Sammanfattning 63, Regionservice

Transkript

1 Sammanfattning 63, Regionservice 1. Sammanfattande inledning Regionservice relationer med kunderna är avgörande för framgången och det givna målet är att nå ett ömsesidigt partnerskap med ett gemensamt mål att göra skillnad varje dag. Genom en samordnad tjänsteleverans och regelbunden kontakt med kunderna vill Regionservice bli en ännu bättre partner för vården och övriga kunder. Den nya organisationen trädde i kraft den 1 januari Den nya övergripande organisationen består av fyra divisioner: Kundansvar, Stora Bygg, AM och FM. Dessutom finns en ledningsfunktion samt huvudkontor. Regionservice arbete med att utveckla servicetjänsterna syftar ytterst till att bli en bättre partner för vården i Region Skåne, bland annat genom att frigöra tid för vården. Ett steg på vägen mot målet är det stora antal måltidsvärdar, som i april påbörjade sitt arbete på de sjukhusområden som omfattas av det nya måltidsavtalet, det vill säga, Malmö, Lund, Trelleborg, Landskrona och Orup. Utfallet har hittills varit positivt och det planeras för en utökning till övriga sjukhusområden i Skåne till hösten. 2. Kund Kunddivisionens arbete med att säkerställa ett tidigt och nära samarbete mellan Regionservice som leverantör och kunderna har intensifierats på olika områden. I de strategiska planer som är framtagna tillsammans med våra kunder poängteras det att kunderna generellt har en samsyn utifrån säkerställ att ni upprätthåller bra kvalitet i era leveranser utifrån fastställd tjänstebeskrivning. Med beaktande av ovanstående samt fokus på att skapa en bra uppföljning har ett aktivt arbete initierats med att följa upp våra leveransvolymer. Som ett första steg mot att skapa en bra uppföljning har kvartalsrapporter

2 tagits fram för affärsområdena Lokalvård, Måltider, Skånetvätt samt Skånetransport. Med andra ord ett aktivt arbete bedrivs med att identifiera volymer och kostnader för att åstadkomma en kvalitetssäkrad leverans. Aktuell rapport fokuserar initialt på att påvisa en övergripande riktning av levererade volymer. 3. Verksamhet/kvalitet Förvaltningen har 19 mål, samtliga följer plan Medborgarperspektivet 1. Regionservice ska samordna leveranser för att ge säker vårdmiljö, prisvärda tjänster samt ett mervärde till kund Mätetal Status Kommentar 1.1 Nöjdare brukare Index NBI = 3.4 Resultat av benchmarking erhålls i juni. 1.2 Ta fram modell för mätning av NKI Följer plan på strategisk nivå. (J/N) Verksamhetsperspektivet 2. Regionservice ska ha enkla och tydliga kontaktvägar samt en samordnad tjänsteutveckling. Mätetal Status Kommentar 2.1 Ta fram baseline för att kunna mäta Följer plan antal driftstörningartimmar (J/N) 2.2 Implementera baspaket med regelbunden uppföljning. (J/N) Följer plan 2.3 Ligga topp 8 av 20 (övre kvartilen) utifrån sammantaget erhållet värde på bastjänster jmf med övriga medlemmar i Landstingsbenchmarkingen Målet bedöms nås. Bedömningen är baserad på det sammantagna värdet. 3. Regionservice ska arbeta med fossilfritt i fokus samt en minskad förbrukning med ökad nytta 3.1 Energiförbrukning = 225 kw/m 2 Följer plan 3.2 Ekologiska livsmedel = ökning med 5% jmf med Bränsleförbrukning. Öka andelen fossilfritt bränsle med 5% jmf med 2014, samt uppnå måltal 60 % för Utifrån krav i upphandlingar av såväl råvaror som färdig mat kommer detta mål att nås. Inom Skånetransport arbetar man med detta mål som kommer att nås. 3.4 Bidra till att minska mängden hushållsavall genom att implementera nytt avfallsavtal under 2015 där utökning av sortering av avfall möjliggörs. (J/N) % av cheferna ska uppfylla kompetenskrav miljö. (J/N) Med nytt måltidsavtal har även urskiljning av matavfall startat upp i Malmö och Lund. Följer plan

3 Medarbetarperspektiv 4.1 Regionservice ska genomföra Serviceutbildningen och fortsätta kulturbyggandet i verksamheten Mätetal Status Kommentar Reduktion av årligt sjuktal med 2% 5 aktiviter är framtaget mot 2014 (24 dagar) Ökat NMI-värde med 0.5 enhet. Arbete pågår på resp. avd % av medarbetarna som är anställda dec 2015 ska ha gått Regionserviceutbildningen. Arbete pågår på resp. avd. 4.2 Regionservice ska implementera kompetensförsörjningsmod ellen, stärka varumärket samt arbeta för en bättre karriärmöjlighet % av medarbetarna ska ha upplevt Regionserviceutbildningen positiv APT-material kopplat till Regionserviceutbildningen ska vara genomgånget på alla enheten % av Regionservice medarbetare ska känna att Regionservice möjliggör en professionell kompetensutveckling Ökad NMI-mätetal - Kan du rekommendera Regionservice som arbetsgivare > 70% Positiv feedback Mestadels klart och utskickat Arbete pågår för att säkerställa Alla utv projekt skall leda till denna ökning. Ekonomiperspektivet Mätetal Status Kommentar 6.1 Uppnå resultatkrav Uppnå resultatkrav Utfall tom april är 17,1 Mkr, jämfört med budget 3,9 Mkr. Prognosen per april är 5,4 Mkr jämfört med årsbudget 21,8 Mkr. Ta fram baseline för kostnad/volym av tjänster (J/N) Arbete pågår 6.2 Transparens i prismodell och redovisning Utveckla baseline och uppföljning av nyckeltal (J/N) Arbete pågår 4. Produktion 5. Medarbetare Anställda År och månad Anställda Medelålder Medelsysselsättningsgrad ,2 95,7% ,5 96,3% Följande förändringar kan vi se från mars 2014 till mars 2015: Antal anställda har ökat med 177 anställda Medelåldern har minskat med 2,7 år. Medelsysselsättningsgraden har ökat med 0,6 %-enheter

4 Frisknärvaro Frisknärvaron (i tidigare rapporter omnämnt hälsotal) visar antalet anställda som varit sjuk 0 till 5 dagar. Frisknärvaron för jan-mars har minskat från 80,4 % 2014 till 76,3 % 2015, vilket är en minskning med 4,1 %-enheter. Årsarbeten År, månad Anställda Använda Sjukledighet Timlön , ,5-127,3 142, , ,6-140,1 128,8 Tabellen visar antalet årsarbeten (tidigare omnämnd resurs). Ett årsarbete är ett produktionsmått och motsvarar 1700 timmar, en framräknad schablon. Under januari-mars 2014 respektive 2015 har årsarbeten förändras enligt följande; anställda årsarbeten har ökat med 74 årsarbeten använda årsarbeten har ökat med 40,1 årsarbeten sjukledighet har ökat med 12,8 årsarbeten (minuspost) timlön har minskat med 13,3 årsarbeten. Sjukfrånvaro År, månad Sjukdagar/anställd totalt ,58 2, ,79 2,72 Sjukdagar/anställd dag 1-14 Följande förändringar kan vi se under perioden januari-mars 2014 respektive 2015: Antalet totala sjukdagar per anställd har ökat med 0,21 sjukdagar/anställd Korttidssjukfrånvaron (dag 1-14) har ökat med 0,06 sjukdagar/anställd

5 Tabellen sjukfall blir enbart korrekt om man ser till en månad i taget. Under mars månad ökade antalet sjukfall totalt från 470 under 2014 till 517 under 2015, vilket motsvarar en ökning med 47 sjukfall. Den största ökningen finns i intervall 2-14 dagar där sjukfrånvaron ökat med 37 fall. Intervallen 60- har totalt ökat med 16 fall, långtidssjukfrånvaron påverkar antalet sjukdagar mycket. Antalet sjukdagar under januari-mars har totalt ökat från under 2014 till under 2015, det motsvarar en ökning med 874 sjukdagar. En ökning syns i gruppen 1-7 sjukdagar (+205 dagar), samt i intervall 60- (+975 dagar). Ett fåtal fall får snabbt upp antalet sjukdagar i intervall 60 dagar och över.

6 Sjukfrånvarofördelningen för perioden januari-mars 2015 ser ut enligt ovan cirkeldiagram. 47 procent rör sjukfrånvaro i intervall mer än 60 dagar. 38 procent av all sjukfrånvaro är korttidssjukfrånvaro (1-14 dagar). Planerade aktiviteter Regionservice kommer att intensifiera aktiviter för 2015 med syfte att minska sjukfrånvaron och öka vårt hälsoarbete med proaktiva aktiviteter. - Servicepool Ett nytt affärsområde inrättas för att säkerställa akutbemanning vid sjukskrivningar och bemanning vid kortare vikariat. - Tidiga insatser Aktiviteter ska knytas till samtliga rehabiliteringsärenden så att ansvarig chef och berörd medarbetare kan finna en lösning av sjukfrånvaron. - Utbildningsinsatser Utbildning under våren 2015 inom arbetsmiljöområdet, specifikt inom rehabilitering. Även nyutbildning i Adato efterfrågas. - Hälsoinspiratörer Fortsatt arbete med projektet Hälsoinspiratörer vars huvuduppgift är att inspirera medarbetare att må bra och förbättra sin hälsa. - Chefsprogram Nya chefer utbildas i ett Regionserviceanpassat chefsprogram samt Region Skånes basutbildning för chefer. Seniora chefer samt verksamhetschefer ska ges erbjudande om fördjupade utbildningar. 6. Ekonomi Resultatet per siste april uppgår till 17,1 Mkr jämfört med periodiserad budget 3,9 Mkr och föregående års utfall för samma period 3,9 Mkr. Årsprognosen per april uppgår till 5,4 Mkr jämfört med helårsbudget 21,8 Mkr, vilket är ett underskott på -16,4 Mkr. AM-divisionen prognosticerar ett överskott motsvarande 21,7 Mkr medan FM-divisionen beräknas gå med underskott motsvarande -38,4 Mkr pga att finansieringen av vissa tjänster i dagsläget är oklar.

7 Division Ack Utfall Ack Budget Avvikelse Utfall/Budget Budget 2015 Prognos 2015 Avvikelse Progn/Budg Facility Management Asset Management Stora bygg Kundansvar Huvudkontoret Totalt Regionservice Utfall per siste april AM-divisionen: Ackumulerat utfall tom april är 34,0 Mkr, vilket är 32,1 Mkr högre än budget. Avvikelser utfall jämförelse med budget Nästan hälften av avvikelsen kommer från lägre kapitalkostnader, som förbättrar utfallet med 15,6 Mkr. Avvikelsen beror dels på senareläggning av projektavslut i investeringsprojekt, dels på att helårseffekten gällande kapitalkostnader för projekt som avslutas under året periodiseras i 12-delar i budgeten, men är ännu inte avslutade av projektledarna. Kostnaderna för fastighetsdrift är 8,2 Mkr lägre än budget. Snö- och halkbekämpning är 5,1 Mkr lägre, tack vare den milda vintern och felavhjälpande underhåll är 2,1 Mkr lägre. Övriga kostnader är 5,2 Mkr högre än budget. Eftersom det fanns ett underskott vid budgettillfället lades en besparing på 5,7 Mkr in här. Denna besparing görs nu på andra poster i resultaträkningen. Mediakostnaderna är 4,6 Mkr lägre än budget, vilket främst förklaras av det milda vädret. Personalkostnaderna är 3,9 Mkr lägre än budget, vilket förklaras av pensionsavgångar, föräldralediga samt färre och framskjutna rekryteringar. Detta medför att även intäkter debiterad tid i projekt har blivit lägre, 2,7 Mkr. Hyresintäkterna inklusive hyresrabatter för ägda byggnader är 3,6 Mkr högre än budget. Avvikelsen beror till viss del på periodiseringar. Budgeten är fördelad över året i 12-delar. Utfallet däremot är högre i början av året och kommer bli lägre framöver pga uppsagda lokaler. Kostnader för fastighetsservice är 2,2 Mkr lägre än budget. Bland annat har division FM inte fakturerat oss städkostnader för april månad, så utfallet är endast för 3 månader. Vi ligger bra i fas när det gäller det planerade underhållet. Bland annat pågår byte av fasad på CSK i Kristianstad. Utfallet tom april är 34,5 Mkr, vilket är 1,4 Mkr högre än budgeten. FM-divisionen: Ackumulerat utfall tom april är -18,2 Mkr, vilket är 22,0 Mkr lägre än periodiserad budget. De största förklaringarna till underskottet är att tillskottet från koncernen, som uppgår till 13, 3 Mkr tom april, inte är uppbokat eller fakturerat enligt direktiv från koncernen. Vidare har det nya måltidsavtalet inneburit behov av ökade stödinsatser till vården. Hur kostnaden för detta ska finansieras är inte klart ännu.

8 Effektiviseringskravet på 20 Mkr som ålades delar av FM-divisionen har fördelats proportionellt utifrån budgetomslutning på de aktuella affärsområdena. Avvikelser utfall jämförelse med budget AO Skånetransport redovisar ett negativt resultat jämfört med budget på -2,5 Mkr. Avvikelsen förklaras av utökade tjänster som i dagsläget saknar finansiering, tex: - dygnet runt service av bud- och patienttransporter i Kristianstad - utökning av logistikkonceptet inklusive inköp av textilier till kunderna - utökning av leverans av engångstextilier - utökade flyttkostnader - ny och utökad satsning på mobila ungdomsbussen AO Måltider, resultatet är -2,1 Mkr sämre än budget. Underskottet är kopplat till det nya måltidsavtalet och de initiala kostnader som detta genererat samt till det effektiviseringskrav som lagts ut på måltidsverksamheten. Projekt servicemedarbetare, resultat i förhållande till budget -4,2 Mkr. Mot bakgrund av nytecknat avtal vad gäller måltider i Lund, Malmö, Landskrona, Trelleborg samt Orup har behov aviserats från vårdens sida vad gäller ytterligare stöd i avdelningsköken på vårdavdelningarna. Regionservice har tillgodosett dessa krav genom tilläggsavtal med serviceleverantör samt genom nyrekrytering av servicemedarbetare. AO Verksamhetsstödjande följer budgeten väl, ett mindre underskott blev resultatet per april -0,4 Mkr. Inom affärsområdet återfinns följande verksamheter: bevakning samt e- tjänstekort, receptioner och konferensservice, avfallshantering, parkering, inredningsservice samt arbetsplatstjänster. Parkeringsverksamheten genererar ett mindre överskott, trots att verksamheten burit en hel del omställningskostnader vid sjukhusområdet i Helsingborg. Avfallsverksamheten svarar för det större underskottet genom utökad fraktionshantering. AO Skånetvätt redovisar ett överskott på 1,9 Mkr. Överskottet hänger samman med utökad internfakturering inom Regionservice avseende tvätt av personalkläder och städmaterial (moppar). Därutöver är hyreskostnaderna lägre än budget. Under årets fyra första månader har Skånetvätt utökat sin produktion jämfört med motsvarande period förra året och hanterat ytterligare tvätt motsvarande en dag per månad. AO Lokalvård redovisar ett underskott på -4,2 Mkr. De största avvikelserna beror på att interna intäkter inom Regionservice inte har fakturerats pga systemproblem, kostnader för inköp av städmoppar blivit felperiodiserade och i sin helhet belastat första kvartalet, kostnader avseende smittstädning vid CSK (Kryh) i dagsläget är ofinansierade samt effektiviseringskrav. AO Skånetekniks totala utfall i april är 0,4 Mkr högre än budget. Budget följs med en viss ökad omslutning vilket framförallt förklaras av de utökade tjänster som nybyggnationerna vid Helsingborgs sjukhusområde genererar samt en viss utökning av det planerade underhållet vid sjukhusområdet i Malmö. AO GSF HR har en avvikelse mot budget på -1,1 Mkr. Detta beror på en eftersläpning vad gäller fakturering av utförda tjänster. Personalkostnaderna uppvisar ett överskott mot budget pga uppkomna vakanser som håller på att tillsättas. AO GSF Ekonomi visar ett överskott mot budget motsvarande 0,6 Mkr. Det positiva resultatet förklaras till största delen av att en rad vakanser har uppträtt inom personalområdet vilket inneburit att kostnaderna har kunnat hållas tillbaka.

9 Helårsprognos 2015 AM-divisionen: Vid motpartsavtämning av budget framkom att ett antal hyreskontrakt saknades och att ett antal kontraktsförändringar inte blivit korrekta i budgetunderlaget. Ekonomidirektören beslutade att Regionservice, division AM, får ta dessa kostnader som uppgår totalt till 28,9 Mkr. Division AM har tagit fram en handlingsplan för att täcka underskottet. Den omfattar en sänkning av det planerade underhållet med 20 Mkr samt ingen återbetalning av median. Årsprognosen är 19,4 Mkr, vilket är 21,7 Mkr högre än budget. Förändringar av prognos jämförelse med budget: Prognosen för kapitalkostnaderna är 17,9 Mkr lägre än budget. Pga senareläggning av projektavslut i investeringsprojekt är kapitalkostnaderna 15,9 Mkr lägre. Den största avvikelsen avser paviljongerna i Helsingborg, där projektet beräknas avslutas fem månader senare än budgeterat. Därutöver har vi 2 Mkr i lägre kapitalkostnader för CRC i Malmö pga av den lägre marknadsräntan. Övriga kostnader är 17,7 Mkr högre än budget. Då vi hade ett underskott när vi budgeterade lade vi in en besparing på 17,1 Mkr här. Denna besparing gör vi nu på andra poster i resultaträkningen. Prognosen för planerat underhåll har sänkts med 7,6 Mkr. Sänkningen ingår i handlingsplanen för att få budgeten i balans. Ytterligare sänkningar kommer vid nästa prognos. Personalkostnaderna beräknas bli 7,5 Mkr lägre än budget, vilket förklaras av pensionsavgångar, föräldralediga samt färre och framskjutna rekryteringar. Detta medför att även intäkter debiterad tid i projekt blir lägre. Prognosen är sänkt med 7,2 Mkr. Kostnader för skador beräknas öka med 4,5 Mkr. Det avser ytterligare skador pga vattenläckor i Landskrona samt skador i samband med fjolårets översvämning i Malmö. När det gäller skadorna i Malmö var kostnaderna förra året 6 Mkr och hittills i år uppgår kostnaderna till 3,1 Mkr. Fordran mot försäkringsbolaget är inte reserverad, pga osäkerhet i hur stor ersättningen kan bli. Prognosen för fastighetsdrift är 4,4 Mkr lägre än budget, varav 2,6 Mkr beror på lägre kostnader för snö- och halkbekämpning. Division AM räknar med högre hyresintäkter inklusive hyresrabatter för ägda byggnader med 4,1 Mkr. Det har tillkommit ett antal nya kontrakt, bland annat mot Folktandvården, Telia Sonera samt division FM för nya måltidsavtalet. Därutöver har ett antal avflyttningar i Malmö skjutits fram något. Prognosen för mediakostnaderna beräknas bli 3,8 Mkr lägre än budget pga av den milda vintern. Ingen prognosändring sker avseende mediaintäkterna, eftersom dessa eventuellt inte ska regleras mot kund i år. FM-divisionen: Årsprognosen är 11,8 Mkr, vilket är 38,4 Mkr sämre än budget.

10 Förändringar av prognos jämförelse med budget: Prognosen för AO Skånetransport är 10,9 lägre än budget. Prognosförsämringen hänger delvis samman med utökning av tjänster som i dagsläget har en oklar finansiering tex ökade flyttkostnader samt ökade kostnader för textilieinköp pga utökning av logistikkonceptet samt tvättbytesförrådet i Lund. Vidare bedöms effektiviseringskravet inte gå att genomföra fullt ut eftersom personalen behövs till utökade/nya uppdrag. AO Måltider, prognosmässigt kalkyleras ett underskott motsvarande -10,5 Mkr. De bakomliggande skälen för detta stora underskott är de engångskostnader som belastat måltidsverksamheten i samband med byte av måltidsleverantör, vidare de utökade distributionskostnaderna som tydliggjorts i samband med driftsättning. Projekt Servicemedarbetare, underskottet beräknas bli -16,1 Mkr. Projektet omfattar inledningsvis sex månader, vilket prognosen är baserad på. I samband med att det nya måltidsavtalet trädde i kraft den 1 april 2015 har vården efterfrågat behov av extra stödinsatser från Regionservice. Det nya avtalet innebär att man går från bricklunch till kantiner, och det är sjukhusen i Lund, Landskrona och Malmö som är berörda. Det utökade stödet innefattar förberedelser, dukning, diskning, avfall samt portionering och har lösts genom att 70 arbetslösa ungdomar har anställts under en tidsbegränsad period (Malmö) och med hjälp av en extern leverantör Sodexo (Lund och Landskrona). Hela finansieringen av projektet är inte klart ännu men av de nyrekryterade servicemedarbetarna till Malmö kommer personalkostnaderna att finansieras av SUS 25 %, Personalnämnden 50 % och Regionservice 25 %. AO Verksamhetsstöd beräknas gå med underskott i förhållande till budget som uppgår till -1,7 Mkr. Det är bland annat den utökade hanteringen av matavfall som genererar högre kostnader. AO Skånetvätt, prognosen beräknas bli 2,0 Mkr bättre än budget, vilket beror på utökad internfakturering inom Regionservice av personalkläder och städmaterial. AO Lokalvård, prognosen överensstämmer med årsbudget. AO Skåneteknik redovisar ett marginellt prognosöverskott på 0,3 Mkr. AO GSF HR, prognosen överstiger budget med 1,0 Mkr. Det är rekryteringstjänsterna som har en ökande trend. AO GSF Ekonomi, prognosen understiger budget med -2,6 Mkr. Underskottet beror på slopande av dröjsmålsavgifter från 1 juli 2015, enligt förslag som finns på regionfullmäktiges agenda kommande månad.

11 7. Övrigt Tabell: Nyckeltal Verksamhet Ack. Utfall Ack. Utfall Bokslut Prognos Mål Nyckeltal - AM-divisionen Fastighetsskötsel (DTS+FAU) kr/kvm BRA varav drift tillsyn skötsel (DTS) varav felavhjälpande underhåll (FAU) Planerat underhåll (PU) kr/kvm BRA Energiförbrukning (el, värme, kyla) kwh/kvm BRA Andel projekt som avviker från projektanmälan med max 10% % 91,4 94,7 83,6 95,0 95,0 Nyckeltal - FM-divisionen Skånetransport Andel miljödrivmedel % 42,0 46,0 46,0 48,3 48,3 Andel miljöfordon % 94,3 96,0 96,0 98,0 98,0 Skånetvätt Leveransgrad % 98,4 98,9 98,6 99,0 99,0 Kostnad per ton kr/ton , , , , ,0 Skåneteknik Beläggningsgrad Skåneteknik % 83% 92% 90% 90% GSF Antal kundfakturor/resurs Antal leverantörsfakturor/resurs Antal inkomna basrekryteringsuppdrag Nyckeltal - Personal Hälsotal (andel medarbetare med 0-5 sjukdgr) 91,1 91,7 58,3 -- Nyckeltal - Ekonomi Resultat Mkr

12 Bild: Resultatuppföljning 2015 Bilaga 1 Resultatuppföljning per division Bilaga 2 Investeringsuppföljning