Senaste uppdaterad: Matdistribution Rutinhäfte

Transkript

1 Senaste uppdaterad: Matdistribution Rutinhäfte

2 1 av 7 Umeå kommun Innehåll Innehåll... 1 Rutin vid ny kund... 2 Rutin avbeställning/uppehåll... 4 Rutin återaktivering (beställning efter uppehåll)... 4 Rutin vid avslut... 5 Rutin Menylappar... 5 Rutin kylbag... 6 Rutin där kunden inte öppnar dörren vid leverans... 6 Rutin Tillsynsansvar... 6 Underlag... 6 Avvikelser... 7 Kontaktuppgifter Tegelslagaren Kök... 7

3 2 av 7 Rutin vid ny kund När kund har beviljats matleveranser skickas uppdraget till vald utförare. Utföraren ska då meddela Köket (Tegelslagaren) genom att logga in i Mashie, där alla nödvändiga uppgifter fylls i. Utföraren gör detta genom att logga in i MASHIE. Alla uppgifter registreras under administration och beställningsunderlag. Uppgifter Måltidservice behöver vid uppstart är: Namn o Efter namnet skriver ni er utförarkod (ex. U003) Adress o Portkod (skrivs på adressraden efter adressen) Telefonnummer Transportområde (Holmsund, Sävar, Tavelsjö, Södra, Södra byar, Väst, Öst, Haga, Ersboda) Typ av kost: ex. normalkost, specialkost, diabetes, allergier. o Vid specialkost ska mail även skickas till portionsmat@umea.se (se nedan) Vill kunden ha en stående beställning skrivs detta i Annat rutan under specifikation. Skriv då antal och stående beställning (2+3, stående beställning). Om mat endast ska levereras om kunden själv skickat in menylapp skriver ni detta (Ingen menylapp = ingen beställning). Om maten ska placeras i kylbag ska detta framgå. 1) logga in på er U-grupp i MASHIE 2) Lägg in alla uppgifter 3) Meddela köket genom att skicka ett meddelande i Mashie meddelandehantering till Köket (Tegelslagaren) så att de får veta att de har en ny kund. Ange startdatum. Leverans sker vid nästa leveranstillfälle. Om beställning vid ny kund/åter från sjukhus lämnas till Tegelslagaren på torsdag får kunden sin första leverans nästkommande leverans tillfälle (måndag). Meddelas beställning till Tegelslagaren senast klockan 12 på tisdag får kunden första leveransen på torsdag. För första leverans måndag ska köket fått meddelande om detta senast klockan 12:00 på torsdag.

4 Leveranserna sker måndag och torsdag mellan 7:15 11:45. Kunden ska dock få information av leverantören om när på dagen leveransen kommer (plus/minus 60 minuter). 3 av 7 Den mat som inte kan tas emot av kunden tas tillbaka till köket för att inte kylkedjan skall brytas. INGEN extra utkörning sker på eftermiddagen så det är viktigt att utföraren som tar emot uppdraget (hemtjänst) informerar om detta vid uppstart och planering av insatsen. Kunden kan även fortsättningsvis ställa fram en kylbag med kylklampar i för där chauffören kan ställa maten. Kylbag får kunden själv införskaffa.

5 Rutin avbeställning/uppehåll 4 av 7 Om en kund önskar avbeställa en eller flera leveranser ska det administreras i Mashie. Avbeställningar administreras genom att: 1. Logga in på Mashie. 2. Gå till Administration beställningsregister. 3. Sök fram den kund som ska avboka/avbeställa leveranser. 4. Radera de beställningar som ska avbokas/avbeställas (beställningar måste raderas innan man lägger kunden vilande). 5. Lås upp kundkortet och lägg in datum för den period kunden inte ska ha leverans. Vid ex sjukhusvistelse lämnar man det nedre fältet blankt. 6. Spara genom att klicka på hänglåset. 7. Skicka ett meddelande till Köket (Tegelslagaren) om att kunden lagts vilande. Avbeställning av en hel leverans ska administreras senast klockan 12:00 två (2) vardagar före leverans, ex. leverans torsdag ska avbeställning ske senaste tisdag 12:00. För leverans måndag är stopptid 12:00 torsdagen innan. För leverans torsdag är stopptid 12:00 tisdag. Kund kan själv avbeställa genom att ringa Tegelslagaren på under telefontid måndag fredag 10:00 12:00. Övrig tid kan meddelande lämnas på talsvar. Avbeställning ska dokumenteras i kundens journal. Rutin för leverans efter paus/uppehåll Om en kund som har varit inlagd på sjukhus och skrivs ut ska utföraren/verksamheten meddela att matleveranserna skall återupptas senast klockan 12:00 två (2) vardagar innan leverans. För leverans måndag är stopptid 12:00 torsdagen innan. För leverans torsdag är stopptid 12:00 tisdag. Att starta upp leveranserna efter paus/uppehåll, oavsett anledning, sker genom att personalen som tar emot uppgiften meddelar hemtjänstens samordnare/planerare som loggar in i Mashie och aktiverar kunden. Leverans efter uppehåll administreras genom att: 1. Logga in på Mashie. 2. Gå till Administration beställningsregister. 3. Sök fram den kund som ska ha leveranser igen. 4. Lägg in slutdatum för vilandeperiod. 5. Gå till beställningar. Välj aktuell dag för första leverans (kom ihåg stopptiderna), välj person och lägg in beställning. Klicka välj. 6. Klicka sedan på fliken Måltidsbeställning (kontrollera att rätt dag är markerad i kalendern). Nu står det att beställning inte skickad i röd text. Klicka på knappen Beställ. Den röda texten försvinner. Upprepa för varje leveransdag de kommande två veckorna.

6 5 av 7 7. Skicka ett meddelande till Köket (Tegelslagaren) om att kunden åter ska ha leverans och från vilket datum. 8. Dokumentera i kundens journal. Rutin vid avslut Om en kund önskar avsluta matleveranserna ska detta meddelas leverantör senast klockan 12:00 två (2) dagar innan leverans. Avslut administreras genom att: 1. Logga in på Mashie. 2. Gå till Administration beställningsregister. 3. Sök fram den kund som ska avsluta leveranserna. 4. Radera alla lagda beställningar (beställningar måste raderas innan man avslutar kunden). 5. Radera kundens kund kort. 6. Skicka ett meddelande till Köket (Tegelslagaren) om att kunden avslutats. Avslut ska dokumenteras i kundens journal. Rutin Menylappar Menylappar lämnas ut till kunden vid måndagsleveransen. Menylappen lämnas ut av chauffören. Kunden fyller i och lämnar den till chauffören vid torsdagens leverans. I de fall där det är olämpligt eller av annan anledning inte fungerar att kunden lämnar lappen till chaufför ska den hämtas av verksamheten (hemtjänst, boendestöd osv) och skickas in till Tegelslagaren. Kunden kan även lämna sin ifyllda menylapp i sin kylbag så tar chauffören denna vid nästa leverans. Det finns även möjlighet att samla ihop menylapparna och placera dem på en anvisad plats i grupplokalen som chauffören kan ta med sig vid torsdagens leverans. Detta förutsatt att chauffören har leveranser av matlådor till grupplokalen. Detta måste verksamheten komma överens med Måltidsservice om. Det är viktigt att personalgruppen får information vad som gäller på arbetsplatsen. Menylappar som scannas och mailas ska vara inkomna senast klockan 12:00 dagen efter det inlämningsdatum som står på menylappen. Sent inkomna menylappar innebär att kunden får icke-vals alternativ om det finns en stående beställning inlagd (ex 3+4). Max antal lådor i veckan är 14 st. Beställningar >14 kommer att justeras ner till 14 lådor per vecka. Rutin kylbag I de fall där kunden själv inte kan ta emot matleverans utan har behov av kylbag ska kunden, själv eller med hjälp av anhörig, införskaffa detta. Kylbag ska placeras utanför dörren med kylklampar inför leverans. Kylbag tillhandhålls INTE av kommunen.

7 Rutin där kunden inte öppnar dörren vid leverans Om kunden inte öppnar dörren vid leverans eller missat att ställa fram kylbag tas maten tillbaka till köket. Chauffören tar kontakt med kundens utförare och meddelar att x inte öppnat dörren. Tillsynsansvaret är därmed överlämnat till kundens hemtjänstutförare. 6 av 7 Rutin Tillsynsansvar I de fall där leverantören inte kunnat överlämna maten till kunden och utställd kylbag saknas föreligger en skyldighet att säkerställa att allt står rätt till, det så kallade tillsynsansvaret. Tillsynsansvaret tillfaller kundens hemtjänstutförare. Anledningen till detta är att 1) ge kunden trygghet genom att tillsynen utförs av personal som känner kunden samt 2) att säkerställa att tillsynen kan utföras på ett säkert sätt. Då endast ett fåtal funktioner har behörighet till att se och dokumentera om kunden är tillsynsansvaret inte lämpligt att lägga på en central funktion i kommunen. Kund med endast matleveranser faller under kommunen ansvar och utförs av den kommunala hemtjänsten. Chauffören tar kontakt med planerare vid hemtjänsten och överlämnar uppgifterna om vilka som inte öppnat och tagit emot maten. Kund med endast matleverans men vars maka/make har hemtjänstinsatser är det makan/makens hemtjänstutförare som tilldelas ansvaret. Tillsynsansvaret för Socialpsykiatrin tillfaller den verksamhet som kunden tillhör. Chauffören tar kontakt med verksamheten och överlämnar uppgifterna om vilka som inte öppnat och tagit emot maten. Tillsynsansvaret omfattar att undersöka varför kunden inte tagit emot maten och att säkerställa att allt är i sin ordning. Dokumentera i kundens genomförandejournal. Utföraren har en skyldighet att se till att Måltidsservice har rätt kontaktuppgifter. Tänk på att någon alltid ska gå att nås även om leveransdagar (måndag, torsdag) infaller under helgdagar (ex. jul, nyår etc.). Underlag Varje verksamhet ska känna till vilka kunder som har matleverans och det som är viktigt för att kunden ska få rätt mat vid rätt tillfälle. Eventuella förändringar ska läggas in i Mashie samt meddelas Köket (Tegelslagaren) i Mashies meddelandehantering. Förändringarna ska även dokumenteras i kundens journal. Avvikelser Avvikelser kopplat till matleveranser ska meddelas Tegelslagaren så att de har möjlighet att åtgärda eventuella problem som kan uppstå. Avvikelser ska dokumenteras i kundens journal.

8 Kontaktuppgifter Tegelslagaren Kök 7 av 7 Telefon (telefontid: 10:00-12:00): Övrig tid kan meddelande lämnas på telefonsvarare. Mailadress: Besöksadress: portionsmat@umea.se Tegelbruksvägen 7 (bakom Returbutiken) Stopptider: 12:00 Torsdagar för leverans måndagar 12:00 Tisdagar för leverans torsdagar Sista inlämningsdag för menylapp torsdagar. Datum framgår på varje menylapp. Att tänka på: Utökning av antal matlådor bör göras i god tid innan leverans och alltid meddelas till köket. Läggs nytt antal i underlaget utan att köket meddelas om förändring går förändringen igenom först vid nästa inknappning vilket kan innebära att förändringen går igenom först efter två veckor. Ni kan själva utöka antalet portioner. Meddela köket att ni gjort det och tänk på stopptider. Menylappar som lämnas in efter inlämningsdatum kan inte räkna med att få sina val tillgodosedda.