Revisionsrapport 4 / 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari Åstorps kommun. Granskning av förrådsrutiner

Transkript

1 Revisionsrapport 4 / 2013 Genomförd på ppdrag av revisorerna Janari 2014 Åstorps kommn Granskning av förrådsrtiner

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrnd Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Besvarande av revisionsfrågor Vem är ansvarig för förrådet och inköp till förrådet? Vilka har tillgång till förrådet? Vilka rtiner finns för att säkerställa att endast behörig personal har tillgång till förrådet? Beskriv rtinen för ttag respektive inleverans till förrådet. Vem gör inköp? När görs inköp? Vem registrerar registerar inköp respektive ttag? Finns tillräcklig intern kontroll? Görs några kontrollåtgärder? Vilka kontroller genomförs i syfte att säkerställa att saker inte försvinner från förrådet? Hr ser rtinen t för inventering av förrådet? Hr ofta sker inventering? Vad visar resltatet av genomförda inventeringar? Svinn? Hr ser rtinen t vid försäljning av inventarier? Sltsatser och bedömningar Identifierade förbättringsområden/rekommendationer...10 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning 1

3 1. Sammanfattning EY har på ppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommn granskat kommnens förrådsrtiner. Syftet med granskningen har varit att kartlägga vilka rtiner som föreligger avseenden kommnförrådet samt tvärdera hr rtinerna efterföljs. Granskningen har även syftat till att tvärdera vilka interna kontrollåtgärder som föreligger. Förrådsansvarig har det övergripande ansvaret för kommnförrådet och ansvarar för inköp till förrådet. Merparten av förrådslokalerna delas idag med NSVA, kontraktet är dock ppsagt och NSVA lämnar lokalerna i april På förrådet förvaras i hvdsak maskiner och verktyg, något lager i form av material förekommer inte. Förrådsområdet är inhägnat och grindarna hålls öppna nder dagtid. Hvdförrådet hålls alltid låst, medan merparten av de övriga lokalerna och förrådstrymmena är olåsta nder dagtid. Formella rtiner och riktlinjer saknas när det gäller lån av maskiner och verktyg från förrådet. Ingen registrering eller dokmentation sker idag av vilka maskiner och verktyg som plockas t, av vem och när. En inventering av inventarierna på förrådet gjordes 2010 och en inventarieförteckning pprättades, denna har dock inte ppdaterats sedan dess. Formella rtiner och riktlinjer saknas även vad gäller försäljning av inventarier och en tydlig försäljningsprocess saknas. Sammanfattningsvis kan det konstateras att den interna kontrollen på kommnförrådet behöver tvecklas. Rtiner och riktlinjer saknas inom flertalet områden och bör tformas. Det saknas även ett övergripande reglemente och övergripande riktlinjer för vilka regler och rtiner som skall gälla för förrådsverksamheten. Tydliga rtiner och riktlinjer bör innebära att den interna kontrollen stärks och processerna tydliggörs. Granskningen visar att det finns brister i kontrollmomenten och att det i vissa avseende saknas kontrollåtgärder. För att förstärka den interna kontrollen bör kommnen överväga att någon gång ta med kommnförrådet i den årliga intern kontrollplanen. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Lokaler bör hållas låsta vid de tillfällen förrådsområdet är obemannat för att förhindra att obehöriga tar sig in i lokalerna. Kommnen bör även överväga att hålla grindar till förrådsområdet låsta när området är obemannat. Rtiner och riktlinjer tarbetas vad gäller lån av maskiner och inventarier från förrådet. Rtiner för registrering av vad som lånats från förrådet, av vem och vid vilken tidpnkter behöver tformas. Inventering av samtliga maskiner och verktyg behöver tföras och inventarieförteckningen ppdateras. Rtiner och riktlinjer för försäljning av inventarier tvecklas för att tydliggöra försäljningsprocessen. Utforma reglemente för kommnens förrådsverksamhet som anger vilka regler och riktlinjer som skall gälla för verksamheten. Kommnen bör överväga att vid tillfälle ta med kommnförrådet i den årliga intern kontrollplanen. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrnd Revisorerna har besltat att genomföra en granskning av kommnens förrådsrtiner. På kommnförrådet förvaras maskiner och verktyg till betydande värde och det är viktigt att det finns tillfredställande intern kontroll och fngerande rtiner. Revisorerna vill få en förståelse för rtinerna som finns avseende kommnförrådet, samt tvärdera hr rtinerna efterföljs. Genom granskningen vill revisorerna förvissa sig om att det finns en tillfredställande och fngerande intern kontroll. Bakgrnden är att revisorerna i sin risk- och väsentlighetsanalys bedömer att det finns risk för ekonomisk skada och förtroendeskada om det förekommer brister i den interna kontrollen Syfte och avgränsning Syftet med granskningen är att kartlägga vilka rtiner som föreligger avseenden kommnförrådet samt tvärdera hr rtinerna efterföljs. Granskningen har även till syfte att tvärdera vilka interna kontrollåtgärder som föreligger. Granskningen avser kommnstyrelsen Revisionsfrågor Utifrån syftet med granskningen besvaras bl.a. följande revisionsfrågor: 1. Vem är ansvarig för förrådet och inköp till förrådet? 2. Vilka har tillgång till förrådet? 3. Vilka rtiner finns för att säkerställa att endast behörig personal har tillgång till förrådet? 4. Beskriv rtinen för ttag respektive inleverans till förrådet. Vem gör inköp? När görs inköp? Vem registrerar inköp respektive ttag? 5. Finns tillräcklig intern kontroll? Görs några kontrollåtgärder? 6. Vilka kontroller genomförs i syfte att säkerställa att saker inte försvinner från förrådet? 7. Hr ser rtinen t för inventering av förrådet? Hr ofta sker inventering? Vad visar resltatet av genomförda inventeringar? Svinn? 8. Hr ser rtinen t vid försäljning av inventarier? 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrnder som används i granskningen som tgångspnkt för analys, sltsatser och bedömningar. Granskningen tgår från följande revisionskriterier: Kommnallagen Reglemente för intern kontroll Rtinbeskrivningar 3

5 2.5. Metod Granskningen har genomförts genom intervjer, dokmentstdier samt besök på kommnförrådet. Samtliga intervjade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 4

6 3. Besvarande av revisionsfrågor 3.1. Vem är ansvarig för förrådet och inköp till förrådet? Elisabeth Dahlgren parkingenjör, är förrådsansvarig och har det övergripande ansvaret för kommnens förråd. Det är Elisabeth som gör inköp till förrådet, mindre inköp exempelvis skrvar och färg kan dock medarbetarna själva göra. Tidigare fanns det en förrådsförvaltare som alltid fanns lokaliserad på förrådet. När denne gick i pension ersattes dock inte tjänsten och idag förekommer det att förrådet är obemannat. Enligt de intervjade är det en för liten organisation för att det skall finnas en person som alltid är placerad på förrådet, detta sklle inte vara ekonomisk försvarbart. Framöver kommer däremot en omorganisering att ske och en förman kommer att anställas. Tanken är att förmannen skall arbeta te på fält, men även ansvara för inköp av material och övriga mindre inköp och därmed avlasta förrådsansvarig Vilka har tillgång till förrådet? Idag delar kommnen en del av förrådslokalerna med NSVA. NSVA:s kontrakt är dock ppsagt och de kommer lämna lokalerna i april Anledningen till att kontraktet har sagts pp är bland annat platsbrist. Kommnförrådet ligger på inhägnat område på Annedalsvägen. Grindarna till förrådsområdet är öppna nder dagtid. Innanför inhägnaden finns kommnens och NSVA:s gemensamma lokaler samt även en lokal tillhörande Björneklla Fastighets AB. Samtliga lokaler ägs av Björneklla Fastighets AB. Tillgång till lokaler med omklädningsrm, lnchrm och kontor har anställda på NSVA, anställda på Tekniska kontoret och anställda på Björneklla Fastighets AB. Lokalerna är öppna nder dagtid, dörrar till kontorsrm låses dock alltid när rmmen lämnas. På förrådsområdet finns det även ett snickeri, detta är inte en gemensam lokal med NSVA tan lokalen är endast avsedd för personal på Tekniska kontoret. Under dagtid är lokalen olåst. Det är endast kommnens personal som är behöriga att använda lokalerna, då de inte är låsta finns dock möjlighet för obehöriga att komma in i lokalerna. Snickeriet används till reperationer av verktyg etc., i lokalen förekommer förvaring av verktyg och maskiner även om merparten förvaras i det låsta förrådet Hvdförrådet är en gemensam lokal för kommnen och NSVA, lokalen hålls alltid låst. Det är i detta förråd merparten av maskinerna och verktygen förvaras. Ca 12 personer på NSVA, ca 12 personer på Tekniska kontoret samt ca 10 personer på BFAB har har personliga taggar till låset. Garage och övrigt förvaringstrymme är också gemensamma lokaler med NSVA. Garagen är öppna nder dagtid, övrigt förvaringstrymme hålls däremot låst. Till garagen (varm- och kallgarage) krävs personliga taggar kvällar och helger, taggar innehas av personal på Tekniska kontoret, NSVA samt jorpersonal på BFAB. 5

7 3.3. Vilka rtiner finns för att säkerställa att endast behörig personal har tillgång till förrådet? Till hvdförrådslokalen krävs det alltid en tagg för att komma in, taggarna är personliga. Kvälls-/nattetid krävs det även en personlig kod till taggen för att komma åt förrådslokal, garage samt omklädningsrm och lnchrm. Till övriga trymmen på förrådsområdet krävs nycklar. Merparten av trymmena är dock inte låsta nder dagtid. Nycklarna är enligt ppgift från de intervjade kodade och skall således inte vara möjliga att kopiera. Taggarna styrs av ett datoriserat system och det registreras varje gång en tagg används. Det är således möjligt att gå in i systemet och kontrollera vem som varit i lokalen och när. Vid anställning kvitteras taggar och nycklar t från Björneklla Fastighets AB, dvs. fastighetsägaren. Tidigare har nycklar även kvitterats t från NSVA:s arbetsledare. Vid avslt av anställning används en kontrollista, av vilken det framgår att tagg samt övriga nycklar skall lämnas tillbaka. Närmsta arbetsledare ansvarar för genomgång av checklistan och att taggar respektive nycklar återlämnas. Fastighetsägaren Björneklla Fastighets AB har förteckning över samtliga tlämnade taggar och nycklar. Enligt de intervjade görs kontinerlig genomgång av tagg- och nyckellista. Grindarna till förrådsområdet hålls öppna nder dagtid. De intervjade ppger att det förekommer att förrådsområdet är obevakat då samtlig personal är iväg på annat håll. Detta innebär att det finns risk för att obehöriga kan komma åt material på gårdsplanen samt komma åt de olåsta trymmena. Enligt de intervjade sklle det vara svårt att hålla grindarna låsta även nder dagtid, då det förekommer inkommande transporter som måste knna lossa gods. Vid låsta grindar sklle de behöva stanna tanför området och därmed blockera vägen Beskriv rtinen för ttag respektive inleverans till förrådet. Vem gör inköp? När görs inköp? Vem registrerar inköp respektive ttag? Det finns inget lager av material på förrådet, tan inköp görs när behov ppstår. VAverksamheten bedrivs av NSVA, varav lager av VA-material finns oss NSVA och inte hos kommnen. I hvdsak är det alltså maskiner och verktyg som kommnen förvarar i förrådslokalerna. Mindre inköp som skrvar, färg etc. kan respektive medarbetare själv göra. Alla övriga inköp sköts av förrådsansvarig. De intervjade ppger att samtliga följesedlar på ankomna varor alltid kontrolleras mot beställning samt mottagna varor. Mottagningskontrollen tförs av förrådsansvarig eller någon av de övriga medarbetarna. Mottagningsattestering av faktra görs normalt av förrådsansvarig och besltattestering tförs normalt av chefen för Tekniska förvaltningen. Enligt de intervjade är rtinen att det alltid skall vara två olika personer som attestera. Det finns inga formella rtiner för ttag av maskiner och inventarier. Varje medarbetare går själv in på förrådet och hämtar det de behöver. Någon notering om vad som tagits t från förrådet, vid vilken tidpnkt och av vem görs inte. Det finns inte heller några rtiner vad gäller återlämning av verktyg/maskiner. De intervjade ppger dock att generellt sker återlämning vid dagens slt, men det kan förekomma att maskinen/verktyget behålls i bilen över natten om det skall användas påföljande dag. Rtiner för lån av maskiner och verktyg på kvällar eller helger saknas också. Enligt ppgift från de intervjade vänder sig medarbetarna normalt till förrådsansvarig för godkännande. 6

8 3.5. Finns tillräcklig intern kontroll? Görs några kontrollåtgärder? De intervjade ppger att den interna kontrollen sklle knna förbättras men hittills är detta inte ett område som har prioriterats. Det är en liten organisation med ett begränsat antal medarbetare, vilket enligt de intervjade gör att man känner sig trygg med den organisation som finns och de medarbetare som arbetar i organisationen. Övergripande reglemente för kommnförrådet saknas. Det finns idag inga riktlinjer eller rtiner som anger vad som gäller för kommnförrådet. Den interna kontrollen försvagdes när den tidigare förrådsförvaltaren gick i pension och tjänsten inte ersattes. Förrådsförvaltaren fanns alltid på plats på förrådet, idag förekommer det att förrådsområdet och lokalerna är obemannade. Granskningen visar att det finns stora förbättringsområden vad gäller den interna kontrollen och att det i en del avseende saknas interna kontrollåtgärder. Kommnen bör överväga att vid något tillfälle ta med kommnförrådet i den årliga intern kontrollplanen Vilka kontroller genomförs i syfte att säkerställa att saker inte försvinner från förrådet? Förrådet har råkat t för stölder av kabeltrmmor som förvarats innanför det inhägnade förrådsområdet. För att ndvika liknande stölder framöver hålls nmera alla kabeltrmmor inlåsta. Det har även förekommit att jlgransbelysning försvnnit för något år sedan, trots att denna förvarats i den låsta förrådslokalen. Den lokal där merparten av verktyg och maskiner förvaras hålls låst nder dagtid. Lokalerna delas idag dock med NSVA och det är ett flertal personer som har taggar till lokalerna, vilket innebär svårigheter med att ha en tillfredställande kontroll. När det gäller drivmedel till handredskap förvaras det i en låst container på förrådsområdet. Det är endast förrådsansvarig och ytterligare en medarbetare som har tillgång till nyckel. Kontrollen på drivmedel kan därmed anses vara hög och risken låg att något sklle försvinna. När det gäller mindre verktyg och liknande har diskssioner förts om att varje medarbetare sklle ha en egen låda med personliga verktyg. Varje medarbetare hade då fått ta ansvar för sina egna verktyg och för att inget försvinner. I dagsläget har detta emellertid änn inte införts. De intervjade ppger att de känner att de har kontroll på de saker som förvaras på förrådet och pplever inte att det finns några större problem med att saker försvinner. De anger dock att det finns vissa saker som sedan tidigare är inköpta tillsammans med NSVA och att det är svårare att kontrollera dessa Hr ser rtinen t för inventering av förrådet? Hr ofta sker inventering? Vad visar resltatet av genomförda inventeringar? Svinn? Lager av material finns inte på förrådet, tan inköp görs när behov ppstår. Inventering av inventarierna, dvs. samtliga verktyg och maskiner med mera, tfördes Någon förnyad inventering har inte gjorts sedan dess, vilket innebär att den inventarieförteckning som idag finns inte är ppdaterad. Inventering av större maskiner och liknande görs årligen och förteckningen ppdateras, då nderlagen används vid förnyelse av försäkring. 7

9 3.8. Hr ser rtinen t vid försäljning av inventarier? Försäljning av maskiner eller verktyg och liknande sker någon gång per år enligt de intervjade. Under 2013 har endast en försäljning skett, försäljningen avsåg en äldre, trasig gräsklippare. Det finns inga formella rtiner eller riktlinjer för hr en försäljning skall gå tillväga. De intervjade menar att försäljningar inte sker särskilt ofta och därav har det setts något behov av att tarbeta formella rtiner. Normalt är det förrådsansvarig eller Teknisk chef som sköter det praktiska med försäljningen. Ofta sker avstämning med någon ekonom på kommnens ekonomikontor. Enligt de intervjade är ett relativt vanligt förfarande vid försäljning att en annons läggs t på Blocket. De saker som säljs är ofta speciella, exempelvis en väghyvel, och att hitta rätt köpare kan vara svårt. De intervjade anser att annonsering via Blocket många gånger är det enklaste sättet att nå t till rätt målgrpp. 8

10 4. Sltsatser och bedömningar Förrådsansvarig har det övergripande ansvaret för kommnförrådet och ansvarar för inköp till förrådet. Merparten av förrådslokalerna delas idag med NSVA, kontraktet är dock ppsagt och NSVA lämnar lokalerna i april Anställda på NSVA, personal på Tekniska kontoret samt jorpersonal på BFAB innehar taggar och nycklar till lokalerna, enligt ppgift från de intervjade handlar det om totalt ca 30 personer. Taggsystemet är elektronisk och det går att gå tillbaka i tiden och kontrollera vem som gått in i lokalen och när. Björneklla Fastighets AB, fastighetsägaren, sköter tlämning av nycklar och taggar samt för nyckel-/tagglistor. Vid avslt av anställning används en checklista av vilken det framgår att taggar samt nycklar skall återlämnas. Vi har vid vår granskning inte sett något som tyder på annat än att det finns fngerande rtiner vad gäller t- och återlämning av nycklar/taggar. Eftersom lokalerna delas med NSVA och ett relativt stort antal personer har tillgång till lokalerna, kan det vara svårt ha tillfredsställande kontroll över vem som vistas i lokalerna. För den lokal som hålls låst nder dagtid och till vilken det krävs tagg för att komma in i finns däremot alltid möjlighet att gå tillbaka och kontrollera. När NSVA flyttar t från lokalerna kommer antalet personer med tillgång till förrådslokalen att minska, vilken innebär en förbättrad möjlighet till kontroll. Grindarna till förrådsområdet samt en del av lokalerna är olåsta nder dagtid, vilket innebär en risk för att obehöriga tar sig in i lokalerna samt kommer åt material på gårdsplanen. Det förekommer desstom att förrådsområdet är obemannat nder dagtid. Vår bedömning är att lokalerna bör hållas låsta vid de tillfällen personal inte är på plats på förrådsområdet, detta för att minska riskerna för stöld och/eller skadegörelse. Kommnen bör även överväga hrvida grindarna till förrådsområdet bör hållas låsta vid de tillfällen förrådet är obemannat. Något lager i form av material förekommer inte på förrådet, tan på förrådet förvaras i hvdsak maskiner och verktyg. Alla inkommande varor kontrolleras mot följesedel samt mot ankommande faktra. Vi har vid vår granskning inte sett något som tyder på annat än att det förekommer goda rtiner för avprickning av ankomna varor. Formella rtiner och riktlinjer saknas när det gäller lån av maskiner och verktyg från förrådet. Det saknas även formella riktlinjer avseende lån av maskiner och verktyg på kvällar och helger. Vi kan konstatera att riktlinjer behöver tformas vad gäller lån av maskiner och verktyg från förrådet. Rtinerna bör bland annat innehålla regler för återlämning och registrering av lån. Enligt vår bedömning är det av vikt att det förekommer någon typ av registrering av vilka maskiner och verktyg som lånas samt av vem och vid vilken tidpnkt. Idag förekommer ingen registrering vilket innebär svårigheter att göra ppföljningar i händelse av att något sklle försvinna eller skadas. Risken ökar desstom för att medarbetare glömmer eller av annan orsak inte lämnar tillbaka maskiner och/eller verktyg. Formella rtiner bör även tformas vad gäller lån över natt eller helg, för att tydliggöra vilka regler som gäller. Fllständig inventering av inventarier (maskiner och verktyg) gjordes Någon inventering har dock inte gjorts sedan dess och inventarieförteckningen är idag inte ppdaterad. Större maskiner inventeras däremot årligen, då nderlag krävs till förnyelse av försäkring. Vi kan i vår granskning konstatera att en inventering och ppdatering av inventarieförteckningen behöver tföras. Med tanke på att flertalet personer har tillgång till förrådslokalerna samt nyttjar maskiner och verktyg bör inventeringen tföras årligen för att säkerställa att inget saknas. Formella rtiner vid försäljning av maskiner och verktyg saknas. Enligt de intervjade sker försäljning någon gång per år och handhas då av förrådsansvarig eller chef för Tekniska för- 9

11 valtningen. De intervjade ppger att ett vanligt förfarande är att använda annonssajten Blocket vid tannonsering av maskiner och verktyg. Vår bedömning är att formella rtiner och riktlinjer bör tformas vad gäller försäljning av inventarier, för att tydliggöra försäljningsprocessen. Sammanfattningsvis kan det konstateras att den interna kontrollen på kommnförrådet behöver tvecklas. Rtiner och riktlinjer saknas i flera avseende och bör tformas. Idag saknas rtiner och riktlinjer inom ett antal område. Det saknas även ett övergripande reglemente och övergripande riktlinjer för vilka regler och rtiner som skall gälla för kommnens förrådsverksamhet. Tydliga rtiner och riktlinjer bör innebära att den interna kontrollen stärks och processerna tydliggörs. Granskningen visar att det finns brister i kontrollmomenten och att det i vissa avseende saknas kontrollåtgärder. För att förstärka den interna kontrollen bör kommnen överväga att någon gång ta med kommnförrådet i den årliga intern kontrollplanen Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Lokaler bör hållas låsta vid de tillfällen förrådsområdet är obemannat för att förhindra att obehöriga tar sig in i lokalerna. Kommnen bör även överväga att hålla grindar till förrådsområdet låsta när området är obemannat. Rtiner och riktlinjer tarbetas vad gäller lån av maskiner och inventarier från förrådet. Rtiner för registrering av vad som lånats från förrådet, av vem och vid vilken tidpnkter behöver tformas. Inventering av samtliga maskiner och verktyg behöver tföras och inventarieförteckningen ppdateras. Rtiner och riktlinjer för försäljning av inventarier tvecklas för att tydliggöra försäljningsprocessen. Utforma reglemente för kommnens förrådsverksamhet som anger vilka regler och riktlinjer som skall gälla för verksamheten. Kommnen bör överväga att vid tillfälle ta med kommnförrådet i den årliga intern kontrollplanen. Åstorp den 4 febrari 2014 Linn Höglnd Revisor 10

12 Källförteckning Bengt-Olle Andersson, Chef Tekniska kontoret Elisabeth Dahlgren, Parkingenjör Jessica Flenner, Ekonom Björneklla Fastighets AB 11