Bun 2018/227. Gallring av vissa handlingar inom förskola, grundskola och grundsärskola (Bun)

Transkript

1 (23) Bun 2018/227 Gallring av vissa handlingar inom förskola, grundskola och grundsärskola (Bun) Styrdokumenten för barn- och ungdomsnämnden (Bun) har reviderats för dess förskole, grundskole- och grundsärskoleverksamheter och det har tagits fram en uppdaterad hanteringsanvisning. Förvaltningen har därför tagit fram detta gallringsförslag gällande gallring av vissa handlingar inom förskola, grundskola och grundsärskola. Uppdatering av styrande dokument för hantering av förskolors, grundskolors och grundsärskolors allmänna handlingar Genom att det har gått flera år sedan senaste revideringen av dokumenthanteringsplaner gjordes för de kommunala förskolorna och grundskolorna bestämdes det att en uppdatering behövdes göras av styrdokumenten. De sågs till viss del som inaktuella genom att de saknade aktuella handlingar och processer som uppkommit eller ändrats under åren och nu finns inom de olika verksamheterna. Det försvårar därför rätt hantering av verksamheternas handlingsbestånd då planen inte speglar rätt verksamhet. Genom att dokumenthanteringsplanen också ses, till viss del, som inaktuella problematiserar detta också planens roll som ett hjälpmedel. Styrdokumenten har därför reviderats och uppdaterats vilket lett till framtagandet av en hanteringsanvisning för förskola, grundskola och grundsärskola. Verksamhetsområden för förskola, grundskola och grundsärskolas hanteringsanvisning: 1. Leda och styra verksamheten 2. Ge verksamhetsstöd 3. Förskola 4. Grundskola inkl. förskoleklass och fritidshem/fritidsklubb 5. Grundsärskola Hanteringsanvisning Hanteringsanvisningen tar upp, som, vilka allmänna handlingar som finns inom förskolorna och grundskolorna, vart och hur de hanteras och vad som ska bevaras eller får gallras efter viss tid. Ett nytt tillägg har gjorts genom att även grundsärskolornas handlingar har lagts till och förtydligats. Syftet till att hanteringsanvisningen görs är, som med, nämligen att bestämma och planera för hur allmänna handlingar ska hanteras. Den ska även vara ett hjälpmedel och stöd för de som arbetar inom verksamheten, kunna uppvisa allmänna handlingar som uppstår i inom verksamheterna och allmänhetens insynsrätt. Det ska slutligen också vara en sammanställning som tar upp vad Gallringsförslag, hanteringsanvisning Barn- och ungdomsförvaltningen Besöksadress: Riddarplatsen 5, 13 tr Enheten för ledningsstöd Postadress: JÄRFÄLLA Linda Andersson, Arkivarie Telefon växel: Telefon: (direkt) E-post: jarfalla.kommun@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

2 (23) som ska bevaras och vad som får gallras. Det är också krav på att varje myndighet ska fastställa en hanteringsanvisning som informerar om regler och rutiner för verksamhetens dokumentation och information enligt kommunens nya riktlinjer för hantering av arkiv som började gälla från och med Anledningen till att en ändring av namn för denna typ av styrdokument har gjorts är i samband med en revidering som gjorts av kommunens arkivregler. Då alla slags allmänna handlingar ska redovisas i ett styrdokument oavsett format bestämdes begreppet hanteringsanvisning istället för dokumenthanteringsplan. Hanteringsanvisning ses som ett mer teknikneutralt begrepp enligt de nya riktlinjerna för hantering av arkiv. Hanteringsanvisningen är processorienterad och följer samma struktur som tidigare dokumenthanteringsplaner med verksamhetsområden och processer. Dock har verksamhetsområden ändras till att ordnas in i styrande/ledande processer, stödjande processer och kärnprocesser. Förvaltningsarkivarien har arbetat med att ta fram ett förslag till en hanteringsanvisning för förskola, grundskola och grundsärskola och gjort inventering av handlingar och intervjuer med arkivombud inom några av kommunens förskolor, grundskolor och grundsärskolor. Till hanteringsanvisningen finns det en bilaga i form av en leveranschecklista med information om vilka handlingar som ska levereras till kommunarkivet. Gallringsbeslut för barn- och ungdomsnämnden Det finns sedan tidigare gallringsbeslut för förskolor och grundskolor vilket gjordes i samband med förra revideringen av dokumenthanteringsplaner (2009:2). Dock så har det skett flera förändringar sedan denna tidspunkt och därför har bedömning gjorts i samråd med kommunarkivet att ett nytt förslag om gallring ska göras för förskolorna och grundskolorna. Detta för att strukturen ska stämma i form av verksamhetsområden och processer med den nya hanteringsanvisning som tas fram. När detta gallringsförslag fastställts kommer också tidigare gallringsbeslut för förskolor och grundskolor (2009:2) att upphävas för handlingar inom förskolor och skolor. Gallringsmotiv Gallringsförslaget som tagits fram, och som kan ses i bilaga 1, är urval från hanteringsanvisningen för förskolor och grundskolor. Hanteringsanvisningen kommer att tas upp för beslut vid barn- och ungdomsnämnden sammanträde Motiv till att handlingarna och dess information i förslaget, se bilaga 1, borde kunna få gallras är då de anses/rekommenderas kunna gallras enligt råd, riktlinjer, gallringsbeslut, er eller i samråd med kommunarkivet. Jämförelser har exempelvis gjorts med: Tidigare dokumenthanteringsplaner för Bun: för Bun 1. Allmän administrativ verksamhet, 2. Förskola, 3. Skola skolbarnomsorg, , Dnr Bun 2008/101

3 (23) Hanteringsanvisning för barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter, , dnr Bun 2017/302 Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan , Dnr Kst 2013/231 och gallringsbeslut 2013:1 Hanteringsanvisningar för miljö- och bygglovsnämnden ( ) och tekniska nämnden ( ) Kommunövergripande gallringsbeslut: Handlingar av tillfällig och ringa betydelse (2002:1) Handlingar vid upphandling (2006:1) Handlingar i rehabiliteringsärenden (2006:2) Gallring av vissa ansökningshandlingar med hänsyn till preskriptionstiden i diskrimineringslagarna (2007:2) Vissa handlingar inom processen annonsera, rekrytera och tillsätta tjänst (2007:3) Gallring av allmänna handlingar i de sociala medier Järfälla kommuns förvaltningar använder (2011:1) Nämndspecifikt gallringsbeslut för Bun: Gallring av pappershandlingar inom elevhälsans medicinska insatsers journal (2015:2) Gallring av nationella prov övriga ämnen (äldre) 2016: SKL:s gallringsråd: Bevara eller gallra 1, Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner Bevara eller gallra 2, Gallringsråd för kommuners, landstings och regioners utbildningsväsende Det har också vid behov undersökts med dokumenthanteringsplaner från andra kommuners utbildningsnämnders kring förskola, fritidshem, grundskola och grundsärskola från Mölndals stad, Hultsfred kommun, Trosa kommun, Katrineholm kommun, Malmö stad, Vänersborgs kommun, Håbo kommun, Nässjö kommun, Udvinge kommun, Torsby kommun, Norrköping kommun, Norrtälje kommun, Ekerö kommun, Vaxholm kommun och Botkyrka kommun. Samråd i frågan har också tagits med kommunarkivet som har sett över den nya hanteringsanvisningen och tillhörande gallringsförslag. Det skulle eventuellt kunna innebära en informationsförlust och påverka möjlighet att ta del av informationen enligt arkivlagen för allmänhetens insynsrätt, information för rättskipning och förvaltning och framtida forskningsbehov om handlingarna får gallras. Dock anses handlingarna och berörd information i gallringsförslaget, enligt gallringsråd, gallringsbeslut och tidigare styrdokument, sakna högre värde, långvarig betydelse och att det inte finns behov för bevaring efter att de slutgjort sitt syfte. Det

4 (23) finns inte heller något behov för verksamheterna att ha kvar denna typ av handlingar och information längre än vad som nämns i förslaget. Det skulle uppstå förvaringsbrist om berörda handlingar i förslaget skulle förvaras längre än vad som föreslås. Vissa verksamheter har ett handlingsbestånd som är ganska omfattande. Det skulle inte vara hanterbart för dem att bevara handlingar längre än de gallringsfrister som föreslås i gallringsförslaget då det skulle leda till platsbrist. Beslut om gallring underlättar för hantering, ordnade och återsökning av handlingsbeståndet som existerar inom förskolor, grundskolor och grundsärskolor. Det skapar också en bättre översikt för de bevarandehandlingar som återstår efter föreslagen gallring. Dessa bevarandehandlingar, vars information kan anses ha ett högre värde, ska då sparas för allmänhetens insynsrätt, återsökande av information för rättskipning och förvaltning och framtida forskningsbehov. För mer detaljerad information om berörda processer, handlingstyper, gallringsfrister och referenser för föreslagen gallringsfrist, se bilaga 1 Gallringsförslag enligt hanteringsanvisning för förskola, grundskola och grundsärskola. Linda Andersson Arkivarie

5 (23) Bilaga 1 Gallringsförslag enligt hanteringsanvisning för förskola, grundskola och grundsärskola 1. Leda och styra verksamheten Process Handlingstyp Gallringsfrist Referens Leda och planera förskola/ grundskola/ grundsärskola Kallelser/dagordningar till möten Gallras efter 1 läsår Leda och planera förskola/ grundskola/ grundsärskola Leda och planera förskola/ grundskola/ grundsärskola Ansökan om insats till Järfälla barn- och elevhälsas centrala förskoleoch skolstöd Ställföreträdare för förskolechef/rektor Ansökan om insats rörande specifikt barn/ elev ska bevaras. Ansökan om insats för ett arbetslag kan gallras efter 1 läsår Gallras efter 10 år Hanteringsanvisning Bun:s centrala verksamheter, och anpassat till läsår istället Hanteringsanvisning för Bun:s centrala verksamheter Original hanteras av verksamhet och får gallras efter 10 år då kopplat till behov av eventuell uppföljning av avtal Hantera verksamhetens styrande dokument Hantera verksamhetens styrande dokument Direktiv Budgetunderlag, årsoch flerårsbudget Gallras efter 2 år Kopia för kännedom. Original arkiveras på annan plats i kommunen Bun Följa upp budget Månadsbokslut Gallras efter 10 år Hanteringsanvisning för Bun:s centrala verksamheter Hantera statistik Statistiska uppgifter som lämnats till SCB Gallras efter 2 år Bun, SKL bevara och gallra Undersöka och kvalitetssäkra verksamheten Utvärderingar och enkäter (ifyllda svar) Gallras efter sammanställning av enkäterna är klar. Bun Hantera klagomål och synpunkter Rutinmässiga för Utbildningsnämnden (2012) och för kultur, fritid och demokratinämnden (2016)

6 (23) 2. Ge verksamhetsstöd Process Handlingstyp Gallringsfrist Referens Tillämpa och uppdatera hanteringsanvisningen Anteckningar rörande hanteringsanvisning Bun Hantera inkomna handlingar och upprättade handlingar Hantera inkomna handlingar och upprättade handlingar Hantera inkomna handlingar och upprättade handlingar Hantera inkomna handlingar och upprättade handlingar Hantera inkomna handlingar och upprättade handlingar Inkomna handlingar och korrespondens av uppenbart ringa eller tillfällig betydelse (ex. e-post, brev, sms, mms, röstbrevlåda) Inkomna förfrågningar om verksamheten som kräver rutinmässig åtgärd Inkomna handlingar för kännedom från kommunens förvaltningar Inbjudningar till kurser, konferenser och liknande evenemang Reklam, inbjudningar, erbjudanden, spam och andra handlingar av tillfälligt eller inga betydelse Gallringsbeslut 2002:1 Gallringsbeslut 2002:1 Gallringsbeslut 2002:1 Gallringsbeslut 2002:1 Gallringsbeslut 2002: Administrera personuppgiftshantering Administrera personuppgiftshantering Förteckning över personuppgiftsregister enligt GDPR (EU:s dataskyddsförordning) Begäran om registerutdrag, tidigast efter att begäran har hanterats färdigt Förs och administreras centralt på Buf central förvaltning vilket ser över att ändringar görs i förteckningen av berörd personal. Hanteras centralt av KST och gallras efter 1 år. Övriga nämnder bör kunna gallra begäran efter att den hanterats då den torde kunna bedömas som av ringa värde enligt information från kommunens dataskyddsombud Hantera fakturor och löpande bokföring Hantera fakturor och löpande bokföring Hantera fakturor och löpande bokföring Hantera fakturor och löpande bokföring Beställningsunderlag Betalningsorderblock/ rekvisitionsblock/ (rekvisitioner) Fraktsedlar, packsedlar, följesedlar Gallras efter 10 år Gallras då kontroll mot beställning är gjord Bun Bun Fakturaunderlag Gallras efter 10 år

7 (23) Hantera fakturor och löpande bokföring Hantera fakturor och löpande bokföring Hantera fakturor och löpande bokföring Hantera fakturor och löpande bokföring Leverantörsfakturor Gallras efter 10 år Kundfakturor Original gallras efter 10 år och kopia kan gallras vid inaktualitet Bokföringsorder Gallras efter 10 år Övriga uppgifter som enhet för in i Raindance Gallras efter 10 år Bun Ansöka om medel och bidrag Handlingar/underlag vid ansökan om statsbidrag Gallras 10 år efter att bidraget har utbetalats Hantera handkassa Hantera handkassa Kvitto/redovisning handkassa (original) Kvitto/redovisning handkassa (kopia) Gallras efter 10 år Original arkiveras på annan plats i kommunen Bun Rekrytera och introducera personal Rekrytera och introducera personal Rekrytera och introducera personal Rekrytera och introducera personal Rekrytera och introducera personal Ansökan där sökanden inte fått tjänsten Ansökan till utlyst tjänst när tjänsten dras tillbaka Spontanansökningar och eventuella bilagor Noteringar vid intervjuer Noteringar vid referenstagning Gallras 2 år efter Gallringsbeslut 2007:2 att anställningsbeslutet vunnit laga kraft Gallras efter 2 år Gallringsbeslut 2007:3 Gallras 2 år efter att anställningsbeslutet vunnit laga kraft Gallras 2 år efter att anställningsbeslutet vunnit laga kraft Gallringsbeslut 2007:3 Gallringsbeslut 2007:3 Gallringsbeslut 2007: Rekrytera och introducera personal Nyckelkvittenser Gallras då personen slutar arbeta på förskolan/skolan Vid inaktualitet enligt Bun. Referensgrupp förslag att förtydliga med att gallras när berörd person avslutar tjänst Rekrytera och introducera personal Anställd, kontaktuppgifter Gallras löpande vid revidering av kontaktuppgifter. Gallras helt när personen slutar arbete på förskolan/skolan Förslag från referensgrupp om förtydligande över gallringsfrist

8 (23) Rekrytera och introducera personal Kostintyg för personal Gallras då anställd personal slutar arbeta på förskolan/skolan Dialog med kommunarkivet Bud och beslut på lönesättning (arkivexemplar) Gallras efter 2 år Bun Lönebeslut för ändring av lön (kopia) Då personal slutar på förskolan/skolan Bun Tjänstefördelning Gallras efter 2 år Bun Lärarschema Gallras efter 3 år Bevara och gallra 2 Veckoschema/ arbetstidsschema (pedagogisk personal) Tjänstgöringsrapport T2 (original) Ledighetsansökan tjänstledighet Ledighetsansökan semester Ledighetsansökan - fackligt uppdrag Gallras efter 3 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Bun Bun Bun Reseräkningar Gallras efter 2 år Bevara och gallra 1 Kostavdrag Gallras efter 2 år Bevara och gallra 1 Utlägg för friskvårds ersättning Försäkran sjukdom eller vård av sjukt barn Sjukanmälan/ Friskanmälan Om enheten hanterar originalkvitton, gallras de efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Bun Bun Läkarintyg (kopia) Gallras efter 2 år Bun Samverka Kallelser/dagordningar till möte Samverka Anteckningar från medarbetarsamtal Gallras efter 1 läsår Gallras då personal slutar på förskolan/skolan Hanteringsanvisning Bun:s centrala verksamheter, och anpassat till läsår istället Bun

9 (23) Samverka Övriga handlingar rörande medarbetarsamtal Samverka Anteckningar uppkomna i samband med lönesamtal Gallras då personal slutar på förskolan/skolan Gallras efter 2 år Bun Bun Utbilda och utveckla personal Utbilda och utveckla personal Ansökan kompetensfonden Ansökan meriteringsprojekt Se referens Se referens Hanteras centralt av Buf vilket sköter gallring, se hanteringsanvisning för Bun:s centrala verksamheter Hanteras centralt av Buf och de sköter gallring, se hanteringsanvisning för Bun:s centrala verksamheter Rehabilitera personal Rehabilitera personal Rehabilitera personal Läkarintyg dag 7-27 Korrespondens av tillfällig betydelse/rutinartad Uppdragsbeställningar Gallras efter 3 år enligt gallringsbeslut 2013:1. Vid rehabilitering ska läkarintyg bevaras. Gallras när ärendet är avslutat Gallras när ärendet är avslutat Gallringsbeslut 2013:1 Gallringsbeslut 2006:2 Gallringsbeslut 2006: Hantera arbete för personal som avslutar sin anställning på egen begäran Anteckningar från avgångssamtal Gallringsbeslut 2013: Bedriva systematisk arbetsmiljöarbete Protokoll/mötesanteckningar från PISmöten Gallras efter 3 läsår Ta emot information från fastighetsavdelningen Ta emot information från fastighetsavdelningen Ta emot information från fastighetsavdelningen Handlingar rörande OVK (obligatorisk ventilationskontroll) (kopia) Övriga handlingar rörande fastighetsunderhåll/skötsel Protokoll från lokalmöten (kopia) Kopia för kännedom. Original arkiveras på annan plats i kommunen Kopia för kännedom. Original arkiveras på annan plats i kommunen Kopia för kännedom. Original arkiveras på annan plats i kommunen Felanmäla problem med fastighet Felanmälan, då felet är åtgärdat. Bun Hantera klotter och skadegörelse Bildupptagningar från övervakningskameror Gallras efter 1 månad Bun

10 (23) Vårda lokaler Protokoll från städmöten Gallras efter att avtalstiden löpt ut Vårda lokaler Avtal rörande städning. (kopia) Bun Hyra ut lokaler Handlingar rörande uthyrning av lokaler Original gallras efter 10 år, kopior på original som finns på fastighetsavdelningen kan gallras vid inaktualitet. Kontrakt som skrivits mellan skolan/förskolan och annan part gallras 10 år efter att avtalet upphört att gälla Hyra ut lokaler Nyckelkvittenser Gallras när enheten fått tillbaka nyckel av den som hyrt lokalen Förslag från Referensgrupp (tidigare gallras vid inaktualitet) Upphandla och köpa inköp med rekvisition på papper inköp med handkassa personligt utlägg Betalningsorderblock/ rekvisitionsblock/ (rekvisitioner) Kvitto/redovisning handkassa (original) Kvitto/redovisning handkassa (kopia) Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år (hanteras av en annan förvaltning i kommunen) Bun Kvitton (original) Gallras efter 10 år Kvitto (kopia) Bun Teckna avtal Kontokortsavtal/ Kundkortsavtal Gallras 10 år efter att avtalet upphört Teckna avtal Övriga avtal Gallras 10 år efter att avtalet upphört Teckna avtal Överenskommelser mellan Gallras 10 år efter centralkök och mot- att avtalet upphört tagningskök Hantera dokumentation rörande IT Licenser/avtal Gallras 10 år efter att licensen/avtalet gått ut Bun Hantera dokumentation rörande IT Datorkontrakt /överenskommelse en Bun

11 (23) Hantera dokumentation rörande IT IPAD kontrakt/ överenskommelse en Utifrån hur datorkontrakt hanterats enligt Bun Ta emot information från central förvaltning Hantera informationsmaterial som verksamheten producerar Hantera informationsmaterial som verksamheten producerar Hantera sociala medier Informationsbrev Arkiveras på annan del i kommunen Veckobrev, månadsbrev Gallras efter 1 läsår Hemsida, digitalt medium Bloggar, Facebookkonton, Twitter och andra liknande sociala medier Gallras successivt, Arkivuttag bevaras Bevaras i urval, gallring sker enligt gallringsbeslut Bun Gallringsbeslut 2011:1

12 (23) 3. Förskola Process Handlingstyp Gallringsfrist Referens Ta emot information om Placeringsbeslut Utdrag av placeringsbeslut från placering från Procapita BoU kan central förvaltning gallras vid inaktualitet Bevara och gallra Ta emot och om barn Ta emot och om barn Ta emot och om barn Ta emot och om barn Ta emot och om barn Ta emot och om barn Ta emot och om barn Ta emot och om barn Ta emot och om barn Ta emot och om barn Ta emot och om barn Listor över inskrivna barn i verksamheten (utdrag från Procapita) Beslut om avsteg från fastställda riktlinjer för plats i förskola och pedagogisk omsorg (arkivkopia) Beslut om avsteg för barn i behov av särskilt stöd från fastställda riktlinjer för plats i förskola och pedagogisk omsorg (arkivkopia) Beslut om att anvisa plats i förskola och pedagogisk omsorg av fysiska, psykiska eller andra skäl (arkivkopia) Information om dispens från 30-timmarsregeln. Beslut om omsorg på obekväm arbetstid (kvällar, nätter och helger) (arkivkopia) Beslut om uppskjuten skolplikt (arkivkopia) Hälsodeklaration/ Anhörigblankett Schemablankett förskola (original) Schemablankett förskola (utdrag) Dokumentation från inskolningssamtal och uppföljningssamtal. Gallras då barnet slutat förskolan Gallras då barnet slutat förskolan Gallras då barnet slutat förskolan Gallras efter 2 läsår Gallras då barnet slutat förskolan Gallras då barnet slutat förskolan Gallras efter 1 läsår Gallras efter 3 läsår. Gallras 1 läsår efter att barnet slutat förskolan Arkivkopia av beslut och ansökan diarieförs och arkiveras i nämndens diarium då det är ett delegeringsbeslut. Förslag från referensgrupp för att förtydliga gallringsfrist Enligt placeringshandläggare på central förvaltning behövs scheman sparas under 3 läsår för återsökningsbehov Omplacera barn Underlag beslut om placering/omplacering. Bevara och gallra 2

13 (23) Ta emot barn i specialförskola Intensivträning (kopia) Gallras då barnet slutat förskolan Förslag från pedagogkonsult Hantera placering under semestertid Tidplan för sammanslagningen på sommaröppen förskola Hantera placering under semestertid Hantera placering under semestertid Hantera placering under semestertid Ledighetsblankett Sommarschema Sommarbarnskort, dock tidigast 1 år Gallras efter sommarens slut Gallras efter sommarens slut Förslag från referensgrupp för att förtydliga gallringsfrist Förslag från referensgrupp för att förtydliga gallringsfrist Ta emot information om uppsägning från vårdnadshavare Uppsägning av barnomsorgsplats i Järfälla kommun. (Vårdnadshavares uppsägning) Gallras efter 3 år av placeringshandläggare Hanteras på centralt förvaltning vilket ska få in originalen. (Hanteringsanvisning Bun:s centrala verksamheter) Ta emot information från nämnden om förlorad plats Uppsägning av barnomsorgsplats (kopia). (Nämndens uppsägning) Gallras efter att ärendet avslutats Hantera specialkost Kostintyg förskola Gallras då barnet slutat förskolan Hantera specialkost Läkarintyg (specialkost) Gallras då barnet slutat förskolan Dokumentera barnets utveckling och föra utvecklingssamtal Dokumentera barnets utveckling och föra utvecklingssamtal Dokumentera barnets utveckling och föra utvecklingssamtal Portfolio med handlingar Anteckningar Dokumentation från överlämnandesamtal (till förskoleklass eller grundskola) Återlämnas till barnet när slutar förskola (gallras då barnet slutar förskolan) Gallras då barnet slutar i förskolan Gallras 1 läsår efter att barnet slutat förskolan Hantera modersmålsstöd Anmälan modersmål Gallras då barnet slutar förskolan Planera och utöva verksamhet Veckoplanering Gallras efter 1 läsår Notera daglig närvaro och frånvaro Närvaro- och frånvarolistor (daglig) Gallras då sammanställning gjorts

14 (23) Notera daglig närvaro och frånvaro Närvarolistor, sammanställning t.ex. månad, termin, läsår Gallras efter 2 läsår (omgjort till läsår) Notera daglig närvaro och frånvaro Utflyktsblanketter Gallras varje dag Sätta scheman Veckoschema/ arbetstidsschema Gallras efter 3 år Ta emot information om uppehåll Ta emot information om uppehåll Bekräftelser föräldraledighet Ledighetsblanketter Om en förskola tar ut information från Procapita så kan det gallras vid inaktualitet, dock tidigast efter 1 år Servera Matsedlar (kopia) Servera Förteckning över antal serverade Servera Servera Avtal Överenskommelser mellan centralkök och mottagningskök Gallras 10 år efter avtalet upphört Gallras 10 år efter att avtalet upphört Servera Servera Servera Servera Servera Transportscheman Näringsberäkningar Recept Handlingar rörande egenkontroll av livsmedelshantering/ Anläggning (EKP) Inspektionsrapporter... Gallras då ny handling inkommer Gallras då ny inspektionsrapport inkommer Arkiveras av annan enhet i kommunen Arkiveras av annan enhet i kommunen Informera vårdnadshavare Hemsida, digitalt medium Gallras successivt, arkivuttag tas var för bevarande 31/1 och vid större förändringar Föra dialog med vårdnadshavare Enkäter (ifyllda svar) Gallras då enkäterna sammanställts. (Ett tomt arkivexemplar och resultatsammanställning bevaras)

15 (23) 4. Grundskola inkl. förskoleklass och fritidshem/fritidsklubb Process Handlingstyp Gallringsfrist Referens Bevaka skolpliktiga Skolpliktsbevakning Gallras vid inaktua- barn litet Bevaka skolpliktiga barn Bevaka skolpliktiga barn Beslut om skolpliktens upphörande och rätten att därefter slutföra skolgången (arkivkopia) Beslut om att fullgöra skolplikt på ett annat sätt (arkivkopia) Anta/placera elever Anta/placera elever Skolvalsblankett Gallras efter 2 läsår (omgjort till läsår) Beslut om placering vid en av kommunens skolenheter i strid med vårdnadshavares önskemål om en annan elevs berättigade krav på placering vid en skolenhet nära hemmet åsidosätts (arkivkopia) Anta/placera elever Anta/placera elever Beslut om placering vid en av kommunens skolenheter i strid med vårdnadshavares önskemål (arkivkopia) Beslut att ta emot elev som kommunen inte är skyldig att ge skolgång men som p.g.a. personliga förhållanden har särskilda skäl att gå i kommunens förskoleklass och grundskola (arkivkopia) Anta/placera elever Anta/placera elever Anta/placera elever Anta/placera elever Ansökan om förberedelseklass (kopia) Ansökan/underlag om att få gå om årskurs Ansökan/underlag om att flyttas upp till en högre årskurs Sammanställning, Placering i skola (utskrift från Procapita) Gallras efter 2 läsår Gallras när klassplacering är klar (omgjort till läsår), efter förslag från referensgrupp, efter förslag från referensgrupp Förslag från referensgrupp Hantera antagning till profilklass Svarstalong, profilklass.

16 (23) Hantera antagning till profilklass Bekräftelse på placering, profilklass (utskrift från Procapita) Ta emot och om elever Anhörigblankett Gallras då ny blankett inkommit Hantera elevers byte av skola Hantera elevers byte av skola Anmälan/ansökan om byte av skola, (original eller kopia) (gäller inom Järfälla kommun) Anmälan/Ansökan om byte av skola, (gäller till skola utanför Järfälla kommun) Gallras efter 2 läsår Gallras efter 2 läsår (omgjort till läsår) (omgjort till läsår) Remittera till annan sjukvårdsinrättning Lista över remisser som skickats iväg Hanteringsanvisning för Bun:s centrala verksamheter Hantera elevers val av kurser Hantera elevers val av kurser Hantera elevers val av kurser Språkval (blankett) Elevens val, inlämnad svarsblankett Elevens val, anhållan om byte av kurs Förslag från referensgrupp då handlar om underlag till betyg och att det eventuellt tas bort ett betygsämne, och därför borde gallras när elev Följa upp lärande genom tester och prov Följa upp lärande genom tester och prov Följa upp lärande genom tester och prov Följa upp lärande genom tester och prov Följa upp lärande genom tester och prov Skriftliga tester och prov (egenproducerade) Provresultat, sammanställning Bedömningsstöd i läsoch skrivutveckling Läsutvecklingsschema (LUS) Nationella ämnesprov i övriga ämnen Svar på tester och prov återlämnas till elever efter att betyg har satts. Gallras då betyg är satt och tiden för prövning av betyg löpt ut., tidigast efter att slutbetygen satts. Gallras 5 år efter att elev Gallras 5 år efter att elev Gallras 5 läsår efter provtillfället förutsatt att resultatsammanställningar bevarats.

17 (23) Sätta betyg Kopior av terminsbetyg Gallras 1 läsår efter att slutbetyg har satts Sätta betyg Betygsblankett modersmål Gallras efter att betygen är satta Sätta betyg Betygsvarningar Gallras 1 läsår efter att slutbetyg har satts Sätta betyg Skriftligt omdöme/ intyg Sätta betyg Anmälning till prövning med bilagda handlingar Skriftliga omdömen gallras 1 läsår efter att slutbetyg har satts, se anmärkning. Obs! Bevaras då skriftligt omdöme/intyg ges istället för slutbetyg Gallras efter 2 läsår Hantera modersmålsstöd och modersmålsundervisning Hantera modersmålsstöd och modersmålsundervisning Anmälan modersmålsundervisning Avanmälan/ Uppsägning av modersmålsundervisning Fånga upp elever med svårigheter med tester och prov Diagnostiska prov/screeningverksamhet genomförda efter beslut av enskild skola/lärare (ifylld svarsblankett samt frågor) Gallras 5 år efter att elev Fånga upp elever med svårigheter med tester och prov Sammanställning av diagnostiska prov genomförda efter beslut av enskild skola/lärare Gallras 5 år efter att elev Ansöka om extra insatser i verksamhet Beställning studiehandledning för nyanlända elever till Sverige Planera undervisning Lokal pedagogisk plan (LPP)/ pedagogisk planering Plan och planering som görs för vecka/månad får gallras efter 1 läsår. (Plan och planering som görs för termin/läsår ska bevaras)

18 (23) Undervisa Lärarkalendrar/ Klassböcker Gallras 2 läsår efter sista anteckning under förutsättning att uppgifter av betydelse för elevens utveckling har sammanfattats skriftligt i samband med utvecklingssamtal eller liknande., omgjort till läsår Notera daglig närvaro och frånvaro Närvarolista (daglig närvaro) Gallras då sammanställningen är gjord Notera daglig närvaro och frånvaro Närvarolista, sammanställning t.ex. månad, termin, läsår Gallras efter 10 läsår Notera daglig närvaro och frånvaro Utflyktsblankett Gallras varje dag Sätta scheman Övriga scheman, t.ex. lärarschema, lokalschema Gallras efter 3 år Hantera ledighetsansökan Ledighetsansökan Servera Servera Servera Servera Servera Servera Servera Servera Matsedel (kopia) Förteckning över serverade Avtal Överenskommelser mellan centralkök och mottagningskök Transportscheman Näringsberäkningar Recept Handlingar rörande egenkontroll av livsmedelshantering/anläggning Gallras 10 år efter avtalet upphört Gallras 10 år efter avtalet upphört Gallras då ny handling inkommer Arkiveras av annan enhet i kommunen Bedriva biblioteksverksamhet Förbindelseavtal rörande lånekort en slutat skolan och inga lånekrav finns Bedriva biblioteksverksamhet Kravutskick på försenade lån (kopior)

19 (23) Bedriva biblioteksverksamhet Bedriva biblioteksverksamhet Bedriva biblioteksverksamhet Låntagarregister Gallras löpande Påminnelselistor (för hel klass) Register över utlånade böcker Anmälan till fritidshem Anmälan till fritidsklubb Anhörigblankett/ kontaktuppgifter anhöriga Listor över elever som deltar på Schema för närvarotid, fritidshem Närvarolista för (daglig närvaro) Gallras efter 3 läsår av placeringshandläggare Gallras efter 3 läsår av placeringshandläggare Gallras då ny blankett inkommer Gallras efter 1 läsår Gallras efter 1 läsår Gallras efter 1 läsår Hanteras centralt av placeringshandläggare vilka ansvarar för gallring (se hanteringsanvisning Bun:s centrala verksamheter) Hanteras centralt av placeringshandläggare vilka ansvarar för gallring (se hanteringsanvisning Bun:s centrala verksamheter) med tidigare nämnd anhörigblankett Veckobrev/månadsbrev Gallras efter 1 läsår Scheman för personal inom Lokal pedagogisk plan (LPP)/ pedagogisk planering för Beslut om avsteg från fastställda riktlinjer för plats i fritidshem (arkivkopia) Beslut om avsteg för barn i behov av särskilt stöd från fastställda riktlinjer för plats i fritidshem (arkivkopia) Beslut om att anvisa plats i fritidshem av fysiska, psykiska eller andra skäl (arkivkopia) Gallras efter 3 år Plan och planering som görs för vecka/månad får gallras efter 1 läsår. personalschema, lärarschema gallras efter 3 år enligt tidigare dokumenthanteringsplan för (Plan och planering som görs för termin/läsår ska bevaras) Introducera arbetsliv Introducera arbetsliv Övriga handlingar rörande PRAO Kostutlägg, PRAO

20 (23) Hantera ansökningar till gymnasium Ansökan till gymnasium med bilagor Gallras efter 3 år Skriva kontrakt med elever Skriva kontrakt med elever Datorkontrakt /överenskommelse IPAD kontrakt/ överenskommelse med datorkontrakt som anges ovan Skriva kontrakt med elever Övriga kontrakt och överenskommelser med elever Informera vårdnadshavare Hemsida, digitalt medium Gallras successivt (arkivuttag görs senast den 31/1 varje år, samt vid större förändringar av hemsidan.) Föra dialog med vårdnadshavare Enkäter (ifyllda svar) Gallras då enkäterna sammanställts

21 (23) 5. Grundsärskola Process Handlingstyp Gallringsfrist Referens Bevaka skolpliktiga barn Skolpliktsbevakning Förslag att hanteras lika som för skolpliktsbevakning för grundskola, se ovan Hantera mottagande i grundsärskola Beslut om mottagande i grundsärskola (arkivkopia) Hantera mottagande i grundsärskola Beslut om utskrivning från grundsärskola (arkivkopia) Placera elever Beslut om placering i grundsärskola (arkivexemplar) Placera elever Beslut att ta emot elev som kommunen inte är skyldig att ge skolgång men som p.g.a. personliga förhållanden har särskilda skäl att gå i kommunens grundsärskola (arkivkopia) Placera elever Ansökan/underlag/ beslut om att få gå om årskurs Placera elever Ansökan/underlag/ beslut om att flyttas upp till en högre årskurs Ta emot och om elever Anhörigblankett Gallras då ny blankett inkommit Hantera modersmålsstöd och modersmålsundervisning Hantera modersmålsstöd och modersmålsundervisning Anmälan modersmålsundervisning Avanmälan/uppsägning av modersmålsundervisning Planera undervisning Planera undervisning Lokal pedagogisk plan (LPP)/ pedagogisk planering Licenser/Avtal Plan och planering som görs för vecka/månad får gallras efter 1 läsår. Gallras 10 år efter att licensen/avtalet gått ut (Plan och planering som görs för termin/läsår ska bevaras)

22 (23) Undervisa Lärarkalendrar/ klassböcker Gallras 2 år efter sista anteckning under förutsättning att uppgifter av betydelse för elevens utveckling har sammanfattats skriftligt i samband med utvecklingssamtal eller liknande för Notera daglig närvaro och frånvaro Notera daglig närvaro och frånvaro Notera daglig närvaro och frånvaro Närvarolista (daglig närvaro/frånvaro) Närvarolista, sammanställning t.ex. månad, termin, läsår Gallras då sammanställningen är gjord. Gallras efter 10 läsår för för Utflyktsblankett Gallras varje dag för Sätta scheman Övriga scheman Gallras efter 3 år för Hantera ledighetsansökan Ledighetsansökan för Servera Matsedel (kopia) för Servera Servera Servera Förteckning över serverade Avtal Överenskommelser mellan centralkök och mottagningskök Gallras 10 år efter avtalet upphört Gallras 10 år efter avtalet upphört för

23 (23) Servera Servera Servera Servera Transportscheman Näringsberäkningar Recept Handlingar rörande egenkontroll av livsmedelshantering/ anläggning Gallras då ny handling inkommer för för för Arkiveras av annan enhet i kommunen Bedriva biblioteksverksamhet Bedriva biblioteksverksamhet Bedriva biblioteksverksamhet Bedriva biblioteksverksamhet Bedriva biblioteksverksamhet Förbindelseavtal rörande lånekort Kravutskick på försenade lån (kopior) en slutat skolan och inga lånekrav finns för för Låntagarregister Gallras fortlöpande för Påminnelselistor (för hel klass) Register över utlånade böcker för för Informera vårdnadshavare Hemsida, digitalt medium Gallras successivt (arkivuttag görs senast den 31/1 varje år, samt vid större förändringar av hemsidan.) för