch. Sida 23 av 24

24 Styrgruppens sammansättning och roll Tillsynsutveckling i Väst I styrgruppen har funnits representanter från de olika arbetsplatserna. De har haft en direkt koppling mellan projektets syfte och sin vardag, vilket har gjort dem mycket engagerade och måna om bra resultat. Vi hade tidigt en gemensam övning som handlade om vilka roller styrgrupp, projektägare och projektteam har, var besluten fattas och så vidare. Detta ledde till att vi satte på pränt vilka olika roller vi har, vilket tydliggjorde arbetet. Avsätt tillräckligt med personal Det är viktigt att avsätta tillräckliga resurser för att planera och genomföra projektet. Vi avsatte: 150 % projektledartjänst, något som utökades till cirka 170 en bit in i projektet, 50 % informatör, 30 % ekonom och 30 % administratör. Med tanke på all kursadministration kunde administratörstjänsten ha utökats till 50 % under de mest kursintensiva delarna av projektet. Alternativt kunde vi ha köpt viss kursadministrationstjänst. Ekonomi var noggrann, tidigt Det är viktigt med en noggrann ekonomisk styrning och uppföljning. Det är därför bra att tidigt ta fram anvisningar och koder som gör det möjligt att redan från början kontera kostnader så att det enkelt går att följa upp budgeten. Det underlättar också när projektet senare ska redovisas. Det är också bra att arbeta med en skuggbudget för att kunna förutse avvikelser i den fastställda budgeten som behöver hanteras i förhållande till finansiären. Var noggrann i upphandlingar Att göra bra upphandlingar kräver kunskap, erfarenhet och tid. Vi vill framhålla vikten av att dokumentera det man gör i varje upphandling, att ta sig tiden att boka in personliga möten med möjliga leverantörer och när det är motiverat låta dem genomföra delar av t.ex. en utbildningsinsats för att ha möjlighet att uppleva framförandet i skarpt läge. Ta gärna in några personer från målgruppen för den planerade insatsen i detta arbete om det är möjligt. Kontaktpersoner Cecilia Lunder, projektledare Länsstyrelsen i Västra Götalands län Bodil Forsberg, projektledare Länsstyrelsen i Västra Götalands län Britt Olmsäter, ekonom, Länsstyrelsen i Västra Götalands län Wilhelm Gårdmark informatör, Länsstyrelsen i Västra Götalands län Marianne Sääf, administratör, Länsstyrelsen i Västra Götalands län Sida 24 av 24