Delårsrapport

Transkript

1 1 (10) Datum Delårsrapport Sammanfattning Nämndstotal (tkr) Delår Årsbudget 2013 Prognos 2013 Avvikelse Verksamhetens intäkter varav - bidrag taxor och avgifter övrigt Verksamhetens kostnader varav - personal lokaler (ej städ o fastighetsskötsel) kapitalkostnad övrigt Summa nettokostnader Trelleborg2000, v 1.0, Servicenämndens ekonomiska utfall avseende årets första åtta månader visar en total avvikelse i jämförelse med budget på 10,8 Mkr. De stora avgörande underskotten är direkt hänförbara till måltidsservice och fastighetsavdelningen. I övrigt redogörs mer detaljerat för utfallet avseende respektive övriga avdelningar under rubriken Ekonomi nedan. Resultatet för måltidsservice per augusti visar en avvikelse gentemot budget om 5,5 MKr. Kostnaderna och resultatet har sedan etableringen 2010 varit föremål för diskussion och analys beträffande såväl tillförda resurser som avsaknad av en ekonomisk modell som reglerar förhållandet mellan beställare och utförare. Detta förhållande har bestått även under 2013 och varit föremål för en utredning under ledning av kommunledningsförvaltningen, med rapportering under september Kostnadsreducerande åtgärder har föreslagits och vidtagits avseende bl a avvecklingen av AKKA restaurangen, dock inte med full ekonomisk effekt under helåret Arbetet med att hitta formerna för fortsatta kostnadseffektiva åtgärder avseende kvalitet och effektivitet är aktuella och med beaktande till den reviderade Kostpolicy som kommunfullmäktige beslutade den 23 september, samt resultatet av den utredning som framgår av ovan.

2 2 (10) Beträffande resultatet i jämförelse med budget för fastighetstekniska avdelningen redovisas per augusti en negativ avvikelse om 6,3Mkr, vilket till hälften, 3 Mkr, är hänförbart till driftmedia dvs framförallt el- och värmekostnader, inte minst under inledningen av verksamhetsåret. Andra kostnader med avvikelser är hänförbara till myndighetsåtgärder, 1,3 Mkr, och markskötsel, 2,9 Mkr, som överfördes till förvaltningen I sammanhanget skall också noteras att kostnaderna för underhåll, planerat akut samt förebyggande, av olika relevanta skäl varierar under åren. De budgeterade kostnaderna i detta avseende påverkar möjligheterna till långsiktig planering och felavhjälpande eller akuta underhållskostnader kan komma och belastar resultatet samtidigt som planerat underhåll pågår eller är redan beställt och en utjämning mellan de olika slagen kan inte praktiskt i ett kortare perspektivlåta sig göras Det ska i sammanhanget inte heller bortses ifrån att servicenämnden belastas kostnader för de så kallade utvecklingsfastigheterna, Köpingeskolan, Skarpskytten 3 (gamla museét) och Centralskolan utan intäkter annat än avseende idrottshallen på Köpingeskolan. De totala kostnaderna för dessa tre fastigheter avseende drift- och kapitalkostnader uppgår per augusti till 1,4 Mkr och på helårsbasis drygt 2 Mkr. Viktiga händelser Fastighetsavdelningen Inom ramen för planerat underhåll har utöver löpande underhållsåtgärder ett antal större projekt genomförts såsom exempelvis: Takreparationer huvudbiblioteket Takreparationer Östra skolan Takreparationer Liljeborgsskolan pågår Takreparationer Bastionsskolan Måltidsservice Den nu i kommunfullmäktige fastställda Kostpolicyn har under våren arbetats fram av en grupp politiker och tjänstemän med bred representation från flera nämnder och förvaltningar. Kommunfullmäktige antog förslaget vid sitt sammanträde den 23 september. Vannhögskolans nya tillagningskök stod klart vecka 8 och togs i bruk veckan efter. Restaurangen på Akka avvecklades under april och personalen placerades på vakanta tjänster inom måltidsservice. Under våren fattades beslut om att måltidsservice skulle ta över produktion av matdistributionen av matlådor inom socialförvaltningens verksamhetsområde. Produktion förlades på Gröningen där man nu producerar kyld, förpackad mat som levereras ut till ett hundratal matgäster tre gånger per vecka. Samhall sköter all logistik avseende beställningar och transport till matgästerna.

3 3 (10) Ett nytt enkätförslag till NKI-undersökning har framtagits för genomförande i samarbete med bildningsförvaltningen under november. Verksamhetsuppföljning Fastighetsavdelningen Arbetet med långsiktiga energibesparingsåtgärder pågår, ett antal åtgärder främst avseende byte av uppvärmningskällor och isolering har genomförts och kommer att följas av ytterligare åtgärder för optimering av installationer för värme ventilation m.m. Arbetet med underhållsplanering fortsätter, under året pågår statusbesiktningar som kommer utgöra grund för långsiktigt arbete. Resultatet av besiktningarna implementeras i förvaltningens fastighetssystem för optimal uppföljning Måltidsservice Avvecklingen av AKKA är genomförd, medan Gröningen efter politiskt ställningstagande är i fortsatt drift om än med viss ändrad inriktning. Den reviderade kostpolicyn är nu beslutad och arbetet med att implementera policyn kommer att påbörjas. Vannhögsskolans tillagningskök togs i bruk i slutet av februari. Planerna på ett samarbete med gymnasieskolans livsmedelsprogram i en form av validering av ekonomibiträde till kock har inte kunnat fullföljas som en konsekvens av beslutet att lägga ner livsmedelsprogrammet Under februarilov och påsklov har personalen utbildats i smaker, potatisskola, klimatsmart och ekologisk mat och sous-vide dvs färdigtillagat vaccumförpackat kött. Skolorna har även varit på utbildning i Världens bästa skolmat och de krav om näringsriktig mat som skollagen säger. IT-avdelningen Uppgraderingen av operativsystemet löper på enligt plan på det administrativa nätet och efter beslut av bildningsförvaltningen har uppgradering av datorerna på utbildningsnätet också påbörjats. I nuläget har samtliga nämnder förutom socialnämnden och bildningsnämnden fått ut sina läsplattor. Dessa levereras under oktober månad och därefter är denna del av projektet avseende digital ärendehantering avslutad. Användarhanteringen för all personal på det administrativa nätet styrs idag från personalsystemet och i samband med uppgraderingen av operativsystemet på det administrativa nätet är det möjligt för användarna att själva installera viss programvara samt vid behov ominstallera datorn. Självbetjäningsfunktionerna kommer att byggas ut med en beställningsportal för programvaror. Pilotinstallation av LYNC är genomförd i juni månad och programmet testas nu på IT-avdelningen och delar av kommunledningsförvaltningen. Utvärdering av installationen kommer att göras i slutet på oktober och därefter tas besked om fortsatt installation. På bildningsförvaltningens uppdrag har det trådlösa nätet byggts ut på i stort sett samtliga förskolor och därefter har införandet av läsplattor i stor skala

4 4 (10) gjorts. Förstärkning av det trådlösa nätet har också gjorts på framförallt Söderslättsgymnasiet och Liljeborgsskolan för att hantera elevdatorer. Efter utförda tester är MEX, den mobila växelanknytningen i skarp drift hos ett tjugotal användare och vi räknar med att ha ca hundra användare i drift i slutet av året. För de användare som får mobil anknytning plockas samtidigt den fasta anknytningen ned så att användaren inte har både fast och mobiltelefon, vilket är väldigt vanligt idag. Måluppfyllelse Måluppfyllelse Samlad bedömning av måluppfyllelse Orsak till att mål Genom snabb och god service till våra kunder ska underhållskostnaderna minska samtidigt som miljön för våra barn och ungdomar blir bättre inte uppnås Orsak till att mål Servicenämnden ska sträva efter att fler deltidsanställda medarbetare som önskar ska kunna få en heltidssysselsättning inom förvaltningen inte uppnås Orsak till att mål Genom att öka andelen ekologisk mat ska vi få friskare barn inte uppnås Redovisning Det är första året med uppföljning i enlighet med servicenämndens målarbete, som genomfördes För flertalet av målen kan måluppfyllelse för perioden inte presenteras då mätningarna redovisas på helårsbasis. Indikatorn avseende Antal skadetillfällen/1 000 invånare Antalet klotter och skadegörelse på fastigheterna har inte kunnat uppnås då målet är ett årsmått och kommer att redovisas per den siste december. Indikatorn avseende Antal praktikplatser är uppnådd för perioden. Indikatorn avseende Sysselsättningsgraden på deltidsanställda ska öka är uppnådd för perioden. Indikatorn avseende andelen inköpta ekologiska livsmedel har inte kunnat uppnås för perioden då resultaten av mätningen sker per kvartal och inte tertial. För perioden januari-juni uppgår andelen inköpta ekologiska livsmedel till 25,6%. Ekonomi De redovisade intäkterna uppgår till 253,3 Mkr och de redovisade kostnaderna uppgår till 267,0 Mkr dvs en nettokostnad på -13,7 Mkr som i förhållande till periodbudgeten, -2,9 Mkr, genererar en budgetavvikelse på -10,8 Mkr. Fördelat på de olika verksamhetsområdena skiljer sig resultaten åt; lokalvården redovisar ett överskott på 0,2 Mkr, IT/Telefoni överskott 0,3 Mkr, upphandlingsavdelningen överskott 0,1 Mkr, fastighetsavdelningen underskott 6,3 Mkr samt måltidsservice underskott 5,5 Mkr. Dessutom föreligger negativa avvikelser avseende tryckeri och internposten, 0,2 Mkr samt verkstaden på Sjövik med 0,4 Mkr. Vad avser helårsprognosen för servicenämndens verksamhetsområden gör förvaltningen bedömningen att underskottet kan bli 15 Mkr. Underskottet för

5 5 (10) måltidsservice prognostiseras till 8 Mkr, varav 1Mkr avser kostnader för restaurangen på Akka innan avvecklingen och 0,5 Mkr avser verksamheten på Gröningens restaurang. Beträffande fastighetsavdelningen görs bedömningen att omprioritering avseende underhållsåtgärder och kostnader för driftmedia skall kunna hållas inom ramen för de totala budgeterade fastighetskostnaderna för det tredje tertialet september till december 2013, dvs ingen ytterligare resultatförsämring de fyra sista månaderna men en budgetavvikelse på helåret om 6,1 Mkr. När det gäller åtgärder inom fastighetsavdelningen pågår under hand arbetet med energieffektiviseringar, ett arbete som successivt kommer att förbättra resultatutvecklingen, antingen direkt eller indirekt genom att man möter energibesparingarna mot ökningar av enhetspriser, kostnad per kwh. Underhållskostnaderna kommer också att kunna hållas på acceptabla nivåer i takt med att planerade åtgärder kan genomföras successivt och undvikande av akuta eller felavhjälpande underhållsåtgärder. Servicenämnden redovisade i samband med delårsbokslutet en prognos per på ett underskott på 8,975 Mkr, i allt väsentligt hänförbart till måltidsservice verksamhet. Situationen beträffande fastighetsavdelningen hade inte tillräckligt tydliggjorts och analyserats i den omfattning som nu kunnat göras i samband med genomgång av resultatet per augusti. Investeringar Ett antal investeringsprojekt har hanterats under perioden i olika faser, större projekt kommenteras nedan: Rådhusets ombyggnad Status ering enligt uppdrag av om och tillbyggnad av Rådhuset Utredning, förstudier och projektering har bedrivits i omgångar sedan 2010 ering och förkalkylering pågår Kostnader och förslag till åtgärder har redovisats. Beslut om fortsatt hantering av projektet avvaktas Övrig information Budget SEK Upparbetade kostnader hittills SEK Pilevall etapp 2 Status et avser sammanbyggnad av fristående befintliga byggnader till en sammanhållen byggnad jämte ombyggnad av dessa i syfte att uppnå erforderlig lokalkapacitet samt ändamålsenliga

6 6 (10) lokaler Därutöver utförs erforderliga åtgärder för att innehålla rådande krav på denna typ av byggnad/verksamhet Entreprenaden färdigställdes våren 2013 Slutreglering pågår Övrig information Budget SEK Upparbetade kostnader hittills SEK Ökade kostnader för VVS installationer pga dolda brister, samt reparationsåtgärder i krypgrunder har medfört en negativ avviklese mot budget Om och tillbyggnad av Klagstorps skola Status ering för om och tillbyggnad av Klagstorps skola avseende tillbyggnad av 3 avdelningar förskola, kök, matsal samt ombyggnad för främst slöjdsalar (kök och matsal finns ej idag på skolan) har genomförts Inhyrda mindre förskolelokaler i Södra Åby och Klagstorp kommer ersättas med de nya förskoleavdelningarna Kök, matsal och slöjdsalar i Klagstorps kommunhus ersätts med nya lokaler inom skolan Omdisponering av mark/lekytor inom skolan krävs Befintlig oljepanna bytes mot värmepumpslösning Produktion pågår Färdigställande sker etappvis, första delen avseende kök, matsal m.m. beräknas tas i bruk sommaren 2014 Övrig information Budget SEK Upparbetade kostnader hittills SEK Nybyggnation av LSS-boende Västervång kv. Knasten Status ering för nybyggnation av LSS-gruppboende om 6 lägenheter inom fastigheten Kv. Knasten har genomförts Produktion pågår Beräknat färdigställande våren 2014

7 7 (10) Övrig information Budget SEK Upparbetade kostnader hittills SEK Konstgräsplan Smygehamn Status et avser nyanläggning av konstgräsplan i Smygehamn. Markarbeten är färdigställda Upphandling av konstgräs pågår Övrig information Budget SEK Upparbetade kostnader hittills SEK Energieffektivisering Status et avser ett långsiktigt energieffektiviseringsprogram i ca.25 fastigheter baserat på analys utförd 2011/2012 Sammanställning av åtgärder för utförande pågår Hittills utförda åtgärder 2013, Installation av solvärme Alstadhemmet, byte värmekälla Väståkraskolan, Alstadhemmet, Alstad skola, tilläggsisolering Gylle resursskola m.fl. Övrig information Budget SEK Upparbetade kostnader hittills SEK Investeringsanslaget är en sammanvägning av ett antal mindre enskilda investerings för energibesparande åtgärder som tidigare funnits i budget Byte konstgräs Anderslöv Status et avser omläggning av konstgräsplan i Anderslöv Markarbeten pågår Upphandling av konstgräs pågår Övrig information Budget SEK Upparbetade kostnader hittills SEK

8 8 (10) Konstgräs Vångavallen D plan Status et avser nyanläggning av konstgräsplan samt parkering Markarbeten pågår Upphandling av konstgräs pågår Övrig information Budget SEK Upparbetade kostnader hittills SEK Ny förskola centrala Trelleborg Status et avser projektering för till byggnad av 2 befintliga förskolor, Gertrudsgården och Granlunda Förstudier har genomförts Tillbyggnad av Gertrudsgården erfordrar ändring av detaljplan varför Granlunda förskola prioriteras. ering av tillbyggnad av Granlunda förskola pågår Övrig information Upparbetade kostnader SEK Investering ventilationsanläggningar Status et avser ombyggnad ventilationssystem med tillhörande följdåtgärder i form av uppdatering av brandkrav m.m. på Bäckaskolan Åtgärder avser att uppnå erforderligt termiskt klimat i lokalerna och berör även värmesystem och huskonstruktion Övrig information Budget SEK Upparbetade kostnader hittills SEK Ombyggnad av kök måltidsverksamhet Status et avser renovering och upprustning av storkök i enlighet med myndighetskrav.

9 9 (10) Kök på Gertudsgården, Söderängen, Ajgeldingerska och Smygehamns förskolor har renoverats för att kunna godkännas för fortsatt verksamhet Ytterligare åtgärder kommer fortgå under året Övrig information Budget SEK Upparbetade kostnader hittills SEK Personalredovisning Anställda Antalet anställda inom förvaltningen uppgår till 255 tillsvidareanställda, 16 visstidsanställda och 41 timavlönade. Antalet årsarbetare för perioden har ökat marginellt i jämförelse med 2012 från 150,2 till 152,3. En entreprenadingenjör har rekryterats till avdelningen för att tillse att inköps och avtalsbehovet kan tillgodoses. Därutöver har även en fastighetsvärd med huvudansvar för tillsyn och reparation av lekplatser rekryterats Inom måltidsservice har anpassningen efter stängningen av restaurangen på AKKA inneburit att medarbetare har rekryterats internt inom måltidsservice till vakanta tjänster. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron i kommunen ökade under de första sju månaderna 2013 jämfört med samma period En ökning 1,0 procentenhet till 5,6 procent. Sjukfrånvaron har ökat inom alla nämnder utom fritidsnämnden. Sjukfrånvaron för kvinnor har ökat med 1,1 procentenheter till 6,3 procent och för män med 0,9 procentenheter till 3,3 procent jämfört med januari till juli Inom servicenämndens ökar sjukfrånvaron från 4,8 procent till 6,1 procent. Frånvaron ökar kraftigt bland både kvinnor och män. För kvinnorna ökar sjukfrånvaron från 5,6 procent till 6,9 procent och bland männen från 2,4 procent till 4,1 procent. Det är frånvaron dag -14 dagar och över 90 dagar som ökar mest. Frånvaron över 90 dagar ökar kraftigt, från 0,9 procent till 1,8 procent. Ökningen av frånvaron är i åldersgruppen 50- år, medan frånvaron minskar i övriga åldersgrupper. I åldersgruppen -29 år minskar sjukfrånvaron från 4,4 procent till 2,8 procent. Förväntad utveckling Som tidigare har framförts är det av stor betydelse och även i nämndens och förvaltningens uttalade intresse att medverka till att skapa processer och etablera modeller för att på ett relevant sätt underlätta i den löpande verksamhetsplaneringen kommunövergripande i allmänhet och i serviceförvaltningen i synnerhet. Vissa processer och förändringar är initierade och har lett till beslut om genomförande bl a Principer för interna hyresavtal samt förändrad Investeringsprocess. Långsiktig planering i andra avseenden föreligger också tex energisparåtgärder och reducerade utsläpp av växthusgaser. Servicenämnden har också aktualiserat frågan om översyn av och genomföra

10 10 (10) förändring beträffande avskrivningsprinciper som skulle kunna få inte obetydliga resultatmässiga effekter i såväl ett kortare perspektiv som på sikt. En fortsättning på det kommunövergripande arbetet med att skapa sammanhållna ekonomimodeller i Trelleborgs kommun samt etablera resultatenheter utan anslagsfinansiering är angeläget. Men framförallt är det av betydelse att förvaltningen som ett styrmedel i verksamheten har av politiken fastställda målformuleringar med indikatorer, vilka på ett relevant sätt kommer att kunna vara vägledande i det på sikt planerade löpande arbetet i avdelningarna men även i det kortare perspektivet. Fastighetsavdelningen Avdelningen har ett antal projekt i olika faser att hantera under resterande år både avseende investerings och drift/underhållsverksamheten. Som exempel kan följande nämnas: Fortsatt genomförande av energisparprojekt ering, projektledning av byggprojekt avseende såväl underhåll som investeringsprojekt. Genomförande av ett antal upphandlingar för verksamhetsdrift och konsulttjänster Måltidsservice Den utredning som det refereras till ovan skall förhoppningsvis ge svar på frågeställningar angående resurser och reglering mellan köpare och säljare. Detta behövs för att fortsatt kunna planera för och driva verksamheten vidare i den positiva anda som föreligger. Beslut som en följd av resultatet i utredningen skall ses som en vägledning hur man vill att måltidsservice skall bedriva sitt arbete. Under hösten kommer skyddsronder att påbörjas, även denna gång internt, men ett framtida samarbete med övriga förvaltningar förutsättes så att man endast gör en skyddsrond per arbetsplats. Då måltidsservice personal inte alltid har möjlighet att delta i arbetsplatsrelaterade utbildningar kommer under novemberlovet genomföras en brandskyddsutbildning på Räddningstjänsten. SERVICENÄMNDEN Krister Clerselius Förvaltningschef