Tillsynsutveckling i Väst

Transkript

1 Metodbeskrivning av Tillsynsutveckling i Väst ett projekt för effektivare organisation, ökat lärande och bättre hälsa Sida 1 av 10

2 1. Bakgrund Länsstyrelsen i Västra Götalands län har av Svenska ESF-rådet beviljats medel för projektet Tillsynsutveckling i Väst. Projektperiod till Samarbetsparter är - Länsstyrelsen i Hallands län - Region Halland - 55 kommuner och 4 kommunförbund i Västra Götaland och Halland - Naturvårdsverkets forskningsprogram Effektiv Miljötillsyn (EMT) - Västsvenska Handelskammaren - Yrkesföreningen Miljö och Hälsa - Kommunala miljöchefer - Svenskt Näringsliv - Sveriges kommuner och Landsting Projektets syfte Projektets syfte är att Länsstyrelsen i Västra Götalands län, i samverkan med Länsstyrelsen i Hallands län, Region Halland samt kommuner i Västra Götaland och Halland som arbetar med tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelskontroll, ska kartlägga behoven av och genomföra/stimulera förändringar i arbetsformer, ökad samverkan och riktad kompetensutveckling för att utveckla tillsynsarbetet inom och mellan medverkande verksamheter. Fokus i utvecklingsarbetet ligger inte enbart på den enskilde medarbetaren och miljöhandläggaren och dennes förmåga att utföra sina arbetsuppgifter utan också på utveckling och förändring av verksamheterna genom fokus på arbetsorganisation, arbetskultur och samverkan. Samtidigt som den enskilde miljöhandläggaren ska kunna utveckla sin förmåga att utföra sina arbetsuppgifter ska projektet skapa förutsättningar för strategiska och långsiktiga möjligheter för chefer och personal att samarbeta och utbyta erfarenheter. Sida 2 av 10

3 Tillsynsutveckling i Väst Projektets övergripande mål är att miljömyndigheterna når målen och möter samhälleliga behov med medarbetare som är kompetenta och trygga i sin yrkesroll och som arbetar rättssäkert och effektivt i samverkan med andra relevanta myndigheter och aktörer Mål med insatserna höja deltagarnas kompetens ge dem nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter öka deltagarnas arbetsglädje utveckla nya arbetsformer, till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatserna har utvecklat och/eller fördjupat samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer höja chefernas arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor 2. Målgrupp deltagare Målgrupp för projektets insatser har varit samtliga medarbetare i Västra Götalands och Hallands kommuner som arbetar med miljö- och hälsoskyddstillsyn och livsmedelskontroll (inspektörer, handläggare, ledare och administrativ personal), ledare och miljöhandläggare på länsstyrelserna i Västra Götalands län och Hallands län samt ett mindre antal medarbetare från Region Halland. Totalt har tusen personer deltagit. Sida 3 av 10

4 3. Organisation Projektägare Länsstyrelsen VG Projektledning Projektgrupp Styrgrupp Referensgrupp Projektägaren Projektägaren har ekonomiskt och juridiskt totalansvar för projektet och har ansvar för personalens arbetssituation. Beslut i upphandlingsärenden fattas av projektägaren. Styrgrupp Styrgruppen har satts samman så att den återspeglar alla deltagande arbetsplatser, både geografiskt och administrativt. Dessutom ingick projektets ekonom i styrgruppen. Styrgruppen tolkar uppdraget/direktiven för arbetet, är rådgivande i frågor av större vikt, t.ex. budget och tidsplaner och tar ansvar för att fattade beslut genomförs. Totalt antal ledamöter i styrgruppen har varit nio: - en representant från Länsstyrelsen i Västra Götalands län inkl. projektägare (ordf.) - projektekonom från Länsstyrelsen i Västra Götalands län - en representant från Länsstyrelsen Hallands län - en representant för kommunerna i Sjuhärad - en representant för kommunerna i Halland - en representant för kommunerna i Fyrbodal - en representant för kommunerna i Göteborgsregionen - en representant för kommunerna i Skaraborg - en representant för Göteborgs kommun Se vidare Bilaga beslutsordning och ansvar Sida 4 av 10

5 Referensgrupp Representanterna i referensgruppen har tillfrågats utifrån perspektivet att de ska kunna tillföra projektet ett mervärde genom att de till exempel företräder målgrupper för tillsynsverksamhet eller har aktuell forskning att tillföra projektet. Antalet representanter har varit sex stycken från: Svenskt Näringsliv Forskningsprojektet Effektiv Miljötillsyn Yrkesföreningen Miljö & Hälsa Västsvenska Handelskammaren Sveriges Kommuner och Landsting Intresseföreningen Kommunala miljöchefer Referensgruppen har träffats 4 gånger under projekttiden och diskuterat bland annat hur samverkan ska kunna utvecklas mellan projektets och referensgruppens målgrupper. Projektledning/projektgrupp I projektgruppen ingick fem personer: - en administratör (30% av en tjänst) - en informatör (50%) - en ekonom (30%) - två projektledare (75% x 2, i senare delen av projektet har en av tjänsterna ökats till 95%) Sida 5 av 10

6 4. Metod Projektets metod kan illustreras i följande flödesskiss. Flödesskiss för projektets metod. Bearbetning av modell från Swedegroup. 1. Förstudie Projektet startade med en förstudie/förprojektering hösten 2011 i vilken vi tog in synpunkter och behov från målgruppen via enkäter, intervjuer och workshops under den så kallade mobiliseringsfasen. Vilka behov fanns av kompetensutveckling? Inom vilka områden behövde vi lägga extra kraft för att nå projektmålen om arbetsplatser som är effektiva, trygga och kommunikativa? 2. Projektunderlag En aktivitetsplan upprättades med utgångspunkt från resultaten av mobiliseringsfasen. I aktivitetsplanen fanns ett antal områden inom vilka utbildningsinsatser sedan planerats och genomförts. Resultatet av mobiliseringsfasen utmynnade också i en så kallad avstämningsrapport som godkändes av ESF. Tillsammans med projektansökan utgjorde detta projektunderlaget. För att fullt ut tillvarata kundintressena bildades efter mobiliseringsfasen dessutom arbetsgrupper med intresserade projektdeltagare för varje planerad utbildning. Sida 6 av 10

7 Grupperna hamnade spontant på 3-4 deltagare plus projektledarna. I workshops omfattande en halv dag vaskades inriktning och innehåll på utbildningen fram. Halvvägs in i projektet framkom dessutom nya behov av kompetensutveckling. Behoven fångades upp genom ett Open Space-seminarium med deltagare från målgruppen. Ett antal intressanta utbildningsbehov fångades upp och processades sedan vidare vid ett chefsmöte. Det ledde till ett antal delprojekt, se nedan under Genomförande av kompetensutveckling. 3. Upphandla leverantörer Resultatet av workshops och Open Space med projektdeltagarna omsattes i anbudsförfrågningar till leverantörer av utbildning. Upphandlingarna styrdes av Lagen om Offentlig Upphandling. Beroende på beräknat värde av utbildningsuppdraget har upphandling skett antingen som direktupphandling, förenklad upphandling eller EUupphandling. Leverantörerna av utbildningar testades i skarpt läge innan vi fattade beslut om att anta dem som leverantör. Upphandlingar tar ibland längre tid än man kan tro och det är därför viktigt att avsätta tillräckligt med tid för den processen. 4. Kursadministration Efter avslutad upphandling beskrev vi utbildningarna för målgruppen och lade ut det på projektets hemsida för digital anmälan. Kurserna fördelades geografiskt inom projektets upptagningsområde i Västra Götaland och Halland för att projektdeltagarna skulle få så korta resor som möjligt. Lokaler lämpliga för ändamålet bokades, i huvudsak genom existerande ramavtal mellan leverantör och Länsstyrelsen, med undantag för de fall där lämpliga lokaler med ramavtal saknades. Att administrera tusen deltagare på flera olika kurser var en stor uppgift. Så tänk till när det gäller resurser för denna typ av omfattande administration, både vad gäller tid och stödsystem. 5. Genomföra kompetensutveckling Utbildningarna hade två inriktningar. Med fokus på individen genomfördes utbildningar i ledarskap, processledning, förhandlingsteknik, personlig effektivitet, retorik & presentationsteknik, administratörsdagar och kommunikation & bemötande. En del av utbildningarna har varit endagsutbildningar, medan andra har varit på sammanlagt två eller tre dagar, eller 1+1, med mellanliggande hemuppgift och nätverkande. Sida 7 av 10

8 Den andra typen av utbildning utgick mer från arbetsplatsperspektivet. Dessa utbildningar genomfördes som så kallade delprojekt med en inledande utbildningsdag gemensam för många arbetsplatser och därefter en arbetsplatsförlagd workshop med utgångspunkt från arbetsplatsens behov. Slutligen innehöll delprojekten en avslutande gemensam dag för flera arbetsplatser tillsammans, där syftet var utvärdering och reflektion över vad man lärt sig. Delprojekten hade tema Klarspråk, Mötesteknik, Processkartläggning och Jämställdhet. Ytterligare ett delprojekt, men av lite annan karaktär, har handlat om ledarutveckling. Det mynnade ut i att en psykolog intervjuade tio chefer från målgruppen om deras syn på arbetet och yrkesrollen. Resultaten har sammanställts i en rapport som underlag för framtida åtgärder för att stärka ledarna. Utöver utbildningar arbetade vi även med seminarier och workshops, kartläggning av samverkan och matchmaking/benchmarking. 6. Resultat Resultat av projektet är bland annat ökad kompetens, ökad anställningsbarhet och bättre samverkan. 7. Projektrapporter - till ESF och SCB Efter avslutad utbildning gjorde vi följande: deltagarna rapporterats till SCB, Statistiska centralbyrån. lägesrapport och ekonomisk redovisning rapporterats till ESF, Europeiska Socialfonden kursdeltagarna fått utvärdera utbildningen via en digital enkät utskickad med e- post 8. Utvärdera, återkoppla, revidera Projektaktiviteterna utvärderades genom en digital enkät till deltagarna. Utöver standardfrågor om förväntningarna på utbildningen och hur man upplevt föreläsarens och sin egen insats, frågade vi även om sådant som siktade in sig på implementeringen av den nya kompetensen: Vad på jobbet kommer du att göra annorlunda som en följd av det du har lärt dig? Hur planerar du att berätta vad du lärt dig för dina arbetskamrater? Resultatet av kursutvärderingarna användes för att göra förbättringar och förfiningar av utbildningarna, men också för att fånga upp nya kreativa idéer och behov som projektet skulle kunna tillgodose. Exempelvis kom delprojekten till under projektets gång som en effekt av Open Space-seminarier med projektdeltagarna. 9. Implementera projektresultat För att tillvarata projektresultaten i så stor utsträckning som möjligt har frågan om hur och vad man gör konkret lyfts på bland annat webplatsen och vid slutkonferensen. Då Sida 8 av 10

9 berättade några av projektets arbetsplatser om hur de gått vidare med det de lärt sig under projektaktiviteterna. För att ytterligare stötta arbetsplatserna i implementeringsarbetet har projektet tillhandahållit ett förslag på implementeringsplan för arbetsplatserna, sammanställt all dokumentation i projektet i en digital mapp som skickats ut till arbetsplatserna i samband med projektavslut, tillhandahållit ett stödmaterial i Powerpoint till cheferna för att omsätta och ta tillvara projektresultat målgruppen är medarbetarna, bildat mindre arbetsgrupper med chefer som kommer fortsätta att driva en del av projektets frågor, t ex en grupp för ledarutvecklingsfrågor (Ledarforum), Dessutom har beslut har fattats om fortsatt samverkan och gemensam kommunikationsstrategi för miljömyndigheterna i Västra Götaland och Halland, som en bas för fortsatt arbete efter att projektet avslutats. Som underlag för kommunikationsstrategin har en arbetsgrupp tittat på bland annat framgångsfaktorer ( Vad behöver vi? ) och samsyn kring uppdrag och roller ( Vilka är vi och vad är vårt uppdrag? ). Parallellt har också skett en utvärdering av brukarenkäter ( Vilka är våra kunders förväntningar? ). 10. Spridning och påverkan Projektets resultat har spridits i deltagande organisationer men också till andra kommuner och län i Sverige via Miljöbalksdagarna (arrangemang av Naturvårdsverket) vid möten mellan myndigheter och företag genom Goda Exempel-seminarium genom webbplatsen genom faktablad om projektet till politiker via referensgruppen med mera Projektet har haft en egen hemsida för kursanmälan och inspiration. Bland annat publicerade vi löpande Månadens Goda Exempel som lyft exempel på lyckad verksamhetsutveckling hos de deltagande arbetsplatserna. 11. Kompetensbehov Nya kompetensbehov uppstår på grund av förändringar och då nya medarbetare anställs. Pilen mellan 11 och 1 representerar en möjlig fortsättning av projektets intentioner i ordinarie verksamhet eller i nya projekt. Ett konkret resultat av projektet som kommer att fortsätta efter avslut är tredagarsutbildningen i Kommunikation och bemötande som kommer att erbjudas nyanställda. Sida 9 av 10

10 12. Extern utvärdering Projektet anlitade extern följeforskare som löpande följde projektet och gjorde egna intervjuer och enkäter med deltagare. Utvärderaren har lämnat delrapporter under projektets gång respektive slutrapport vid avslut. Han har vidare medverkat vid kurser, styrgruppsmöten, referensgruppsmöten, seminarier etc. 13. Nätverkande Centralt i projektet har funnits en övergripande idé om utvidgad samverkan mellan arbetsplatser och organisationer som bygger på nätverkande och benchmarking för att stötta och lära av varandra. Kurserna arrangerades på olika orter och kursdeltagare uppmuntrades att gå tillsammans med personer från andra arbetsplatser för att det skulle vara lätt att nätverka. Februari 2014 Sida 10 av 10

11 BILAGA Tillsynsutveckling i Väst Beskrivning av ansvar och resurser Styrgruppens ansvar och resurs Tolkar uppdraget/direktiven för arbetet Övervakar att projektplan följs Rådgivande i frågor av större vikt, t ex budget och tidsplaner Ta ansvar för att fattade beslut genomförs Följer och stödjer projektarbetet Värderar och diskuterar de förslag som projektledarna/ev projektgrupper utarbetar Delegerar ansvar, befogenheter och ställer krav Fastställer slutrapport Fastställa plan för implementering Projektägarens ansvar och resurs Ekonomiskt och juridiskt totalansvar för projektet Personalens arbetssituation och resurser i projektet Fattar beslut i upphandlingsärenden Utser projektledare, samt anger projektledarnas befogenheter och ansvar Projektledarnas ansvar och resurs Upprättar projektplan Leder och samordnar arbetet i projektet, informerar och motiverar Löpande dialog med aktörer i projektet Sida 1 av 2

12 Ansvarar för start, drift och uppdatering av projekthemsida i samarbete med informatör Rapporterar till styrgrupp och intressenter Föredragande för styrgruppen Sammankallar till styrgruppsmöten och upprättar dagordning på uppdrag av styrgruppens ordförande Sammankallar till referensgruppsmöten och upprättar dagordning på uppdrag av styrgruppens ordförande Sammankallar till och leder projektgruppsmöten, upprättar dagordning Leder projektmöten Föredragande i styrgruppsmöten Skriver protokoll från projekt-, referens- och styrgruppsmöten Rapporterar större avvikelser samt föreslår korrigeringar Vidtar lämpliga åtgärder vid störningar i projektet Svarar för kontakter och löpande information till projektets utvärderare Svarar för dokumentation av projektet - Månadsvisa lägesrapporter till ESF - Måluppfyllelser och indikatorer - Innovativa och nyskapande händelser - Slutrapport Redovisar resursanvändning i samarbete med projektekonomen - Ekonomisk rapport med budgetuppföljning - Ansökan om utbetalning ställs till ESF Sida 2 av 2