Tillsynsutveckling i Väst Så tog vi hand om idéerna från Open Space och chefsträffen

Transkript

1 Tillsynsutveckling i Väst Så tog vi hand om idéerna från Open Space och chefsträffen Teckenförklaring röd gul grön Faller utanför socialfonden ESF:s ramar. Mer ordinarie verksamhet än en kompetenshöjande insats. Idén delvis omsatt i aktivitet i projektet. Kan vi så gör vi mer. Idén omsatt i aktivitet i projektet. Open Space 18 september Open Space 18 oktober - chefsträff Omsatt i projektet genom: BILDEN AV OSS grön Identifiera behoven och framgångsfaktorerna Projektide Framgångsrik organisation grön kan våra verksamheter jobba med den utåtriktade informationen? gul Mediaträning, rutiner för kontakt med media röd bör en bra hemsida se ut (kan vi hjälpas åt med ett gemensamt koncept)? Projektidé Strategisk påverkan Strategisk påverkan - Framgångsrik organisation (se sida 4 Strategisk påverkan - Kommunikationsstrategi (se sida 4 och framåt) Delvis Strategisk påverkan - Kommunikationsstrategi (se sida 4 Vi lägger "10 goda råd för mediekontakter" i Verktygslådan på webbplatsen. Sida 1 av 19

2 gul Kommunikationsplan? Informationsblad? Delvis projektidé Framgångsrik organisation gul Rapporter som vänder sig till allmänhet och politiker? Delvis projektidé Framgångsrik organisation grön Påverkan på utbildningsinstanser Projektidé Strategisk påverkan grön Positiv marknadsföring Projektidé Strategisk påverkan grön skriver vi enkelt och kortfattat ( Klarspråk )? Projektidé Klarspråk Delvis Strategisk påverkan - Kommunikationsstrategi (se sida 4 Delvis Strategisk påverkan - Kommunikationsstrategi (se sida 4 Strategisk påverkan - Definition av aktörer (se sida 4 och framåt) Strategisk påverkan - Kommunikationsstrategi (se sida 4 och framåt) Delprojekt Klarspråk (se delprojekt med samma namn på sidan 9) TYDLIGHET FÖR OSS SJÄLVA OCH BRUKARNA grön Identifiera behoven och framgångsfaktorerna Projektide Framgångsrik organisation Projektidé Att jobba med rätt kvalitet Strategisk påverkan - Framgångsrik organisation (se sida 4 grön Definition - vad som förväntas av oss, var går gräns mellan rådgivande roll och tillsynsroll. Kontrollfrågor för en själv så man vet om man går över gränsen. Projektide Samsyn uppdrag och roller Strategisk påverkan - Samsyn uppdrag och roller (se sida 4 grön Definition - vad som är vår yrkesroll. Projektide Samsyn uppdrag och roller grön grön Kan man koppla ihop en beskrivning av vår yrkesroll med de lagar som finns över hur vi ska agera som myndighet t ex att en privatperson ska få mer hjälp än ett stort företag, samverkan runt (?) Vara överens om vem vi arbetar för & vad våra mål är -tydlighet i ambitionsnivå Projektide Samsyn uppdrag och roller Projektide Samsyn uppdrag och roller grön Vad är service? Projektide Samsyn uppdrag och roller röd Kvalitetsdeklarationer grön Brukarenkäter Strategisk påverkan - Samsyn uppdrag och roller (se sida 4 Strategisk påverkan - Samsyn uppdrag och roller (se sida 4 Strategisk påverkan - Samsyn uppdrag och roller (se sida 4 Strategisk påverkan - Samsyn uppdrag och roller (se sida 4 Strategisk påverkan - Analys av brukarenkäter (se sida 4 Sida 2 av 19

3 PLANERING & ARBETSMETODER grön Identifiera behoven och framgångsfaktorerna Projektide Framgångsrik organisation Projektidé Att jobba med rätt kvalitet Strategisk påverkan - Framgångsrik organisation (se sida 4 gul Planering behovsutredning, tillsynsplan, tydlighet i ambitionsnivå, rimliga mål Projektide Framgångsrik organisation Delvis projektidé Framgångsrik organisation grön Processkartläggning Delprojekt Processkartläggning (se sidan 19) röd Gemensamma nyckeltal grön Strategisk påverkan - Framgångsrik organisation (se sida 4 Framgångsrik organisation stor / liten arbetsplats? Projektide Framgångsrik organisation grön Externt och internt samarbete organisation, nya arbetssätt Seminarium Goda Exempel i maj 2013 grön Arbetsmetoder som minskar administrationen och ökar effektivitet Seminarium Goda Exempel i maj 2013 gul Administration kontra handläggning, mest effektivt? Mötestekniker för APT mm för att lära mer om grön varandras arbete och öka energin röd IT-stöd/utbildning/program Möjlighet till on-linekommunikation mellan röd arbetsplatser gul Tillvaratagande av kompetens och kompetensutveckling (TUV mm) Diskussionsämne - behålla och utveckla personal Projektidé Framgångsrik organisation Delvis Strategisk påverkan - Framgångsrik organisation (se sidan 4 Delvis delprojekt Processkartläggning (se sidan 19) Delprojekt Mötestekniker (se sidan 18) Delvis Delprojekt Rekrytering (se sidan 16) Frågan avses lyftas vid regionala chefsträffar m m ARBETSGLÄDJE & YRKESSTOLTHET grön Delprojekt Ledarutveckling (se sidan 11) Mentorer Ev delprojekt Introduktionsutbildning Delprojekt Ledarutveckling (se sidan 11) grön Lära av varandra Seminarium Goda Exempel i maj 2013 Nätverkande genom projektet i sig. grön Diskussionsämne Yrkesstolthet Delprojekt Introduktionsutbildning (se sidan 13) JÄMSTÄLLDHET grön Delprojekt Jämställdhet (se sidan 14) Sida 3 av 19

4 Strategisk påverkan Grunden Tillsynsutveckling i Väst har med hjälp av bland annat projektets referensgrupp identifierat ett antal viktiga faktorer för strategiskt påverkansarbete. Vidare har övriga projektdeltagare arbetat med frågan vid ett Open Space-seminarium i september Dessutom har chefsgruppen tagit upp frågan vid en chefsträff i oktober För projektet finns sedan tidigare en kommunikationsplan som kan utgöra underlag för en övergripande kommunikationsstrategi för strategisk påverkan och spridning av projektresultat. t med nedan beskrivet arbete är sålunda att fördjupa och förbättra möjligheterna till att sprida projektresultaten och aktivt påverka viktiga aktörer, för att Tillsynsutveckling i Väst ska få långsiktiga effekter. Tre delar leder till målet Påverkansarbetet kan delas upp i tre delar: 1. Kunskap om de egna organisationerna och våra kunder a) Identifiera framgångsfaktorer för en bra miljömyndighet. Vad är det som gör att vissa arbetsplatser lyckas bättre än andra? Och vad finns det för generella behov som är lika för alla arbetsplatser vad gäller behov av påverkan på till exempel statliga verk? Vem behöver vi samverka med eller påverka till förändring? Analysen svarar på frågan Vad behöver vi? b) Samsyn kring uppdrag och roller. Vem är vi till för? Vem är kunden? Vad omfattar uppdraget? Gemensam programförklaring mellan projektets deltagande organisationer. Kommuniceras med samtliga berörda arbetsplatser. Delges internt och externt då det är färdigt och antaget och kan dessutom utgöra bas för arbetsplatsernas värdegrundsarbete. Analysen svarar på frågan Vilka är vi och vad är vårt uppdrag? c) Analys av brukarenkäter. skaffar vi oss tillförlitlig feedback från våra kunder? vet vi att vi ställer rätt frågor? Vilka är kundernas förväntningar? Vem ska ställa frågorna och vem ska utvärdera utifrån vilket perspektiv (utifrån att det finns många olika brukarenkäter från flera olika aktörer och att det ibland är oklart vem som är kund)? Analysen svarar på frågan Vilka är våra kunders förväntningar? Sammantaget sker i steg 1) en analys av oss själva och kunden för att förstå både vårt och deras uppdrag respektive behov. 2. Definition av aktörer Inventera och definiera vilka aktörer vi behöver samverka med, påverka och sprida projektresultat till. Arbetet tillsammans med referensgruppen och målgruppen har så här långt identifierat behov av att samverka med och påverka bland annat aktörer som utbildar blivande medarbetare respektive blivande verksamhetsutövare, liksom statliga verk som påverkar vårt arbete och samarbetsorganisationer som SKL och Svenskt näringsliv. Sida 4 av 19

5 3. Strategi för påverkan Med utgångspunkt från vad som kommer fram i 1) och 2) vill vi utforma en kommunikationsstrategi för hur vi påverkar strategiskt och sprider relevanta projektresultat. I planeringen för spridning och strategisk påverkan ligger redan nu: Deltagande vid Miljöbalksdagarna i Stockholm mars 2013 Hearing företag-myndigheter under våren 2013 Seminarium med Goda exempel under våren 2013 Slutseminarium där bland annat statliga verk avses bjudas in för diskussion, paneldebatt etc kring projektresultaten m.m. Strategin ska bidra till att nå projektets övergripande mål. Konsulthjälp För ett gott resultat krävs konsulthjälp och att ett antal arbetsplatser i samverkan arbetar med frågorna. Dessutom krävs en samverkan mellan de olika arbetsgrupperna eftersom de delvis överlappar varandra och att synergieffekter kan uppnås. Sammanhållande funktion kommer projektteamet för TUV att ha. Detaljbeskrivningar 1 a) Framgångsfaktorer för en bra miljömyndighet t är att identifiera framgångsfaktorer för en attraktiv arbetsplats som når uppsatta mål, i enlighet med det övergripande projektmålet: Miljömyndigheterna når målen och möter samhälleliga behov med medarbetare som är kompetenta och trygga i sin yrkesroll och som arbetar rättssäkert och effektivt i samverkan med andra relevanta myndigheter och aktörer. Analysen svarar på frågan Vad behöver vi?. En arbetsgrupp med representanter från olika arbetsplatser bildas. Gruppen ska inventera och samla goda exempel inom bland annat områdena: information och kommunikation värdegrund ledarskap organisation/struktur medarbetarskap samverkan såväl internt som externt kompetens arbetssätt Inom projektet finns redan en hel del av detta material, bland annat på hemsidan under Månadens Goda Exempel och under rubriken Verktyg, men också exempel från andra verksamheter utanför projektets målgrupp och från forskning är självklart intressanta. Sida 5 av 19

6 Dessutom har de projektdeltagare som gått utbildning i Kommunikation och Bemötande som hemuppgift systematiskt samlat in goda exempel från de egna verksamheterna som kan sammanställas och analyseras. Lämpligen läggs de goda exemplen lätt tillgängliga på projektets webbplats, under rubriken Verktyg, för att finnas tillgängliga för alla arbetsplatser och för extern spridning av projektresultaten. Som en start på arbetet avses en konsult anlitas för att som en uppstart under en halvdag stödja arbetsgruppen. Därefter sker ett aktivt arbete av arbetsgruppen med att samla in exempel. Avslutningsvis hålls en dags workshop, med stöttning av konsult, där framgångsfaktorerna identifieras och sammanställs. Preliminärt Region Halland, Göteborg, Halmstad, Länsstyrelsen i Västra Götaland (miljöskyddsenheten). Kostnader Vi bedömer att kostnaderna uppgår till totalt kr för konsult, samt ytterligare kr för lokal och förtäring vid workshopen. 1 b) Samsyn roller och uppdrag t är att ta fram en gemensam programförklaring för att kommunicera vårt uppdrag till våra kunder och uppdragsgivare. Detta blir en del i ett underlag för en kommunikationsstrategi som syftar till strategisk påverkan. Analysen svarar på frågan Vilka är vi och vad är vårt uppdrag? En arbetsgrupp med representanter från olika arbetsplatser bildas. Upphandling av konsult som stöd i processen. Totalt 1 ½ dag som fördelas preliminärt på: dag 1 inledande workshop med arbetsgrupp och konsult, dag 2 uppsamlande möte med stöd av konsult (halvdag). Programförklaring och uppdragsbeskrivning formuleras. Preliminärt Borås, med flera. Styrgruppen. Kostnader Vi bedömer att kostnaderna uppgår till totalt kr för konsult, samt ytterligare kr för lokal och förtäring vid workshops. 1 c) Analys av brukarenkäter i syfte att kartlägga kunders behov t är att utvärdera Hallandskommunernas brukarenkät i förhållande till andra undersökningar, till exempel SKL:s Insikt och Svenskt Näringslivs företagsklimat-ranking, för att utifrån detta kunna värdera kundernas uppfattning om verksamheterna respektive kundernas behov och förväntningar. Detta blir en del i ett underlag för en kommunikationsstrategi som syftar till strategisk påverkan. En arbetsgrupp och en upphandlad konsult som gör analysarbetet i samarbete med gruppen. Hallandskommunerna har sedan 2007 med tvåårsintervall utvärderat verksamheten genom Brukarenkäter. Ett sådant underlag som inhämtats under lång tid och på ett återkommande, systematiskt sätt är ovanligt bland projektets arbetsplatser. Hallandskommunernas brukarenkäter är därför ett bra material för att analysera och utvärdera bland annat följande: skaffar vi oss tillförlitlig feedback från våra kunder? Sida 6 av 19

7 Vad vet vi om hur kunderna uppfattar oss? Vad värdesätter kunderna mest? vet vi att vi ställer rätt frågor? Och vad vet vi om de svar som inte kommer in? Vem ska ställa frågorna och vem ska utvärdera utifrån vilket perspektiv ( i perspektivet att det finns många olika brukarenkäter från flera olika aktörer och att det ibland är oklart vem som är kund)? kan brukarenkäten anpassas till andra enkäter så att den håller i längden? Vilka åtgärder kan förbättra svarsfrekvensen? Kommunerna i Halland och Region Halland Kostnader Vi bedömer att kostnaderna uppgår till ca kr. Detaljer 2) Definition av aktörer t är att inventera vilka aktörer det är som vi behöver påverka. Några är redan identifierade som grupp men ytterligare inventeringsarbete behöver göras för att definiera aktörer på detaljnivå. Dessutom behöver analysen fånga upp aktörer som kan lösa de behov som framkommer i behovsanalyserna i delprojekten Brukarenkäter och Framgångsrik organisation. Arbetsgrupp med representanter från olika arbetsplatser samt TUVs projektteam. Arbetsgrupp med representanter från olika arbetsplatser samt TUVs projektteam inventerar aktörer från Ytterligare detaljerad analys av aktörer krävs. högskolor, universitet och andra lärosäten som utbildar blivande tillsynspersonal (förbereda blivande handläggare) högskolor, universitet, gymnasier, yrkesutbildningar och andra lärosäten som utbildar dem som arbetar i sådana yrken som står under tillsyn enligt miljöbalken eller livsmedelslagstiftningen (förbereda blivande verksamhetsutövare) statliga verk med ansvar för bland annat tillsynsvägledning inom Miljöbalkens och livsmedelslagstiftningens områden (få ökad förståelse från statliga verk för vad vi gör och behöver) SKL, Sveriges kommuner och landsting näringslivsorganisationer Vi sammanställer aktörer som finns inom projektets upptagningsområde, till exempel relevanta yrkesskolor för blivande verksamhetsutövare respektive högskolor som utbildar blivande tillsynspersonal. Kostnader Inga kostnader beräknas uppkomma utöver arbetstid för arbetsgrupp och TUV-team. Sida 7 av 19

8 3) Strategi för påverkan Att ta fram en kommunikationsstrategi för hur den strategiska påverkan och spridningen av projektresultaten ska ske. Strategin ska antas av styrgruppen och omsättas i aktiviteter under andra halvåret Resultat från 1-2 är väsentliga för att avgöra vilken påverkan riktad till vem och hur. Strategin och aktiviteterna utifrån den ska bidra till att nå projektets övergripande mål: Miljömyndigheterna når målen och möter samhälleliga behov med medarbetare som är kompetenta och trygga i sin yrkesroll och som arbetar rättssäkert och effektivt i samverkan med andra relevanta myndigheter och aktörer. Preliminärt Stenungsund, Lerum, Länsstyrelsen Halland. Styrgruppen. Arbetsgrupp samt TUV:s projektteam med stöd av kommunikationskonsult. Arbetet innefattar att sammanställa framgångsfaktorer, uppdrag och roller, behov och aktörer. Dessa ska vägas samman för att formulera en sammanhängande strategi för att påverka aktörer som påverkar framgångsfaktorer, och aktörer att kommunicera uppdrag och roller till. Kostnader Vi bedömer att kostnaderna uppgår till totalt kr för en konsult för startmöte, inläsning, produktion av strategin och deltagande i workshop. En workshop om strategin höjer kompetensen om kommunikation och förankrar strategin. Avstämning mot projektmålen Följande projektmål bedöms uppfyllas genom planen för spridning och strategisk påverkan: Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Sida 8 av 19

9 KLARSPRÅK t med delprojektet är att deltagande arbetsplatser ska lära sig att skriva beslut och skrivelser som ger en ökad läsbarhet och tydliga budskap, är tillgängliga för målgruppen samt är könsneutrala. Deltagande arbetsplatser kommer efter genomgången utbildning att kunna tjäna som Goda Exempel för andra arbetsplatser i projektet. Detta bidrar till en god implementering av projektresultaten och gynnar långsiktigt god utveckling av såväl individ som arbetsplats. Upphandling av konsult som för ett antal arbetsplatser i samverkan utbildar i klarspråk samtidigt som man går igenom ett antal beslutsmallar eller liknande dokument på respektive arbetsplats. För att få ut mesta möjliga av lärprocessen föreslås en inledande dag med utbildning. Cirka 5 arbetsplatser förväntas delta. Från varje arbetsplats minst en chef plus ytterligare medarbetare. Därefter följer 1 dag per arbetsplats där man i workshopform arbetar med några beslutsmallar eller liknande. Konsult medverkar och stöttar i arbetet. Som avslutning träffas medverkande arbetsplatser och konsult 1 dag och går igenom valda delar av det arbete man gjort vid respektive arbetsplats samt drar slutsatser av arbetet. Om det är praktiskt möjligt skulle man under en del av dagen kunna bjuda in en fokusgrupp som får ge sin bild av hur man läser och förstår arbetsplatsernas beslut etc. De resultat och den kompetens man vunnit sprids till andra arbetsplaster i målgruppen via webbplatsen och genom en workshop som hålls för intresserade arbetsplatser. många som kan delta får planläggas närmare. Konsulten är med och håller i workshop tillsammans med TUVs projektledning. Spridning av resultat Preliminärt vid en workshop för intresserade arbetsplatser (se ovan) samt som en del i Goda Exempel-seminarium så långt som man hunnit till denna tidpunkt. Preliminärt Borås, Svenljunga, Hylte och Lerum samt ytterligare en arbetsplats. Avstämning mot projektmålen Delprojektet bedöms ligga i linje med och bidra till samtliga projektmål. Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete Sida 9 av 19

10 Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor Sida 10 av 19

11 LEDARUTVECKLING t med insatsen är att ytterligare stärka ledarna i sin roll samt lärandet och nätverkandet mellan dem på lång sikt. Det är också ett av de viktigaste sätten att implementera hela projektet på lång sikt. Vi vill fortsätta den insats som påbörjats med ledarskapsutbildningen i projektet genom att skapa forum för lärande och nätverkande. Exempel på insatser skulle kunna vara fortsatt ledarskaps- och chefsutveckling, mentorskap, skuggning eller annat som efterfrågas. En naturlig mötesplats är den årliga chefsträffen, som kommer att utvecklas mer i riktning mot ett ledarskapsforum med aktivt utbyte av erfarenheter och kunskap. Inför chefsträffen hösten 2013 bereds denna fråga, och processen stöds av en konsult som har kunskap och erfarenhet inom området. På träffen presenteras ett underlag och deltagarna tar ställning till vilka delar som det finns störst behov av och hur samarbetet bör ske framöver. t är att ledarutveckling byggs upp på lång sikt i samverkan mellan cheferna i målgruppen. Spridning av resultat Utöver chefsträffen sprids resultaten vid slutseminariet i november Insatsen erbjuds och omfattar alla chefer i målgruppen. Projektets styrgrupp kommer att hålla i frågan tillsammans med en arbetsgrupp som bildas med chefer från de olika delregionerna; Halland, Sjuhärad, Göteborgsregionen, Fyrbodal och Skaraborg, från såväl kommuner som länsstyrelser. Avstämning mot projektmålen Delprojektet bedöms ligga i linje i huvudsak med följande projektmål: Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Sida 11 av 19

12 Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor Sida 12 av 19

13 INTRODUKTIONSUTBILDNING t med delprojektet är att långsiktigt implementera insatserna i TUV-projektet genom att inrätta en introduktionsutbildning för nyanställda på samtliga arbetsplatser. Det blir en viktig arbetsuppgift för styrgruppen och den arbetsgrupp som bildas att noggrant analysera och planera vad som bör ingå i en introduktionsutbildning, vilken omfattning som är önskvärd och samtidigt realistisk samt förankra det hos samtliga arbetsplatser. Introduktionsutbildningen kan bland annat komma att innehålla det mest väsentliga från TUVutbildningarna, samverkan med de andra kommunerna och länsstyrelserna i vår målgrupp, eventuellt samverkan med parter som referensgruppen representerar. Tanken är att hitta en lämplig part att teckna avtal med som regelbundet kan erbjuda introduktionsutbildningen för nya medarbetare i regionen. Under hösten 2013 planeras en pilot av introduktionsutbildningen för att testa modellen och innehållet. Efter projektets avslut kommer därmed introduktionsutbildningen att finnas kvar som ett långsiktigt och synligt projektresultat. Vi kommer att bilda en arbetsgrupp med representanter från varje delregion; Halland, Sjuhärad, Göteborgsregionen, Fyrbodal och Skaraborg, från såväl kommuner som länsstyrelser. Förslagsvis medverkar en chef samt en annan medarbetare per region. Utbildningsföretag En inventering ska ske av möjliga utbildningsleverantörer som kan erbjuda introduktionsutbildning med jämna mellanrum efter projektets slut. Avstämning mot projektmålen Delprojektet bedöms ligga i linje med och bidra till samtliga projektmål. Det är också ett av de viktigaste sätten att implementera hela projektet på lång sikt. Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor Sida 13 av 19

14 JÄMSTÄLLDHET t med delprojektet är att för deltagande arbetsplatser skapa en ökad kunskap om och förståelse för jämställdhetsfrågor såväl internt som externt. Delprojektet inleds med en utbildning i jämställdhet och i det verktyg som projektet avser använda för faktisk kartläggning på respektive arbetsplats. Kartläggningen syftar till att undersöka om det finns brister och ojämställdhet i hela eller delar av en verksamhet. Den kan bland annat ge svar på frågor om representation, fördelning av resurser och kvalitet. En kartläggning ger också en överblick över verksamhetens betydelse för jämställdheten samt en bedömning av hur långt jämställdhetsarbetet har kommit. Kartläggningen ska ge svar på hur många kvinnor respektive män som använder sig av verksamheten, hur resurser i form av exempelvis pengar, utrymme och tid fördelas mellan könen eller hur nöjda kvinnor respektive män är med de insatser som de fått, alternativt att kartläggningen ger svar på brister i underlaget. Finns det därmed anledning att förändra något i verksamheten så att den kan utvecklas till att bli könsneutral? Upphandling av konsult som för ett antal arbetsplatser i samverkan utbildar i jämställdhet och t.ex. 4R-metoden, samtidigt som man praktiskt går igenom och kartlägger jämställdheten på arbetsplatserna enligt principen Learning by doing. För att få ut mesta möjliga av lärprocessen föreslås en inledande dag med utbildning kring jämställdhet och verktyget som kommer att användas. Åtminstone tre arbetsplatser förväntas delta. Från varje arbetsplats minst en chef plus ytterligare medarbetare. Varje arbetsplats behöver därefter samla in underlag i form av statistik för att kunna gå vidare med kartläggning. Därefter följer en dag per arbetsplats där man i workshopform kartlägger jämställdheten för respektive arbetsplats. Konsult medverkar och stöttar i arbetet. Spridning av resultat Som en del i Goda Exempel-seminarium alternativt slutseminarium. Tillgängliga via webbplatsen. Preliminärt Trollhättan, Mölndal, Lerum. Avstämning mot projektmålen Delprojektet bedöms medverka i huvudsak till att följande projektmål uppfylls: Sida 14 av 19

15 Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor Sida 15 av 19

16 REKRYTERING t med delprojektet är att för deltagande arbetsplatser skapa en ökad kunskap om och förståelse för hur en rekryteringsprocess kan ske på bästa sätt. En arbetsplats främsta resurs är personalen och en felrekrytering är mycket kostsam för såväl individ och organisation som samhälle. Rekryteringsprocessen ska bland annat: ta hänsyn till jämställdhets- och tillgänglighetsfrågorna stödja verksamhetens kort- och långsiktiga mål öka verksamhetens beredskap för att hantera förändringar Delprojektet inleds med en utbildning i kompetensförsörjning och rekrytering. Därefter sker en genomgång av respektive arbetsplats befintliga rutiner. Efter avslutad utbildning ska deltagande arbetsplatser ha kunskaper för att på egen hand kunna utforma en skriftlig rutin som beskriver kompetensförsörjning och rekrytering. Med fördel kan Svensk standard SS Ledningssystem för kompetensförsörjning utgöra en del i denna rutin. Upphandling av konsult som för ett antal arbetsplatser i samverkan utbildar i rekrytering, samtidigt som man praktiskt går igenom och kartlägger rekryteringsprocesserna på arbetsplatserna. Spridning av resultat Som en del på chefsträff under hösten 2013 alternativt slutseminarium. Preliminärt bland annat Uddevalla och Falkenberg. Ca 2-3 arbetsplatser. Avstämning mot projektmålen Delprojektet bedöms medverka till att samtliga projektmål uppfylls: Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Sida 16 av 19

17 Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor Sida 17 av 19

18 MÖTESTEKNIKER t med delprojektet är att deltagande arbetsplatser ska lära sig nya tekniker för möten. Möten är ett viktigt verktyg för arbetsplatsens arbete och utveckling och utgör en icke oväsentlig del av arbetstiden. Därför är det viktigt att hålla effektiva möten som också genom sin utformning bidrar till delaktighet, arbetsglädje och kreativt arbete. Upphandling av förslagsvis två konsulter som under en heldag för ett antal arbetsplatser i samverkan lär ut några olika mötestekniker bland annat utifrån kriterierna effektivitet, respekt och delaktighet. Möjliga inslag kan vara mötesteknik, spelregler för möten, ansvarsfördelning, hur man skapar bästa möjliga resultat, hur alla får komma till tals, härskartekniker. De olika konsulterna kan ha olika inriktning på metod, t.ex. effektivitet respektive delaktighet. Olika metoder dokumenteras som lathund eller liknande verktyg. Därefter följer 1 halvdag per arbetsplats där man får prova på någon eller några olika mötesformer och reflektera kring vad man lärt sig av detta. Som avslutning träffas medverkande arbetsplatser och konsult en halvdag och delar varandras resultat och erfarenheter. Spridning av resultat Verktyg, resultat och erfarenheter från detta arbete sprids till andra arbetsplaster i målgruppen via projektets webbplats. Eventuellt sprids goda exempel även som en del i Goda Exempel-seminarium. Prelimnärt 3-5 intresserade arbetsplatser. Avstämning mot projektmålen Delprojektet bedöms ligga i linje med och bidra till främst följande projektmål: Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Sida 18 av 19

19 PROCESSKARTLÄGGNING t med delprojektet är att för deltagande arbetsplatser skapa en ökad förståelse för processmodellering som verktyg för att uppnå god arbetsmiljö, fokus på rätt saker och högre effektivitet för organisation och individ. Deltagande arbetsplatser utbildas i verktyg för processkartläggning samtidigt som man väljer ut en eller flera av arbetsplatsens huvudprocesser för att ha som praktiskt exempel att arbeta med. Upphandling av konsult som för ett antal arbetsplatser i samverkan utbildar i processkartläggning samtidigt som man går igenom och kartlägger ett antal huvudprocesser på arbetsplatserna. För att få ut mesta möjliga av lärprocessen föreslås en inledande dag med utbildning kring verktyget som kommer att användas. Ca 5 arbetsplatser förväntas delta. Från varje arbetsplats minst en chef plus ytterligare medarbetare som aktivt arbetar med den eller de processer som avses kartläggas. Därefter följer en heldag på varje arbetsplats där man i workshopform kartlägger de/n valda huvudprocessen/processerna för respektive arbetsplats. Två konsulter medverkar och stöttar i arbetet. Spridning av resultat Som en del i Goda Exempel-seminarium alternativt slutseminarium Preliminärt fem arbetsplatser i Skaraborg, men beroende på konsultpris kan fler arbetsplatser komma i fråga. Avstämning mot projektmålen Delprojektet bedöms medverka till att i huvudsak följande projektmål uppfylls: Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Sida 19 av 19