Upphandling av rådgivare och strategisk partner i PR-, kommunikations- och kännedomsfrågor i Sverige

Transkript

1 Upphandling av rådgivare och strategisk partner i PR-, kommunikations- och kännedomsfrågor i Sverige OM SAK Svenska Afghanistankommittén (SAK) är en biståndsorganisation som har arbetat i Afghanistan i över 35 år. Vi arbetar med utbildning, hälsovård, landsbygdsutveckling och rehabilitering av personer med funktionsnedsättning. SAK har cirka anställda, varav över 99 procent är afghaner. Verksamheten riktar särskilt in sig på de mest utsatta grupperna i Afghanistan och bedrivs alltid i ett nära samarbete med lokalbefolkningen. Vi arbetar huvudsakligen på den afghanska landsbygden med särskild inriktning på kvinnor, barn och personer med funktionsnedsättning. Arbetet med mänskliga rättigheter och genusfrågor är centralt och genomsyrar hela organisationen. I Sverige har SAK cirka medlemmar och månadsgivare och ett kontor i Stockholm med runt tjugo anställda. SAK är en politiskt och religiöst obunden biståndsorganisation som finansieras av bland andra tusentals privatpersoner, Sida, EU och Världsbanken. ADMINISTRATIVA VILLKOR Upphandlande organisation är Svenska Afghanistankommittén, organisationsnummer Adress: Malmgårdsvägen 63, STOCKHOLM. Telefon Fax Webb: sak.se. Frågor om upphandlingen För frågor om upphandlingen, kontakta Krister Holm; telefon , e-post: krister.holm@sak.se. Annonsering Anbudsförfrågan har gjorts känd genom publicering på SAK:s hemsida sak.se, genom direkt förfrågan till kända aktörer på marknaden och genom andra relevanta kanaler. Upphandlingsregler Detta är en upphandling som görs med sluten anbudsgivning. Anbuden ska inkomma till SAK senast 23 april 2018 klockan Inlämning ska ske i slutet kuvert antingen med bud eller via vanlig post ställt till Peter Isotalo, Svenska Afghanistankommittén, Malmgårdsvägen 63, Stockholm, märk kuvertet Strategisk rådgivare och partner. Observera att det inte går att göra ändringar i eller kompletteringar av anbudet efter sista dag för inlämnande av anbud. Däremot kan anbudsgivaren få rätta uppenbara felskrivningar, felräkningar eller annat uppenbart fel. SAK får i vissa fall begära att anbudet förtydligas efter fastställd sista dag under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling. Sida 1 av 5

2 Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. SAK förbehåller sig rätten att inte gå vidare med något av de inkomna anbuden. BAKGRUND SAK har en unik position att berätta om Afghanistan och varför det afghanska folket behöver stöd. Genom den djupa kunskap som kommer från mer än trettiofem års närvaro i Afghanistan kan SAK berätta historier som berör och ger djupare insikter om ett land som medier för det mesta endast skildrar som krigsdrabbat och eländigt och något man flyr. SAK kommer fortsätta arbeta för att öka kunskapen om och stödet till ett rättighetsbaserat utvecklingsarbete som förändrar människornas liv i Afghanistan. SAK kan också visa att utvecklingsarbetet faktiskt i de flesta fall fungerar och ger resultat! SAK är relativt okänd bland allmänheten. Men av de som känner till SAK uppfattas organisationen som en expertorganisation och en pålitlig, långsiktig, bistånds och insamlingsaktör. 1 När ISAF (International Security Assistance Force under ledning av USA med svenskt militärt deltagande) drog sig ur 2014 fanns risken att Afghanistan skulle glömmas i Sverige. Men de många asylsökande som kom till Sverige 2015 gjorde att uppmärksamheten om Afghanistan och dess folk ökade. Genom olika kanaler ska SAK ge allmänheten möjlighet att öka kunskapen, engagera sig, antingen genom att bli medlemmar, genom att ge bidrag eller sprida information om SAKs arbete i Afghanistan. Det är viktigt att öka antalet privata individuella givare och företagsgivare, för att trygga ett relativ oberoende från institutionella givare. Det är också en mätare på solidariteten med det afghanska folket. SAK är en av få professionella hjälporganisationer med en engagerad folkrörelse som aktivt stödjer ett enda land, Afghanistan. Detta ger SAK en alldeles särskild röst när det gäller trovärdighet och möjligheten att ge allmänheten, inklusive medlemmar, möjlighet att lära sig om Afghanistan och bidra till utvecklingen. UPPDRAGET - 3 årigt samarbete SAK kommer under 2018 att ingå ett avtal med rådgivare och strategisk partner i PR-, kommunikations- och kännedomsfrågor i Sverige för perioden juni 2018 maj En nyligen framtagen strategisk plan för all verksamhet, både i Afghanistan och i Sverige kommer att styra 1 Erik Ohlsson DN om SAK Som en positiv motbild, ett exempel på att omvärlden faktiskt kan bidra till en gynnsam utveckling i Afghanistan, vill jag gärna föra fram den obeväpnade funktionären från Svenska Afghanistankommittén (SAK) i rutig Dressmanskjorta och beiga Fjällräven byxor. Ja, det kan låta raljant. Men jag har följt SAK från dess tillkomst i början av 1980-talet och vågar säga att deras småskaliga och tålmodiga arbete, med rötterna i svensk folkrörelsetradition och förankrat i Afghanistans lokalsamhällen ute på landsbygden, har betytt mer för de krigströtta afghanerna än de amerikanska mångmiljoninsatserna som stöttas med bestyckade Hummerjeepar. SAK, som med sina cirka anställda (varav 99 procent är afghaner) är en av Afghanistans största privata arbetsgivare, har satsat på uthålliga insatser inom främst skola och hälsovård. De har opartiskhet som sitt signum och har därmed undvikit att till skillnad från den internationella styrkan bli en del av de mångskiftande lokala konflikterna. Framstegen är inte enastående och de har hämmats av de ökade inbördes konflikterna. Men de finns där: uppemot sju miljoner barn kan gå i skola, 2,5 miljoner människor på landsbygden får sjukvård de annars inte skulle ha haft, vattenförsörjning och annan infrastruktur har stärkts i avlägsna områden. Det handlar om ett bärkraftigt, träget arbete som binder ihop biståndsgivarna med mottagarna, en förutsättning för den tillit som behövs för den komplicerade politiska processen. Långsiktighet är inget som verkar prioriteras av dagens beslutsfattare när det gäller att angripa den afghanska krisen. Men finns det egentligen något alternativ för Afghanistan och för omvärlden? Sida 2 av 5

3 Sida 3 av 5 FINAL DRAFT arbetet under perioden Leverantören kommer att agera rådgivare och strategisk partner i PR, kommunikations- och kännedomsfrågor i Sverige. Villkor för uppdraget SAK kan inte i detalj specificera uppdraget eftersom lösningen på uppgiften formas i uppdraget. En del av uppdraget innehåller färdiga tjänster. SAKs strategisk partner och rådgivare i kommunikations- och varumärkesfrågor i Sverige ska sätta sig in i SAKs strategiska kommunikationsarbete och tillhandahålla ett baspaket av allmänt stöd, rådgivning och idékläckande. Färdig tjänst som SAK behöver och har resurser till är: 6 rådgivande möten per år à 6 timmar per möte (inklusive förberedelser och uppföljning) Rådgivande möten Syftet är att analysera hur SAK operationaliserar det strategiska kommunikationsarbetet Målet är att identifiera nya/kreativa/oväntade/effektiva aktiviteter och/eller förstärka/utveckla befintliga aktiviteter som SAK har möjlighet att genomföra Rollerna är att SAK förser byrån med information, byrån förbereder mötet enligt punkterna nedan, antecknar på mötet och sammanställer anteckningarna och skickar de till SAK senast fem arbetsdagar efter mötet. Dagordning för det rådgivande mötet (mer detaljer finns specificerat i bilaga) 1. Nuläget 2. Analys av nuläget 3. Möjliga vägar framåt I förberedelser för byrån ingår att 1. Bygga upp en förståelse för SAKs strategiska kommunikationsarbete vilket innebär kunskap om SAKs Strategiska mål Effektmål Resultatmål Kommunikationsaktiviteter Kommunikationsplattform Målgrupper Resurser Tjänst som kan skapas under arbetets gång Om det under samarbetets gång blir aktuellt med fördjupat och/eller breddat samarbete och extra insatser, som att ta fram förslag på kommunikations och PR insatser, ska för detta arbete byrån i denna upphandling presentera: Prislista per timme för o senior konsult (Hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom ett område. Har deltagit i stora uppdrag inom olika områden och genomfört uppdrag

4 o o med mycket hög kvalitet, nivån uppnås normalt tidigast efter 9-12 år som konsult inom området. Tar huvudansvar för ledning av större grupp) konsult (Har utbildning inom området, viss svårighetsgrad. 1-3 år som konsult inom området, har deltagit i eller utfört ett flertal liknande uppdrag. Kräver arbetsledning Kan självständigt utföra avgränsade arbetsuppgifter) Assistent BETALNINGSVILLKOR Fakturering av belopp sker sex gånger per år efter varje möte. Vid fördjupat och/eller breddat samarbete och extra insatser fakturas enligt överenskommelse. ANBUDET Upphandlingen kommer att ske i två steg: Steget ett är att SAK väljer ut 3-5 byråer som går vidare från att ha klarat utvärderingsgrunderna för steg ett som anges nedan. Steg två är en muntlig presentation (pitch) där de utvalda byråerna får presentera hur de ser framför sig ett framtida samarbete och svara på frågor från SAK. UTVÄRDERINGSGRUNDER De anbudsgivare som har skickat in anbud på rätt sätt och rätt tid och uppfyller kraven på leverantören kommer att ingå i utvärderingsfasen. SAK kommer att vid utvärdering anta det anbud som är mest fördelaktigt med hänsyn till följande utvärderingsgrunder: Kriterier Steg 1 i skriftligt anbud 1. Blankett SKV 4820 från Skatteverket ska bifogas. 2. Förmåga att analysera och komma med lösningar på komplexa kommunikationsbehov 3. Kapacitet och kompetens för uppdraget Hur ska anbudsgivaren visa att kriterierna kan uppfyllas? Bifoga ifylld blanketten i anbudet Ge två exempel på tidigare framgångsrika uppdrag. Max 1A4-sida per uppdrag. Beskriv byråns storlek (omsättning, antal kunder, antal anställda) och eventuella utmärkelser. Bifoga minst en senior konsults curriculum vitae. Hur ska SAK utvärdera detta? Måste finnas med Sida 4 av 5

5 4. Tillgänglighet och resurser Beskriv hur lång tid (dagar) det max kan ta från det att en idé från ett rådgivande möte blir ett färdigt förslag på kampanj/aktivitet med kostnadsförslag som byrån presenterar för SAK 5. Erfarenhet av specifika områden/ Beskriv under rubrik i branscher en 6. Erfarenhet från liknande uppdrag Beskriv under rubrik i 7. Kunskap om SAK:s intressenter Beskriv under rubrik i inkl. medielandskapet 8. Rutiner för kvalitetssäkring Beskriv under rubrik i 9. Rutiner för att mäta och Beskriv under rubrik i utvärdera resultat 10. Förståelse för SAK:s behov och Beskriv på max en A4 sida hur önskemål SAK:s behov och önskemål uppfattas Punkterna 2 10 bedömer SAK på en skala 1 3, där 1 är svagt, 2 är bra och 3 mycket bra. Den sammanlagda poängen utgör 70% av SAK:s totala bedömning i första steget och som ligger till grund för att gå vidare till steg 2. Pris färdig tjänst (inkl. moms) Pris per möte Priset utgör 30% av Pris för tjänst som kan skapas under arbetets gång (inkl. moms) Pris per timme för: -senior konsult -konsult -assistent SAK:s bedömning i första och andra steget. Steg 2 besök hos SAK (Pitch) 1) Kreativ förmåga 2) Förmåga att svara på SAK:s frågor om hur rådgivaren/partnern ser framför sig ett framtida samarbete. Visas i steg 2 vid pitch på SAK:s kansli, Malmgårdsvägen 63, Stockholm. SAK deltar i mötet med 3 4 personer som efter mötet bedömer varje kriterie på en skala 1 3, där 1 är svagt, 2 är bra 3 mycket bra. Den sammanlagda poängen utgör 70% av SAKs totala bedömning i andra steget. Sida 5 av 5