Verksamhetsplan för avdelningen för externa relationer år

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 (11) Avdelningen för externa relationer Annie Andréasson Jonas Rimbäck Förvaltningschef Verksamhetsplan för avdelningen för externa relationer år Avdelningen för externa relationer kommer från och med årsskiftet 2012/2013 inte längre delas i två funktioner. Vår verksamhetsplan har arbetats fram med utgångspunkt från verksamhetsplan för GF , utkastet till den gemensamma verksamhetsplanen för verksamhetsstödet , Mål och strategier för Högskolan i Borås - det kompletta professionslärosätet, budget för 2013, Verksamhetsplan för Högskolan i Borås, Hållbar utveckling GF 2013, Lokal handlingsplan GF Lika villkor 2013 och Handlingsplan SAM Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med medarbetarna vid avdelningen. 1. Uppdrag/Ansvarsområden Avdelningen är en stödfunktion som driver och samordnar arbetet samt tar aktiv del i den strategiska planeringen inom följande områden: intern och extern kommunikation samordning av högskolans rekrytering samordning av EU-frågor samverkan med det omgivande samhället inklusive stöd till extern finansiering av forskning, innovationsstöd och uppdragsutbildning webb/portal marknadsföring och varumärkesarbete press/medierelationer kommunikationsstrategier/omvärldsbevakning och -analys forskningskommunikation eventsupport ledningsstöd vad gäller lärosätesstrategiska frågor stöd inom området opinionsbildning.

2 (11) Uppdraget innebär såväl operativt arbete som strategiskt stöd till ledning, institutioner och enheter samt den gemensamma förvaltningen Nyckeltal Nyckeltal som beskriver delar av verksamheten: Antal webbnyheter/antal pressmeddelande under året: Rekrytering/Skolbesök: Alla gymnasieskolor i Sjuhäradsbygden ska erbjudas ett besök. Särskild vikt ska läggas vid gymnasieskolorna i de kommuner som HB redan inlett diskussioner med på rektors nivå. Antal besökare på webbplatsen: Unika besökare Nya besök Återkommande besök Antal hänvisningar från externa webbplatser Antal hänvisningar från externa sökmotorer Från Validerat.se Procent passerade tester Sociala medier Antal som gillar oss på Facebook Antal följare på Twitter - Antal följare på Instagram Antal besökare på arrangemang som Filosoficaféet, professorsinstallation, akademisk högtid. Inkommande ärenden inom kommunikation per år. Under 2012 har avdelningen börjat använda sig av ett ärendehanteringssystem. Via systemet får vi fram nyckeltal på antal ärenden som rör kommunikationsdelen genom: kommunikation@hb.se varje år Nyckeltal för HB som avdelningen ansvarar för eller är direkt delaktig i Pressklipp Antal pressklipp.

3 (11) Ny mätning blir pressklipp genererat av specifika pressmeddelanden. Avdelningen ansvarar för statistik för högskolans webbplats. Avdelningen ansvarar för högskolans synlighet inom sociala medier exempelvis den svenska och engelska Facebook-sidan. 2. Mål 2.1 Gemensamma förvaltningens mål Under 2010 tog GFL tillsammans med högskoledirektör och administrativa chefer fram ett förslag till mål för högskolans stödverksamhet, som ett inspel till en MOS för stödverksamheten. Tillsvidare gäller målen för GF. GF:s mål är: att erbjuda ett likvärdigt stöd till verksamheten att vara ett samordnat stöd för verksamheten att vara ett synligt stöd att vara ett stöd för att uppfylla de krav och förväntningar som ställs på högskolan att vara en attraktiv arbetsplats. 2.2 Avdelningen för externa relationers mål Förutom de övergripande målen i hela verksamhetsstödets plan för och där avdelningen involveras, är våra egna mål: Att arbeta för att högskolan är bättre rustad för att möta ökade och förändrade krav med tillkommande verksamheter, exempelvis ökad fokusering på externfinansierad verksamhet. Tydligare och samordnat stöd till ledning, institutioner och övriga enheter. Att genom spetskompetens inom våra ansvarsområden vara en brobyggare mellan och inom kärn- och stödverksamheten. Att ha rätt kompetens för rätt uppdrag. Att avdelningen ska ha ett proaktivt förhållningssätt och medel ska vara nätverkande, transparens och ömsesidig kommunikation. 3. Verksamhetsutveckling prioriterade områden 2013 Den verksamhetsutveckling som avdelningen kommer att arbeta med under utgår från ovanstående mål och uppdrag. Avdelningen samlar

4 (11) spetskompetens inom kommunikation, samverkan och EU-samordning. Det skapar en bra grund för effektivare arbetsformer och synergieffekter. Vi kommer att fortsätta vårt påbörjade arbete med att synliggöra vår kompetens internt med fokus mot kärnverksamhet samt ledning och därmed stärka vår roll i organisationen Utvecklingsprojekt Övergripande från den gemensamma verksamhetsplanen för hela högskolans verksamhetsstöd involveras avdelningen: Vidareutveckla samordnad och kvalitetssäkrad process för rekrytering av studenter. Vidareutveckla en stödstruktur för externfinansierad forskning. Vidareutveckla stödstrukturen för forskningskommunikation. Vidareutveckla och förstärka varumärket Högskolan i Borås. Etablera en ny design och struktur för högskolans webbplats samt ett nytt publiceringsverktyg (Episerver). Synliggöra att Högskolan i Borås verkar för en hållbar samhällsutveckling och har ett certifierat miljöledningssystem enligt ISO Dessutom är en utveckling av den interna kommunikationen fortfarande ett prioriterat område Nedan preciseras utvecklingsprojekt och för avdelningen prioriterade områden. Samverkan/samproduktion - Fler samverkanspartners till forskningsprojekt, arbete mot SMEföretag och större organisationer. Informera högskolans partners om finansieringsmöjligheter och erbjuda stöd till forskningsansökningar med koppling till samverkan, t.ex. VGR:s FoU-kort. - HB som samarbetspartner via event belysa högskolan som en motor i såväl innovationssystemet som den geografiska regionen, ex. fortsatt utveckling kring serien Framgångsrikt Entreprenörskap". - Innovationssystemet: Arbeta aktivt för att stärka det regionala innovationssystemet med Textile and Fashion Center/Simonsland som en av de centrala delarna.

5 (11) - Arbeta för att ta fram en bättre lösning för att tillvarata företags och organisationers förfrågningar rörande examensarbeten m.m. - Fortsätta arbetet med att se över möjligheten till en bättre lösning för att strukturera avdelningens kontakter. - Almedalsveckan 2013 Arbete med samordningen av högskolans engagemang under Almedalsveckan. - Modell för hela strukturen av arbetsmarknadskopplingen för studenter och utbildningar påbörja ett sådant arbete, där STARKdagen är en viktig del. - Delta aktivt i det nationella arbetet bland andra högskolor och universitet att stärka och utveckla arbetet med samverkan inom utbildning, forskning och ledning, ex. genom arbete inom UniLink. - Stödja högskolans uppdragsutbildning genom bland annat internstöd i juridik kring uppdragsutbildningar t. ex offerter och avtalsfrågor, sammankalla HB-gemensam grupp för uppdragsutbildningsfrågor, ta emot och hantera externa förfrågningar. - Uppdragsutbildning: Kontakter med andra myndigheter kring uppdragsutbildning vilket inbegriper årlig återrapporteringen till HSV av HB:s långa uppdragsutbildningar. - Ansvara för HB:s arbete kring rutiner och riktlinjer för uppdragsutbildningen. - Ansvara för att anordna den nationella nätverksträffen för UniLinks Uppdragsutbildningsnätverk hösten Delta i arbetet med Kompetensplattformar i Sjuhärad och VGR tillsammans med andra delar av HB. Intern kommunikation - Ta fram en intern kommunikationsstrategi. Att därefter systematiskt få fler att engagera sig/stödja/underlätta arbetet för högskolans personal när det gäller interninformationen. EU-forskningssamordning och finansiering Ny utvecklad syn. HB:s stöd - rådgivning och samordning bygger på en ny filosofi inom de av EU-finansierade forskningsprogrammen. Vi ska nu öka insikten i EU:s nya forsknings-

6 (11) finansieringsprogram Horizon Stödsatsningar är riktade till att stärka HB:s strategiska forskningsområden. Strategiskt stöd till högskolans forskningsprofilområden för att hitta rätt europeisk finansiering ges genom analys/bevakning av det europeiska forskningslandskapet, nätverkande, målgruppsstyrd rådgivning, kontaktförmedling (nationellt och på europeisk nivå), informationsspridning av EU-forskarnyheter i olika fora och genom flera kanaler. Särskilt fokus i stödåtgärder läggs på de HB:s satsningar som leder till att skapa synergi mellan vid HB:s initierade forskningsprojekt och nationella och europeiska aktörer för öka HB:s deltagande i EUfinansierade forskningsprogram, framförallt H2020. Detta ska förhoppningsvis resultera i forskningsprojekt för excellens i ett europeiskt perspektiv. Forskningskommunikation - Forskningssamarbete med Skövde att stödja detta arbete med bland annat kommunikationsplan och stöd i informationsinsatser. - Forskningswebben att ingå i detta arbete som kommer att genomförs parallellt med redesignarbetet. - Punktinsatser i förhållande till prioriterade forskningsprojekt. - Brobyggande mellan kommunikation som praktik och som vetenskapligt studiefält - Medverkan i projekt om pedagogik och entreprenörskap - Filmade föreläsningar prioriteras, liksom presentation av forskningsprofiler. - Rekrytering - Behålla ett högt söktryck till HB med ambition att öka andelen förstahandssökande. - Mobilapp: Nylansering av högskolans nya app som en del i den växande digitala kommunikationen. Fokus är befintliga studenter. - Relationsmarknadsföring Studenterna ska få en positiv upplevelse av sin studietid. Samarbetet med Borås Stad kommer att utökas liksom med BoråsBorås.

7 (11) - Intern lobbying för rekryteringsstöd. Alla institutioner ska ha en kommunikatör + en webbredaktör som kontaktpersoner på avdelningen. Målet är att besöka institutionerna 4 ggr/år, uppstart, initiering, stöd och - uppföljning. Vi ska stödja institutionernas rekryteringsaktiviteter. - Språkvård - Språkpolicy: Vår avdelning ska bidra till ett korrekt språkbruk, både svenska och engelska. Ett beslutsunderlag för språkpolicy för högskolan är på gång och i detta arbete kommer avdelningen att ingå. - Samordnat ansvar: att tillgängliggöra de språkregler som finns på kommunikationsstödssidan. Webbplatsen - Redesign: Under 2013 fortsätter att utforma ny design och struktur på hb.se och implementeringsarbetet kommer att ske etappvis i samarbete med reklambyrån CP+B. De externa sidorna börjar lanseras i februari och de interna sidorna under juni Webbstrategi: Detta arbete ska kopplas till den övergripande ITstrategin. - Portalen som ett första led byts publiceringsverktyget IBM websphere ut mot Episerver. Övriga system som inkluderas i portalen kommer att ses över för att få fram vilka som använder dem och hur mycket. Beslut tas därefter om de uppdateras eller ersätts med andra. - Lättillgänglig information - redesign-projektet arbetar efter E- delegationens riktlinjer. - Arkiveringsarbetet kommer också att underlättas i och med bytet till nytt publiceringsverktyg för webben. Sociala medier firar högskolans Facebook-sida fem år och detta firas med en kampanj för att få fler gillare. - Fastställa en policy för sociala medier. Ledningskommunikation/stöd

8 (11) - Aktivt bidra till utvecklandet och hanterandet av lärosätestrategiska frågor. Mässor och event - Avdelningen ansvarar för STARK-dagen. En utvärdering av arrangemanget bör göras och om man ska utveckla av konceptet. - Kunskap & framtid hösten 2013: Förutom Göteborg kommer HB att delta i Malmö och Stockholm, ett mål är att en person från avdelningen medverkar vid mässorna i Malmö och Stockholm. - Doktorspromovering/Professorsinstallation: Under 2013 i anslutning till professorsinstallationen anordnas första doktorspromoveringen. - Humboldt - Seminarieverksamhet kring övergripande forsknings- och utbildningsfrågor. Press/Media/Omvärld - Ett mål inom detta område är att under 2013 synas mer i riksmedia. Samarbete med PR-byrån Westander. - Mediaträning: Under 2012 medietränades högskolans ledning, fler anställda som kan tänkas bli intervjuade bör få liknande utbildning - Expertlista: Påbörja arbetet med expertlistan på högskolans experter inom olika områden. - Bearbeta press i Västsverige med tanke på högskolans forskningssamarbete med Högskolan i Skövde och universitetsambitioner. Varumärket - Varumärkesanalys: Under början av året inleds ett varumärkesarbete Kvalitetsarbete I GF:s självvärdering från hösten 2011 togs ett antal prioriterade områden upp. Utifrån dessa har vi valt följande som vi kommer att arbeta med 2013: Dokumentation av rutiner och kommunikation samt uppföljning av processer.

9 (11) Tydliggöra roller, ansvar och befogenheter. Genom att göra detta kan vi stärka vår roll gentemot institutioner/enheter/ ledning så att våra förväntningar stämmer överens. Detta kan också kopplas till strategin för den interna kommunikationen. Förstärka hållbarhetsperspektivet både i kärnverksamhet och verksamhetsstöd. Ex. ska vi medvetandegöra våra kunder om att det finns många alternativa lösningar till tryckt material. Ett mål är att ta fram så få trycksaker som möjligt för internt bruk Arbetsmiljöarbete I en workshop har avdelningen fått fram följande punkter för en bättre arbetsmiljö: Eftersom avdelningen är ny arbetar vi för att stärka vi -känslan. Fokus är att hitta beröringspunkter och gemensamma projekt. Vi ser till att respektera och ha koll på varandras olika kompetenser och på så sätt undvika revir-tänkande. Vi ser till att informera varandra i tid. För att få en bra arbetsmiljö utan alltför mycket stress är det viktigt att inkommande uppdrag till avdelningen kommer in i god tid. Vi undviker hierarkier. Kommunicera prioriteringar. Chef ansvarar för att medarbetarna får tid för återhämtning. I Personalbarometern som genomfördes under 2012 framträdde tre punkter som avdelningen bör jobba med. Dessa är: - Det är inte tillåtet att ifrågasätta invanda arbetssätt - Otydlighet när det gäller ansvarsfördelning och befogenheter - Inte bra på samarbeta och nyttja kompetenser mellan institutioner/enheter/avdelningar 3.4. Kompetensutveckling Vi arbetar för att se till att ge bra möjligheter för kompetensutveckling både som individ och grupp. Kompetensutveckling planeras och följs upp i dialog med medarbetare och chef och kan vara många olika saker som: samverkan/nätverk/interna konferenser externa utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt nya/förändrade arbetsuppgifter

10 (11) lärande i vardagen/aktiv back-up för varandra, möjlighet till insyn i varandras arbete och på det sättet hitta nya samarbeten interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten. Avdelningen prioriterar, om möjligt högskolans egen kompetens, vid olika utbildningsåtgärder, vilket dessutom ger andra positiva följder, exempelvis får vi en bättre kontakt med andra enheter/personalgruppen på högskolan. Ökad förståelse för europeisk högre utbildning är något som vi kommer att arbeta med under året. Det är det bra att knyta kontakter med andra lärosäten i Europa. Kommunikatörerna ingår i det internationella nätverket Euprio. En ambition är att uppmuntra medarbetare att söka Erasmusmedel för personalutbyte och skicka deltagare till Euprios konferens. Ett mål är att minst en medarbetare ska delta i ett personalutbyte under året. 4. Resurser 4.1. Personella resurser 1 tf. kommunikationschef/avdelningschef 3,5 kommunikatörer 1 marknadsförare 3 webbredaktörer (varav 1 knuten till redesignprojektet fram till ) 1 projektledare (anställd till och med ) 1 adjunkt/ceremonimästare 1 samordnare för samverkansstöd 1 kommunikationsstrateg 1 EU-samordnare 1 handläggare inom samverkan/uppdragsutbildning Extrapersonal och praktikanter Under 2013 kommer ett antal extraanställda webbredaktörer att tas in för att iscensätta redesign-projektet. Studentambassadörer knyts till avdelningen under rekryteringsperioden. En praktikant kommer att finnas på plats fram till juni, liksom en praktikant från Arbetsförmedlingen under våren. 4.2 Övriga resurser System och tjänster Under året kommer vi att skriva dokumentera vem och vilka roller so m gäller för de system som avdelningen ansvarar för.

11 (11) Avdelningen har idag systemansvar för: IBM Websphere Web Content Manager som ersätts med Episerver Sökmotorn IBM Omnifind QuickR Best-A, informationsbeställningar och SmartSign publiceringssystem för informationsskärmar HB appen för iphone och Android. Avdelningen hanterar även de externa tjänsterna: Colorbox Bildbyrå Exigus Bildbank för våra egna bilder MyNewsdesk tjänst för att förmedla pressinformation. Retriever tjänst för omvärldsbevakning. Sociala medier: Facebook Twitter YouTube Bambuser Instagram. 5. Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Under året kommer vi att arbeta med att få fram nyckeltal för våra mål. När det gäller extern kommunikation kommer vi att se hur vi mäter våra marknadsföringsinsatser och varumärke. Rekrytering: Minst 50% av besökarna på sneak peak ska söka till HB (inte nödvändigtvis som förstahandssökande). 6. Budget och ekonomisk utveckling Se bilaga 1. Avgränsningar Avdelningen har äskat medel för varumärkesarbetet 2013 med kronor.